ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL
SEMANA 2
Juan Miguel Crdenas Palacios
Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL
San Jose de Cc!a
"#$%
1 Actividades de Refexin inicial
Los documentos se construyen a partir de la recopilacin inicial de datos, que
agrupados toman forma y dan un valor nico a la informacin que se condensa
en ellos. Gracias al cuidado de las tcnicas en este proceso de elaboracin del
documento es posible su clasifcacin, trmite y custodia.
Descripcin
Despus de !aber estudiado el tercer contenido de estudio, es importante que
usted indague y re"e#ione acerca de algunos aspectos claves de la temtica
planteada. $nicialmente, recuerde y re"e#ione acerca de la importancia y
funciones de los siguientes elementos en un proceso arc!iv%stico
EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO
&l dato es una representacin simblica 'numrica, alfabtica, algor%tmica etc.(,
un atributo o una caracter%stica de una entidad. &l dato no tiene valor
semntico 'sentido( en s% mismo, pero si recibe un tratamiento 'procesamiento(
apropiado, se puede utili)ar en la reali)acin de clculos o toma de decisiones.
&s de empleo muy comn en el mbito informtico y, en general,
prcticamente en cualquier disciplina cient%fca
L* $+,-./*0$-+ 1e puede defnir como un con2unto de datos, debidamente
organi)ados, que apoyan el ob2etivo de la comunicacin en una actividad, una
investigacin o estableciendo de manera comparativa una situacin o un
fenmeno. La informacin tiene una caracteri)acin diferente, dependiendo
de la naturale)a de su contenido
3ersonal &s aquella que nos da a conocer ciertos rasgos de un persona2e
o persona2es espec%fcos, cualidades, sentimientos y actuaciones.
$nstitucional .ene en sus contenidos aportes acerca de las acciones de
tipo administrativo, operativo y funcional de una entidad.
Documental ,acilita informacin acerca de uno o varios documentos.
D-04/&+5- es un instrumento que contiene la informacin necesaria para
reali)ar la transmisin del conocimiento !umano, y que de manera precisa da
testimonio e ilustra una circunstancia o situacin facilitando el acceso a temas
espec%fcos. &l documento recopila la informacin necesaria para lograr
transmitir una informacin clara y en orden dentro de una organi)acin.
La dierencia en!re da!o" inor#aci$n % docu#en!o& De este modo, cada dato
por s% solo no nos dice nada, por ello tienen que pasar por
un proceso 'anlisis, ordenamiento, agregado, etc.(, el cul le d sentido a los
datos, 3or lo tanto la diferencia radica en que la informacin se compone de
datos que ya !an sido procesados de algn modo para que tengan un sentido y
un ob2etivo al momento de tomar decisiones y poder reali)ar y facilitar una
buena informacin adecuada.
Despus de !aber reali)ado la re"e#in inicial, es momento de que usted
observe el siguiente video denominado $/3-.5*+0$* D& L-1 *.06$7-1, y
posteriormente piense a nivel general, cules podr%an ser las posibles fallas
que e#isten en el proceso general del documento arc!iv%stico.
.ecomendacin 5ome apuntes cuando est desarrollando la actividad, es
importante que tenga en cuenta la informacin relacionada con el anlisis
reali)ado, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.
8.9 *ctividades de conte#tuali)acin e identifcacin de conocimientos
necesarios para el aprendi)a2e *dems de conocer elementos esenciales del
documento en un proceso arc!iv%stico, es importante identifcar qu decisiones
y aportes ser%an los adecuados para las diferentes situaciones que se
presentan en el conte#to laboral.
Descripcin
*suma el rol de empleado de la ofcina de arc!ivo en la siguiente situacin y
2ustifque la pregunta planteada &n la ofcina donde labora !ay una serie de
documentos desorgani)ados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas
magnticas, mapas, borradores, dibu2os, apuntes rpidos, planos fotograf%as,
cuadros, videos y discos duros. * usted se le !a asignado la tarea de darles una
clasifcacin adecuada, la cual la debe e#poner a su supervisor de *rc!ivo.
5eniendo en cuenta lo anterior, determine :0ul ser%a la clasifcacin de los
documentos mencionados segn el soporte;
Lo primero es ordenar y saber dnde !ay que de2ar la documentacin que llega a la
empresa de forma ordenada.
0L*1$,$0*0$<+ D& L-1 D-04/&+5-1 D& *.06$7- 1&G=+
1-3-.5&
1egn
soporte
5e#tuales +otas, apuntes rpidos,
borradores.
Grfcos /apas, dibu2os y planos.
$magen 0uadros, fotograf%as.
0inta 7ideos, cintas magnticas.
-tros soportes Discos duros
&n todo mbito de la vida traba2amos recolectando, leyendo y anali)ando
distintos Datos, que mediante un debido proceso y metodolog%a permiten
alcan)ar la generacin de una $nformacin =til, que forma parte de lo que es
posteriormente conocido como arc!ivo de Datos, siendo un ob2eto de consulta
en todo mbito socioeconmico.
&sta informacin es guardada en con2unto con el empla)amiento de un *rc!ivo,
consistiendo bsicamente en !abitaciones o inclusive edifcios enteros que se
encargan de almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente
0lasifcados y -rdenados, encontrndose su aplicacin.
3ara poder ordenar un arc!ivo se debe recolectar la informacin que sirve
para la empresa para as% darles una vida til y de esta manera se ir formado
el arc!ivo donde se guarda informacin adecuada y en orden dependiendo que
tipo de documentos y de qu manera se encuentren distribuidos cada
informacin debe ir con su nombre, fec!a y a qu rea corresponde si se trata
de un arc!ivo donde se recopila informacin de toda una empresa.
!! Actividades de a"#$"iacin del c$n$ci%ient$ &C$nce"t'ali(acin )
Te$#i(acin*
Descripcin
3ara poder comprender me2or las generalidades y caracter%sticas esenciales de
los criterios de arc!ivo en la gestin de un documento, es momento que realice
el e2ercicio interactivo denominado /$1 0-+-0$/$&+5-1, el cual le permitir
refor)ar los conceptos aprendidos !asta el momento. .ecomendacin 5ome un
pantalla)o del resultado del e2ercicio interactivo, cuando est seguro de que lo
!a reali)ado adecuadamente. &s importante que tenga en cuenta el resultado
adquirido en el e2ercicio interactivo, para el desarrollo de las actividades de
evaluacin.