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Contexto empresarial
En 1950, cuando la compaa de seguros generales Aux Bons Soins (ABS) se iniciaba, ofreca
una amplia gama de productos generales de seguros para las personas que residen en la
provincia de Quebec. Con los aos, Canad ha visto una consolidacin de su industria de
seguros generales. Hace tres aos, ABS adquiri la compaa de seguros generales Proteccin
Martima, atendiendo asi el Este de Canad. El ao pasado, ABS aprovech la oportunidad de
conquistar el mercado del Oeste de Canad mediante la adquisicin de Western General
Insurance (Seguros Gernerales del Oeste) en Calgary. Estas adquisiciones posicionaron a ABS
como una importante aseguradora pan-canadiense. Hasta la fecha, estas tres empresas han
seguido funcionando de forma autnoma.
Hace seis meses, la direccin de ABS anunci que pondria estas tres compaas originales bajo
una sola entidad jurdica para formar ABS Canada. Jean Roberge fue nombrado Vicepresidente
de Tecnologas de la Informacin Gestin y recibi el mandato de elaborar un plan estratgico
de TI.
Durante la reunin anual de planificacin estratgica del comit de gestin, que se celebr
recientemente en Calgary, todos los miembros del comit estaban contentos al ver que la
compaa y sus dos filiales estaban en una buena posicin para planear una estrategia agresiva
de crecimiento de las ventas. Este es el contexto en el que Jean Roberge present
recientemente un plan estratgico a tres aos para el desarrollo de sistemas y tecnologas de la
informacin.
El plan, desarrollado por un equipo de colaboradores internos de las tres compaas originales
con el apoyo de consultores, fue presentado y aprobado oficialmente en la reunin de gestin
anual que se celebra en Calgary en marzo de 2009. La principal recomendacin del plan es
proporcionar a ABS Canad un sistema integrado de gestin y procesos que podra ser
compartido por las tres entidades constitutivas para la gestin financiera, la gestin de recursos
humanos, as como las ventas y gestin de marketing.
En particular, el equipo de expertos que trabaj en el plan de TI recomienda la adquisicin del
paquete de software ABC especficamente para los mdulos de finanzas y contabilidad,
recursos humanos y ventas.
Sistemas actuales y Procesos
Desde la reorganizacin de las tres compaas originales bajo la nueva empresa ABS Canad,
cada empresa ha continuado operando con sus propios procesos y sistemas de informacin.
Poco a poco, los controladores y los vicepresidentes de finanzas de cada entidad comenzaron a
considerar cmo podran consolidar los aspectos contables y los estados financieros de ABS
Canada. Del mismo modo, los vicepresidentes de los recursos humanos se reunieron varias
veces para armonizar las polticas y prcticas de gestin de recursos humanos.
Actualmente, se requiere una gran cantidad de trabajo manual para extraer informacin de los
sistemas de las distintas empresas y preparar informes de gestin consolidados que propo
En cuanto a las ventas y el marketing, los esfuerzos para consolidar los datos han demostrado
ser muy difciles debido a la diversidad y cantidad de informacin disponible en los respectivos
sistemas de las tres empresas originales. El desarrollo de un plan estratgico de TI llev a un
anlisis de la situacin actual y un anlisis de la situacin deseada para la nueva entidad ABS
Canad.
En trminos de sistemas de informacin, se hicieron las siguientes
observaciones:
Elemento
Problema actual
Situacin deseada

Aplicaciones
Incompatible en trminos de funcionalidad y arquitectura: no hay posibilidad de intercambio
de datos entre sistemas;
Aplicaciones redundantes y mantenimiento no ptimo varios sistemas basados en diferentes
tecnologas.

Funcionalidades idnticas para todos los componentes del ABS y aplicaciones integradas que
permiten el intercambio de datos;
Simplificacin del mantenimiento y la arquitectura del sistema con el fin de agrupar funciones
originales de TI en una nica funcin, y lograr una mejor gestin de los costes, la experiencia y
la utilizacin del potencial de TI.
Datos
La definicin de los datos difiere de acuerdo a la compaa original (por ejemplo, los datos
retenidos de identificacin del cliente no son los mismos en todos los sistemas).
Consistente y accesible en tiempo real.
Interfaces
Difiere segn la aplicacin y la compaa original.
Similares para todas las aplicaciones, facilitando la movilidad de los empleados.

En cuanto a los procesos de negocio, se hicieron las siguientes observaciones:
Elemento
Problema actual
Situacin deseada

Contabilidad y procesos financieros
Los procesos son especficos de las operaciones de las tres empresas originales.
La armonizacin de los procesos contables y financieros:
Procesamiento estandarizado al final de su perodo;
Ciclos de procesamiento acelerados mediante la eliminacin de la duplicacin y la verificacin
manual;

Consolidacin de las tres empresas en una sola, de conformidad con los requisitos
reglamentarios y provinciales canadienses;
Informes de gestin financiera tctica y estratgica en lugar de puramente operativa.

Procesos de gestin de recursos humanos
Los procesos son especficos de las operaciones de las tres empresas originales. Por otra parte,
los procesos de las dos compaas adquiridas son ineficientes debido a su obsolescencia y el
estilo estrictamente operativo. La visin estratgica de la gestin de recursos humanos como
un activo de la empresa no es parte de los procesos actuales, que hacen poco uso del potencial
de las TI.
Armonizacin de los procesos de gestin de recursos humanos:
Redefiniendo el enfoque de gestin de recursos humanos de la nueva entidad ABS;
Agregando actividades como la gestin de habilidades, desarrollo de habilidades y la
movilidad; -
- Mejorando la eficiencia del proceso.

Las ventas y los procesos de gestin de marketing
Los procesos son especficos de las operaciones de las tres compaas originales y
corresponden a una visin local del mercado.
Armonizacin de los procesos de gestin de recursos humanos :
Creando una visin integrada de marketing para la nueva entidad ABS;
Mejorando la eficiencia del proceso mediante un mayor uso del potencial de la Web.

La decisin de lanzar el Proyecto IMSP
En la conclusin de su presentacin del plan estratgico de TI para el comit de gestin, Jean
Roberge destac el potencial nico de un sistema integrado de gestin para el desarrollo del
ABS Canada. Seal que los directivos de todos los niveles, as como de la alta direccin
podran realizar un seguimiento en tiempo real del progreso financiero y la comercializacin del
plan de crecimiento para toda la empresa, tanto desde una perspectiva de costo como de
beneficio.
Por otra parte, este sistema permite la toma de decisiones proactiva que tiene en cuenta el
panorama financiero global de la compaa, as como el potencial de sus recursos humanos,
que son clave para el xito de cualquier empresa orientada al servicio.
Por lo tanto, los tomadores de decisiones pueden y deben concentrarse en las actividades ms
lucrativas o aquellas que son las ms importantes estratgicamente en trminos de crecimiento
a corto y medio plazo.
Por ltimo, un sistema de gestin compartido de las iniciativas de marketing y recursos
financieros y humanos permitir la aplicacin de un modo ms eficiente de operacin mediante
la promocin de un mejor uso de los conocimientos en toda la empresa.
Los beneficios financieros previstos del proyecto son: reduccin de los costes de explotacin
del orden de 10%. Esto podra lograrse al final del segundo ao despus de la implementacin
del nuevo sistema. El costo total del proyecto se evala en $ 50 millones repartidos a lo largo de
la duracin del proyecto, estimado en 24 meses.
Se planea una estrategia de implementacin de vainilla, lo que significa: cambios mnimos
en el paquete de software (si es posible, sin cambios) y la estandarizacin de los procesos de la
nueva entidad ABS, basados en los procesos inspirados en las mejores prcticas y propuestas
por ABC.
Por otra parte, el sistema sera entregado en tres fases: 12 meses para el mdulo de finanzas,
contabilidad y auditora; 18 meses para el mdulo de recursos humanos; y 24 meses para el
mdulo de ventas y distribucin.
Sobre la base de estas ventajas y con esta visin de TI alineada con los objetivos de negocio, el
comit de gestin que se reuni en Calgary aprob por unanimidad la recomendacin de poner
en marcha el Sistema Integrado de Gestin y Procesos de proyecto (IMSP).
De regreso en Montreal, Jean Roberge se siente muy satisfecho con el apoyo del comit de
gestin. Desde su perspectiva, el potencial de un paquete de software integrado allanar el
camino para la verdadera integracin de los sistemas de informacin y tecnologas en ABS
Canada. Esto har que sea ms fcil realizar la reingeniera de los principales sistemas de
gestin (finanzas / contabilidad, recursos humanos, comercializacin) de las tres empresas,
mientras preserva las aplicaciones especficas que le dan a la empresa una ventaja competitiva
clara. De hecho, las interfaces se pueden desarrollar entre los mdulos de la ABC y los sistemas
de legado de la compaa que la empresa desea preservar.
Por otra parte, esta renovacin tecnolgica incluye una revisin sistemtica de los diversos
procesos dispares, y a veces obsoletos, a favor de mejores prcticas de negocio. Este ejercicio
debera conducir a un progreso real en las prcticas de la compaa, tanto en trminos de sus
prcticas de negocios y sus habilidades. Esto ayudar ABS a maximizar su potencial de TI para
que pueda hacer negocios a travs de Canad y Amrica del Norte.
Con la adopcin de un nuevo paquete de software integrado, Jean Roberge es consciente de
que la funcin de TI que se est gestionando cambiara profundamente su papel, desde el
desarrollo de aplicaciones para la entrega rpida y flexible de soluciones de software
tecnolgicos.
Los profesionales de TI de ABS estn preocupados por el cambio en la direccin del
departamento de TI. Jean Roberge cree que estos cambios en la naturaleza de la funcin
presentaran nuevos desafos.
Ya trabajando duro en sus nuevas funciones, l sabe que no puede gestionar el proyecto ERP
sin ayuda de nadie. Debe encontrar rpidamente un jefe de proyecto que tenga las habilidades
y la experiencia para liderar un proyecto tan importante.

La bsqueda de un Gerente de Proyecto
Jean Roberge entiende la enorme importancia del primer gran proyecto de TI de ABS Canada.
Su xito es crucial para establecer su credibilidad como manager y en su nueva funcin de TI.
Por lo tanto, la seleccin de un lder del proyecto es extremadamente importante. Para el Sr.
Roberge, el candidato ideal para esta posicin debe dominar el paquete de software ABC y
tener un excelente conocimiento de los sistemas que se sustituyen y sus funcionalidades. Este
profesional debe ser capaz de ejercer su autoridad sobre el equipo del proyecto y tener
suficiente experiencia en gestin de proyectos a gran escala para cumplir con los presupuestos
y horarios establecidos por la administracin.
Consciente de que la empresa no tiene todas las habilidades necesarias para afrontar los retos ,
el Sr. Roberge ha pedido una reunin con Franois Caron, de la firma GTI, un proveedor
preferido de ABS durante los ultimos 10 aos. El Sr. Caron es un consultor experimentado que
ha sido el experto, analista y jefe de proyecto tcnico en varios proyectos de desarrollo e
implementacin de los sistemas financieros y de seguros en los ltimos 20 aos. Actualmente
es el vicepresidente de desarrollo de negocios de GTI y ha estado a cargo de la cuenta de ABS
Canada durante seis aos.
l se rene regularmente con el director de TI de ABS para discutir las necesidades cambiantes
de la empresa, as como las tendencias de TI en la industria de seguros. Le pide a Luc Martin,
un experto en la entrega de soluciones de ABC, acompanarlo al encuentro con Jean Roberge.
La tarde siguiente, Jean Roberge presenta la nueva direccin de TI de ABS Canada a Franois
Caron y Luc Martin. Discute ms detalladamente la urgente necesidad de encontrar un jefe de
proyecto adecuado para este importante proyecto IMSP. Jean Roberge cree que la funcin de
TI debe asumir la propiedad del proyecto, ya que el funcionamiento tcnico adecuado de este
paquete de software complejo garantizar su xito.
Por otra parte, se espera que el paquete de software se ejecute dentro del plazo y
presupuesto convenidos. Con respecto a la adaptacin de los empleados al nuevo sistema,
confa en que un plan de formacin eficaz y bien orientado permitir a los empleados entender
rpidamente el sistema y reanudar su productividad.
Esta no es la primera vez que la compaa est introduciendo un nuevo sistema de
informacin. Los empleados deben cambiar la forma de hacer su trabajo ya que las tres
empresas se fusionan en una sola. Sin embargo, el principal cambio ser el nuevo paquete de
software que los usuarios tendrn que aprender.
En cuanto a la gestin de proyectos, Jean Roberge subraya el hecho de que la administracin
espera el cumplimiento del presupuesto y el calendario establecidos.
Se espera que el lder del proyecto de prioridad a la calidad del producto y a la gestin eficaz
de su desarrollo. Dado que el equipo del proyecto debe, en su opinin, componerse
principalmente de especialistas en TI, un equipo tan homogneo como este requerir un jefe de
proyecto con amplios conocimientos tcnicos.
Por otra parte, si el proyecto es mantenerse en la fecha prevista, Jean Roberge considera
crucial que la empresa ejerza una firme autoridad con el fin de resolver rpidamente cualquier
conflicto entre las partes involucradas en el proyecto.
Por ltimo, el Sr. Roberge planea otorgar un fuerte apoyo a este proyecto como siempre lo ha
hecho con otros proyectos de TI, consciente de que ser necesario un seguimiento adecuado y
una gran cantidad de apoyo tcnico para asegurar el xito del proyecto.
Le pide a Franois Caron recomendar tres candidatos calificados para la gestin del proyecto
IMSP.
Al da siguiente, Franois Caron y Luc Martin se renen para hablar de su encuentro con Jean
Roberge. Ellos discuten sus expectativas y examinar los siguientes puntos:
Preguntas:
1. Cules son las principales caractersticas y los desafos del proyecto identificados por Jean
Roberge ?
2. En su opinin, tiene el proyecto otras caractersticas o retos que Jean Roberge no identific y
que deben ser tomados en cuenta?

Desarrollo
1- Como Jean Roberge fue nombrado vicepresidente de Tecnologas de la
Informacin de Gestin tras la fusin de ABS con la adquisicin de dos
grandes compaas de seguros IE general de Proteccin Martima de la
regin oriental y occidental del Seguro General de la regin oeste para
hacer ABS como una sartn importante de Canad aseguradora . A medida
que la fusin tuvo lugar haba mucha ineficiencia en el campo de
operaciones, finanzas, recursos humanos y marketing y ventas . Jean
Roberge decidi proporcionar un sistema integrado de gestin que pueden
utilizarse para aplicar financieros , recursos humanos, operaciones y
marketing y ventas sacar la eficiencia como Roberge ver un gran
potencial en este . A partir de ahora todas las tres empresas estn
operando con sus propios sistemas , polticas de trabajo propias para
que se sientan la necesidad de reingeniera con la ayuda de un sistema
integrado . Para la restriccin del sistema de trabajo se requiere una
gran cantidad de trabajo manual de todas las tres empresas para
preparar un informe consolidado para que Roberge podra saber
exactamente la condicin de recurso financiero y humano de ABS . Por
otra parte , en el caso de la comercializacin y las ventas de recogida
de los datos y la consolidacin fue un gran reto para ellos como la
informacin de todas las tres empresas fue alta y diversificada .
Los principales retos para Jean Roberge fueron:
a. Para recoger los datos de las tres empresas y luego disear un plan
estructurado para el proyecto .
b . Para que un equipo de personas que pueden trabajar y aumentar la
eficiencia .
c . Para contratar a un jefe de proyecto que est bien equipado con las
cualidades que podran ayudar ABS podra aumentar la eficiencia y orientar
as sus miembros del equipo.
d. Roberge tambin estaba preocupado por el presupuesto, por lo que l est
buscando un lder que tiene una mezcla de completar el trabajo a tiempo ,
manteniendo el presupuesto .
2- En mi opinin, no creo que Jean Roberge tom en consideracin un "business
as usual " regla. Los directivos de todos los departamentos estarn
preocupados de que se mantiene " status quo " . Tambin Roberge no tena en
la cuenta para la creacin de un equipo funcional cruzado para las verticales
individuales , que era un gran inconveniente como un equipo funcional cruzado
y ahora que se implementar un nuevo paquete de software que ha asegurar que
los usuarios estn bien versados y equipadas con tipo adecuado de experiencia
para utilizar el mismo . l no se asegur de que la transicin de los
empleados es lisa , mientras que las tres empresas se estn fusionando y
tambin cambian su forma de trabajar para adaptarse al nuevo estilo de
trabajo . Roberge no hizo un anlisis adecuado de la diferencia , como se
aprecia en el caso de que el departamento de Hacienda no se mostraron
satisfechos por el sistema integrado debido a la falta de diferencia. La
participacin de los equipos funcionales fue baja, lo que puede dar lugar a
diferencias entre el departamento de TI y otros departamentos de la
organizacin . Un director de proyecto recin contratado no slo se necesita
tener habilidades muy tcnicas , pero tambin tienen gran capacidad de
comunicacin y de organizacin , as .