IT Governance (Gobierno de IT) y su impacto

econmico en las organizaciones.

Contenido
El gobierno de la tecnologa de la informacin en las
organizaciones.
Enfoque normativo. Objetivos y limitaciones.
Se requiere un enfoque complementario?
Enfoque estratgico.
El diseo del gobierno
Participantes
Decisiones a tomar en el diseo
Propuestas originadas en estudios empricos
Algunas herramientas de apoyo
El gobierno en las organizaciones.
Tomando la definicin de H. Mintzberg de poder como la capacidad de afectar
(causar efecto en) el comportamiento de las organizaciones
H. Mintzberg. El poder en la organizacin. Ariel, 1992. Pg. 5.
queremos, en primer lugar comprender los elementos bsicos del juego del
poder en la organizacin, en particular queremos saber quienes son sus
jugadores, o agentes de influencia, cuales son los medios o sistemas de
influencia que utilizan para obtener el poder y cuales son los objetivos y
sistemas de objetivos que resultan de esos esfuerzos
puesto que las necesidades de todos los agentes con influencia no son las
mismas, cada uno de stos trata de aprovechar su poder medios de influencia-
para controlar las decisiones y las acciones tomadas por la organizacin. El
grado de xito de cada uno de ellos determina la configuracin final del poder en
la organizacin
H. Mintzberg. El poder en la organizacin. Ariel, 1992 Pag. 3 y Pag. 24.
El gobierno de IT en la organizacin.
Se entiende por Gobierno de IT, el conjunto de acciones que
realiza el rea de IT en coordinacin con la alta direccin para
movilizar sus recursos de la forma ms eficiente en respuesta a
requisitos regulatorios, operativos o del negocio.
Constituye una parte esencial del gobierno de la empresa en su
conjunto y aglutina la estructura organizativa y directiva
necesaria para asegurar que IT soporta y facilita el desarrollo de
los objetivos estratgicos definidos.
Que hacemos con el Gobierno de IT
Garantiza que:
IT est alineada con la estrategia del negocio.
Los servicios y funciones de IT se proporcionan con el mximo valor posible o
de la forma ms eficiente.
Todos los riesgos relacionados con IT son conocidos y administrados y los
recursos de IT estn seguros.
Enfoque normativo.
Es un conjunto de mtodos y prcticas que permiten establecer:
Criterios de informacin exigidos por los requisitos de negocio.
Procesos de negocio.
Recursos a utilizar.
Sus caractersticas son:
Est orientado a procesos, tanto de IT como del negocio. Se debe definir el propietario del
proceso, la responsabilidad sobre el proceso y la criticidad del mismo.
Basado en prcticas comnmente aceptadas para aprovechar la experiencia del mercado y
ofrecer un conjunto de medidas de control multinacional, hecho especialmente importante para la
auditora.
Utiliza un lenguaje comn debido a la tradicional ausencia de comunicacin entre negocio y
tecnologa. Se deben comprender los procesos y la complejidad de los recursos TI.
Permite la adopcin de requisitos regulatorios.
Enfoque normativo.
Disposiciones regulatorias.
Necesidad del Marco
Asegurar el alineamiento con los objetivos de la organizacin.
Determinar y mitigar los riesgos empresariales.
Asegurar el cumplimiento normativo de forma general.
Calcular/proveer formalmente los recursos apropiados.
Hacer el seguimiento de la aportacin de las TI al negocio.
Enfoque normativo.
Los factores inductores del Gobierno TI en la organizacin
pueden ser:
Regulaciones y Normativa: Legales (SOX,LOPD), Estndares
(ISO 27001, ISO 20000, ISO 9000), Certificaciones CMMI,
Optimizacin de Recursos: Reingeniera procesos TI,
Consolidacin de Recursos, Estrategias de externalizacin,...
Peticiones del Negocio: Alineamiento TI con la estrategia, Ciclo
de vida de productos y servicios, gestin de la demanda,...
Enfoque normativo.
Los factores crticos pueden ser los siguientes:
Conocer dnde se desea ir, evitando siempre la improvisacin.
Establecer mecanismos de medicin y control claros.
Que el marco temporal sea adecuado, la mejora lleva tiempo, no
se deben esperar resultados a corto plazo, en menos de seis
meses.
Alinearse con iniciativas que ya estn en curso.
No perderse en los modelos, no hay modelo ideal, cada situacin
requiere de soluciones a medida.
Dotar a la organizacin de herramientas adecuadas.
reas del Gobierno de IT
reas del Gobierno TI:
1. Alineamiento estratgico
2. Entrega de Valor
3. Gestin de Riego
4. Gestin de Recursos
5. Medicin del Rendimiento
1. Alineamiento Estratgico
Asegurar la conexin e integracin del negocio con los planes de TI
Definir, mantener y validar las propuestas de valor de TI
Alinear las operaciones de TI con las de la empresa.
Obtener mejor alineacin que la competencia.
2. Entrega de Valor
Se refiere a ejecutar las propuestas de valor durante el
ciclo de entrega, asegurando que IT entrega los
beneficios relacionados con la estrategia del negocio,
concentrndose en optimizar costes y proporcionar el
valor intrnseco a IT.
3. Gestin de Riesgo
Concientizacin por parte de la alta direccin.
Comprender la necesidad del cumplimiento con los requisitos.
Transparencia en el tratamiento
de los riesgos ms significativos.
Integrar las responsabilidades
de la gestin de riesgos en la
organizacin.
Clara comprensin de la
apetencia de riesgo de la
organizacin.
4. Gestin de Recursos
Organizar de manera ptima
los recursos de TI de forma
que los servicios que los requieran
los obtengan en el lugar
y momento necesarios.
Alinear y priorizar servicios y
productos existentes de TI que se
requieren para apoyar las operaciones
del negocio. Controlar y monitorizar
los servicios TI propios y de terceros.
5. Medicin de Rendimiento
La estrategia de la implantacin.
La estrategia de los proyectos.
El uso de los recursos.
El rendimiento de los procesos.
Contribucin de los proyectos de IT a los
resultados. Estudio del PMI.
Efectividad (aspectos estratgicos, definicin sobre que proyecto
realizar y cual no).
Solo 52% de los proyectos agregan valor estratgico.
Esto mas all de una buena o mala gestin tcnica.
Eficiencia (aspectos tcnicos).
72% de los proyectos de IT
no cumplen con el plazo ni el presupuesto ni la funcionalidad esperada
o son cancelados antes de su implantacin.
Del 28% restante
45 % exceden el presupuesto
68% toman mas de lo planeado.
Fuente: PMI, citado en IT Portfolio Management: Unlocking the business value of technology.. Bryan Maizlish,
Robert Handler. Wiley, 2005
Impacto en el Resultado.
Las empresas con gobierno efectivo de IT obtienen utilidades un
20% superiores que empresas similares con estrategias
equivalentes. Ofrecen tambin mayor retorno sobre las acciones y
obtienen una mayor capitalizacin.
En tales empresas entre el 60% y el 80% de los gerentes pueden
describir el esquema de gobierno de TICs en su organizacin, y lo
utilizan a diario.
No se identifico un esquema de gobierno especfico asociado a
mejores resultados (todo esquema es vlido, en la medida en que
sea consistente con la organizacin en particular, explicitado,
comunicado y aplicado)
La claridad en el diseo del esquema de gobierno de las TICS, su
conocimiento y aplicacin es el indicador mejor correlacionado con
el correspondiente a un superior rendimiento financiero.
Conclusin: La implementacin de un esquema IT
Governance mejora los resultados.
.
Si bien no puede afirmarse que un mayor nivel de Gobierno IT
cause una mejor performance financiera, s se verifica que
ambas situaciones se correlacionan significativamente,
sugiriendo que se encuentran fuertemente vinculadas.
An desde la visin de la comoditacin de las TICs, se
requieren demasiadas inversiones y toman significativos costos
como para dejar librado el Gobierno de TICs a la interaccin de
los distintos sectores y/o al cumplimiento de una normativa
externa.
Alcance del esquema de Gobierno IT.
Excede las decisiones de tecnologa.
No es solo responsabilidad del Responsable de IT.
Excede la Organizacin de IT.
No es centralizar o descentralizar.
El esquema de IT Governance
Es el marco para la toma de decisiones, no es la toma de
decisiones ni la gestin especfica.
El Gobierno efectivo alinea inversiones y acciones de IT con
las prioridades del negocio, determina quien toma las
decisiones y asigna responsabilidades por las acciones.
Formaliza el proceso de toma de decisiones, acciones y
rendicin de cuentas (accountability).
No hay un mejor modelo (pese a las mejores prcticas):
Debe ser consistente con las diferentes estrategias y formas
organizacionales.
Debe reconocer a la forma en que los agentes con influencia
ejercen su poder para controlar las decisiones y las acciones
tomadas por la organizacin, para disear un esquema que
configurare el poder deseado.
El diseo del gobierno
Se requiere un diseo explicito para alinear las
decisiones, acciones y omisiones en el campo de los TICs,
estableciendo claramente.
La asignacin de derechos y responsabilidades sobre las decisiones y
acciones correspondientes a TI tendientes al alineamiento de ellas con los
objetivos estratgicos.
Definir responsables por cada tipo de decisin y accin.
El establecimiento de artefactos consistentes para tomar y monitorear esas
decisiones y acciones.
Estructuras
Procesos
Comunicacin, comprensin, transparencia
Aprobacin de inversiones. Definir, revisar, priorizar y fondear.
Aprobacin de excepciones.
Nivel de servicio.
Puntos de control y reporte en general
Retroalimentacin
Participantes.
En el diseo.
El nivel estratgico de la organizacin.
En la explicitacin del diseo (normas, procesos).
Las reas tcnicas.
En la comunicacin del diseo.
La direccin superior.
En la ejecucin.
La organizacin toda, segn el tipo de decisin y de
accin segn se establezca en el diseo.
Decisiones a tomar en el diseo.
Establecer el marco de referencia y sistema de valores.
Alineacin o conjuncin. Priorizar objetivos.
Eficiencia de costos.
Diferenciacin.
Utilizacin de activos.
Crecimiento del negocio.
Flexibilidad para el negocio.
Innovacin o seguimiento.
Establecer el correlato de tipo de decisin y estructura
(fragmentacin, cohesin), estableciendo, para cada tipo de
decisin.
El mbito estructural donde se toma
Los procedimientos aplicables
Establecer los mecanismos de excepcin.
Necesariamente respetuosos del tem anterior.
Decisiones a tomar en el diseo.
Establecer el correlato entre posicin estructural y
responsabilidad en la respuesta para, al menos, cada
uno de los siguientes interrogantes:
Invertimos en las funcionalidades necesarias? (Efectividad)
Invertimos de la mejor manera? (Eficiencia)
Cul es nuestro nivel de dependencia de la tecnologa, y
cuanto invertir para modificarlo? (Riesgo)
Gastamos lo adecuado? (Supervivencia)
Es necesario cambiar la tecnologa? (Superacin)
Tenemos la agilidad adecuada?
(centralizacin/descentralizacin)
Algunas herramientas de apoyo para la
explicitacin del esquema.
Muy simples, pero efectivas si definidas, comunicadas y
respetadas.
Definicin de tipo clase de inversin y asignacin de costos.
Matriz de participacin en la toma de decisiones.
Infraestructura
Trasaccional
Definicin de clase de inversin y
asignacin de costos.
Tener presente en el
diseo del esquema
de decisin y asignacin
de costos.
(las clasificaciones son enunciativas,
corresponde ajustarlas a cada organizacin).
Determinar el tratamiento
correspondiente a cada clase.
Qu decisiones incentivamos
al distribuir estas decisiones?
Qu decisiones incentivamos
al asignar estos costos?
Distribuimos costos sin
distribuir el control sobre ellos?
Conclusin
Gobierno de IT es: "...asegurar que TI soporta y facilita el
desarrollo de los objetivos estratgicos definidos..."
FIN
Fin
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Emiliano M. Basurto
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