Importancia de la administracin informtica

Cuando la inversin en tecnologa se hace necesaria para una organizacin, la optimizacin de los costos
involucrados y el control que se debe ejercer sobre los recursos informticos debe convertirse en una prioridad
para la organizacin. A la suma de todos los costos involucrados en la adquisicin, uso y mantenimiento de la
tecnologa informtica se le conoce como el Costo Total de Propiedad (TCO por sus siglas en ingls).
La administracin de recursos informticos conlleva una seria responsabilidad, pues la inversin no termina
con la adquisicin del recurso, pues la infraestructura tecnolgica, la preparacin del recurso humano que
utiliza la tecnologa y el mantenimiento de la misma son un ciclo constante que se repite hasta terminar con la
vida til del recurso. En Estados Unidos el ciclo de vida til de un recurso informtico, por ejemplo un equipo
de cmputo, es de aproximadamente tres aos. Sin embargo en nuestro pas la vida til del equipo puede ser un
poco mas larga, aunque con el avance tan rpido de la tecnologa este tiempo s esta reduciendo. Ustedes se
preguntarn: Por qu es importante administrar los recursos informticos? Bueno, cuando el ciclo de vida til
del recurso informtico termina, una organizacin debe ser capaz de definir estrategias para el cambio y uso de
nueva tecnologa. Estas estrategias deben permitir de alguna manera, optimizar el costo total de inversin y
adems deben incidir de manera importante en las tomas de decisiones para la inversin en tecnologa y el
subsecuente retorno de la inversin. Las actividades que conlleva la administracin de recursos informticos se
relacionan con: El control del inventario de hardware y software (control de las aplicaciones, licencias y sus
versiones), la medicin de los programas de cmputo con el fin de monitorear su uso efectivo, la administracin
del uso del espacio en disco en la red, los estndares de uso y la definicin de polticas para buen uso del
recurso informtico, la implementacin de procesos de auditoras de software en forma peridica, procesos de
respaldos y recuperacin de informacin, la obtencin de informacin para determinar los requerimientos de
adquisicin de hardware y software as como los presupuestos respectivos, la organizacin de la mesa de ayuda
para la atencin de usuarios, el control de los niveles de servicio en la atencin de problemas y cambios, la
organizacin del mantenimiento preventivo que mantenga en buen funcionamiento del recurso de cmputo, la
implantacin de software antivirus para prevenir dao a la informacin, los controles en las garantas y seguros
de los bienes informticos y la optimizacin en la generacin de los presupuestos para la adquisicin y/o
cambio de tecnologa. Como se puede observar la administracin de estos recursos es una labor que, sin el
soporte adecuado a travs de procedimientos, mtodos y tecnologa, puede convertirse en una labor ardua y
complicada. Parte importante en la administracin de recursos informticos lo compone la mejora tecnolgica
la cual esta integrada por aspectos relacionados con administracin de activos, sistemas, PCs, escalabilidad,
proteccin del centro de computo y mesa de ayuda. El control del inventario de hardware y software es la base
donde se sustenta la administracin de los activos. De un buen control en el inventario derivamos las estrategias
adecuadas para optimizar los costos en la escalabilidad de nuestro equipo informtico. El Qu?, Cmo? ,
Cundo? y Cunto? invertir en nueva tecnologa se responde a travs de una buena administracin del
inventario. Qu pasos debemos seguir para llevar un control adecuado del inventario?

Existen desde formas bsicas de control que pueden ser llevadas a cabo de forma muy simple y de manera
manual hasta formas ms avanzadas que requieren el apoyo de herramientas de software que faciliten el trabajo,
todo depende del tamao de la organizacin. No es lo mismo controlar el inventario de una empresa que tiene
20 computadoras en una misma ubicacin que en una que tiene 50 o 100, y ms an en aquellas organizaciones
que tienen un gran nmero de equipo disperso por toda la empresa. En empresas con menos de 20 equipos, un
control manual puede resultar eficiente si se lleva a cabo a travs de revisiones peridicas y la informacin es
actualizada de manera constante. La informacin a controlar se centra especficamente en las caractersticas del
equipo que ha sido asignado a cada usuario. Las caractersticas del equipo pueden ser externas - Marca,
Modelo, Numero de serie del equipo, Proveedor del equipo, Fecha de adquisicin, garanta,
etc.- e internas - Tipo de procesador, velocidad del procesador, capacidad de memoria RAM, capacidad del
disco duro y otras que puedan ser importantes considerar dependiendo del hardware que se esta inventariando
(PCs, impresoras, scanners, etc.). Adems de las caractersticas de hardware se debe llevar un registro del
software que est instalado en cada PC. Para ello es importante contar con informacin a detalle del software
instalado en cada PC - Nombre del Software, versin, idioma, fabricante - as como tambin el registro del
proveedor con el que adquirieron el producto y bajo que esquema de licenciamiento se adquiri. Estas
caractersticas son convenientes asociarlas al usuario que utiliza el equipo, de tal forma que podamos llevar un
registro completo de los datos del usuario (Nombre, rea y/o departamento al que pertenece y otros que
consideremos importantes) para despus poder analizar toda esta informacin para tomar decisiones.