Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la educacin

E.T.R.C Dr. Felipe Guevara Roas
Bna!edo.!"nzo#te$ui.
TF%& '()*!(++**,).
ACTUALIZACIN, RECEPCIN Y REMISIN DE EXPEDIENTES EN
EL ARCHIVO DE RECURSOS HUMANOS DE PDVSA REFINACION
ORIENTE GUARAGUAO-PTO LA CRUZ.
-.F/RME DE P"0".T-"0 PRE0E.T"D/ C/M/ RE12-0-T/ P"RC-"% P"R" /PT"R
"% T-T2%/ DE
ED2C"C-3. MED-" T4C.-C" E. -.F/RM5T-C"
Tutor "cad67ico& Eric8 "7arista "utor& %uis %ozano
Tutor -ndustrial& -raida Ga7boa C.-.& ((.)9'.:*,
.
1
Barcelona; unio ('*(.
AGRADECIMIENTOS
" Dios <uien 7e dio la =e; la =ortaleza; > la salud para poder cu7plir con esta
7eta.
" 7is padres; <uienes 7e ense?aron desde pe<ue?o a luc@ar para alcanzar
7is 7etas en la vida > 7e brindaron su a7or; su cari?o; su esti7ulo; apo>o
constante <uienes dAa a dAa 7e supieron dar 7otivos para no caer ante las
adversidades > superar todos los obst#culos <ue aparecieron en el ca7ino.
" la se?ora Bsabel "costa <ue 7#s all# del trato laboral =ue una a7i$a >
@er7ana en Cristo.
" todos los trabaadores de la $erencia de Recursos Cu7anos <uien 7e dieron
un trato cordial > respetuoso.
2
NDICE
Pp.
INTRODUCCINDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD. *
CAPTULO
I DESCRIPCIN GENERAL DE LA EMPRESA
Rese?a Cistrica de la E7presaDDDDDDDDDDDDDDDD E
Misin > Visin de la E7presaDDDDDDDDDDDDDDDDD :
II ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL RECURSOS HUMANOS
REFINACIN ORIENTE
/r$ani$ra7a de la 0uperintencidenciaDDDDDDDDDDDDD. +
III DESCRIPCIN DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE
RECURSOS HUMANOS
/betivo GeneralDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD... ,
/betivos EspecA=icosDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD... *'
IV DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA
OFICINA DE ARCHIVO PRINCIPAL RECURSOS HUMANOS
REFINACIN ORIENTE
V EXPERIENCIAS ADQUIRIDAS
CONCLUSINDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD. E'
RECOMENDACINESDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD.. E*
ANEXOSDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD... E(
3
4
INTRODUCCION
%a =ase de eecucin del perAodo de pasantAas; es una =or7a de poner en pr#ctica
los conoci7ientos ad<uiridos en las di=erentes 7aterias <ue se cursaron en la
carrera; sirviendo asA; para co7parar o con=rontar la teorAa con la realidad del dAa a
dAa. %as pasantAas =ueron realizadas bao la supervisin del Departa7ento
Recursos Cu7anos de la e7presa Petrleos de Venezuela; con una duracin de
doce F*(G se7anas; en el arc@ivo de la Gerencia Recursos Cu7anos Re=inacin
/riente; el cual alber$a los eHpedientes > docu7entos de su =uerza laboral.
"de7#s <ue en 6ste; se localizan eHpedientes > docu7entos de otras
or$anizaciones de la Corporacin; <ue @acAan vida en el Edi=icio 0ede PDV0"
Guara$uao co7o consecuencia del paro laboral de (''(.
5
CAPITULO I:
DESCRIPCION GENERAL DE LA EMPRESA
6
RESEA HISTORICA DE LA EMPRESA
Petrleos de Venezuela 0.". es la corporacin estatal de la Repblica Bolivariana
de Venezuela <ue se encar$a de la eHploracin; produccin; 7anu=actura;
transporte > 7ercadeo de los @idrocarburos; de 7anera e=iciente; rentable; se$ura;
transparente > co7pro7etida con la proteccin a7bientalI con el =in lti7o de
7otorizar el desarrollo ar7nico del paAs; a=ianzar el uso soberano de los
recursos; potenciar el desarrollo end$eno > propiciar una eHistencia di$na >
provec@osa para el pueblo venezolano; propietario de la ri<ueza del subsuelo
nacional > nico due?o de esta e7presa operadora.
El *J de enero de *,+K; naci Petrleos de Venezuela 0.". co7o la e7presa
encar$ada de asu7ir las =unciones de plani=icacin; coordinacin > supervisin de
la industria petrolera nacional al concluir el proceso de reversin de las
concesiones de @idrocarburos a las co7pa?Aas eHtraneras <ue operaban en
territorio venezolano. %a partida de naci7iento de la principal industria del paAs
<ued plas7ada en el decreto presidencial n7ero *.*(E del E' de a$osto de
*,+:.
"@ora; PDV0" est# alineada > subordinada al Estado; con una enor7e conciencia
de soberanAa nacional. -$ual7ente eHiste una transparencia en la rendicin de
cuentas; en=ocada en prestar la 7#Hi7a atencin al =actor 7oral co7o 7otivacin
en el trabao > en las relaciones de todo el co7ponente @u7ano de la principal
e7presa del paAs.
"ctual7ente PDV0" es la Petrolera con 7a>ores reservas petrolA=eras del 7undo;
alcanzando una su7a total de E;* billones Ftrillones en EE.22.G de barriles.
%a totalidad de acciones de Petrleos de Venezuela le pertenece al estado
venezolano > se encuentra adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Ener$Aa
> Petrleo.
7
En la Constitucin de *,,, la e7presa per7anece con el 7onopolio total de los
recursos <ue se encuentren en el subsuelo venezolano FPetrleo; Gas;
/ri7ulsin; entre otrosG > de i$ual 7anera la Constitucin establece <ue las
acciones de la e7presa no pueden ser vendidas a particulares; aun<ue la
e7presa se puede asociar > entre$ar concesiones para cual<uiera de los servicios
con los productos.
Entre sus 7a>ores activos internacionales est#n las re=inerAas Cit$o en los
Estados 2nidos de "76rica de la cual es propietaria en un *''L; la Ru@r /il en
"le7ania; la cual posee en un :'L > la .>nas en 0uecia en la cual es propietaria
e<uitativa7ente con una e7presa petrolera de Finlandia.
8
MISION
%a 7isin de PDV0"; es 7aHi7izar el valor de los accionistas 7ediante la 7eora
continua en el dese7pe?o de sus operaciones; 7ientras $enera bene=icios para
Venezuela > 7eora el desarrollo de las co7unidades locales donde PDV0"; est#
presente.
VISION
0er la or$anizacin lAder; de clase 7undial; en el desarrollo > opti7izacin de
in=raestructura; reconocida por sus co7petencias en el 7aneo de recursos
t6cnicos > =inancieros; asA co7o por su e<uipo de pro=esionales creativos >
7otivados al lo$ro; inte$rada al ne$ocio; para a$re$ar el 7#Hi7o valor a la
corporacin.
9
CAPITULO II:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL RECURSOS HUMANOS
REFINACION ORIENTE.
10
11
02PER-.TE.DE.TE DE
0ERV-C-/0 "%
PER0/."%
02PER-.TE.DE.TE DE
0ERV-C-/0 "%
PER0/."%
02PERV-0/R
DE "RCC-V/
02PERV-0/R
DE "RCC-V/
02PERV-0/R"
C"-T
02PERV-0/R"
C"-T
"."%-0T" DE
C"-T
0". R/12E
"."%-0T" DE
C"-T
0". R/12E
"."%-0T"
-V00
"."%-0T"
-V00
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
"."%-0T"
DE C"-T
GERE.TE DE
REC2R0/0 C2M"./0
REF-."C-/. /R-E.TE
GERE.TE DE
REC2R0/0 C2M"./0
REF-."C-/. /R-E.TE
"2M-%-"R DE
"RCC-V/
"2M-%-"R DE
"RCC-V/
CAPITULO III:
DESCRIPCION DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE
RECURSOS HUMANOS.
12
O!ETIVO GENERAL
"ctualizar > ordenar todos los eHpedientes <ue est6n bao la custodia del arc@ivo
de recursos @u7anos de 7anera tal de <ue a la @ora de realizar una consulta;
pr6sta7o o de eHpediente sea 7#s =#cil la ubicacin de cual<uier soporte <ue sea
necesario.
13
O!ETIVOS ESPECIFICOS
*. /r$anizar; actualizar > re7itir todo eHpediente o soporte del 7is7o <ue no
corresponde al arc@ivo de recursos @u7anos re=inacin oriente para
posterior7ente ser enviado a su respectiva or$anizacin o destino co7o
Petropiar; Deltaven; PDV0" Gas entre otros.
(. Mantener actualizada la base de datos del arc@ivo con el =in de tener un
soporte de cuantos eHpedientes se encuentran en el arc@ivo > <ue trabaadores
est#n& ubilados; retirado; per7anentes > te7porales.
E. Mantener las estadAsticas del 7es con la cantidad eHacta de transacciones
realizadas en el arc@ivo de recursos @u7anos.
14
CAPITULO IV
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA
OFICINA DE ARCHIVOS PRINCIPAL RECURSOS HUMANOS
REFINACIN ORIENTE.
15
P"#$%"& S%$&'&.
El *K de abril =ui presentado a Eud>s Ci$uere>e; coordinadora del C"-T FNCentro
de "tencin -nte$ral al ClienteOG encar$ada de velar por los bene=icios de los
trabaadores.
%a cual 7e asi$no al departa7ento de "rc@ivo Principal de Recursos @u7anos e
in=or7o <ue a causa del paro laboral del (''( se encontraban eHpedientes de
Petro7aturin; Petro7acareo; Petroanzo#te$ui; > otras or$anizaciones. B <ue
la tarea pri7ordial era actualizar > enviar los eHpedientes a su or$anizacin
correspondiente.
%as @erra7ientas <ue se 7e asi$naron dentro del arc@ivo central =ueron&
2n usuario > clave para poder in$resar a un pro$ra7a de PDV0" lla7ado
0"P; el cual era una base de re$istro de datos universal la cual buscaba
di$ital7ente en los re$istros de la e7presa > su =iliales >a sea por el
n7ero cedula de identidad; no7bre > apellido de dic@o trabaador o
trabaadora > daba toda la in=or7acin necesaria para localizar el
trabaador.
2na base de datos creada en EHcel donde estaban re$istrados todos los
trabaadores te7porales > per7anentes; los cuales sus eHpedientes
estaban bao nuestra custodia.
B para cual<uier duda tendrAa a -0"BE% "C/0T" <uien aclararAa cual<uier
duda acerca de la or$anizacin; re7isin; > entrada de eHpedientes;
actualizacin; entre otros.
16
%ue$o de una breve induccin de c7o usar dic@as @erra7ientas se 7e in=or7o
acerca de los procesos <ue se realizaban dentro del arc@ivo de Recursos
@u7anos.
Procesos:
(- E')"&*& *% %+p%*#%')%: "l 7o7ento de entrar o in$resar un nuevo
eHpediente. 0e entre$a un 7e7o en el cual consta <ue eHpediente in$resa >
por <u6 causa; lue$o se sella co7o recibido > lue$o dic@os eHpedientes se
in$resan a la base de datos lue$o se abre > coloca en un col$ante con un
identi=icador Nn7ero de cedulaO; lue$o se in$resan en las estadAsticas del
7es correspondiente.
,- A-).&/#0&-#1' *% %+p%*#%')%: se considera co7o actualizacin; transaccin
o 7ovi7iento <ue ten$a un eHpediente. ee7plo& aneHo de pr6sta7o por
co7putador; aneHo de un tAtulo o certi=icado de un curso; entre otros.
2- R%$#3#1' *% %+p%*#%')%: en estos procesos todo envi de eHpediente
co7o a arc@ivo central u otras or$anizaciones de PDV0" se considera co7o
re7isin de eHpediente. "l 7o7ento de re7itir cual<uier eHpediente es
i7portantes&
A. C"%&" .' $%$4& en el cual conten$a la in=or7acin necesaria para
conocer el destino > 7otivo del envAo o trans=erencia del eHpediente.
Este contiene una breve descripcin de la re7isin co7o&
Fec@a de envAo de soporte o eHpediente.
El no7bre de la or$anizacin a <uien se envAa dic@o eHpediente.
17
El no7bre del eHpediente > n7ero de cedula de identidad.
2na breve descripcin del 7otivo del envAo.
%a =ir7a del superintendente de 0ervicios al Personal > el 0upervisor de
"rc@ivo RRCC; para autorizar 6l envi.
. L& %)#5.%)&& a<uA se obtiene la in=or7acin necesaria para saber cu#l es
el destino de dic@o eHpediente > <uien re7ite.
"l dAa si$uiente =ui presentado a los trabaadores de la $erencia de recursos
@u7anos a trav6s de un recorrido por cada uno de los departa7entos; el
0-0DEM > a cada uno de sus trabaadores; lue$o =ui presentado a los
analistas del C"-T > para =inalizar 7e presentaron a la superintendente de
servicios al personal > tutora industrial la se?ora -raida Ga7boa.
%ue$o un breve recorrido por para conocer "rtes $r#=icas; correo > el arc@ivo
central > a cada uno de sus trabaadores.
S%6.'*& S%$&'&.
%a se?ora Bsabel "costa; 7e asi$no la tarea de buscar a artes $r#=icas unos
separadores de cartulina <ue anterior7ente @abAan sido pedidos
posterior7ente.
Despu6s de buscarlos; se or$anizaron > se $uardaron en carpetas especiales en
las cuales irAan dic@os separadores <ue a su vez est#n subdivididos de la
si$uiente 7anera&
18
H#3)4"#&/ *% /& %$p"%3&:
(- Re<uisicin de Personal.
,- Contrato de Trabao.
2- Estudios 0alariales.
7- "visos de Ca7bio.
8- "cciones 0alariales.
9- Coa de Vacaciones.
:- Carta de Renuncia.
;- Pa$os Finales de Ter7inacin.
<- Entrevistas de 0alidas.
(=-"visos de "usencia.
((- Cartas de Reconoci7ientos.
(,-0ustituciones.
D4-.$%')43 p%"34'&/%3:
(- 0olicitud de E7pleo.
,- Curriculu7 Vitae.
2- Docu7entos de 0oporte
FCartas de trabao;
Constancias; Cursos;G.
7- TAtulos.
8- Cedula de -dentidad.
9- Cartas de Reconoci7ientos de
E7pleos "nteriores.
:- Declaracin Purada de
Patri7onio.
;- 0ervicios Previos F-ndustria
Petrolera u otros.
M#3-%/>'%43:
(- 0indicatos.
,- Pa$os .or7ativos > Contractuales.
2- E. /tros.
S%6."4 34-#&/:
(- -n=or7e > EHa7en M6dico de Pre! E7pleo.
,- Reposo del "se$urado.
19
E$?&"643, P"%3)&$43 F#*%#-4$#343:
(- Presta7os en General FMicroco7putadoras; .uevos E7pleos; Etc.
,- Medidas de E7bar$o.
2- De7andas %e$ales.
7- Presta7os De Fideico7isos.
P/&'%3 @ S%6."43:
(- Constancia de -nscripcin.
,- Recibos por Reinte$ros de
0e$uros.
2- Plan de Fondo de "@orro.
7- 0ubsidio de "l<uiler de
Vivienda.
P/&' *% A#A#%'*&:
.or7al7ente los soportes <ue $enera un pr6sta7o para ad<uirir vivienda o
una a>uda para re7odelacin; Fue asi$nado a E7bar$os; Presta7os >
Fideico7isos; pero $enera 7uc@o soportes para el pr6sta7o. Por lo tanto se
le asi$n la lti7a parte de la carpeta para 7#s co7odidad a la @ora del
7aneo del eHpediente.
Despu6s de ordenar cada separador en su carpeta in$resaron nuevos eHpedientes
por causa de nuevos e7pleados > la tarea =ue la de in$resar al arc@ivo a cada
trabaador.
Todo esto con los si$uiendo los pasos correspondientes&
(. To7ar un col$ante > colocar un identi=icador en este caso el n7ero de
cedula del trabaador.
20
,. Car$arlo a la base de datos in$resando los datos principales co7o en
n7ero de C.-. no7bre > apellido; asi$nacin or$anizacional; tipo de
n7ina > el status; es decir; si es per7anente; te7poral; ubilado; entre
otros.
2. "neHar los eHpedientes > ordenar los separadores se$n su cedula.
7. Car$arlo a las estadAsticas del C"-T; in$resando el n7ero de C.- > no7bre
> apellido del trabaador.
8. B para =inalizar entre$ar el 7e7o a la se?ora Bsabel "costa <uien los
arc@iva en la carpeta de los eHpedientes enviados.
Despu6s de eso continua7os con las actualizaciones de los eHpedientes <ue
estaban pendientes por ser enviados.
Cada lle$ada de pa<uete de soportes para actualizar eHpediente procedentes >a
sea del C"-T; Q@anna Rolpa8ova se or$anizan por n7ero de cedulas es decir& los
soportes <ue e7piezan por ). En una parte del arc@ivo para ordenarlos e ir por
cada estante con el =in de tener 7#s rapidez > co7odidad a la @ora de actualizar
los eHpedientes.
T%"-%"& S%$&'& @ C.&")& S%$&'&.
Estas dos se7anas la actividad principal =ue de llevar eHpedientes una vez
or$anizados > $uardados en un sobre 7anila para ser llevado al correo con el
=in de 7andar el dic@o eHpediente a su or$anizacin correspondiente.
Esta tarea la realice de la si$uiente =or7a&
(. To7ar cada eHpediente > ordenarlos se$n los identi=icadores de los
separadores.
,. %ue$o colocarlos en un sobre 7anila.
21
2. Crear un 7e7o con apellido; no7bre > C.- de cada trabaador <ue se
enviarAa > la direccin de la or$anizacin a la <ue pertenecAa dic@o
trabaador.
7. Crear una eti<ueta con un re7itente en este caso la se?ora Bsabel "costa >
un destino con la direccin a la <ue se enviarAa dic@o eHpediente.
8. llevar el 7e7o a la se?ora Bsabel "costa > lue$o a -raida Ga7boa para <ue
se autorizara en envAo de eHpedientes con su =ir7a.
9. %ue$o llevarlos a correo > =ir7ar co7o responsable de <ue =ueron
entre$ados dic@os eHpedientes.
:. %ue$o re$istrar 7i no7bre > la eHtensin de la o=icina.
;. Re$istrarlos en las estadAsticas del 7es de 7a>o.
<. Entre$ar a la se?ora Bsabel "costa el 7e7o del envAo.
Mientras cu7plAa con 7i tarea pri7ordial; cual<uier 7ovi7iento <ue se @acAa con
los eHpedientes desde actualizacin @asta pr6sta7os tenAa la obli$acin de
re$istrarlo en las estadAsticas.
Cu7plida 7i tarea 7i si$uiente actividad =ue la de actualizar eHpedientes con
nuevas carpetas para trabaadores <ue no estaban re$istrados > lue$o asi$narlos
a su lu$ar correspondiente.
En este caso los pasos a se$uir =ueron&
*! Crear una nueva carpeta; actualizar > or$anizar se$n los separadores el
eHpediente.
(! -denti=icar el col$ante del eHpediente.
E! Buscar > aneHarlos en su lu$ar se$n el n7ero de C.-.
9! %ue$o subirlo a la base de datos.
:! B para =inalizar pasarlo a la estadAsticas del 7es <ue correspondAa.
22
Q.#')& S%$&'&.
%a actividad de esa se7ana =ue en=ocada a la de esco$er > llevar docu7entos
varios al arc@ivo central con el =in de saber si @abAan docu7entos <ue se
destruirAan > cuales se <uedarAan en el arc@ivo central&
Esto se realiz de la si$uiente 7anera&
*! Revisar > or$anizar todo docu7ento <ue tenAan 7a>or i7portancia.
(! Colocarlos en una caa > crear * 7e7o sobre la in=or7acin de los
docu7entos; a?os <ue se cu7plirAan para destruir <uien re7itAa los
docu7entos varios > la =ec@a de entre$a.
E! -7pri7ir ( @oas de dic@o 7e7o; Nuna copia para <ue conste <ue =ueron
enviados dic@os docu7entos > el otro en la parte posterior de la caa para <ue
el encar$ado del arc@ivo central recibiera dic@a caa de docu7entos varios >
=ir7ara para @acerse responsable del 7is7oO.
9! Buscar la =ir7a de -raida Ga7boa e Bsabel "costa co7o aprobacin de la
re7isin de docu7entos al arc@ivo central.
:! "notarlo en las estadAsticas del 7es de 7a>o.
K! Entre$ar el 7e7o creado a la se?ora Bsabel "costa.
De todo docu7ento <ue se envAo
"l si$uiente dAa 7ientras or$anizaba al$unos docu7entos varios <ue se enviarAan
al arc@ivo central se le noti=ic a la se?ora Bsabel <ue de los eHpedientes <ue
enviarAa7os a CVP se encontraba un eHpediente de una trabaadora =allecida.
%ue$o de localizar dic@o eHpediente se $uard en una de las caas <ue serAan
enviadas al arc@ivo central.
23
En total ese dAa =ueron enviadas 9 caas&
( caas de docu7entos varios con unos : a?os @#biles para retenerlo en el
arc@ivo en caso de poder usarse. %ue$o de dic@os a?os serian destruidos.
*caa con docu7entos para destruir.
* caa con el eHpediente > docu7entos varios con : a?os tiles de vida.
Despu6s de esos a?os ta7bi6n serAan destruidos; a eHcepcin del
eHpediente.
Mientras se cul7inaba de enviar eHpedientes a su respectiva or$anizacin co7o&
Petro7ona$as; Re=inacin el Palito Costa a=uera; entre otros.
%ue$o de eso se si$ui con la tarea enco7endada; <ue era la de llevar al
departa7ento de correos dic@os eHpedientes > lue$o =ir7ar para entre$arlos.
"l =inal de 7es de 7a>o para al entre$ar las estadAsticas del 7es
correspondiente; se envi por el correo %otus. " la se?ora Eud>s Ci$uere>e.
%ue$o de eso sur$ieron al$unos proble7as respecto al =or7ato de dic@a
estadAstica; es decir; los c#lculos <ue @acia la @oa en EHcel no arroaba el
resultado correcto o los datos introducidos no =ueron los v#lidos.
Esto debido a proble7as con las especi=icaciones de dic@os 7ovi7ientos >
=or7ulas de la @oa de EHcel. B <ue en el =or7ato no est#n re$istrados al$unos de
los 7ovi7ientos.
Todo esto =ue resulto con la a>uda de la se?ora Bsabel "costa <uien eHplicando
arre$lo en proble7a.
24
S%+)& S%$&'&.
%as actividades de esta se7ana =ueron solo la arc@ivar todos a<uellos soportes de
eHpedientes <ue anterior7ente =ueron enviados al arc@ivo con el =in de a la @ora
de cual<uier consulta 7antener el eHpediente actualizado. De la 7is7a 7anera ir
actualizando las estadAsticas del 7es correspondiente.
"l =inalizar solo nos <ued por esperar la con=ir7acin de -ntevep para enviar unos
eHpedientes >a actualizados > ordenados se$n el orden re<uerido por la lista
antes 7encionada.
SBp)#$& S%$&'&.
"l principio de la se7ana >a se @abAa cul7inado la totalidad de eHpedientes por
actualizar.
Mientras tanto la se?ora Q@anna Rolpa8ova; entre$aba + nuevos eHpedientes por
nuevos in$resos o conversiones de te7poral a per7anente para re$Astralos a la
base de datos > las estadAsticas&
En el caso de las conversiones 7i tarea era la de actualizar el status en la base
de datos > lue$o actualizar el eHpediente.
Mientras en el caso de los nuevos in$resos el proceso es distinto&
*! "brir col$ante e identi=icarlo.
(! -n$resar a la base de datos.
E! Colocar el col$ante se$n el orden cronol$ico de cedula de identidad.
9! -n$resarlo a la base de datos.
25
:! Entre$ar el 7e7o a la 0e?ora Bsabel "costa.
O-)&A& S%$&'&.
Despu6s de se7anas de actualizaciones > @aber desec@ado todo docu7ento <ue
no era de i7portancia ni para los eHpedientes ni para el arc@ivo.
%as tareas =ueron ordenar toda carpeta o separador <ue estuviera en buen estado
para reciclar >a sea por el arc@ivo o al$unas de las analistas del C"-T las podAa
necesitar de esta =or7a se asi$n un espacio en uno de los estantes solo para
carpetas; separadores o $anc@os <ue se iban a reutilizar.
0in descuidar <ue toda transaccin realizada de eHpediente se in$resaban a las
estadAsticas del 7es.
N4A%'& S%$&'&.
Co7o consecuencia de las actualizaciones de los eHpedientes <uedan por
arc@ivar soportes de eHpedientes <ue no aparecen en la base de datos sin
e7bar$o en el 0"P aparece co7o localidad puerto la cruz; se lla7a a la
or$anizacin <ue anterior7ente para veri=icar <ue no est6 el eHpediente del
trabaador en esa or$anizacin.
En esta se7ana a relucido a la luz <ue en 7uc@os de los casos > no todos esos
soportes lle$an antes al arc@ivo <ue los 7is7os eHpedientes > en esos casos se
to7 la 7edida de esperar el 7es <ue in$resen todos nuevos in$resos de la
7is7a =or7a <ue las renovaciones de contrato > se vuelve a veri=icar con la base
de datos para localizar el eHpediente.
En caso de no encontrar los eHpedientes se le crea un eHpediente te7poral. Con
la =inalidad de 7antener un orden de 7anera tal <ue sie7pre se 7anten$a un
orden.
26
EHpediente por eHpediente se =ue buscando > localizando para dear solo lo de
7#s i7portancia co7o para los eHpedientes o para el arc@ivo central.
0in e7bar$o 7ientras se realizaba la localizacin de los eHpedientes todos los
7ovi7ientos <ue se realizaban con los eHpedientes se in$resaban a las
estadAsticas del 7es.
Para =inalizar la se7ana 0e cre un acceso directo al servidor de 7anera <ue
cual<uier persona de la $erencia de recursos @u7anos pudiera visualizar la base
de datos <ue actualizaba en 7odo de lectura para evitar cual<uier 7odi=icacin >
alteracin de la base de datos.
B de esa =or7a se eHtraviaran los soportes de los eHpedientes <ue no
pertenecieran al arc@ivo central.
D%-#$& S%$&'&.
Esta se7ana =ue una de las se7anas con 7#s actividad de la pasantAas >a <ue
durante toda esa se7ana estuvieron in$resando nuevos trabaadores; nuevas
renovaciones de contrato > cada dAa lle$aban 7#s soportes del C"-T; 7ientras se
in$resaban los nuevos in$resos > actualizaba la basa de datos > las estadAsticas
in$resaban cada dAa soportes de eHpedientes.
Para 7anear tanta actividad la =or7a de cu7plir con cada tarea =ue la si$uiente&
*. "brir un col$ante a cada eHpediente.
(. -denti=icar cada col$ante con su eti<ueta es decir la Cedula.
E. -n$resar cada nuevo trabaador en la base de datos.
9. -denti=icar
:. -n$resar el 7ovi7iento a las estadAsticas del 7es.
K. Entre$ar el 7e7o de re7isin a la 0e?ora Bsabel.
27
"l ter7inar lo si$uiente a realizar =ue&
*. /rdenar cada soporte de eHpediente se$n su n7ero de cedula.
(.%ue$o ir arc@ivando trabaador por trabaador.
E.-n$resarlo a las estadAsticas del 7es.
En caso de no localizar el eHpediente estos son los pasos&
*. Buscar en el 0"P por .u7ero de Cedula.
(. En caso de <ue el 0"P apareciera co7o propiedad de otra or$anizacin se
busca en las 7edidas <ue sea le @an to7ado a dic@o trabaador. En caso
de <ue =ue trabaador de puerto la cruz se lla7a a la or$anizacin actual
para la con=ir7acin de <ue dic@o trabaador pertenezca > se re7ite dic@o
soporte de eHpediente.
E. En otros casos en el <ue el 0"P aparece co7o de puerto la cruz se le abre
un eHpediente te7poral @asta <ue se le encuentre su eHpediente
correspondiente.
D%-#$& P"#$%"& S%$&'&.
Mientras actualizaba la base de datos > re$istraba : trabaadores los cuales
renovaron contrato; 7i tutora industrial 7e asi$no unto a ( pasantes 7#s la tarea
de buscar E bolsas con K'' c@e<ueras de nuevas aperturas de cuenta de
trabaadores de PDV0" <ue estaban en su o=icina > llevarlas al arc@ivo central
donde lo <ue se <uerAa era buscar > ordenar *9( c@e<ueras se$n las $erencia a
las <ue correspondAa.
%ue$o nos entre$ una lista con las *9( c@e<ueras <ue se <uerAan;
En cada pa<uete de c@e<ueras; las cuales tenAan de (' a (: c@e<ueras se
encontraba una lista con los apellidos > no7bre.
28
Posterior7ente unos pocos 7inutos de bs<ueda por listado se lle$ a la
conclusin de <ue serAa 7#s =#cil buscarlas por 76todo de descarte di$ital7ente.

De esta =or7a se le pidi a la se?ora -raida el listado di$ital > procedi7os a buscar
por 76todo de descarte @e ir ordenando se$n las $erencias las c@e<ueras <ue se
<uerAan.
"l ter7inar con la or$anizacin se$n $erencia de c@e<ueras se le in=or7o a la
se?ora -raida <ue la tarea =ue cul7inada > ella lue$o aviso <ue se $uardaran
dic@as c@e<ueras para entre$arlas al dAa si$uiente.
"l dAa si$uiente la se?ora -raida no puedo asistir por razones <ue 7e son aenas
pero le aviso a la se?ora Bsabel <ue serAan enviadas E bolsas 7#s de c@e<ueras
para ordenar se$n la or$anizacin <ue correspondAa; re=inacin; Deltaven;
Petropiar; PDV0" Gas; entre otras; > <ue irAan en la tarde a retirar dic@as
c@e<ueras.
%ue$o de eso plantea7os un 76todo de bs<ueda para ter7inar en 7enos tie7po
posible para eso se$ui7os los si$uientes pasos&
Con las listas de todas las c@e<ueras di$ital7ente buscarAa7os usando el 76todo
de descarte c@e<uera por c@e<uera > or$anizar se$n su or$anizacin.
%ue$o de @aber entre$ados las c@e<ueras se nos asi$n @acer una lista con las
c@e<ueras <ue >a =ueron entre$adas > otra con las <ue no estaban dic@as
c@e<ueras o <ue por razones aenas a nosotros no =ueron entre$adas.
29
D%-#$& 3%6.'*& 3%$&'&.
Para e7pezar la lti7a se7ana se cont 7anual7ente cada taln de las
c@e<ueras <ue =ueron entre$adas. B en un =or7ato de EHcel se 7arc co7o
recibido para posterior7ente enviar esa lista al banco B./.D; > a la 0e?ora -raida
Ga7boa.
%ue$o se cre una presentacin la cual =ue enviada a la se?ora -raida Ga7boa
para <ue se in=or7ara acerca de cuantas c@e<ueras =ueron entre$adas > cuantas
=ueron devueltas al banco.
Ba a=inados al$unos proble7as con las estadAsticas. 0e entre$ las estadAsticas a
la se?ora Eud>s Ci$uere>e con todos los 7ovi7ientos > actualizaciones de
eHpedientes <ue se realizaron el 7es de unio.
" eHcepcin de la se?ora Q@anna Rolpa8ova; <uien llevo al arc@ivo ( eHpedientes
> al$unos soportes <ue =ueron enviados del C"-T.
%a se?ora Bsabel pidi crear un =or7ato en EHcel en el cual se inclu>eran todos
los eHpedientes <ue @abAan sido enviados a su respectiva or$anizacin desde
enero a la =ec@a actual unio del a?o (''*(.
Para realizar esa tarea se utiliz EHcel ,+ para crear el =or7ato en el cual se
constara la cantidad eHacta de eHpedientes re7itidos en el a?o (''*(.
30
CAPITULO V:
EXPERIENCIA ADQUIRIDA
31
2na de las eHperiencias ad<uirida durante 7is pasantAas =ue&
2n 7eor 7aneo > dese7pe?os EHcel >a <ue =ue una de las @erra7ientas
pri7ordiales para poder dese7pe?ar7e en dic@as pasantAas.
2sar > conocer los di=erentes ca7pos del 0"P para buscar in=or7acin
necesaria de un trabaador; >a sea las 7edidas; asi$nacin or$anizacional;
entre otros.
%os procesos necesarios a dese7pe?ar en un arc@ivo > co7o 7antener un
orden en el 7is7o.
%os procesos para re7itir eHpedientes entre las or$anizaciones.
Co7o descubrir arc@ivos 7aliciosos en carpetas ocultas > en distintos
servidores de la or$anizacin.
Maneo e i7portancia <ue cu7ple una base de datos en un arc@ivo.
32
CONCLUSIN
33
C4'-/.3#1'.
El arc@ivo co7o ad7inistrador de docu7entos cu7ple una =uncin de $ran
i7portancia para el trabao en la Corporacin al per7itir la localizacin > utilizacin
pronta > eHacta de la in=or7acin; reuniendo; conservando; clasi=icando;
ordenando; ad7inistrando > =acilitando la docu7entacin producida por toda
eHpresin en len$uae oral o escrito; natural o codi=icado; asA co7o toda i7a$en
$r#=ica o i7presin sonora; reco$ida en un soporte 7aterial de cual<uier tipo <ue
constitu>a un testi7onio de las actividades > de las =unciones de las di=erentes
unidades; dependencias de la Gerencia Recursos Cu7anos > de la /r$anizacin.
34
RECOMENDACIONES PARA LA
EMPRESA
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*. Es de 7uc@a i7portancia asi$nar ( persona 7#s al arc@ivo bao la supervisin
de la se?ora Bsabel "costa >a <ue de esa 7anera > 7uc@o 7#s =#cil > r#pido
todos los procesos $enerales <ue se realizan en un arc@ivo co7o&
A"-C#A&":
"l 7o7ento de arc@ivar son 7u> i7portantes estas ( personas de 7anera <ue
7ientras * de dic@as personas va arc@ivando la otra persona 7anea las
estadAsticas > el 0"P de =or7a r#pida.
De este 7is7o 7odo @abr# 7#s tie7po para ter7inar de or$anizar el arc@ivo >
localizar los soportes de eHpedientes <ue aun est#n desor$anizados.
A-).&/#0&" %+p%*#%')%3:
Para la actualizacin de eHpedientes las ( personas con la supervisin de la
se?ora Bsabel pueden dese7pe?arse 7eor > su trabao en poco tie7po ser# 7#s
notorio.
En caso de <ue se consulte un eHpediente 7ientras * de ellos atiende > localiza el
eHpediente el otro se$uir# con el trabao @asta <ue el pri7ero se reincorpore.
O"6&'#0&" %/ A"-C#A4:
Esta tarea depende 7uc@o de un trabao en e<uipo > con conoci7ientos previos
para poder obtener los 7eores resultados posibles.
L/%A&" /&3 %3)&*D3)#-&3 *%/ $%3:
%as estadAsticas en un arc@ivo son de $ran i7portancia >a <ue re=lean los
7ovi7ientos <ue se realizaron dentro del arc@ivo.
De 7anera <ue ta7bi6n es i7portante actualizar los pro$ra7as o==ice >a <ue
per7iten n 7aneo r#pido de in=or7acin en 7enos tie7po. Para <ue estas
personas se puedan dese7pe?ar en el arc@ivo.
M&'%E&" /& ?&3% *% *&)43 *%/ &"-C#A4:
%a base de datos es uno de los 7eores =or7atos <ue se 7anean en el arc@ivo sin
obviar la i7portancia <ue tiene.
36
Mientras <ue uno 7anea la base de datos e in$resa nuevos e7pleados el otro se
encar$a de actualizar eHpedientes de 7anera tal <ue sie7pre se realice una tarea
dentro del arc@ivo.
"ctualizar > opti7izar pro$ra7as en recursos @u7anos de 7anera <ue todas las
co7putadoras 7aneen un o==ice para un 7eor 7aneo de in=or7acin en esta
$erencia.
37
ANEXOS.
38
EL SAP.
P&')&//& *% #%'A%'#*& *%/ SAP.
C/&A% *% A--%34 p&"& #'6"%3&" &/ SAP.
39
C&$p43 *% &--%34 *%/ SAP.
C&$p43 *% #'F4"$&-#1' 34?"% .' )"&?&E&*4".
40
I'F4"$&-#1' '%-%3&"#& p&"& .?#-&" .' )"&?&E&*4".
&3% *% D&)43 *%/ A"-C#A4 *% R%-."343 H.$&'43.
41
T4)&/ *% E+p%*#%')%3 ?&E4 /& -.3)4*#& *%/ A"-C#A4.
L4).3 C4""%4 I')%"'4.
42
C/&A% *% &--%34 &/ C4""%4.
G"%& *% T"&?&E4 *%/ C4""%4.
43
&'*%E& *% %')"&*& *%/ C4""%4.
44
M%$4 "%$#3#1' *% *4-.$%')43 &/ &"-C#A4 -%')"&/.
45
Remisin de Expedientes a sus Respectivas Organizaciones.
M%$4 *% "%$#3#1' *% %+p%*#%')%3
46
E)#5.%)& *% R%$#3#1' *% %+p%*#%')%
47