Administra manual SGDQ v1.13

Sistema de Gestin Documental Quipux
SISTEMA DE
GESTIN DOCUMENTAL
QUIPUX
SGDQ
MANUAL DE USUARIO
ADMINISTRACIN
Marzo-2013
Manual de Administracin
SUBSECRETARIA DE TECNOLOGAS DE LA
INFORMACIN
MANUAL DE ADMINSTRACIN
STI-DS-SGDQ-AD
Cdigo:
Versin
1.4
Nmero de Pginas:
45
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Ing. Paola Vera
Ing. Eduardo Alvear
Ing.MarioAlbuja
(Analista de Soporte)
(Director de Soporte)
(Subsecretario de Tecnologas
de la Informacin)
Versin del documento
Fecha de revisin
(mm/aa)
Cambio realizado
V 1.0
Septiembre 2011
Creacin de Manual
V 1.1
Enero 2012
Actualizacin de
contenido
V 1.2
Abril 2012
Actualizacin de
contenido
V 1.3
Septiembre 2012
Modificaciones de
contenido
V 1.4
Marzo 2013
Actualizacin de interfaz
de administracin
Licencia
Usted es libre de:
Copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra
Hacer obras derivadas

Condiciones:
Reconocimiento. Debe reconocer los crditos de la obra de la manera
especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que
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Compartir bajo la misma licencia. Si altera o transforma esta obra, o

genera una obra derivada, slo puede distribuir la obra generada bajo una
licencia1 idntica a sta.
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licencia de esta obra.
Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso
del titular de los derechos de autor
Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del
autor.
Versin del sistema de Gestin Documental Quipux: 5.3
Para ver la licencia completa, visite:

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/es/legalcode.es
NDICE
MANUAL DE ADMINISTRACIN.....................................................................1
I.INTRODUCCIN........................................................................................1
II.ALCANCE................................................................................................. 1
1.INGRESO AL SISTEMA...............................................................................2
2.- ESTRUCTURA DEL SISTEMA....................................................................2
2.INGRESO A ADMINISTRACIN...................................................................4
2.1 ADMINISTRACIN..................................................................................4
2.1.1Cambio de contrasea....................................................................................4
2.1.2Listas de envo................................................................................................5
1.1.1.1.Crear lista de envo............................................................................................... 5

1.1.1.2.Editar lista de envo.............................................................................................. 7
1.1.1.3.Consultar lista de envo........................................................................................ 8
2.1.3Usuarios internos............................................................................................9
1.1.2.1.Usuario................................................................................................................. 9
1.1.2.2.Buscar usuario.................................................................................................... 16
1.1.2.3.Buscar usuario.................................................................................................... 18
1.1.2.4.Usuarios sin rea................................................................................................ 19
1.1.2.5.Reporte usuarios................................................................................................. 20
2.1.4Ciudadanos................................................................................................... 20
1.1.2.6.Crear ciudadano................................................................................................. 20
1.1.2.7.Editar ciudadano................................................................................................ 23
2.1.5reas............................................................................................................ 25
1.1.2.8.Crear rea.......................................................................................................... 25
1.1.2.9.Editar rea......................................................................................................... 26
1.1.2.10.Bandeja Compartida......................................................................................... 28
1.1.2.11.Lista de rea..................................................................................................... 29
2.1.6Instituciones................................................................................................. 29
2.1.7Numeracin de documentos.........................................................................30
2.2 CARPETAS VIRTUALES..........................................................................31
2.2.1Administracin de Carpetas Virtuales...........................................................31

2.2.2Consultar Carpetas Virtuales........................................................................32
2.2.3Copiar estructura de Carpetas Virtuales a otras reas..................................33
2.3 ARCHIVO FSICO..................................................................................34
2.3.1Organizacin Fsica del Archivo....................................................................34

2.3.2Nueva ubicacin Fsica.................................................................................35
2.3.3Consultar Estructura del Archivo Fsico.........................................................36
2.3.4Ubicacin Fsica de Documentos..................................................................36
2.3.5Consultar Ubicacin del Documento en el Archivo Fsico..............................37
2.3.6Metadatos..................................................................................................... 38
2.3.7.1 Administracin de Metadatos...................................................................38
III.GLOSARIO DE TRMINOS.......................................................................40
MANUAL DE ADMINISTRACIN
I. INTRODUCCIN
El presente documento es el Manual de Administracin del Sistema de Gestin
Documental Quipux Versin 1.13, herramienta informtica que le apoyar en la
gestin documental realizada por los servidores pblicos de las Instituciones.
El documento est dirigido a los Administradores Quipux de cada
Institucin, quienes podrn guiarse de ese manual para realizar la
parametrizacin del Sistema y
administracin de la informacin
institucional.
II. ALCANCE
El presente documento abarca la gua necesaria para que el Administrador
Quipux realice la parametrizacin del sistema, que implica creacin de reas,
usuarios, numeracin de documentos, carpetas virtuales, archivo fsico y
mantenimiento de la informacin general del sistema, necesaria para gestionar la
documentacin de toda la Institucin y los usuarios que la utilizan.
1. Ingreso al sistema
Para ingresar al Sistema de Gestin Documental Quipux, se debe digitar la
siguiente direccin en el navegador de internet 2: www.gestiondocumental.gob.ec.
El sistema QUIPUX funciona adecuadamente en el navegador Mozilla Firefox
hasta la versin 17.0. En otros navegadores no se certifica un adecuado
funcionamiento.
Al realizar esto se desplegar la pgina web donde se debe ingresar la cdula y
la contrasea.
Figura 1: Ingreso al sistema
2.- Estructura del Sistema

Al ingresar al sistema, se puede visualizar que las funcionalidades se encuentran
distribuidas en tres regiones, lo que permite una navegacin fcil para el usuario.
Las regiones son:
a. Regin Superior.- En esta regin se encuentran los datos generales del
sistema, los datos del usuario que ha ingresado, la funcionalidad de Firma
Digital, Ayuda sobre el sistema y la opcin para Salir del mismo.
Si el usuario tiene cargo mltiple, le aparecer una lista desplegable con los
usuarios asignados a la persona. Esto en caso de que subrogue un cargo con
la autorizacin correspondiente o que tenga un usuario Ciudadano si realiz
un trmite personal3.
2
Se recomienda utilizar el navegador de Internet gratuito Mozilla Firefox, para el correcto

funcionamiento del sistema.
Se debe notificar a la STI para que inactive los usuarios Ciudadanos duplicados en caso de
que los hubiera o gestione la inactivacin del usuario Servidor Pblico con el AIQ
correspondiente a otra Institucin.
Figura 2: Usuario con Cargo mltiple
b. Regin Izquierda.- Se encuentra el men vertical con las bandejas y

opciones que le permitirn al usuario acceder a las funcionalidades del
sistema, segn los permisos que tenga asociados.
Adems se presenta al final, las estadsticas que muestran: Cantidad de
usuarios conectados, cantidad de usuarios registrados, documentos
generados y enlace para acceder al detalle de estadsticas. Es la informacin
general de todas las Instituciones.
c. Regin Central.- Esta regin es el rea de trabajo, donde se van a desplegar
las funcionalidades que el usuario haya seleccionado en el men vertical.
11 Bsqueda.- En esta seccin permite realizar bsqueda de documentos en
la bandeja que se encuentra seleccionada.
11 Acciones.- Se presentan todas las acciones que se pueden realizar sobre
uno o varios documentos.
11 Lista de documentos.- Se presenta el listado de los documentos
asociados con la bandeja actual, si tiene filtro se presentarn los
documentos que cumplen con el mismo.
Figura 3: Estructura del Sistema
2. Ingreso a administracin
En la regin lateral izquierda, se encuentra el men vertical con las
funcionalidades del sistema. En la seccin Administracin hay 3 opciones.
Administracin
Carpetas Virtuales
Archivo fsico
Figura 4: Seccin de Administracin
2.1 Administracin
Al seleccionar esta opcin se despliega el siguiente listado de funcionalidades
para administrar el sistema:
1. Cambio de contrasea
2. Listas de envo
3. Ciudadanos
4. Usuarios internos
5. reas
6. Instituciones
7. Numeracin de documentos
8. Respaldo de Documentos
9. Metadatos de Documentos
Figura 5: Administracin del sistema
2.1.1 Cambio de contrasea

En esta opcin el usuario administrador puede cambiar su contrasea, para
lo cual debe digitar la contrasea anterior, luego la nueva contrasea y
volver confirmar la misma. La contrasea debe ser mnimo 6 y mximo 15
caracteres entre nmeros y letras.
Al finalizar debe Aceptar los cambios.
Figura 6: Cambio de contrasea
2.1.2 Listas de envo

Al ingresar a esta opcin se presentar una pantalla en la cual se podr
crear, editar o eliminar una lista de envo:
Figura 7: Administracin de Listas de Envo
1.1.1.1. Crear lista de envo

Esta funcionalidad permite al usuario crear varias listas de envo, cada una
de ellas con varios usuarios: de su Institucin, de otra institucin,
ciudadanos o mixta. De esta manera se facilita el envo de documentos a
varios destinatarios.
Al ingresar a
usuario debe:
-
esta opcin se despliega la siguiente pantalla donde el
Seleccine la lista.- Es un combo que permite seleccionar la opcin de

Crear Nueva Lista, o el nombre de una lista existente para editarla.
Nombre.- Se debe ingresar el nombre con el cual se identificar la lista.
Descripcin.- Se ingresa una descripcin general de la lista, que
permite identificar brevemente que usuarios estn asociados a la
misma.
Tipo de lista.- Existen el tipo de lista Personal y Pblica. Cuando se
trata de una lista Personal slo el usuario que crea la lista puede
utilizar y editar; si se trata de una lista Pblica todos los usuarios de la
institucin pueden utilizarla, pero slo el AIQ editarla.
Creado por.- El nombre del usuario que crea la lista.
Luego de ello debe ingresar los filtros para buscar a los usuarios que desea
incluir en la nueva lista:
-
Seleccionar el tipo de usuario que desea buscar, para ello podr

seleccionar entre Servidor Pblico, Ciudadano o Todos los
usuarios.
Digitar el nombre, parte del nombre o cdula del usuario que se desea
buscar.
Digitar el puesto que ocupa, es opcional en caso que se seleccione
Servidor Pblico.
Seleccionar la institucin a la que pertenece el Servidor Pblico.
Tambin puede seleccionar el rea de una institucin para filtrar datos.
Esto solo si el Tipo de Usuario es Servidor Pblico y seleccion una
Institucin.
Dar clic en el botn Buscar.
Figura 8: Bsqueda de usuarios para lista de envo
Una vez que se despliega la lista de usuarios segn los filtros ingresados,
se elige a cada uno de ellos y se da clic en Seleccionar para agregarlos a
la lista.
Si desea agregar a todos los usuarios que se listan en el resultado de la
bsqueda, debe dar clic en el botn Seleccionar Todos.
Los usuarios que se seleccionan para la lista se visualizarn en la parte
inferior Datos a colocar en el listado. En esta seccin podr borrar algn
usuario que no desea incluir en la lista, dando clic en el botn Borrar.
Al finalizar la seleccin de los usuarios que desea incluir en la lista, de clic
en Aceptar para guardar los cambios.
Figura 9: Creacin de Lista de Envo
1.1.1.2. Editar lista de envo

Esta opcin se presenta en la misma pantalla de creacin de lista, tan solo
que se seleccionar el nombre de la lista que se desea editar.
Esta opcin permite seleccionar una lista ya creada para editar datos como
Nombre de la lista, la Descripcin y agregar o borrar los usuarios
pertenecientes a la misma.
Para agregar un usuario a la lista se realizar igual Crear una lista de
envo, buscar los usuarios que desea agregar a la lista y seleccionarlos.
Para borrar los usuarios de la lista debe dar clic en el botn Borrar que se
encuentra a lado derecho de cada uno de los usuarios que pertenecen a la
misma.
Al terminar de modificar se debe dar clic en Aceptar para guardar los
cambios.
Figura 10: Edicin de Lista de Envo
1.1.1.3. Consultar lista de envo

Esta opcin permite consultar los datos de las listas de envo ya creadas.
Para ello se debe seleccionar la lista y se desplegarn los usuarios
pertenecientes a la misma. Est pantalla es la misma de Editar Lista.
Figura 11: Consulta de Lista de Envo
2.1.3 Usuarios internos

La opcin de Usuarios internos permite realizar las siguientes funciones:
1. Usuario
2. Crear Subrogacin de Puesto
3. Desactivar Subrogacin de Puesto
4. Usuarios sin rea
5. Reporte a usuarios
Figura 12: Administracin de usuarios y permisos
1.1.2.1. Usuario
Esta opcin permite al administrador ingresar a la pantalla para Crear o
Buscar usuarios pertenecientes a la Institucin. Como se muestra en la
figura N.- 13:
Figura 13:
Acciones de usuarios
Crear usuario.- Al dar clic en la accin de Crear, se presentar un

formulario en el cual se deben ingresar los datos personales: cdula,
nombres, apellidos, ciudad, ttulo acadmico, direccin, telfono, correo
electrnico y dems.
Cuando se digita la cdula de identidad el sistema realiza 2 acciones:
1 1 Consulta a la base del Registro Civil, los nombres completos
correspondientes a la cdula digitada y los muestra al usuario.
Figura
14: Consulta de datos de usuario
Junto al campo Nombre y Apellido aparece un cono

para que al dar
clic copie los nombres completos que se obtuvo del Registro Civil.
Fi
gura 15: Funcin para copiar de datos consultados
11
Adems de ello consulta si el usuario que se est creando ya existe

como usuario Ciudadano o Servidor Pblico en otra Institucin.
Figu
ra 16: Advertencia de usuarios ya registrados
Esta advertencia indica al administrador que debe verificar los datos para no
duplicarlos y notificar a la STI para que inactive los usuarios Ciudadanos
duplicados en caso de que los hubiera o gestione la inactivacin con el AIQ
correspondiente de otra Institucin.
Cargo Mltiple.- El AIQ podr crear a un mismo usuario, ms de una vez
en la Institucin y el sistema permitir que la cdula se vuelva a registrar.
Esto se debe realizar slo si el Servidor Pblico tiene una subrogacin de
cargo autorizada. Para ello se deber seguir el Procedimiento para
Subrogacin de Cargo4.
Si una persona tiene varios usuarios (cargos), las contraseas no se crean
sino que se copian del usuario registrado anteriormente, esto para que
ingrese a sus cuentas con el mismo usuario y contrasea original.
Si tiene una cuenta de Servidor Pblico y otra de Ciudadano, la
contrasea que prevalece es la de Servidor Pblico a pesar que
modifique la contrasea del usuario Ciudadano.
Procedimiento para Subrogacin de Cargo:

http://www.informatica.gob.ec/index.php/quipux-descargas
Fi
gura 17: Creacin de usuario
Adicionalmente se debe ingresar la siguiente informacin:

-
rea.- Se debe seleccionar el rea de la Institucin a la que pertenece el

usuario.
Perfil.- Hay 2 tipos: normal y jefe. En el caso de perfil Jefe solo se puede
elegir un usuario por cada rea.
Puesto.- Es la funcin que desempea dentro de la Institucin, este campo va
a aparecer en el pie de firma.
Puesto cabecera.- Es la funcin que desempea dentro de la Institucin y es
el campo que va a aparecer en la cabecera de los documentos de tipo Oficio,
cuando el usuario sea destinatario de un documento. Generalmente este
campo va a ser igual al de Puesto, pero es posible cambiarlo en caso de
requerirlo.
Iniciales de la sumilla.- Son las iniciales del usuario, las cuales se van a
visualizar en la parte inferior de un documento cuando participa en la
elaboracin o modificacin del contenido del documento.
Responsable del rea.- Se elige esta opcin para un slo usuario del rea y
sirve para indicar la persona responsable de los documentos que se emiten en
su rea, est asociado al campo Iniciales de la sumilla y no es necesario que
el usuario tenga el perfil de Jefe.
Cuando se activa esta opcin, en el pie del documento aparecer siempre en
primer lugar y con maysculas las iniciales de sumilla del responsable y luego
de la(s) persona(s) que han participado en la elaboracin o modificacin del
contenido del documento. Por ejemplo: MA/lamp. Donde MA son las iniciales
del responsable de rea y lamp las iniciales de la persona que ha modificado
el mismo.
Adems en la parte superior del formulario se encuentran las siguientes

opciones:
-
Cambio de contrasea.- Permite modificar la contrasea del usuario.

Al seleccionar esta opcin y grabar los cambios, el sistema enva al
correo electrnico al usuario, donde se encuentra un enlace (link) para
que pueda cambiar su contrasea.
Usuario Activo.- Activa o desactiva el usuario. Se debe desactivar un

usuario cuando el Servidor Pblico sale definitivamente de la Institucin,
lo que elimina el acceso al sistema.
Permisos de usuario.- En la parte superior se dispone de una pestaa para los

diferentes permisos que el administrador institucional deber otorgar a cada uno
de los usuarios, dependiendo del perfil y de las funciones que realiza.
Figura 18: Permisos de usuario
Los permisos se encuentran clasificados de la siguiente manera:

Generales
Al momento de desactivar el usuario, el sistema muestra un listado de
los usuarios existentes dentro del rea a la que pertenece el usuario
que se est desactivando, para poder reasignar los documentos de
elaboracin y recibidos a un usuario activo de la institucin.
-
Activar Acciones sobre Documentos.- Visualiza el combo de

Acciones al momento de reasignar un documento, siempre y cuando la
institucin tenga parametrizado las acciones (tambin son conocidas
estas acciones como sumillas) para reasignar.
Enviar notificaciones al correo.- Se puede habilitar o deshabilitar la

opcin de notificar al usuario a su correo electrnico, que ha recibido un
documento en el sistema y alertas de documentos vencidos.
Creacin de documentos de salida.- Habilita la opcin Nuevo del

men del sistema para creacin de documentos de salida: oficios,
memorandos, circulares, acuerdos, pueden ser emitidos a destinatarios
de la misma institucin, de otra institucin o a ciudadanos.
Asistentes o Secretarias
-
Manejar Archivo.- Permite a los usuarios del archivo buscar y

ubicar documentos en el archivo fsico de la institucin. Habilita
los permisos para visualizar el documento, sus anexos, el
recorrido y los documentos asociados.
Consultar documentos.- Permite al usuario consultar documentos que

pertenecen a otros usuarios de la misma rea o de reas con menor
jerarqua.
Impresin de Documentos.- Muestra en el men la opcin Por

Imprimir, para visualizar los documentos que debern ser
impresos, firmados manualmente y enviados de forma fsica.
Redireccionar a edicin al ingresar a un documento.- Cuando el

usuario accede a un documento en elaboracin, el sistema le
presentar directamente la pantalla de edicin. Esta funcionalidad
permite saltar el paso de ir a la pantalla de Informacin del
documento para luego seleccionar la opcin Editar.
Mostrar documento automticamente en la informacin general.Muestra el documento en la parte inferior de la pantalla de

Informacin del documento, sin necesidad de hacer clic en la
opcin "Ver Documento".
Usuario pblico.- Permite al usuario ser visto desde otras reas de una
misma institucin, ver a usuarios jefes y usuarios de otra rea, para
realizar reasignacin de documentos.
Jefes
-
Recibir documentos externos dirigidos.- Permite al usuario recibir

directamente documentos externos dirigidos para responder o reasignar
al usuario correspondiente. Esta funcionalidad se utiliza en bandeja de
entrada o registro de documentos.
Recibir documentos de ciudadanos.-
Permite que los usuarios
ciudadanos con firma electrnica puedan remitir documentos al usuario

jefe, an as el documento enviado por el ciudadano no llegar
directamente a la bandeja del Servidor Pblico. Se recomienda la
habilitacin de este permiso a las mximas autoridades de la Institucin.
-
Reportes.- Permite visualizar reportes estadsticos de documentos

recibidos por los usuarios de la institucin.
Firma Digital.- Define si el usuario puede firmar digitalmente los

documentos. Junto a este permiso, se encuentra una lista desplegable
para seleccionar el tipo de certificado:
-
Archivo BCE.- Al parametrizar esta opcin, la pantalla que se

presentar al usuario cuando firme digitalmente, le permitir
seleccionar el archivo que contiene su Certificado Digital y luego
deber poner la clave del mismo.
Token BCE.- Al selecciona esta opcin, la pantalla que se
presentar al usuario cuando firme digitalmente, le solicitar la clave
para firmar con el dispositivo (token).
Figura 19: Permisos de usuario de Firma Digital
Omitir estructura orgnica funcional (Un usuario por institucin).Permite reasignar documentos omitiendo el nivel jerrquico, saltndose
la estructura orgnica funcional de la institucin.
Bandeja de Entrada
-
Bandeja de Entrada.- Visualiza todos los documentos de la institucin,

sin verificar en qu nivel se encuentre y se activan las opciones dentro
de Bsqueda Avanzada "Ver Documentos del rea" y "Ver Documentos
del Usuario.
Tramitar documentos ciudadano: Habilita la Bandeja de Documentos

de Ciudadanos donde se alojarn todos los documentos enviados por
ciudadanos con firma electrnica, para que sean enviados o dirigidos al
usuario que vaya a dar trmite a esos documentos.
Digitalizar Documentos.- Muestra en el men la opcin para asociar

documento digital (imagen del documento), a los documentos
registrados en bandeja de entrada.
Creacin de Ciudadanos.- Permite ingresar nuevos ciudadanos en el

sistema, para el definirlos como destinatarios de documentos.
Creacin de documentos de entrada.- Permite al usuario registrar

documentos externos, que son aquellos que llegan a la institucin de
manera fsica, se registran y se digitalizan para que se gestionen
internamente en la institucin.
Administrador
-
Administrar Archivo.- Muestra en el men la opcin para

administracin de archivos fsicos: creacin de organizacin y
ubicaciones fsicas.
Administracin del Sistema.- Muestra en el men la opcin de

administrar el sistema nicamente en las reas seleccionadas, el
usuario podr administrar usuarios, lista de usuarios, numeracin de
documentos.
Administracin de carpetas virtuales.- Muestra en el men la opcin

de administracin de Carpetas Virtuales.
Informar a todos los usuarios: Permite realizar la accin Informar a

todos los usuarios activos de la Institucin, este permiso va de la mano
con el de Administrar Sistema.
Administrar listas de envo: Con este permiso el administrador estar

en la capacidad de visualizar las listas de envo tanto las pblicas como
privadas.
Administrador Institucional: Permite administrar toda la institucin,

tanto reas como usuarios, an as es necesario que se active tambin
el permiso de Administracin del Sistema.
R.R.H.H
-
Administracin de viajes.- Habilita las opciones para dar permisos

nicamente a los usuarios de RRHH y utilizar el sistema de viajes 5.
Figura 20: Permisos de usuario para el sistema de viajes
Si al Grabar los cambios, al menos uno de los nombres y uno de los

apellidos no coincide con los obtenidos del Registro Civil, aparece una
5
http://viajes.informatica.gov.ec
advertencia para que se vuelva a revisar los datos.
Figura 21: Validacin de datos al crear usuario
1.1.2.2. Buscar usuario

La funcionalidad de buscar usuario permite ubicar a un usuario. Esta
pantalla muestra filtros de bsqueda para buscar por nombre o parte del
nombre, nmero de cdula, correo electrnico, rea a la que pertenece,
permiso, estado y perfil.
Al dar clic en el botn Buscar se desplegar en la misma ventana el
listado de los usuarios que coincidan con los filtros establecidos.
Figura 22: Bsqueda de usuario para edicin
Cuando se encuentra al usuario, y dando clic sobre el nombre, se

desplegar la ventana con los datos del usuario y sus permisos, para
modificar los datos requeridos.
Figura 23: Edicin de datos de usuario
Cuando se ingresa a la pantalla de edicin el sistema realiza 2 acciones:

a. Consulta a la base del Registro Civil, los nombres completos
Figura 24: Consulta

de datos de usuario
b. Adems de ello consulta si el usuario que se est editando ya existe

Figura 25: Advertencia de usuarios ya registrados
Esta advertencia indica al administrador que debe verificar los datos para
no duplicarlos y notificar a la STI para que inactive los usuarios
Ciudadanos duplicados en caso de que los hubiera o gestione la
inactivacin con el AIQ correspondiente a otra Institucin.
Si al Grabar los cambios, al menos uno de los nombres y uno de los
apellidos no coincide con los obtenidos del Registro Civil, aparece una
advertencia para que se vuelva a revisar los datos.
Figura 26: Validacin de datos al crear usuario
Luego de modificar los datos del usuario se debe Grabar los cambios,
para cancelar se puede dar clic en Regresar.
En la pestaa de Modificaciones aparece la institucin, nombre de la
persona que realiz la ltima modificacin del usuario que se est editando,
la fecha y hora del cambio y detalle de los datos modificados tanto en datos
del usuario como en permisos (habilitados/desactivados).
Figura 27: Auditora de cambios en datos de usuario
1.1.2.3. Buscar usuario

La funcionalidad de buscar permite visualizar los datos de algn usuario de
la institucin. Esta pantalla muestra filtros de bsqueda por nombre, parte
del nombre, nmero de cdula, rea a la que pertenece, permiso y estado.
Al dar clic en el botn Buscar se desplegar en la misma ventana el
listado de los usuarios que coincidan con los filtros establecidos.
Figura 28: Buscar datos de usuario
1.1.2.4. Usuarios sin rea

Permite asignar a un grupo de usuarios a un rea determinada. Esto se
utiliza cuando se ha realizado carga masiva de usuarios y no se ha
asignado el rea a la que pertenecen.
Para seleccionar todos los usuarios de la lista se lo puede realizar
marcando desde el primer usuario hasta el ltimo con el puntero (ratn) y
manteniendo presionada la tecla Shift.
Para seleccionar un grupo de usuarios de manera alternada, se debe
marcar con el puntero (ratn) a cada usuario presionando a la vez la tecla
CTRL.
Luego de ello se debe seleccionar el rea a la cual se va a asignar los
usuarios y por ltimo dar clic en el botn Asignar rea.
En la parte inferior se mostrarn los usuarios con su respectiva rea, si se
desea eliminar la asignacin, se debe dar clic en el botn que dice Quitar
rea al usuario, para luego volver a asignar la que corresponda.
F
igura 29: Asignacin de reas a varios usuarios
1.1.2.5. Reporte usuarios

Esta funcionalidad sirve para visualizar los usuarios de cada rea de la
Institucin. Se puede filtrar por estados de usuario (Activos, Inactivos o
Todos). En esta opcin tambin se puede exportar usuarios a un archivo
PDF.
Figura 30: Reporte de usuarios
Los datos que se muestran son: cdula, ttulo, nombre, puesto, correo
electrnico rea, ciudad y estado.
2.1.4 Ciudadanos
Esta opcin contiene algunas funcionalidades como:
1. Crear
2. Editar
Figura 31: Administracin de ciudadanos
1.1.2.6. Crear ciudadano

Esta funcionalidad permite crear a un ciudadano 6, registrando los datos
personales del mismo.
Los datos deben estar escritos sin faltas de ortografa, sin abreviaturas ni
caracteres especiales en los campos. Al terminar de registrar los datos se
debe dar clic en el botn Aceptar para guardar los cambios.
6
Usuarios Ciudadanos son aquellos usuarios que no pertenecen a una Institucin

Pblica registrada en el sistema Quipux.
Los campos que se deben registrar son los siguientes:

-
Cdula/RUC.- Se debe solicitar al ciudadano y registrar el nmero de

cdula de identidad de la persona o el nmero de RUC de la empresa o
institucin, sin espacios y sin guin. De esta manera se evita duplicar
ciudadanos ya registrados en el sistema. Solo en casos excepcionales
se crearn ciudadanos sin cdula.
Otro Documento.- En este campo se deber registrar el nmero de

pasaporte en caso de que la persona sea extranjera.
Nombre y Apellido.- Se debe registrar slo la primera letra con

maysculas, sin faltas de ortografa y en lo posible nombres y apellidos
completos.
Por ejemplo en los casos de Mara de los ngeles, (de los) va con
minsculas. Las maysculas tambin, deben ser tildadas (ngeles).
Ttulo.- Se debe registrar el ttulo acadmico en espaol, anteponiendo

siempre la palabra Seor, Seora o Seorita.
Ejemplo: Seor Ingeniero, Seora Licenciada, Seor Magster, etc. Si es
Phd debe ser Seor Doctor. Si tiene ms de dos ttulos debe ir el de
ms alto nivel. Si no tiene ttulo o se desconoce slo se debe poner
Seor, Seora, etc.
No se debe ingresar la especializacin, por
Minas, Licenciado en Sicologa Infantil.
ejemplo Ingeniero en
Abreviatura de ttulo.- Debe ser la primera con mayscula y se debe

poner la abreviatura perteneciente al ttulo. Por ejemplo: Ing. / Lic. Si no
tiene ttulo la abreviatura es: Sr. / Sra.
Institucin.- No debe haber siglas, se debe digitar el nombre de la

institucin completa. Pueden ir comillas dobles, por ejemplo Asociacin
"24 de Mayo". No se debe escribir abreviaturas, por ejemplo Coop.,
debe ser Cooperativa.
Puesto.- Debe ir en mayscula slo la primera letra, se debe poner la

funcin que realiza en la institucin o empresa. Este campo no debe ser
igual al campo cargo, por ejemplo Servidor Pblico 1, si est de esta
forma se debe corregir.
Si tiene (E) se debe poner el puesto coma Encargado (slo la primera
letra en mayscula). Ejemplo: Director Financiero, Encargado.
En este campo tampoco debe haber abreviaturas, ni las siglas de la
institucin. Por ejemplo es incorrecto: Director Provincial FUT (Zamora),

la forma correcta es: Director Provincial de Zamora.
No se debe poner la institucin luego del puesto, por ejemplo es
incorrecto Director de la Escuela Montevideo, ya que en el campo
Institucin debe decir: Escuela Montevideo y en el campo Puesto
slo deber decir Director.
En los puestos no debe ir palabras como: Estudiante de 3er. Ao de
Derecho, Particular, Trmite personal, etc.
-
Direccin.- Debe estar en mayscula slo la primera letra, quitar - y

otros caracteres especiales. No debe haber abreviaturas, por ejemplo
Rec. debe ser Recinto. En el caso de Avenidas se puede poner Av.
Telfono.- No debe ir ninguna palabra, ni caracteres especiales. Slo

deben ir nmeros y si hay varios telfonos separarlos con /. Ejemplo:
2456879 / 2974546
Email.- Se debe digitar correctamente, sin espacios en blanco y si hay

ms de un correo separar por comas.
Contrasea.- Al seleccionar esta opcin y grabar los cambios, se

enviar un correo electrnico al ciudadano para que pueda establecer
su contrasea.
Nota.- Todos los artculos "de", "del", "los", "la", "las" que se encuentren
en cualquier texto debe ir en minsculas, excepto los nombres de "Los
Ros", "El Oro", que son provincias. Tampoco se debe crear servidores
pblicos como ciudadanos.
Figura 32: Registro de datos de ciudadano
Cuando se ingresa la cdula de identidad el sistema realiza 2 acciones:

a. Consulta a la base del Registro Civil, los nombres completos
Figura 33: Consulta de datos en Registro Civil
Junto al campo Nombre y Apellido aparece un cono

para que al dar
clic copie los nombres completos que se obtuvo del Registro Civil.
Figura 34: Funcin para copiar de datos consultados
b. Adems de ello consulta si el usuario que se est creando ya existe

Figura 35: Advertencia de usuarios ya registrados
Esta advertencia indica al administrador que debe verificar los datos para no
duplicarlos y notificar a la STI para que inactive los usuarios Ciudadanos
duplicados en caso de que los hubiera o gestione la inactivacin con el AIQ
correspondiente a otra Institucin.
1.1.2.7. Editar ciudadano

Esta funcionalidad permite modificar los datos de un ciudadano ya
registrado anteriormente.
Para esto se debe realizar la bsqueda del ciudadano utilizando el filtro
Nombre/C.I., ingresando el nmero de cdula o parte del nombre del
ciudadano y dar clic en Buscar.
En la parte inferior se lista todas las coincidencias segn el filtro que

utilizamos, una vez que se lo encuentra se selecciona dando clic sobre el
nombre de la persona:
Fig
ura 36: Bsqueda y seleccin de ciudadano
Al seleccionar al ciudadano se despliega los mismos campos que en la

funcionalidad de creacin de ciudadano y se debe seguir las mismas
recomendaciones para el correcto ingreso de la informacin.
Figura 37: Edicin de datos de ciudadano
Cuando se ingresa a la pantalla de edicin el sistema realiza tambin las 2

acciones mencionadas al crear ciudadanos:
Consulta a la base del Registro Civil, los nombres completos

Consulta si el usuario que se est creando ya existe como usuario

Ciudadano o Servidor Pblico en otra Institucin.
En la pantalla de edicin, en la pestaa de Modificaciones aparece la

institucin, nombre de la persona que realiz la ltima modificacin de ese
ciudadano, la fecha y hora del cambio, accin y detalle de los datos
modificados.
Figura 38: Datos de ltima actualizacin
2.1.5 reas
Esta funcionalidad permite:
1. Crear rea
2. Editar rea
3. Lista de rea
Figura 39: Administracin de reas
1.1.2.8. Crear rea

La creacin de reas se debe realizar segn la estructura orgnica de la
institucin.
Los datos que se deben registrar son:
-
Nombre.- Se debe ingresar el nombre del rea, sin abreviaturas, ni

caracteres especiales. Se valida que no se cree reas con el mismo
nombre de una ya existente.
Sigla.- Se debe poner una sigla al rea. Se valida que no se cree reas
con la misma sigla de una ya existente o espacios en blanco.
Ciudad.- Se debe identificar en qu ciudad se encuentra el rea.
rea Padre.- Es el rea a la que pertenece el rea actual que se est
ingresando. Por esta razn siempre se deber crear en orden
jerrquico.
Ubicacin del archivo fsico.- Se debe seleccionar el rea en la cual
se almacenan fsicamente los documentos fsicos.
rea de la que se copiar la plantilla del documento.- Se puede
establecer el rea que ya tiene cargada una plantilla para, en el caso de
que se vaya a compartir la misma. Si se va a utilizar una plantilla para
cada rea se deber dejar la opcin por defecto rea Actual.
Cargar Plantilla.- Permite seleccionar el archivo .PDF con el diseo de
la plantilla que el rea va a utilizar. El tamao mximo del archivo debe
ser de 50 Kb.
El sistema valida que no se ingrese nombres o siglas de reas que ya

fueron ingresadas, el mensaje que se muestra es Intente otro nombre de
rea y/o Intente otras siglas.
Conforme se vaya creando en la parte izquierda de la pantalla se crea un

rbol que muestra las reas con sus respectivas sub reas.
Figura 40: Creacin de rea
1.1.2.9. Editar rea

Esta funcionalidad permite modificar los datos de un rea de la Institucin.
-
Se valida que no se modifique reas con el mismo nombre de una ya

existente.
Se valida que no se cree reas con la misma sigla de una ya existente o
espacios en blanco.
Mediante la bsqueda, el sistema permite listar las reas que coiciden con
el nombre ingresado.
Fi
gura 41: Buscador de reas
nicamente por esta opcin se podr Activar/Desactivar reas, esta

opcin de muestra en la parte derecha del listado de reas. No se puede
desactivar reas que contengan usuarios o sub reas activas.
Figura 42: Activacin/Desactivacin de reas
Al dar clic sobre el nombre del rea encontrada, se selecciona y se carga la

pantalla de edicin con los datos de la misma, para que puedan ser
modificados:
Figura 43: Seleccin de rea segn bsqueda
Para grabar los cambios debe dar clic en el botn Aceptar, para cancelar
los cambios en Regresar.
Jefe de rea
Para asignar el jefe de rea se lo puede hacer de cualquiera de las 2
formas siguientes:
a) Con la opcin de Administracin / Usuarios internos / Crear o Editar,
seleccionar al usuario y en el campo Perfil escoger Jefe. Slo se
puede tener un jefe por cada rea.
b) En la funcionalidad Editar rea hay una regin llamada Datos del Jefe
de rea, en donde se puede seleccionar al usuario Jefe dando clic
sobre el nombre y luego poner Aceptar:
Fi
gura 44: Asignacin de Jefe a rea
Una vez que se selecciona el Jefe, los datos del mismo se pasan a la
derecha y se podr compartir bandeja, en caso de requerir.
Figura 45: Jefe asignado en rea
1.1.2.10. Bandeja Compartida

La bandeja compartida se configura desde la edicin del rea, como
prerrequisito el rea debe tener un jefe.
Una vez definido el Jefe de rea, se podr visualizar la regin para
compartir bandeja de documentos recibidos. El jefe puede compartir su
bandeja con una o ms personas de su propia rea, para lo cual debe
seleccionar el usuario y dar clic en Aceptar.
De esta manera los usuarios podrn ver desde su propia cuenta de
usuario, los documentos de la bandeja de recibidos del usuario con perfil
Jefe.
Si se desea quitar el permiso para que un usuario vea los documentos
recibidos del jefe, se debe dar clic en el botn de Eliminar junto al
nombre del usuario.
Figura 46: Bandeja Compartida
1.1.2.11. Lista de rea

Permite consultar los datos del rea seleccionada. El listado de reas se
puede exportar a un archivo PDF.
Figura 47: Listado de reas
2.1.6 Instituciones
En esta funcionalidad solamente el AGQ podr crear una nueva institucin.
Para el caso de los AIQ podrn visualizar los datos de la Institucin a la que
pertenecen.
Se podr editar los siguientes campos:
-
RUC y sigla de la Institucin

Correo.- Este correo se presentar en el link de Ayuda para los usuarios
que pertenecen a dicha institucin. Si la institucin no tiene configurado
el correo, se presentar soporte@informatica.gob por defecto.
Telfono de informacin de la Institucin.- este campo sale impreso en
el comprobante que se entrega a la persona que deja un documento
externo.
Frase de despedida para oficios.- Por ejemplo: DIOS, PATRIA Y
LIBERTAD.
Logo de la Institucin.- Se desplegar en el comprobante que se

entrega a la persona que deja un documento externo.
Figura 48: Administracin de Institucin
2.1.7 Numeracin de documentos

Se define la numeracin para cada clase de documento que se genera en
el SGDQ, por cada rea. Esta parametrizacin se lo debe hacer para cada
una de las reas que existen en la institucin y para lo cual se debe guiar
de la Norma Tcnica NTE INEN 2410:20117.

Copiar Formato del rea.- En caso de que ms de un rea vaya a utilizar
la misma secuencia y formato de otra rea, se puede copiar esta
informacin para las reas y clases de documentos determinados.
Formato.- Se deber establecer el orden en que se desplegar los

campos que conforman la numeracin de documentos. Los campos
son: Institucin, rea, ao, secuencial y abreviatura de documento.
Abreviatura del documento.- Es la letra o varias letras que abrevian a

la clase de documento. Por ejemplo para Oficio es OF.
Separador.- Es el carcter que va a separar cada campo del formato.
Nmero de dgitos Ao.- Es el nmero de dgitos que se van a

desplegar para el ao del documento.
Por ejemplo si es 4 ser ao 2010, si es 2 dgitos el ao ser 10.
Nmero de dgitos Secuencial.- Es el nmero de dgitos que va a

tener el secuencial del documento.
Por ejemplo si es 3 dgitos, la secuencia ser 001, 002, 003, etc.
Secuencial actual.- Es el nmero a partir del cual se va a generar los

secuenciales posteriores para cada clase de documento.
Figura 49: Numeracin de Documentos
2.2 Carpetas Virtuales

La configuracin de carpetas virtuales se lo debe realizar para cada rea de la
Institucin y les permite organizar en ubicaciones de carpetas virtuales los
documentos elaborados o registrados en el SGDQ.
Norma Tcnica NTE INEN 2410:2011
http://www.informatica.gob.ec/index.php/component/docman/doc_download/43-norma-tecnica-ecuatoriana-2410
1. Administracin de Carpetas Virtuales

2. Consultar Carpetas Virtuales
3. Copiar estructura de Carpetas Virtuales a otras reas.
Figura 50: Administracin de Carpetas Virtuales
2.2.1 Administracin de Carpetas Virtuales

En esta seccin se va a crear las carpetas virtuales del rea, segn los
niveles que se requiera. Cada rea puede tener sus propias carpetas
virtuales.
Para ello se debe:
-
Seleccionar el rea.
Realizar la creacin del primer nivel, para lo cual se da clic en el link
que dice Crear , que se encuentra en la columna Accin a lado
derecho de la pantalla, se registra el nombre de la carpeta virtual y se
da clic en Guardar.
Figura 51: Creacin de carpeta virtual
Se sigue el mismo procedimiento para crear las carpetas para los

siguientes niveles.
Figura 52: Aministracin de carpetas virtuales
Al dar clic en la accin Editar permite realizar lo siguiente:

-
Modificar.- Datos de la carpeta. Ejemplo: nombre

Desactivar.- Una vez desactivada la carpeta no se podr guardar ms
documentos en la misma, pero permitir que los documentos antes
guardados se puedan consultar.
Borrar.- Slo se podr borrar si la carpeta no tiene ningn documento en
ella. Para eliminar un grupo completo, se debe realizar esta accin
desde lo ms interno a lo ms externo.
Figura 53: Modificacin de carpetas virtuales
2.2.2 Consultar Carpetas Virtuales

En esta funcionalidad se puede consultar las carpetas virtuales que ya
estn creadas y tambin imprimir las mismas. Se visualiza en forma
jerrquica, a manera de rbol.
Figura 54: Consulta de carpetas virtuales
2.2.3 Copiar estructura de Carpetas Virtuales a otras reas.

Esta funcionalidad permite copiar la estructura de las carpetas virtuales de
un rea a otra.
Para ello se debe seleccionar en la seccin izquierda el rea origen y en la
derecha el rea destino, para finalizar dar clic en Copiar.
Figura 55: Copia de Carpetas Virtuales
Si el proceso termina, se muestra el mensaje que las carpetas han sido

copiadas correctamente.
Figura 56: Mensaje de proceso terminado
2.3 Archivo Fsico

Archivo fsico se lo debe realizar para cada una de las reas y se debe
configurar de acuerdo a los archiveros fsicos que se tenga en ellas.
Para esto se tiene las siguientes opciones:
1.
2.
3.
4.
5.
Ubicacin Fsica de Documentos

Consultar Ubicacin del Documento en el Archivo Fsico
Nueva Ubicacin Fsica
Consultar Estructura del Archivo Fsico
Organizacin Fsica del Archivo
Figura 57: Men de Archivo Fsico
2.3.1 Organizacin Fsica del Archivo

En esta seccin se debe seleccionar el rea y especificar los niveles que
va a tener el archivo fsico.
El nombre de los niveles de organizacin fsica del archivo est definido por
la normativa del Sistema Nacional de Archivos (SINAR). Por ejemplo: si
deseamos crear el rea los nombres de los niveles seran: Archivo,
Estantera, Bandeja, Cajn, Folder. Una vez creados se guarda los
cambios dando clic en Aceptar.
Figura 58: Organizacin Fsica del Archivo
2.3.2 Nueva ubicacin Fsica
En esta funcionalidad se debe crear las carpetas que representan al

archivo fsico, para ello se deber empezar creando la carpeta para cada
uno de los niveles. Los nombres debern establecerse de acuerdo a cmo
se tiene codificado cada uno de los archivadores fsicos del rea.
Para crear la carpeta del primer nivel se deber dar clic en el link que dice
Crear [nombre dado al primer nivel], establecer el nombre, la sigla y
guardar los cambios.
Figura 59: Administracin de Archivo Fsico
Una vez creada la carpeta correspondiente al primer nivel, se debe ir

creando las carpetas de los niveles siguientes.
Al dar clic en la accin Editar permite realizar lo siguiente:
-
Modificar.- Datos del archivo fsico. Ejemplo: nombre o sigla.

Desactivar.- Una vez desactivado el archivo, no se podr guardar ms
documentos en la misma, pero permitir que los documentos antes
guardados se puedan consultar.
Borrar.- Slo se podr borrar el archivo si no tiene ningn documento.
Para eliminar un grupo completo se debe realizar esta accin desde lo
ms interno a lo ms externo.
Figura 60: Modificacin de Archivo Fsico
2.3.3 Consultar Estructura del Archivo Fsico

Para consultar se debe seleccionar el rea, se desplegarn a manera de
rbol las carpetas de archivo fsico. El nombre, estado y tipo.
Figura 61: Administracin de Archivo Fsico
2.3.4 Ubicacin Fsica de Documentos

Esta funcionalidad sirve para archivar un documento en una ubicacin
fsica determinada.
Para esto se debe buscar en el sistema, el documento que se desea
archivar, se presentar una lista de documentos que cumplan con la
condicin de bsqueda, se debe seleccionar y dar clic en el botn Archivar
en.
Figu
ra 62: Ubicacin de documentos en Archivo Fsico
Se desplegar una pantalla donde se debe dar clic en la opcin

Seleccionar para elegir la ubicacin fsica en la cual se archivar el
documento, para terminar dar clic en Archivar.
Figura 63: Seleccin de ubicacin fsica de documento
2.3.5 Consultar Ubicacin del Documento en el Archivo Fsico

Esta funcionalidad permite consultar la ubicacin fsica de un documento,
para esto se debe ingresar el nmero o parte del nmero de documento en
la caja de texto, luego se pone Buscar.
Cuando se encuentra al documento, se da clic en la opcin Ver para
visualizar la ubicacin fsica del mismo.
Figura 64: Consulta de Ubicacin Fsica de Documento
2.3.6 Metadatos.
La funcionalidad de Metadatos, permite ligar a un documento con una o
varias palabras claves (tags), para ampliar el criterio de bsqueda.
Con esta funcionalidad se puede realizar lo siguiente:
Administracin de Metadatos
Consulta de Metadatos
Figura 65: Administracin de Metadatos
2.3.7.1 Administracin de Metadatos

En esta seccin se va a crear metadatos del rea, segn los niveles que se
requiera. Cada rea puede tener sus propias carpetas virtuales.
Para ello se debe:
-
Seleccionar el rea.
Realizar la creacin del primer nivel, para lo cual se da clic en el link
que dice Crear , que se encuentra en la columna Accin a lado
derecho de la pantalla, se registra el metadato (palabra) y se da clic en
Guardar.
Figura 66: Creacin de Metadatos
Se sigue el mismo procedimiento para crear las carpetas para los siguientes
niveles.
Figura 67: Creacin de niveles de metadatos
3. Al dar clic en la accin Editar permite realizar lo siguiente:

4. Modificar.- Nombre (palabra) del metadato. Ejemplo: Montecristi
5. Desactivar.- Una vez desactivada el metadato no se podr ligar a un
documento al mismo, pero permitir que los documentos antes ligados se
puedan consultar.
Figura 68: Edicin de metadato
III. GLOSARIO DE TRMINOS

SNAP
Secretara Nacional de la Administracin Pblica
STI
Subsecretara de Tecnologas del a Informacin de la

SNAP.
STI-DS
Direccin de Soporte de la STI.
Institucin Pblica
Entidad del Sector Pblico perteneciente a cualquier

funcin del Estado.
SGDQ
Sistema de Gestin Documental Quipux que permite el

envo de memorandos, memorandos circulares,
oficios, oficios circulares dentro o entre Instituciones
Pblicas.
SGDQ-PRO
Sistema de Gestin Documental Quipux Produccin

http://www.gestiodocumental.gob.ec
SGDQ-CAP
Sistema de Gestin Documental

Capacitacin
http://cap.gestiodocumental.gob.ec
SFED
Sistema para Firma Electrnica de Documentos
Subsecretario STI
Persona designada para cumplir las funciones de

Subsecretario de Tecnologas de la Informacin, de
acuerdo a la legislacin existente.
Director STI-DS
Persona designada para cumplir las funciones de STIDS, de acuerdo a la legislacin existente.
AIQ
Persona designada, por la mxima autoridad de una

Institucin Pblica, para cumplir las funciones de
Administrador Institucional del SGDQ.
AGQ
Persona designada, por el Director STI-DS, para

cumplir las funciones de Administrador Gubernamental
SGDQ.
Servidor Pblico
Persona perteneciente a alguna de las Instituciones

Pblicas registradas en el sistema y que utiliza el
SGDQ.
Ciudadano
Persona externa a una Institucin Pblica que utiliza el

SGDQ y que no est asociado a ninguna Institucin
registrada en el sistema.
Usuario
Servidor Pblico o Ciudadano que utiliza el SGDQ
Subrogante
Usuario que reemplaza por un tiempo determinado a

otro usuario que no se encuentra en funciones.
Usuario Focal
Usuario capacitado por la STI, en los cursos de

bandeja de entrada y bandeja de salida, encargado
de brindar soporte de primer nivel y capacitar a los
servidores pblicos de la Institucin donde labora.
Documentacin del sistema
Son los documentos que se generan en el sistema:

Oficios, memorandos, acuerdos y circulares.
Quipux
Bandeja de Entrada
Se refiere a la recepcin de documentacin externa

que se va a registrar en el sistema.
Bandeja de Salida
Se refiere a la generacin y emisin de documentacin

hacia otras instituciones, ciudadanos o servidores
pblicos de la propia institucin.

Administra manual SGDQ v1.13

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Ing. Paola Vera

Ing. Eduardo Alvear

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Sistema de Gestin Documental Quipux

1.1.1.1.Crear lista de envo............................................................................................... 5

2.2 CARPETAS VIRTUALES..........................................................................31

2.2.1Administracin de Carpetas Virtuales...........................................................31

2.3.1Organizacin Fsica del Archivo....................................................................34

Sistema de Gestin Documental Quipux

Sistema de Gestin Documental Quipux

Figura 1: Ingreso al sistema

2.- Estructura del Sistema

Se recomienda utilizar el navegador de Internet gratuito Mozilla Firefox, para el correcto

Sistema de Gestin Documental Quipux

Figura 2: Usuario con Cargo mltiple

b. Regin Izquierda.- Se encuentra el men vertical con las bandejas y

Figura 3: Estructura del Sistema

Sistema de Gestin Documental Quipux

Figura 5: Administracin del sistema

2.1.1 Cambio de contrasea

Sistema de Gestin Documental Quipux

Figura 6: Cambio de contrasea

2.1.2 Listas de envo

Figura 7: Administracin de Listas de Envo

1.1.1.1. Crear lista de envo

esta opcin se despliega la siguiente pantalla donde el

Seleccine la lista.- Es un combo que permite seleccionar la opcin de

Sistema de Gestin Documental Quipux

Seleccionar el tipo de usuario que desea buscar, para ello podr

Figura 8: Bsqueda de usuarios para lista de envo

Sistema de Gestin Documental Quipux

Figura 9: Creacin de Lista de Envo

1.1.1.2. Editar lista de envo

Sistema de Gestin Documental Quipux

Figura 10: Edicin de Lista de Envo

1.1.1.3. Consultar lista de envo

Figura 11: Consulta de Lista de Envo

Sistema de Gestin Documental Quipux

2.1.3 Usuarios internos

Figura 12: Administracin de usuarios y permisos

Crear usuario.- Al dar clic en la accin de Crear, se presentar un

Junto al campo Nombre y Apellido aparece un cono

Sistema de Gestin Documental Quipux

Adems de ello consulta si el usuario que se est creando ya existe

Procedimiento para Subrogacin de Cargo:

Sistema de Gestin Documental Quipux

Adicionalmente se debe ingresar la siguiente informacin:

rea.- Se debe seleccionar el rea de la Institucin a la que pertenece el

Sistema de Gestin Documental Quipux

Adems en la parte superior del formulario se encuentran las siguientes

Cambio de contrasea.- Permite modificar la contrasea del usuario.

Usuario Activo.- Activa o desactiva el usuario. Se debe desactivar un

Permisos de usuario.- En la parte superior se dispone de una pestaa para los

Figura 18: Permisos de usuario

Los permisos se encuentran clasificados de la siguiente manera:

Activar Acciones sobre Documentos.- Visualiza el combo de