Departamento de alojamiento

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DEPARTAMENTO DE ALOJAMIENTO

rea de reserva:

Este departamento es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas, est
compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeo
del departamento y los asistentes de reservaciones, los cuales realizaran funciones de
atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicacin, las
reservas de grupo, las reservas de agencias de Internet o tour operadoras, manejar el
dinero proveniente de los depsitos correspondientes para garantizar las reservas.
El resultado ms importante del proceso de las reservas es tener una habitacin lista y
esperar el husped a su arribo. Esta habitacin no debe ser cualquier cuarto, pero debe
ser el que rena ms las necesidades que el husped expreso durante el proceso de
reservacin. Para esto todas las operaciones deben tener proceso de reservas eficaces.
Adems, ste departamento es de los primeros que inician el procedimiento
de reservaciones con mucho tiempo de anticipacin.

Por lo tanto, es a travs de este que es posible planear la operacin de la empresa a
travs de los pronsticos de ocupacin y organizar los presupuestos para la operacin de
las otras reas del hotel en diferentes temporadas.

Con la tecnologa, se ha logrado agilizar la captacin de reservaciones a travs de los
Sistemas de Reservaciones Globalizados, adems cada da aumentan las agencias de
viajes virtuales que utilizan este tipo de tecnologas, sin embargo el sistema parece ser
fro y difcilmente se puede percibir la calidez del trato directo con el personal del
departamento de reservaciones.

Misin del departamento:
Mantener el alto nivel de ocupacin, manejando la disponibilidad de habitaciones en forma
efectiva, alcanzando la mayor rentabilidad requerida, sin debilitar o afectar la satisfaccin
del cliente y apegados a altos estndares, de calidad y servicios.
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Visin del departamento:
Incrementar el conocimiento y profesionalidad del personal, lograr nuevos negocios a
travs de las compaas nuevas que nos llaman y nos visitan, darles seguimiento con el
departamento de ventas y practicar cada da los estndares de calidad de nuestra cadena
y mantenerlos en los servicios ofrecidos.
Objetivos:
El objetivo de este departamento es la renta de habitaciones noche a noche ya que
nuestro producto espacio-tiempo, es lo que venderemos. Nuestra mercanca no es algo
que pueda almacenarse, puesto que ya est sujeta a prdidas si no se renta hoy. Para un
hotel un cuarto que no se rente ser dinero que nuca se recupere por esta razn, el hotel
est obligado a rentar el mayor nmero de habitaciones, procurando que sean rentadas
primero aquellas cuyo precio sea mayor.
Implementar nuevas estrategias y esquemas de trabajo que nos permitan incrementar las
ventas en tipos de habitaciones de menor demanda.
Otorgar los conocimientos necesarios a travs de planes de entrenamientos en reas que
estn directamente involucradas en el proceso de manejo de toda la operacin del
departamento de reservaciones y recepcin incluyendo especficamente la segmentacin
de mercado, la oferta de tarifas los cambios de temporadas.

Funciones del personal de rea de reserva
Recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel.
Analiza detalladamente la ocupacin del hotel por perodos de tiempo para
conocer los cupos y as poder vender eficientemente las capacidades del hotel.
Confirma todas las solicitudes que sean posibles, y hace saber al solicitante de
esta confirmacin.
Confirma la no-aceptacin de la reservacin en caso de falta de disponibilidad.
Modifica la reservacin, a peticin del solicitante siempre que esto sea posible.
Estudia diariamente las posibilidades de alojamiento, para mantener actualizado a
los departamentos que soliciten esta informacin.
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Introduce en el sistema informtico de reservaciones todas las reservaciones que
hayan sido confirmadas.
Registra todos los datos necesarios para la elaboracin de la reservacin.
Elabora la lista de llegadas previstas del da, la que queda oficializada con la firma
del responsable de esta actividad.
Archiva toda la informacin por un perodo de tiempo determinado.
Informa a la Recepcin de cualquier cambio en la lista de llegadas previstas del
da despus que esta haya sido emitida, siempre con el tiempo necesario para su
tratamiento.

El Departamento de reservaciones tambin se mantiene al tanto de las caractersticas de
los contratos con diferentes agencias de viajes, as como, est al corriente de los cambios
de tarifas por temporada. Conoce de las tarifas de descuento que se aplican a clientes
asiduos, o de otro tipo, al cual la gerencia del hotel desea conceder, por ser este
merecedor de dicho descuento.
El personal que labora en la oficina de reservaciones debe conocer todo lo relacionado
con el trabajo de la Recepcin y tener experiencia, por lo que podemos inferir, que el
responsable de esta actividad debe ser un recepcionista.
Relacin interdepartamental:
El departamento de contabilidad es el que se encarga de verificar todo lo relacionado con
el aspecto financiero y contable del hotel, por lo que las acciones que debe realizar el
personal del departamento de finanzas en este caso es que el auditor de ingresos realice
el registro contable del depsito de la reservacin, ya que este es el encargado de revisar
los ingresos de las operaciones realizadas en el hotel durante un da y es el que controla
los depsitos de reservaciones, posteriormente el sub contador verificara las operaciones
y los comprobantes correspondientes a los ingresos habidos en caja. Una vez que el
cliente solicite al departamento de reservaciones el rembolso de su anticipo este lo
turnara al auditor de ingresos que es el que se encargara de realizar la requisicin del
cheque de rembolso al sub contador el cual preparara el cheque respectivo para
entregrselo al cliente el cual ser del 50% del anticipo, ya que su cancelacin fue de una
antelacin de 40 das.
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La relacin interdepartamental del departamento de finanzas con otros departamentos del
hotel existe, ya que como en toda empresa el xito se logra con el trabajo en equipo, por
lo cual debe existir una buena coordinacin entre todos los departamentos.
Los departamentos que tienen relacin con el departamento de finanzas son: El
departamento de recepcin, telfonos, reservaciones, ventas y alimentos y bebidas.

Operaciones y documentos utilizados en el proceso de reserva:
Algunos de los medios que encontramos en el sistema de reservas de los hoteles
visitados hasta el momento es el programa de Zeus.
Es importante para los hoteles contar con la mayor sistematizacin posible de la
informacin, dentro del mercado hotelero encontramos algunos programas que nos
facilitan el desarrollo de las operaciones realizadas en el hotel, entre ellos estn Zeus y
Fidelio Front Office. Estos programas son utilizados para manejar distintos
departamentos.
En el modulo de reservas de Zeus, brinda en forma rpida, confiable y segura la
informacin que se solicite. Es un software visual listo para operar conjuntamente con el
programa de Windows, y en el cual encontramos las siguientes operaciones que se
pueden realizar: reservas individuales y de grupo, lista de espera y sobreventas, planes
flexibles, multitarifas, multiplanes, preparacin y manejo de grupo, reservas con
preferencias, reservas va Internet, manejo de depsitos, etc.
Ventajas de Zeus:
Seguridad en el acceso de la informacin.
Interfase grfica con el usuario a travs de Windows, lo que hace la aplicacin
mucho ms amigable.
Diseo grfico de los planos del hotel para facilitar las consultas.
Autorizaciones remotas para cargos de naturaleza contraria, cargos restringidos y
cargos de ajustes.
Manejo y preparacin de grupos para agilizar el check-in.
Manejo de inventario de elementos de las habitaciones y de hoja de vida de
reparaciones.
Programacin de bloqueo para mantenimiento de habitaciones ocupadas.
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Fidelio front office le permite el manejo de toda la informacin de su hotel de una forma
muy fcil e intuitiva, ayudndole a incrementar los mrgenes de satisfaccin del husped
y por consiguiente sus ingresos. Fidelio front office es un programa que trabaja bajo
ambiente windows y una slida estructura de bases de datos. Entre los principales
mdulos que incluyen el programa esta: reservas individuales - de grupos - reservas de
agencias de viajes - de empresas - en lista de espera y la posibilidad de combinacin de
las reservas anteriores.