PROPUESTA DE PLAN COMUNICACIONAL PARA LA EMPRESA QPAILA

Concretamente la reputacin de una organizacin es determinante en la eleccin de las

actividades, servicios o productos que ofrece, asimismo el comportamiento de las
personas que la componen: trabajadores, proveedores, clientes, inversores, accionistas.
Lo que la poblacin piensa u opina de una empresa o institucin es siempre producto de
la informacin voluntaria o involuntaria que esta organizacin emite hacia el interior o
exterior.
Por lo tanto es imprescindible comunicar lo que se trace en ella, pero informar de una
manera lgica, clara e institucional, es decir, por medio de un concreto y riguroso Plan
Estratgico de Comunicacin.
Para que cualquier tipo de empresa o institucin, comunique integralmente lo que lleva
dentro de s, hacia sus empleados y hacia su pblico especfico, en cualquier situacin,
ya sea al llegar a un nuevo mercado o en un momento de crisis, es necesario elaborar
detenidamente un importante, concreto y a la medida Plan Estratgico de Comunicacin,
que a travs de las fases que se concretan seguidamente, haga lograr hacer alcanzar los
Objetivos o Poltica de Comunicacin establecidos previamente, por medio de la
interconexin entre la Alta Direccin, que es quien, define problemas, fija objetivos y
consigue resultados de comunicacin.

PLANTEAMIENTO DE LA PROBLEMTICA

De acuerdo con lo observado al interior y exterior de la empresa QPAILA es claro que se
registra un problema interno de comunicacin, ocasionado por la falta de canales de
comunicacin que promuevan la interaccin y la participacin. Esta situacin se
evidenciada por la falta de retroalimentacin positiva y movimiento de informacin en las
diferentes direcciones, adems de la inexistencia de programas que permitan la adecuada
divulgacin de mensajes que aumenten el nivel de satisfaccin comunicacional de los
trabajadores.
La poca retroalimentacin reduce al mnimo los espacios de dilogo y de comunicacin
bidireccional en la compaa. Los programas de difusin de informacin parecen haberse
quedado en la tendencia tradicional en donde solo los mensajes son enviados de forma
descendente. De igual forma, se puede percibir la falta de oportunidad en los mensajes
que no son transmitidos con exactitud y que al llegar a su destino lo hacen de forma
confusa, incompleta o distorsionada.
La comunicacin realizada sobre polticas, reglas y actividades en la compaa se difunde
solamente a los gerentes de rea, quienes no hacen una adecuada transmisin a su
equipo de trabajo. Es por eso, que la informacin se mueve y tropieza con barreras
influyendo en el comportamiento de los trabajadores y en el clima organizacional, lo que
afecta directamente la variable de motivacin.
Teniendo en cuenta lo anterior, resulta de imperiosa necesidad que la empresa empiece a
manejar de forma estricta y planificada, estrategias claras de comunicacin interna
apoyndose en herramientas y canales estructurados, para permitir que los trabajadores
accedan y participen activamente en los procesos y la comunicacin dentro de la empresa
para desarrollar de forma conjunta, productiva y satisfactoria sus tareas; sintindose
incluidos, identificados y motivados por los mensajes que llegan a travs de canales
estratgicos de comunicacin.

ASPECTOS A MEJORAR DENTRO DE LA ORGANIZACIN

1. ASPECTO LABORAL: En teora se intenta distinguir a la persona ms motivada de la
menos motivada de un grupo de trabajadores, adems se considera que los incentivos,
las reglas y las recompensas son fundamentales para que los empleados despierten su
inters por el trabajo y lo hagan con ms intensidad poniendo todo el esfuerzo en el
alcance de las metas.
2. MOTIVACION EN LA ORGANIZACION: Nuestro motor emocional La motivacin; la
motivacin est relacionada con las variables de pasiones y necesidades. Identificar las
pasiones y satisfacer las necesidades es un factor que aumenta los niveles de motivacin.
El director de la empresa debe conocer muy bien a sus empleados, no solo por sus
aptitudes sino mucho ms por su actitud y su perfil emocional. As podr reconocer las
pasiones, los valores y las necesidades de sus empleados teniendo elementos de juicio
suficientes para poderlos motivar con xito.
Para mejorar los niveles de motivacin es importante integrar el equipo de trabajo de la
empresa y generar participacin e interaccin entre los miembros del grupo. La
motivacin en grupo resulta fundamental ya que potencia la cohesin y complicidad en las
personas. As mismo, delegar responsabilidades, hacer reconocimientos y empoderar,
son acciones que generan grados altos de motivacin en los empleados.
3. COMUNICACIN INTERNA: Es claro hacer especial nfasis en la multidireccionalidad
de la comunicacin dentro de la compaa, ya que se ha descubierto que contar con un
canal de comunicacin que facilite a los trabajadores el acceso a la informacin y la
oportunidad de expresar sus ideas y sentimientos es la clave para conseguir un buen
programa de relaciones y trabajadores motivados.
Cuando los empleados conocen sus derechos y se sienten familiarizados e identificados
con la empresa existen menos posibilidades de que se produzcan malentendidos y que la
productividad se resienta.
Esto quiere decir, que las organizaciones deben buscar otras formas de comunicarse, por
ejemplo: los directivos que se comunican con los empleados paseando por la oficina y
hablando con ellos informalmente, a travs de un correo electrnico interno o redactando
boletines de noticias para los trabajadores, son formas no convencionales de
comunicacin que tambin son efectivas pero que carecen de la tecnicidad que otras ms
formales, poseen.
Debido a la complejidad de las empresas, cada vez se crean ms canales donde el flujo
comunicacional llega a toda la estructura organizacional, haciendo que a su vez, se
propicie un sentimiento de confianza entre los empleados, en cuanto a la informacin que
reciben y la que dan. Sin embargo, no constituye un concepto generalizado porque
algunas empresas no han entendido la necesidad de la adecuada planeacin, ejecucin y
control de las comunicaciones corporativas. A su vez, los empleados se comunican con
sus directivos por medio de E- mail, reuniones planificadas, medios internos de
comunicacin, informes entre otros.
4. COMUNICACIONES INFORMALES: Son las que se dan como un intercambio
producido de forma espontnea, sin un orden del da planificado entre los empleados.
Este tipo de comunicacin se presenta entre los grupos de amigos formados en la
empresa o redes formadas en torno a mquinas de agua, vestbulos en la cafetera de la
empresa o en parqueaderos. Las comunicaciones informales pueden convertirse en una
fuente de ideas creativas y transmiten informacin que no suele estar disponible en los
canales de informacin formales. Se dan por la misma necesidad de relacin que tienen
los seres humanos, y surgen de la nada, por lo tanto, no son planificadas, estructuradas o
monitoreadas.
5. APLICACIN, CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE ACCIONES: En este
aspecto damos a conocer la bsqueda de canales idneos internos y externos (notas de
prensa, boletn informativo, revista informativa, discursos, etc);
Observacin y evaluacin de la fase de realizacin e incidencia de los mismos, en el
pblico interno y externo que los recibe; encuestas que comprueben la existencia del Plan
Estratgico; redaccin de recomendaciones y/o conclusiones prcticas, para aplicaciones
posteriores sobre el clima de comunicacin interna y externa de la empresa o institucin.

LA IMPORTANCIA DE UNA BUENA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL EN
NUESTRAS EMPRESAS
La comunicacin en la organizacin se tiene que dar tanto de forma interna como de
forma externa, hoy en da se considera un aspecto fundamental para el funcionamiento de
una empresa y su desempeo. Lo ms importante es identificar la cultura de la empresa y
darla a conocer dentro y fuera de la organizacin, de esta manera los pblicos objetivos y
audiencias podrn conocerla como se debe y tener una buena percepcin de sta al igual
que la gente que la conforma, ambas partes son muy importantes.
Una comunicacin fragmentada podra causar grandes daos en la opinin pblica,
reputacin, eficacias y cumplimiento de los objetivos de la empresa. Por esto mismo, una
reputacin favorable de la empresa es crucial para el desarrollo de metas y objetivos
empresariales y con esto es importante mencionar que se alcanza por medio de un buen
manejo de relaciones pblicas, comunicacin ambiental, publicidad corporativa y
desarrollo de estrategias de comunicacin internas y externas.
En mi opinin, debemos comenzar por tener una buena comunicacin dentro de la
empresa para entonces partir hacia el exterior y generar una buena comunicacin fuera
de ella, la relacin entre empleados, entre directores y subordinados debe ser excelente
para que se puedan desempear las tareas necesarias as como el ambiente de trabajo
es de crucial importancia tambin. De esta manera la imagen viene de adentro hacia
afuera logrando proyectar una buena imagen organizacional hacia el exterior, la imagen
corporativa que deseamos.
Tanto la identidad como la imagen corporativa afectan la opinin pblica de nuestra
empresa, la imagen se refiere al retrato que se tiene de una empresa y la identidad es la
suma total de todas las formas de expresin que una empresa utiliza para ofrecer una
perspectiva de su naturaleza, sin embargo, ambas son percibidas por los pblicos metas
de la organizacin y e deben de manejar con mucho cuidado para mantener la reputacin
y valoracin pblica que deseamos.
En conclusin; es de gran importancia desarrollar una comunicacin a partir de la cultura
empresarial de nuestra organizacin, debemos hacer una reflexin profunda de qu es lo
que queremos expresar y qu percepcin queremos generar y a partir de eso desarrollar
un conjunto de tcticas de comunicacin interna y externa. Hoy en da la comunicacin es
de vital importancia en el mbito organizacional y debemos recordar que en todo
momento estamos comunicamos algo.
Reflexin:
. La comunicacin, la cultura y el clima organizacional son elementos que se
interrelacionan e interactan de manera dinmica para determinar el desarrollo exitoso de
los procesos y operaciones que se llevan a cabo dentro de una organizacin. Establecen
un contacto para intercambiar ideas, discutir experiencias, construir conocimientos y
coordinar sus esfuerzos, con el fin de conquistar sus metas individuales y grupales.