Universidad Catlica de Oriente

Sistemas de Informacin Gerencial

Ing. Carlos Guillermo Otero Prez

CONFIGURAR EXCEL PARA CREAR UNA FUNCIN PERSONALIZADA

PARTE 1. GUARDAR EL ARCHIVO
Para poder crear funciones personalizadas hay que guardar el archivo de Excel de una forma especial
que se explicar a continuacin:
Paso 01: Se abre un documento nuevo de Microsoft Excel y antes de empezar a trabajar en este
archivo se debe guardar. Esto con el fin de empezar el trabajo con el Excel bien configurado.

Para realizar el proceso de guardado se da clic en el men Archivo y luego en la opcin Guardar
como.
Y luego, para este ejemplo, se seleccionar equipo y luego el escritorio como el lugar para guardar
el archivo de Excel.




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Paso 02: Se abre una ventana llamada Guardar como en la cual se puede:
colocarle nombre al archivo de Excel,
cambiar la ubicacin si se desea
y por ltimo cambiar la extensin del archivo de Excel.


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Paso 03: Se da clic a la opcin de tipo, la cual se refiere al tipo de archivo de Excel con el que se
trabajar.
Y en este caso se selecciona un tipo llamado Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).



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Paso 04: Ya est todo listo y se puede dar clic en el botn Guardar y continuar con el trabajo en
Excel.




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CREACIN DE FUNCIONES PERSONALIZADAS
PARTE 1. FUNCIONES PERSONALIZADAS BSICAS
Paso 01: Se abre un documento de Microsoft Excel.




















Paso 2: ahora se organiza la hoja de Excel con la informacin que nos sirva para representar el
clculo del rea de un tringulo.
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Paso 3: ahora en la celda C2 se escribe la frmula del tringulo en el formato de Excel. Para hacer
esto hay que recordar que la frmula del tringulo es: base x altura / 2. Pero en Excel queda as:
A2*B2/2. Y se presiona la tecla ENTER al terminar de escribir la frmula.


Conclusin: hacer frmulas en Excel es un proceso sencillo que implica conocer con anterioridad la
frmula que se va a sistematizar en Excel y la forma de usarla y los datos que se necesitan para que
la frmula funcione. La frmula del rea del tringulo funciona bien pero presenta un inconveniente.
Este consiste en que si se necesita utilizar nuevamente la misma frmula en otra parte de la misma
hoja, o en otra hoja distinta o en otro libro diferente, hay que escribir nuevamente la misma frmula,
tantas veces como se necesite. En Excel esto se puede resolver si se construye una funcin
personalizada. Lo cual se va a estudiar a continuacin.





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PASTER 2. FUNCIONES PERSONALIZADAS AVANZADAS
Para crear funciones personalizadas avanzadas hay que usar la misma metodologa que se utiliza
para la creacin de macros. Esta metodologa implica utilizar el editor de Visual Basic.
Visual Basic es un lenguaje de programacin. Los lenguajes de programacin permiten que los
usuarios construyan programas para automatizar tareas muy frecuentes e importantes dentro de
su trabajo. A los programas que se hacen dentro del Editor de Visual Basic de Excel, Word o
PowerPoint se les conoce generalmente como macros.

Paso 1: Para abril el editor de Visual Basic de Microsoft Word, Excel o PowerPoint se presionan las
teclas ALT + F11 y aparece la siguiente ventana.










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Paso 2. El siguiente paso consiste en dar clic en el men Insertar / Mdulo


Luego aparece una ventana en blanco en la cual se crear la funcin personalizada.







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Paso 3. A continuacin se escribir la parte bsica de la funcin y luego se procede a explicarla. Se
debe escribir el siguiente texto resaltado en azul: function AreaDelTriangulo(Base,Altura) y luego
se presiona la tecla ENTER.


Luego de presionar ENTER los espacios se autoajustan y la funcin se cierra automticamente con
las palabras End Function que indican que all termina la funcin.





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Informacin sobre una funcin
Las funciones siempre empiezan con la palabra en ingls Function y se cierran con las palabras
End Function.
1. Despus del nombre de la funcin siempre deben estar dos parntesis. Ejemplos:
Nombres mal escritos:
Mayusculas
Aleatorio
Nombres bien escritos:
Mayusculas()
Aleatorio()
2. El nombre de la funcin no debe tener espacios, ni tildes, ni . Ejemplos:
Nombres mal escritos:
rea del tringulo()
readeltringulo()
AosLaborados()
Nombres bien escritos:
areadeltriangulo()
AreaDelTriangulo()
AnosLaborados()
3. Dentro del nombre de la funcin no hay distincin entre letras maysculas y minsculas. Pero se
pueden utilizar letras maysculas para facilitar la lectura del nombre de la funcin. Ejemplos: las
siguientes funciones tienen el mimo nombre a pesar de que parezcan escribirse de forma diferente:
areadeltriangulo() = AreaDelTriangulo() = AREADELTRIANGULO() = ArEaDeLtRiAnGuLo()

4. El nombre de la funcin puede contener nmeros pero siempre debe empezar con una letra.
Nombres mal escritos:
2promedio()
3raPotencia()
Nombres bien escritos:
TerceraPotencia ()
Potencia3()
Funcion1()
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5. Los nombres de las funciones pueden tener una raya baja como esta _ pero el nombre NO debe
contener guiones -. Debido a que el guion es interpretado como el signo menos.
Nombres mal escritos:
Suma-Total()
Calculo-Anual()
Nombres bien escritos:
Suma_Total ()
Calculo_Anual ()
6. En el nombre de una funcin, los parntesis pueden tener o no datos dentro de ellos. Los datos
dentro del parntesis se llaman parmetros o argumentos y sirven para hacer clculos dentro de la
funcin.
Los parmetros o argumentos pueden escribirse en cualquier orden que deseemos y son separados
con comas. Las siguientes dos funciones permiten el mismo resultado:
Function AreaDelTriangulo(Base, Altura)
AreaDelTriangulo = Base * Altura / 2
End Function

Function AreaDelTriangulo(Altura, Base)
AreaDelTriangulo = Base * Altura / 2
End Function


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Paso 4: ahora se escriben las instrucciones para calcular el rea del tringulo. Esto se hace asignando
al nombre de la funcin la frmula del rea del tringulo.


Luego de escribir la frmula se presiona la tecla ENTER y se autoajustan los espacios. As.


Si se desea se puede quitar el espacio que se ha colocado de forma adicional.


En ESTOS MOMENTOS la funcin est terminada. Y si se desea utilizar la funcin hay que regresar
a Excel nuevamente.



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PARTE 3. USO DE LA FUNCIN PERSONALIZADA AVANZADA
Despus de crear en la parte 2 una funcin personalizada de forma avanzada, lleg el momento de
empezar a usarla. Para este punto se utiliza el ejemplo desarrollado en el paso 1 de la parte 1 de
este instructivo.
Paso 1: Se regresa a Excel y en el ejemplo del rea del tringulo se crea otra columna con el texto
rea con funcin en la celda D1.


Paso 2: se selecciona la celda D2 y luego se da clic en el men Frmulas y luego en la opcin
Insertar funcin.






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Paso 3: en la ventana que se abre se selecciona una categora llamada Definidas por el usuario y
dentro de esta categora aparece la funcin AreaDelTriangulo.


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Paso 4: a la funcin AreaDelTriangulo se le da doble clic y aparece una ventana como la de
cualquier funcin de Excel. En esta ventana colocaremos la referencia de las celdas que contienen
la informacin que deseamos que procese Excel.
En esta ventana aparecen el nombre de la funcin y los dos argumentos o parmetros que son los
mismos que se le colocaron a la funcin personalizada.


Paso 5: Se da clic dentro del cuadro Base de la funcin y luego se da clic en la celda A2.




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Paso 6: Se da clic dentro del cuadro Altura de la funcin y luego se da clic en la celda B2. Y luego
se da clic en el botn Aceptar.



Paso 7: Ya la funcin ha sido utilizada y realiza el mismo clculo que la frmula que se estudi en la
parte 1. En la barra de frmulas se puede ver la funcin.


Conclusin: esta funcin puede ser usada todas las veces que se desee en la misma hoja, en otras
hojas y en otros libros.