EL ARCHIVO Y DOCUMENTACIN:

Concepto de archivo:

La palabra archivo, del latn archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con
el Diccionario de la R.A.L.E.:

Local en el que se custodian documentos pblicos o particulares (lo que significa la existencia
de archivos no slo oficial sino tambin semipblicos, comerciales o particulares); conjunto de
estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guas, etc., donde se colocan).
La misma Administracin reconoce estas definiciones de archivo en
la Ley de Patrimonio Histrico Espaol. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como
aquella institucin cuya funcin primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir,
utilizando las tcnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para el cumplimiento de
los fines anteriormente mencionados.
Tambin se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo)
cuya misin consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos tiles, hacindolo de un modo
lgico y eficaz que permita su posterior localizacin de la forma ms rpida posible cuando sea
necesario.
El material de archivo ms corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guas, etc.
Clases de archivos:
Segn el grado o frecuencia de utilizacin:

Archivos activos o de gestin: recogen documentos recin entregados en la entidad o de
consulta frecuente.
Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado
sobre ellos el trabajo concreto.
Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional,
conservan valor histrico, poltico, o documental.
Segn el lugar de emplazamiento:

Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado
por distintos departamentos.
Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos
a su vez pueden ser:
Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado
constantemente por este.
Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a
la persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre s.
Concepto de documento:
Para la Real Academia Espaola documentar significa "probar documentos", al
mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o
acredita algo". Este sera el Concepto general de documento.
La Ley de Patrimonio Histrico Espaol define el documento como "toda expresin
en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informticos.
Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda informacin o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.
Tendrn la consideracin de documento pblico administrativo los documentos vlidamente
emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas. Cada Administracin Pblica
determinar reglamentariamente los rganos que tengan atribuidas las competencias de
expedicin de copias autnticas de documentos pblicos o privados.
Las copias de cualesquiera documentos pblicos gozarn de la misma validez y eficacia que
estos siempre que exista constancia de que sean autnticas.

El documento oficial rene, en general, las mismas caractersticas que los dems documentos
aunque con algunas salvedades:

En ellos se establece una relacin entre las personas fsicas o jurdicas con la Administracin
Pblica o de diferentes organismos pblicos entre s.
La mayora de estas relaciones se realizarn a travs de unos impresos ya preestablecidos o
normalizados;
Ha de quedar constancia de la fecha de recepcin del documento.
Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada
vez con ms frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, grficos, informticos, nos
centraremos en el documento escrito que sigue siendo el ms utilizado y el que con ms
frecuencia vamos a manejar.

El documento, al mismo tiempo que fuente de informacin, se reconoce legalmente como
prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se
encuentran regulados adecuadamente.

1) SOPORTE DOCUMENTAL
Medios en los cuales se contiene informacin, segn los materiales empleados.
Adems de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos,
informticos, orales y sonoros.
El trmino "conservacin", en el mbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas
aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de
prolongar su utilizacin en condiciones ptimas durante el mayor tiempo posible.
Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservacin. La anglosajona, que a
su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada Preserva tin, que determina las
medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la Conserva tin, que
determina las medidas a tomar para la restauracin de los documentos deteriorados. Y la
latina, en la que se contempla una nica disciplina llamada Conservacin, de la que forman
parte la Preservacin y la Restauracin. La primera, tambin denominada Conservacin
Preventiva, se ocupa de la prevencin del deterioro de los documentos y la segunda de la
reparacin y recuperacin funcional de los documentos deteriorados.
Despus de esta aclaracin terminolgica sobre los conceptos conservacin, preservacin y
restauracin, nos vamos a centrar en el papel que han desempeado estas disciplinas en el
campo de las Ciencias de la Documentacin.
1.3 Funciones del archivo:

La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley
obliga a ello estableciendo unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser
requerida su presentacin.
Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservacin
proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El
archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca.
Otra funcin del archivo es la de ser un centro activo de informacin que permite relacionar
los nuevos documentos con los ya archivados. Adems sirve como medio de consulta cuando
se pretende indagar en las actuaciones del pasado. Tambin el archivo sirve como elemento
probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realizacin de un acto o la
forma de hacerlo.


2) EL ARCHIVO FSICO
2.1 Archivo fsico
Son aquellos que en forma permanente van almacenar informacin en el disco.

Cada archivo fsico contiene nicamente un formato de registro de longitud fija. Puede tener
una va de acceso en secuencia por claves para presentar los datos en una secuencia distinta
del orden en que se aadieron los registros.
Custodia y administracin de archivos fsicos inactivos y activos manteniendo la
confidencialidad y disponibilidad de la informacin.
El proceso consiste en la recepcin, codificacin, elaboracin de base de
datos, almacenamiento, administracin y transporte los archivos fsicos.
Contamos con bodegas dotadas con los elementos y sistemas necesarios para cumplir con
requisitos de conservacin y garantizar su seguridad.
El edificio de archivo.
La proteccin y preservacin del patrimonio documental, bibliogrfico y hemerogrfico
implican, entre otros, dos grandes aspectos: su control fsico y su control intelectual. Por un
lado, es menester procurar las condiciones bsicas que permitan la conservacin de los
soportes originales de la informacin; por otro, es preciso contar con instrumentos de consulta
que permitan recuperar en forma oportuna y eficaz dicha informacin.
Esto ocurre porque, por distintas razones, dicho patrimonio ha padecido condiciones de
descuido imputables en muchos casos al escaso inters institucional en aquello que constituye
nada menos que su propia memoria; ms an, la memoria colectiva de la nacin.
En lo que hace a la conservacin propiamente dicha, el combate de los problemas habituales
que se derivan de las condiciones climticas, de la humedad, de las plagas, del deterioro
natural del papel, especialmente por su fabricacin con celulosa desde hace dos siglos, es una
constante que, pese a sus avances, no ha encontrado soluciones definitivas.
Por ende, una preocupacin comn a los archivos y bibliotecas, e incluso en museos, es
encontrar remedios prcticos y asequibles para asegurar la preservacin de sus acervos. De lo
anterior se desprende la necesidad, en el nivel nacional, de procurar el establecimiento
de polticas y normas sobre conservacin en las instituciones pblicas y privadas dedicadas a la
proteccin del patrimonio.

2.2 Mobiliario de archivo

Mobiliario de archivo: Mobiliario de archivo metlico, Mobiliario de archivo modular,
Mobiliario de archivo modular ArchivoTec, Mobiliario de archivo Multiuso, Mobiliario de
archivo plano.
Carritos
Lmparas: Lmparas de pie, Lmparas de sobremesa.
Mesas: Mesas de centro, Mesas para impresora, Mesas de oficina, Mesas para ordenador.
Postes
Protectores de suelo
Sillas: Sillas de conferencias, Sillas de contacto permanente, Sillas de direccin, Sillas de espera,
Sillas estndar, Sillas sincronizadas.
Taburetes
Carretilla
Cestas de almacenamiento
2.3. Condiciones ambientales y de seguridad.

Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la norma para los
documentos a causa de la ubicacin, el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos
inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo.
Rentable y con poco coste energtico, valorado para toda su vida planificada (mnima de 20
aos) y, preferentemente, con espacio para ampliaciones ms all de la duracin planificada.
Que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnologa para
mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre correctamente.
Donde exista una estrategia global de proteccin contra incendios, preferentemente con
un sistema de extincin automtico mediante rociadores de agua o un gas homologado (en las
tres bibliotecas nacionales la britnica, la escocesa y la galesa- se ha instalado rociadores de
agua por su efectividad, menor coste y mayor respeto ecolgico)
Con la zona de almacenamiento tan definida y controlada que queden minimizados todos
los riesgos de incendios e inundaciones, especialmente los derivados de las salas
de mquinas de los sistemas de climatizacin.
Donde cada tipo de material se almacene en el entorno ms apropiado (requisitos especficos
para los materiales fotogrficos, sobre todo respecto a su aclimatacin antes de una consulta)
3. SISTEMA DE INFORMACIN
El Sistema formal es para recabar, integrar, comprar, analizar y difundir informacin interna y
externa de la empresa en forma oportuna, eficaz y eficiente.



Elementos de un sistema de informacin
Un sistema de informacin (SI) es un conjunto organizado de elementos, estos elementos son
de 4 tipos:


Personas.
Datos.
Actividades o tcnicas de trabajo.
Recursos materiales en general (tpicamente recursos informticos y de comunicacin, aunque
no tienen por qu ser de este tipo obligatoriamente).
Todo ese conjunto de elementos interactan entre s para procesar los datos y la informacin
(incluyendo procesos manuales y automticos) y distribuirla de la manera ms adecuada
posible en una determinada organizacin en funcin de sus objetivos. Normalmente el
trmino es usado de manera errnea como sinnimo de sistema de informacin informtico,
estos son el campo de estudio de la tecnologa de la informacin (IT), y aunque puedan formar
parte de un sistema de informacin (como recurso material), por s solos no se pueden
considerar como sistemas de informacin, este concepto es ms amplio que el de sistema de
informacin informtico. No obstante un sistema de informacin puede estar basado en el uso
de computadoras, este tipo de sistemas son:
Un medio implementado tecnolgicamente para grabar, almacenar y distribuir expresiones
lingsticas,
as como para extraer conclusiones a partir de dichas expresiones.
3.1Tipos de sistemas de informacin

Evolucin de los sistemas de informacin a lo largo del tiempo
Segn la funcin a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden
clasificarse en: (esta clasificacin obedece a un punto de vista empresarial)
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la informacin referente a las
transacciones producidas en una empresa u organizacin.
Sistemas de informacin gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en
general.
Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el anlisis de las
diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
Sistemas de informacin ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial,
que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir
de informacin interna y externa a la misma.
Sistemas de automatizacin de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo
diario del administrativo de una empresa u organizacin.
Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
Estos sistemas de informacin no surgieron simultneamente en el mercado; los primeros en
aparecer fueron los TPS, en la dcada de los 60, y los ltimos fueron los SE, que alcanzaron su
auge en los 90 (aunque estos ltimos tuvieron una tmida aparicin en los 70 que no cuaj, ya
que la tecnologa no estaba suficientemente desarrollada).

3.2 Aplicacin de los sistemas de informacin
Los sistemas de informacin tratan el desarrollo, uso y administracin de la infraestructura de
la tecnologa de la informacin en una organizacin.
En la era post-industrial, la era de la informacin, el enfoque de las compaas ha cambiado de
la orientacin hacia el producto a la orientacin hacia el conocimiento, en este sentido el
mercado compite hoy en da en trminos del proceso y la innovacin, en lugar del producto. El
nfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de produccin hacia el proceso de produccin en
s mismo, y los servicios que acompaan este proceso.
El mayor de los activos de una compaa hoy en da es su informacin, representada en
su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto
comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura
de informacin, en cuyo corazn se sita la infraestructura de la tecnologa de informacin. De
tal manera que el sistema de informacin se centre en estudiar las formas para mejorar el uso
de la tecnologa que soporta el flujo de informacin dentro de la organizacin

4. TOPOLOGAS DE ARCHIVOS
Los sistemas de archivos, estructuran la informacin guardada en una unidad de
almacenamiento (normalmente un disco duro) de una computadora, que luego ser
representada ya sea textual o grficamente utilizando un gestor de archivos. La mayora de los
sistemas operativos poseen su propio sistema de archivos.
Lo habitual es utilizar dispositivos de almacenamiento de datos que permiten el acceso a los
datos como una cadena de bloques de un mismo tamao, a veces llamados sectores,
usualmente de 512 bytes de longitud. El software del sistema de archivos es responsable de la
organizacin de estos sectores en archivos y directorios y mantiene un registro de qu
sectores pertenecen a qu archivos y cules no han sido utilizados. En la prctica, un sistema
de archivos tambin puede ser utilizado para acceder a datos generados dinmicamente,
como los recibidos a travs de una conexin de red (sin la intervencin de un dispositivo de
almacenamiento).

4.1 EL ARCHIVO TRADICIONAL

Los sistemas de archivos tradicionales proveen mtodos para crear, mover, renombrar y
eliminar tanto archivos como directorios, pero carecen de mtodos para crear, por ejemplo,
enlaces adicionales a un directorio o archivo (enlace duro en Unix) o renombrar enlaces padres
(".." en Unix).
Enlace duro
En los ordenadores, un 'enlace duro' es una referencia, o indicador a los datos fsicos sobre un
sistema de archivos. En la mayora de los sistemas de archivos todos los ficheros (archivos) son
enlaces duros. El nombre asociado al archivo es simplemente una etiqueta que apunta en
el sistema operativo a los datos reales. As, se puede asociar ms de un nombre a los mismos
datos. Aunque se llamen de distinta forma, cualquier cambio realizado afectar a los datos
reales, sin importar si la modificacin se hace usando el enlace o el archivo. Los enlaces duros
slo pueden apuntar a datos que estn en el mismo sistema de archivos.
El proceso de eliminacin de un enlace desvincula un nombre de los datos reales. Los datos
todava estarn accesibles mientras que de algn enlace. Cuando se elimina el ltimo enlace
duro, el espacio que ocupaban los datos se considera disponible. Existe
un procedimiento de recuperacin de archivos borrados, que permite la reconstruccin de un
enlace a datos que ya no estn asociados con un nombre. Sin embargo este proceso no est
disponible en todos los sistemas y a menudo no es seguro que funcione.
Contador de enlaces
En la mayora de los sistemas de archivos que soporten enlaces duros, se almacena un valor
entero con cada seccin fsica de los datos. Este nmero entero representa el nmero total de
los enlaces duros que apuntan a los datos. Cuando se crea un nuevo enlace, este valor
aumenta en uno. Cuando se quita un enlace, el valor disminuye en uno. El mantenimiento de
este valor ayuda a los usuarios a prevenir las prdidas de datos. Es tambin la manera ms
simple para que el sistema controle el uso del disco duro, pues cuando el valor es cero indica
que el espacio est libre y los valores distintos a cero indican que el espacio est en uso.
4.2 LAS NUEVAS TECNOLOGAS DE ARCHIVOS

Archivo moderno

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologas de la informacin como medios para
agilizar los procesos archivsticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor
temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del
documento y al usuario externo.

Todos estos procedimientos, estn estrechamente ligados a los principios de la archivstica los
cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original,
Son fundamentales para la prctica archivstica, pues ellos me refiero a los principios
permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el
conjunto de la documentacin producida o recibida por personas fsicas o jurdicas,
organismos e instituciones pblicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y
competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de
las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la informacin contenida en los
documentos est al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos

SOPORTES ELECTRNICOS

La irrupcin del documento electrnico utilizado por los productores documentales en las
instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivsticos como en los procesos de
organizacin, descripcin y valoracin de los documentos No obstante, en la utilizacin
prctica de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus peculiaridades, caractersticas,
utilizacin y conservacin. Los principales son:

Disquete: Fiabilidad nula, es fcil aadir y eliminar la informacin. Capacidad de
almacenamiento mnima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de acceso a la informacin es lento. Se
puede tener cierto control de seguridad sobre la informacin guardada, pero no es total. Por
estas razones, el disquete es til slo para conservar documentos a corto plazo, pero no sirve
para la conservacin permanente.

Discos Zip: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb o 50,892 p. El
tiempo de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de seguridad pero no para
consultar. Hay cierto control de seguridad en el almacenamiento, pues se pueden introducir
contraseas.

Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60 Gb o
12214,285.71 p. Tiempo de acceso muy rpido. Posibilidad de aadir y eliminar ficheros muy
fcilmente, pero se puede controlar a travs de contraseas. Es el soporte ideal de cualquier
tipo de fichero o documento.


CD-Roms: Gran fiabilidad para la conservacin de la documentacin en el caso de CDs no
modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb 0 132,320.5p. Es til
para conservar documentos con texto, sonidos e imgenes. Tiempo de acceso rpido. Son
tiles para conservar informacin que no se ha de modificar y de consulta usual: instrumentos
de descripcin del archivo. Existen modificables, que ofrecen la posibilidad de aadir, borra y
actualizar la informacin. Los no modificables son tiles para conservar informacin definitiva.

DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb o 132,320.5 p
de documentos hipermediaticos. Tiempo de acceso muy rpido. Permite controlar la
posibilidad de aadir, modificar y eliminar. Es til para conservar ficheros de texto, sonidos e
imgenes.
Estos soportes tecnolgicos han supuesto una revolucin en el mundo de los archivos, y ello
por dos razones. Por una parte su generalizacin como soporte documental ha supuesto para
los archiveros un esfuerzo por aplicar los principios de organizacin a estos nuevos soportes.
HARWARE Y SOFTWARTE
No podemos dejar de mencionar en este momento las caractersticas particulares de las
computadoras y los programas existentes que permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en
cada uno de los procesos archivsticos, aplicados a los documentos y en la prestacin del
servicio.

El Ordenador Personal: La revolucin tecnolgica para los archivos lleg con el ordenador
personal, desde su aparicin han evolucionado mucho, y en poco tiempo, han ganado en
capacidad, rapidez y accesibilidad, por lo que se ha convertido en herramienta de trabajo
indispensable, tambin en los archivos. La computadora ha permitido la automatizacin
paulatina de algunas de las tareas archivsticas, desde la elaboracin de informes y
estadsticas pasando por el control de prstamos y transferencias hasta la automatizacin de
los instrumentos de descripcin y la posibilidad de contar con programas informticos para la
gestin integral de los documentos. Tambin aumentan las posibilidades de acceso y
comunicacin. todos los archiveros quieren contar con un equipo completo constituido
por: CPU, pantalla, teclado, ratn, impresora, lector de Cd-Rom y DVD, servidor y varias
terminales, modem.

La Digitalizacin: Otro recurso informtico til para la gestin documental es la digitalizacin,
que consiste en la captura de la informacin y su transformacin a formato digital, para que se
pueda manipular desde un ordenador. Es til sobre todo para evitar la manipulacin de la
documentacin original, documentos histricos, en mal estado y para documentos de mucha
consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen, o
en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento ptico
de caracteres (OCR), es una tecnologa cara y esta tarea se complementa con una indexacin
de los documentos.

La Microfilmacin: Es otro de los recursos existentes en nuestro medio consiste en tomar una
foto de cada uno de os documentos y conservarlos en el rollo de pelcula, es una tecnologa
muy utilizada, ya que permite una serie de exigencias que el mundo de los archivos debemos
tener en cuenta con la seguridad y confiabilidad de la informacin.
LAS REDES

En el uso de estas nuevas tecnologas tambin es necesario indispensable mencionar la
comunicacin rpida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con
sus proveedores y con sus usuarios.

El Correo Electrnico: El correo electrnico ofrece la posibilidad de intercambiar informacin
de manera rpida y eficaz, pues permite el envo de todo tipo de documentos. Es utilizado en
los archivos como medio de comunicacin: Entre el archivero y los usuarios internos para
solicitud de documentacin, coordinacin entre el archivo central y los archivos de gestin,
comunicacin de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para peticin de
informacin. Entre el archivero y los proveedores.

La Intranet: Es un recurso para la gestin integral de la documentacin activa de una
institucin. Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y estndares abiertos,
transparente con Internet y que dispone de un modelo de cliente universal sea el navegador.
Se aplica sobre todos los documentos que una organizacin va produciendo como documentos
de texto, correo electrnico, hojas de clculo, etc. y sus aplicaciones a sus bases de datos, etc.

Internet: La ltima revolucin para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que
multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusin y comunicacin de los archivos. Las
utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para
aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los
servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de informacin ms actualizada e
inmediata de que disponemos actualmente. es enormemente til para el trabajo del archivero,
pero tambin como medio de difusin del archivo. Es el instrumento ms rpido y gil para
encontrar informacin concreta sobre un archivo. As mismo sirven de apoyo para un servicio
ms a nuestros usuarios.
4.3 OTROS TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVOS

Sistemas de archivos de disco: Un sistema de archivo de disco est diseado para el
almacenamiento de archivos en una unidad de disco, que puede estar conectada directa o
indirectamente a la computadora.

Sistemas de archivos de red: Un sistema de archivos de red es un sistema de archivos que
accede a sus archivos a travs de una red. Dentro de esta clasificacin encontramos dos tipos
de sistemas de archivos: los sistemas de archivos distribuidos (no proporcionan E/S en
paralelo) y los sistemas de archivos paralelos (proporcionan una E/S de datos en paralelo).

Sistemas de archivos de propsito especial: Los sistemas de archivos de propsito especial son
bsicamente aquellos que no caen en ninguna de las dos clasificaciones anteriores.


5. LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS.

La "Administracin de Documentos" es una metodologa para regular la produccin,
circulacin, uso y control de los documentos y archivos institucionales y tiene como objetivo la
creacin, mantenimiento, utilizacin y disposicin de los documentos de una organizacin a lo
largo de su ciclo vital de forma eficiente.

En ese sentido, uno de los mayores problemas que se presentan en el manejo de archivos es el
desconocimiento de principios y tcnicas para su organizacin y control; as por ejemplo, no
existe claridad sobre lo que es un documento de archivo, por lo que cualquier documentacin
que se incorpora a una carpeta se considera como tal aunque no sea as. Por otra parte, los
documentos que se integran a un expediente no necesariamente se organizan en forma
correcta, lo cual trae como consecuencia problemas en el acceso a los documentos y, por
tanto en la rendicin de cuentas y en la transparencia de la gestin.

Con los presentes criterios se pretenden difundir las tcnicas y prcticas tiles para el manejo
de los archivos, con el propsito de lograr su estandarizacin y facilitar, ms adelante, el uso
de tecnologas de la informacin en el control documental. As, se incluyen temas relativos a
conceptos, la definicin del expediente de archivo y su diferencia con otro tipo de documentos
de apoyo informativo, el registro y descripcin de un expediente de archivo, as como su
clasificacin.

5.1. Clasificacin y registro de documentos.

Administracin de documentos: Conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir
y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final
de los documentos de archivo.

Archivstica: Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y la
administracin de documentos.

Archivo: Conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o
recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.

Archivo de Concentracin: Unidad responsable de la administracin de documentos, cuya
consulta es espordica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y
entidades y que permanecen en l hasta su destino final.

Archivo de Trmite: Unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

Archivo Histrico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y
divulgar la memoria documental institucional.

Asunto: Contenido especfico de cada una de las unidades documentales (documento de
archivo, expediente), serie documental o rubro temtico que permite la individualizacin
dentro del conjunto de caractersticas homogneas al que estn integrados: tema, motivo,
argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que se trata un expediente o documento
de archivo y que se genera en consecuencia de una accin administrativa.

Baja documental: Eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores histricos.

Cartula: Frente del expediente donde se establecern los elementos mnimos para describir
su contenido.

Carpeta: Contenedor formado por dos tapas de papel o material flexible que sirve para
integrar documentos de archivo. Se le conoce como "flder".

Catlogo de Disposicin Documental: Registro general y sistemtico que establece valores
documentales, plazos de conservacin, vigencia documental, clasificacin de reserva o
confidencialidad y destino final.

Ciclo vital de los documentos: Etapas en las que se divide al documento de archivo conforme a
su uso, valor y ubicacin: etapa activa (uso constante por el rea generadora, valores
primarios, archivo de trmite, etapa semiactiva (uso espordico por el rea generadora, con
valores primarios, archivo de concentracin), etapa histrica (valores permanentes, uso
pblico, archivo histrico.

5.2. Descripcin y ordenacin de documentos.
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos
de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.

Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:

.- Por orden cronolgico, alfabtico y numrico
.- Por grupos de documentos

La ordenacin cronolgica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal
manera que el ms antiguo quedar en la parte posterior o inferior, y el ms reciente en la
superior. Los documentos tambin pueden ordenarse alfabtica y numricamente.

En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados
por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarn en una carpeta llamada:

Correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarn por
criterio cronolgico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.

Eleccin del tipo de ordenacin

Ahora bien no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La eleccin debe
hacerse teniendo en cuenta la mejor y ms rpida localizacin de los documentos para una
informacin ms inmediata. La ordenacin cronolgica suele ser la de uso ms frecuente, pero
hay determinadas series que imponen otros tipos de ordenacin. Es obvia la eleccin del
sistema alfabtico onomstico para las "Relaciones de mritos y 'servicios", para los
expedientes personales; 'o la eleccin del sistema alfabtico-geogrfico si se trata de
expedientes de un negociado de Forestal; o la eleccin del sistema alfabtico de materias para
expedientes de una Asesora Jurdica.



Operaciones relacionadas con la ordenacin

Existen operaciones de tipo mecnico en ntima relacin con la actividad de ordenar, precisas,
pero que pueden ser realizadas muchas de ellas no desde luego por un tcnico de archivos.

Desdoble o despliegue.

Nos referimos en primer lugar al desdoble o despegue de documentos que se hace necesario
en documentacin histrica, fundamentalmente del XWI y XIX, en que fue prctica frecuente
que los documentos de tamao folio para su archivacin se doblaran en tamao cuarto. No
hay duda que para una mejor conservacin y sobre todo para una ms fcil ordenacin hay
que extenderlos a su tamao natural. No es frecuente el problema para documentacin ms
antigua ni para los fondos actuales. Pero s es preciso insistir en llevar a cabo esta operacin en
series como pueden ser las de mapas y planos, cuyo plegado puede perjudicar seriamente
los dibujos.

Signaturacin y sellado

Hay que huir de plasmar en los documentos cualquier anotacin, pero por otra parte la
conservacin del documento requiere el control y existen una serie de operaciones como son
la signaturacin y el sellado que hay que realizar. Cada documento, en el ngulo inferior
izquierdo debe llevar un sello, de impronta pequea, del centro o depsito a que pertenezca
junto a la signatura del legajo o paquete donde se ubique. Ha de utilizarse lpiz para signaturar
y por supuesto evitar que sello y signatura caigan sobre parte escrita.

En las piezas documentales aisladas es s610 precisa una nica signaturacin y sellado en el
primer folio; en las piezas cosidas tambin en el primer folio de dicha pieza; en los mapas y
planos deben indicarse al dorso.

Datacin

Insistimos en que es reprobable la indicacin de cualquier escrito sobre el documento. Pero a
veces es conveniente, siempre por el archivero y no por otras personas, la indicacin de la data
en la parte superior, desde luego a lpiz, para evitar la desordenacin por un uso frecuente por
parte de los investigadores. Es mucho ms conveniente la utilizacin de carpetillas que
guarden y protejan el documento y en las cuales se indiquen los datos para identificarlo no
slo por su data. En muchos archivos, sin embargo, esto acarrea una serie de problemas
secundarios como son el aumento de volumen de las unidades de instalacin que tropieza con
el espacio restringido.

Foliacin y numeracin

Para hacer ms estable la ordenacin, hoy que el masivo manejo de algunos fondos tiende a
desordenarlos, se hacen cada vez ms necesarias estas dos operaciones aparentemente
iguales. La tendencia a microfilmar hoy series completas determina la conveniencia sobre todo
de la foliacin. La numeracin es el nmero de orden dado por unidades archivsticas, la
foliacin es la numeracin corrida de todos los folios escritos de una unidad de instalacin. El
nmero 2 puede corresponder a un determinado expediente que tenga 30 folios, del 22 al 32.
Las cifras correspondientes a una y otra han de expresarse tambin a lpiz en cada documento
en los ngulos superiores, reservando el izquierdo para el nmero de orden de la unidad y el
derecho para la indicacin del folio. No conviene preceder ninguna de las cifras por ningn
trmino como pueden ser "nmero" o "folio". Hay una serie de recomendaciones dictadas por
la experiencia que deben tenerse en consideracin en la documentacin histrica. No se debe
numerar ni foliar una unidad de instalacin aislada, estas operaciones deben iniciarse
solamente cuando estn total- mente ordenadas todas las unidades de instalacin que
integren una serie documental completa. La aparicin, frecuente, de documentos mal
colocados por los primitivos organismos productores que hacen necesaria su adecuada
colocacin en otras unidades de instalacin hara precisa con excesiva reincidencia la
duplicacin, no s610 de nmeros de orden que pueden salvarse con cifras Bis, sino lo que es
peor y ms molesto la duplicacin de los nmeros de la foliacin.

Agregacin

Acabamos de aludir a un problema frecuente como es la detectacin de documentos mal
colocados que hay que incorporar a sus series y a sus legajos adecuados. Las incorporaciones
suelen hacerse dentro de las mismas series, una carta que por su fecha corresponde al legajo
anterior o posterior, sin faltar los casos que la agregacin ha de hacerse de una seccin a otra
seccin. Una carta propiedad de una huerta del Hospital del Amor de Dios, encontrada entre
los fondos del Hospital del Espritu Santo, refirindome a las Secciones del Archivo Histrico de
la Diputacin de Sevilla. La agregacin es necesaria pero peligrosa. Requiere un conocimiento
profundo de las series y de la d o n. Hay que considerar en primer lugar el proceso
administrativo seguido por la documentacin, en segundo lugar la prctica usual de
archivacin mantenida por el organismo productor y en tercer lugar la tipologa, antes que
tomar como referencia el asunto o materia.

Tambin como recomendacin insisto en que las agregaciones no deben llevarse a cabo hasta
estar totalmente terminada la organizaci6n de una seccin. La agregacin exige la colocacin
de "testigos" en el lugar ocupado por el documento sacado de una unidad de instalacin para
agregarlo a la que le corresponda, en el que se haga constar brevemente la descripcin de la
pieza y la seccin y nmero del legajo a donde se incorpora.

5.3. Instalacin de documentos.

Para archivar las carpetas suspendidas se utilizarn distintos tipos de equipos o archivadores
metlicos, que garantizarn las condiciones para la conservacin de los documentos.

Las carpetas se ordenarn segn el cdigo y el ttulo de clasificacin, si acarrea diversas
carpetas o volmenes se ordenarn de la ms antigua a la ms reciente. Fsicamente se podrn
aadir pestaas o guas que indiquen el cdigo, el ttulo de la clase, etc.

En el caso de archivos que tengan un visor en la parte frontal del armario, se aprovechar para
poner los cdigos de clasificacin de los documentos que contiene.

5.4. Manual de archivo.

Los procedimientos documentados del sistema de la calidad deben formar la documentacin
bsica utilizada para la planificacin general y la gestin de las actividades que tienen impacto
sobre la calidad, tambin deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema
de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e
interrelaciones del personal que gerencia, efecta y verifica el trabajo que afecta a la calidad,
como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentacin que se debe utilizar y los
controles que se deben aplicar.

Cada procedimiento documentado debe abarcar una parte del sistema de calidad, tal como un
elemento completo del sistema de calidad o una parte de este, o una secuencia de actividades
interrelacionadas ligadas con ms de un elemento del sistema de la calidad.

El orden de desarrollo de esta jerarqua en una organizacin individual depende de las
circunstancias de esa organizacin, pero usualmente comienza con el desarrollo de la poltica y
objetivos de la calidad de la organizacin.

EL ARCHIVO Y LA GESTIN DOCUMENTAL.

7.1. Fases y tratamiento del documento

FASE 1. ARCHIVO DE OFICINA

En esta fase han de permanecer los documentos en trmite. Si ste ha finalizado, el ao o a
los 2 aos, por ejemplo, los documentos han de pasar ya al Archivo Central, sin esperar
el plazo mximo de 5 aos que establece la Ley.

TRATAMIENTO:

Iniciacin en el Registro General
Formacin de expedientes
Identificacin
Clasificacin
Ordenacin
Descripcin Bsica
Recuperacin de la informacin
Instalacin
Transferencia de acciones
Divisiones de fondos de archivo
FASE 2. ARCHIVO CENTRAL.

Recibe los documentos tramitados en las oficinas al cumplirse el plazo estipulado. La
permanencia de los documentos en esta Fase ha de fijarse en funcin de la frecuencia de uso
por el gestor: uso muy frecuente. Esto variar en cada institucin dependiendo de muchos
factores, pero documentos con 1,2 3 aos desde la finalizacin de su trmite, que no se usen
con frecuencia, deben pasar al Archivo Intermedio, sin esperar el plazo mximode 10 aos que
establece la Ley.

TRATAMIENTO:

Control: Cotejo y recepcin de los documentos transferidos por las oficinas.
Identificacin
Anlisis de la Clasificacin
Ordenacin
Control: Descripcin bsica
Posible descripcin en
profundidad
Normalizacin
Recuperacin de la informacin
Instalacin
Control de Depsitos e Instalaciones
Primer anlisis y valoracin de series documentales
Reserva / Accesibilidad
Transferencia de fracciones
7.2. Las transferencias de documentos.

Una vez transcurrido un plazo determinado de conservacin en las unidades productoras,
los documentos deben transferirse al Archivo General, con carcter obligatorio y de acuerdo
con las normas establecidas por esa unidad.

La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la
conservacin de los documentos y mejorar la eficacia de la gestin de los
documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aqullos mantienen su valor
administrativo.
Organizacin de los documentos para su transferencia
Los documentos objeto de transferencia debern estar necesariamente organizados de
acuerdo con los siguientes criterios:

Criterio 1:

Los documentos debern ser originales o copias nicas (minutas). Son los denominados
"documentos con valor archivstico". Las copias, o documentos de apoyo informativo,
quedarn en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de inters el
Responsable de la misma, generalmente en funcin de la vigencia de la informacin que
contienen.

Criterio 2:

Los documentos debern hallarse organizados fsicamente en carpetas y subcarpetas
normalizadas por el Archivo General, y nicamente en stas, como nica forma de garantizar la
conservacin de los documentos a medio y largo plazo. Las carpetas y subcarpetas contendrn
la informacin necesaria para identificar de manera clara y directa la documentacin que
contienen:

1.- Unidad productora: nombre de la unidad que remite los documentos.
2.- Cdigo de clasificacin: cdigo funcional, con las subdivisiones pertinentes (especficas,
nominales, uniformes).
3.- Aos: indicacin del perodo cronolgico que abarca la documentacin incluida en la
carpeta o subcarpeta, indicando, en su caso, inicio y cierre.
4.- Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica un orden secuencial dentro de
la documentacin que los integra.
Criterio 3:

Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigedad se ubicarn en primer
lugar.

Criterio 4:

Las carpetas correspondientes a un mismo perodo temporal (generalmente ao natural o
curso acadmico) respetarn en su ordenacin la secuencia de los cdigos funcionales de la
clasificacin de los documentos.

Criterio 5:

Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores
(antigedad, cdigos de clasificacin) la unidad proceder a alojar la documentacin en las
cajas de archivo normalizadas.

Criterio 6:

Las cajas resultantes se numerarn de manera secuencial, a lpiz y de forma clara y visible,
para facilitar la redaccin del formulario de transferencia. Ese nmero ser la nica anotacin
que efecten las unidades remitentes en las cajas.

7.3. La conservacin y el expurgo

La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de
conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la inspeccin del
Ejercicio los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento.

Las facturas o documento sustitutivo que hallan emitido
Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artculo 2.1 y 2 del Reglamento por
el que se regulan las obligaciones de facturacin y la copias de los documentos sustitutivos
expedidos
Las facturas expedidas de acuerdo con el artculo 2.3 del citado Reglamento, as como sus
justificantes contables
Los recibos justificativos del reintegro de la compensacin del rgimen especial de
la agricultura, ganadera y pesca, tanto el original de aqul, por parte de su expedidor, como la
copia, por parte del titular de la explotacin
Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importacin
Por otro lado, el artculo 30 del cdigo del comercio vigente establece una obligacin para los
empresarios de conservar "libros, correspondencia, documentacin y justificantes
concernientes a su negocio (...) durante seis aos, a partir del ltimo asiento realizado en los
libros".

Expurgo: operacin tcnica de evaluacin crtica de la coleccin con vistas a la retirada de
parte de la coleccin. El expurgo debe entenderse como una tarea ms de la gestin de la
coleccin que contribuye a mantener a sta en las mejores condiciones posibles. No hay que
confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como
consecuencia de l, algunos de ellos sern retirados de la coleccin.

Razones para expurgar:

Superar la limitacin del espacio de almacenamiento
Mejorar la actualidad de la coleccin
Mejorar la accesibilidad de los fondos
Mejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados

LA REDACCIO TCNICA
Esta pgina -o prrafo- ayuda a los lectores a determinar rpidamente si el informe
contiene informacin que sea de su inters y si, por lo tanto, vale la pena leerlo. Un resumen
conciso, informativo y bien escrito no slo ser apreciado por los lectores, sino que tendr una
influencia positiva sobre sus actitudes hacia el documento completo.

Las habilidades que requieren atencin particular son las siguientes:

Tcnicas especiales de redaccin tcnica
Estilo tcnico
Redaccin de introducciones
Uso de transiciones
Construccin de tablas de contenido
Elaboracin de conclusiones
Construccin de ndices
Incorporacin de notas
Elaboracin de bibliografas
Uso de listas

Existen ciertas tcnicas que el escritor tcnico usa frecuentemente, aunque no son exclusivas
de la redaccin tcnica, y que son partes importantes de un todo (por ejemplo: de un informe).
Consecuentemente el autor tcnico debe conocerlas. Las ms importantes son la definicin,
la descripcin de mecanismos, la descripcin de procesos y la clasificacin.

Cada uno de estos problemas de redaccin requiere de una atencin cuidadosa

La naturaleza y complejidad de los temas tratados en los documentos tcnicos involucran al
autor en algunos problemas estilsticos, sobre todo los relacionados con la claridad.

La redaccin de las introducciones, las transiciones y las conclusiones implica la tcnica de
decirle a los lectores, primero: lo que se les va a comunicar, segundo: comunicrselos y
tercero: decirles lo que ya se les comunic.

Finalmente, la gramtica no es propiamente un tema formal de la redaccin tcnica, pero
constituye una necesidad para elevar la Calidad de los documentos.


Redaccin de documentos frecuentes

2.1.-Redaccin de una carta

El estilo de la carta debe estar adaptado al receptor:
Formal, si se trata de asuntos oficiales, pblicos o de negocios
Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos
entiendan (remitente y destinatario)
Familiar, que podra ser un derivado de la anterior, con la nica diferencia de que sta es
especficamente para familiares.
Caractersticas

Caractersticas psicolgicas:

Posee una actitud cortes y afable.
Busca impresionar positivamente al destinatario.
Busca una reaccin favorable a los intereses de remitente.
Caractersticas formales:

Es breve.
Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud.
Busca dar informacin completa.
Caractersticas lingsticas:

Utiliza frases cortas. Recurre a un vocabulario exacto y corts. Usa oraciones completas
organizadas correctamente. No abrevia las palabras. Utiliza una puntuacin adecuada al
sentido de lo que se quiere expresar. Usa elementos cohesivos que interrelacionan las
oraciones y los prrafos.

Partes

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes elementos:

Encabezamiento: nombre y direccin del lugar a que se dirige.
Saludo: personal o consolidado en frmulas establecidas.
Exposicin del asunto, con los pormenores pertinentes.
Despedida: tambin con frmulas fijadas por la costumbre.
Firma
La carta tambin se compone de:

Membrete: nombre, direccin, telfono y ciudad de la empresa que la escribe.
Fecha: ciudad, entidad federativa, da, mes y ao en que se expide.
Domicilio: nombre, direccin, ciudad y cdigo postal de la persona a quien se dirige
(destinatario).
Vocativo: expresin de cortesa que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposicin del asunto que motiva la carta.
Despedida: expresin de cortesa que da trmino a la carta.
Antefirma: razn social o denominacin de la casa.
Firma: nombre completo del remitente y su rbrica.
Referencias finales: iniciales, maysculas y minsculas respectivamente, de la persona que
dicta y de quien tipea la carta.
Otros datos: indicaciones de los anexos que se envan o el nombre de las personas a quienes se
remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias
finales.
2.2.- Redaccin de un informe

Este debe ser lo suficientemente claro y detallado para que cualquier lector sepa lo que hiciste,
los resultados que obtuviste y si la evidencia experimental sostiene tu hiptesis. Adems, debe
incluir tus fuentes de informacin.

Gran parte del informe proviene de tu diario. Organiza y copia la informacin y prepara
tablas y grficas que muestren claramente tus datos y resultados.

El informe debe ser escrito en computadora, con doble espacio y encuadernado en un
cartapacio. Los requisitos pueden variar en diferentes lugares as que coteja con tu maestra
sobre las reglas de la feria en tu regin. Generalmente en el informe se debe incluir lo
siguiente:

Pgina titular - Con el ttulo de tu proyecto centralizado. Escoge un ttulo corto y descriptivo,
que vaya al grano.
Abstracto - Resume los puntos ms importantes de tu proyecto. Indica el propsito,
hiptesis, mtodos, resultados y conclusiones que obtuviste. Debe ser corto y claro, y aunque
aparece al principio para beneficio de los jueces, es lo ltimo en escribirse.
Reconocimientos - Reconoce a las personas que te ayudaron.
Tabla de contenidos
Introduccin - Describe el problema de tu investigacin, indica el propsito, la hiptesis
y brevemente menciona los mtodos que usars. Si ya hay trabajos relacionados con el
problema puedes mencionarlos.
Trata de ganar la atencin de los que leer tu trabajo.
Explica por qu es importante tu investigacin.
Metodologa - Describe detalladamente tu diseo experimental, el material y equipo que
usaste, el procedimiento que empleaste.
Resultados - Presenta los datos que encontraste en forma clara usando tablas y grficas.
Discusin de Resultados - Muestra los resultados ms importantes e indica cmo confirman ( o
refutan) tu hiptesis. Presenta los mrgenes de error en cada medida y en el resultado.
Conclusin - En esta seccin, escribe los resultados de tu investigacin. Menciona lo que
aprendiste en tu investigacin. Si tus resultados apoyaron tu hiptesis indcalo as. (Cuidado!
No debes decir que tu hiptesis es cierta, lo correcto es decir que fue apoyada.) Si los
resultados no apoyaron tu hiptesis tambin lo debes de escribir. Adems debes incluir
posibles fuentes de error y muy importante, hacer proyecciones (sugerir futuras
investigaciones sobre el mismo tema).
Bibliografa - Haz un listado de los libros y revistas que usaste para buscar informacin.
Apndices - Aqu se incluye informacin adicional en forma de grficas, fotos, dibujos, etc.
Presente los siguientes puntos al escribir tu informe:

Las fotos, dibujos, diagramas, tablas y grficas son herramientas muy tiles para explicar tu
proyecto, adems de hacerlo ms atractivo.
Ten mucho cuidado al redactar tu informe. Esmrate en que tu trabajo est limpio, bien
organizado y sin errores de ortografa.
No uses palabras rimbombantes al redactar tu informe. Trata de ser lo ms claro posible, para
que todo el que lo lea pueda entenderlo bien. Puedes usar las palabras tcnicas que sean
necesarias pero sin afectar la claridad.
Incluye resultados negativos pues son parte (valiosa, aunque no lo creas) de tus datos. De ellos
puede salir la inspiracin para nuevos experimentos.
2.3.- Redaccin de un resumen

Para realizar un resumen se debe:

Tener objetividad.
Tener clara la idea general del texto, sus ideas fundamentales y las secundarias que sean
cruciales para el entendimiento de las principales.
Subrayar las partes principales del texto, tomar nota de las ideas ms significativas y apuntar
palabras clave.
Esquematizar lo subrayado.
Es necesario encontrar coherencia entre las frases subrayadas, para que el resumen quede
perfecto.
Es necesario comprender el texto y as lo podrs resumir.
Tipos de resumen

Resumen informativo

Sintetiza el contenido del texto original, el mensaje de la comunicacin, y es muy til para dar
una idea rpida y general del texto.
Es la reduccin de un texto, en unas proporciones que pueden ser propuestas, pero que en
general suele ser un 25% del texto, escrito con las propias palabras del redactor en las que se
expresan las ideas del autor.

Resumen descriptivo

Explica la estructura del escrito, as como las partes fundamentales, las fuentes o el estilo, y es
muy til en el caso de textos extensos o complejos porque ayudan al lector a comprender
la organizacin de este y localizar en l los datos que le puedan interesar.

Resumen abstracto

Es una variante del resumen generalmente de tipo descriptivo, que encabeza los artculos
cientficos. Habitualmente se incluye en el propio artculo, despus del ttulo y en la primera
pgina. Su funcin es informar sobre el contenido del texto a fin de que los posibles lectores se
puedan hacer una idea general en poco tiempo y decidir si les interesa leer el documento
ntegro. En general, no incluye datos concretos, como cifras o porcentaje.

La sntesis

Consiste en resumir diversos textos que tratan un mismo tema o temas relacionados. Esta
tcnica de reduccin textual te permite reunir los elementos esenciales de ms de un texto
para obtener un resumen coherente. No se trata de producir un resumen diferente de cada
texto, sino un solo resumen que sintetice y relacione los textos de partida. La prctica de
la sntesis es imprescindible en los exmenes y trabajos acadmicos, donde debes demostrar
tu conocimiento de diversas fuentes bibliogrficas, tu capacidad para relacionar. La sntesis
tiene que respetar las ideas del autor. Por lo tanto, no expresa conceptos propios.

2.4.- Redaccin de un oficio

Clases

Oficio simple o directo

Este tipo de documento se utiliza cuando la herramienta estndar y el texto o contenido van
dirigidos a una sola persona. Generalmente se usa para una invitacin, una felicitacin, una
peticin, un agradecimiento o un informe de eventos o actividades culturales o deportivas.
Tambin cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algn servicio.

Oficio mltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios
destinatarios, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el nmero de oficio,
dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para
especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, adems, para agilizar el proceso que dure
la documentacin.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes, instrucciones,
recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos
simultneamente.

El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va
dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua.

La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo
cual es importante recordar que:

1. el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir;
2. en el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribucin, que viene a ser la
ltima parte de este tipo de oficio (vase ejemplo).
Oficio de trascripcin

La palabra trascripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que
sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin
ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo trascrito debe ir entre comillas y fiel al
original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del
mismo oficio.

El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a
subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servir
para transcribir informes relevantes e importantes.

Partes

Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en
curso.
Numeracin
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorando; la palabra oficio con
maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua y, a
continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada por una
lnea oblicua y el ao en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe: el nombre
completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y
luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicar en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la numeracin del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra
tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas
o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en
forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el
texto, tales como:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
"Tengo el agrado de dirigirme..."

Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones
conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal.
Atentamente,

Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el
cargo que le distingue, ms el sello respectivo.

Iniciales
Al igual que en el memorando, las iniciales del remitente se escriben con letras maysculas y,
en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.

Anexo
Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos,
revistas, tarjetas, programas, etc.

Distribucin
Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las personas y las
dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Habilidades para preparar un buen documento final

3.1.- El Estilo

El estilo es el conjunto de caractersticas o cualidad que diferencian y distinguen una forma de
escribir de otra. El estilo es el sentido vital, la personalidad transferida al desarrollo oral o
escrito del tema.

En tanto que la redaccin y la gramtica son instrumentos que sirven para lograr la mejor
manera de expresar una idea, el estilo indica el modo -personal e intransferible de hacerlo.
El estilo, por otra parte, exige la delimitacin previa del tema a desarrollarse. As, el
informador, el reportero, el corresponsal, deben darse una respuesta previa a cada una de
estas preguntas:


Qu se expresa?
Cmo se expresa?
Para qu se expresa?
A quin se expresa?


Las respuestas nos llevarn a la delimitacin de dos situaciones:

1.- El canal mediante el cual se transmitir la informacin.

2.- El medio al cual se transmite la informacin: si es individual o colectivo, rico o pobre,
intelectual o poco instruido, alfabetizado o semialfabetizado.

3.2.- Redaccin de introducciones o Prrafos de apertura

El Prrafo de apertura o introduccin es nico y frecuentemente puede ser el ms importante
de todos los que escribir en su documento. Es en este prrafo donde Usted debe captar la
atencin de su lector, expresar claramente sobre qu se escribe y dar el tono adecuado a su
mensaje.

Los siguientes puntos le servirn para establecer un criterio que le ayudar a lograr un Prrafo
de Apertura efectivo.

Un Prrafo de Apertura Efectivo debe:

> Hacer contacto personal y darle el tono adecuado a nuestro mensaje, en funcin del motivo
del mismo.
> Captar la atencin del lector.
> Incluir la Frase Clave e informar claramente al lector de qu se trata el documento.
> No ser de ms de 3 o 4 frases.


Existen algunos otros aspectos que pueden ayudarle a lograr Prrafos de Apertura efectivos;
pero si Usted sigue el criterio antes mencionado, estar favoreciendo ampliamente la
obtencin de un buen resultado.

3.3.- Uso de las palabras o frases de transicin

Para lograr que su documento se pueda leer con fluidez y se entienda mejor, es importante
usar palabras y/o frases de transicin.

Las frases y palabras de transicin le permiten ir conectando las diferentes ideas y datos que se
expresan en su redaccin de una manera prctica y fluida. Ejemplos:
"Como Usted sabe", "Sin embargo", "Particularmente", "A menos que" y muchas ms.

3.4.- Uso de listas

Cundo, Cmo y Porqu usar listas.

Cuando Usted lee un documento de negocios no lo hace como si fuera una novela. Al leer un
documento de negocios Usted normalmente busca rpidamente identificar el motivo del
escrito y la informacin importante.

Muchas veces, si nicamente organizamos los datos en prrafos escritos en prosa simple, la
informacin y el mensaje se pueden volver confusos. Esto se vuelve an ms notorio, entre
ms complicado y tcnico es el documento. Por lo anterior, frecuentemente se recomienda el
uso de listas.

Tenga en cuenta que en un documento de negocios, cuando se presentan tres o ms piezas de
informacin relacionadas entre si, uno puede - y muchas veces debe - usar listas.

Las listas son ms efectivas que los prrafos en prosa simple porque:

> Comunican informacin ms rpida y efectivamente
> Nos ahorran tiempo de escritura
> Reducen el riesgo de cometer errores de estructura y puntuacin

IMPORTANTE: al usar listas en sus documentos de negocios, asegrese de distribuir el
contenido de las mismas de una forma organizada y uniforme, de tal manera que la
informacin sea fcil de encontrar y entender. Si su lista contiene muchos elementos y puede
agruparlos en subcategoras, hgalo.

Sobre la puntuacin en las listas: use el punto "." final en sus listas cuando por lo menos uno
de los elementos de las mismas sea de ms de una oracin completa.

3.5.- La conclusin y el cierre

Esta parte tambin es muy importante. El ltimo prrafo de su redaccin juega un papel clave
para este propsito: debe de ayudar a reforzar y redondear lo que se expresa en su
documento.

Un buen cierre:

- Hace un ltimo contacto personal con el lector. Esto es particularmente importante cuando
Usted trata de influenciar.

- En algunos casos puede usarse para recapitular la idea principal.
- Se asegura de que no queden cabos sueltos.
- Le informa al lector qu sucede despus. Si el resultado de la lectura del documento debe
ser una accin, lo asienta claramente.
- Utiliza un lenguaje especfico con relacin al mensaje que se desea transmitir.

3.6.- Elaboracin de una bibliografa

Todo artculo cientfico que refleje una investigacin realizada contendr referencias a otros
autores y otros estudios que nos han ayudado a plantear nuestro trabajo. Dichas citas se
deben realizar en el texto cuando hagamos referencia expresa a un autor o artculo concreto.

Aunque hay varias formas de citar, el patrn que nosotros seguiremos ser:

- Escribir entre parntesis el apellido del autor y el ao de publicacin separados por una
coma.
- Si se citaran varios trabajos a la vez, se escribiran a continuacin de la misma forma y
separados con punto y coma.
- Si se citaran dos o ms trabajos a la vez del mismo autor, no se repetir el nombre, sino que
se pondrn a continuacin los aos de publicacin separados por una coma.
- En el caso de que hubiera publicados en el mismo ao dos trabajos del mismo autor se
aadiran las letras a, b, c... a los aos para distinguirlos. Ests letras tambin se aadirn en la
lista de referencias al final del artculo.
- Si hay ms de tres autores, se especificar el primero seguido de la frmula latina et al.
Ms adelante, en el ltimo apartado de nuestro trabajo se concretar y especificarn todos los
datos del artculo o libro al que nos estamos refiriendo, as como otras fuentes consultadas y
no necesariamente citadas. Es lo que constituir la bibliografa del trabajo.

En primer lugar todas las referencias debern estar ordenadas por orden alfabtico, y dentro
de cada una de ellas habr que seguir el orden especificado a continuacin.

LIBRO:

1. Apellido del autor (o en su defecto editor), nombres de pila reducindolos a las iniciales.
Cuando existan varios autores se separarn por punto y coma y un espacio.
2. Ao de publicacin, entre parntesis.
3. Ttulo en cursiva, respetando maysculas y minsculas.
4. Edicin, si no es la primera.
5. Editorial.
6. Lugar de publicacin.