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Objetivo General
Aplicar las tcnicas para una efciente Reunin.
Objetivos Especficos
Comprender los aspectos fundamentales respecto a
la Reunin.
Demostrar la funcin del Animador de la Reunin.
Explicar las funciones del Secretario
2
Introduccin
En la actualidad es indispensable saber preparar una reunin, pues todas las personas en
algn momento nos enfrentamos a formar parte de los distintos tipos de reuniones que existen,
ya sea de mbito laboral, familiar o de otra ndole
!a reunin, es la concurrencia de un nmero determinado de personas para tratar distintos
temas, recoger informaciones, tomar decisiones
En el mbito empresarial, las reuniones se reali"an diariamente, semanales, mensuales o como
disponga cada organi"acin, algunos asuntos que tratan son# problemas que se presentan,
prev$n situaciones de riesgos, aumentan sus fortale"as, pues todos los participantes tienen un
mismo objetivo, una de las caractersticas principales de una reunin
%or ello, en este trabajo anali"aremos brevemente las t$cnicas para reali"ar una reunin
eficiente, los aspectos fundamentales y las distintas funciones que deben cumplir un animador
y un secretario
3
a Reunin
&na reunin por definicin es la concurrencia de un nmero determinado de
personas que comparten el deseo de conseguir un objetivo concreto
Este objetivo puede ser'
! (nformar
! )ransmitir una orden
! *ecoger opiniones
! Generar ideas
! +ormar
! )omar una decisin, etc
,-*-,)E*(.)(,-. /E &0- *E&0(O0
*equieren la participacin de varias personas
.e celebran en un tiempo y un lugar determinados
!os asistentes comparten un tema en comn
,omprenden una secuencia de acciones' %reparacin, presentacin,
etc
%artes
%roceso de comunicacin durante la reunin'
1 %resentacin' Grado de implicacin de los participantes
2 /esarrollo' Expresar opiniones
3 ,onclusin' (nforme con las conclusiones
Existen diferentes tipos de reuniones dependiendo de su objetivo las cuales
pueden ser'
14 *euniones para (nformar
"
Estas reuniones tienen por objeto que las informaciones de quien 5a
convocado la reunin lleguen a conocimiento de los que participan en ella
24 *euniones para recoger (nformaciones
Estas reuniones tienen como objeto proporcionar a quien la convoca los
elementos necesarios para formarse una opinin, emprender un estudio,
tomar una decisin, etc
34 *euniones para formar
&na reunin de formacin, digna de este nombre, se apoya sustancialmente
sobre la dinmica del grupo !a misin fundamental del animador es 5acer
que surjan del grupo las nociones que sus miembros ya poseen y, despu$s,
ayudarles a relacionarlas
64 *euniones para intercambiar puntos de vista
)ienen por objeto lograr que los participantes se expresen en torno a un
tema o a un problema El animador cumple ante todo un papel de regulador,
modera los conflictos, vuelve a introducir el tema, conduce a los
participantes al camino recto siempre que se desvan, etc
74 *euniones para llegar a un acuerdo
.e trata de reuniones donde las partes presentes estn en una situacin de
antagonismo o de desacuerdo El objetivo de la reunin es buscar una
solucin aceptada por todos los asistentes y que sea capa" de arreglar el
conflicto El animador desempe8a aqu un papel de mediador o de rbitro
94 *euniones para generar ideas
.on lo que se llama reuniones creativas En una reunin para generar ideas
se recurre a t$cnicas y m$todos de creatividad# y al animador, aparte de las
cualidades indispensables para la conduccin de cualquier reunin, le exige
un conocimiento completo de esas t$cnicas y una aptitud particularmente
desarrollada para sacar al grupo de sus bloqueos y de sus 5bitos
rutinarios
#
:4 *euniones para tomar decisiones
Esta reunin tiene por objeto de 5acer una seleccin entre las ideas
expuestas o informaciones recogidas, con objeto de fijar una lnea de
conducta -nimar este tipo de reunin es especialmente difcil cuando la
decisin que se debe tomar involucra cuestiones personales, ideolgicas,
polticas, etc
!-. +&0,(O0E. /E! -0(;-/O*
14 +uncin de ,larificacin
24 +uncin de ,ontrol'
34 +uncin de *elajamiento'
64 +uncin de /inami"acin'
!- ;(.(O0 /E! .E,*E)-*(O
&na reunin que debe desembocar de ordinario en unos resultados, da
lugar necesariamente a un acta <ste acta de la reunin la redacta un
.ecretario
El secretario puede ser el animador mismo# pero tal solucin no es aconsejable
porque $ste, dedicado por entero a su tarea, trope"ar con muc5as dificultades
materiales y psicolgicas para tomar notas
Es preferible que el secretario sea una persona distinta al animador y , por
consiguiente, ms libre para observar y anotar
En este caso 5ay dos opciones muy posibles'
! El secretario no participa en la reunin de modo activo y se conforma
con desempe8ar un papel de observador#
! El secretario participa activamente en la reunin
,O;O )E*;(0-* &0- *E&0(=0
>,mo se 5ace una sntesis de las ideas expresadas?
-ntes de dar por concluida la reunin es indispensable que el animador
realice una sntesis de las ideas expresadas
Esta permitir al grupo tomar conciencia del trabajo efectuado, de los
avances reali"ados y, en su caso, de las cuestiones que se 5an dejado
pendientes de solucin y que convendr tratar en una reunin posterior
$
,aractersticas de una @uena sntesis'
! &na sntesis no debe exceder nunca de die" minutos
! /ebe exponerse las ideas de una manera ordenada
! !a claridad y su neutralidad en las ideas
>,mo se lleva a cabo el anlisis de la reunin?
%roceder al anlisis de la reunin consiste en poner en evidencia todos los
fenmenos y problemas que 5an aparecido en el transcurso de ella y en
provocar una reflexin acerca de los m$todos de trabajo, acerca del modo en
que el grupo 5a logrado superar sus tensiones y bloqueos
%ara llevar a cabo este tipo de anlisis, el animador debe estar suficientemente
seguro de s mismo y del grupo Ello significa que dic5o anlisis slo es
interesante si reina un clima de confian"a entre los miembros del grupo y entre
$stos y el animador, de manera que puedan expresar espontneamente sus
insatisfacciones !o cual exige ya una cierta madure" del grupo, y, por parte del
animador, una cierta capacidad para encajar los golpes de la crtica
.i piensa que los miembros del grupo no se 5allan lo bastante preparados
como para proceder a un anlisis de ese g$nero, le queda la posibilidad de
pedirles que lo efecten individualmente mediante un cuestionario de este tipo,
que entregar a cada participante'
.( 0O
>Aa podido usted 5ablar con toda la libertad que 5ubiera
deseado?
>!e 5a bloqueado la presencia ene l grupo de ciertas
personas?
>Aa 5abido cosas que usted deseaba decir y no 5a dic5o?
>!e 5an interrumpido cuando 5ablaba?
>Aa cortado usted la palabra cuando alguien 5ablaba?
>Aa 5abido muc5as personas que guardaban silencio>
>)iene la sensacin de que todos 5an podido dar su
%
opinin?
>!e 5a parecido que una persona Bo mas de una C impona
su opinin?
>,ree que el m$todo de trabajo utili"ado era efica"?
>!e parece que el grupo era lo bastante creativo?
>El animador >5a ayudado al grupo a alcan"ar sus
objetivos?
>!e parece que el clima de esta reunin era favorable para la
expresin de las ideas?
)iene la impresin de que 5a perdido el tiempo?
0ormas %arlamentarias
!as normas parlamentarias son un grupo de reglas que gobiernan el trmite en
los asuntos en las reuniones
.u propsito es lograr reuniones ordenadas y eficientes, respetando asi los
derec5os de todos
-lgunas normas son las siguientes'
+ijar la 5ora de la prxima reunin
!evantar la sesin
*eceso
,uestin de informacin
!imitar la discusin
*escindir
*econsiderar
-pelar una decisin presidencial
El presidente es el nico que puede otorgar la palabra
!evantar la mano para pedir turno
&
!a Dusticia en el %araguay
!eyes de -uditoria E -plicadas a diferentes Entes de nuestra *epblica
0-G- E0ormas de -uditoria Generalmente -ceptadas
0(-40ormas (nternacionales de -uditoria
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Ofrecer una c5arla sobre las medidas preventivas en el caso de
falsificacin de firmas
1(
,onclusin
!a reali"acin de este trabajo nos 5a permitido tener una visin ms clara y completa de cmo
se lleva a cabo una reunin, adems de ense8arnos la importancia que tiene cada uno de los
pasos para lograr una reunin efectiva y amena
%or otro lado podemos considerar t$cnicas y procesos que debe reali"ar el animador para que
la reunin no pierda el 5ilo del tema en cuestin
Otro punto importante es la culminacin de la reunin, es indispensable una buena sntesis de
las ideas expresadas
,omo observacin final, nos gustara destacar que 5a sido un trabajo interesante, un tema de
gran inter$s
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E)ercicio de E*aluacin
1! +,u es la Reunin-
2! +Cu.l es la funcin del Animador de la Reunin-
3! +Cu.l es la funcin principal del Secretario de una
Reunin-
12
,*()E*(O /E EI-!&-,(O0
Apellidos y Nombres Evaluacin Oral Evaluacin Escrita Total
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Acu/a 0roc1e2 Adi3 Salomn
4astos 56orio2 Elida 7ar8a
Ca3rera Ro)as2 7nica
Eli6a3et1
Cristaldo 4o9ado2 ourdes
:ictorina
;allardo A<uino2 Claudia
Eli6a3et1
7olinas Sil*a2 ;a3riela
4eatri6
7u/o6 :alen6uela Ed9ar
Ramn
E:A=ACI5> 5RA E:A=ACI5> ESCRI0A
1. Dominio del tema 1. Inte9ridad
2. Interpretacin 2. ?recisin
3. @acilidad de expresin 3. 5rto9raf8a
13
". Expresin corporal ". Inters de las ideas
#. ?recisin #. Ela3oracin
@(@!(OG*-+(-