Centro Internacional de Educacin Continua

Profesor(a) Fredy Sanchez

Unidad Curricular Gerencia De Proyectos Y Programas
Actividad #3 Elabore un Informe en Word de su Proyecto de las Siguientes
Fases: Planificacin y Ejecucin
Participante: Palmero Vivas, Luis Manuel C.I. V-16.813.104
Caracas, Octubre 2014

Actividad N 3: Semana N 3:

Elabore un Informe en Word de su Proyecto de las Siguientes Fases:
Planificacin y Ejecucin

PROCESO DE PLANIFICACIN
Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

El Plan para la Direccin del Proyecto nos permitir visualizar las acciones que
debemos tener en cuenta para poder llevar a feliz trmino el proyecto Campaa
nuevo modelo de relacionamiento en Televentas, estas acciones serian:

Formar un equipo compuesto por las reas de operaciones, administrativas
y reas de apoyo que permitan la sinergia y colaboracin entre ellas para
alcanzar los resultados esperados.
Informar el panorama actual y el impacto que puede ocasionar en la salud
de la empresa de no cambiar la situacin, incluyendo aspectos financieros.
Plantear la solucin que se busca obtener con la implementacin del
proyecto Campaa nuevo modelo de relacionamiento en Televentas y la
importancia de la participacin de las reas en el desarrollo del mismo.
Realizar mesas de trabajo para disear una campaa de intriga sobre el
nuevo modelo de relacionamiento con los clientes.
Elaborar los mensajes de atraccin y de inters para la puesta en marcha
de la campaa.
Recoger las impresiones luego de implementada la campaa para tomar
acciones antes de la puesta en marcha de las charlas.
Definir, planificar y ejecutar las charlas informativas con el propsito de
suministrar todos los detalles relacionados con el nuevo modelo de
relacionamiento con los clientes.
Planificar y coordinar la ambientacin de los canales de venta y el material
informativo que garantice la consecucin del modelo de relacionamiento
con los clientes en el tiempo.
Establecer las medidas de supervisin del proyecto que permitan el buen
desempeo durante la duracin del proyecto.
Establecer responsables de la medicin y supervisin de las mtricas
necesarias para garantizar el alcance de los objetivos planteados.

Recopilar Requisitos

Entre los principales requisitos que se necesitan cumplir o necesidades que se
desean cubrir, tenemos:

Aumentar el volumen de ventas.
Lograr una atencin diferenciadora
Aumentar el ndice de satisfaccin de nuestros clientes, mejorando la
experiencia al momento del contacto.
Aumentar los ingresos de la empresa, de nuestros empleados y de
nuestros aliados comerciales.
Captar ms clientes y aliados comerciales.

Definir el Alcance

Disear una campaa de comunicacin del nuevo modelo de relacionamiento con
los clientes que permitir que el canal de ventas se convierta en un referente en
cuanto a la satisfaccin del cliente la atencin brindada por los vendedores al
momento de contactar al cliente para ofrecer los productos o servicios. El
propsito es desarrollar una campaa de intriga sobre el contenido del modelo
que despierte el inters de los colaboradores, resalte la importancia de su
contribucin y su papel protagnico en el mismo. Tambin, brindar unas charlas
con el detalle del modelo que explique cada uno de las fases, tareas, funciones,
cambios y compromisos que deber adquirir la operacin para el xito del
proyecto y finalmente crear un ambiente que permita la implementacin de este
modelo y que garantice su permanencia en el tiempo. Esto se deber realizar en
su totalidad al trmino del ao 2014 con la participacin de todas las reas que
hacen vida en la empresa ThinkSell, C.A.

Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)

Los entregables que se realizaran y se exigirn como termmetro para medir los
avances del proyecto serian:

1. Plan de comunicacin de la campaa de intriga.
2. Informe de cierre de la campaa de intriga con los hallazgos durante su
ejecucin.
3. Plan de cumplimiento del cronograma de las charlas informativas.
4. Informe de cierre de las charlas informativas con los hallazgos durante su
ejecucin.
5. Plan de cumplimiento del cronograma de ambientacin.

Definir las Actividades

1. Elaborar estrategia comunicacional y mensajes de intriga a travs de medios
impresos con mensajes de intriga para distribucin entre los colaboradores.
2. Implementar campaa de intriga en los canales de ventas
3. Elaborar presentacin con los puntos de inters a tratar
4. Contratar talento para la presentacin y difusin de informacin.
5. Elaborar diseos y compra de materiales de ambientacin para los canales de
ventas
6. Realizar decoracin de carteleras, rotulado y artes en general en los canales
de venta
Secuenciar las Actividades



Estimar los Recursos de las Actividades

Nombre de tarea Materiales
Nombres de los
recursos
Elaborar estrategia comunicacional y
mensajes de intriga a travs de medios
impresos con mensajes de intriga para
distribucin entre los colaboradores.
Material de oficina.
Adriana Perez;
Luis Palmero
Implementar campaa de intriga en los
canales de ventas
Diseos
comunicacionales
Equipo Proyecto;
Luis Palmero;
Adriana Perez
Elaborar presentacin con los puntos de
inters a tratar
Computador,
proyector.
Equipo Proyecto
Contratar talento para la presentacin y
difusin de informacin.
Computador,
proyector, pantalla
para proyectar.
Luis Palmero;
Adriana Perez
Elaborar diseos y compra de materiales de
ambientacin para los canales de ventas
Rotulados Maria Rodriguez
Realizar decoracin de carteleras, rotulado y
artes en general en los canales de venta
Material de oficina,
rotulados.
Equipo Proyecto;
Maria Rodriguez


Elaborar
estrategia
comunicacional
y mensajes de
intriga
Implementar
campaa de
intriga en los
canales de
ventas
Contratar
talento para
la
presentacin
y difusin de
informacin
Elaborar
presentacin
sobre
campaa
Elaborar
diseos y
compra de
materiales de
ambientacin
Realizar
decoracin de
carteleras,
rotulado y
artes en
general en los
canales
Estimar la Duracin de las Actividades

Nombre de tarea Duracin Comienzo Fin
Elaborar estrategia comunicacional y mensajes
de intriga a travs de medios impresos con
mensajes de intriga para distribucin entre los
colaboradores.
5 das lun 06/10/14 vie 10/10/14
Implementar campaa de intriga en los canales
de ventas
5 das lun 13/10/14 vie 17/10/14
Elaborar presentacin con los puntos de inters
a tratar
3 das lun 20/10/14 mi 22/10/14
Contratar talento para la presentacin y difusin
de informacin.
7 das jue 23/10/14 vie 31/10/14
Elaborar diseos y compra de materiales de
ambientacin para los canales de ventas
5 das lun 27/10/14 vie 31/10/14
Realizar decoracin de carteleras, rotulado y
artes en general en los canales de venta
5 das lun 03/11/14 vie 07/11/14

Desarrollar el Cronograma

Nombre de tarea Dur. Comienzo Fin Materiales
Nombres de los
recursos
Elaborar estrategia
comunicacional y mensajes de
intriga a travs de medios
impresos con mensajes de
intriga para distribucin entre los
colaboradores.
5
das
lun
06/10/14
vie
10/10/14
Material de
oficina.
Adriana
Perez; Luis
Palmero
Implementar campaa de intriga
en los canales de ventas
5
das
lun
13/10/14
vie
17/10/14
Diseos
comunicacio
nales
Equipo
Proyecto; Luis
Palmero;
Adriana Perez
Elaborar presentacin con los
puntos de inters a tratar
3
das
lun
20/10/14
mi
22/10/14
Computador
, proyector.
Equipo
Proyecto
Contratar talento para la
presentacin y difusin de
informacin.
7
das
jue
23/10/14
vie
31/10/14
Computador
, proyector,
pantalla
para
proyectar.
Luis Palmero;
Adriana Perez
Elaborar diseos y compra de
materiales de ambientacin para
los canales de ventas
5
das
lun
27/10/14
vie
31/10/14
Rotulados
Maria
Rodriguez
Realizar decoracin de
carteleras, rotulado y artes en
general en los canales de venta
5
das
lun
03/11/14
vie
07/11/14
Material de
oficina,
rotulados.
Equipo
Proyecto;
Maria
Rodriguez
Estimar Costos

Nombre de tarea Costo
Elaborar estrategia comunicacional y mensajes de intriga a travs
de medios impresos con mensajes de intriga para distribucin entre
los colaboradores.
Bs. F. 15.000,00
Implementar campaa de intriga en los canales de ventas Bs. F. 3.000,00
Elaborar presentacin con los puntos de inters a tratar Bs. F. 0,00
Contratar talento para la presentacin y difusin de informacin. Bs. F. 40.000,00
Elaborar diseos y compra de materiales de ambientacin para los
canales de ventas
Bs. F. 10.000,00
Realizar decoracin de carteleras, rotulado y artes en general en
los canales de venta
Bs. F. 10.000,00

Determinar el Presupuesto

Nombre de tarea Costo
Elaborar estrategia comunicacional y mensajes de intriga a travs
de medios impresos con mensajes de intriga para distribucin entre
los colaboradores.
Bs. F. 15.000,00
Implementar campaa de intriga en los canales de ventas Bs. F. 3.000,00
Elaborar presentacin con los puntos de inters a tratar Bs. F. 0,00
Contratar talento para la presentacin y difusin de informacin. Bs. F. 40.000,00
Elaborar diseos y compra de materiales de ambientacin para los
canales de ventas
Bs. F. 10.000,00
Realizar decoracin de carteleras, rotulado y artes en general en
los canales de venta
Bs. F. 10.000,00
Total presupuesto Bs. F. 78.000,00


Planificar la Calidad

Para garantizar la calidad de los entregables y el cumplimiento de las actividades,
se utilizara la metodologa de gestin de proyectos PMBOK. La Gua del PMBOK
proporciona pautas para la direccin de proyectos, identifica el subconjunto de
fundamentos de la direccin de proyectos generalmente reconocido como buenas
prcticas. Adicionalmente, se utilizara la herramienta de check list en funcin a las
actividades que se realizaran y para el seguimiento de la gestin diaria, control en
mesas de trabajo y trabajos de campos esto permitir abarcar todos los puntos de
inters e identificar los puntos crticos que requieren atencin.

Se documentara todos los hitos importantes y relevantes de forma que se pueda
consultar en caso de realizar proyectos similares.

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

- Lder de Proyecto: Responsable del diseo, desarrollo e implementacin del
proyecto. Habilidades requeridas: Capacidad de comunicacin y de interrelacin,
manejo de equipos, trabajo bajo presin, tolerancia, capacidad de anlisis y
realizar informes. Reporte directo al comit de direccin.

- Lder de Estrategia Comunicacional: Responsable y encargado de elaborar el
plan de comunicacin bajo las premisas del proyecto. Habilidades requeridas:
Capacidad de comunicacin y de interrelacin, manejo de equipos, trabajo bajo
presin, tolerancia, experiencia en comunicacin. Reporte directo al lder del
proyecto

- Gestor de Presupuesto: Responsable de elaborar y controlar temas vinculados a
presupuesto y adquisicin de materiales. Habilidades requeridas: habilidades
numricas, capacidad de comunicacin y de interrelacin, manejo de equipos,
trabajo bajo presin, tolerancia, experiencia en finanzas y presupuesto. Reporte
directo al lder del proyecto.

- Equipo de Proyecto (Diez (10) recursos): Conformado por los supervisores
operativos, personal administrativo y personal operativo, cumplirn funciones de
apoyo en las actividades asignadas. Compuesto por cuatro (4) supervisores
operativos, dos (2) analistas de calidad, dos (2) facilitadores, un (1) analista de
RRHH, un (1) administrador.

Planificar las Comunicaciones

Se realizara un kickoff inicial para dar a conocer el proyecto, integrantes, alcance
y objetivos. As mismo, se establecer con frecuencia semanal un boletn
informativo con los avances y puntos relevantes de esa semana en relacin al
proyecto. Finalmente se realizara una reunin de cierre del proyecto donde se
har un recuento de los objetivos, momentos importantes y resultados finales del
proyecto.

Planificar la Gestin de Riesgos

Para identificar los posibles factores de riesgo que pueden comprometer el
desarrollo del proyecto, se realizara una mesa de riesgo con la participacin de
todas las reas y se evaluaran las acciones a implementar para cada caso.

Identificar Riesgos

- Incumplimiento en los entregables de parte de los terceros (agencia de
comunicaciones, agencia de talentos, imprentas)
- Incumplimiento o dilatacin de los tiempos establecidos en el cronograma de
actividades del proyecto.
- Factores econmicos e inflacionarios externos que puedan afectar las
proyecciones o presupuestos previamente aprobados.
- Factores externos, poltico-econmicos-sociales que puedan impactar.

Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos

La priorizacin de los riesgos se realizara en dos fases, la primera aquellos
riesgos que impacten negativamente el presupuesto y comprometan el
cumplimiento del proyecto, y segunda se atacaran con un enfoque FIFO (first in
first out).

Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Estableciendo una escala puntos de 0 al 10, siendo los valores ms cercanos a
cero los de menor impacto y los valores ms cercanos a 10 los de mayor impacto
sobre las actividades del proyecto, tenemos:

- Incumplimiento en los entregables de parte de los terceros (agencia de
comunicaciones, agencia de talentos, imprentas). Nivel de Impacto 8 ptos
- Incumplimiento o dilatacin de los tiempos establecidos en el cronograma de
actividades del proyecto. Nivel de Impacto 6 ptos
- Factores econmicos e inflacionarios externos que puedan afectar las
proyecciones o presupuestos previamente aprobados. Nivel de Impacto 5 ptos

Planificar la Respuesta a los Riesgos

Las acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los
objetivos del proyecto, consisten en disponer un abanico de proveedores de
servicio en las diferentes reas que se necesitan en el proyecto (agencia de
comunicaciones, agencia de talentos, imprentas). De forma de contar con una
opcin adicional que permita accionar en caso de algn incumplimiento.

Tambin, contar con una provisin de presupuesto para posibles imprevistos o
cambios en los factores econmicos.

Planificar las Adquisiciones

Para garantizar un enfoque objetivo al momento de las decisiones de compra para
el proyecto, se realizaran mesas de licitacin para evaluar varios proveedores de
servicio y establecer negociones que favorezcan la consecucin del proyecto y el
uso correcto del presupuesto. Una vez establecidas las tarifas y compromisos se
documentaran en contratos entre las partes que se documentaran y firmaran.

PROCESO DE EJECUCIN

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Para dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto se realizara:

- Estrategia comunicacional y mensajes de intriga a travs de medios impresos
con mensajes de intriga para distribucin entre los colaboradores. Para esto se
implementaran mesas de trabajo con el Equipo del Proyecto y el Lder de
Estrategia Comunicacional para exponer la estrategia comunicacin y elaborar los
mensajes de intriga sobre el nuevo modelo de relacionamiento con los clientes.

- Implementar campaa de intriga en los canales de ventas. Se colocaran
pancartas y pendones con los mensajes de intriga en el canal de ventas, se
colocaran wallpaper en los equipos de trabajo y se entregaran panfletos con los
mensajes a los colaboradores. Tambin se colocara un muro para colocar que los
empleados coloquen sus impresiones sobre la campaa y cualquier comentario.

- Elaborar presentacin con los puntos de inters a tratar. Para alcanzar esta
actividad se realizara mesas de trabajo entre el Equipo del Proyecto, el Lder de
Estrategia Comunicacional y el Lder del Proyecto, para exponer los puntos
relevantes del nuevo modelo de relacionamiento con el cliente, recoger
impresiones y plantear ajustes en caso de necesitarlos. Dar forma y estructura a la
presentacin y coordinar cronograma de charlas.

- Contratar talento para la presentacin y difusin de informacin. Para esto se
realizara licitacin con el Gestor de Presupuesto y la agencia de talentos, de
forma que sea un personal externo quien realice la exposicin de la presentacin.

- Elaborar diseos y compra de materiales de ambientacin para los canales de
ventas, para esto se realizara licitacin con el Gestor de Presupuesto y la agencia
de comunicacin. Se realizaran mesas de trabajo entre la agencia de
comunicacin, el Lder de Estrategia Comunicacional y el Lder del Proyecto para
hacer pruebas de diseos y ajustes de mensajes de ser necesarios.

- Realizar decoracin de carteleras, rotulado y artes en general en los canales de
venta, coordinar cronograma de ambientacin, coordinar con los proveedores y
los colaboradores la decoracin de los canales para finalizar con el ambiente
adecuado al cambio.



Realizar Aseguramiento de Calidad

Para garantizar la calidad de los resultados obtenidos, trabajaremos de la mano
del personal de capacitacin para garantizar que se aplique el nuevo modelo de
relacionamiento con los clientes desde el inicio, tanto para los entrenamientos
regulares del personal con antigedad como en los entrenamientos del personal
nuevo ingreso.

As mismo, el equipo de calidad junto con sus monitores de calidad, sern
responsables de realizar las escuchas y grabaciones de las llamadas para medir y
evaluar que efectivamente el modelo se est aplicando.

Y finalmente, pero no menos importante, el personal de soporte operativo como
supervisores y coordinadores que trabajan diariamente en reforzar la informacin,
dar feedback y couching al personal en sus respectivas reuniones de staff
semanal.

Adquirir el Equipo del Proyecto

El Equipo de Proyecto estar conformado por diez (10) recursos, este equipo
estar compuesto por los supervisores operativos, personal administrativo y
personal operativo, quienes cumplirn funciones de apoyo en las actividades
asignadas para la consecucin del proyecto. Por cada departamento se realizara
una evaluacin de desempeo del personal hasta armar cuatro (4) supervisores
operativos, dos (2) analistas de calidad, dos (2) facilitadores, un (1) analista de
RRHH, un (1) administrador.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Para desarrollar el Equipo del Proyecto y mejorar las competencias, la interaccin
de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor
desempeo en el proyecto, se realizaran actividades en conjunto con
responsabilidades compartidas. De igual forma, se realizaran reuniones
semanales de staff para medir el ambiente del proyecto y levantar alertas sobre
cualquier debilidad detectada en el desarrollo del proyecto de manera que se
puedan tomar acciones correctivas.

Dirigir el Equipo del Proyecto

Forma parte de las responsabilidades del Lder del Proyecto, para lo cual debe
dedicar un espacio semanalmente para dar seguimiento al desempeo de los
miembros del equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y
gestionar cambios a fin de optimizar el desempeo del proyecto.

Distribuir la Informacin

Para poner la informacin relevante a la disposicin de los interesados en el
proyecto de acuerdo al plan establecido, se realizara un boletn informativo para
compartir la informacin de relevancia con todas las reas de la compaa.
Tambin se realizara una carpeta compartida con las reas interesadas de la
compaa para depositar los documentos con toda la informacin, avances e hitos
importantes.

Gestionar las Expectativas de los Interesados

Para garantizar el cumplimiento de las necesidades y expectativas de las reas se
realizara un kickoff donde se presentara el proyecto y se recoger toda esta
informacin, y a medida que transcurra el proyecto y se detecten desviaciones de
cumplimiento, informar a las personas responsables para abordar los problemas
conforme se presentan.

Efectuar Adquisiciones

Para obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar
un contrato, se realizaran mesa de licitacin, de negociacin y se establecern
SLAs para dar respuesta oportuna a cada uno de los procesos que lo requieran.


Project - Imagen N1

Project - Imagen N2

Project - Imagen N3

Project - Imagen N4