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ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN

A travs de la Gestin en la Comunicacin se pueden enfocar y


matizar diferentes prioridades del proyecto, como: la realizacin de
cierto objetivo, la reduccin de conflictos en la cohesin de los
miembros, la creacin de espacios de informacin, participacin y
opinin.
Objetivo:
El proceso de la comunicacin de proyectos tiene por objeto la
generacin apropiada y en tiempo apropiado la recopilacin
distribucin, almacenamiento y disposicin de la ltima informacin del
proyecto.
Establece los enlaces y vnculos correspondientes entre las personas,
ideas e informacin, para alcanzar el xito del proyecto.
Cada una de las personas involucradas en el proyecto, debe de estar
preparada para preparar, enviar y recibir informacin, y debe de
comprender como las comunicaciones que ellos gestionan afectan al
desarrollo del proyecto.
Procesos de la gestin de la comunicacin
Planificacin de la Comunicacin.- Aqu se define la
informacin y comunicacin necesaria para los participantes del
proyecto.
Distribucin de la informacin.- poner la informacin necesaria
a disposicin de los interesados.
Informar el rendimiento.-recopilar y distribuir la informacin
sobre el rendimiento.
Gestionar a los interesados.- gestionar la comunicacin a fin
de satisfacer los requisitos de los interesados.
Planificacin de las Comunicaciones
El proceso de planificacin de las comunicaciones es el encargado de
determinar qu informacin y comunicaciones es necesaria para los
participantes del proyecto, establecer quien necesita la informacin,
cuando la necesitan, como tiene que ser entregada, y por quien tiene
que ser preparada. Adems conviene preparar unos protocolos de
comunicacin que faciliten la transmisin de la informacin entre los
participantes, as como estandarizar los interfaces y modelos.
En la mayora de los proyectos la planificacin de la informacin y
comunicaciones se realiza al principio del mismo, pero debe de
tenerse en cuenta la necesidad de su actualizacin conforme avanza
el mismo.
Distribucin de la Informacin
Este proceso se encarga de que la informacin del proyecto llegue a
quien la necesite en el momento adecuado. Es un proceso que se
extiende todo a lo largo de la duracin del proyecto.
Informes de Rendimiento
Los informes de rendimiento recopilan y permiten la distribucin de la
informacin referente a los rendimientos del proyecto, de sus
resultados, y de cmo se avanza en la consecucin de los objetivos, y
se consumen los recursos. Este proceso incluye:
1. Informes del estado del proyecto
2. Informes de progreso del proyecto
3. Informes de previsiones del proyecto
Cierre Administrativo
El cierre administrativo consiste en la recopilacin de la informacin
referente a todo un proyecto o fase del proyecto, que se prepara al
final de estas etapas, con el objetivo de formalizar la aceptacin de los
resultados parciales (fase) o finales (total del proyecto) por parte del
cliente.
Este proceso, y los informes que de l surgen, suele ser de obligado
cumplimiento en todo proyecto, al final de cada fase, o al final del
proyecto completo. Aun no estando obligados a ello, no conviene
esperar al final del proyecto para preparar esta informacin, ya que
puede perderse o borrarse, de forma que conviene ir haciendo cierres
de las distintas fases que se van completando y finalizando.
MATRIZ DE COMUNICACIN
Para distribuir la informacin del proyecto en pro de una comunicacin
efectiva.
La matriz de comunicaciones es una herramienta de gestin que
contiene una descripcin detallada de todos los requisitos y
necesidades de informacin de los participantes del proyecto y cuya
responsabilidad de elaborar e implementar recae sobre el lder del
proyecto.
Para qu sirve?
Para mantener informados a los involucrados y asegurar una
comunicacin efectiva. Facilita la toma oportuna de decisiones y la
tranquilidad de los involucrados clave.
Qu incluye?
Listas de reportes de avance y contenidos.
Documentos de planeacin relevantes y contenidos.
Lista de distribucin.
Periodicidad de la distribucin.
Medio de la distribucin de la informacin.
Responsable de emitir el reporte.


CALENDARIO DE EVENTOS
Para programar las actividades, reuniones, pagos y otros eventos
peridicos no incluidos en el programa.
Para qu sirve?
Permite una visin grfica completa de los eventos ms
importantes a lo largo del calendario del proyecto, facilitando la
integracin de sus objetivos.
Qu incluye?
Fechas de los eventos repetitivos relevantes del proyecto como:
reuniones, pagos, trmite de facturas, fechas de entregables parciales
y final, eventos clave, entregas de reportes mensuales, etc.
Cmo desarrollarla?
Sealar cada evento relevante en un calendario con todo el
proyecto utilizando simbologa grfica.
Cundo utilizarla?
Elaborarla durante la planeacin y actualizarla a lo largo del
proyecto.