Anlisis de la Gestin Administrativa

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Unidad V: Proceso de Anlisis de la Gestin
Administrativa
De
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La inteligencia consiste no slo en el conocimiento,
sino tambin en la destreza de aplicar los
conocimientos en la prctica.
Aristteles (384 AC-322 AC) Filsofo griego.
Un Proceso Sistemtico
pues desarrolla su trabajo siguiendo
una metodologa.
Un Proceso Integral
pues su trabajo anlisis abarca todas
las fases del proceso administrativo.
Por consiguiente es un proceso que va
de lo General a lo Especfico
Que por su complejidad requiere ser ejecutado
Por Etapas
Fase de
Preparacin
Examen
Preliminar
Examen de
Controles
Internos
Examen
Profundo
Informe
Final
Fase
Posterior
Fase de Preparacin
Esta la etapa previa del proceso de Anlisis de
la Gestin Administrativa durante la cual se
establecen los primeros contactos con la
organizacin objeto de anlisis, se establecen
los objetivos de trabajo y se planifica todo el
proceso.
Actividades:
Reunin Inicial con el
Cliente:
Es el contacto preliminar con los
representantes de la Organizacin
donde se realizar el AGA, en la
que se detectan las necesidades y
motivaciones del cliente para
contratar el servicio,
obtenindose una visin general
de la situacin, lo que permite
establecer a grandes rasgos los
objetivos del trabajo y se fijan las
pautas de accin. En la misma el
analista debe establecer sus
parmetros de servicio.
Fase de Preparacin
Esta la etapa previa del proceso de Anlisis de
la Gestin Administrativa durante la cual se
establecen los primeros contactos con la
organizacin objeto de anlisis, se establecen
los objetivos de trabajo y se planifica todo el
proceso.
Actividades:
Planificacin:
Una vez establecido el primer
contacto con la empresa, se inicia
el proceso de planeacin del
trabajo a ejecutar. En primer lugar
se establecen los objetivos del
AGA, y se inicia el proceso de
planificacin especifica de cada
una de sus fases, estableciendo
metas y tiempos de cumplimiento
de cada fase (Programa),
metodologa de abordaje y
requerimientos.


Examen Preliminar
Esta es la etapa inicial del proceso de AGA, en
donde se entra en contacto directo con la
realidad objeto de estudio. Es un proceso de
observacin y anlisis previo, de tipo superficial
que se ejecuta para poder definir cuales sern
las reas especificas que estarn siendo objeto
de un anlisis ms profundo.
Objetivos:
1) Visualizar la realidad objeto de
anlisis.
2) Determinar las reas crticas y
prioritarias que sern objeto del
anlisis profundo.
3) Determinar el alcance,
extensin y las limitaciones del
AGA.
4) Establecer la direccin del
proceso.
5) Fijar los lineamientos
Examen Preliminar
Esta es la etapa inicial del proceso de AGA, en
donde se entra en contacto directo con la
realidad objeto de estudio. Es un proceso de
observacin y anlisis previo, de tipo superficial
que se ejecuta para poder definir cuales sern
las reas especificas que estarn siendo objeto
de un anlisis ms profundo.
Metodologa:
Observacin Directa: consiste en la
apreciacin de las situaciones y
procesos objeto de estudio.
Cuestionarios: aplicacin de
instrumentos de recoleccin de datos
e informacin al personal de la
empresa, con preguntas estructuradas
con respuestas cerradas que pueden
ser tabuladas.
Entrevistas: aplicacin de
instrumentos de recoleccin de datos
e informacin al personal con
preguntas estructuradas o no
estructuradas de respuestas abiertas.
Examen de Controles Internos
Es una evaluacin completa de los
procedimientos de la organizacin y su
estructura para detectar posibles desviaciones
en el cumplimiento de planes, programas y
procesos para plantear medidas de rectificacin
y soluciones para solventar la contingencia.
Objetivos:
1) Verificar el comportamiento
real frente a los procesos,
detectando reas criticas o con
dificultades.
2) Detectar posibles desviaciones
en la ejecucin de los procesos.
3) Evaluar la efectividad y
adecuacin de los controles
administrativos y financieros.
Examen de Controles Internos
Es una evaluacin completa de los
procedimientos de la organizacin y su
estructura para detectar posibles desviaciones
en el cumplimiento de planes, programas y
procesos para plantear medidas de rectificacin
y soluciones para solventar la contingencia.
Alcance del Examen:

Relativos al Proceso: vinculado
directamente a la ejecucin del
proceso, abarcando:













- Aspectos Organizativos
- Nivel de Direccin
- Nivel de Delegacin
- Funcionalidad del Proceso
- Diseo del Proceso
- Cumplimiento de Normas
Examen de Controles Internos
Es una evaluacin completa de los
procedimientos de la organizacin y su
estructura para detectar posibles desviaciones
en el cumplimiento de planes, programas y
procesos para plantear medidas de rectificacin
y soluciones para solventar la contingencia.
Alcance del Examen:

Relativos al Control : vinculado
directamente a la valoracin de
los mecanismos de control
existentes, abarcando aspectos
como:












- Objetivo del Control
( Que se desea controlar?)
- Oportunidad de los Controles
( Si se ejecutan a tiempo?)
- Metodologa de Control
- Suficiencia de los Controles
( Son suficientes y necesarios
los controles aplicados?)
- Efectividad de los Controles
( Cumplen su objetivo?)
Examen de Controles Internos
Es una evaluacin completa de los
procedimientos de la organizacin y su
estructura para detectar posibles desviaciones
en el cumplimiento de planes, programas y
procesos para plantear medidas de rectificacin
y soluciones para solventar la contingencia.
Metodologa:
Entrevistas: aplicacin de
instrumentos de recoleccin de datos
e informacin al personal con
preguntas estructuradas o no
estructuradas de respuestas abiertas.
Anlisis de la Estructura: para
determinar las lneas funcionales de
delegacin y supervisin.
Observacin y Anlisis de Procesos:
para verificar su ejecucin, medir el
cumplimiento de normas y detectar
desviaciones, puntos crticos de
control y requerimientos.
Examen Profundo
Es una evaluacin mucho ms completa tanto
de aquellas reas que durante los examen
preliminar y examen de controles internos no
presentaron problemas significativos, como de
aquellas reas que ciertamente presentaron
dificultades.
Objetivos:
1) Verificar que en aquellas reas
donde no se detectaron
dificultades realmente se cumple
la norma.
2) Determinar a profundidad las
causas de las dificultades
detectadas en aquellas reas
problemticas.
3) Ponderar los efectos de las
deficiencias detectadas.
4) Obtener informacin necesaria
para poder formular
recomendaciones.
Examen Profundo
Es una evaluacin mucho ms completa tanto
de aquellas reas que durante los examen
preliminar y examen de controles internos no
presentaron problemas significativos, como de
aquellas reas que ciertamente presentaron
dificultades.
Alcance:

1) Detalles Formales de los
procesos como Aspectos
Organizativos, Normas y
Procedimientos.

2) Detalles Tcnicos de los
Procesos como Ejecucin de los
mismos, requerimientos fsicos y
de informacin, desempeo
especializado etc.
3) Detalles Funcionales de los
Procesos como necesidades de
coordinacin, flujo de
informacin, desempeo
individual etc.
Examen Profundo
Es una evaluacin mucho ms completa tanto
de aquellas reas que durante los examen
preliminar y examen de controles internos no
presentaron problemas significativos, como de
aquellas reas que ciertamente presentaron
dificultades.
Metodologa:
Inspeccin: consiste en verificar las
situaciones y procesos ya previamente
analizados.
Anlisis de Procesos: en este caso de
manera ms detallada que en la fase
anterior, incluyendo anlisis grficos
de los procesos.
Mediciones del Trabajo: consiste en
verificar tiempos y resultados de
desempeo en la ejecucin de tareas
de manera sistemtica.
Cuadros Situacionales: que buscan
analizar aspectos particulares de los
procesos, determinando las causas y
efectos de sus desviaciones.
Informe Final:
Es la fase ltima del trabajo desarrollado por el
analista, y se basa en el principio y la obligacin
de presentar informacin sobre los resultados
alcanzados durante el proceso AGA para que
esta pueda ser empleada en beneficio de la
organizacin, orientando en muchos casos la
toma decisiones.
Actividades:
1) Preparacin del Informe: que
implica el procesamiento y
anlisis de toda la informacin, y
la elaboracin del informe como
tal sobre a base de una estructura
preestablecida.
2) Entrega del Informe: en fsico o
digital, con sus debidos soportes.
3) Exposicin del Informe: que la
presentacin oral del informe
mediante una exposicin
sintetizada y explicativa de los
resultados del trabajo.
Informe Final:
Es la fase ltima del trabajo desarrollado por el
analista, y se basa en el principio y la obligacin
de presentar informacin sobre los resultados
alcanzados durante el proceso AGA para que
esta pueda ser empleada en beneficio de la
organizacin, orientando en muchos casos la
toma decisiones.
Objetivos:
1) Informar los resultados del
proceso de AGA.
2) Dejar evidencia del trabajo
ejecutado.
3) Generar realimentacin por
parte del cliente sobre el trabajo
desempeado por el analista.
Informe Final:
Es la fase ltima del trabajo desarrollado por el
analista, y se basa en el principio y la obligacin
de presentar informacin sobre los resultados
alcanzados durante el proceso AGA para que
esta pueda ser empleada en beneficio de la
organizacin, orientando en muchos casos la
toma decisiones.
Contenido:
1) Informacin sobre el proceso de
AGA: Objetivos, Alcance, Metodologa
empleada, Responsables, y Periodo de
Revisin.
2) Resultados: sntesis detallada de las
situaciones detectadas en el proceso.
3) Conclusiones y Recomendaciones:
relacin general de la situacin objeto
del AGA y sugerencias para mejorar la
Gestin Administrativa as como para
solucionar los problemas detectados.
Fase Posterior:
Es la materializacin de los resultados
generados a partir del proceso de Anlisis de la
Gestin Administrativa, en donde se debern
tomar en cuenta los planteamientos
formulados tras el Informe Final en beneficio de
la organizacin.
Implicaciones:
1) Anlisis y Reflexin por los
Directivos de la Organizacin de los
Resultados expresados en el Informe
Final del AGA.
2) Toma de Decisiones por parte de
los Directivos, vinculadas a las
recomendaciones formuladas.
3) Implantacin de Acciones
recomendadas.
4) Realimentacin con el Analista.
Algunos Procedimientos empleados en el AGA
Los procedimientos de anlisis
de gestin administrativa son el
conjunto de tcnicas de
investigacin aplicables a un
grupo de hechos, a un conjunto
de circunstancias, relativas a los
procesos u otros asuntos
sujetos a examen, mediante los
cuales el analista obtiene las
bases para fundamentar su
informe.
Algunos Procedimientos empleados en el AGA



Estudio General
que consiste en una
apreciacin u
Observacin Directa de
las caractersticas
generales de la
empresa;








Inspeccin
son exmenes directos
efectuados a
documentos y
procesos, lo que
proporciona grados
variables de
confiabilidad









Observacin
hacindole seguimiento
visual a un proceso o
procedimiento; el
analista se cerciora de
cmo se realizan ciertas
operaciones,
cerciorndose de como
son ejecutadas
Algunos Procedimientos empleados en el AGA




Investigacin
es la obtencin de
informacin y datos
directamente de los
empleados mediante
indagaciones
sistemticas sobre un
hecho.








Anlisis
que consiste en
clasificar y agrupar
diferentes elementos
individuales de un
proceso de manera que
los grupos constituyan
unidades significativas y
homogneas.









Declaracin
Cuando se trate de
datos de gran relevancia
o importancia, el
analista puede
solicitarle una
confirmacin escrita
sobre esa informacin.


Algunos Procedimientos empleados en el AGA




Confirmacin
es la obtencin de
certificacin de un
hecho o situacin por
escrito por parte de un
especialista o agente
externo a la
organizacin conocedor
de la materia.







Certificacin
consiste en validar una
situacin o hecho
mediante un
documento que lo
confirma.












Interrogatorio
es la bsqueda de
informacin dentro o
fuera de la organizacin
mediante cuestionarios
orales o escritos.





Algunos Procedimientos empleados en el AGA




Clculo
es la comprobacin
aritmtica de una
determinada situacin.













Medicin
consiste en validar una
situacin o hecho
mediante la
comprobacin
cuantitativa del mismo
(Conteos, Mediciones
de tiempo etc.)













Analtico
es la confirmacin de
una situacin o hecho
mediante clculos
estadsticos de
fluctuaciones,
tendencias,
desviaciones y
pronsticos.




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