Normas30300y30301

MaraTeresaBermdezM.2013
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ISO30300.Informacinydocumentacin.Sistemas
degestinparalosdocumentos.Fundamentosy
vocabulario:Terminologa,objetivosybeneficios.
ISO30301.Informacinydocumentacin.Sistemas
degestinparalosdocumentos.Requisitos.Creacin
ycontroldelosdocumentosduranteeltiempo
necesario.
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FamiliaISO
Introduccin
Orgenesycontexto
Sistemasdegestin
Relacinconotrasnormas
Objetoymbitodeaplicacin
Fundamentosdeunsistemadegestinparalos
documentos.
Terminologa
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Temas
Recordsmanagement recorkeeping
MetodologaDIRKS.
Normasaustralianas
NormaISO15489:50pases(5continentes),traducida
a16lenguas,top10ventasISO.
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Orgenesycontexto
Conjuntodeelementosinterrelacionadosoque
interactanenunaorganizacinconelfinde
establecerpolticasyobjetivos,ascomolosprocesos
paraalcanzarlos.
ISO9001:GestindelaCalidad.
ISO14001:GestinAmbiental.
ISO27001:SeguridaddelaInformacin.
ISO50001:SistemadeGestindeEnerga.
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Sistemasdegestin
Basadosenbuenaprcticasyelconsenso.
Enfoquedeprocesos.
BasadosenelcicloPDCA.(Plan Do Check Act).
Compatibles.
Certificables.
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Sistemasdegestin.Caractersticas
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Nivelestratgico
Niveloperativo
Endiscusin
Enelaboracin
I SO17068
Repositorio
de 3ra. Parte.
Documentos
digitales
Relacinconotrasnormas
Fuente:CarlotaBustelo.SerieISO.SistemadeGestinparalosDocumentos.2011
ISO30300.Informacinydocumentacin.Sistemas
degestinparalosdocumentos.Fundamentosy
vocabulario.Terminologa,objetivosybeneficios.
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Objeto:Documento=reflejodelasactividadesdela
organizacin.
mbitodeaplicacin:Cualquierorganizacindecualquier
tamaoycualquiersector.
Alcance:totalidaddelaorganizacin,funcionesespecficas,
seccionesespecficas,ounaomsdelasfuncionesdeun
grupodeorganizaciones.
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Objetoymbitodeaplicacin
Fundamentos
Sistemadegestin
Consecucindelasmetasdela
organizacin
Estableciendounapolticayunos
objetivos
Adoptandoplanespara
conseguirlos
Acciones
Procesos
Responsabilidades
Recursos
Estableciendounmtodode
evaluacinymejoracontinua
Gestindedocumentos
Crearygestionardocumentos:
Fiables
Autnticos
ntegros
Disponibles
Enunasaplicacionesqueasu
vezsean:
Fiables
Seguras
Conformes
Exhaustivas
Sistemticas
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a) Enfoquealclienteyotraspartesinteresadas.
b) Liderazgoyrendicindecuentas.
c) Tomadedecisionesbasadaenevidencias.
d) Participacindelaspersonas.
e) Enfoquebasadoenprocesos.
f) Enfoquedesistemaparalagestin.
g) Mejoracontinua.
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Fundamentos
Realizaractividadesyprestarloscorrespondientesservicioseficientemente.
Cumplirconlosrequisitoslegales,reglamentariosyderendicindecuentas.
Optimizarlatomadedecisiones,laconsistenciaoperativaylacontinuidad
delnegocio.
Facilitarelfuncionamientoefectivoencasodedesastre.
Proporcionarproteccinyapoyoenloslitigios.
Protegerlosinteresesdelaorganizacinylosderechosdelosempleados,
clientesypartesinteresadas.
Apoyarlasactividadesdeinvestigacinydesarrollo.
Apoyarlasactividadespromocionalesdelaorganizacin.
Mantenerlamemoriacorporativaocolectivayapoyarlaresponsabilidad
social.
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Beneficios
PrincipiosparaelDesarrollodeVocabulariodeSistemasde
GestinparalosDocumentos(An,Ellis,2009)
a)ayudaraorganizareltrabajoterminolgicodeuna
maneraprcticayeficiente;
b)garantizarlaconsistenciaylacoherenciadelas
terminologastantodentrodelsistemadegestinparalos
documentosyentreloscamposrelacionados;
c)contribuiralaarmonizacindelossistemasdeconceptoy
trminosendiferentesidiomas;
d)promovertomasdedecisionesbasadasenevidencias
firmesparalostrabajodelaterminologa;
e)prestarasistenciaalaspersonasinvolucradasenla
gestindeterminologa.
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Terminologa
NormaISO704:2009Trabajoterminolgico
Principiosymtodos.
NormaISO102411:2011Entradasterminolgicasenlas
normas Parte1:Requisitosgeneralesyejemplosde
presentacin.
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Terminologa
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Otrostrminosarchivsticosnoincluidosnienla15489,nienla30300:series
documentales,
evaluacin,archivar(comoverbo).
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ISO30301.Informacinydocumentacin.Sistemas
degestinparalosdocumentos.Requisitos.Creacin
ycontroldelosdocumentosduranteeltiempo
necesario.
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Planificar
(Plan)
Contextodela
organizacin
Liderazgo
Planificacin
(riesgos
oportunidades)
Apoyo
Hacer
(Do)
Disear,
implementar
ycontrolar
Implementar
aplicaciones
automatizadas
Verificar
(Check)
Evaluacin
desempeo
Indicadores
Auditoras
internas
Revisin
Direccin
Mejora
Eliminarno
conformida
des
Revisar
Poltica
Objetivos
Procesos
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RelacinCicloPDCAISO30301
Actuar
(Act)
129requisitos:DEBE
Secciones4a10yelanexoA
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ISO30301.Identificacinde
requisitosSGDA
1. Contextodelaorganizacin.
2. Compromisoyliderazgo.
3. Planificacindelsistema.
4. Soporte.(Apoyo)
5. Operacin.
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ISO30301.Identificacinde
requisitos deunSGD
Identificacindelcontextointernoyexternoque
afectaalSGD.
Identificacinderequisitosdenegocio,legalesyde
otrandole.
Determinacindelalcance.
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1.Contextodelaorganizacin
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Fuente:CarlotaBustelo.SerieISO.SistemadeGestinparalosDocumentos.2011
Compromisodeladireccin:SGDcompatibleconladireccin
estratgicadelaorganizacin.(rolesorganizativos,
competenciasyresponsabilidades)
IntegracindelosrequisitosdelSGDdentrodelosprocesos
denegocio.
Provisindelosrecursosparadisear,implementar,
mantenerymejorarelSGD.
DivulgacindelaimportanciadelSGD.
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2.Compromisoyliderazgo
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Fuente:CarlotaBustelo.SerieISO.SistemadeGestinparalosDocumentos.2011
ObjetivosdeGD(acordesconlapolticainstitucional,
medibles,supervisinyactualizacin).
Planes(qu,quin,cmo,cundo,conqu)
Riesgosyoportunidades:contextoyrequisitosdel
negocio,legalesyotrasregulaciones.
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3.Planificacindelsistema
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Fuente:CarlotaBustelo.SerieISO.SistemadeGestinparalosDocumentos.2011
Recursos:materiales,humanos.Identificacin
deresponsabilidadessegnelperfildecada
nivel.
Capacitacindelpersonal:formacincontinua.
Concienciacin:actividadesindividualesy
contribucinallogrodelosobjetivos,
conformidadconlapolticaylosprocedimientos
delSGD,rolesyresponsabilidades,
consecuenciasdenoacatarlosprocedimientos.
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4.Soporte
Comunicacin:establecer,implementar,documentar
ymantenerprocedimientosdecomunicacininterna
sobreelSGD.
Documentacin:Identificarycontrolarla
documentacindelSGD,talescomoelpropsitodel
SGD,polticayobjetivos,relacionesentreelSGDy
otrossistemasdegestin,procedimientos,otra
documentacinqueserequiera.
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4.Soporte
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Fuente:CarlotaBustelo.SerieISO.SistemadeGestinparalosDocumentos.2011
a) Planificacinycontroldelasoperaciones.
b) DiseodeprocesosdeGD.
c) ImplementacindelasaplicacionesdeGD.
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5.Operacin
ISO30301
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ISO15489
6.1Accionesparaeltratamientoderiesgosy
oportunidades.
4.1Contextointernoyexterno
4.2Requisitosdenegocio,legalesydeotrandole.
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a)Planificacinycontroldelas
operaciones(riesgosyoportunidades)
b)Diseodeprocesos
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6.Evaluacin
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Supervisiny
medicin
Indicadores
establecidos
Anlisisy
evaluacin
Tendencias,
resultados
adversos
Acciones
previasala
no
conformidad
Auditorainterna
Conformidades
/No
conformidades
Acciones
correctivas
Riesgos/oportu
nidadesde
mejora
Supervisin
porladireccin
Mejoradela
polticay
objetivos
Muchasgraciasporsuatencin
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