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2
"La Gestin documental y su alineacin con
la operacin, un reto del da a da"
K y M Consultores - INLAC - Venezuela
Caracas, Venezuela
28/05/2013
Preparado por: Ing. Keyla Soteldo
3
Keyla Soteldo: Mba, Socio director de K y M Consultores. Consultor,
facilitador y auditor con ms de 30 aos de experiencia en los Sistemas de
Gestin de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y
Metrologa a Nivel Nacional e Internacional, Profesor de la Universidad
Simn Bolvar en el Programa de estudios avanzados en las reas de
Calidad y Sistemas Integrados de Gestin. Experto tcnico en la reunin
de los grupos de trabajo ISO/176 y ISO/STTF/207. Expositor Nacional e
Internacional, auditora certificada IRCA Calidad y Medio Ambiente.
Facilitador curso del IRCA Calidad y Medio Ambiente. Auditor contratado
FONDONORMA Y AFNOR; Miembro de INLAC Venezuela
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Presente y Realidad de la Gestin Documental
(Fundamentos, principios, vocabulario, ISO 30300 /
30301)

Que tenemos que hacer?

Beneficios de un sistema de gestin documental

Conclusiones.



CONTENIDO
5
Conocer los Requisitos de un Sistema de Gestin, estructura de la norma
UNE-ISO 30301 (presente, realidad y futuro. VIDEO Carlota Bustelo),

Conocer los puntos crticos, las amenazas y oportunidades con el fin de
implementar mejoras,

Conocer los errores comunes que se cometen a la hora de gestionar los
documentos fsicos y electrnicos,

Norma ISO 30300 y 30301 (Liderazgo, planificacin, soporte, operacin,
evaluacin y mejora), conocer cules son los riesgos de no almacenar la
informacin
Objetivos Particulares
6

7
ISO 30300 FUNDAMENTOS
Polticas, objetivos, Eficiencia,
responsabilidades, recurso
Revisar peridicamente el sistema y
decidir las acciones de mejora
Sistema de Gestin Documental
xito en la implementacin del SGD
Recurso de informacin, son activos,
capital intelectual
Requisitos, legislacin,
reglamentacin y normas
Poltica, objetivos y directrices
Orientacin y comunicacin
Procesos apropiados y su
interaccin
Enfoque, liderazgo, decisin, mejora
Personal, Proceso, sistema.
Propsito, documento fiable
Integro y usables
Tamao, complejidad,
Riesgo, motivacin y
expectativas
Crear y controlar
documentos
Alta
direccin
Enfoque por
procesos
Principios
Necesidad
de un SGD
Contexto de la
organizacin
SGD y Sistema
de gestin
Relacin entre
SGD y SG
Alcanzar objetivos, requisitos
rendicin de cuenta, expectativas
Enfoque a consecucin de resultados y a la
gestin de riesgo.
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Enfoque al cliente y otras partes interesadas. Centrarse en las
necesidades actuales y futuras de los clientes y en las expectativas de
otras partes interesadas, integrndolas en los requisitos de las
aplicaciones de gestin documental establecidas bajo el SGD.
Liderazgo y responsabilidad. Liderazgo para establecer el
propsito, la direccin y la gobernanza tica de la organizacin en
un entorno en que el personal comprende y tiene motivacin para
implementar las buenas prcticas de la gestin documental con los
objetivos de la organizacin y los requisitos de la asuncin de
responsabilidades.
Toma de decisiones basada en la evidencia. El establecimiento de
un SGD posibilita la creacin, captura y control de los activos de
informacin de la organizacin en forma de documentos fiables y
autnticos que permiten la toma de decisiones basada en la evidencia
en toda la organizacin.
Principios bsicos
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Implicacin del personal. Se deberan definir claramente las
responsabilidades sobre los documentos y la formacin apropiada
para todos los empleados de la organizacin que crean, manejan o
utilizan documentos. Esto se aplica a los contratistas, otras partes
interesadas y personal de otras organizaciones que comparten procesos
de negocio o actividades y sus correspondientes documentos. El
conocimiento de los documentos en toda la organizacin mejora su
base de informacin y la toma efectiva de decisiones.

Enfoque sobre procesos. La gestin de las actividades y programas de
la organizacin como procesos en los que la creacin de documentos y
las actividades de negocio estn integradas aumenta la eficiencia tanto
para las actividades documentales como para las de negocio.

Enfoque sistemtico de la gestin. La integracin de la gestin de
documentos en el contexto ms amplio de un sistema de gestin incluye
de forma regular el anlisis de los requisitos y planes y la implementacin,
revisin y mejora de sus polticas y procedimientos.

Mejora continua. La supervisin, revisin y mejora continua del
desempeo del SGD alimenta la revisin y mejora del sistema de gestin
de la organizacin.
Principios bsicos
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Fiable:
Es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representacin completa y precisa
de las operaciones, las actividades o los hechos de lo que da testimonio y al que se
pueda recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades
Definiciones de documentos
Integro:
hace referencia a su carcter completo e inalterado. Es necesario que un documento
este protegido contra modificaciones no autorizadas
Usable:
Aquel que pueda ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentacin
debera mostrar la actividad u operacin que lo produjo
Autentico
Aquel que se puede probar:
que es lo que afirma ser
que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o
enviado
Que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma .
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El Sistema de Gestin Documental determina los requisitos de gestin
documental y las expectativas de las partes interesadas y mediantes los
procesos necesarios produce como resultados documentos que cumplen con
los requisitos y las expectativas
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Conocimiento, informacin y tecnologa
Las herramientas informticas:
la web, cloud computing,
telfonos celulares, inteligencia
artificial
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Las organizaciones existen en un ambiente dinmico
y cambiante, donde los recursos son escasos, la
productividad, la eficacia, la eficiencia y los
beneficios, toman el curso de sus acciones.

Se necesita informacin acerca del entorno externo,
de sus recursos materiales, econmicos,
tecnolgicos, humanos, datos e informaciones que
permitan conocer estos aspectos y apoyen las
decisiones.

La informacin generalmente se registra en soportes,
fsicos o electrnicos y su manejo se ve
complementado por la gestin documental.
Gestin del conocimiento
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Aspectos a considerar
El conocimiento no es datos ni informacin, aunque
se relaciona con ambos.

Puede existir confusin en los conceptos de datos,
informacin y conocimiento, Cual es la diferencia?,
qu significan?.

Cul necesitamos?, cules tenemos?.
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En dnde estamos, cual es el contexto
de la organizacin?
Cmo es el liderazgo?
Cmo se planifica?
Cules son los soportes que se tiene?
Cmo se realiza la operacin?
Cmo se evala el desempeo del SGD?
Cmo se hace la mejora?
Norma ISO 30301

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Prlogo
Introduccin
1. Objeto y campo de aplicacin
2. Referencias normativas
3. Trminos y definiciones
4. Contexto de la organizacin
1. Comprensin de la organizacin
2. Requisitos de negocio, legales y de otra ndole
3. Definicin del alcance del SGD
5. Liderazgo
1. Compromiso de la direccin
2. Poltica
3. Roles organizativos, responsabilidades y
competencias
6. Planificacin
1. Acciones para el tratamiento de riesgos y
oportunidades
2. Objetivos de gestin documental y planes para
alcanzarlos
7. Soporte
1. Recursos
2. Capacitacin
3. Concienciacin y formacin
4. Comunicacin
5. Documentacin
8. Operacin
1. Planificacin y control de operaciones
2. Diseo de los procesos de gestin
documental
3. Implementacin de las aplicaciones de
gestin documental
9. Evaluacin del desempeo del SGD
1. Supervisin, medicin, anlisis y evaluacin
2. Sistema de auditora interna
3. Revisin por la direccin
10. Mejora
1. Control de las no conformidades y acciones
correctivas
2. Mejora continua
Anexo A (Normativo) Procesos y controles
Anexo B (Informativo) Interrelaciones entre las
normas ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001 e ISO
30301
Anexo C (Informativo) Lista de verificacin
para la autoevaluacin.
Bibliografa

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Contexto de la organizacin
a) tamao y complejidad de la organizacin o las
organizaciones o de los procesos que requieren
controlar documentos;

b) el nivel de riesgo que supone un inadecuado control de
los documentos;

c) la motivacin interna para mejorar en la satisfaccin de
la demanda actual o potencial de las partes
interesadas; y

d) las demandas o expectativas especficas de las partes
interesadas
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ENTORNO = combinacin de factores internos y externos y
de condiciones que pueden afectar al logro de los objetivos
de una organizacin, y a su comportamiento hacia las partes
interesadas
Factores internos factores externos
Mejora,
innovacin
Aprendizaje
Eficiencia,
eficacia
Globalizacin
Mercados
Capitulo 4
19
+
-
Incertidumbres
Suceso
Consecuencia
Objetivos Fuente
Efecto de la Incertidumbre sobre los objetivos
Riesgos en los Sistemas de Gestin

20
Analice el
riesgo
Identifique
el
riesgo
Establezca el
contexto
Evaluacin
del
riesgo
Tratamiento del
riesgo
Revisin y seguimiento
Evaluacin del riesgo
Comunicacin y consulta
Procesos de la gestin del riesgo
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Compromiso de la
direccin

Poltica de Gestin
Documental

Responsabilidades

Objetivos Sistema de
Gestin Documental

Planes para alcanzarlos

Riesgos y oportunidades
Recursos

Formacin

Documentacin del
sistema

Liderazgo Planificacin Soporte
ISO 30301
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Planificacin y control

Diseo proceso Gestin
Documental (creacin y
control documental ver
anexo A)

Implementacin de
aplicaciones
Supervisin, medicin,
anlisis y evaluacin

Sistema de auditorias
internas

Revisin por la direccin
Control de las no
conformidades

Mejoras continuas
(las acciones de mejora
deben priorizarse segn
el anlisis de riesgo)
Operacin Evaluacin Mejora
ISO 30301
23
Anexo A (Normativo)
Procesos y controles
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Captura
A.1.1.6 Determinar mtodos de captura
A,1.2.2 Identificar los momentos de captura
A.1.3.1 Identificar requisitos especficos
Creacin y recepcin
A.1.1.3 Crear documentos fiables
A.1.3.1 identificar requisitos
especficos
ISO 30301
Disposicin y eliminacin
A.2.4.1 Implementar la disposicin
A.2.4.2 Autorizar la disposicin
A.2.4.3 Transferir
A.2.4.4 Trasladar
A.2.4.5 Destruir
Reglas y condiciones para el uso
A.2.2 Implementar reglas de acceso
Identificacin
A.1.2.1 Identificar la informacin
descriptiva y de contexto:
Tecnologa
A.1.4.1 Seleccin de tecnologa
Anlisis
A.1.1.1 Determinar la necesidad de informacin
A.1.1.2 Determinar requisitos
A.1.1.4 Determinar la conservacin
A.1.1.5 Establecer calendario
A1. Creacin
Procesos y Controles
25
Interrelaciones entre las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, ISO/TC 27001:2005 e ISO 30301 Proceso de gestin documental en anexo A de la Norma ISO 30301
ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 ISO/TEC 27001:2005
Creacin Control
A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.1.4 A.2.1 A.2.4 A.2.3 A.2.4 A.2.5
4.2 Requisitos de la
documentacin
4.2.1 Generalidades
La documentacin del
sistema de gestin de la
calidad debe incluir:

a) declaraciones
documentadas de una
poltica de la calidad y de
objetivos de la calidad,

b) un manual de la calidad,

c) los procedimientos
documentados y los
registros requeridos por
esta Norma internacional,
y

d) os documentos, incluidos
los registros que la
organizacin determina
que son necesarios para
asegurarse de la eficaz
planificacin, operacin y
control de sus procesos.
4.4.4 Documentacin la
documentacin del sistema de
ggestin ambiental debe incluir:

a) la poltica, objetivos y metas
ambientales;

b) la descripcin del alcance del
sistema de gestin ambiental;

c) la descripcin de los elementos
principales del sistema de gestin
ambiental y su interaccin, as como
la referencia a los documentos
relacionados;

d) los documentos, incluyendo los
registros requeridos en esta Norma
Internacional; y

e) los documentos, incluyendo los
registros determinados por la
organizacin como necesarios para
asegurar la eficacia de la
planificacin, operacin y control de
procesos relacionados con sus
aspectos ambientales significativos.

4.3 Requisitos de la documentacin
4.3.1 Generalidades
La documentacin del SGSI debe incluir:

a) declaraciones documentadas de la
poltica (vase 4.1 b) y de los objetivos
del SGSI

b) el alcance del SGSI (vase 4.2.1 a)

c) los procedimientos y mecanismos de
control que soportan al SGSI.

d) una descripcin de la metodologa de la
evaluacin de riesgo (vase 4.2.1 c)

e) el informe de la evaluacin de riesgo
(vase 4.2.1 / 4.2.1 g).

f) el plan de tratamiento de riesgo (vase
4.2.2 b).

g) los procedimientos documentados que
necesita la organizacin para asegurar
una correcta planificacin, operacin y
control de sus procesos de seguridad de
la informacin y para describir como medir
la eficacia de los controles (vase 4.2.3
c).

h) los registros requeridos por esta norma
internacional (vase 4.3.3 y

i) la declaracin de aplicabilidad.

*
ISO 30301
26
Realizar una
autoevaluacin
Dnde estamos?
Nuestros resultados?
Conocer los
errores gestin
documentos
fsicos y
electrnicos
Con quines?
Gestin de los
Documentos
Cules son los puntos que tenemos que considerar ?
27
Garantizar que se entienden y se toman en consideracin los
intereses de las partes involucradas.

Ensear las virtudes, recompensa y beneficio del SGD.

Fomentar la gestin adecuada del cambio durante el proceso para
la gestin documental.

Desarrollar un plan adecuado de comunicacin y consulta externo e
interno y de divulgacin donde se gane la confianza de la alta
gerencia para su implementacin.

Promover dentro de las organizaciones un enfoque sistemtico para
la creacin y control de la documentacin.

Entender el desafo en el cual estamos viviendo con un entorno
cambiante (VUCA) y digital.

Promover que los sistemas de gestin de la organizacin estn
interconectados con las actividades operacionales y estratgicas de
la gestin de la informacin y los documentos.
Qu
tenemos
que
hacer?
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Crea valor a la organizacin.
Forma parte de la toma de decisiones.
Trata explcitamente el riesgo de no contar con este SGD.
Esta basada en la mejor informacin disponible.
Esta hecha a la medida de la organizacin.
Es dinmica, interactiva y sensible al cambio.
Facilita la mejora continua de la organizacin.
Toma en cuenta a los factores humanos y culturales
.


A la hora de implementar un sistema de gestin de documental
tenemos que tener en cuenta:
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1. Elimina la informacin redundante y duplicada

2. Asegura la recuperacin de la informacin en
casos de desastre

3. Proteccin en casos de litigio.

4. Mejorar la posicin para hacer frente a las
auditoras.

5. Cumplir con las exigencias legales y
reglamentarias y las normas internacionales

6. Mejorar la informacin financiera
Beneficios de un sistema de gestin documental
30
7. Mejorar la gobernabilidad

8. Mejorar la confianza de los grupos de inters
(stakeholder)

9. Establecer una base confiable para la toma de
decisiones y la planificacin

10. Mejorar los controles

11. Efectivamente asignar y utilizar recursos para
el tratamiento del riesgo

12. Mejorar la eficacia y eficiencia operativa

Beneficios de un sistema de gestin documental
31

13. Captura y control de documentos

14. Establecer una base confiable para la toma de
decisiones y la planificacin

15. Mejorar los controles

16. Efectivamente asignar y utilizar recursos para
el tratamiento del riesgo

17. Mejorar la eficacia y eficiencia operativa

Beneficios de un sistema de gestin documental
32
Sistema de Gestin Documental:
EL CORAZN de los SG
El estndar ISO 30301 se perfila para ser el ms
utilizado por las organizaciones que desean
gestionar sus documentos, es compatible e
integrable a con otros sistemas de Gestin.

Actualizacin y formacin continua en gestin de
los documentos para la organizacin y los
auditores .

Incentivar eventos de difusin con la finalidad de
informar los beneficios que se tiene al
implementar este sistema de gestin documental

Por su relacin con los diferentes sistemas de
gestin , se incrementar el uso de Sistemas de
Gestin documental en las organizaciones.
Conclusiones
SGC
SGA
SGSYSO
33
Keyla SOTELDO KYM Consultores /INLAC VENEZUELA

Email: sis21ca@gmail.com / kymconsultores@gmail.com

Telfonos: +584166300991 / +58412 6090991
Tenemos que considerar la importancia estratgica de la buena
gestin de los documentos y de las evidencias, en todas las
actividades que realizamos en nuestras organizaciones,
@ksoteldo Twitter:
http://www.linkedin.com/pub/keyla-soteldo/1b/180/927
EL CAMINO HACIA EL FUTURO
estamos preparados?
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ISO30300:2011 Informacin y documentacin. Sistema de gestin para los documentos
Fundamentos y vocabularios .

ISO 30301:2011 Informacin y documentacin. Sistema de gestin para los documentos.
Requisitos.

BLOG ISO 30300 (http://www.iso30300.es).

Claves de las Normas UNE-ISO 30300 para profesionales de la gestin de documentos Ministerio
de Educacin, Cultura y Deporte.

Madrid, 21 de Mayo de 2012 El papel de los profesionales ante la serie de normas ISO 30300.
Carlota Bustelo.

Serie ISO 30300 Sistema de Gestin para los documentos .Octubre 2011 SEDIC Autora Carlota
Bustelo.

Jornada La norma UNE ISO 30300 aplicaciones en la empresa Madrid 20 de Marzo del 2012
AENOR.

.


Bibliografa
35
Carlota Bustelo
Records, information and document management Independent Consultant Spain
T. (34) 91 345 67 07
M. (34) 655 85 34 06
http://www.carlotabustelo.com
twitter @carlotabustelo
http://www.linkedin.com/pub/carlota-bustelo-ruesta/6/1a7/33b



Bibliografa