Escuela Prisma de los Andes, Fundacin de Beneficencia

Cristo Vive - Formacin Laboral

PROFESOR CURSO COORDINADORA DOCENTE
[1]
ROBERTO BUSTAMANTE C. SECRETARIADO MARA LUZ ARAYA MARCHANT


UNIDAD: LA CORRESPONDENCIA EN LA EMPRESA

Objetivos:
Conocer que implicaciones positivas posee una buena gestin y control de la correspondencia.
Utilizar el procedimiento de gestin y control de la correspondencia de entrada as como la de
salida.
Aplicar correctamente los conceptos de registro de entrada y de registro de salida.

Presentacin
Quin no ha llegado a su casa y ha abierto el buzn encontrndose documentos de distintas clases? Si en
un domicilio particular llega casi diariamente correspondencia, imagina la que llegar en un da a una gran
empresa. Proporcionalmente, puedes suponer los muchos escritos que una empresa debe enviar.
Dentro del mundo laboral una de las tareas del administrativo es gestionar o despachar la correspondencia
que entra y sale en la oficina donde trabaja.
Cmo gestionarla? Es sencillo. En esta unidad conocers todo lo imprescindible para el manejo de la
correspondencia desde el punto de vista de la empresa. As, analizamos la recepcin, distribucin y salida
de la correspondencia con sus distintas modalidades de envo.
Descubrirs que tambin existen dos libros donde debers registrar la correspondencia. El objetivo de estos
registros no es darte trabajo extra para cuando ests aburrido. Vers que son de gran utilidad, y cuando
conozcas su funcionamiento, tu trabajo ser ms eficiente.



1. LA CORRESPONDENCIA
Son muchos los paquetes, cartas y dems correspondencia que entra y sale de la empresa.

EL CORREO Y LA CORRESPONDENCIA
Hemos querido introducir este breve epgrafe para matizar dos conceptos, el de correo y el de
correspondencia.
Correo:"Conjunto de cartas y otros paquetes expedidos por el servicio postal oficial".
Correspondencia:Documentos postales que se despachan o reciben.
Desde este momento y a lo largo de la unidad hablaremos del trmino correspondencia.
RECEPCIN DE LA CORRESPONDENCIA
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Es necesariauna buena
organizacin en la
gestin de la
correspondencia

Dentro de laempresa
suelehaber una
persona responsable
de la recepcin dela
correspondencia.

La correspondencia
personalizada no debe
abrirse
No se gestiona igual la
salida de la
correspondencia
interna que la externa
Como se deca en la presentacin de la unidad, son muchos los escritos que
recibe la empresa y para que lleguen a las personas a las que van destinados,
nada mejor que una buena organizacin.
Si bien cada empresa es un pequeo mundo, es frecuente que sea una persona la
responsable de la recepcin de la correspondencia. En otras ocasiones, cuando
se trata de empresas grandes, esta persona suele responsabilizarse del servicio
de correspondencia formado por varias personas.
La correspondencia a nombre de la empresa debe abrirse, poner la fecha de
recepcin y posteriormente proceder a su distribucin segn donde corresponda.
La correspondencia personalizada, por el contrario, no debe abrirse, salvo orden
en contra. Debe ser entregada personalmente al destinatario.

DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA
Una vez recibida la correspondencia en la empresa, el siguiente paso es el
despacho o distribucin de la misma entre los distintos departamentos.
Las notas oficiales, revistas y dems correspondencia de carcter general, que puedan interesar a ms de
una persona, se deben reunir en algn lugar donde puedan ser consultadas por los interesados (como en
una biblioteca o hemeroteca) o, en su caso, fotocopiarla y hacrsela llegar.

SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA
Hasta ahora hemos analizado lo que debemos hacer con la correspondencia que llega
a la empresa. En este punto de la unidad, estudiaremos lo que hacer con la
correspondencia que sale de la empresa.
Para dar salida a la correspondencia interna, basta con que sea inscrita en el registro
de salida y que posteriormente se gestione como hemos visto en la distribucin de la
correspondencia.
La gestin de la correspondencia externa es algo ms complicada.



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El Franqueo Postal es el valor que la
oficina de correos da al transporte y
reparto a domicilio y que se materializa
en lo conocemos como sellos
Antes de dar salida a la correspondencia externa hemos de cerciorarnos de que todo est en orden. Es
importante que hagamos una serie de comprobaciones:
1. En el sobre debe estar la direccin completa as como el nombre
del destinatario.
2. Debe incluirse en el sobre el nombre y direccin del que efecta el
envo.
3. Es importante llevar un registro de salida, donde se anote toda la
correspondencia que sale de la empresa. Es obligatorio hacerlo en
empresas y organismos oficiales.
4. Clasificar los envos atendiendo al lugar de destino y al tipo de envo de que se trate.
5. Para finalizar los pasos previos al envo de la correspondencia, se deben pesar y franquear
correctamente cada una de las cartas, paquetes y dems envos a los que vamos a dar salida.

Los envos a travs del servicio de Correos pueden adoptar las siguientes modalidades:
Correspondencia Certificada: Es transportada con mayor garanta. El destinatario debe firmar un
recibo. Supone un mayor costo en sellos.
Acuse de recibo: El remitente recibe una tarjeta, firmada por la persona que recibi la comunicacin
y que confirma que el envo fue entregado. Se puede emplear esta modalidad con cualquier envo
certificado.
Entrega en propia mano: El envo se entrega nicamente al destinatario. Se puede utilizar slo con
los certificados con acuse de recibo.
Correspondencia urgente: En el sobre se pega una etique roja con la palabra Urgente impresa.
Supone un mayor costo. Se entrega a domicilio en un reparto especial.
Postal Express Internacional: Servicio postal internacional de recogida y entrega a domicilio. Son
envos de carcter privilegiado y urgente, garantizando los plazos mnimos de entrega.
Postal Express: Servicio nacional que entrega cualquier objeto o documento en 24 horas dentro del
pas.
Valores Declarados: Utilizado para el envo de documentos importantes o de dinero. Se declara el
contenido del sobre o paquete, pagndose una especie de seguro.
Reembolso: Modalidad de venta por correo que consiste en realizar la entrega slo cuando el
destinatario abone el importe de la venta. El servicio postal descuenta los gastos del envo y
reembolsa al remitente el resto del dinero.
Lista de Correos: El destinatario debe recoger la correspondencia de la oficina de correos.
Utilizando por personas que no poseen domicilio en una determinada ciudad, pero que la
frecuentan. Suponen un costo para el destinatario.
Apartados de Correos: Correos pone en alquiler unas cajas cerradas con llaves a las personas o
empresas interesadas en recibir en la oficina de correos su correspondencia. Supone un costo para
el destinatario.
Correos Especiales de Negocios: Correos ofrece un servicio para la gestin global de la
correspondencia de una determinada empresa. Utilizando por empresas con una facturacin
mensual importante y que realizan envos que necesitan que se cursen de forma segura y rpida
(facturas, pedidos, etc.)
Giro Postal: Servicio que permite mandar dinero por servicio postal.
Giro Internacionales: Muy similar al giro postal, pero deben tenerse presente las disposiciones
especificas de cada pas.
Mailing: Cualquier envo por correo destinado a informar, convencer, vender o provocar algn otro
tipo de reaccin en el pblico, sobre material generalmente relacionado con la actividad comercial.

Adems del Correo oficial, la empresa puede acudir a otros servicios que tienen como fin el transporte de la
correspondencia desde el remitente hasta el destinatario. Nos estamos refiriendo a empresas de reparto y
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mensajera para envos pequeos y con un radio de accin limitado y a los recaderos o empresas de
transporte para envos mayores y con un radio de accin ms amplio.

A C T I V I D A D


1. Como responsable de la correspondencia debes enviar un sobre urgente. Qu modalidad de envo
realizars? Escoge las opciones correctas.

a) ____ Un envo por valores declarados.
b) ____ Un envo Postal Express.
c) ____ Una correspondencia urgente.
d) ____ Ninguna de las anteriores.

2. Rellena los espacios de las frases, arrastrando las palabras correspondientes.

El Giro Postal El Portal Express Reembolso El Mailing

a) Para enviar un catlogo de mis productos utilizar el ____________________
b) El __________________ se utiliza para comprar por correo.
c) Si quiero que un paquete llegue lo antes posible utilizar _______________ o la correspondencia
urgente.
Si es un servicio internacional utilizar Servicio Postal Express internacional.
d) Para mandar dinero usar el ______________ o el envo de valores declarados, aunque con este
ltimo podr tambin mandar por correo documentos notariales, joyas e incluso sellos.

F I N A C T I V I D A D

2. REGISTROS DE CORRESPONDENCIA
Como ya adelantbamos en lneas anteriores, a la hora de llevar una buena gestin de la correspondencia
en una oficina es necesario disponer de dos registros: el registro de entrada y el registro de salida. Es
obligatorio hacerlo en empresas y organismos oficiales. En este punto los analizaremos con ms detalle.

REGISTRO DE ENTRADA
Denominamos Registro de Entrada tanto
al libro en el que se llevan las anotaciones
de la correspondencia que entra en la
empresa, como al nmero que se le
asigna a dicha correspondencia.

REGISTRO DE SALIDA
Denominamos Registro de Salida tanto
al libro en el que se llevan las
anotaciones de la correspondencia que
sale en la empresa, como al nmero que
se le asigna.
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A C T I V I D A D


1. De las siguientes afirmaciones determinar si son verdaderas o falsas.

a) ____ En el Registro de Salida debe anotarse la fecha en que lleg el envo.
b) ____ Para enviar un documento lo ms urgente posible a La Serena utilizar el Servicio Express.
c) ____ Si llega una carta como contestacin de una ya enviada, en el Registro de Entrada
anotaremos el mismo nmero que tena en el Registro de Salida.
d) ____ Una vez revisados los datos del remitente y del destinatario pasaremos la carta y la
enviaremos directamente.

F I N A C T I V I D A D



ESQUEMA - RESUMEN