Gua para el proceso de verifcacin de la

informacin del ao 2013

Lista de chequeo para evaluar el cumplimiento de obligaciones en el rea administrativa, relacionadas
con los ms importantes elementos a tener en cuenta al Cierre contable del ao 2013.
A. Certifcado de la Cmara de Comercio
Hecho endient
e
1 !"e tiene en el archivo de la empresa un de Certi#cado con no ms de 1 mes de
e$pedido%

2 !&n qu' notar(a se hi)o la *ltima escritura de re+orma%

3 !&l domicilio que #gura en el certi#cado corresponde al sitio donde estn las
o#cinas%

, !&stn debidamente inscritos los nombres de revisor #scal principal - suplente%

. !Los revisores #scales han aceptado su nombramiento%

/ !La *ltima re+orma de escritura est debidamente registrada%

0 "i se renov1 el registro mercantil oportunamente !se indica la +echa%

2 3nalice si ha- cambios en el ob4eto social en el *ltimo per(odo contable.

5 6evise si la sociedad est vigente por no estar inmersa en ninguna de las
causales de liquidaci1n que establece el 3rt(culo ,.0 del C1digo de Comercio 7- si
es una "3" observar el art. 34 de la Ley 1258 de 2008).

10 "i estn registrados los representantes legales se debe veri#car que sus nombres
sean los correctos.

11 !&stn registrados los nombres de miembros de la 8unta de "ocios%

12 !&l representante legal ha actuado dentro de los l(mites econ1micos autori)ados%

13 !&l Capital social es igual al sealado en los registros contables tanto en valores
como en porcenta4es%

1, !Ha- gravmenes prendarios o hipotecarios que no est'n registrados en la
contabilidad%

1. !Ha- embargos que #guran en el certi#cado pero que no estn registrados en
cuentas de orden%

1/ 9bserve si la situaci1n de control o como grupo empresarial (art. 28 a 30 Ley 222
de 1995) est registrada en la Cmara de Comercio.

10 "i e$iste 8unta :irectiva, compruebe si se han pagado honorarios e$cluidos de ;<3
a sus miembros.

B. Libro de Actas
Hecho endiente
12
"i se han registrado oportunamente las actas en la Cmara de Comercio revise las
actas registradas, su concepto - su +echa.
15 !Las actas estn #rmadas por el presidente - secretario 7a=%

20 !Los +olios +ueron anulados correctamente%

21 !"e conservan en un ambiente seguro%

22 !"e tiene libro de actas de asamblea de accionistas o de 4unta de socios%

23 !"e tiene libro de actas de 4unta directiva%

2,
!"e inclu-eron en las actas del ao 2013 la correspondiente a la aprobaci1n de los
estados #nancieros cortados al 31 de diciembre del 2012 - su dictamen del revisor
#scal%
2.
!:urante el ao 2013 hubo aprobaci1n de distribuci1n de participaciones o
dividendos%
2/
!"e hi)o el registro contable de la aprobaci1n de distribuci1n de dividendos o
participaciones en el mismo mes de la aprobaci1n%

20
!"e conserva, para #nes de certi#caci1n a los socios o accionistas, la in+ormaci1n
separada de las participaciones o dividendos gravados de los no gravados%

22
!&n caso de haber obtenido utilidades, se aprob1 la apropiaci1n de la reserva legal
en la asamblea o 4unta de socios - se registr1 en la contabilidad despu's de su
aprobaci1n (segn concepto 220-11533 de septiembre de 2009 de la
!persociedades" las # no est$n obligadas a apropiar reser%a legal)
25 !"e conservan preparadas las actas en orden consecutivo%

30
!"e indicaron en el acta los nombres de quienes representaron en las reuniones a
los socios o accionistas principales%
31
!&n los estatutos sociales est claramente establecida la convocatoria para las
reuniones de 4unta o asamblea%
32
!"e aprob1 en el ao la capitali)aci1n de la revalori)aci1n del patrimonio - esta se
elev1 a escritura p*blica%
33 !"e hi)o el registro contable correspondiente%

3,
!"e ha tenido en cuenta que esta capitali)aci1n es un ingreso no constitutivo de
6enta o ganancia ocasional para los socios% (&er art. 3'-3 del (.).)

3.
!"e aprobaron en el ao readquisici1n de acciones o cuotas de inter's social
propias%
3/ !"e hicieron los registros contables correspondientes%

30
!"e ten(an aprobadas las reservas para esa readquisici1n de acciones o cuotas
propias%
32
!"e e+ectu1 el registro de las cuotas de inter's social o acciones propias
readquiridas como parte del patrimonio, pero d'bito%
35
!"i se vendieron cuotas o acciones readquiridas, hubo ganancia o p'rdida en la
operaci1n o ninguna de las dos%
,0
!"i se hi)o la venta de las cuotas o acciones propias readquiridas con ganancia el
valor se registr1 en la cuenta prima en colocaci1n de cuotas o acciones%

,1
!"i se hi)o la venta de cuotas o acciones readquiridas - esta se hi)o con p'rdidas>
el contador en +orma inmediata hi)o la reserva establecida en las normas
contables en su art*c!lo 88 del decreto 2'49 de 1993+
,2
!"e tiene debidamente inscrito en la Cmara de Comercio el libro de socios o
accionistas%
,3 !"e han registrado en 'ste libro los t(tulos e$pedidos%

,, !"e han e$pedido los t(tulos 7acciones= a los o accionistas adquirientes%

,.
!"on claros en este libro los registros tanto de aportes en limitadas o asimiladas
como de los accionistas en las sociedades por acciones%

C. Soportes contables y libros de contabilidad y socios
Hecho endiente
,/ !"e encuentran impresos los libros contables en ho4as continuas %

,0
!"e encuentran debidamente actuali)ados con base en las normas contables -
tributarias%
,2
!Los comprobantes - soportes cumplen con las normas establecidas en los
art*c!los 123 y 124 del decreto 2'49 de l.993+
,5
!Los soportes de origen interno o e$terno estn debidamente +echados -
autori)ados por quienes intervienen en ellos o los elaboran%

.0
!Los soportes se conservan archivados en orden cronol1gico de tal manera que es
posible su veri#caci1n%
.1
!Las operaciones contables estn respaldadas por comprobantes de contabilidad
como lo establecen las normas contables - tributarias%

.2
!Los comprobantes de contabilidad estn numerados consecutivamente con
indicaci1n del d(a de su preparaci1n - de las personas que los han elaborado -
autori)ado%
.3
!Los estados #nancieros - la in+ormaci1n de las declaraciones tributarias son
elaboradas con +undamento en los libros de contabilidad%

.,
!Los libros de actas - el de registro de acciones o aportes, lo mismo que los
comprobantes - soportes de contabilidad - la correspondencia se conservan en
debida +orma%

..
!&n el per(odo no se han sucedido p'rdidas, e$trav(os o destrucci1n de libros o
papeles contables%
./
!"i ha sucedido alg*n e$trav(o se ha colocado la denuncia ante la autoridad
competente%
.0
!"e conoce la disposici1n que establece que los registros en los libros en caso de
e$trav(o deben reconstruirse en un pla)o no superior a / meses despu's de la
p'rdida%
.2
!"e utili)a el plan de cuentas establecido para los comerciantes o el que aplique
seg*n la entidad que les e+ect*a inspecci1n, vigilancia o control%

.5 !"e tiene una adecuado bac?@up de la in+ormaci1n contable%

/0 !Los archivos de la empresa son adecuadamente conservados%

D. Obligaciones con la Superintendencia de Sociedades
Hecho endiente
/1
Conoce si su empresa debe presentar in+orme para la "upersociedades por estar
vigilada o por ordenamiento especial% Ana de varias causales por las cuales una
sociedad quedar(a en condici1n de vigilada por la "upersociedades - por tanto
obligada a entregar in+ormaci1n #nanciera anual, es la establecida en el art*c!lo 1
del decreto 4350 diciembre de 200', norma en la que se indica que pasarn a ser
vigiladas a partir del 1 de abril siguiente las sociedades que al cierre del ao
tengan un total de activos incluidos los a4ustes integrales por inBaci1n, superior al
equivalente a treinta mil 730.000= salarios m(nimos legales mensuales o un total
de ;ngresos brutos superiores al valor de treinta mil 730.000= salarios m(nimos
legales mensuales, ambos datos calculados con el salario de enero 1 siguiente a la
+echa de corte (%er tambi,n concepto de !persociedades 220-051001 del 23 de
oct!bre de 200- en el .!e se e/plica .!e es s!0ciente con .!e se c!mpla !no
solo de esos dos re.!isitos para pasar a la condici1n de %igiladas).
/2
6evis1 las +echas de presentaci1n de la in+ormaci1n de acuerdo con la resoluci1n
que la "upersociedades normalmente emite en su circular de noviembre de cada
ao.
/3
:etermine si est obligado a presentar in+ormaci1n de estados #nancieros
consolidados.

/,
Cenga en cuenta si es necesario e+ectuar aval*os t'cnicos a diciembre31 para la
propiedad, planta - equipo cu-o valor neto sea igual o superior a 20 salarios
m(nimos legales mensuales (al cierre del 2013 eso ser*a2 3 589.500 / 204 3
11.-90.0005 %er el inciso octa%o y sig!ientes del art. '4 del decreto 2'49 de 1993)
/.
!Con +undamento en el art*c!lo '4 del 6ecreto 2'49, si no han pasado ms de 3
aos desde cuando se hi)o el *ltimo aval*o t'cnico a los activos #4os, se entiende
que ese *ltimo aval*o t'cnico se puede estar simplemente actuali)ando durante
esos 3 aos con indicadores espec(#cos o a +alta de estos con el ;C%

//
!9bserve si la presentaci1n de la in+ormaci1n para "upersociedades +ue #rmada
por el representante legal, contador p*blico - revisor #scal%

/0
6evisar si se han presentado respuestas a solicitudes de in+ormaci1n especiales -
si se han contestado en las +echas oportunas.

/2
!La "uperintendencia ha ordenado recti#caciones de los estados #nancieros
dentro del mes siguiente a su env(o%

/5
!Hasta la +echa de 'sta auditor(a la "uperintendencia ha ordenado correcciones a
la in+ormaci1n enviada%
00
!Los +uncionarios indicados en la solicitud de in+ormaci1n de la "uperintendencia
son los que desempeaban sus cargos a la +echa del reporte%
01
9bserve si adems de la in+ormaci1n en l(nea solicitada, se enviaron en papel o
electr1nicamente los estados #nancieros, las notas, el pro-ecto de distribuci1n de
utilidades , el in+orme de gesti1n, la certi#caci1n - el dictamen debidamente
#rmados por el representante legal, el contador - el revisor #scal, en los casos en
que les corresponde
02
"abe que de acuerdo con el art.3- de la ley 222 de 1995 toda sociedad comercial
est obligada a que sus estados #nancieros de #n de e4ercicio deban estar
#rmados por Contador pues solo as( se cumple con emitir estados #nancieros
certi#cados%
E. Informacin E!gena "ributaria
Hecho endiente
03
!Ciene el conocimiento sobre el tipo de in+ormaci1n que se ha-a llevado a las
declaraciones de ;<3, retenci1n - renta.%

0,
!La empresa brinda o paga la capacitaci1n sobre la preparaci1n - presentaci1n de
la in+ormaci1n e$1gena tributaria%

0.
!Conoce las +echas de presentaci1n oportuna de la in+ormaci1n e$1gena, con el #n
de evitar el pago de sanciones%

0/
!&l representante legal tiene la #rma digital activa para e+ectos de la presentaci1n
de la in+ormaci1n e$1gena%

00
!&l nivel de ingresos brutos por los cuales se queda obligado a entregar la
in+ormaci1n e$1gena corresponde a los ingresos denunciados en la declaraci1n de
renta del ao anterior sumando los denunciados en la secci1n de rentas
ordinaras - los denunciados en la secci1n de ganancias ocasionales%

02
!La :;3D ha enviado requerimientos por el cruce de in+ormaci1n que
suministraron los dems reportantes de la in+ormaci1n e$1gena tributaria%

#.
$ormas relacionadas con las obligaciones como %ran Contribuyente
y Autorretenedor

Hecho endiente
05
!Conoce las 6esoluciones e$pedidas por la :;3D en la que se asigna o se retira la
condici1n de Erandes Contribu-entes%

20
!"abe cules son las nuevas obligaciones tributarias especiales le aplican a
quienes empiecen a #gurar en la lista de Erandes Contribu-entes%

21
!"abe usted que cuando un gran contribu-ente de4a de ser cali#cado como tal
cesan automticamente sus responsabilidades respecto a esa obligaci1n%

22
!3 solicitado usted a la :;3D, autori)aci1n para actuar como autorretenedores de
renta%
%. $ormas relacionadas con la facturacin recibida

Hecho endiente
23
!Las +acturas recibidas cumplen con las normas establecidas en el art*c!lo '1- del
(stat!to trib!tario+
2,
!Las +acturas cumplen con los requisitos establecidos en el art. 001@2 - por tanto
sirven para la procedencia de los costos e impuestos descontables%

2.
!&sas +acturas tienen la resoluci1n de autori)aci1n de numeraci1n de la
+acturaci1n emitida por la :;3D%
2/
!"e ha revisado el cumplimiento del pla)o de dos aos para renovar esa
autori)aci1n%
20 !Las +acturas son #rmadas por quienes tienen la responsabilidad +rente a la venta%

22
!"i se tienen varios establecimientos de comercio se lleva el libro de control de
+acturaci1n%
25
!Llenan los requisitos que establece la le- el documento elaborado para soportar
las compras a personas del r'gimen simpli#cado del ;<3%

50
!Los documentos o cuentas de cobro recibidos de los no obligados a +acturar
cumplen con lo indicado%

51
!&st enterado de la obligaci1n que tienen quienes +acturan por Computador de
preparar como medida de control #scal el Comprobante de registro :iario.

&. $ormas relacionadas con el cumplimiento oportuno de las obligaciones tributarias

Hecho endiente
52 !"e han solicitado a la :;3D listado de deudas pendientes%

53
!"e tienen denuncias penales instauradas en contra de la empresa por el no pago
oportuno de las declaraciones de ;<3 o de retenci1n en la +uente% (ver art.402
del Cdigo enal! "e# $%% de 2000 # el art. 1& del decreto 30$0 de
1%%'modifcado con el decreto 2321 de (unio 30 de 2011)
5, !"e contestan oportunamente los requerimientos especiales de la :;3D%

5. !"e tienen casos en el contencioso administrativo sin de#nir%

5/ !"i se ha participado en +usiones, la empresa +usionante se dedu4o las p'rdidas

#scales de la +usionada% (ver art. 14' del *.+.)
50
!"e Liquidan los rendimientos presuntivos por pr'stamos en dinero a socios, -
sobre los pr'stamos de los socios a la empresa% (ver art. 3$ del *.+.).
I. $ormas relacionadas con las autoli'uidaciones de aportes para las E(S

Hecho endiente
52
!Ha validado que los aportes retenido por salud - pensi1n a los traba4adores se
ha-an pagado al sistema%

55 !"e han de4ado de a#liar a traba4adores al sistema.%

100
!La empresa esta bene#ciada por la e$enci1n de aportes para#scales - de ""
establecidos en el Le- 1,25 del 2010 -Fo Le- 1/00 del 2012.%
101
!"e han reportado traba4adores con un ingreso bsico de coti)aci1n di+erente al
real.%
102
!La empresa ha pagado aportes para#scales - de "" por personas sin v(nculo
laboral%
103 !La empresa est a#liada a una sola 36L%

10,
!La empresa a reali)ado la presentaci1n - pago e$temporneo en los aportes
para#scales - aportes de ""%
10. !"e ha reportado oportunamente el retiro de los empleados%

10/
Compruebe si un contratista independiente que a su ve) contrata traba4adores
que laboren por su cuenta en la misma empresa ha registrado - cancelado la
salud - pensi1n de 'stos.