IBM TRIRIGA

Verso 10 Release 4.0

Administrao do Aplicativo
Guia do Usurio

Nota
Antes de usar estas informaes e o produto suportado por elas, leia as informaes em Avisos na pgina 25.
Esta edio se aplica verso 10, liberao 4, modificao 0 do IBM TRIRIGA e a todas as liberaes e modificaes
subsequentes, at que seja indicado de outra forma em novas edies.
Copyright IBM Corporation 2011, 2014.
ndice
Captulo 1. Administrando o IBM
TRIRIGA . . . . . . . . . . . . . . 1
Captulo 2. Definindo configuraes de
segurana. . . . . . . . . . . . . . 3
Criando grupos de segurana. . . . . . . . . 3
Licenas do usurio . . . . . . . . . . . . 3
Definindo regras de senha . . . . . . . . . . 4
Captulo 3. Configurando informaes
do sistema . . . . . . . . . . . . . 5
Tarefas do Sistema . . . . . . . . . . . . 5
Configurando Informaes Sobre o Usurio . . . . 5
Configurando Perfis de Usurio . . . . . . . 5
Configurando requisitos de acessibilidade . . . 6
Funes de Contato . . . . . . . . . . . 6
Configurando contedo offline . . . . . . . . 6
Configurando endereos de email para fazer
upload de contedo . . . . . . . . . . . 7
Configurando formulrios como contedo offline 7
Contedo offline . . . . . . . . . . . . 7
Captulo 4. Customizando o TRIRIGA . . 9
Criando registros de ajuda. . . . . . . . . . 9
Customizao de Lista . . . . . . . . . . . 9
Incluindo classificaes na hierarquia. . . . . . 10
Classificaes . . . . . . . . . . . . . 10
Captulo 5. Programando o trabalho . . 11
Configurao do servidor de correio externo . . . 11
Criando calendrios . . . . . . . . . . . 11
Calendrios . . . . . . . . . . . . . 12
Criando conjuntos de calendrio . . . . . . . 12
Conjuntos de calendrio . . . . . . . . . 12
Captulo 6. Relatrio . . . . . . . . . 15
Criando modelos de grfico . . . . . . . . . 15
Definindo Perodos Fiscais . . . . . . . . . 15
Alterando nomes da lista CTQ . . . . . . . . 15
Definindo fatores de emisso . . . . . . . . 16
Processando relatrios XML federais . . . . . . 16
Fazendo upload de dados financeiros. . . . . . 17
Definindo Classificaes da Energy Star . . . . . 17
Limites . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Captulo 7. Comunicando-se com os
Usurios . . . . . . . . . . . . . . 19
Criando mensagens do usurio . . . . . . . . 19
Mensagens do usurio. . . . . . . . . . 19
Criando processos de aprovao . . . . . . . 20
Criando modelos de aprovao . . . . . . . 20
Criando requisitos de aprovao . . . . . . 20
Aprovaes . . . . . . . . . . . . . 21
Notificaes . . . . . . . . . . . . . . 21
Criando notificaes . . . . . . . . . . 21
Criando requisitos de notificao . . . . . . 22
Incluindo destinatrios em notificaes . . . . 23
Notcias . . . . . . . . . . . . . . . 23
Avisos . . . . . . . . . . . . . . . 25
Consideraes de Poltica de Privacidade . . . . 26
Marcas Registradas . . . . . . . . . . . . 27
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iv Copyright IBM Corp. 2011, 2014
Captulo 1. Administrando o IBM TRIRIGA
Execute a administrao aps o TRIRIGA ser instalado. As tarefas de administrao
incluem definir as configuraes de segurana, configurao e customizao. A
administrao necessria para que os usurios possam comear a trabalhar
porque o aplicativo deve ser configurado primeiro.
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Captulo 2. Definindo configuraes de segurana
Voc deve definir a segurana para permitir que os usurios acessem e usem o
aplicativo corretamente. As tarefas incluem a criao de grupos de segurana, a
incluso de usurios em licenas e grupos de segurana, bem como a definio de
regras de senha.
Criando grupos de segurana
possvel definir acesso de segurana no nvel de mdulo, objeto de negcios,
guia ou seo para todos os objeto no sistema. Use o aplicativo Gerenciador de
Segurana para definir as configuraes de segurana para usurios e grupos. As
configuraes de segurana so baseadas na organizao, na geografia, no objeto
de negcios e nos relatrios.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Administrao > Gerenciador de Segurana e clique em
Incluir.
2. Nomeie o grupo de segurana e especifique quaisquer outros recursos para o
grupo de segurana.
3. Na guia Membros, inclua usurios e grupos no grupo de segurana. Como
alternativa, tambm possvel incluir usurios no grupo de membros no
aplicativo People Manager.
4. Defina o nvel de acesso para o grupo de segurana na guia Acesso. Se um
usurio estiver em mais de um grupo, ele receber o nvel mais permissivo. Por
exemplo, se um grupo de segurana conceder ao usurio nenhum acesso
enquanto outro grupo de segurana conceder acesso de atualizao, o usurio
ter acesso de atualizao.
a. Selecione um objeto.
b. Na seo Acesso a Dados, selecione o nvel de permisso a ser concedido ao
objeto.
c. Na seo Acesso ao Aplicativo, selecione o nvel de permisso a ser
concedido ao grupo de segurana.
d. Salvar os nveis de permisso concedidos.
5. Crie e salve o grupo de segurana.
Licenas do usurio
Voc deve incluir usurios nas licenas de produtos comprados. Inclua os usurios
nas licenas em Ferramentas > Administrao > License Manager. Um usurio
pode ser designado a mais de uma licena. Cada usurio requer uma licena vlida
para acessar cada aplicativo.
Voc salva as licenas aps o aplicativo ser instalado, mas antes que o servidor de
aplicativos seja iniciado. possvel salvar a licena na pasta config do
diretrio-raiz de instalao, por exemplo, C:\Tririga\config\licenses. Cada
licena um registro e o nome do arquivo corresponde ao produto licenciado.
No License Manager, voc seleciona a licena na qual deseja incluir os usurios e,
em seguida, seleciona os usurios a serem includos na licena.
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possvel customizar a consulta do License Manager para a ao Incluir Usurio.
Para executar sua consulta customizada em vez da consulta padro, no aplicativo
Report Manager, possvel nomear a Lista de Licena de Segurana da sua
consulta. Uma lista de todos os usurios pode ser vista no aplicativo People
Manager.
As licenas que so mostradas no License Manager so sincronizadas com as
licenas mostradas em perfis de usurio. Quaisquer mudanas feitas em um local
so atualizadas automaticamente no outro local.
Definindo regras de senha
As regras de senha definem como as senhas se comportam e so utilizadas, como
requisito de expirao e comprimento mximo. As regras de senha devem ter um
status ativo e so aplicadas na prxima vez que os usurios tentarem alterar suas
senhas. No aplicativo Forar Reconfigurao de Senha, possvel forar
manualmente os usurios a reconfigurar as senhas.
Antes de Iniciar
Antes de implementar o IBM

TRIRIGA em sua organizao, planeje como a

comunidade de usurios deve acessar os aplicativos do TRIRIGA. O IBM TRIRIGA
requer um nome de usurio e a senha para obter acesso aos aplicativos. Consulte o
Single Sign-On Setup User Guide se voc desejar configurar a conexo nica (SSO)
para gerenciar o acesso de usurio a aplicativos do TRIRIGA.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Configurao do Sistema > Sistema > Configurao de
Senha.
2. Especifique o portal e o grupo de segurana padro para as regras de senha e
quaisquer outras restries que voc deseja aplicar.
3. Salvar as regras de senha.
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Captulo 3. Configurando informaes do sistema
Voc configura o IBM TRIRIGA, definindo as configuraes no aplicativo para que
os usurios possam utiliz-las. possvel configurar tarefas do sistema,
informaes do usurio, funes de contato e formulrios de contedo offline.
Tarefas do Sistema
Voc define tarefas do sistema no programador de tarefa. As tarefas do sistema so
executadas pelo sistema em uma programao especificada para manter o
desempenho do sistema. possvel definir itens de tarefa e programaes de
tarefas do sistema em Ferramentas > Configurao do Sistema > Programao de
Tarefa.
Os itens de tarefa do sistema extraem dados de logs de origem e objetos de
negcios. Em seguida, eles calculam resultados, criam entradas de log e atualizam
objetos de negcios.
Item de Tarefa do Sistema
Define o tipo de tarefa e o perodo de captura de dados. Voc cria itens de
tarefa do sistema e depois os inclui no programador de tarefa do sistema.
Programador de Tarefa do Sistema
Especifica quando executar os itens de tarefa do sistema. Os dados so
calculados e os objetos de negcios e logs so atualizados. Uma
programao de tarefa do sistema deve estar no status ativo para ser
executada.
Depois de criar itens de tarefa do sistema, voc cria uma programao do sistema.
Voc especifica os detalhes relevantes da programao e, em seguida, inclui os
itens de tarefa.
Depois de especificar os itens de tarefa do sistema e ativar a programao de tarefa
do sistema, possvel visualizar a lista de tarefas programadas. A seo Logs
mostra o horrio e o status de cada vez que essa programao de tarefa do sistema
foi executada. Os dados do log so resumidos na seo Mtricas. A durao mdia
calculada dividindo a durao total pelo nmero de execues.
Configurando Informaes Sobre o Usurio
Voc deve configurar algumas informaes sobre os usurios, como funes de
contato, endereos de email e contedo offline.
Configurando Perfis de Usurio
possvel acessar os registros de perfil do usurio e configurar preferncias, como
pgina inicial padro, idioma do usurio e fuso horrio. Voc acessa perfis do
usurio no aplicativo Portflio > Pessoas. Os usurios podem definir suas prprias
preferncias acessando Portflio > Pessoas > Meu Perfil.
Sobre Esta Tarefa
possvel incluir, modificar ou excluir um valor em qualquer uma das listas no
aplicativo Gerenciador de Lista na pgina de preferncias.
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Procedimento
1. Acesse Portflio > Pessoas e selecione o tipo de funcionrio.
2. Selecione o registro do funcionrio para abrir as preferncias do portflio.
3. Selecione a guia Portflio, atualize o registro e salve-o.
4. Ative o registro.
Configurando requisitos de acessibilidade
Em um perfil de usurio, possvel configurar as definies de acessibilidade se o
usurio precisar de leitores de tela. possvel ativar a navegao eficiente e alterar
como os grficos so exibidos.
Procedimento
1. Acesse Portflio > Pessoas > Funcionrios e selecione a guia Perfil.
2. Na seo Acessibilidade, defina as configuraes de acessibilidade.
Ativar Modo de Acessibilidade
Altera como os dados do grfico so exibidos. Quando o modo de
acessibilidade no est selecionado, os dados so exibidos em grficos
de mtrica. Quando voc ativa o modo de acessibilidade, os dados so
apresentados em formato de tabela que os usurios com leitores de tela
podem acessar. Os usurios podem clicar no link Mostrar Relatrio
Grfico para alterar novamente para o formato de grfico de mtrica.
Ativar Ignorar Navegao
Exibe um link Ignorar Navegao na parte superior de uma pgina ou
de um formulrio. Ignorar navegao permite que um usurio que
depende de um leitor de tela navegue em uma interface com o usurio
para ir diretamente para a primeira rea de contedo na pgina sem ter
de passar por todos os links e itens de menu primeiro.
3. Salve o registro de perfil.
Funes de Contato
Funes de contato so utilizadas nos processos de aprovao e notificao. Uma
pessoa pode ter mais de uma funo de contato. Por exemplo, a mesma pessoa
pode ter duas funes de contato: Jurdico e Administrador de Contrato. Uma
funo de contato deve estar no status ativo para ser utilizada.
Use funes de contato para definir quais funes so necessrios quando objetos
de negcios so criados. Por exemplo, se voc criar um registro de lease, dever
especificar uma pessoa e funo de contato como um contato para o registro de
lease.
possvel definir funes de contato de duas maneiras: em Ferramentas >
Configurao do Sistema > Geral > Funes de Contato. Ou, aps voc
especificar uma pessoa de contato, ser possvel especificar a funo de contato na
guia Detalhes de Contato do registro que voc est criando, como o registro de
lease.
Configurando contedo offline
Contedo offline se refere a formulrios que os usurios preenchem offline e, em
seguida, fazem upload no sistema. uma maneira de reunir diversas informaes
de vrios usurios sem que todos precisem ser registrados no IBM TRIRIGA. Para
ativar o contedo offline, voc deve configurar endereos de email e formulrios.
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Configurando endereos de email para fazer upload de
contedo
Voc deve configurar todos os endereos de email dos usurios que esto fazendo
upload de formulrios de contedo offline no sistema.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Configurao do Sistema > Integrao > Configurao
do Sistema e selecione Incluir.
2. Insira um nome e endereo de email para cada usurio que pode fazer upload
de formulrios de contedo offline.
3. Salve o rascunho e, em seguida, ative-o.
Configurando formulrios como contedo offline
Voc deve definir os formulrios que so utilizados como contedo offline. Voc
configura os formulrios para que os dados possam ser coletados, analisados e
intercalados.
Antes de Iniciar
Se voc estiver usando o Microsoft Exchange 2007, dever configurar o servidor
Microsoft Exchange para acesso do cliente definindo as propriedades de
autenticao IMAP4 para autenticao bsica.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Configurao do Sistema > Integrao > Contedo
Offline e selecione Incluir.
2. Especifique os detalhes do formulrio de contedo offline, como um nome e
uma descrio.
3. Faa upload do formulrio de contedo offline.
4. Ative o formulrio.
Contedo offline
Voc usa contedo offline para registrar dados com um formulrio, cujo upload
feito no sistema quando a conectividade est disponvel. Os dados so analisados e
o campo do sistema relevante atualizado. O contedo offline enviado pelos
usurios que enviam email de contedo offline para um endereo de email
configurado.
possvel usar o contedo offline para manter dados de log, que so utilizados
pelos aplicativos de sustentabilidade ambiental de imveis para clculos, relatrios
e anlise de mtrica. possvel tambm criar contedo offline para especificar
respostas de licitao, resumos de lease de imvel, transaes de imveis e faturas
de tarefas de origens externas. Voc abre um formulrio de contedo offline, faz
download, preenche o formulrio e o envia por email como um anexo a um
endereo de email configurado.
Captulo 3. Configurando informaes do sistema 7
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Captulo 4. Customizando o TRIRIGA
Voc customiza registros modificando os registros padro. Customize os registros
para adaptar o TRIRIGA aos seus processos de negcios. possvel customizar
listas, a hierarquia de registros e criar registros de ajuda customizados.
Criando registros de ajuda
possvel customizar a ajuda do sistema para usurios criando registros de ajuda
especializados.
Sobre Esta Tarefa
Assegure-se de que o texto de ajuda, os ttulos de tpicos e as palavras-chave
sejam todos escritos no idioma especificado no registro de ajuda. Um registro de
ajuda separado necessrio para cada idioma que voc suporta.
possvel mostrar apenas o texto no registro de ajuda ou o registro de ajuda
inteiro. Se voc mostrar o registro de ajuda inteiro, os usurios vero os tpicos
relacionados e os documentos relacionados e podero procurar tpicos da ajuda.
No a propriedade FULL_HELP_OBJECT do arquivo TRIRIGAWEB.properties, possvel
especificar como o registro de ajuda exibido.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Configurao do Sistema > Sistema > Ajuda e selecione
Incluir.
2. Especifique o nome do mdulo ou do aplicativo ao qual o texto de ajuda se
aplica. possvel tambm criar um registro de ajuda para um item de
navegao, como a pgina Funcionrios, que exibida quando voc navega
para Portflio > Pessoas > Funcionrios. Para criar um registro de ajuda para
um item de navegao, especifique Gerenciador como o nome do formulrio e
assegure-se de que o mdulo ou objeto de negcios no campo Nome do
Mdulo/Aplicativo seja definido na consulta de detalhes principais. Defina
consultas de detalhes principais no aplicativo Report Manager.
3. Defina o idioma do texto de ajuda e quaisquer palavras-chave.
4. Especifique um tpico, que fornece uma descrio simples do texto de ajuda. O
tpico o que os usurios vem quando procuram palavras-chave.
5. Escreva o texto da ajuda.
6. Opcional: Especifique quaisquer documentos relacionados ou tpicos de ajuda
relacionados para vincular-se ao tpico da ajuda ou a partir dele.
7. Crie e salve o registro de ajuda.
Customizao de Lista
possvel customizar as listas que aparecem na interface com o usurio. possvel
assegurar a integridade de dados restringindo os usurios a selecionar valores de
uma lista para entrada em um campo.
possvel customizar as listas criando uma lista ou modificando um existente em
Ferramentas > Administrao > Listas. possvel customizar os tipos de listas a
seguir:
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v Listas de botes de opes
v Listas suspensas de valores estticos
v Listas dinmicas derivadas de valores no banco de dados
v Listas dependentes, nas quais uma seleo de uma lista filtrada em outra lista
As listas podem ser filtrados pelo mdulo ao qual elas esto associadas. Por
exemplo, o mdulo de Projeto tem estas listas: tipo de projeto (chamado Tipo
triProject), tipo de objeto de negcios do projeto (chamado Tipo de Projeto BO),
tipo de transao do projeto (chamado Tipo de Projeto de Transao), gravidade
(chamado triSeverity) e tipo de ordem de servio (chamado triWorkOrderType).
Incluindo classificaes na hierarquia
possvel criar registros filho para objetos de negcios de classificao utilizando a
hierarquia de classificao. O primeiro nvel na hierarquia sob a hierarquia de
classificaes contm o nome da classificao. possvel incluir classificaes filha
sob esse nvel para classific-lo melhor.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Administrao > Classificaes.
2. No painel de navegao esquerdo, selecione o tipo de classificao na lista e,
em seguida, selecione Novo.
3. Especifique os detalhes do novo registro de classificao.
4. Crie o registro de classificao.
Classificaes
As classificaes definem como os registros esto relacionados entre si dentro da
hierarquia de classificao. Voc usa a hierarquia de classificao para criar e
gerenciar todas as classificaes.
As classificaes so um tipo de registro e contm campos de dados que so
usados por consultas, formulrios e fluxos de trabalho.
As classificaes raiz so definidos quando os objetos de negcios de classificao
so criados. possvel criar classificaes pai e filho na hierarquia. As
classificaes raiz para objetos de negcios devem ser criadas no Form Builder. As
classificaes filho de classificaes raiz so criadas no aplicativo Classificao.
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Captulo 5. Programando o trabalho
Voc programa o trabalho criando calendrios e conjuntos de calendrio, que
mostram o tempo disponvel para horas de trabalho ou reservas.
Configurao do servidor de correio externo
possvel associar um servidor de correio externo a um calendrio do TRIRIGA
para que os usurios possam fazer e gerenciar reservas a partir de um calendrio
que no est no TRIRIGA.
Na seo Detalhes do Servidor de Correio Externo na guia Detalhes da Agenda de
um registro de espao, possvel definir o login do servidor de correio externo
para um usurio. Em seguida, em Ferramentas > Configurao do Sistema >
Geral > Servidor de Correio Externo, possvel especificar os detalhes do servidor
de correio externo.
Por exemplo, possvel usar um servidor Microsoft Exchange para reservar um
espao no TRIRIGA, que coordena os eventos de calendrio para o espao com um
calendrio do Microsoft Outlook.
Quando um usurio do Microsoft Outlook faz uma reserva para um espao, a
reserva exibida e gerenciada no TRIRIGA. Se um servidor Microsoft Exchange
estiver configurado para o calendrio do Microsoft Outlook de um usurio e no
TRIRIGA, os usurios do Microsoft Outlook no precisaro ter uma conta do
TRIRIGA. O usurio do calendrio do Microsoft Outlook no precisa ter uma conta
do TRIRIGA para ver uma reserva de calendrio do Microsoft Outlook criada por
um usurio do TRIRIGA. O servidor Microsoft Exchange gerencia as reservas para
ambos os aplicativos.
Criando calendrios
Voc cria calendrios para que o tempo disponvel, seja de horas de trabalho ou
reservas, possa ser identificado e utilizado. Os calendrios so usados para
identificar quando os empregados esto disponveis para executar o trabalho. Os
calendrios de reserva so usadas para determinar o horrio reservvel para
espaos.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Configurao do Sistema > Geral > Calendrios e
selecione Incluir e especifique se voc est criando um calendrio ou um
calendrio de reserva.
2. Nomeie o calendrio e especifique as suposies de programao e os eventos
que no so de trabalho.
3. Especifique as horas de trabalho selecionando Incluso Rpida e, em seguida,
selecionando o cone de registro para definir as horas de trabalho em uma
semana.
4. Especifique os eventos que no so de trabalho, selecionando Incluso Rpida
e, em seguida, selecionando o cone de registro para definir quando os
funcionrios no esto trabalhando.
5. Crie o rascunho e, em seguida, ative o calendrio.
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Calendrios
Use calendrios para definir horas de trabalho para pessoas, organizaes, locais,
ativos, funcionrios e espaos. Os calendrios podem ser associados a qualquer
objeto de negcios, para que voc possa coordenar eventos, atividades, reparos,
manuteno, uso temporrio e tempo de inatividade.
Os calendrios so inicialmente criados no aplicativo Modelador de Dados quando
um objeto de negcios criado. possvel especificar que o objeto de negcios tem
um calendrio, que fornece a voc a capacidade de programar eventos para o
objeto de negcios. Os calendrios tambm so usados na funcionalidade GANTT
e nas funes de disponibilidade.
Se voc tiver uma exceo de programao para uma pessoa, poder configurar
um calendrio especfico para associar a essa pessoa. Por exemplo, possvel criar
um calendrio para uma pessoa especfica que tem uma programao exclusiva e
no trabalha durante o horrio comercial tpico.
Os eventos programados so exibidos no calendrio como links ativos. Qualquer
evento programado para o registro do objeto de negcios exibido no dia do
calendrio que corresponde data de incio do evento. possvel selecionar o link
para abrir o registro de eventos.
Os eventos de calendrio so exibidos com uma cor. Por exemplo, reservas
recusadas podem aparecer em um calendrio em vermelho. possvel alterar a cor
para eventos recusados em Ferramentas > Configurao do Sistema > Geral >
Configuraes do Aplicativo, selecionando Configuraes de Reserva e alterando
a cor do registro recusado. possvel definir a cor padro de todas as outras cores
de eventos em Ferramentas > Administrao > Gerenciador de Estilos,
selecionando Estilos de Formulrio e Evento.
Criando conjuntos de calendrio
Crie conjuntos de calendrio, definindo consultas que agrupam os calendrios por
critrios especificados em uma consulta. possvel definir consultas para
calendrios disponveis, que so definidos pelas horas de trabalho, ou para
calendrios ocupados, que so definidos por eventos de reunio.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Configurao do Sistema > Geral > Conjuntos de
Calendrio e selecione Incluir.
2. Especifique o nome e a descrio do conjunto de calendrio.
3. Especifique uma consulta para um calendrio disponvel ou ocupado. Selecione
o mdulo, objeto de negcios ou relatrio para incluir na consulta.
4. Opcional: Inclua colunas de dica de ferramentas para a consulta. Especifique o
rtulo da coluna e selecione a origem de dados e o campo.
5. Salve o conjunto de calendrio.
Conjuntos de calendrio
Um conjunto de calendrio um grupo de calendrios. Voc cria um conjunto de
calendrio definindo uma consulta que agrupa os calendrios de acordo com o
resultado da consulta.
Cada calendrio inclui um tipo de disponibilidade que determina como os eventos
no calendrio so tratados. Se o status for configurado como disponvel, o tipo de
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disponibilidade definir os eventos de hora de trabalho. Se o status for configurado
como ocupado, o tipo de disponibilidade definir os eventos de reunio. A
disponibilidade de um recurso pode ser definida de vrias formas diferentes, como
horas de trabalho, feriados, eventos de manuteno off-line e assim por diante.
Por exemplo, para bloquear horas ociosas, o sistema deriva as horas ociosas de um
calendrio de horas de trabalho que possui um tipo de disponibilidade igual a
"Disponvel". Em seguida, quando o sistema cria um conjunto de calendrio
contendo um calendrio Disponvel, o sistema est invertendo esses perodos
para que as horas ociosas sejam exibidas ou bloqueadas no calendrio. Para
verificaes de disponibilidade de recurso, um calendrio "Disponvel" tratado de
forma diferente de um calendrio "Ocupado" com eventos de reunio.
Agrupando os calendrios "Disponvel" e "Ocupado" em conjuntos de calendrio,
um conjunto exclusivo de eventos de hora de trabalho e reunio pode ser definido
para um recurso especfico.
Captulo 5. Programando o trabalho 13
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Captulo 6. Relatrio
possvel criar relatrios com modelos de grfico, relatar dados financeiros ou de
sustentabilidade e definir limites para mtricas de relatrio. possvel localizar os
tipos de relatrio em Meus Relatrios.
Criando modelos de grfico
Os modelos de grfico definem uma representao de layout de um tipo de
grfico. Quando um usurio seleciona um grfico, o modelo de grfico utilizado
para representar o grfico.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Configurao do Sistema > Geral > Modelos de Grfico
e selecione Incluir.
2. Especifique um nome e uma descrio para o modelo de grfico.
3. Especifique um tipo de grfico.
4. Faa upload de um arquivo de modelo de grfico.
5. Crie o modelo de grfico.
Definindo Perodos Fiscais
possvel definir anos fiscais, trimestres fiscais, meses fiscais ou perodos fiscais
customizados. Os perodos fiscais so um tipo de registro de classificao, o que
significa que eles existem em uma hierarquia e devem ser definidos em relao a
outros registros. Por exemplo, antes de criar trimestres fiscais, voc deve criar o
ano fiscal.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Administrao > Classificaes.
2. No painel de hierarquia, selecione Perodos fiscais.
v Para definir um ano fiscal, selecione Novo > Ano fiscal.
v Para definir um trimestre fiscal, selecione ano fiscal > Novo > Trimestre
fiscal.
v Para definir um ms fiscal, selecione ano fiscal > trimestre fiscal > Novo >
Ms fiscal.
3. Especifique o nome e as informaes necessrias para o perodo fiscal. Por
exemplo, possvel nomear um ano fiscal 2014, um trimestre fiscal Q1 ou um
ms fiscal 01.
4. Especifique a sequncia. O nmero de sequncia pode ser qualquer valor
numrico decimal que classifica a lista de anos, trimestres e meses. Por
exemplo, possvel digitar 2036,1 para o trimestre fiscal 1 no ano fiscal 2036.
5. Crie o perodo fiscal.
Alterando nomes da lista CTQ
possvel alterar nomes da lista Crtico para a Qualidade (CTQ). possvel alterar
o nome de uma lista para um rtulo.
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Sobre Esta Tarefa
As listas CTQ so usadas em projetos de gerenciamento de imveis. Em um plano
de transao, possvel definir uma pesquisa de opinio de CTQ que solicite
respostas de dados especficos. Quando as perguntas da pesquisa de opinio so
definidas, um dos tipos de dados que uma pessoa pode selecionar uma lista.
Como os nomes de lista so visveis, convm alterar o nome da lista para que seja
mais fcil entender.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Configurao do Aplicativo > Imvel > Listas CTQ e
selecione Incluir.
2. Especifique o nome completo da lista. Esse nome deve corresponder ao nome
da lista no aplicativo Gerenciador de Lista.
3. Especifique o rtulo da lista que os usurios veem em vez do nome da lista.
4. Crie a lista CTQ.
Definindo fatores de emisso
possvel calcular a sustentabilidade ambiental do imvel avaliando as emisses
de energia, resduo e viagem. Voc define as informaes que so especficas do
tipo de emisso para calcular o impacto da emisso no ambiente. Por exemplo,
possvel definir tipos de medidor e tipos de resduo.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Configurao do Aplicativo > Sustentabilidade e
selecione o tipo de fator de emisso a ser definido. Selecione Incluir.
2. Especifique os detalhes sobre o fator de emisso.
3. Quando estiver pronto, crie o fator de emisso.
Processando relatrios XML federais
Use o formulrio Relatrio XML do Local para gerar um relatrio XML Federal.
Use o relatrio XML federal para automatizar o processo de recuperao de dados
federais e produzir os registros XML que so necessrios para o relatrio.
Sobre Esta Tarefa
Federal Real Property Profile (FRPP) um sistema online que hospeda os dados de
inventrio de imveis federais. As agncias so obrigadas a relatar dados federais
anualmente, enviando um arquivo XML, conforme estipulado no documento
"Guidance for Real Property Inventory Reporting" mais atual do Escritrio da GSA
de Poltica Geral do Governo.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Configurao do Sistema > Integrao > Contedo de
Transformao e selecione Incluir para definir o contedo de transformao.
2. Especifique quais locais so includos no relatrio.
3. Acesse Ferramentas > Utilitrios de Dados > Relatrio XML do Local e
selecione Incluir.
4. Especifique um ID e nome e qualquer outra informao necessria.
5. Criar e, em seguida, processe o utilitrio de relatrio.
16 Copyright IBM Corp. 2011, 2014
6. Selecione o registro do utilitrio de relatrio para acessar os resultados do
relatrio.
Fazendo upload de dados financeiros
possvel capturar dados de resumo financeiro fazendo download e upload de
uma planilha configurada como um formulrio de contedo offline.
Antes de Iniciar
Defina os perodos fiscais e a estrutura do cdigo de custo para sua organizao.
Configure os formulrios de contedo offline.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Document Manager e abra a pasta TRIRIGA\Cost Item.
2. Faa download do formulrio offline de resumo financeiro.
3. Preencha o formulrio e salve-o em seu computador.
4. Acesse Ferramentas > Utilitrios de Dados > DTO de Resumo Financeiro e
selecione Incluir.
5. Especifique um nome para o resumo financeiro. Especifique o contedo
fazendo upload do formulrio offline de resumo financeiro.
6. Crie o DTO de resumo financeiro.
O que Fazer Depois
Execute o Item da Tarefa ETL de sua empresa para mover os dados do registro de
Resumo Financeiro para o banco de dados.
Quando voc estiver pronto para processar esse DTO de Resumo Financeiro,
localize-o no objeto de negcios DTO de Resumo Financeiro no Gerenciador de
Tarefas, edite-o e, em seguida, processe-o.
A importao concluda quando a contagem encontrada exibida na parte
superior da seo Itens de Linha. Compare esse nmero com o nmero de registros
em sua planilha.
Quando a importao for concluda, os dados estaro prontos para serem
processados pelo Item da Tarefa ETL Load Financial Summary From Offline
Staging Kettle Transformation apropriado. Os dados no so representados em
mtricas at que o Item da Tarefa ETL esteja concludo.
Definindo Classificaes da Energy Star
Voc deve definir as configuraes de arquivo para a classificao da energy star
para que um processo de anlise oportunidade possa determinar a nova
classificao da energy star. A classificao da energy star calculada a partir da
classificao atual e a reduo do consumo de energia.
Sobre Esta Tarefa
possvel obter as informaes da energy star junto US Environmental
Protection Agency (EPA) e importar as informaes utilizando o aplicativo Data
Integrator. Para ver os resultados dos dados importados, acesse Ferramentas >
Captulo 6. Relatrio 17
Configurao do Aplicativo > Sustentabilidade > Classificao da ENERGY
STAR.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Administrao > Data Integrator.
2. Defina as configuraes do arquivo.
Configuraes de Arquivo Seleo
Mdulo triEnvironmental
Objeto de Negcios triEnvEnergyStarRating
Formulrio triEnvEnergyStarRating
Tipo de Importao Incluir
Ao triCreate
Tipo de arquivo Delimitado por Tabulao
3. Defina o conjunto de caracteres do arquivo.
4. Procure o arquivo de classificao da energy star e faa upload dele. Quando a
importao estiver concluda, uma notificao aparecer na seo Notificaes
de seu portal.
Limites
Limites identificam como pontuar valores de mtrica. As mtricas so utilizadas no
gerenciamento de desempenho, na sustentabilidade ambiental de imveis e no
planejamento de recurso estratgico.
possvel usar valores, intervalos e cores para definir limites. possvel
configurar um limite para suportar trs intervalos, por exemplo, baixo, mdio e
alto, ou dois intervalos, como baixo e alto. Para definir limites, acesse Ferramentas
> Configurao do Sistema > Geral > Limites.
Por exemplo, voc deseja definir limites para custos oramentrios por pessoa.
Defina trs limites: abaixo do oramento, no alvo e acima do oramento. O limite
abaixo do oramento identificado em amarelo e tem um intervalo de custo de $0
a $1200 como seu limite. O limite no alvo identificado pelo intervalo de custo de
$1201 a $1800 e identificado em verde. O intervalo de custo acima do oramento
de $1801 a $2400 e identificado em vermelho.
18 Copyright IBM Corp. 2011, 2014
Captulo 7. Comunicando-se com os Usurios
possvel enviar mensagens de usurios, aprovaes, notificaes e notcias para
os usurios. Aprovaes e notificaes criam alertas que so enviados
automaticamente para as pessoas depois de serem acionados, como uma mudana
de status do registro. As mensagens do usurio alertam os usurios com
mensagens de erro, aviso ou informaes. Notcias podem ser transmitidas para
um grupo de pessoas.
Criando mensagens do usurio
Mensagens do usurio so exibidas como erros, avisos e informaes para os
usurios. Voc define as mensagens do usurio como um meio flexvel de
comunicao com usurios.
Sobre Esta Tarefa
Crie uma mensagem do usurio para cada idioma que voc suportar. As
mensagens do usurio so exibidas no idioma do usurio, conforme definido no
registro Meu Perfil.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Configurao do Sistema > Geral > Mensagens do
Usurio e selecione Incluir.
2. Especifique um ID, nome e idioma para a mensagem do usurio.
3. Especifique o texto para a mensagem do usurio. possvel incluir at nove
parmetros nas mensagens com chaves e nmeros. No tempo de execuo, os
parmetros so substitudos com base nos dados do registro. Os parmetros
devem corresponder aos campos de dados definidos no fluxo de trabalho que
envia a mensagem.
4. Ative a mensagem do usurio.
Mensagens do usurio
Voc cria mensagens do usurio como uma alternativa a mensagens de codificao
permanente. As mensagens do usurio podem conter at nove parmetros, o que
permite variar o contedo da mensagem.
O campo ID usado para indicar qual mensagem do usurio utilizar. As
mensagens do usurio empregam substituio de texto para assegurar que a
mensagem seja especfica da ao acionadora.
Se voc desejar exibir uma mensagem contendo aspas simples (por exemplo, Im
{1}), dever incluir outro sinal de aspas simples para exibi-la corretamente (por
exemplo, I''m {1}). Se voc precisar de mais de uma aspas simples, inclua duas
vezes o nmero que deseja exibir (por exemplo, para exibir ", digite '''').
Copyright IBM Corp. 2011, 2014 19
Criando processos de aprovao
Para configurar um processo de aprovao, voc deve definir um modelo de
aprovao e, em seguida, incluir o modelo para um requisito de aprovao.
possvel modificar os modelos e requisitos de aprovao padro e incluir novos
modelos e requisitos.
Criando modelos de aprovao
Voc deve criar modelos de aprovao para poder definir requisitos de aprovao.
Os modelos de aprovao podem ser aplicados a um tipo de registro, um objeto de
negcios ou a vrios objetos de negcios.
Antes de Iniciar
Defina as funes de contato. Se voc definir um modelo de aprovao que requer
uma funo de contato, mas nenhuma pessoa estiver definida nessa funo do
contato, a aprovao ser ignorada.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Aprovaes & Notificaes > Modelos de Aprovao e
selecione Incluir.
2. Especifique os detalhes do modelo de aprovao, como regra de escalao, para
quem a aprovao est escalada e o tipo de reviso que ocorrer se uma
aprovao for rejeitada.
3. Defina as regras de aprovao para o modelo de aprovao. possvel usar
regras de aprovao para definir as regras de roteamento de aprovao baseada
em funo.
a. Especifique as informaes necessrias.
b. Selecione Criar Modelo.
4. Opcional: Inclua funes especficas ou pessoas s quais as aprovaes so
enviadas e o tipo de reviso que necessrio. Salve o registro.
5. Clique em Criar e, em seguida, em Salvar.
Criando requisitos de aprovao
Use os requisitos de aprovao para conectar um modelo de aprovao a um
objeto de negcios. Os requisitos de aprovao devem ter um status ativo a ser
utilizado. Se um objeto de negcios ou formulrio tiver mais de um requisito, os
requisitos sero mesclados.
Antes de Iniciar
Crie um modelo de aprovao.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Aprovaes & Notificaes > Requisitos de Aprovao
e selecione Incluir.
2. Especifique os detalhes do requisito de aprovao, como o objeto de negcios
vinculado e o modelo de aprovao a ser usado. Se voc selecionar apenas um
objeto de negcios vinculado e no especificar um formulrio, todos os
registros do objeto de negcios utilizaro esse requisito de aprovao.
3. Crie o rascunho e, em seguida, ative o requisito de aprovao.
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Aprovaes
Voc usa aprovaes para assegurar que os registros criados atendam aos
requisitos de negcios especficos. Crie aprovaes para escalar registros
automaticamente para aprovadores definidos. possvel tambm delegar
aprovaes, verificar as aes resolvidas de uma aprovao e incluir aprovadores
manuais.
Cada vez que ocorre um evento que aciona uma aprovao, um item de ao
aparece na pgina inicial de cada revisor. Os revisores opcionais e obrigatrios
podem aprovar, retornar, solicitar esclarecimento, redesignar ou escalar.
Os usurios podem delegar aprovaes a partir de suas pginas de perfil se
estiverem indisponveis. Eles definem as delegaes em Portflio > Pessoas > Meu
Perfil > Minhas Notificaes > Preferncias de Aprovao > Delegar a.
Cada vez que uma aprovao necessria, os requisitos de aprovao so
verificados e qualquer conflito resolvido usando os requisitos de aprovao mais
restritivos. possvel ver quais requisitos so usados em uma aprovao abrindo a
aprovao no objeto de negcios. Na guia Notificaes, possvel ver as revises
de aprovao, as respostas e as mudanas de status. possvel tambm incluir
aprovadores manuais.
Notificaes
Crie notificaes para enviar um email aos destinatrios toda vez que o status de
um registro for alterado. Por exemplo, possvel enviar uma notificao para a
gerncia sempre que uma ordem de compra for emitida. Para enviar notificaes,
voc primeiro cria o contedo da notificao e, em seguida, criar os requisitos de
notificao.
possvel criar notificaes para a maioria dos objetos de negcios. Se um objeto
de negcios estiver configurado para permitir notificaes de mudana de status,
seu registro ter uma guia Notificaes com uma seo Notificao de Mudana
de Status. Voc primeiro cria o contedo da notificao, que especifica qual
mensagem e os anexos so enviados como notificao. Em seguida, voc cria os
requisitos de notificao para especificar os destinatrios da notificao.
Por exemplo, voc precisa de um processo para ordens de compra. Voc cria o
contedo da notificao que declara Uma ordem de compra de $340 foi criada
para uma nova impressora e requer aprovao. Voc anexa um formulrio de
termos e condies padro com o contedo da notificao que deve acompanhar
todas as ordens de compra. Em seguida, voc cria um requisito de notificao para
ordens de compra. Voc define o requisito para que qualquer ordem de compra
com uma mudana de status de Rascunho para Precisa de Aprovao deve ser
enviada para o gerente da pessoa que criou a ordem de compra.
Os usurios podem optar por receber as notificaes em seus registros de perfil.
Eles podem tambm assinar notificaes do registro sobre o qual desejam receber
notificaes.
Criando notificaes
possvel criar notificaes para enviar um email aos usurios toda vez que o
status de um registro for alterado. Por exemplo, possvel enviar uma notificao
para um gerente sempre que uma ordem de compra for emitida.
Captulo 7. Comunicando-se com os Usurios 21
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Aprovaes & Notificaes > Contedo da Notificao
e selecione Incluir.
2. Especifique um ID e um nome. O padro de nomenclatura usado no nome do
mdulo, objeto de negcios ou formulrio com um identificador sequencial.
3. Especifique um assunto e o contedo da notificao.
4. Opcional: Integre um relatrio na notificao.
5. Opcional: Para exibir a notificao com um formulrio diferente, especifique os
detalhes do formulrio como uma substituio do formulrio de e-mail. Se o
formulrio anexado para a notificao for muito grande ou contiver sees que
no so relevantes para a notificao, ser possvel usar um formulrio de
substituio.
6. Opcional: Se voc desejar enviar os mesmos anexos toda vez que a notificao
for enviada, na seo Anexos de Notificao, especifique uma lista de anexos.
Os arquivos anexados devem estar em formato HTML. Por exemplo, possvel
anexar um documento de termos e condies a todas as notificaes de ordem
de compra.
7. Especifique quaisquer relatrios que so enviados com a notificao.
8. Ative a notificao.
Criando requisitos de notificao
Voc cria requisitos de notificao para especificar o objeto de negcios e os
destinatrios das notificaes. Um objeto de negcios vinculado define o registro
que faz com que o contedo da notificao seja enviado para os destinatrios
especificados.
Antes de Iniciar
Crie o contedo da notificao.
Sobre Esta Tarefa
Mesmo que voc no defina os destinatrios de notificaes de mudana de status,
os requisitos de notificao definem os status disponveis para assinatura ou
notificaes de mudana de status ad hoc.
Procedimento
1. Acesse Ferramentas > Aprovaes & Notificaes > Requisitos de Notificao
e selecione Incluir.
2. Na seo Registro de Chamada, especifique o objeto de negcios, formulrio e
status do objeto de negcios que acionam a notificao.
v Se voc selecionar apenas um objeto de negcios vinculado, todos os
registros criados a partir desse objeto de negcios usaro o requisito de
notificao.
v Se voc selecionar um objeto de negcios vinculado e um formulrio
vinculado, apenas os registros criados a partir do objeto de negcios e do
formulrio usaro o requisito de notificao.
3. Na seo Opes, especifique o contedo da notificao. As notificaes tm
seis campos de texto dinmico que podem ser usados na mensagem. possvel
utilizar o contedo da notificao padro como sua mensagem ou criar a sua
prpria.
4. Defina uma pessoa ou funo especfica para receber o contedo da notificao.
22 Copyright IBM Corp. 2011, 2014
5. Defina um grupo de segurana especfico para receber o contedo da
notificao.
6. Ative o requisito de notificao.
Incluindo destinatrios em notificaes
possvel incluir destinatrios nas notificaes que so enviadas quando o status
de um registro alterado. Depois que os destinatrios de notificaes so definidos
nos requisitos de notificao, possvel incluir uma pessoa ou funo ad hoc para
receber uma notificao de um registro especfico.
Sobre Esta Tarefa
Apenas os status com requisitos de notificao definidos para o objeto de negcios
aparecem na lista de status disponveis. Para incluir um requisito de notificao de
um status que no est na lista, crie um requisito de notificao para o objeto de
negcios.
Procedimento
1. Abra o registro do objeto de negcios para o qual voc deseja criar uma
notificao quando o status de registro for alterado.
2. Na guia Notificaes, na seo Notificaes de Mudana de Status, inclua um
status.
3. Selecione todos os status para os quais voc deseja que uma notificao seja
enviada para o registro.
4. Selecione um status na seo Notificaes de Mudana de Status e especifique
os destinatrios da notificao.
5. Salve o registro do objeto de negcios.
Notcias
Voc usa itens de notcias para transmitir informaes para a empresa toda. Um
item de notcias inclui ttulo e texto e pode incluir rich text, uma imagem e uma
URL de origem.
O item de notcias exibido no portal inicial de cada usurio na seo do portal
Notcias da Empresa e exibido at a data de expirao.
Crie os itens de notcias em Ferramentas > Configurao do Sistema > Geral >
Notcias.
Captulo 7. Comunicando-se com os Usurios 23
24 Copyright IBM Corp. 2011, 2014
Avisos
Estas informaes foram desenvolvidas para produtos e servios oferecidos nos
Estados Unidos.
possvel que a IBM no oferea os produtos, servios ou recursos discutidos
nesta publicao em outros pases. Consulte um representante IBM local para obter
informaes sobre produtos e servios disponveis atualmente em sua rea.
Qualquer referncia a produtos, programas ou servios IBM no significa que
apenas produtos, programas ou servios IBM possam ser utilizados. Qualquer
produto, programa ou servio funcionalmente equivalente, que no infrinja
nenhum direito de propriedade intelectual da IBM poder ser utilizado em
substituio a este produto, programa ou servio. Entretanto, a avaliao e
verificao da operao de qualquer produto, programa ou servio no IBM so de
responsabilidade do Cliente.
A IBM pode ter patentes ou solicitaes de patentes pendentes relativas a assuntos
tratados nesta publicao. O fornecimento desta publicao no lhe garante direito
algum sobre tais patentes. Pedidos de licena devem ser enviados, por escrito,
para:
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Caracteres de Byte Duplo), entre em contato com o Departamento de Propriedade
Intelectual da IBM em seu pas ou envie pedidos de licena, por escrito, para:
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19-21, Nihonbashi-Hakozakicho, Chuo-ku
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O pargrafo a seguir no se aplica a nenhum pas em que tais disposies no
estejam de acordo com a legislao local: A INTERNATIONAL BUSINESS
MACHINES CORPORATION FORNECE ESTA PUBLICAO "NO ESTADO EM
QUE SE ENCONTRA", SEM GARANTIA DE NENHUM TIPO, SEJA EXPRESSA
OU IMPLCITA, INCLUINDO, MAS A ELAS NO SE LIMITANDO, AS
GARANTIAS IMPLCITAS DE MERCADO OU ADEQUAO A UM
DETERMINADO PROPSITO. Alguns pases no permitem a excluso de
garantias expressas ou implcitas em certas transaes; portanto, essa disposio
pode no se aplicar ao Cliente.
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feitas alteraes peridicas nas informaes aqui contidas; tais alteraes sero
incorporadas em futuras edies desta publicao. A IBM pode, a qualquer
momento, aperfeioar e/ou alterar os produtos e/ou programas descritos nesta
publicao, sem aviso prvio.
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Os materiais contidos nesses Web sites no fazem parte dos materiais desse
produto IBM e a utilizao desses Web sites de inteira responsabilidade do
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apropriada sem incorrer em qualquer obrigao para com o Cliente.
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disponveis publicamente. A IBM no testou estes produtos e no pode confirmar a
preciso de seu desempenho, compatibilidade nem qualquer outra reivindicao
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sujeitas a alteraes ou cancelamento sem aviso prvio e representam apenas metas
e objetivos.
Essas informaes contm exemplos de dados e relatrios utilizados nas operaes
dirias de negcios. Para ilustr-los da forma mais completa possvel, os exemplos
podem incluir nomes de indivduos, empresas, marcas e produtos. Todos estes
nomes so fictcios e qualquer semelhana com nomes e endereos utilizados por
uma empresa real mera coincidncia.
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informaes de identificao pessoal.
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capacidade de coletar, como cliente, as informaes de identificao pessoal dos
usurios finais via cookies e outras tecnologias, voc dever buscar seu prprio
conselho jurdico sobre quaisquer leis aplicveis a essa coleo de dados, incluindo
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