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International Organization for Standardization International Accreditation Forum


Date: 20 March 2009


ISO 9001 Auditing Practices Group
Guidance on:

Escritura de reportes de auditora

1. Introduccin

La clusula 1.1 de la norma ISO 9001 establece que una organizacin necesita demostrar
su habilidad para proporcionar regularmente productos que cumplan con los requisitos del
cliente y los legales y reglamentarios aplicables. El reporte de auditora es una herramienta
importante en demostrar que la organizacin satisface los requisitos de la norma ISO 9001.

La norma ISO/IEC 17021:2006 Evaluacin de la conformidad. Requisitos para los cuerpos
que proporcionan auditoras y certificacin a sistemas de gestin, resalta los requisitos
mnimos para reportar pero no define un formato especfico para los reportes de los
sistemas de gestin ISO 9001. Sin embargo algunos esquemas sectoriales pudieran requerir
el uso de formatos de reporte especficos. El formato y el contenido de un reporte de
auditora pudiera variar dependiendo del tamao y naturaleza de la organizacin a ser
auditada. Tambin depende de los objetivos y alcance de la auditora (por ejemplo si es
auditora de fase1, fase2 o auditora de seguimiento, etc.)

Este documento se enfoca a resumir un amplio rango de experiencias en la preparacin de
reportes de auditora para cubrir las necesidades de todas las partes interesadas.

2. Partes interesadas y sus necesidades

Los siguientes son ejemplos de posibles usuarios de la informacin contenida en reportes de
auditora:

El cliente de la auditora
- Alta direccin/Consejo de directores
- Representante de la direccin
Cuerpo de acreditacin
- Quin toma la decisin de acreditar
Cuerpo de certificacin
- Quin toma la decisin de certificar
Equipo de auditora
Cuerpo regulador
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Cada usuario pudiera requerir diferente informacin, de modo que la estructura del reporte
de auditora necesitar variar para cubrir estas necesidades. El reporte debera proporcionar
la informacin requerida, satisfacer las necesidades de los usuarios de manera balanceada
y agregar valor a la auditora.

Una parte interesada pudiera necesitar saber:
- si el sistema es conforme con los requisitos
- cualquier oportunidad de mejora
- cualquier no conformidad y reas de preocupacin
- cualquier fortaleza o debilidad
- si el sistema de gestin cubre adecuadamente los riesgos asociados con el logro y
mantenimiento de la calidad
- informacin para la planificacin futuro de auditoras
- reas que requieren seguimiento
- informacin adicional requerida para una decisin sobre la certificacin.


3. Perfil de los reportes de auditora

Un reporte de auditora puede ser un documento independiente, o puede estar acompaado
por, o hacer referencia a otros documentos y/o registros. No todos los tpicos listados a
continuacin son aplicables a cada tipo de auditora y la secuencia de ellos puede variar en
reportes individuales de auditora.

Lo siguiente es sugerido para incluirse en un reporte de auditora:

a) Introduccin
Esta seccin del reporte debera referenciar a los requisitos mandatorios de la norma
ISO/IEC 17021 (clusula 9.1.1) y la directriz dada en la norma ISO 19011 en la
clusula 6.6

b) Resumen ejecutivo
Esta seccin debera concentrarse en dar un resumen de la eficacia general del
sistema de gestin de la calidad (SGC), incluyendo informacin sobre:
- las fortalezas y debilidades del sistema de gestin;
- la mejora continua; y
- otros indicadores clave de desempeo.

Aspectos particulares relevantes de la auditora deberan comentarse aqu, as como
un resumen de cualquier hallazgo que represente una no conformidad y/o reas de
preocupacin significativas (que pudieran convertirse en una no conformidad a
menos que se resuelva satisfactoriamente).

La conclusin de la auditora sobre la conformidad del SGC de la organizacin con la
norma que se evala, y cualquier recomendacin debe declararse.

La organizacin debera ser reconocida, si es apropiado, por su hospitalidad,
cooperacin y apertura.

c) Compromiso de la direccin, objetivos y metas:
Esta seccin debera proporcionar comentarios sobre los procesos de la
organizacin para determinar, establecer y comunicar polticas y objetivos. Debera
cubrir el seguimiento, medicin, reporte y revisin contra los objetivos clave de
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desempeo. Tambin debera incluir comentarios apropiados sobre el progreso que
la organizacin ha hecho hacia sus objetivos desde la ltima auditora (aunque, para
una certificacin inicial esta seccin pudiera necesitar el reconocimiento de que la
organizacin no ha desarrollado suficiente historia de ese logro para los propsitos
de la auditora).

d) Acciones tomadas sobre aspectos de auditoras previas:
Esta seccin debera proporcionar comentarios sobre la habilidad de la organizacin
para determinar las causas raz de cualquier problema de calidad previamente
identificado, segn sea apropiado y con la eficacia de las acciones tomadas para
corregir dichas situaciones y prevenir que vuelvan a ocurrir. Debera tambin
comentar sobre la suficiencia de los procesos formales de acciones correctivas y
preventivas.

Donde se haya identificado previamente una no conformidad, se debera tambin
proporcionar un comentario sobre qu tanta confianza se ha recuperado en la propia
habilidad de la organizacin para identificar no conformidades potenciales y para
prevenir que ellas ocurran.

e) Procesos de auditora interna, revisin por la direccin y mejora continua:
Esta seccin debera proporcionar comentarios sobre la prontitud y eficacia de los
procesos de auditoras internas, revisiones por la direccin y mejora continua con
respecto a los riesgos asociados con el logro y mantenimiento de la calidad.

Adicionalmente, debera proporcionarse comentarios sobre el progreso de la
organizacin:
- en sus acciones planificadas fomentan la mejora continua, y
- en el seguimiento a la informacin relativa a la satisfaccin del cliente y la
percepcin del cliente sobre el desempeo de la organizacin en relacin a la
calidad.

f) El impacto de cambios significativos (si los hay):
Esta seccin pudiera aplicar a cualquier tipo de auditora; sin embargo es ms
seguro que sea aplicable a auditoras de seguimiento y re certificacin que a
auditoras iniciales. Los detalles que deberan registrarse incluye el impacto de
cambios en, por ejemplo: propietarios; instalaciones y equipos; personal clave;
sistemas de gestin; alcance de la certificacin, etc.

g) Requisitos del sistema e interrelaciones, funciones, procesos y reas
auditadas:

Los encabezados (o sub encabezados) en esta seccin en un reporte pudieran
necesitar ser individualmente ajustados para referenciar explcitamente a las
funciones especficas, reas, procesos, etc., por ejemplo ventas, almacn,
entrenamiento y competencia, Percepcin/Satisfaccin del cliente, etc.

Lo siguiente debera ser identificado en esta seccin:
la norma del sistema de gestin de la calidad que est siendo utilizado como
base para la auditora (ej. ISO 9001, ISO/TS 16949, etc.)
la situacin que est siendo auditada.
los documentos y registros clave utilizados durante la auditoras, como:
- Hojas de observaciones
- Planes de auditora
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- Historia de auditora
- Rutas de auditora

Esta seccin puede ser utilizada para dar comentarios sobre la conformidad de (o
parte de) el sistema de gestin de la organizacin con los requisitos del sistema,
por ej. una clausula o requisito especfico de la norma de sistema de gestin de la
calidad.

De manera similar, puede ser utilizada para proporcionar comentarios sobre las
interrelaciones del sistema, por ej. el modo como los diferentes aspectos del SGC
de la organizacin trabajan juntos (ya sea en sntesis o por separado) con su
respectivo impacto positivo o negativo en la habilidad del SGC para entregar los
productos intencionados.

Estos comentarios deberan estar enfocados en la eficacia de las ligas entre los
requisitos de la norma y factores tales como la poltica de la organizacin, objetivos
de desempeo, cualquier requisito legal aplicable, responsabilidades, competencia
del personal, operaciones, procedimientos, datos de desempeo o hallazgos de
auditoras internas y sus conclusiones.


Los comentarios sobre los Procesos probablemente se encontrarn en la mayora
del reporte, ya que el SGC generalmente se audita proceso por proceso. El reporte
debera cubrir los requisitos aplicables en el SGC para cada proceso a ser auditado,
por ej. planificacin, objetivos del proceso, control de los documentos y registros,
responsabilidad y autoridad, competencia y conciencia, identificacin, trazabilidad,
medicin, seguimiento, calibracin, control de no conformidades, mejora de
procesos, etc., y debera enfocarse a los factores de proceso que asisten o
aumentan la consistencia y/o mejora de los resultados.

h) Inspeccin del lugar
Esta seccin debera proporcionar comentarios sobre la condicin del sitio que fue
auditado, y debera resaltar cualquier condicin adversa o apariencias u
observaciones inusuales realizadas.

i) Evaluacin de cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios o de otro
tipo; y su comunicacin:
Esta seccin debera proporcionar comentarios sobre:
- los sistemas de la organizacin para la identificacin de los requisitos especficos
legales / regulatorios o industriales pertinentes a sus actividades,
- su metodologa para la evaluacin peridica de esos requisitos, y
- sus sistemas para la comunicacin de cualquier cambio en ellos.

j) La eficacia continua del sistema de gestin:
Esta seccin debera proporcionar una evaluacin general de la continuidad de la
eficacia del SGC de la organizacin, y debera comentar sobre si el alcance de su
certificacin continua siendo relevante, adecuado y aplicable despus de tomar en
cuenta cualquier cambio pertinente interno o externo que pudiera haber ocurrido
desde la ltima auditora. (Nota, esta seccin no ser aplicable para auditoras
iniciales).

k) Uso de marcas y/o cualquier otra referencia a la certificacin:
Esta seccin debera registrar las maneras que la organizacin utiliza las marcas de
certificacin o acreditacin (por ej. en papelera, en literatura promocional, en sus
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vehculos), y debera resaltar cualquier preocupacin sobre el modo como los estn
utilizando.

l) Aspectos que requieren mayor atencin:
Esta seccin debera registrar cualquier aspecto que requiera de una mayor atencin
y (cuando sea aplicable) fechas de terminacin de las acciones planificadas, por
ejemplo de no conformidades, aspectos residuales que quedan para seguimiento en
el cierre de RNC (reportes de no conformidad), otras reas de preocupacin, etc.

m) Deslinde
El reporte debera incluir una declaracin de deslinde que diga que la auditora est
basada en un proceso de muestreo de la informacin disponible y que por
consecuencia siempre habr un elemento de incertidumbre presente en la evidencia
de auditora, que pudiera reflejarse en los hallazgos de auditora. Aquellos que creen
y actan sobre los resultados y conclusiones de la auditora deberan estar
conscientes de esta incertidumbre.

Tambin debera resaltarse que las recomendaciones de auditora sern sujetas a
una revisin independiente, antes de cualquier decisin final realizada sobre el
otorgamiento o mantenimiento de la certificacin.



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For further information on the ISO 9001 Auditing Practices Group, please refer to the paper:
Introduction to the ISO 9001 Auditing Practices Group
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whether additional guidance documents should be developed, or if these current ones should
be revised.
Comments on the papers or presentations can be sent to the following email address:
charles.corrie@bsigroup.com.
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Disclaimer

This paper has not been subject to an endorsement process by the International
Organization for Standardization (ISO), ISO Technical Committee 176, or the International
Accreditation Forum (IAF).

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