Ada Ramrez Gonzlez

Cuarto I
Planificacin estratgica

CIVICUS

Una estrategia es un enfoque global basado en el entendimiento de un contexto ms amplio para
tratar tu funcin, tu propia fuerza y debilidad y el problema al que te ests enfrentando. Una estrategia
te da un marco en el que trabajar y aclara lo que ests intentando conseguir y el enfoque que
pretendes darle. No detalla actividades especficas.

Qu es la planificacin estratgica?
Una estrategia es un enfoque global y un plan. Por eso, la planificacin estratgica es la planificacin
global que permite la buena administracin de un proceso. Adems, te saca de las actividades del
da a da de tu organizacin o proyecto y te proporciona un esquema de lo que ests haciendo y
dnde vas a llegar. La planificacin estratgica te da claridad sobre lo que quieres lograr y cmo lo
vas a conseguir.

La planificacin estratgica te permite responder a las siguientes preguntas:
Quines somos?
Qu capacidad tenemos y qu podemos hacer?
Qu problemas estamos tratando?
Qu influencia queremos causar?
Qu asuntos crticos tenemos que responder?
Dnde debemos situar nuestros recursos y cules son nuestras prioridades?

Una vez que se han contestado estas preguntas, es posible contestar a lo siguiente:
Cul debera ser nuestro objetivo inmediato?.
Cmo tenemos que organizarnos para conseguir nuestro objetivo?.
Quin hace el qu y cundo ?.

Un plan estratgico no es rgido. Sin embargo, te da los parmetros en los que trabajar. Por eso, es
importante:
Basar el proceso de planificacin estratgica en un entendimiento real del medio externo.
Utiliza el trabajo que has hecho para aumentar tu entendimiento del medio externo y tu propia
capacidad, fuerzas y debilidades.

Planificacin del proceso de planificacin estratgica
El proceso de planificacin estratgica no es algo que pueda pasar segn vaya surgiendo en una
reunin de planificacin casual o durante una reunin del personal. Requiere una planificacin
cuidadosa para establecerla de modo que el proceso sea riguroso y exhaustivo. Cuando se
desarrolla o revisa un plan estratgico, se establecen los parmetros para el trabajo de la
organizacin, normalmente para dos o tres aos o ms.
Se necesita un proceso de planificacin estratgica cuando se requiere desarrollar, aclarar o
consolidar el marco estratgico en el que trabaja tu organizacin o proyecto.
No hagas un proceso de planificacin estratgica ms de una vez cada dos aos a no ser que el
contexto interno o externo haya cambiado drsticamente. Normalmente, una vez cada tres aos
es suficiente.
Hay varios momentos en el ciclo de la vida de un proyecto u organizacin en el que tiene sentido
realizar un proceso de planificacin estratgica. As, por ejemplo, necesitas uno cuando inicias un
nuevo proyecto u organizacin.
Se necesitan ms de tres das para llevar a cabo un proceso de planificacin estratgica riguroso.
Si no ests familiarizado con este tipo de procesos, necesitars al menos cuatro o cinco das.

Quin debera participar en el proceso de planificacin estratgica?
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El proceso de planificacin estratgica ayuda a una organizacin a aclarar, consolidar y establecer
su marco estratgico. Situado en el marco estratgico, son los valores y visin de la organizacin.
Debido a esto, es importante que toda la organizacin participe en, al menos, parte del proceso.

El uso de un facilitador externo
Recomendamos que uses un facilitador externo preparado para un proceso de planificacin
estratgica de forma que:
Haya una persona asignada para mantener el orden, para prevenir que se personalicen los asuntos
y que mantenga el proceso alejado de las emociones personales.
El resto sea libre para colaborar en el proceso sin una preocupacin importante.
Una persona formada sea capaz de tratar los conflictos que puedan surgir para manejarlos de
forma constructiva en lugar de destructiva.
Alguien con experiencia de organizacin especfica sea capaz de crear asuntos y prevenir a la
organizacin o proyecto de que surjan asuntos complicados.
Alguien con mucha experiencia puede ofrecer perspicacia, ideas y una perspectiva externa.

Se necesitan realizar dos tareas importantes antes de comenzar un proceso de planificacin
estratgica:

1. Un resumen del trabajo de la organizacin.
Una amplia evaluacin externa antes de realizar el proceso de planificacin estratgica para
introducirla en el proceso.
Revisin del trabajo realizado en la organizacin por parte del equipo de administracin, que incluya
los objetivos logrado

2. Un resumen del funcionamiento interno de la organizacin.

Una revisin externa dirigida por alguien que tenga un amplio entendimiento del desarrollo y de las
organizaciones sin nimo de lucro, pero no necesariamente de un sector en particular.
Una revisin por parte de la administracin del funcionamiento interno de la organizacin o proyecto.

PLANIFICACIN DE LA AGENDA / PROCESO

Ya has resuelto la duracin, los participantes, las aportaciones y el trabajo preliminar. Has
establecido prioridades para reunir al personal adecuado, la informacin que vas a compartir y todo
el mundo sabe el tiempo necesario para el proceso. Ahora ests preparado para planificar el proceso
actual y sabes cmo trazar la agenda. Lo haras como si estuvieras planificando un taller. Lo
importante que debes recordar es:
Saber lo que quieres conseguir y tener claro los resultados del proceso.
Saber lo que hay que cubrir para lograr esos resultados y saber los pasos a seguir.
Saber con qu asuntos adicionales necesitas trabajar en el tiempo disponible.
Dar prioridad. Por ejemplo, no permitas que se discuta durante slo media hora los valores y
objetivos del proceso y dos horas para discutir si se necesita personal administrativo adicional.
S flexible, pero compromtete dentro del tiempo establecido.
Asegrate de que alguien se encarga de anotar lo que se dice y, lo ms importante, lo que se
acuerda. Esto no significa que se tenga que anotar palabra por palabra, sino slo las discusiones
importantes y las decisiones.
Si decides utilizar un facilitador externo (que es lo que recomendamos), asegrate de que alguien
se ocupa de presidir cada sesin y que est capacitado para ello.
Realiza pasos que involucren a todos los participantes-necesitas que la gente te acompae, no
simplemente realizar la tarea.
Si has pedido que se realice un trabajo preliminar, asegrate de que esto se tiene en cuenta en la
agenda para que la gente sienta que se valoran sus esfuerzos.
Teniendo esto en cuenta, el equipo debera:
Trazar una agenda para todo el proceso.
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Dividirla por da, por ejemplo, da uno, da dos, etc.
Localizar las responsabilidades.
Hacer circular la agenda para comentarios.
Finalizarla.
Recorrido de los antecedentes
Para que tu proceso de planificacin estratgica vaya bien, necesitas incluir ciertos episodios de los
antecedentes para establecer el estado de tu planificacin. Sin ellos, la planificacin tendra lugar
en un vaco.

ACLARACIN SOBRE EL ANLISIS DEL PROBLEMA
Si has formado una nueva organizacin o proyecto necesitas realizar un cuidadoso anlisis del
problema basado en el entendimiento del contexto en el que quieres trabajar. Si tu organizacin o
proyecto ya estn establecidos.

REVISIN
Este paso implica una revisin del trabajo ya realizado y de cmo funciona el sistema del proyecto u
organizacin. La revisin permite que realices un Anlisis FADO.
Cuando haces una revisin de los programas, te fijas en el impacto y efectividad del trabajo que
ests realizando. Causa alguna influencia?.
Cuando revisas la organizacin, te fijas en la eficacia en la que se realiza el trabajo. Hacemos
nuestro trabajo de forma eficaz en relacin con el coste y para que produzca los mximos resultados
con las mnimas aportaciones posibles? (esto se plantea con ms detalle en la herramienta
Seguimiento y evaluacin ).
Programas
Necesitas asegurar que el trabajo preliminar realizado sobre el impacto y efectividad de tus
programas se comparta en el taller o entre los relacionados en el proceso, ya que constituye los
antecedentes esenciales para el proceso de planificacin estratgica.
Organizacin
Necesitas asegurarte de que el trabajo preliminar sobre la eficacia del proyecto u organizacin y
sobre la forma en la que organizas y realizas tu trabajo, lo compartes en el taller o con aquellos
implicados en el proceso. Asimismo, esto forma un antecedente esencial para el proceso de
planificacin estratgica.

ACLARACIN DE LOS PARMETROS DE PLANIFICACIN
A qu nos referimos con los parmetros de planificacin?
Un proyecto y organizacin no puede funcionar sin ningn tipo de lmites. Hay ciertos parmetros o
restricciones que definen o limitan lo que se puede o no se puede hacer, lo que es ms o menos
probable.

IDENTIFICAR ASUNTOS CRTICOS
El trabajo que has realizado hasta ahora se ha centrado en el contexto de tu organizacin o proyecto,
en los puntos fuertes y dbiles de la organizacin y en el modo en el que se definen los parmetros
de planificacin. Ahora deberas poder identificar los asuntos crticos internos y externos que se
necesitan tratar.
Qu es un asunto crtico?
Un asunto crtico rene la mayora de los siguientes criterios:
Que est relacionado con un problema central.
Que afecte a un nmero importante de personas directa o indirectamente.
Que se pueda tratar a travs de competencias y recursos de la organizacin o proyecto.
Que necesite tratar si la organizacin o proyecto es capaz de progresar en su trabajo.
Que se construya en los puntos fuertes de la organizacin o proyecto y/o oportunidades
disponibles.
Que trate los puntos dbiles en la organizacin y/o evale la organizacin para tratar las amenazas
del trabajo.
Definicin de un marco estratgico
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Cuarto I
Con el trabajo base realizado, ya ests preparado para conocer el proceso de planificacin
estratgica. Esto significa definir el marco estratgico en el que trabaja tu organizacin o proyecto.
Un marco estratgico incluye:
Una visin claramente sealada.
Valores claramente articulados.
Una misin articulada en una declaracin de misin.
El objetivo general del proyecto u organizacin.
El objetivo inmediato del proyecto u organizacin.
Las reas resultantes clave en el que se quiere centrar el proyecto u organizacin.
Un entendimiento de los vacos entre la organizacin o proyecto y lo que se necesita hacer para
lograr los objetivos y las fuerzas que lo ayuden y dificulten.
Todos estos elementos necesitan estar alineados. Esto significa que deberan encajar y
complementarse en lugar de contradecirse.

VISIN
Qu es una visin de proyecto u organizacin?
Las organizaciones y proyectos del sector sin nimo de lucro existen normalmente porque se quiere
generar una influencia en la sociedad. La organizacin tiene una visin de cmo podra ser la
sociedad en el futuro. La visin no es algo que se pueda lograr por s solo, sino algo que gua el
trabajo y se piensa que se puede lograr si hay bastantes proyectos y organizaciones que comparten
la visin y trabajan para conseguirla.

VALORES
Los valores organizativos se comparten con los valores que respaldan el trabajo de la organizacin
y las relaciones con los usuarios y otros interesados directos. Un valor es lo que piensas que es lo
correcto hacer y para tratar con la gente y lo que piensas sobre la forma en la que el mundo se debe
organizar. Los valores organizativos determinarn tus estrategias y tus principios operacionales.

MISIN
Ahora deberas poder expresar la misin de la organizacin en una declaracin. Tu misin incluye la
forma particular en la que tu organizacin pretende contribuir en la visin.
La declaracin de una misin describe lo que hace la organizacin, con quin o para quin y, a groso
modo, cmo lo hace.
As, la declaracin de una misin tiene cuatro componentes:
Qu es la organizacin o el proyecto.
Qu pretende conseguir la organizacin o proyecto.
Cul es el grupo objeto del trabajo y con quin se realiza.
Cmo funciona y qu mtodos utiliza.
Por qu es importante la declaracin de misin?
La declaracin de una misin es importante porque:
Es una forma fcil de comunicarse con otros sobre lo que haces y cmo lo haces.
Ayuda a aclarar y enfocar tu trabajo.

OBJETIVO FINAL
Dependiendo del enfoque, hay muchas formas distintas de denominar los distintos niveles de
objetivos:
El objetivo final que definimos, como los beneficios acumulados que los beneficiarios disfrutarn
cuando el trabajo de desarrollo alcance su xito.
El objetivo inmediato o el propsito del proyecto que describe la situacin especfica que quiere
alcanzar la organizacin o proyecto.
El objetivo final est directamente relacionado con el problema significante que has identificado en
el anlisis del problema.

OBJETIVO INMEDIATO
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Si el objetivo final est directamente relacionado con los problemas significativos que has identificado
en el anlisis de los problemas, entonces tu objetivo inmediato est directamente relacionado con
las causas de ese problema.
Una vez que tienes el objetivo inmediato, entonces has establecido la agenda de la organizacin o
proyecto. Ahora necesitas una estrategia para ayudar a lograr el objetivo y ah es donde intervienen
las reas resultantes clave. Para conseguir el objetivo inmediato, necesitas lograr ciertos resultados
que guiarn conjuntamente la situacin positiva que deseas.

REAS RESULTANTES CLAVE
Las reas resultantes clave definen los resultados que se necesitan para lograr el objetivo inmediato
de un proyecto u organizacin.
Te dars cuenta que las reas resultantes clave estn escritas como declaraciones de resultado.
Esto es para enfatizar que, como resultado de lo que hace el proyecto, se puede conseguir. El
proyecto no debe llevar los cursos por s solo, pero se responsabilizar de ver lo que se realiza. El
proyecto garantiza que se realicen los cursos y debera hacerse responsable de que as sea.

GESTIN DEL CAMBIO
El proceso de planificacin estratgica puede desembocar en el cambio de la organizacin con
respecto al trabajo realizado o a la estructura interna del trabajo. La gente lucha por el cambio. Puede
que necesiten ayuda para aceptar y responder de forma positiva al cambio. Cuando se necesita un
cambio, se deben seguir los siguientes pasos:
Asegurarse de que todo el mundo entiende el cambio y por qu es necesario. Incluso si la gente
ha formado parte del proceso de planificacin estratgica, puede que necesiten una explicacin.
Cuando el cambio afecta a las personas fuera de la organizacin, hay que explicrselo tambin a
los interesados directos. As, por ejemplo, si todo tu apoyo ha ido anteriormente a la sociedad civil,
pero has decidido que sera una estrategia trabajar tambin con el gobierno, asegrate de que los
interesados directos de la sociedad civil entienden por qu has tomado esta decisin y cules son
las consecuencias.
Reaccionar ante las ideas de las personas y sus sentimientos. Deja que expresen sus
preocupaciones y respndeles. Si no puedes estar de acuerdo, por lo menos identifcate con sus
sentimientos generados por el cambio.
Desarrollar un proceso planificado de cambio y comprtelo con todo el mundo de la organizacin
o proyecto para que puedan saber lo que pueden esperar y cundo.
Poner en prctica un cambio.
Consultar, apoyar, dar un intercambio de informacin durante el proceso del cambio.
Confirmar y celebrar el cambio con xito.

HACIA DNDE?
Ya has completado la planificacin estratgica del proceso de planificacin. Tienes un marco en el
que localizar las actividades pero todava necesitas planificarlas. Este proceso se trata en la
herramienta Planificacin de accin.
Muchas organizaciones y proyectos cometen el error de centrar todas sus energas en la
planificacin de las actividades; ven la parte estratgica del proceso como una prdida de tiempo.
Esperamos que cuando llegues a este punto de la herramienta seas capaz de reconocer la
importancia de la planificacin estratgica y de realizar una planificacin de accin en el contexto del
marco estratgico. Si es as, ests preparado para realizar tu planificacin de accin. Esto es
probablemente ms efectivo si se lleva a cabo en las unidades, equipos o departamentos
responsables de que se realice el trabajo.








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Cuarto I
PREGUNTAS


1. Qu es una estrategia?
a) Enfoque global basado en el entendimiento de un contexto ms amplio para tratar tu
funcin, tu propia fuerza y debilidad y el problema al que te ests enfrentando.
b) Enfoque unilateral basado en el seguimiento continuo y sistemtico de pasos redactados con
el fin de adquirir un beneficio.
c) Enfoque dialctico basado en la creacin de escenarios hipotticos que permiten crear
estrategias de accin.

2. Qu es la planificacin estratgica?
a) Planificacin global que permite la buena administracin de un proceso.
b) Es una serie consecutiva de pasos que permite gestionar recursos tangibles en beneficio de
una institucin escolar.
c) Son conjuntos de ideas reflexivas que permiten generar la solucin de problemas o conflictos
escolares.

3. Cuando se desarrolla o revisa un plan estratgico, se establecen los parmetros para el trabajo de
la organizacin, normalmente, para cuntos aos?
a) Dos o tres aos o ms.
b) Seis a 10 aos.
c) 15 a 23 aos.

4. Cul es la nica razn por la cual se podra llevar a cabo un proceso de planificacin estratgica
ms de una vez cada dos aos?
a) Debido a que contexto interno o externo haya cambiado drsticamente.
b) Debido a que les causa pereza continuar con la planificacin anterior.
c) Debido a que los padres de familia se oponen a continuar con la planificacin.

5. Cules son los aspectos sin los que un proyecto y organizacin no puede seguir, ya que estos
definen o limitan lo que se puede o no se puede hacer, lo que es ms o menos probable?
a) Lmites, parmetros o restricciones.
b) Limitantes o problemticas.
c) Comunicacin y respeto.

6. Qu tipo de anlisis permite la revisin realizar?
a) Un Anlisis FADO
b) Un Anlisis escolar de gestin de recursos tangibles.
c) Un Anlisis escolar de calidad y responsabilidad en las aulas.

7. Cmo se define el objetivo final?
a) Como los beneficios acumulados que los beneficiarios disfrutarn cuando el trabajo de
desarrollo alcance su xito.
b) Como los objetivos que se presentan al finalizar el documento.
c) Como los objetivos a seguir para lograr llegar a la meta econmica deseada.

8. Cules son las reas que definen los resultados que se necesitan para lograr el objetivo inmediato
de un proyecto u organizacin?
a) Las reas resultantes clave
b) Las reas primordiales clave
c) Las reas efmeras clave

9. En qu forma estn escritas las reas resultantes clave y por qu?
a) Estn escritas como declaraciones de resultado, para enfatizar que, como resultado de
lo que hace el proyecto, se puede conseguir.
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Cuarto I
b) Estn escritas en forma de prosa, para enfatizar el trabajo armnico entre los participantes del
proyecto.
c) Estn escritas como declaraciones de afecto, para enfatizar que los resultados sern benficos
para todos los participantes.

10. En qu puede desembocar el proceso de planificacin estratgica?
a) En el cambio de la organizacin con respecto al trabajo realizado o a la estructura interna
del trabajo.
b) En el cambio de estructura mental de los participantes.
c) En el cambio de actuar de los participantes con fines econmicos.