ADMINISTRACION DE PROYECTOS

DE T.I. II
UNIDAD I. Administracin de recursos humanos del proyecto de T.I.
NCHG
Administracin de recursos humanos del
proyecto de T.I.
La gestin de los recursos humanos del
proyecto incluye los procesos que organizan,
gestionan y conducen el equipo del proyecto.

El equipo del proyecto esta conformado por
aquellas personas a las que se les han
asignado roles y responsabilidades para
completar el proyecto.

Panorama general de los procesos de
gestin de los recursos humanos
1. Desarrollar el plan de recursos humanos.
Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un
proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de
comunicacin, y se crea el plan para la direccin de personal.
2. Adquirir el equipo del proyecto.
Es el proceso por el cual se confirman los recursos humanos disponibles y se
forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.
3. Desarrollar el equipo del proyecto.
Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interaccin de los
miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor
desempeo del proyecto.
4. Dirigir el equipo del proyecto.
Es el proceso que consiste en dar seguimiento al desempeo de los miembros
del equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y gestionar
cambios a fin de optimizar el desempeo del proyecto.
Definicin de rol
Denominacin que describe la parte de un proyecto de la
cual una persona est encargada.
Conjunto de responsabilidades, actividades y
autorizaciones. (ITIL)
Funcin que alguien o algo cumple. (Real Academia Espaola)
Un rol se refiere a los patrones de comportamientos
esperados de alguien que ocupa una posicin dada en
una unidad social. (Administracin, Robbins)
Definicin de responsabilidad
El trabajo que se espera que
realice un miembro del equipo
del proyecto a fin de completar
las actividades del mismo.

Capacidad existente en todo
sujeto activo de derecho para
reconocer y aceptar las
consecuencias de un hecho
realizado libremente. (Real
Academia Espaola)

Definicin de autoridad
El derecho a aplicar los recursos
del proyecto, tomar decisiones y
firmar aprobaciones.

Dar o reconocer a alguien
facultad o derecho para hacer
algo. (Real Academia Espaola)


Definicin de competencia
La habilidad y la capacidad requeridas
para completar las actividades del
proyecto.

Si los miembros del equipo del
proyecto no poseen las competencias
necesarias, el desempeo puede verse
amenazado. Cuando se identifican
tales desequilibrios, se inician
respuestas proactivas, tales como
capacitacin, contratacin, cambios en
el cronograma o en el alcance.
Definicin de roles y responsabilidades
Conocer los roles y responsabilidades
de cada uno de los integrantes de
una organizacin es fundamental
para evitar clientes insatisfechos,
oportunidades de negocio perdidas,
confusin y mal clima interno,
perdidas de tiempo, trabajadores
insatisfechos, etc.
Descripcin de puestos
La descripcin y especificacin de los puestos sirven de gua en
el proceso de Seleccin, ya que la descripcin del puesto puede
servir para describir el trabajo a los posibles candidatos y las
especificaciones ayudan a decidir si los candidatos estn
calificados o no.
Es una descripcin escrita de lo que debe hacer la persona que
ocupe el puesto, cmo lo debe hacer y por qu se hace.
Jerarqua de roles
Para establecer los roles se ha diseado un modelo jerrquico de
funciones TI.
Organigrama
Factores de especificaciones de un puesto
EJEMPLOS DE DESCRIPCIN
DE PUESTOS
La Matriz RACI, una herramienta para
organizar tareas en la empresa
Una buena y clara definicin de roles y responsabilidades resulta
esencial para ejecutar los procesos de trabajo con agilidad y
eficiencia, adems, es fundamental para evitar clientes
insatisfechos, oportunidades de negocio perdidas, confusin y
mal clima interno, perdidas de tiempo, trabajadores
insatisfechos, etc.

La matriz RACI ayuda a solucionar todos estos problemas y
permite actuar con agilidad para corregir posibles desviaciones.
Que es una matriz RACI?
Rol Rol en espaol Descripcin
R Responsible Responsable
Este rol realiza el trabajo y es responsable por su
realizacin. Lo ms habitual es que exista slo un R; si
existe ms de uno, entonces el trabajo debera ser
subdividido a un nivel ms bajo, usando para ello las
matrices RASCI. Es quien debe ejecutar las tareas.
A Accountable Aprobador
Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a
partir de ese momento, se vuelve responsable por l.
Slo puede existir un A por cada tarea. Es quien debe
asegurar que se ejecutan las tareas.
C Consulted Consultado
Este rol posee alguna informacin o capacidad necesaria
para terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta
informacin (comunicacin bidireccional).
I Informed Informado
Este rol debe ser informado sobre el progreso y los
resultados del trabajo. A diferencia del Consultado, la
comunicacin es unidireccional.
Como aplicar la matriz RACI
1. Identificar las actividades de algn proceso (y colocarlas como filas
de la matriz).
2. Identificar/definir los principales roles funcionales (y colocarlos
como columnas de la matriz).
3. Asignar los cdigos RACI a cada tarea (aqu la cosa se potencia si
se logra hacer en equipo).
4. Identificar ambigedades o problemas (solapamientos, vacos,
dudas, etc.) y trabajar para solucionarlos.
5. Distribuir la matriz e incorporar el feedback.
6. Comunicarla de modo efectivo a todos los involucrados en el
proceso.
7. Asegurar que se haga una actualizacin peridica de la matriz.
Recomendaciones
La regla por excelencia: para cada actividad o tarea debe haber una y slo
una letra A, ya que el responsable final de la misma tiene que ser un nico
rol.
Todo rol con una A debe poseer la autoridad suficiente para desempearlo.
Intentar que las letras R estn referidas a tareas concretas y especficas, para
que no resulten ambiguas.
No pretender linkear automticamente procesos con departamentos. Las
tareas del proceso bajo anlisis seguramente involucren roles de ms de un
departamento.
Hacer caso a la matriz. Si un rol no tiene una I no lo copie en los mails! Y
viceversa, si un rol tiene una I en una tarea determinada, no omita
copiarlo!
No tomar decisiones antes de obtener la respuesta del rol con C. Si lo
consult, aguarde su aporte! En cambio, no detenga su marcha ante una I,
en tal caso con avisar ya es suficiente.
ANLISIS Y LECTURA DE
LA MATRIZ RACI
Anlisis vertical (nivel roles)
Excesivas R a cargo de un mismo rol
podra estar existiendo un cuello de botella all?
Inexistencia de espacios vacos
es necesario que ese rol est implicado en tantas tareas?
Excesivas A para un mismo rol
podra pensarse en una mayor delegacin de responsabilidades?
Inexistencia de R o A en un rol de lnea
es un rol realmente necesario en este proceso?
Existencia de R en tareas que deben ser independientes entre s
hay una debida segregacin de funciones, que asegure un adecuado control por
oposicin de intereses?
Anlisis horizontal (nivel tareas)
Excesivas R en una misma tarea
podemos asegurar que dicha tarea no se duplique?, habr que subdividirla en sub-tareas
ms especficas?
Inexistencia de R
podra suceder que nadie vea dicha tarea como propia y as nadie la ejecute? O ser
necesario tal vez definir un nuevo rol actualmente inexistente?
Demasiadas C
es realmente costo-beneficioso incurrir en tantas consultas?
Excesivas I
no estaremos siendo burocrticos al informar rutinariamente a tantas personas? puede
pensarse en informarlos slo ante excepciones?
Inexistencia de A, implica que nadie garantiza el cumplimiento
nadie pondr la cara si la tarea no se efecta?
Inexistencias de C o I
podra deberse a deficiencias en las comunicaciones?
EJEMPLOS DE MATRIZ RACI
Actividades
Definir jerarqua de roles (organigrama).
Realizar la descripcin de puestos.
Realizar la matriz RACI para definir responsabilidades.
Referencias
http://www.excellentia.com.uy/sitio/index.php?mid=blo
g&func=ampliar&id=134
http://www.linkedin.com/groups/Matriz-RACI-definir-
roles-responsabilidades-
7462382.S.5845096557262696451