Certificado N SC 7267-1

Certificado N SC 7267-2
Certificado N SC 7267-3
Certificado N GP 190-1

Esta gua describe los pasos y
actividades para realizar actas de
reuniones por medio de Google Drive
Descripcin general de Google Drive

Google Drive es como el disco rgido que lo sigue a cualquier lugar;
permite guardar todo y compartir cualquier cosa. Es un sitio para
acumular archivos, carpetas y documentos de Google Docs al que se
puede acceder desde un navegador web o desde cualquier dispositivo
que tenga Google Drive instalado.

Google Drive permite almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a
documentos, archivos y carpetas de todo tipo en un nico lugar.
Para mayor informacin:
https://support.google.com/drive/answer/49008
Google Docs, Hojas de clculo y Presentaciones de
son aplicaciones de productividad que te permiten
crear distintos tipos de documentos online, trabajar
con ellos en tiempo real con otras personas y
guardarlos en tu Google Drive online, y todo ello de
manera gratuita.
Para un uso adecuado, se recomienda usar Google Chrome, ya que es
compatible con todas las nuevas funciones de las herramientas y
presentaciones de Google Docs y Google Drive.
UBICACIN DEL ACTA
1. Ingrese a la pgina web del Sistema de Gestin Integral de la Calidad de
la Universidad del Valle - GICUV:
http://gicuv.univalle.edu.co/
2. Ingrese a PROCESOS Y FORMATOS
3. Ingrese a Formatos de Uso Frecuente
4. Ingrese a Modelo de Acta de Reuniones Google Drive
REALIZACIN DEL ACTA

Una vez ubicado el documento del Acta, para continuar debe iniciar o
tener iniciada una sesin de correo univalle.

*En caso de ya que tenga iniciada una sesin de correo univalle, contine
con los pasos 8 y 9, de lo contrario inicie sesin de la siguiente manera:
6. Ingrese a INICIAR SESIN
7. Ingrese su cuenta de correo
univalle y su contrasea en la
interfaz de cuentas de Google,
luego oprima Iniciar Sesin.

Por ejemplo:
xxxx.xxxx@correounivalle.edu.co
8. Una vez ingrese al documento (Modelo de Acta de Reunin), seleccione
Archivo
9. En Archivo, seleccione la opcin Crear una copia.
Esto con el fin de obtener una copia propia de este documento y poderlo
editar segn sea el caso.
10. Al seleccionar Crear una copia, tendr
la opcin de cambiar el nombre para el
nuevo documento de acta, escriba en el
espacio el nombre que le asignar al
documento.

Por ejemplo: Acta de Reunin: Comit
Planta Fsica
11. Seleccione Aceptar
A partir de este momento ya puede redactar el Acta
COMPARTIR EL ACTA

Una vez haya creada la copia, puede compartir el documento sin diligenciar
o diligenciado segn sea la necesidad.

Para compartirla debe seguir los siguientes pasos:
12. Seleccione la opcin de COMPARTIR.
Una vez seleccione compartir, se mostrar una interfaz de Configuracin para
compartir, en esta encontrar opciones donde podr controlar el acceso al
documento e invitar personas para que puedan acceder al documento de
diferentes maneras.
Para compartir, podr usar las siguientes opciones de la siguiente manera:
13.1. Seleccione la opcin Cambiar para definir quienes tendrn acceso
al documento
13.2. Una vez seleccione Cambiar tendr las Opciones de visibilidad,
seleccione una de ellas segn sea la necesidad y oprima Guardar
14.1. Puede invitar personas para que realicen algunas acciones sobre el
documento, para esto debe escribir nombres (en caso que tenga a las
personas en sus contactos), correos electrnicos o grupos (grupos de
contactos que haya creado) de los que desee invitar en el campo: Invitar
a personas.

Cada uno de los invitados debe ir separado por una coma (,).
Por ejemplo: yyyy.yyyy@correounivalle.edu.co, Juan Prez
14.2. Para definir las acciones que
estas personas pueden realizar en
el documento, seleccione Puede
editar.
14.3. Ahora seleccione la accin
que pueden realizar estas
personas en el documento.
Seleccione
Puede editar: si desea que
puedan editar el documento
Puede comentar: si desea que
solo puedan realizar
comentarios sobre el
documento
Puede ver: si desea que solo
pueda ver el documento.
Nota: En las opciones: Puede comentar y
Puede ver, la persona invitada no podr
realizar cambio alguno al documento.
14.4. Si desea notificar a las
personas por correo
electrnico que les ha
compartido el documento
deje marcada la casilla, de
lo contrario desmrquela.
Si adicionalmente desea
aadir un mensaje a la
notificacin, seleccione
Aadir mensaje.
Y escriba el mensaje en
el campo previsto para
ello.
Si desea eliminar el
mensaje, seleccione
Descartar mensaje.
Si desea recibir una copia de
las notificaciones, marque la
casilla Enviarme una copia
14.5. Para enviar la
invitacin, seleccione
Enviar, de lo contrario
Cancelar
Nota: Se puede seguir editando el acta y las personas a las
cuales se les comparti el documento, tambin podrn hacerlo,
segn los permisos asignados.
DESCARGAR EL ACTA
15. Seleccione Archivo.
Una vez terminada de redactar o editar el acta, se podr descargar el
documento, para ello, se puede seguir las siguientes indicaciones:
16. Seleccione la
opcin Descargar
como
17. Seleccione la opcin Descargar como Documento PDF (.pdf)
18. En la interfaz de Exportar a
PDF encontrar algunas
opciones para el documento,
entre ellas esta la de Sin lneas
de cuadrcula, marque la
casilla en blanco si quiere que
el documento NO muestre las
lneas de cuadricula de la hoja
de clculo
Con Cuadrcula
Sin Cuadrcula
19. Seleccione Exportar para generar el documento.
Segn el navegador donde realizo el anterior procedimiento, variara la
forma de descarga.
Si trabaj con Google Chrome:
Automticamente se descargar en la parte inferior de la pantalla un
archivo con extensin .pdf
Si trabaj con Mozilla Firefox:
Aparecer un recuadro con algunas opciones.
Presione el recuadro de descarga para abrir el Acta en pdf.
Seleccione Guardar
archivo, si quiere
guardar el Acta.
Seleccione Abrir, si solo
quiere abrir el Acta. Se
guardar el archivo
temporalmente.
Para finalizar seleccione
Aceptar, si quiere
confirmar la opcin
anterior, o Cancelar si
quiere cancelar
descarga.
Si trabaj con Internet Explorer:
Aparecer un recuadro en la parte inferior con algunas opciones.
Seleccione Cancelar si quiere cancelar descarga.
Seleccione Abrir, si solo quiere abrir el Acta. Se guardar el archivo
temporalmente.
Seleccione Guardar, si quiere guardar el Acta.
http://gicuv.univalle.edu.co;
http://procesos.univalle.edu.co
Una decisin no se
considera como tal
hasta que no se convierte
en una asignacin de tareas
Peter Drucker