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FILTROS

Los filtros son herramientas de manejo de datos que nos permiten buscar, de forma rpida y
sencilla, un subconjunto de datos dentro de una lista. La operacin y uso de los filtros se basa en
establecer uno o ms criterios para alguna de las columnas que componen mi base de datos.

Para ver cmo operan los filtros, utilizaremos la siguiente base de datos:




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Activamos los filtros en la base utilizando las opciones de la cinta Inicio. No es requisito
seleccionar la tabla para aplicar los filtros, bastar con estar ubicado en alguna celda de la misma,
Excel se encargar de detectar la tabla y sus ttulos de columna:



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Los objetos, en forma de flecha, que aparecen en cada nombre de columna (campos), son los que
nos permitirn aplicar filtros a cada campo, de acuerdo a los criterios que necesitemos utilizar para
la bsqueda dentro de la base de datos.

Si pinchamos en alguna de estas flechas se mostrar la lista de elementos de ese campo y todas
ellas se mostrarn seleccionadas:

En este caso podemos ver la lista de opciones del
campo Regin, donde se encuentran los elementos o
valores: Este, Norte, Oeste y Sur. Esta lista se
muestra ordenada alfabticamente, aunque en la base
de datos esto no sea as.

Entonces si queremos aplicar un filtro, por ejemplo
queremos ver slo las Ventas de una regin, lo que se
debe hacer es:
Desactivar el Tick de (Seleccionar todo), pinchando
sobre el cuadrado.
Activar el Tick de la Regin que necesito revisar, por
ejemplo Norte y pinchar en Aceptar

El resultado es que la tabla oculta todas las filas que no corresponden a la regin Norte, queda
como sigue:

Se puede ver que la Flecha del campo Regin ha cambiado su forma, lo que nos indica que este
campo tiene aplicado un Criterio por el cual se ha Filtrado la tabla.

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La aplicacin de un Filtro en un campo es igual para cualquiera de los casos en que mi criterio es
uno de los elementos de una columna de la base de datos. Se pueden combinar criterios de
distintas columnas y as hacer ms especfica la bsqueda y anlisis de los datos de la tabla. Por
ejemplo, si queremos filtrar Neumticos en el Oeste, tendremos que filtrar la tabla tal como est,
agregando el criterio al campo Producto














Se puede observar cmo es que, ahora, Producto y Regin han cambiado la forma de la flecha de
filtro, indicando que ambos campos tienen definido un criterio de filtrado y que da como resultado
el subconjunto de la imagen de arriba.


Si ya he visto lo que necesitaba, ya obtuve la informacin y quiero tener la tabla como era
originalmente, tenemos ms de una opcin:
1. Recorrer cada campo filtrado y volver a activar el Tick de la casilla (Seleccionar todo), esto ser
simple y cmodo siempre y cuando hayamos aplicado filtros a pocas columnas.
2. Usar la opcin Borrar, del men de los Filtros. Esta quitar todas
las condiciones definidas en los diferentes campos de la base de
datos, dejando la tabla con todos los elementos originales.



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Si se quisiera ampliar la mirada e incluir ms de una Regin o ms de un Producto, slo es
necesario que en la Lista se selecciones (activando el Tick), de los elementos que se requieran.
As podramos tener los Neumticos vendidos en el Norte y en el Sur, por ejemplo.

Los filtros aplicados anteriormente, tienen la caracterstica comn de que la condicin empleada es
un dato, que se encuentra en la misma columna. Se ha pedido a Excel buscar aquellas celdas
donde el dato sea igual al seleccionado en la Lista, Norte y Neumticos en Regin y Producto,
respectivamente.
Sin embargo, no siempre nuestra necesidad pasa por encontrar un dato idntico, en muchas
ocasiones se requiere apuntar la bsqueda a un rango o grupo de datos. Esto suele ocurrir
cuando trabajamos con datos numricos (cantidades, montos de dinero, etc.), de fecha u otros
similares.
En estas situaciones, los Filtros presentan herramientas y opciones muy tiles para ello. A
continuacin veremos algunos ejemplos.

Ejemplo 1, Ventas superiores a 600.000,
usamos las opciones que nos ofrece el Filtro
de nmero, que se encuentra en filtro de
cada columna:

En este caso se debe elegir Mayor quey
despus definir el valor que usaremos como
lmite de comparacin, o sea, 600.000.

Si queremos las Ventas que van de los
300.000 a los 500.000, entonces deberamos
escoger Entre, luego definir ambos
lmites.


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Los casos propuestos en el ejemplo se veran como sigue:

Superiores a 600.000












Desde 300.000 a 500.000

Es importante destacar, que en este caso
el filtro considera ambos valores en el
resultado, es decir, 300.000 y 500.000









Las otras opciones del Filtro de nmero tienen caractersticas similares en su uso, requieren de
que se defina el valor lmite o de comparacin para realizar la bsqueda del subconjunto. Las
caractersticas de algunas de ellas son:

Mayor o igual que, busca todos los valores que sean mayores o iguales al valor que establezco
de comparacin.
Menor que, busca todos los valores que sean menores al valor que establezco de comparacin.
Menor o igual que, busca todos los valores que sean menores o iguales al valor que establezco
de comparacin.
Diez mejores, busca los n valores mayores en la columna que se est filtrando. Esta opcin
puede ser ajustada para que busque los n menores tambin.


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OPERACI ONES CON AUTOFILTRO
Uno de los objetivos fundamentales que se busca al aplicar Autofiltro a una base de datos es el de
operar y analizar, en forma selectiva, datos contenidos en dicha base. Por ejemplo:
a) Una base que contenga los datos de las remuneraciones en una empresa puede ser filtrada
por cargo, para luego calcular el monto total pagado como remuneracin a las personas
que ocupan el cargo seleccionado.
b) En nuestro ejemplo, si quisiramos obtener un total general de las facturas para un cliente
determinado. Debisemos filtrar por el cliente y luego sumar el total de las facturas que se
consignan para l.

El proceso para realizar esto consiste, bsicamente, en filtrar la base por el campo que nos
interesa, para enseguida realizar la operacin matemtica requerida con los datos. Para resolver el
ejemplo b) anterior, supongamos que Filtramos para el cliente C092000, luego nos ubicamos al
final de la columna Monto Factura y aplicamos la Autosuma. La novedad de esto es que la
frmula que aparece no es SUMA( ), que es lo normal, sino que en este caso aparece la funcin
SUBTOTALES( ).
Al aplicar esta funcin debe repararse y tener la precaucin del rango en el cul operar dicha
funcin, este debiese ser todo el rango de datos de la tabla.
El aspecto fundamental y ms til de la funcin SUBTOTALES es que slo operar o incluir en el
resultado final aquellas celdas que estn visibles o sea las que quedaron una vez aplicado el filtro.

En la imagen siguiente se podr observar la aplicacin y resultado del clculo en una lista filtrada.


Una vez aplicada la formula y que el resultado aparezca en pantalla, este puede ser copiado y
pegado en otro lugar como un valor.

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As cada vez que cambiemos el filtro(se filtre por otro cliente) el resultado cambiar. Podemos
observar esto a continuacin:


En este ejemplo se han conseguido dos resultados, para los clientes C092000 y C092001. Los
resultados de la frmula han sido trasladados ms abajo, como datos, permitiendo mantener el
dato estadstico del resultado obtenido.

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Adems de la SUMA que se ha realizado en forma automtica, con la funcin SUBTOTALES, se
pueden realizar otra serie de clculos matemticos y estadsticos.
Para ello bastar con cambiar el nmero que aparece en la definicin de la funcin, para que esta
aplique otro tipo de clculo a los datos de la tabla. Es decir:

SUBTOTALES(9;D3:D601)

El primer parmetro de esta funcin es el nmero 9, que indica que la operacin a realizar es la
SUMA, por lo tanto si se desea aplicar otra operacin, este nmero debe ser cambiado. Las otras
operaciones posibles de realizar y sus nmeros respectivos, son las siguientes:

Nm_funcin Funcin
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2 CONTAR
3 CONTARA
4 MAX
5 MIN
6 PRODUCTO
7 DESVEST
8 DESVESTP
9 SUMA
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11 VARP

Para quitar los filtros, slo es necesario seleccionar la misma opcin Autofiltro.



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s o
FILTROSAVANZADOS 17/17
Utilizar una frmula para valores mayores que el promedio de todos los valores en el rango
de datos
A B C E D
1 Tipo Vendedor Ventas Criterio
2 Bebidas Suyama 5122 Ventas
3 Carnes Davolio 450 =C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)
4 Alimentos Buchanan 6328
5
6 Resultados
7 Tipo Vendedor Ventas
8 Bebidas Suyama 5122
9 alimentos Buchanan 6328
10 Alimentos Davolio 6544
11

A partir de este ejemplo, queda abierta la opcin de probar y estructurar criterios utilizando
otras Funciones de Excel, que permitan generar expresiones de comparacin y
condicionamiento para el filtro.