Manual de Proveedores - Facturas Con Ordenes de Compra

PROYECTO: Portal de Finanzas
FECHA DE CREAC:
15/07/2010
FECHA DE MODIF:
15/07/2010
MANUAL DE USUARIO
ELABORADO POR:
TS-Daniel Aguilar
REISADO POR:
Ficha de Mdulo de Proveedores rdenes de !o"#ra
Por$al de Finan%as &S'!AP(
)o"*re de docu"en$o + A),7-MP!00- Manual de .suario P/gina 1 de -7
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MANUAL DE USUARIO
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REISADO POR:
ndice
1. Generalidades0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000-
1.1. Objetivo del documento..........................................................................................3
1.2. Alcance.............................................................................................................. 3
2. Ingreso al Sistema0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000-
3. Men de Opciones00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000001
4. roveedores00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000007
4.1. !ocumentos de ago000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000007
4.1.1. "ecepci#n de !ocumento de ago con Orden de $ompra0000000000000000000000000000000000000000007
4.1.1.1. "egistro de !atos0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000007
4.1.1.2. Agregar %ntradas &iberadas000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000002
4.1.1.3. 'uitar (tems0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000001-
4.1.1.4. "egistrar )actura000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000013
4.1.2. *s+ueda,Modi-icaci#n de )acturas0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000011
4.1.2.1. %ditar )actura00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000017
4.1.1 "ecepci#n de !ocumento de ago con Orden de $ompra000000000000000000000000000000000000000017
4.1.2.2. %liminar )actura0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000012
4.1.2.3. .isuali/ar )actura00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000012
4.2. &otes de )acturas0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000020
4.2.1. Generaci#n0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000020
4.2.2. *s+ueda,Modi-icaci#n de &ote00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000023
4.2.2.1. %ditar &ote0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000025
4.2.2.2. %liminar &ote000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000022
4.3. Administraci#n00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000024
4.3.1. $ambio de ass0ord00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000024
4.4. $onsultas000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000-0
4.4.1. !atos de roveedor0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000-0
4.4.1.1. Solicitar $ambios0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000-0
4.4.2. 1rdenes de $ompra0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000-1
4.4.3. $ronograma de ago00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000-5
2. reguntas )recuentes00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000-1
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1. Generalidades
1.1. Objetivo del documento
%l presente documento servir3 de gu4a para la correcta navegabilidad en el ortal de )inan/as5
abarca la -uncionalidad para el m#dulo de roveedores5 per-il de proveedor.
1.2. Alcance
%l presente documento comprende las -uncionalidades del m#dulo de proveedores.
2. Ingreso al Sistema
De*e ingresar al lin5 h$$#+//#or$alv#n0claro0co"0#e/Financiero5 el usuario visuali/ar3 la siguiente p3gina+
A6u78 de*e ingresar su usuario &e9e"#lo+ P!1030--01257( : la con$rase;a en$regada #or !laro0
Presionar luego el *o$n "Ini#iar Sesi$n%0
<uego8 en el caso 6ue su con$rase;a ha:a caducado le enviar/ a una #/gina de aler$a #ara 6ue ca"*ie
su clave8 es$a de*e $ener 2 carac$eres en$re n="eros8 le$ras8 "a:=sculas8 "in=sculas : un car/c$er
es#ecial 6ue #ude ser >8?@/&(8 e$c0
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De*e #resionar el enlace 6ue indica ABaga clic a6u7 #ara con$inuar? &si le a#arece ese "ensa9e(8
in"edia$a"en$e se cargar/ una #/gina de Cienvenida al Por$al de A#licaciones0
Nota: Dn el caso 6ue la #/gina de Cienvenida no lis$e el sis$e"a al cual $iene acceso8 de*e revisar si la
Elecha de la #ar$e su#erior &de*a9o de Cienvenida( es$/ "arcada hori%on$al"en$e8 si es as7 solo de*e dar
clic : a#arecer/ en el lis$ado + SICAP Portal Finan#iero0
Para acceder al Por$al Financiero8 solo de*e dar clic en el enlace corres#ondien$e8 : Einal"en$e se cargar/
la #/gina de inicio del "is"o0
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Dn la #/gina de inicio de*er/ seccionar el no"*re de la e"#resa a la cual es$a Eac$urando :
#resionar el *o$n "In&resar% #ara visuali%ar el "en= de o#ciones del Por$al Financiero8 6ue $iene la
siguien$e a#ariencia+
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3. Men de Opciones
M$d'lo Pro(eedores ) O*#i$n Des#ri*#i$n Uso Pro(eedor
Do#'+entos de Pa&o
Fece#cin de Doc0 Pago de
Arrendadores
Fegis$ro de Fac$uras con !on$ra$os relacionados8 solo
#ara Arrendadores0
)o
Fece#cin de Doc0 Pago de
Grden de !o"#ra
Fegis$ro de Fac$uras con rdenes de !o"#ra
relacionadas0
S7
C=s6ueda / ModiEicacin C=s6ueda : ModiEicacin de Fac$uras S7
Lotes
Heneracin Heneracin de <o$es de Fac$uras S7
C=s6ueda / ModiEicacin C=s6ueda : ModiEicacin de <o$es S7
Ad+inistra#i$n
!a"*io de PassIord
ModiEicacin de con$rase;a de ingreso al Por$al
Financiero
S7
Cons'ltas
Da$os Proveedor JeriEicacin de da$os ac$uali%ados del #roveedor S7
rdenes de !o"#ra !onsul$a de rdenes de !o"#ra S7
!ronogra"a de Pagos !onsul$a de !ronogra"a de Pagos de Fac$uras S7
G*ligaciones de Pago
!onsul$a de Progra"aciones de Pago con !on$ra$o8
solo #ara Arrendadores
)o
.d0 Solo de*e u$ili%ar las o#ciones 6ue se indican en la colu"na Uso Pro(eedor con un S70
A con$inuacin se eK#licar/ en de$alle el uso de cada una de sus o#ciones0
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. !roveedores
.1. "ocumentos de !ago
,-!-!-#ecepci$n de "ocumento de !ago con Orden de %ompra
ara ingresar a esta opci#n seleccione Proveedores > Documentos de Pago > Recepcin de
Doc. Pago de Orden Compra en el men principal5 luego se mostrar3 la siguiente p3gina 0eb6
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.1.1.1. #egistro de "atos
%n esta p3gina5 7d. podr3 visuali/ar el desplegable de tipo de doc. pago con los valores de
)actura5 *oleta5 8ic9et5 etc. 7d. debe seleccionar el +ue desea registrar. :.er sgte. 3gina
;1<=
Adem3s5 el c>ec9 de a-ecto a IG. se colocar3 de acuerdo al tipo de documento de pago
:.er sgte. 3gina ;2<=.
%l desplegable de retenci#n se encontrar3 in>abilitado5 mostr3ndose el valor de la
retenci#n al +ue se encuentra a-ecto5 solo si est3 a-ecto a IG.5 en caso contrario se
mostrar3 el valor de ?@. Adem3s5 el desplegable de detracci#n mostrar3 por de-ecto el
valor al +ue se encuentra a-ecto5 solo en el caso de estar a-ecto a IG.5 A tendr3 prioridad
sobre la retenci#n5 7d. puede cambiar este valor segn lo re+uieraB ambos impuestos son
eCcluAentes. :.er sgte. 3gina ;3<=
Ingrese los datos de la cabecera de la -actura con orden de compra tal como se muestra en
la imagen superior5 los datos como6
D Ero !ocumento :Serie D nmero= %jemplo6 ??1D12342
D )ec>a de %misi#n :puede utili/ar el bot#n de calendario del costado derec>o=
D Glosa5 descripci#n de la -actura
D Moneda5 seleccione su moneda :!#lares o Soles=
D )ec>a de "ecepci#n5 se coloca autom3ticamente en la -ec>a del d4a A no puede ser
cambiada :in>abilitada=
D Seleccionar el valor de a-ecto a IG.5 A de detracci#n :solo si est3 a-ecto a a IG.= segn
corresponda.
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.1.1.2. Agregar &ntradas 'iberadas
ara agregar 4tems o detalles a la -actura presione el bot#n FAgregar(. Se mostrar3 la
siguiente pantalla5 donde debe ingresar el nro. de la orden de compra6
O las -ec>as de inicio A -in de la orden de compra :la -ec>a de inicio m4nima es el ?1 de enero
del aGo anterior al actual=.
Ingrese los par3metros de bs+ueda necesarios A presione el bot#n F%onsultar(. Se mostrar3 el
siguiente listado con el resultado conteniendo entradas liberadas6
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&a tabla muestra los datos de cada entrada liberada como6
D Ero. Orden de $ompra A )ec>a O,$
D osici#n de la entrada5 !escripci#n A Ero. %ntrada
D $antidad A 7nidad :S8 signi-ica unidades est3ndar=
D Importe A Moneda :%E H SolesB 7S! H!#lares=
D "e-erencia a la entrada5 Gu4a A osici#n de la re-erencia
D )ec>a &iberaci#n de la %ntrada de Actividad
D %stado :or registrar 6 puede tomarse para la -actura5 "egistrado6 Ia pertenece a
alguna -actura=
D Imponible a !etracci#n6 J :S4= B .ac4o :Eo=5 v)lido solo para dealers.
*ota+
Si en el caso no encontrase ninguna entrada liberada le aparecer3 el siguiente mensaje en color rojo6
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ara seleccionar 4tems o detalles a la -actura presione los c>ec9s de la primera columna A
luego presione el bot#n FAgregar(5 as46
&uego de presionar el bot#n ,Asignar(5 las entradas liberadas se agregar3n al detalle de la
-actura6
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%l sistema mostrar3 el mensaje de KSe agreg$ el item seleccionadoL si la asignaci#n es
correcta.
ara terminar la selecci#n5 debe presionar el bot#n F%errarM5 luego se mostrar3 la p3gina de
"egistro con las entradas seleccionadas6
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%n esta p3gina5 7d. ver3 +ue el sistema calcular3 el total de importe5 el impuesto de IG. :si el
c>ec9 est3 colocado en la caja de A-ecto a IG.=5 el total5 A en base a este monto5 el porcentaje
de detracci#n o retenci#n con el monto respectivo5 adem3s del total Eeto de su -actura o
cual+uier otro documento de pago ingresado.
.1.1.3. -uitar tems
ara +uitar 4tems del detalle del documento5 seleccione el 4tem a +uitar5 luego presione el bot#n
F-uitar(5 previamente debe seleccionar con el c>ec9 de la primer columna los 4tems +ue desee
+uitar de la -actura.
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Al presionar el bot#n 'uitar :previa selecci#n del 4tem= le aparecer3 el mensaje de con-irmaci#n6
!N clic en el bot#n Aceptar o $ancelar segn la acci#n +ue desee reali/ar.
.1.1.. #egistrar .actura
)inalmente5 para registrar la -actura dN clic en el bot#n ,#egistrar(.
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Al presionar el bot#n le aparecer3 una ventana de con-irmaci#n6
!N clic en el bot#n Aceptar o $ancelar segn la acci#n +ue desee reali/ar.
Si da clic en Aceptar aparecer3 el mensaje de NCito del registro6
8odos los botones se des>abilitan5 eCcepto el bot#n ,*uevo(.
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Si desea seguir registrando m3s -acturas5 debe presionar el bot#n ,*uevo( A empe/ar3 todo desde el
inicio.
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,-!-.-/s0ueda1Modi2icaci$n de .acturas
ermite buscar -acturas para consultar o modi-icar alguna. ara ingresar a esta opci#n5 seleccione
Proveedores > Documentos de Pago > Bsqueda/Modificacin en el men principal. Se mostrar3 el
siguiente -ormulario6
7d. debe ingresar los criterios de bs+ueda como6
D Ero. !oc. ago
D Ero. &ote
D "ango de la -ec>a de emisi#n de la -actura
&uego5 debe presionar el bot#n ,/uscar(5 se mostrar3 el resultado con los documentos de pago +ue
cumplan los criterios de bs+ueda6
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.1.2.1. &ditar .actura
Si desea %ditar o Modi-icar una -actura solo debe presionar el enlace de la columna de
la derec>a &ditar5 A se mostrar3 la p3gina con los datos registrados de la -actura.
%n esta p3gina5 puede reali/ar las acciones eCplicadas anteriormente como6
D $ambiar algn dato6 8ipo !oc. ago5 Ero. !ocumento5 )ec>a %misi#n5 Glosa5 A-ecto
IG.5 modi-icar la detracci#n.
D Agregar A 'uitar entradas liberadas
D )inalmente5 para guardar los cambios debe presionar el bot#n ,#egistrar(.
!ara ma3or detalle puede revisar las acciones posibles de reali4ar en la secci$n
.1.1 #ecepci$n de "ocumento de !ago con Orden de %ompra
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.1.2.2. &liminar .actura
Si desea %liminar una -actura registrada debe seleccionar el radiobot#n respectivo de
la columna i/+uierda A luego presionar el bot#n de la parte in-erior ,&liminar(.
ara con-irmar la acci#n aparecer3 la siguiente ventana6
.1.2.3. 5isuali4ar .actura
Si 7d. solo desea ver los datos de la -actura5 entonces debe seleccionar el enlace en
la segunda columna Ero. !oc. ago5 inmediatamente podr3 visuali/ar la siguiente
p3gina6
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.2. 'otes de .acturas
.2.1. Generaci$n
ermite generar lotes de entrega de documentos. ara ingresar a esta opci#n5 seleccione
Proveedores > Lotes > eneracin en el men principal. Se mostrar3 el siguiente -ormulario6
Agregar .acturas al 'ote
ara agregar -acturas al lote5 presione el bot#n FAgregar "oc. !ago( en la p3gina de
Generaci$n de 'ote. Se mostrar3 la siguiente p3gina6
%n esta p3gina5 debe ingresar los datos de -iltro para buscar los documentos de pago
registrados. &uego dN clic en el bot#n ,/uscar(5 A aparecer3 el documento de pago +ue acaba
de registrar6
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Seleccione los documentos +ue desea agregar al lote con el c>ec9 de la primera columna5 A
presione el bot#n FAsignar(B luego la p3gina de generaci#n de lote se actuali/ar3 con el o los
documentos de pago seleccionados6
-uitar .acturas del 'ote
ara +uitar -acturas del lote5 seleccione los documentos de pago a +uitar con el c>ec9 de la
primera columna A luego presione el bot#n ,-uitar "oc. !ago(.
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#egistrar el 'ote
ara guardar el lote5 presione el bot#n F#egistrar(
&uego presione el bot#n Aceptar en el cuadro de di3logo de con-irmaci#n.
Aparecer3 el mensaje con el nmero de lote autogenerado A el campo de $#digo de &ote lleno
con el nuevo valor.
Impresi$n de %ar)tula de 'ote
)o"*re de docu"en$o + A),7-MP!00- Manual de .suario P/gina 2- de -7
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)inalmente debe imprimir la car3tula del lote +ue se enviar3 a $laro5 para tal e-ecto dN clic
en el bot#n ,5er 'ote(.
&uego5 aparecer3 la siguiente p3gina con los datos del lote6
ara imprimir solo debe presionar el bot#n ,Imprimir(. Si desea cerrar la ventana debe
seleccionar el bot#n ,%errar(.
Se visuali/a la siguiente ventana de impresi#n5 donde solo debe seleccionar su impresora A dar
clic en el bot#n ,Imprimir(.
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.2.2. /s0ueda1Modi2icaci$n de 'ote
ermite buscar lotes para consultar o modi-icar. ara ingresar a esta opci#n5 seleccione Proveedores
> Lotes > Bsqueda/Modificacin en el men principal. Se mostrar3 la siguiente p3gina6
%n esta p3gina debe ingresar el c#digo de lote +ue desee consultar o modi-icar A luego presione el
bot#n ,/uscar(5 luego se mostrar3 el resultado de la bs+ueda como en la imagen superior.
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.2.2.1. &ditar 'ote
Si desea %ditar o Modi-icar un &ote solo debe presionar el enlace de la columna de la
derec>a &ditar5 A se mostrar3 la p3gina con los datos registrados del lote.
Agregar "ocumentos de !ago a 'ote
Si desea agregar m3s documentos de pago al lote5 solo debe presionar el bot#n
,Agregar "oc. !ago(6 entonces se mostrar3 la siguiente p3gina similar al de
Generaci#n de &ote de la p3gina 2?.
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7d. puede buscar las -acturas +ue desee en esta p3gina5 seleccionarlas A dar clic en el
bot#n ,Asignar(. )inalmente5 debe dar clic en el bot#n ,%errar(.
-uitar1&liminar .acturas de un 'ote
Si desea +uitar alguna -actura del lote5 solo debe presionar el enlace de la derec>a
&liminar.
Se mostrar3 un mensaje de con-irmaci#n5 A presione el bot#n segn re+uiera.
#egistrar cambios en 'ote
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Si desea guardar los cambios e-ectuados en el lote5 solo debe presionar el bot#n
,#egistrar(.
%n el momento5 le aparecer3 un mensaje de con-irmaci#n5 recuerde +ue si da Aceptar
se guardar3n los cambios :agregar o +uitar documentos de pago= en el lote6
.2.2.2. &liminar 'ote
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Si desea %liminar un &ote solo debe seleccionar el bot#n de la columna i/+uierda A
luego presionar el bot#n de la parte in-erior ,&liminar(.
&uego5 7d. podr3 visuali/ar un mensaje de con-irmaci#n de la eliminaci#n del lote6
.3. Administraci$n
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.3.1. %ambio de !ass7ord
ermite cambiar la contraseGa :pass0ord= de su usuario de acceso al ortal de )inan/as. ara ingresar
a esta opci#n5 seleccione Proveedores > !dministracin > Cam"io de Pass#ord en el men
principal. Se mostrar3 la siguiente p3gina6
Solo debe ingresar los datos solicitados5 como6
D $lave o contraseGa anterior
D $lave o contraseGa nueva5 con O caracteres al-anumNricos5 entre maAsculas A
minsculas.
D $on-irmar su clave nueva :reingresarla=
)inalmente debe presionar el bot#n ,Aceptar(5 el sistema validar3 los datos ingresados6
Si la clave nueva A la de con-irmaci#n son distintas5 entonces le aparecer3 el mensaje6
Si en el campo $lave Anterior 7d. Ingresar un valor err#neo5 entonces le aparecer3 el mensaje6 'a
contrase8a de red especi2icada no es v)lida. %n caso contrario5 su contraseGa ser3 cambiada con
NCito.
.. %onsultas
)o"*re de docu"en$o + A),7-MP!00- Manual de .suario P/gina -0 de -7
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..1. "atos de !roveedor
ermite al proveedor veri-icar +ue sus datos en el ortal de )inan/as estNn actuali/ados
constantemente. ara ingresar a esta opci#n5 seleccione Proveedores > Consu$tas > Datos de
Proveedor en el men principal. Se mostrar3 la siguiente p3gina6
..1.1. Solicitar %ambios
Si desea modi-icar algn dato presentado solo debe presionar el bot#n de la parte
in-erior ,Solicitar %ambios( A se mostrar3 la siguiente p3gina6
a= %n esta p3gina puede solicitar tipos de cambio Generales5 A solo en ese caso debe
ingresar la solicitud de cambio A luego presionar el bot#n ,Guardar(5 como se
muestra en la imagen superior.
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b= %n esta p3gina tambiNn puede solicitar tipos de cambio *ancarios5 A solo en ese
caso debe ingresar la solicitud de cambio A luego presionar el bot#n ,Guardar(5
como se muestra en la imagen superior. Adem3s5 es posible +ue adjunte un
arc>ivo para validar el cambio de los datos bancarios5 solo en este caso debe
utili/ar el bot#n ,&9aminar( A ,Aceptar(.
..2. :rdenes de %ompra
ermite al proveedor consultar las #rdenes de compra A las entradas liberadas +ue tenga en $laro.
ara ingresar a esta opci#n5 seleccione Proveedores > Consu$tas > %rdenes de Compra en el men
principal. Se mostrar3 la siguiente p3gina6
!ebe ingresar los criterios de bs+ueda indicados A luego presionar el bot#n ,/uscar(5 se mostrar3
entonces la p3gina con el resultado de la bs+ueda con un listado de #rdenes de compra con los
siguientes datos6
D Ero. Orden $ompra
D )ec>a de "egistro de la Orden de $ompra
D Moneda
D %nlace para imprimir la orden de compra
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%onsultar &ntradas 'iberadas de Orden de %ompra
%n esta p3gina 7d. uede visuali/ar el detalle de la orden de compra +ue es el conjunto de las
entradas liberadas asociadas a ella5 para esto debe seleccionar un enlace de la columna Ero. Orden5
luego se mostrar3 la siguiente p3gina6
Se muestra un listado de entradas liberadas. Si desea ver el >istorial de -acturaci#n de alguna entrada
liberada5 solo debe seleccionar el radiobot#n de la columna de la derec>a A luego presionar el bot#n
,5er ;istorial(. Si desea regresar a la p3gina anterior solo debe dar clic en el bot#n ,#egresar(.
)o"*re de docu"en$o + A),7-MP!00- Manual de .suario P/gina -- de -7
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&uego de presionar el bot#n .er Pistorial se mostrar3 una p3gina con los documentos de pago a los
cuales se encuentra se asociada la entrada liberada5 as46
Imprimir Orden de %ompra
Si desea imprimir la orden de compra debe presionar el enlace respectivo en la columna de la
i/+uierda Imprimir.
Se mostrar3 entonces la orden de compra lista para impresi#n6
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Solo debe presionar el bot#n FImprimirM A aparecer3 a ventaba de con-iguraci#n de la impresi#n5 as46
)inalmente5 solo debe presionar el bot#n ,Imprimir( para terminar la acci#n.
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..3. %ronograma de !ago
ermite al proveedor consultar las -ec>as probables de pago de las -acturas ingresadas al ortal de
)inan/as. ara ingresar a esta opci#n5 seleccione Proveedores > Consu$tas > Cronograma de Pago
en el men principal. Se mostrar3 la siguiente p3gina6
%n esta p3gina debe ingresar los criterios de bs+ueda adecuados5 luego presione el bot#n ,/uscar(5
el sistema le mostrar3 el resultado siguiente6
%n este listado se puede visuali/ar la -ec>a de posible pago del documento de pago en la columna
!osible !ago.
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<. !reguntas .recuentes
a= >!or 0u? al momento de consultar entradas liberadas 3 seleccionar Asignar me aparece el mensaje
@Algn Atem seleccionado no coincide con la moneda seleccionadaBC
%sto se debe a +ue en la p3gina de "egistro de la )actura la moneda seleccionada no coincide con la
moneda de alguna de las entradas liberadas +ue 7d. selecciona en esta p3gina5 por ejemplo6
Si 7d. en esta p3gina seleccion# !#lares A durante la selecci#n de entradas seleccion# moneda %E
:Soles= entonces le aparecer3 el mensaje. &o correcto en este caso es seleccionar entradas con
moneda 7S!:!#lares= manteniendo la concordancia.

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