Anlisis de procesos

Hctor Otero Corts

Noviembre 2003

Se trata de una herramienta interactiva para
planificar, implementar, comunicar y
comprometer a la gente al mejoramiento de
los procesos. Esto permite a las
organizaciones alcanzar la mxima eficiencia
en sus acciones.

La tcnica permite identificar de una manera
rpida y fcil los procesos y modelarlos al
bajar en cascada, desde el nivel medular
hasta el nivel deseado, esto es de
instrucciones de trabajo, si as se requiere.

Existen diversas metodologas para el mapeo
de procesos, algunas han sido adoptadas en
aplicaciones computacionales, con diversos
alcances, unas solamente permiten elaborar
grficas con mayor o menor grado de
sofisticacin y otras proporcionan elementos
para el anlisis, control y automatizacin de
los procesos, vinculando datos de la
operacin.

El anlisis de procesos difiere, por tanto,
radicalmente del simple ordenamiento de
actividades - con miras al logro de la
eficiencia - propuesto en los manuales de
organizacin y mtodos. En stos, la meta es
la de reducir tiempos y movimientos. Por el
contrario, el anlisis de procesos hace nfasis
en la satisfaccin del usuario, definiendo los
procesos clave que aportan valor a los
servicios o productos y que son, a su vez los
que aumentan la competitividad.

La metodologa consiste en conocer a detalle
cada uno de los procesos, ya sean
administrativos, productivos, de servicios,
pedaggicos, de investigacin y otros ms ,
definiendo para cada uno sus entradas y
salidas (insumos y productos), usuarios y
proveedores (internos y externos), los
mecanismos de transformacin, los
responsables de la ejecucin, los programas
de trabajo y lo ms importante, los puntos de
control, de supervisin (direccin) y medicin
y, en paralelo permite reconocer problemas y
proponer acciones de mejoramiento. Para
esto, la metodologa recomendada es la de
Insumo Servicio
o
producto
rea
rea
rea
Lmite de
inicio
Lmite de
terminacin
Proceso
Subproceso
1 de 5
Rummler-Brache que est basada en las
investigaciones del Dr. Geary Rummler que
considera que en el funcionamiento de una
organizacin incide en tres niveles: la
organizacin misma, los procesos, y los
actores; y que los tres niveles son
interdependientes y deben planearse,
disearse, y operarse.

Comprometer a las personas con los
procesos

Con el fin de que las organizaciones estn en
capacidad de tomar la mayor ventaja de la
definicin de procesos, las personas deben
participar en el anlisis para comprometerse a
actuar y trabajar de acuerdo a los procesos y
a las propuestas de mejoramiento que se
acuerden. La Gestin del conocimiento parte
de la premisa de que la organizacin ser
mejor en la medida en que las personas que
la integran conozcan y se comprometan con
los proceso y con la necesidad de mejorarlos
continuamente.

Gestionar, analizar y mejorar los procesos

La herramienta proporciona a las autoridades,
directivos y dems personal una descripcin
visual de los procesos de su organizacin,
directamente sobre flujogramas dinmicos,
propiciando la identificacin de problemas, y
la posibilidad de compartir las mejores
prcticas, los planes de accin y la
identificacin de riesgos. Con esto, es posible
poner en marcha programas de mejora
continua y su seguimiento.

Al realizar el anlisis se identifican los
procesos en funcin del grado en que hacen
competitiva a la Institucin, estos pueden ser:

Claves: Aquellos que se distinguen por
caractersticas especiales que los hacen
sobresalientes en la prestacin de un servicio
o produccin de un producto y por lo tanto en
la satisfaccin del usuario. Ejemplos:
procesos relacionados directamente con la
enseanza-aprendizaje, la educacin basada
en competencias y la investigacin.

2 de 5
Subdireccin de Recursos Humanos Usuarios
Mapa de Relaciones Funcionales
(General)
Reclutamiento
y
Seleccin
Remuneraciones
Movimientos,
Prestaciones
y
Servicios
Capacitacin
Validacin de
Puestos
Contratacin de Seguros (vida, gastos mdicos y multiseguro)
Autorizacin Becas de S. S.
Sol. prestadores S. S.
Relacin cartas de aceptacin para SEDESOL
Sol. de desc. para C. de recrea. y Turis.
Estratgicos: Los que permiten desarrollar e
implantar una estrategia. Ejemplo: procesos
relacionados con el Programa de Calidad, la
vinculacin universidad-empresas, el
mejoramiento de la gestin educativa, la
incorporacin de tecnologa, las alianzas
tecnolgicas o comerciales, la atencin al
cliente, etc.

De soporte: Los que permiten la operacin de
la institucin. Ejemplo: procesos
administrativos, nmina, almacenes,
financieros y presupuestales, etc.

Metodologa

El anlisis de realiza a travs de la
construccin de cinco mapas que son
representaciones grfica de las
organizaciones y sus procesos. A
continuacin, algunos ejemplos:

El Supersystem Map muestra el ambiente
en que la organizacin opera y cmo
interactan recprocamente.

El Mapa de Relaciones Funcionales
(General) muestra como se opera
internamente.

El Mapa de Relaciones del proceso
muestra cmo los procesos actan
interconectados en la organizacin.

El Mapa de Relaciones Funcionales
(Especfico) describe los flujos especficos
del proceso a travs de la organizacin.

El Mapa de proceso-funciones (cruzado)
muestra los pasos en un proceso especfico
y cmo los varios departamentos o
funciones involucrados actan
recprocamente.

Autorizacin de desc. para C. de recera. y turis.
Sol. pago por serv. mdico y estancias infantiles
Sol. de rec. para pago de serv. mdico y estancias infantiles
Licencia mdica otorgada
Sol. de No. cotizantes al ISSSTE
Reporte mensual de No. de cotizantes al ISSSTE
Padrn de servidores pblicos (reporte bimestral)
Sol. integracin de plantillas de salarios cados, indemnizaciones, liquidaciones, etc.
Reclamacin pago de seguros
Sol. integracin padrn servidores pblicos
Sol. pago de aportaciones institucionales (ISSSTE, SAR-FOVISSSTE)
Entrega de cheques de FONAC
Inscipcin a FONAC
Informacin a Jurdico sobre la integracin de las plantillas
Actualizacin nmina
Tabuladores de personal de base, confianza y mando
Orden de descuento para pensin alimenticia
Sol. de pago de sueldos cados o reinstalaciones
Sol. de rec. para pago a beneficiarios
Sol. de rec. para pago de aportacines institucionales y aseguradoras
Nmina y recibos
Sol. de pago de prestaciones
Sol. de prstamos otorgados por el ISSSTE
Sol. de prstamos
Sol. de seguros (vida, gastos mdicos y multiseguro) y/o potencializacin
Entrega de ficha de prestamo
Entrega de plizas de seguro y plizas potenciadas
Sol. de servicios (constancias, hojas de servicio, credenciales)
Sol. de pago de seguros
Entrega o notificacin de pago de seguros
Sol. de prestadores de S. S.
Entrega de constancias, hojas de servicio, credenciales
Carta aceptacin al prestador de S.S.
Sol. de ingreso al FONAC
Sol. informacin (Expedientes del personal)
Sol. de ingreso al FONAC
Informacin requerida de los expedientes del personal
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
Subdireccin de Recursos Humanos
Rosalinda Maussan Samaniego
10 abril 2003
Direcciones
de rea
Delegaciones
IEEA's
Empleados
del INEA
Prestadores
de Servicio
Social
Beneficiarios
Contralora
Interna
SNTEA
Pto. autorizado captulo 1000 y 3000
Retencin de aportaciones sindicales
Aviso de depsito de aportaciones sindicales y detalle
de concepto de IEEA's y Deleg
Cuotas y retenciones a cargo del trabajador
Sol. de proyectos especiales (ahorro de agua, luz,
proteccin civil) Tabuladores del personal
Sol. Plan isntitucional de capacitacin
Plticas, cursillos, carteles, trpticos
Plan/prog. institucional de capacitacin anual
Sol. proyectos especiales (prepa abierta)
Cursos solicitados
Nvo. catlogo de puestos
(SNTEA)
Mejora salarial y prestaciones
(trabajadores)
Propuesta de tabuladores
3 de 5
P
r
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v
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o
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A
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n
U
s
u
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Mapa de Relacin de Procesos
Adquisiciones
Proceso: ADQUISICIONES -1/2-
Revisin y
consolidacin
- IEEAs
- Delegaciones
- Dir. de rea
Programa
Anual
de bienes
de consumo
Direccin de
Planeacin y
Evaluacin
Programa
Anual de
Adquisiciones
Confirmacin
de saldo
Almacen
Requisicin
de compra
Validado
por el
almacen
Control
Presupuestal
Suficiencia
Requisicin
autorizada
Asignacin
de partida
Aclaraciones para
elaboracin de bases
si
Rangos de
actuacin
no
montos de
las adquisiciones
Autorizacin
Elaboracin
de Bases
Invitacin a
3 personas
Cotizacin
Adjudicacin
directa
Licitacin
Elaboracin
de Bases
Subcomit
de revisin
de Bases
Notificacin
Publicacin de
Bases y
convocatora
(Diario Oficial)
Venta de
Bases
Recibo
de caja
o
comprobante
bancario
Bases de
licitacin
Evaluacin
Tcnica
Propuestas
tcnicas,
econmicas,
muestra
fsicas
Fallo
Tcnico
Dictamen
Cumple?
Descalificacin
no
Apertura
de oferta
econmica
si
Comparacin
de precios
Ms
bajo?
Formula
pedido
si
A
A
B
Solicitud
de pedido
no
Artculo
42
Artculo
41
Excepcin
Invitacin
restringida
D
C
COMPRANET
Publicacin
Comit de
Adquisiciones
INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACIN DE LOS
ADULTOS
Noviembre del 2003
Empresas
comerciales
Aspectos importantes de la metodologa

La metodologa implica la revisin
continua de los diagramas, bajo la tcnica
denominadas top-down, es decir de arriba
abajo y de abajo a arriba. Conforme se
avanza en el anlisis se descubren nuevos
insumos, relaciones o productos, que son
incluidos en el nivel de anlisis y en los
superiores.

El anlisis de realiza en diversos
niveles de la organizacin, con lo que se
obtienen enfoques diferentes y son
continuamente enriquecidos, lo que implica la
elaboracin de varias versiones para lograr un
nivel de detalle suficiente y satisfactorio.

La organizacin se alimenta con
insumos, que transformados en productos
satisfacen las necesidades de los clientes
(usuarios); en este caso se definen como
proveedores y clientes externos. La
orientacin al cliente (usuario) es primordial.

Los procesos (dentro de la
organizacin) se alimentan con los productos
(de procedencia interna o externa) para
producir nuevos productos (internos o
externos); as se definen clientes y
proveedores internos o externos.

Por otra parte, debe vigilarse que toda
entrada (insumo) este conectada a un
proceso (transformacin) que elabora un
producto (salida).

El anlisis para lograr la mejora en los
procesos se logra a travs del reconocimiento
de puntos de desconexin, es decir,
entradas o salidas sin un destino, o bien
procesos que requieren de entradas no
explicitas, necesarias para lograr los
productos deseados. Esto requiere de un
proceso de revisin y reflexin continuo, que
permita detectar la mejor manera de hacer
las cosas, de evitar duplicaciones y de
realizar esfuerzos innecesarios.

Durante el anlisis es tambin fcil
detectar los procesos o conjunto de procesos
que son factibles de automatizarse,
constituyndose estos diseos grficos en
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una herramienta que facilita el desarrollo de
aplicaciones computacionales.

El anlisis y sus resultados apoyan la
implantacin y operacin de sistemas de
gestin y certificacin de la calidad.

Es posible identificar los puntos en
que deben efectuarse mediciones que
permitan controlar el proceso y cumplir con
los requerimientos de los procedimientos de
calidad.

El conocimiento vertido en los
diagramas se logra a travs de la
participacin de las personas que dirigen y
operan los procesos, mediante entrevistas
realizadas en grupos pequeos, con la ayuda
de uno o dos facilitadores que dirigen y
orientan la reunin.

En los niveles de detalle resulta
indispensable integrar dichos grupos con las
personas que mejor conocen los procesos,
buscando las mejores aportaciones y
propuestas de mejoramiento.

El proceso de anlisis debe ser
permanente (mejora continua), para lo que es
recomendable que cada rea disponga del
software necesario para conservar los
diagramas y actualizarlos peridicamente,
incorporando los cambios, adaptaciones y
modificaciones que se realicen.

Tambin se identifican los puntos de
control directivo; es decir donde se requiere
de manera forzosa de la participacin del
personal encargado de la direccin de los
procesos, para obtener su aprobacin,
orientacin, coordinacin, etc.

Se identifican la participacin de
reas de apoyo, de asesora, los clientes y los
proveedores.

Estos diagramas pueden mantenerse
en lnea (por ejemplo en intranet), de manera
que el personal pueda consultarlos cada vez
que as lo requiera.



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