Procesos Representante Gerencia Director Ejecutivo
ELABORACIN, CONTROL Y REGISTROS DE LA DOCUMENTACIN
P-PG-SIG-01 Versin 1 25 de Junio 2014 SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO
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NDICE 1. PROPSITO ......................................................................................................................................... 4 2. ALCANCE .............................................................................................................................................. 4 3. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................ 4 4. DEFINICIONES ..................................................................................................................................... 5 5. DESARROLLO ...................................................................................................................................... 7 5.1 Deteccin de Necesidad de Documentacin ................................................................................ 7 5.2 Generacin .................................................................................................................................... 7 5.3 Generalidades de los documentos ................................................................................................ 7 5.4 Codificacin de los documentos .................................................................................................... 7 5.4.1 Codificacin de Documentacin del Sistema Integrado de Gestin ..................................... 7 5.4.2 Codificacin de Documentacin Operativa y la generada en Obra ...................................... 8 5.5 Formato Procedimientos e Instructivos ......................................................................................... 8 5.5.1 Formato Tapa ........................................................................................................................ 8 5.5.2 Formato texto ......................................................................................................................... 9 5.5.3 Secciones ............................................................................................................................ 10 5.6 Revisin ....................................................................................................................................... 11 5.7 Aprobacin .................................................................................................................................. 11 5.8 Publicacin .................................................................................................................................. 11 5.9 Modificacin ................................................................................................................................. 12 5.10 Documentos de Origen Externo .................................................................................................. 12 5.11 Documentos No Controlados ...................................................................................................... 12 5.12 Documentos Obsoletos ............................................................................................................... 13 5.13 Seguridad de la Informacin........................................................................................................ 13 5.14 Emisin y control de Registros .................................................................................................... 13 5.14.1 Emisin de Registros ........................................................................................................... 13 5.14.2 Identificacin de los Registros ............................................................................................. 13 5.14.3 Archivo y Conservacin de los Registros ............................................................................ 14
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5.14.4 Consulta de Registros ......................................................................................................... 14 5.14.5 Tiempo de Conservacin ..................................................................................................... 14 6. REGISTROS........................................................................................................................................ 14 7. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................... 15 8. REFERENCIAS ................................................................................................................................... 15 9. ANEXOS .............................................................................................................................................. 15
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1. PROPSITO Describir el proceso establecido para la elaboracin, revisin, aprobacin y distribucin de los documentos del Sistema de Gestin Integrado de INDEPRO-IP S.A., para asegurar que los mismos estn actualizados y disponibles para las personas involucradas. Establecer los controles para identificar, almacenar, proteger, recuperar, disponer y definir el tiempo de retencin de los registros del Sistema de Gestin Integrado con el fin de demostrar conformidad con los requisitos especificados.
2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la confeccin, emisin, recuperacin y disposicin de todos los documentos pertenecientes al Sistema de Gestin Integrado de INDEPRO-IP S.A., tales como Procedimientos, Instructivos, Formularios, Registros y otros documentos controlados del sistema. Se excluye la aplicacin de este procedimiento, para los documentos operativos de Obra, cundo por exigencia de nuestros clientes se deba utilizar otro sistema para cumplir el propsito de este documento. Nota: Las excepciones al cumplimiento del presente documento por obra, deben ser documentadas y respaldadas debidamente.
3. RESPONSABILIDADES Gerencia: Es responsable de garantizar los recursos necesarios para la adecuada elaboracin y control de los documentos y registros del Sistema. Representante de Gerencia: Es responsable de velar por el cumplimiento de los requisitos establecidos en este procedimiento. Encargado del Sistema de Gestin Integrado Es responsable de controlar la publicacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin y disposicin de este procedimiento y de los que se elaboren al interior del Sistema de Gestin Integrado. Responsables de rea: Son responsables de velar por la correcta emisin, identificacin y clasificacin de los registros que emite su rea, conservar los registros definidos en los procedimientos de sus respectivas reas y cumplir con la disposicin final de los registros de su rea, segn lo establecido en este documento.
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Emisores de Registros: Son responsables de completar toda la informacin que se solicite en el formulario o modelo del registro, en forma fidedigna y legible, firmarlo cuando corresponda y archivarlos segn lo dispuesto por este documento.
4. DEFINICIONES Check List: Documento orientado a establecer un listado de tems, actividades, criterios, aspectos, condiciones o variables, que pueden ser verificables a fin de establecer su estado de cumlimiento. Conservacin: Es mantener de manera legible y segura los registros. En el caso de registros electrnicos mantener respaldos de ellos. Copia Controlada: Documentos del Sistema de Gestin que se encuentran vigentes y que su distribucin es controlada al interior del sistema. Copia No Controlada: Documentos que siendo parte del Sistema de Gestin, no se controla su distribucin y no son considerados vigentes para todos los efectos de control de documentos. Diagrama de Proceso: Diagrama que define conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Disposicin: Destino del registro una vez transcurrido el perodo de retencin. Por ejemplo: destruccin, respaldo electrnico, almacenamiento en bodega, etc. Documentacin general: Corresponde a los documentos del SIG que se controlan pero que no tienen una estructura preestablecida. Por ejemplo Poltica de Calidad, Objetivos, Misin, Visin, etc. Documentos Obsoletos: Son documentos del Sistema de Gestin (Procedimientos y/o Formatos) que no corresponden a la ltima versin vigente. Formulario de Registro: Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de gestin. Por lo general los formularios nacen de algn documento que describe algn proceso del sistema. Un formulario se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos. Instructivo: Documento que describe detalladamente cmo realizar y registrar las tareas de un proceso del SIG o alguna actividad del proceso operativo. Manual: Documento que especifica el Sistema Integrado de gestin de la organizacin. Perodo de retencin: Perodo de tiempo durante el cual se conservan y mantienen los registros, luego de este perodo, los registros pueden ser dispuestos. Plan: Documento que especifica que documentos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando debe aplicarse en el proyecto o proceso especifico.
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Procedimiento: Documento que describe la realizacin de actividades en forma especfica respondiendo el qu, cmo, cundo, dnde y por quin son realizadas estas actividades. Generalmente, su ejecucin involucra a ms de un responsable o rea del SIG. Programa: Descripcin documentada de las responsabilidades, acciones y plazos establecidos para alcanzar objetivos establecidos. Proteccin: Cargo responsable de la conservacin del registro. Protocolo: Verificacin de construccin o instalacin que se realizan, para medir su continuidad, su funcionalidad, verificar que no existe dao. Recuperacin: Define el mtodo de archivo o recuperacin de los registros. Por ejemplo: por fecha, nmero correlativo, cliente, cdigo, etc. Registros: Documentos que presentan evidencia de las actividades derivadas del sistema de gestin. Nota: los registros, son evidencia de verificaciones tales como: revisin por la gerencia, auditoras internas, acciones preventivas y correctivas, inspecciones planeadas, otros. Los registros que no sean derivados del sistema de gestin no necesariamente estn sujetos a control y sern almacenados por los emisores de estos, durante un ao calendario o por el tiempo que el Encargado del Sistema de Gestin determine. Registro interno: Son registros derivados de las reas que participan en las tareas del sistema de gestin. Registro externo: Son registros derivados por organizaciones externas que muestran evidencia de las actividades del sistema de gestin. Sistema de Gestin: Trmino utilizado para representar la Gestin Global de la Compaa en todos sus procesos considerando la Calidad, Seguridad, Salud, Medio Ambiente y Relaciones con la Comunidad en donde corresponda.
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5. DESARROLLO 5.1 Deteccin de Necesidad de Documentacin Cualquier colaborador de INDEPRO-IP podr proponer la necesidad de crear un documento en el Sistema de Gestin Integrado. Adems los responsables de cada proceso sern responsables de identificar la necesidad de crear documentacin del Sistema de Gestin necesaria para garantizar la estandarizacin de su proceso. 5.2 Generacin Los documentos nuevos o la revisin de ellos, puede ser propuesta por cualquier colaborador dentro de INDEPRO-IP, al Responsable del Proceso donde aplica. El Responsable del Proceso, en el caso de considerar necesaria la elaboracin/modificacin del documento, designa a los responsables de su elaboracin. La elaboracin/modificacin del documento es realizada por personas en estrecha relacin con las actividades que se describen. 5.3 Generalidades de los documentos Los documentos se elaborarn en el software Word. Cuando se requiera se utilizar el software Excel para la confeccin de formularios, todos los software mencionados anteriormente son de la familia de Microsoft Office. Ante la eventualidad de requerir un diagrama de flujo, cartas Gantt, mapas de procesos, y otros; este debe ser hecho con el software dedicado a esto.
5.4 Codificacin de los documentos 5.4.1 Codificacin de Documentacin del Sistema Integrado de Gestin
Los documentos del Sistema de Gestin Integrado se codificarn de la siguiente forma:
AA BB CC DD
Para el caso de los Formularios para Registros, que se desprenden de los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestin, estos debern ser codificados de la siguiente forma:
F AABBCCDD NN
Nota: Ver Anexo 1 para el detalle de la nomenclatura.
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5.4.2 Codificacin de Documentacin Operativa y la generada en Obra El cdigo de identificacin de referencia de los documentos generados para Obra, deben ser asignados de acuerdo al siguiente criterio:
XXXX - AA ZZZZ DD
Para el caso de los documentos Operativos y que son de uso genricos, sin ser especficos de una Obra, estos debern ser codificados de la siguiente forma:
AA ZZZZ DD
Nota: Ver Anexo 2 para el detalle de la nomenclatura.
5.5 Formato Procedimientos e Instructivos 5.5.1 Formato Tapa Los procedimientos e instructivos deben llevar en su tapa el formato de tapa utilizado en este documento. Lo que aplica de igual forma para el encabezado y pie de pgina de los documentos que se elaboren.
Ttulo: Corresponde al nombre del documento (Ejemplo: Procedimiento de Elaboracin y Control de la Documentacin y Registros). Cdigo: Identifica el cdigo del documento (Ejemplo P-PG-SIG-01), ver Anexo 1 para detalle de la nomenclatura. Versin: Indica la versin del documento. Cada vez que el documento es aprobado posterior a la elaboracin o modificacin se incrementa al entero siguiente. Ejemplo: Versin 0,1, 2, 3, n donde n es entero. Fecha: Indica la fecha de aprobacin de la revisin vigente del documento. Responsables: Se debe individualizar el cargo que elabora, revisa y aprueba el documento.
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5.5.2 Formato texto Para el cuerpo del documento debe considerarse el siguiente formato de texto:
Mrgenes: Superior : 2,5 cm. Inferior : 2,5 cm. Izquierdo : 2,5 cm. Derecho : 2,5 cm. Encabezado : 2,0 cm. Pie de pgina : 2,0 cm.
Texto Los ttulos, subtitulo, subsubtitulos y texto, debern ajustarse al siguiente formato:
PARMETROS FORMATO Titulo Subtitulo Subsubtitulo Texto Letra Mayscula Minscula Minscula Minscula Fuente Arial Arial Arial Arial Estilo Titulo 1 Titulo 2 Titulo 3 Normal Estilo Fuente Negrita Negrita Normal Normal Tamao 12 12 12 10 Color Azul Oscuro Azul Oscuro Azul Oscuro Negro Normal Espaciado Anterior: 0 Posterior: 6 Anterior: 0 Posterior: 6 Anterior: 0 Posterior: 6 Anterior: 0 Posterior: 6 Interlineado 1,3 1,3 1,3 1,3 Alineacin Justificado Justificado Justificado Justificado
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La redaccin debe ser clara, precisa, sin utilizar frases largas, ambiguas ni tiempos verbales condicionales. El texto del documento debe estar estructurado en prrafos o subprrafos. Cuando se utilicen trminos en otro idioma distintos del espaol, se debe mantener el idioma original indicando la traduccin entre parntesis, siempre y cuando esta accin no confunda la comprensin del usuario.
5.5.3 Secciones La estructura de los procedimientos e instructivos estar compuesta por las siguientes secciones:
PROPSITO: Corresponde a lo que se quiere lograr al implementar el procedimiento. ALCANCE: Se definen los lmites de aplicacin del documento. RESPONSABILIDADES: Corresponde a una declaracin de la responsabilidad sobre el procedimiento y sobre las tareas mencionadas dentro del mismo. DEFINICIONES: Se definen de forma breve algunos trminos y conceptos utilizados en el documento, que sean necesarios para la comprensin del mismo. DESARROLLO: Corresponde a la descripcin de las tareas y pasos a seguir bajo el procedimiento. La primera parte de esta seccin podr incluir un diagrama de flujo del proceso si el elaborador, revisor y/o aprobador lo estiman necesario. REGISTROS: Se indica el nombre de los registros, u otros documentos que genera la aplicacin del procedimiento, cdigo del formato, responsable de archivo, lugar de archivo y plazo de conservacin segn la siguiente tabla:
Nombre Cdigo de Formato Responsable Lugar de Archivo Plazo
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CONTROL DE CAMBIOS: Se incluyen los cambios relevantes realizados, la fecha y versin, segn la siguiente tabla
Modificacin Fecha Versin
REFERENCIAS: Se incluyen los cdigos y nombres de los documentos, salvo los registros, a los que se hace referencia en el procedimiento. Adems, del cdigo y nombre del documento jerrquico superior del que se desprende, si as fuera. ANEXOS: Se incluyen aquellos documentos a los que se hace referencia en el procedimiento, que se consideran necesarios para ilustrar, explicar o realizar las actividades indicadas. Estos documentos forman parte del procedimiento y se controlan dentro de la propia estructura del procedimiento. Si alguna de estas secciones no aplica, se indica: No Aplica.
5.6 Revisin El tiempo otorgado para realizar las revisiones es de 5 das. Una vez revisado el documento por las personas indicadas en el correspondiente casillero del pie de pgina, se envan los comentarios al Responsable de la Elaboracin para que realice los cambios respectivos. De no recibir contestacin se entiende que no hay observaciones y el Responsable de Elaboracin lo enva al Responsable de Aprobacin.
5.7 Aprobacin Una vez que el Responsable de Aprobacin est de acuerdo con el contenido del documento, lo aprueba firmando slo en la portada del documento, est ser escaneada y unida al resto del documento electrnico en formato pdf. En caso contrario lo devuelve al Responsable de Elaboracin con sus comentarios.
5.8 Publicacin Una vez aprobado el documento el responsable de la elaboracin del documento enviar el documento al Encargado del Sistema de Gestin Integrado, para ser subido al Sistema de Documentacin Digital de INDEPRO-IP S.A.
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El Encargado del Sistema de Gestin Integrado ser responsable de todas las publicaciones de documentos del Sistema de Gestin Integrado. En el caso de los documentos especficos de obra y generados en esta, el encargado del departamento de QA/QC, ser responsable de informar al encargado del Sistema de Gestin y de la publicacin de este. Los documentos del Sistema de Gestin vigentes son los que se encuentran publicados en el Sitio del Sistema de Gestin.
5.9 Modificacin Cualquier colaborador podr proponer la modificacin de un documento del Sistema de Gestin. En el caso de realizar modificaciones a documentos del Sistema de Gestin se seguirn los pasos descritos desde el punto 5.3 en adelante. La pertinencia de la modificacin es determinada por el elaborador del documento. Una vez aprobado el documento modificado, el responsable de la elaboracin lo enva al Encargado del Sistema de Gestin quin es responsable de publicarlo. Se resume el historial de las modificaciones que se han realizado al documento, cuando apliquen por su importancia, en el control de cambios de cada documento indicando fecha de modificacin (modificacin=vigencia) y la correspondiente versin del documento, la versin de nmero ms alto (la actual) es la primera en aparecer.
5.10 Documentos de Origen Externo Los documentos de origen externo relevantes para el Sistema de Gestin, tales como normas internacionales, normas tcnicas, leyes, regulaciones, sern digitalizados y publicados en la red y su distribucin ser controlada por el Encargado del Sistema de Gestin.
5.11 Documentos No Controlados Todo documento impreso ser considerado como copia no controlada. Al momento de imprimir se dejar por defecto que en las hojas aparezca con un timbre impreso Copia no Controlada. Por tanto, las copias controladas o vigentes, sern nica y exclusivamente aquellas publicadas en el Sitio del Sistema de Gestin. Los usuarios slo podrn visualizar e imprimir los documentos y formatos.
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5.12 Documentos Obsoletos Para evitar el uso de documentos obsoletos del Sistema de Gestin, en el sitio aparecer la ltima versin vigente no almacenando copias obsoletas. Sin embargo el rea encargada del Sistema de gestin mantendr una carpeta con documentos obsoletos. Quien desee ver una versin anterior de documentos, deber solicitar al rea encargada del Sistema de Gestin la copia. Los archivos se mantienen en pdf y al imprimir saldr impreso timbre Documento Obsoleto. Aquellas personas afectadas por el documento sern notificadas por el rea encargada del Sistema de Gestin de los cambios realizados mediante correo electrnico. Todo el personal podr acceder a la red donde se encontrarn visibles las versiones vigentes de los documentos y de sus formatos. Solo el encargado del Sistema de Gestin tendr el perfil para modificar el contenido de este sitio.
5.13 Seguridad de la Informacin La Base de datos del Sistema de Gestin es respaldada diariamente mediante la activacin automtica de Backup. El rea de Tecnologas de Informacin y Sistemas ser responsable de verificar que estos respaldos son ejecutados.
5.14 Emisin y control de Registros 5.14.1 Emisin de Registros Los registros son generados a partir del desarrollo de los procedimientos generales u otros documentos del Sistema de Gestin. Cada documento establece los registros que se deben elaborar. En el apartado Registros, se indica el nombre del registro, el cdigo del formato, el responsable de su elaboracin, lugar de archivo y plazo de retencin. Los registros pueden estar archivados en medios digitales o papel. Los registros en medios digitales se completan en archivos de Office (Word, Excel, etc.). En estos casos, los registros se mantendrn en la red. Los archivos en papel se mantendrn en cada proceso.
5.14.2 Identificacin de los Registros La identificacin de los registros viene dada por el nombre o cdigo del registro que permite identificar fcilmente el registro de que se trata, la fecha y versin correspondiente al proceso que crea cada formato.
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5.14.3 Archivo y Conservacin de los Registros Los registros digitales del Sistema de Gestin son respaldados por el rea de Tecnologas de Informacin y Sistemas (TI) generando un respaldo programado. Los registros en papel se archivan en un entorno adecuado para evitar su prdida o deterioro por accidentes, condiciones ambientales, etc.
5.14.4 Consulta de Registros Cualquier persona implicada en actividades del Sistema de Gestin, tiene acceso a los archivos de los registros a travs del responsable del registro. La utilizacin de los registros se puede hacer por las siguientes vas: Consulta: el interesado accede al registro en papel sin retirarlos del archivo. Fotocopia: los registros pueden ser retirados del archivo para ser fotocopiados, debiendo ser devuelto el original al archivo. Impresin: en el caso de los registros en medios digitales, stos pueden ser impresos por quien los desee consultar. Acceso red: El responsable de cada registro, puede dar acceso para que las personas que necesiten la informacin contenida en el mismo, puedan consultarlos.
5.14.5 Tiempo de Conservacin El plazo de conservacin de los registros se indica explcitamente en los documentos que desarrollan las actividades objeto de registro. El responsable del registro podr conservar los registros por un periodo ms prolongado siempre que lo considere necesario.
6. REGISTROS
Nombre Cdigo de Formulario Responsable Lugar de Archivo Plazo Listado de Documentos F-PPGSIG01-01 Encargado SIG Sistema de Documentacin Digital Permanente
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Listado de Registros F-PPGSIG01-02 Encargado SIG Sistema de Documentacin Digital Permanente Listado de Documentos Externos F-PPGSIG01-03 Encargado SIG Sistema de Documentacin Digital Permanente Matriz Documental SIG F-PPGSIG01-04 Encargado SIG Sistema de Documentacin Digital Permanente
7. CONTROL DE CAMBIOS
Modificacin Fecha Versin Se modifican los siguientes puntos: Modificacin del ttulo del documento Se modifica la codificacin de los documentos, incorporndose una codificacin diferente para los documentos Operativos y los de Obra. 28-06-2014 1 Creacin del documento. 27-01-2014 0
8. REFERENCIAS No Aplica.
9. ANEXOS Anexo 1: Directrices para la Codificacin de los Documentos y Formularios del Sistema Integrado de Gestin. Anexo 2: Directrices para la Codificacin de los Documentos Operativos y/o de Obra.
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ANEXO 1 Directrices para la Codificacin de Documentos y Formularios del Sistema Integrado de Gestin
Los documentos del Sistema de Gestin Integrado se codificarn de la siguiente forma:
AA BB CC DD Dnde: AA: Indica el tipo de documento BB: Indica el tipo de proceso a que corresponde CC: Indica el rea a la que pertenece el documento DD: Corresponde al nmero correlativo
Para el caso de los Formularios de Registro que se desprende de un documento del SIG, estos debern ser codificados de la siguiente forma:
F AABBCCDD NN Dnde: F: Indica que el documento corresponde a un formulario para registro AA: Corresponde al tipo de documento que lo genera. BB: Corresponde al tipo de proceso al que pertenece el documento que lo genera CC: Indica el rea a la que pertenece el documento que lo genera DD: Corresponde al nmero del documento que lo genera NN: Corresponde al nmero correlativo de formulario
Nomenclatura:
Tipo de Cdigo Definicin Cdigo AA Indica el tipo de documento I: Instructivo D: Documentacin General M: Manual P: Procedimiento PG: Programa PL: Plan RE: Reglamentos
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BB Indica el tipo de proceso a que corresponde PD: Procesos de la Direccin PG: Procesos de Gestin PA: Procesos de Apoyo PO: Procesos Operacionales
CC Indica el rea a la que pertenece el documento AB: Abastecimiento y Bodega AC: rea Comercial AF: Administracin y Finanzas CP: Control de Proyecto EP: Estudio Propuesta OP: Operacin RH: Recursos Humanos TI: Tecnologas Informacin y Sistemas SIG: Documentos Genricos del SIG
DD Corresponde al nmero correlativo 01, 02, 03, 04, 05,n F Indica que el documento corresponde a un formulario F: Formulario NN Corresponde al nmero correlativo del formulario 01, 02, 03, 04, 05n
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ANEXO 2 Directrices para la Codificacin delos Documentos Operativos y los generado en Obra
Cdigo de identificacin de referencia de los documentos generados para Obra:
XXXX - AA ZZZZ DD
Cdigo de identificacin de referencia de los documentos Operativos y que son de uso genrico:
AA ZZZZ DD Dnde: XXXX: Corresponde al cdigo asignado a la Obra. Es utilizado en los documentos especficos de la Obra y generado en esta. AA: Indica el tipo de documento ZZZ: Indica el rea o especialidad al que pertenece el documento DD: Corresponde al nmero correlativo
Nomenclatura:
Tipo de Cdigo Definicin Cdigo AA Indica el tipo de documento D: Documentacin General F: Formato de Registro I: Instructivo M: Manual P: Procedimiento DP: Diagrama Proceso FI: Ficha de Proceso IF: Informe LI: Listado MT: Matriz PL: Plan PG: Programa PT: Protocolo RE: Reglamento ST: Estndar CKL: Check List
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ZZZZ Indica el rea o especialidad al que pertenece el documento AB: Abastecimiento y Bodega AG: Administracin General OP: Operacin RH: Recurso Humano TI: Tecnologas Informacin y Sistema ARQ: Arquitectura CAL: Calderera CIV: Civil COM: Comisionamiento CON: Control ELE: Elctrica EST: Estructura INS: Instrumental MAN: Mantencin MEC: Mecnica PIP: Piping PRE: Precomisionamiento PIN: Pintura SOL: Soldadura TOP: Topografa HSEC: Sustentabilidad OPMA: Operacin Maquinaria PUMA: Puesta en Marcha QAQC: Calidad
DD Corresponde al nmero correlativo 01, 02, 03, 04, 05,n