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Le manuel de procdures est une documentation descriptive qui doit permettre une
meilleure comprhension des systmes dinformations et une amlioration de la gestion.
Objet du manuel de procdures
Le manuel de procdures est une documentation descriptive qui doit permettre une
meilleure comprhension des systmes dinformations et une amlioration de la gestion
comptable et administrative.
La procdure doit rpondre aux questions suivantes :
Le manuel de procdures est un document qui, sous la forme dinstructions claires et prcises
contient lensemble des oprations courantes de lentreprise.
Il constitue pour elle, le concentr de son organisation, sa mmoire capitalisant les savoir-faire
individuels et collectifs.(3) (SOW Ngary 2004)
Cest un rfrentiel usage commun pour tous les acteurs au sein de lentreprise. Le manuel des
procdures indique le circuit de traitement des oprations tout en spcifiant :
Lobjet principal du manuel consiste expliciter dans un langage directement accessible qui fait quoi,
o, comment et quelle fin ?
Les objectifs gnraux du manuel de procdures restent dans le cadre de ceux du contrle interne,
entre autre assurer la prennit de lentreprise.
- Expliquer les modalits dapplication des diffrentes procdures suivant les activits de lentreprise
;
- Sauvegarder les actifs de lentreprise par des procdures de contrle interne permanent ;
- Favoriser lharmonisation des modes dexcution des tches en les formalisant. Ce qui exclut les
disparits dans la manire de traiter les oprations qui en labsence de manuel dpendent le plus
souvent du style, de lexpression personnelle dj acquise mais aussi de la nature des oprations ;
- Former le personnel ;
- Favoriser lassimilation rapide des techniques spcifiques de lentreprise pour le personnel
nouvellement affect un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de temps considrable
notamment lors des passations de service ou de la phase dintrim pour le commissariat aux comptes
ou les audits externes.
Le manuel des procdures dfinit les modalits dexcution des activits en codifiant les actes et les
tches de chaque intervenant aux procdures. Il aide la comprhension et linterprtation des
procdures de contrle concernant lutilisation des fonds et des biens inscrits au patrimoine de
lentreprise.
Le manuel des procdures donne les normes de planification de lutilisation et de laffectation des
biens mis la disposition des services. Ces normes de planification sont exploites dans llaboration
du budget et sa rpartition en programme dactivits annuelles.
Le manuel cre les conditions pour les diffrents intervenants dagir en concert, suivant des normes
et des codes communs.
Le manuel est un outil de formation, notamment pour les personnes nouvellement recrutes ou
promues tout comme les intrimaires, qui y trouvent les rponses aux questions quils se posent et
peuvent facilement simprgner de leurs nouvelles responsabilits . Ce qui constitue un gain de
temps norme dans la ralisation efficace des objectifs de lentreprise et la continuit dans
lapplication des procdures.(4) (THAI Nguyen Hong : 1999 P164)
Le manuel est outil dinformation de gestion car il permet aux directeurs et responsables de services
de mieux analyser les informations et les rsultats qui leur sont soumis sous des formats
standardiss.
Sur le plan matriel, toutes les procdures doivent tres regroupe lintrieur dun mme
ensemble : le manuel des procdures. Pour cela, il doit tre complet et cohrent.
La prsentation du manuel de procdures doit rpondre aux critres de fond et de forme, mais aussi
le support de diffusion doit tre dfini.
Dune faon gnrale, la facilit daccs une information est une des conditions de succs du
systme. Le contenu du manuel doit tre fonction des objectifs principaux retenus. Il importe donc
que la structure dun manuel apparaisse clairement aux yeux des utilisateurs. Sa forme doit tre
adapte leurs habitudes ainsi quaux possibilits de lentreprise. (5) (HENRY Alain et DAVERAT
Ignace; 2001 : 35)
Pour des besoins de mise jour et les insertions ultrieures, il convient selon SOW Ngary (2004),
dutiliser des classeurs feuilles amovibles.(6)
Dans le manuel, lensemble des oprations traites dans une entreprise est dcoup de la faon
suivante :
Selon HENRY Alain et DAVERAT Ignace (2001 :55), le manuel comprend trois parties essentielles qui
sont :(7)
- Dans la troisime partie, on y trouve des documents annexes tels que des tables de donnes ou des
illustrations complmentaires. On peut ajouter dans cette partie, un glossaire gnral dfinissant les
termes techniques utiliss.
La fiche de tches : pour HENRY Alain et DAVERAT Ignace, cest llment central du manuel. Elle
contient la description narrative, relativement complte des circuits et des oprations raliser. Elles
permettent de trouver au premier coup dil les intervenants ainsi que les services ou directions
concerns.
Les fiches de tches facilitent la comprhension de lenchanement des travaux entre les diffrents
interv____enants tout en mettant en exergue ce quils reoivent et ce quils transmettent.