Implementación Cero Papel en La Empresa

Cero papel para salvar el mundo
TIC Sostenibles | Informtica Verde | GREEN IT

Alexander Colorado Cardona
Magister en Tecnologas de Informacin y Comunicacin
Iae-Aix Graduate School of Management, Francia
AGENDA
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Quin soy yo
Definicin: TIC sostenibles / Informtica Verde / GREEN IT
Orgen
Impacto de las TIC sobre la salud y el medio ambiente
Usos y aplicaciones de las TIC sostenibles
Reglamentacin
Estudio de caso: Impresiones en Europa
Buenas prcticas: Impresiones Inteligentes
Iniciativa cero papel en Colombia
Encuesta GREEN IT
Conclusin
Cero papel para salvar el mundo - ALEXANDER COLORADO CARDONA
1. Quin soy yo
La Ciudad
Verde
AGENDA
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Quin soy yo
Orgen
Reglamentacin
Encuesta GREEN IT
Conclusin
2. Definicin: TIC sostenibles /
Informtica Verde / GREEN IT

Qu es Desarrollo Sostenible?
El desarrollo que responde a los deseos del

presente, sin comprometer los recursos y
posibilidades de las generaciones futuras [Informe
Brundlandt, ONU1987]
Eficiencia
Econmica
Progreso
Social
Preservacin
Ecosistemas
Gobernanza

Cambio Climtico
Emisiones de CO2
Agotamiento de recursos
Precio de la energa
Causas
Era de la informacin
Aumento en el nmero de datos almacenados
Aumento en el nmero de computadores
Estados
Medios
Asociaciones
Pblico
Normas
Sellos
Reducir el impacto de la informtica

Optimizacin de datacenter
Optimizacin de Impresiones
Virtualizacin de servidores
Virtualizacin de puestos de
trabajo
RAEE
Compras eco-responsables
Informtica como fortaleza

GREEN IT
Economa
Contabilidad carbono
Web conferencia - Telepresencia
Domtica
Desmaterializacin
Comunicacin web
Buenas practicas
Dotgreen 2009
Las Ciudades sostenibles o Smart Cities basan su

desarrollo sistmico en la masificacin de las TIC,
dejando de un lado el impacto de stas, sobre el medio
ambiente.

Segn Wikipedia, la Informtica Verde tambin es
conocida como Green Computing y se refiere al uso
eficiente de los recursos computacionales,
minimizando
el
impacto
ambiental,
maximizando su viabilidad econmica y asegurando
deberes sociales.
Cero papel para salvar el mundo - ALEXANDER COLORADO CARDONA 10

Segn el libro GREEN IT [Editorial DUNOD Francia,
2009]; Cuando se habla de TIC sostenibles
/Informtica Verde / GREEN IT, se habla de la toma
de conciencia de una dimensin medio ambiental
para el ciclo de vida (desde la seleccin hasta el
reciclaje, pasando con la gestin diaria) de
materiales, software y servicios ligados a los
sistemas de informacin
TIC
sostenibles
Dimensin medio
ambiental

Efectos directos
Efectos indirectos
Compuestos qumicos
que afectan la salud y
el medio ambiente.
Incremento en el uso
de AEE.
Incremento en el
consumo de
electricidad.
Emisiones de CO2
Evolucin en las
formas de fabricar,
distribuir y
transportar productos
manufacturados.
Desmaterializacin
Virtualizacin
Oficina cero papel
Gestin electrnica
de documentos
AGENDA
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Quin soy yo
Orgen
Reglamentacin
Encuesta GREEN IT
Conclusin
3. Orgen
Choques petroleros 1970
EPCA - Voluntariado para disminuir energtico
Energy Star 1993

Primer eco-sello
Bill Clinton 1993

Compra de material con sellos medio ambientales
(Labels)
AGENDA
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Quin soy yo
Orgen
Reglamentacin
Encuesta GREEN IT
Conclusin
4. Impacto de las TIC sobre la salud y

el medio ambiente
1. Plomo en tubos de rayo catdico y soldadura
2. Arsnico en tubos de rayo catdico ms
antiguos
3. Trixido de antimonio como retardante de
fuego
4. Retardantes de flama polibromados en las
cubiertas, cables y tableros de circuitos
5. Selenio en los tableros de circuitos
como rectificador de suministro de energa
6. Cadmio en tableros de circuitos y
semiconductores
7. Cromo en el acero como anticorrosivo
8. Cobalto en el acero para estructura y
magnetismo
9. Mercurio en interruptores y cubiertas

el medio ambiente
Sustancia
Plomo
Mercurio
Cadmio
Cromo
Toxicidad
Ataca el sistema nervioso, afecta bebs y madres
embarazadas,
va
agua
y
alimentacin
principalmente.
Contaminacin de la sangre, de las vas
respiratorias,
afecta mujeres embarazadas,
polucin del aire, de suelos y del agua lluvia.
Fiebre, dao pulmonar, dao renal, dao seo,
cncer de pulmn, polucin del aire y de suelos.
Problemas estomacales, Ulceras, dao en hgado
y riones, cncer de pulmn, polucin de los
suelos.
Lista de materiales txicos en productos elctricos y

electrnicos segn GREENPEACE

el medio ambiente
Huella carbono de un computador


el medio ambiente
Lista de fabricantes
GREENPEACE

el medio ambiente
Un telfono celular que va a un relleno sanitario
contiene suficiente plomo, como para contaminar la
cantidad de agua que se toma una persona durante
25 aos. [e-Cycling 2012]
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Quin soy yo
Orgen
Reglamentacin
Encuesta GREEN IT
Conclusin
5. Usos y aplicaciones de las TIC

sostenibles
5.1 Empresas y gobierno
Compras eco-responsables
Gestin responsable de desechos elctricos y
electrnicos (RAEE)
Gestin de materiales txicos
Desmaterializacin de procesos (Cero papel)
Virtualizacin de servidores y computadores
Gestin inteligente de las impresiones
Contabilidad carbono TIC

sostenibles
5.2 Gobierno
Teletrabajo y telepresencia
Movilidad sostenible
Carsharing/Carpooling (Compartir el carro)
Mejora de la eficiencia de los dispositivos
electrnicos en la recoleccin y gestin de
residuos residenciales
Telemedicina

sostenibles
5.3 Otros
Reutilizar antes de reciclar
Internet of things (Internet de las cosas)
Compras responsables de otros elementos de
uso cotidiano
Cloud Computing (Computacin en la nube)
Clientes ligeros
Smart Grids (Redes elctricas inteligentes)
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Quin soy yo
Orgen
Reglamentacin
Encuesta GREEN IT
Conclusin
6. Reglamentacin
Internacional
ISO 14001
Norma EMAS
Convencin de Ble
Convencin de Estocolmo
Directiva europea WEEE
Directiva Europea RoHS (Restriction of
Hazardous Substances)
6. Reglamentacin
Nacional
ISO 14000
Directiva de cero papel y eficiencia
administrativa (e-Government)
Proyecto de ley sobre reciclaje
electrnico RAEE
Ley sobre teletrabajo
6. Reglamentacin
Eco-sellos
Son logotipos que se otorgan a aquellos productos que
son ms respetuosos con el medio ambiente, debido a
que
cumplen
con
criterios
ecolgicos
y
medioambientales desde su diseo, hasta su reciclaje y
disposicin final.
6. Reglamentacin
Eco-sellos
6. Reglamentacin
Sellos
Epeat
TCO
Eco-sello Europeo
Blue Angel
80 Plus
CEPE
PC3R
Greenguard
Le Choix environnemental
Nordic Swan
Climate servers
Energy Star
Green Peace
Sello
Ambiental
Colombiano (SAC)
Reduccin de Energa
Programas
medioambientales
( internacionales)
Ciclo de Vida de Material
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N/A
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N/A
N/A
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Quin soy yo
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Reglamentacin
Encuesta GREEN IT
Conclusin
7. Estudio de caso: Impresiones en

Europa
Pginas impresas x da x asalariado en UE

Europa
Pginas impresas intilmente x da x asalariado en UE

Europa
Opinin de los asalariados frente a colegas

Europa
Segn el fabricante de impresoras Lexmark, una
impresora de oficina cuya vida til es de cinco aos en
promedio y entre cinco y ocho usuarios, produce
aproximadamente 8000 pginas por mes, utilizando 2,4
toneladas de papel, 23 cartuchos de tinta y 750 kwh de
electricidad.
El 6 % del consumo energtico de la DSI corresponde a
las impresiones, con su correspondientes emisiones de
CO2.
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Quin soy yo
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Reglamentacin
Encuesta GREEN IT
Conclusin
8. Buenas prcticas: Impresiones

Inteligentes
Cartuchos
Impresoras
Papel
Tipo de
letra
8. Buenas prcticas: Impresiones

Inteligentes
Fuente o Police Vera vs Eco-font
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Quin soy yo
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Reglamentacin
Encuesta GREEN IT
Conclusin
9. Iniciativa cero papel en

Colombia
Como resultado de la adopcin de las polticas,
estndares,
lineamientos,
procedimientos
y
herramientas promovidas por el Ministerio de las
TIC, las entidades lograrn reducir la demanda de
papel y el desarrollo de procesos ms eficientes,
gracias a un flujo de informacin por sistemas
electrnicos.
9. Iniciativa cero papel en

Colombia
El concepto de oficinas cero papel u oficina sin papel
se relaciona con la reduccin sistemtica del uso del
papel mediante la sustitucin de los flujos
documentales en papel por soportes y medios
electrnicos.
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Orgen
Reglamentacin
Encuesta GREEN IT
Conclusin
10.Encuesta GREEN IT
22 pases
365 Encuestados
Todos los sectores econmicos
51
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Quin soy yo
Orgen
Reglamentacin
Encuesta GREEN IT
Conclusin
11. Conclusin
Conciencia medio ambiental
Economa que se debe basar en el Desarrollo

Sostenible.
Las iniciativas de cero papel son necesarias para el

medio ambiente y la salud.
Colombia es pionera en e-Government y Reciclaje

electrnico en LA, pero an falta avanzar en
normatividad.
Gracias
alexandercolorado.info@gmail.com
www.mgreenit.co
Cero papel desde la poltica de gestin documental

Carlos Alberto Zapata Cardenas
Director General AGN
www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4
COMO ENTENDER LA INICIATIVA CERO PAPEL

DESDE LA GESTION DOCUMENTAL
No se puede llevar la
anarqua de una mala
gestin documental al
entorno electrnico.
Cero papel supone

planear los sistemas
administrativos,
tecnolgicos y de
gestin documental
Cero papel es
producir menos
documentos
Cero papel es ms
que un enfoque
administrativo
Cero papel supone lograr

la inmaterializacin (born
digital) de los
documentos y no la
desmaterializacin
(digitazing).
Cero papel no es
digitalizacin
SITUACIN ACTUAL
Las entidades pblicas no son conscientes que estan
gestionando documentos electrnicos.
La gestin documental no se ha articulado con el
desarrollo de las TIC en los diferentes niveles de las
administracin.
No se utilizan estndares apropiados para gestionar
documentos electrnicos.
Falta mayor articulacin y coordinacin entre las reas
de TIC y de gestin documental de la administracin
pblica.
SITUACIN ACTUAL
La gestin de los documentos vistos aisladamente y no
como agrupaciones que forman archivos electrnicos,
No hay conciencia de la necesidad de preservar a largo
plazo los documentos y archivos electrnicos.
Ausencia de polticas y un marco normativo en materia
de gestin de documentos electrnicos.
Impulso a las polticas del gobierno electrnico,
transparencia y acceso a la informacin, datos abiertos,
participacin ciudadana, en dnde la Gestin de
Documentos electrnicos se hace vital.
AVANCES
PGD@
Guas tcnicas
Fase I
Conceptualizacin
Documento /
Expediente
Electrnico
Planeacin
Guas tcnicas
Fase II
Reglamentacin
Com. Oficiales
Electrnicas
Circular Externa
002 / 2012
Digitalizacin
Certificada
Circular Externa
005 / 2012
Req. Funcionales SI
Com. Oficiales
Reglamentacin
Ttulo 5 LGA
Aplicaciones SGDEA
Procesos PGD@
HOJA DE RUTA
Investigacin
Anlisis
Acompaamiento
Convenio 446
2011 MINTICAGN
Diseo Propuesta
Revisin y
Ajustes
AGN
Revisin y Ajustes de
Expertos
Mesas Asesoras Comits Tcnicos SNA - AGN
Discusin Pblica
Micrositio y redes sociales
Aprobacin
Publicacin
Comit Directivo AGN
AGN
Difusin
AGN
Resultados 2012
Continuidad al Convenio
Interadministrativo de
Asociacin No. 446 de
2011 Mintic AGN,
Trabajo colaborativo
con ACBG, DAFP y GEL
+ 30.000 visitas, +500

participantes activos a
travs de nuestro
micrositio y redes
sociales.
Articulacin
Estandarizacin
Participacin
ciudadana
Capacitacin
Publicacin de 2 Circulares
Externas
Desarrollo de 5 infografas
y 6 guas tcnicas
abreviadas(1)
Decreto reglamentario
Ttulo 5 LGA (Prxima publ.)
Formacin a 1.500
personas de forma
presencial y asistencia
tcnica a 15 entidades.
(1) Basadas en los entregables Contrato 001/2012 de Colciencias - Construccin Modelo Cero Papel
ACCIONES PRIORITARIAS
Una alianza
interdisciplinaria y un
modelo institucional
Replicar el modelo
Nacin a nivel
institucional: Gestin
Documental, TIC,
Control Interno,
Calidad, trabajando
articuladamente
La planeacin y
autenticidad de los
documentos
electrnicos
La gestin y
adecuado
almacenamiento de
los documentos
electrnicos
Evaluacin y
Preservacin del
Patrimonio
Documental Digital
CERO PAPEL NO ES SLO TECNOLOGA

Adopcin de estndares
internacionales para la
GDEA
Recursos econmicos,
humanos y tcnicos
adecuados
Gestin de
documentos
electrnicos
Gradualidad en la
implementacin
Polticas de archivo
acordes al desarrollo TIC
del pas
BENEFICIOS Y RETOS DE LA
INICIATIVA CERO PAPEL
EFICIENCIA
TIEMPO
PROCESOS
SERVICIO
SEGURIDAD
ECONOMIA
CULTURA
DINERO
EFICIENCIA
La oficina sin papel aumenta la productividad de las
empresas.
RETO
25% de las horas de trabajo

se gastan en manipular
datos y documentos que
podran
haber
sido
gestionados
de
forma
automtica a travs de la
automatizacin
de
los
procesos
y
tareas
administrativas
TIEMPO
La oficina sin papel permite ahorro de tiempo en la
bsqueda de documentos.
RETO
La bsqueda de documentos no
se puede hacer con rapidez si
stos
no
se
describen
(metadatos)
desde
su
produccin y almacenan de
forma organizada, para facilitar
su
posterior
acceso
y
localizacin.
PROCESOS
La oficina sin papel ayuda a simplificar los procesos
de negocio:
RETO
Un sistema de gestin de
documentos
electrnicos
requiere
previamente
un
anlisis de los procesos y su
rediseo, como condicin
previa para garantizar un
eficiente funcionamiento del
mismo y evitar la creacin de
documentos innecesarios
SERVICIO
La oficina sin papel permite prestar un mejor servicio
al ciudadano.
RETO
Los sistemas de gestin

documental
permiten
administrar los documentos
electrnicamente
durante
todo su ciclo de vida,
permitiendo que toda la
informacin este disponible a
los ciudadanos y funcionarios
el instante y momento
indicado.
SEGURIDAD
La oficina sin papel reduce los riesgos que afectan la
integridad, confidencialidad y disponibilidad de los
documentos y la informacin:
RETO
Cada ao aumenta la inversin
en seguridad informtica con el
propsito de proteger la
confidencialidad, la integridad y
la disponibilidad de los datos y
de los sistemas informticos en
la Web.
ECONOMA
Utilizar tecnologa representa para una empresa
ahorros econmicos y operativos.
RETO
En Estados Unidos solo un
34% de los proyectos de TI
son exitosos (terminan en
fecha,
dentro
del
presupuesto, con toda la
funcionalidad y recuperan la
inversin), el 15% no
termina y un 51% tiene
sobre-costos.
CULTURA
Reducir el uso del papel representa una buena
prctica en gestin documental.
RETO
Los funcionarios pblicos no
cumplen con estndares mnimos
en la gestin de sus documentos
electrnicos, ni son conscientes
del papel que tienen en este
proceso corporativo, lo cual
compromete la autenticidad de
los documentos y su preservacin
a largo plazo.
DINERO
Reducir el uso del papel representa una reduccin en
el uso de sistemas de impresin.
RETO
Las entidades pblicas continan
contratando servicios de impresin
adquieren sistemas de este tipo.
La preservacin digital requiere
altas inversiones para garantizar la
disponibilidad de la informacin y
la autenticidad de los documentos
a largo plazo.
PROTEGER EL PATRIMONIO DIGITAL,

ES NUESTRO PRINCIPAL RETO
Las
reas
de
gestin
documental
se
deben
involucrar de manera directa
en la creacin y captura de
todo tipo de informacin
electrnica.
La
valoracin
de
la
informacin electrnica debe
tener lugar desde su creacin.
PROTEGER EL PATRIMONIO DIGITAL, ES

NUESTRO PRINCIPAL RETO
La conservacin a largo plazo de
documentos electrnicos va ms all de
preservar la cadena de bits que componen
un documento electrnico. Debe involucrar
la preservacin de:
el contexto,
la tecnologa (software y hardware),
la autenticidad,
los datos lgicos y fsicos utilizados
durante la gestin de los documentos,
los metadatos.
PROTEGER EL PATRIMONIO DIGITAL,

MS QUE UN RETO
Los responsables de gestin
documental
deben
trabajar
conjuntamente
con
los
responsables de las reas de TI
(diferentes especialidades) y de
otras disciplinas para reducir los
riesgos asociados a la gestin
electrnica de documentos, y su
prdida temprana.
LA PRESERVACIN EN EL MUNDO
DIGITAL
En el mundo digital YA existen
fondos
acumulados
de
documentos electrnicos cuyo
tratamiento es no solo mas
complejo sino mas costoso.
DIGITAL
La preservacin de documentos electrnicos
requiere:
mayor informacin del proceso de gestin
de los documentos en sus entornos
tecnolgicos
adecuada valoracin archivstica
aplicacin de principios de neutralidad
tecnolgica
uso de estndares de metadatos.
transferencia peridica de documentos
(agrupados
archivsticamente)
a
repositorios electrnicos seguros (archivos
institucionales
incluyendo
terceros
confiables)
DIGITAL
El crecimiento de informacin en el mundo digital continua

siendo mayor al crecimiento de la capacidad de
almacenamiento, lo cual plantea nuevos retos y exige un mayor
trabajo colaborativo entre diferentes reas de la organizacin,
adems de nuevas polticas, normas y estndares que puedan
ser fcilmente aplicables a todo tipo de institucin.
CERO PAPEL ES CAMBIO CULTURAL Y

MANEJO PROFESIONAL DE LOS
DOCUMENTOS
Consulta Pblica
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Como implementar
un proyecto de cero
papel en una
organizacin?
1
Consultora Capacitacin
Gerencia
de
Proyectos
Agenda de la conferencia Como implementar un

proyecto de cero papel en una organizacin:
Gerencia
de
Proyectos
Cul es la Visin del Gobierno en Lnea 3.1 y en Cero Papel?

Cules son los retos en Organizaciones Colaborativas Inteligentes?
Cules son los retos en Administracin Inteligente de Informacin y
Documentos?
Cules son los retos en Metas y Mejores Prcticas para proyectos en
Cero Papel?
Cules son los retos en Planeacin Estratgica de Arquitectura
Empresarial Estatal, de Informacin y Cero Papel?
Cules son los retos en Administracin de Proyectos de Cero Papel?
Caso: Sistema Nervioso Digital para Gobierno Departamental y
Municipal en Lnea en el Valle del Cauca - Ao 2000
Reflexin y Conclusiones
Preguntas
3
Gerencia
de
Proyectos
Cul es la Visin del Gobierno

en Lnea 3.1 y en Cero Papel?
4
Gerencia
de
Proyectos
Copyright Quino
Alineacin con tendencias globales en Gobierno

Colaborativo Inteligente
5
GOBIERNO COLABORATIVO
GOBIERNO INDUSTRIAL
INTELIGENTE
NUEVO ORDEN
MUNDIAL
BUROCRACIA
EMPODERAR AL CLIENTE
PAPELEO ARCHIVO
PRESTACION ELECTRONICA
DE SERVICIOS CERO PAPEL
CONTROL EXPLICITO
CONTROLES Y APROBACION
IMPLICITA
TRANSFERENCIAS
MANUALES
GOBIERNO POR
POCO TIEMPO
TRANSFERENCIA
ELECTRONICA DE FONDOS
DEMOCRACIA
PARTICIPATIVA
Gerencia
de
Proyectos
Alineacin del Gobierno en Lnea 3.1 de Colombia con

tendencias globales
6
Gerencia
de
Proyectos
MINTIC Estrategia Gobierno en Lnea 3.1 en Colombia

Visin a 2015 / 2016 / 2017
Gerencia
de
Proyectos
En el ao 2015 la ciudadana en general tendr acceso de forma

oportuna a ms y mejor informacin bajo un esquema de
comunicacin en doble va y de rendicin de cuentas permanente y
en tiempo real, lo cual permitir una mejor participacin en el
proceso de toma de decisiones y un mejor ejercicio del control
social.
De igual forma, la ciudadana no tendr la necesidad de hacer filas
ni asistir personalmente a las entidades para llevar a cabo sus
trmites y recibir los servicios del Estado, generando una relacin
ms fcil, con menores costos y que genere mayor confianza y
satisfaccin.
Lo anterior ser logrado gracias a que las entidades se habrn
transformado en entidades digitales abiertas, pues habrn
incorporado las TIC de forma transversal en su operacin
tradicional, transformando su funcionamiento interno y la relacin
con sus usuarios.
MINTIC Estrategia Gobierno en Lnea 3.1 en Colombia

Visin a 2015 / 2016 / 2017
Gerencia
de
Proyectos
Para esto las entidades contarn con sedes electrnicas, en donde

se dispondr de acceso multicanal a toda la informacin, as como
a la gestin en lnea de trmites y servicios, observando
permanentemente las condiciones de accesibilidad, usabilidad,
calidad, seguridad, reserva y privacidad.
Igualmente, se habr creado una cultura de colaboracin y
participacin, en donde se intercambiar activamente informacin
por medios electrnicos entre entidades, se construirn polticas y
estrategias con la participacin electrnica de actores clave, y
existirn las condiciones para que terceros creen nuevos servicios
que generan valor a la ciudadana.
Asimismo, la entidad habr reducido al menos el 30% de su
consumo de papel a la vez que aumentar su eficiencia debido a la
optimizacin y uso de medios electrnicos en sus procesos y
procedimientos. Lo anterior estar sustentado en el conocimiento
de las necesidades de los usuarios, la adopcin de nuevas
tendencias tecnolgicas y la implementacin de buenas prcticas,
generando as un esquema de innovacin y mejoramiento
permanente.
Lineamientos de la Poltica Cero Papel y Eficiencia

Administrativa en la Administracin Pblica
9
Gerencia
de
Proyectos
De conformidad con las Bases del Plan Nacional de

Desarrollo 2010 - 2014, es propsito del Gobierno Nacional
tener una gestin pblica efectiva, eficiente y eficaz.
Dentro de las estrategias principales para la implementacin de
esta poltica, se encuentra la denominada "Cero Papel" que
consiste en la sustitucin de los flujos documentales en papel
por soportes y medios electrnicos, sustentados en la utilizacin
de Tecnologas de la Informacin y las Telecomunicaciones.
Esta estrategia, adems de los impactos en favor del ambiente,
tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa.
Con el fin de avanzar en la Poltica de Eficiencia Administrativa y
Cero Papel en la Administracin Pblica, los organismos y
entidades destinatarias de la presente directiva debern
identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trmites y
los procesos, procedimientos y servicios internos, con el
propsito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que
impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestacin del servicio en la
gestin de las entidades.
10
Visin Metas de Entidad Digital Abierta del

Gobierno en Lnea 3.1 de Colombia
Acceso a la
ndice informacin
GEL Transparencia
Informacin en
lnea
Competitividad, colaboracin
servicios, calidad de vida,
Eficiencia
Interaccin en
lnea
Transaccin
en lnea
Transformacin
(Cero Papel)
Capacidad de
innovacin,
Participacin
Democracia
en lnea
Gerencia
de
Proyectos
Seguridad. Gestin
del TI, Cultura El
usuario como centro
Elementos
Transversales
Herramientas de apoyo para implementar Gobierno en Lnea
Polticos y de regulacin: comprende la definicin de lineamientos, metodologas, estndares

y desarrollos normativos que se requieran para que las entidades comprendan e implementen
acciones.
Capacitacin y acompaamiento: hace referencia a las acciones que deben ser impulsadas
desde el Ministerio TIC para difundir la Estrategia, fortalecer la industria de TI, acompaar y
orientar su ejecucin en las diferentes entidades y la capacitacin de servidores pblicos y
ciudadanos para la apropiacin y uso de los servicios implementados.
Infraestructura tecnolgica: implica el desarrollo y administracin de las soluciones comunes
y plataformas tecnolgicas transversales para el uso de las entidades dispuestas por el
Ministerio de Tecnologas de la Informacin a las Comunicaciones.
Fases de la Estrategia de Gobierno en Lnea 3.1 en

Colombia
1- Elementos
Transversales
11
Gerencia
de
Proyectos
Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en lnea.

Centrar la atencin en el usuario.
Implementar un sistema de gestin de Tecnologas de Informacin.
Implementar un sistema de gestin de seguridad de la informacin (SGSI).
2- Informacin en lnea
Publicacin de informacin.
Publicacin de datos abiertos.
3- Interaccin en lnea
Habilitar espacios electrnicos para interponer peticiones,

Habilitar espacios de interaccin.
4- Transaccin en lnea
5- Transformacin
(poltica de Cero Papel)
Actividades para hacer uso de medios electrnicos en procesos y

procedimientos internos,
Actividades para intercambiar informacin entre entidades.
6- Democracia en lnea
Formularios para descarga y/o diligenciamiento en lnea,

Expedicin en lnea de certificaciones y constancias,
Automatizacin de trmites y servicios,
Ventanillas nicas Virtuales,
Pagos en lnea,
Uso de firmas electrnicas y digitales, entre otros.
Definir la estrategia de participacin;

Construir participativamente las polticas y planeacin estratgica;
Abrir espacios para el control social;
Abrir espacios de innovacin abierta.
Plazos para implementar la Estrategia establecidos en

el Decreto de Gobierno en Lnea 3.1
12
Gerencia
de
Proyectos
Plazos para implementar la Estrategia establecidos en

el Decreto de Gobierno en Lnea 3.1
13
Gerencia
de
Proyectos
Modelo de Madurez en Gobierno en Lnea 3.1 en

Colombia para 2012 2015 - 2017
Nivel en el cual hay interiorizacin, innovacin y rplica de

experiencias exitosas en cuanto al Gobierno en lnea
Nivel en el cual se masifica la prestacin de trmites y

servicios en lnea de acuerdo con las necesidades
identificadas de los ciudadanos y usuarios
Nivel en el cual hay evidencia de prestacin de

trmites y servicios en lnea
14
Gerencia
de
Proyectos
La Estrategia de Gobierno en
lnea da respuestas satisfactorias
a los siguientes interrogantes:
1. Cmo hacer ms fcil la
relacin del Estado con la
ciudadana?
2. Cmo hacer ms eficiente la
gestin pblica?
3. Cmo mejorar la
satisfaccin de los usuarios?
4. Cmo proteger y optimizar
los recursos pblicos?
5. Cmo innovar ante los retos
institucionales?
Nivel en el cual se cuenta con las condiciones

institucionales
6. Cmo promover y hacer

ms y mejor control social?
15
Gerencia
de
Proyectos
Cules son los retos en

Organizaciones Colaborativas
Inteligentes?
16
Reto: Economa Inteligente
Gerencia
de
Proyectos
Una Economa Inteligente hacia un

crecimiento inteligente, sostenible,
colaborativo e integrador
instrumentada, interconectada e inteligente
Fuente: LaValle - Una revolucin para las empresas inteligentes - 2009
Reto: crecimiento veloz en volumen, variedad y

granularidad de informacin = complejidad inusual
La Informacin y
documentos se estn
duplicando cada 18
meses
Fuente: TED 2007: Predicting the Next 5000 Days of the Web. IBM analysis
17
Gerencia
de
Proyectos
Reto: La 3ra parte de los ejecutivos toma decisiones

importantes con informacin incompleta o no fiable!
Ms del 95% de
decisiones de negocio
estn basadas en un
documento
Fuente: LaValle - Una revolucin para las empresas inteligentes - 2009
18
Gerencia
de
Proyectos
Organizacin Actual vs. Organizacin Colaborativa

Inteligente
Organizacin Actual
19
Gerencia
de
Proyectos
Organizacin Inteligente
Recopila datos procedentes de sus propios sistemas

de transacciones y fuentes internas, y genera datos
Internamente.
Se nutre de datos de todas partes: internos, externos,

sociales e incluso no instrumentados y tiene capacidad para
analizarlos.
Distintas personas y departamentos interpretan la

informacin de forma diferente, con niveles de detalle
limitados.
Posee una nica versin de la informacin a lo largo y

ancho de toda la empresa, con el nivel de precisin
adecuado.
Procesa grandes bases de datos que le proporcionan

una foto fija del pasado.
Procesa una ingente cantidad de datos de la que extrae

conclusiones en tiempo real o cuando se necesite.
Utiliza la experiencia personal y la intuicin para tomar Construye modelos de simulacin que prevean los efectos
decisiones.
de las decisiones, basndose en datos fidedignos.
Reacciona a los riesgos una vez que estos ya son una Esta informada acerca de las oportunidades y los riesgos y
realidad. Gestiona de forma reactiva.
posee de antemano una respuesta tctica en cada suceso
antes de que fuera necesario realizar alguna accin.
El trabajo no fluye fcilmente a lo largo de la
organizacin por las barreras organizativas o
tecnolgicas.
Las personas, los sistemas tecnolgicos, los socios

externos estn conectados de tal manera que el trabajo
fluye fcilmente.
Proporciona volmenes de datos

descontextualizados.
Proporciona slo los datos que se precisan para tomar una

decisin.
Reto: Organizaciones Digitales u Organizaciones

Colaborativas Inteligentes
Son organizaciones colaborativas
sanas y sostenibles que crean
un sistema nervioso digital inteligente
que les permite reaccionar, cambiar y
mantener
en su gestin gerencial y operativa
el esencial balance interno y externo
con flexibilidad, rapidez y eficiencia.
Son organismos vivos, con todas sus
partes interconectadas e
interrelacionadas
en una perfecta sntesis
entre personas, procesos, informacin y
tecnologa
James Martin, CyberCorp, 1996
20
Gerencia
de
Proyectos
21
Retos de una Organizacin Inteligente
Gerencia
de
Proyectos
Atenta
Se reserva el derecho de
ser
ms
inteligente
interrogndose sobre su
estado actual mientras se
crean
nuevas
oportunidades.
Recoge, asume y utiliza la informacin

estructurada y sin estructurar de cada
nodo, persona y sensor de su entorno.
Interrogati
va
Interconec
tada
Conecta globalmente las

funciones
internas
y
externas por todas las
zonas geogrficas de
acuerdo con los resultados
empresariales deseados.
Precisa
Utiliza exclusivamente la
informacin ms relevante
para dar soporte a las
acciones y decisiones en
el momento adecuado.
Organizacin
Inteligente
Mejora y ampla las

perspectivas, el alcance y la
memoria de los empleados,
as como la autoridad para
decidir y actuar .
Potenciad
ora
Predice y se prepara para el futuro, y en

lugar de simplemente reaccionar o realizar
acciones correctivas, conduce y evala las
transacciones.
Anticipad
a
Fuente: LaValle - Una revolucin para las empresas inteligentes
Reto: Manejo de Complejidad en los Niveles de Gerencia

en Administracin de Organizaciones Inteligentes
22
NIVELES
GERENCIALES
Gerencia
Gobernabilidad,
Cumplimiento
Jurdico y
Regulatorio
Gerencia
Estratgica
Gerencia
Operativa
ORIENTADORES
Visin, Estructura y Cultura
de Proyectos
OBJETIVOS /
PARMETROS
NIVEL DE
RESULTADOS
DESARROLLO
SOSTENIBLE
LEGITIMIDAD
Filosofa, Cultura, Estructura
y Dinmica Sistmica
VIABILIDAD
Problemas del Cliente

Creatividad Solucin
NUEVOS
VALORES
POTENCIALES
Posicin Competitiva
Capacidad Tecnolgica,
Experiencia, Fact. Crit. xito
POTENCIAL DE
VALORES
VIGENTES
Retorno de Inversin, Riesgo

Costos, Beneficios al Cliente,
Sociales y Ecolgicos
GENERACIN Y
PROTECCIN DE VALOR
(RENTABILIDAD)
Flujo Caja, Ingresos,

Productividad, Ventas
SOLVENCIA
LIQUIDEZ
EFECTIVIDAD
C
O
M
P
L
E
J
I
D
A
D
EFICIENCIA
Tiempo
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Implementar un Buen Gobierno Colaborativo

Inteligente en cada Unidad de las Organizaciones
Evaluacin
Direccin
Operaciones
Proyectos
Monitoreo
Desempeo
Propuestas
Actividades
Operativas
Riesgos del
Entorno
Gobierno
Planes
Polticas
Actividades
Directivas
Estrategia del
Negocio
23
Procesos
6 principios del buen Gobierno
Responsabilidad
Estrategia
Adquisicin
Desempeo
Conformidad
Comportamiento Humano
Gerencia
de
Proyectos
24
Reto: Disear e Implementar una Arquitectura de

Procesos, Controles y Mtricas de mejor prctica
Gerencia
de
Proyectos
Objetivos Alineados con 4 Perspectivas Estratgicas del BSC - KGIs + KRIs

Calidad e Innovacin
Proveedores
Sistema
Abastecimiento
Cmo lo hacemos?
Con qu lo hacemos?
SLAs
(Proveedores,
Empresas,
Instituciones)
Efectividad
OLAs
Entradas
Insumos &
Recursos
$, Infraestructura,
Humanos, TICs,
Informacin,
Documentos
Costo,
Resiliencia
Procesos,
Controles y Mtricas
Directivos
Gerenciales
P
R
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V
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T
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Misionales
Apoyo y
Evaluacin
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R
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O
S
Para qu lo hacemos?
Qu producimos? Para quin lo hacemos?
KPIs
KPIs
KPIs
Resultados
Productos,
Servicios,
Informacin,
Documentos
Eficiencia:
Funcionales
De Actividad
Productividad
SLAs
Clientes
Sistema de
Demanda
(Mercados: Personal,
Hogar, Comunidad
Corporativo
y Sociedad)
OLAs
Eficacia,
Oportunidad,
Cumplimiento
Competitividad / Equidad
SLAs = Acuerdos de Nivel de Servicio

OLAs = Acuerdos de Nivel de Operacin
KGIs = Indicadores de Gestin de Objetivos KRIs = Indicadores de Gestin de Riesgos
KPIs = Indicadores de Gestin de Objetivos
Impacto & Cobertura
Con quin
lo hacemos?
ESTRATEGICO
Y GERENCIAL
Reto: Crear Macroproceso de Administracin Inteligente

del Desempeo y de Informacin en Mapa de Procesos
ADMINISTRACION
RELACIONES CON
STAKEHOLDERS Y
RESPONSABILIDAD
SOCIAL
ADMINISTRACION
GOBIERNO,
RIESGOS
Y CUMPLIMIENTO
REGULATORIO
ADMINISTRACION
ESTRATEGICA
Y OPERACIONES
ADMINISTRACION
DEL DESEMPEO,
INTELIGENCIA ANALITICA
Y ADMON. DE INFORMACION
ADMINISTRACION
ARQUITECTURA
EMPRESARIAL,
PROCESOS
Y CALIDAD
ADMINISTRACION
PROYECTOS
PROGRAMAS Y
PORTAFOLIO
DE INICIATIVAS
COMPETITIVIDAD, INNOVACION Y CONOCIMIENTO
25
Gerencia
de
Proyectos
ADMINISTRACION
CAMBIO
ORGANIZACIONAL
COMERCIAL
MISIONAL
GESTION DE OPERACIONES
EVALUACION
APOYO
CADENA DE ABASTECIMIENTO
ADMINISTRACIO
Y DESARROLLO
TALENTO
HUMANO
ADMINISTRACION
RECURSOS
FINANCIEROS
ADMINISTRACION
DE SERVICIOS Y
TECNOLOGIA
INFORMATICA
ADMINISTRACION
SEGURIDAD
FISICA
Y LOGICA
ADMINISTRACION
DE AUDITORA,
Y CONTINUIDAD
DE LOS NEGOCIOS
ADMINISTRACION
JURIDICA
ADMINISTRACION
SEGURIDAD Y
SALUD LABORAL,
AMBIENTAL
Y ENERGTICA
26
Reto: Alineacin Estratgica con Administracin

Inteligente del Desempeo
Gerencia
de
Proyectos
GOBIERNO Y ESTRATEGIA CORPORATIVA

FORMULACIN
ESTRATGICA
ADMINISTRACIN
INTELIGENTE DEL
DESEMPEO
ADMINISTRACIN
DEL DESEMPEO
ADMINISTRACIN
DE INTELIGENCIA
ANALITICA
ADMINISTRACIN
DE PORTAFOLIO DE
INICIATIVAS,
PROGRAMAS Y
PROYECTOS
INNOVACIN Y
DESARROLLO DEL
CICLO DE VIDA DE
NEGOCIOS,
PRODUCTOS Y
SERVICIOS
VERIFICACION,
PRUEBA Y
ADAPTACION
ESTRATEGICA
GOBIERNO
CORPORATIVO
PLAN
ADMINISTRACIN
ESTRATGICA
ESTRATEGICO Y
Y OPERATIVA
OPERATIVO
EJECUCIN
ESTRATEGICA
ALINEACIN
ORGANIZACIONAL
PLANEACIN
OPERATIVA
ADMINISTRACIN
DE INFORMACIN
(DATOS Y
DOCUMENTOS)
ADMINISTRACIN
DE ARQUITECTURA
EMPRESARIAL
PROCESOS, Y
CALIDAD
PLANEACIN
ESTRATGICA
ADMINISTRACIN
DE GOBIERNO,
RIESGO Y
CUMPLIMIENTO
27
Reto: Cumplimiento de Cartografa y requerimientos en

regulaciones y estndares de mejor prctica
LENGUAJES DE PROCESOS &
ESPECIFICACIONES
Lean Six Sigma
UML
BPMN
Rational Unified Process (RUP)
Business Rules Extension
CUMPLIMIENTO REGULATORIO Y
JURIDICO
Basel II
FDA
MiFID
COSO
Sarbanes Oxley
Leyes, Normas y Directivas Estatales
FRAMEWORKS DE
FRAMEWORKS DE MEJOR
ARQUITECTURA EMPRESARIAL
PRACTICA
Zachman
APQC, KPI Library
TOGAF
CobIT
SOA (OASIS)
eTOM
FEAF
ITIL
DODAF
SCOR
ESTANDARES ISO/IEC
ESTANDARES DE GOBIERNO Y
ISO/IEC 9001
CONTABLES
ISO/IEC 20000
Australian Code of Governance
ISO/IEC 27001
Belgium Code of Governance
ISO/IEC 19770
FSA
ISO/IEC 30300
IFRS
ISO/IEC 15489
Cdigos de Buen Gobierno
ISO TR 13208
Gerencia
de
Proyectos
28
Reto: Integracin en el Gobierno y la Gestin

Colaborativa Inteligente Operativa y Gerencial
Gerencia
de
Proyectos
GESTION
GESTION
GERENCIAL
OPERATIVA
Infraestructura
GESTION ANALITICA
GESTION
COLABORATIVA
GESTION TRANSACCIONAL
Gobierno y Organizacin
Retos de Desempeo Inteligente = Administracin Inteligente

+ Informacin Inteligente + Decisiones Inteligentes
29
Gerencia
de
Proyectos
ADMINISTRACION INTELIGENTE
DATOS
INFORMACION
CONOCIMIENTO
INFORMACIN
ANALTICA
INFORMACIN
INTELIGENTE
Gobierno y Organizacin
ADMINISTRACION
INTELIGENTE
DESEMPEO
INTELIGENTE
Reto: Modelo Colaborativo de Administracin Inteligente

del Desempeo en Organizaciones Inteligentes
PROCESOS
MACROPROCESO ADMON.
INTELIGENTE DEL DESEMPEO
30
Gerencia
de
Proyectos
ROLES / RESPONSABILIDADES / TICs / RECURSOS

LNEA DE NEGOCIO
Director
Gerente
STAFF
Analista
Lder
Supervisor
COMITE
GEOGRAFIAS
Gerencia
Local
1.1 Admon. del Desempeo
1.2 Admon. de Inteligencia Analtica

1.3 Admon. Inteligente de Informacin
MACROPROCESOS GERENCIALES
Gobierno, Riesgos y Cumplimiento
Regulatorio
Admn. Estratgica y Operacional

Admn, Inteligente del Desempeo
Admn. Arquitectura Empresarial,

Procesos y Calidad
Admn. de Proyectos, Programas e
Iniciativas
Admn. Relaciones con Stakeholders y
Responsabilidad Social
Admn. del Cambio Organizacional
La matriz REVIA plasma las

responsabilidades que tienen
que asumir los roles en cada
uno de los procesos de
Gestin de Proyectos
Responde Ejecuta Verifica Informado Aprueba
Nal.
Reto: Generar y Preservar Valor con Decisiones

Inteligentes en el Gobierno en Lnea
Cmo podemos alinear los datos con el negocio?
Cmo podemos hacer que los datos con la
calidad correcta este disponible cuando y donde se
necesita?
Cmo podemos soportar una mejor toma de
decisiones a travs de la organizacin?
Cmo transformamos, creamos, integramos,
analizamos, administramos, gobernamos y
entregamos Informacin Confiable?
Cmo podemos aprovechar las Decisiones
basadas en Informacin y Anlisis, en Tiempo Real
en el Punto de Contacto?
Cmo podemos Modelar escenarios y entender
en tiempo real el impacto financiero de las posibles
decisiones?
Cmo podemos controlar y optimizar el
desempeo del negocio?
31
DECISIONES INTELIGENTES
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Medir Desempeo con Mapas Estratgicos,

Balanced Scorecard y Dashboards
Valor Generado
BSC y Dashboards
Operaciones
Clientes
Procesos
Indicadores KPIs
F1. Aumentar la rentabilidad

neta del negocio
Financiera
Aprendizaje y
Crecimiento
C1. Asegurar la
satisfaccin de los
clientes
P1. Entregar servicios de

mayor calidad al menor
costo posible
Recursos
C2. Proveer servicios
innovadores a los
clientes
P2. Construir relaciones a

largo plazo con los
clientes
P3. Optimizar los

procesos claves del
negocio
Presupuesto
A.1 Gestionar las
competencias en Relaciones
Humanas
A.2 Seleccionar
colaboradores con las
mejores competencias
y experiencia
A.3 Contar con un clima

laboral favorable que
apoye los objetivos
estratgicos
Proyectos
Procesos
Problemas, Riesgos, Cambios
32
Gerencia
de
Proyectos
33
Sabidura
Conocimiento
Informacin
Datos
Grado de Complejidad
Reto: Madurar como una Organizacin que Administra

Inteligentemente el Desempeo y la Informacin
Descriptiva
Qu acciones son
necesarias?
Cul es el problema
exactamente?
Por qu est
pasando?
Cunto, cuntas
veces, dnde?
Qu pas?
Alineacin
Estratgica del
Desempeo
Integrada
Medicin del
Desempeo
Consistente
Estabilizacin y
Reduccin de
Riesgos
Generacin y
Proteccin de
Valor
Integracin de
Valor
Gerencia
de
Proyectos
Optimizada
Predictiva
Qu acciones
integradas son
necesarias?
Cules son las reas
involucradas en el
problema exactamente?
Consolidacin
Estratgica de
Desempeo
Optimizacin de
las Decisiones y
el Desempeo
Pronsticos de
Desempeo
Qu ser lo prximo
que podra pasar?
Qu pasar si esta
tendencia continua?
Qu pasar despus
si?
Proyeccin de
Valor
Gestin del Valor y Capacidad de Inteligencia Analtica
Cmo podemos
lograr el mejor
resultado, incluyendo
los efectos de la
variabilidad?
Cmo podemos
alcanzar el mejor
resultado?
Inteligencia Competitiva
con Inteligencia Analtica
Reto: Desarrollo Integral de Competencias Gerenciales

y de Administracin Inteligente del Desempeo
Competencias
Metodolgicas Y
Herramientas
Informticas
Competencias
Personales,
Relacionales Y
Gerenciales
Competencias en
Administracin de
Informacin,
Analticas y de
Desempeo
Competencias En
Procesos Y Mejores
Prcticas
Competencias
Funcionales
34
Gerencia
de
Proyectos
Reto: lograr beneficios al Transformarse en una

Organizacin Inteligente
Las
organizaciones
inteligentes
optimizan el
despliegue de
recursos y
capital para ser
ms eficaces,
consiguiendo
gestionar los
costos de
forma paralela a
sus objetivos
estratgicos.
Gestin
proactiva
de riesgos
Eficacia y
ahorro de
costos
Las organizaciones inteligentes

tienen ms oportunidades para
ganar clientes, mejorar las
relaciones, identificar nuevos
mercados y desarrollar nuevos
productos y servicios.
35
Gerencia
de
Proyectos
Las organizaciones
inteligentes son menos
vulnerables y tienen mayor
seguridad en los resultados
futuros, gracias a su
capacidad de prediccin e
identificacin de riesgos,
junto con su mayor
preparacin para responder
adecuadamente a ellos.
Crecimiento
rentable
inteligente
Las organizaciones
lderes estn
invirtiendo en el
desarrollo de la
madurez de la gestin
de la informacin y de
la inteligencia analtica
para optimizar
inteligentemente su
desempeo y obtener
resultados sostenibles
36
Gerencia
de
Proyectos

Administracin Inteligente de
Informacin y Documentos?
37
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Publicar la Informacin mnima de las

Organizaciones Estatales de Colombia
Planeacin,
Gestin y
Control
Servicios de
Informacin
Recurso
Humano
Contratacin
Normatividad,
polticas y
lineamientos
Trmites y
Servicios
Datos de
Contacto
Informacin
Financiera
y Contable
Informacin
General de
la Entidad
38
Gerencia
de
Proyectos
39
Qu se hace con la Informacin transaccional,

colaborativa y analtica?
Proteger
Almacenar
Recuperar
Gerencia
de
Proyectos
Clasificar
Analizar
Validar
Evaluar
Clasificar
Transformar
Generar
y/o capturar
INFORMACIN
ANALTICA
INFORMACIN
INTELIGENTE
Destruir
Distribuir
Sintetizar
Utilizar
40
La Diversidad de Estructuras de la Informacin Digital
Gerencia
de
Proyectos
Fijos
Referenciales
Dinmicos
Transaccionales
Semi-Estructurados
Email & Mensajeria
Informacin Transaccional
Informacin Colaborativa
No-Estructurados
Informacin De Gestin
Estructurados
Bases de Datos, Workflow
Informacin:
-Analtica
-De Resultados
La Retencin de los datos es manejada por Polticas
Reto: Implementar la IMO - Oficina de Administracin

(Gobierno y Gestin) de Informacin y Documentos
Gobernabilidad
y Polticas
Competencias
Tcnicas y Humanas
41
Gerencia
de
Proyectos
Generacin y
Proteccin
de Valor
Misin y Visin
Disponibilidad
Roles y
Responsabilidades
Principios y
Valores
Integracin
Metodologas y
Estndares
Polticas
Calidad
Mtricas de
Desempeo
Objetivos
Tecnologa
Informtica
Servicios
Procesos y
Controles
Seguridad
Continuidad y
Resiliencia
Reto: Alineacin Estratgica e Implementacin de la

Gestin de Informacin y Documentos - IMO
42
Gerencia
de
Proyectos
Gobierno Institucional
Misin y Visin
Mapa y Objetivos Estratgicos
Gestin Institucional
Generacin y
Proteccin
de Valor
Procesos Gerenciales - Procesos Misionales, Procesos Relacionales

Procesos de Apoyo
Disponibilidad
Gobierno de
Gestin Informacin y Documentos
Para Qu y Para Quin lo hace?
Gestin de Operaciones
Qu entrega, Qu hace ,
Donde lo hace, Cuando lo
hace y Cmo lo hace?
Integracin
Calidad
Gestin de
Talento Humano
Gestin
Informacin y
Documentos
Quin lo hace?
Seguridad
Gestin de Recursos
Con Qu lo hace?
Continuidad y
Resiliencia
Gestin de Infraestructura
Sobre Qu lo hace?
Reto: Implementar el Modelo de Gestin de Datos

en Colombia
43
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Verificar, clasificar y revisar la Informacin de

los Procesos en cada Entidad en Colombia
44
Gerencia
de
Proyectos
Para cada tipo de proceso, la entidad debe tener en cuenta la

informacin que est siendo generada:
Procesos Misionales: En los procesos misionales la entidad
debe verificar la informacin relacionada con los trmites,
servicios y procesos que soportan el da a da de su trabajo,
de acuerdo con sus funciones y competencias. La entidad
debe incluir ac la informacin particular relacionada con los
actores involucrados en dichos trmites y servicios as como
los sujetos y dominios de negocio soportados.
Procesos Estratgicos: La entidad deber revisar dentro de
su esquema de procesos, aquellos encaminados en la
mejora continua y en el cumplimiento de sus objetivos
estratgicos, que incluya informacin por ejemplo relacionada
con la prestacin de los servicios de la entidad, la atencin a
los usuarios, etc.
Procesos de Apoyo: La entidad debe revisar la informacin
que es generada y que soporta los procesos de apoyo
relacionados con la contratacin, el recurso humano, la
informacin financiera y contable.
Procesos de Evaluacin: Se debe revisar la informacin
que soporte la toma de decisiones y los procesos de
monitoreo y evaluacin dentro de la entidad.
Reto: Administracin Inteligente = Gobierno Inteligente +

Gestin Inteligente basada en CobIT V5 + ISO 38500
45
Gobierno
Evaluacin
Direccin
Retroalimentacin
Monitoreo
Gerencial
Gestin
Planeacin
Ejecucin
Operativa
...
Servicios
45
Control
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Generacin y Preservacin de Valor en

Administracin de Informacin y Documentos - IMO
46
Gerencia
de
Proyectos
Definicin
Estratgica
Alineacin
Estratgica
Hacemos
las cosas
correctas?
Preservacin
de Valor
Generacin
de Valor
Gestin
de Valor
Cosas buenas
por suceder
Cosas malas
que no suceden
Obtenemos
los
beneficios?
Gestin
de Riesgos
Resolucin de
problemas
Las
hacemos en
la forma
adecuada?
Gestin
de Recursos
Mejoramiento
Continuo
Medicin
de resultados
Gestin
del Desempeo
Logramos
hacerlas
bien hechas
47
Gerencia
de
Proyectos
Cules son los retos en Metas

y Mejores Prcticas para
proyectos en Cero Papel?
48
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Cumplimiento de Metas y Mtricas de Poltica de

Cero Papel
49
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Implementacin de Cero Papel a travs de buenas

prcticas, Procesos y Documentos Electrnicos
50
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Implementar el marco para interoperabilidad del

Gobierno en Lnea segn el modelo de madurez
51
Nivel de Madurez
Inicial
Dominio
Poltico-Legal
Sociocultural
Organizacional
Semntico
Tcnico
Definido
Optimizado
Gerencia
de
Proyectos
DAMA DMBOK Framework de Gobernabilidad,

Administracin y Servicios de Datos
Funciones de los Datos
Management
52
Gerencia
de
Proyectos
Elementos del Entorno

Organizacin y
Cultura
Herramientas
Tecnolgicas
Actividades
Metas y
Principios
Prcticas y
Tcnicas
Entregables
Roles y
Responsabilidades
53
Gobernabilidad de Datos del DAMA-DMBOK
Gerencia
de
Proyectos
1. Gobernabilidad de los datos

Definicin:
Es el ejercicio de la autoridad y el control (planificar, monitorear y forzar el cumplimiento) sobre la gestin de los activos de datos.
Objetivos:
1.
2.
3.
4.
5.
Definir, aprobar y comunicar estrategias, polticas, estndares, arquitectura, procedimientos y mtricas de los datos.
Realizar el seguimiento y forzar el cumplimiento y la conformidad reguladora de las polticas, estndares, arquitectura y procedimientos de los datos.
Patrocinar, hacer seguimiento y supervisar los entregables de los proyectos y servicios de la gestin de datos.
Gestionar y resolver los asuntos o problemas relacionados con los datos.
Comprender y promover el valor de los activos de datos.
Actividades:
1. Planeacin de la Gestin de los Datos (P)
Insumos:
-
Objetivos del negocio

Estrategias del negocio
Objetivos de TI
Estrategias de TI
Necesidades de datos
Asuntos o problemas de datos
Requerimientos regulatorios
Proveedores:
-
Ejecutivos del negocio

Ejecutivos de TI
Administradores de datos
Organismos reguladores
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Comprender las necesidades de datos del plan estratgico corporativo

Desarrollar y mantener la estrategia de datos
Establecer los roles y las organizaciones de los profesionales de datos
Identificar y nombrar los administradores de datos
Establecer las organizaciones de gobernabilidad y administracin de los datos
Desarrollar y aprobar las polticas, estndares y procedimientos sobre los datos
Revisar y aprobar la arquitectura de datos
Planear y patrocinar los proyectos y servicios de gestin de datos
Estimar el valor de los activos de datos y los costos asociados
2. Control de la Gestin de los Datos (C)

1.
2.
3.
4.
5.
Supervisar las organizaciones y el personal profesional de datos

Coordinar las actividades del gobierno de los datos
Gestionar y resolver los asuntos relacionados con los datos
Monitorear y asegurar el cumplimiento regulador
Monitorear y velar por el cumplimiento de las polticas, los estndares
y la arquitectura de los datos
6. Supervisar los proyectos y servicios de gestin de datos
7. Comunicar y promover el valor de los activos de datos
Participantes:
- Ejecutivos de administracin de datos
- Administradores de coordinacin de datos
Herramientas:
- Administradores de datos del negocio
- Sitio Web de Intranet
- Herramientas de gestin de asuntos
- Profesionales de datos
- Correo electrnico
- Tablero de control de los indicadores
- Ejecutivo de DM
- Herramientas de Meta-data
de gobernabilidad de datos
- CIO (o director de TI)
- Repositorio de Meta-data
Actividades: P) Planeacin, C) Control, D) Desarrollo, O) Operacional
Entregables Primarios:
-
Polticas de datos
Estndares de datos
Asuntos resueltos
Proyectos y servicios
de gestin de datos
- Datos e informacin con calidad
- Valor reconocido de los datos
Consumidores:
-
Productores de datos
Trabajadores del conocimiento
Gerentes y ejecutivos
Profesionales de datos
Clientes
Mtricas:
-
Valor de los datos

Costos de gestin de datos
Logro de objetivos
# de decisiones hechas
Representacin / cubrimiento
de la administracin
- Plantilla de profesionales de datos
- Madurez del proceso de
gestin de datos
54
Gestin de Documentos y Contenidos del

DAMA-DMBOK
Gerencia
de
Proyectos
8. Gestin de documentos y contenidos

Definicin:
Planificar, implementar y controlar las actividades para almacenar, proteger y acceder a los datos que se
encuentren en archivos electrnicos y registros fsicos (incluyendo texto, grficas, imgenes, audio y video).
Objetivos:
1. Salvaguardar y asegurar la disponibilidad de activos de datos almacenados en formatos menos estructurados.
2. Habilitar la recuperacin y el uso efectivo y eficiente de los datos e informacin almacenada en formatos no estructurados .
3. Cumplir con las obligaciones legales y expectativas de los clientes.
4. Asegurar la continuidad del negocio a travs de la retencin, recuperacin y conversin de los documentos crticos.
5. Controlar los costos de operacin para el almacenamiento de documentos.
Insumos:
-
Documentos de texto
Reportes
Hojas de clculo
Correos electrnicos
Mensajes instantneos
Faxes
Correos de voz
Imgenes
Registros de video
Registros de audio
Archivos impresos
Microfichas
Grficas
Actividades:
1. Gestin de documentos / registros
1. Elaborar el plan para gestionar los documentos / registros (P)
2. Implementar sistemas de gestin de documentos / registros para
adquisicin, almacenamiento, acceso y controles de seguridad (O, C)
3. Efectuar el backup y la recuperacin de documentos / registros (O)
4. Retener y disponer de documentos / registros (O)
5. Auditar la gestin de documentos / registros (C)
2. Gestin de contenido
1. Definir y mantener las taxonomias a nivel de empresa (P)
2. Documentar / indexar la Meta-data de contenido de informacin (O)
3. Proveer el acceso y la recuperacin del contenido (O)
4. Gobernar los contenidos con calidad (C)
Consumidores:
Proveedores:
- Empleados
- Partes externas
Herramientas:
Participantes:
-
Entregables Primarios:
- Registros gestionados en mltiples
medios y formatos
- Registros E-discovery
- Cartas y correos de salida
- Contratos y documentos
financieros
- Polticas y procedimientos
- Pistas de auditoria
- Minutas de las reuniones
- Reportes formales
- Memorandos significativos
Todos los empleados

- CIO
Administradores de datos
- CKO
Profesionales de DM
- Otros gerentes de TI
Personal de gestin de registros
Otros profesionales de TI
Ejecutivo de gestin de datos
Documentos almacenados
Herramientas de productividad de oficina
Herramientas de gestin de imgenes y flujos de trabajo
Herramientas de gestin de registros
Herramientas de desarrollo XML
Herramientas de colaboracin
Internet
Sistemas de correo electrnico
Actividades: P) Planeacin, C) Control, D) Desarrollo, O) Operacional
Usuarios de negocio y de TI
Agencias regulatorias del gobierno
Gerentes senior
Clientes externos
Mtricas:
- Retorno de inversin
- Indicadores de desempeo
claves (KPI)
- Cuadro de mando integral
ISO 30300 Gobierno de Documentos y Otras Normas de

Gestin Documental como ISO 15489, ISO TR 13208
55
Gerencia
de
Proyectos
56
Procesos Ciclo de Vida de Informacin
Gerencia
de
Proyectos
Procesos de
Movimiento y
Reestructuracin
Procesos de
Almacenamiento
Procesos de
Entrada
Planeacin de la
Calidad de Informacin
FUENTES DE INFORMACION
TRANSACCIONAL
COLABORATIVA,
ANALITICA Y GERENCIAL
CRM
ERP
SCM
HRM
RUC
Aseguramiento de la
Tecnologa
Informtica de
Almacenamiento,
Seguridad e
Integracin
Control de la Calidad
de Informacin
PROCESOS GERENCIALES,
MISIONALES
Y DE APOYO
BI
BSC
RM
KM
Procesos de
Uso
Mejora Continua de la
MUNDO
REAL
VISTAS
DE LA
REALIDAD
NEGOCIO
Procesos de
Continuidad
Modelo Wolman Group
57
Mtricas Ciclo de Vida de Informacin
Gerencia
de
Proyectos
Procesos de
Movimiento y
Reestructuracin
PROCESOS GERENCIALES,
MISIONALES
Y DE APOYO
FUENTES DE INFORMACION
TRANSACCIONAL
COLABORATIVA,
ANALITICA Y GERENCIAL
BI
BSC
RM
KM
MUNDO
REAL
VISTAS
DE LA
REALIDAD
Procesos de
Uso
Procesos de
Entrada
CRM
ERP
SCM
HRM
RUC
NEGOCIO
Procesos de
Continuidad
Modelo Wolman Group
Reto: Desarrollar el Modelo de Madurez en Cero Papel

Cultural, Tecnolgico, Organizacional y Poltico/Legal
58
Gerencia
de
Proyectos
59
Gerencia
de
Proyectos
Cules son los retos en Planeacin

Estratgica de Arquitectura
Empresarial Estatal, de Informacin
y Cero Papel?
Reto: Planear e Implementar el Gobierno en Lnea 3.1

en los 4 nodos del sistema nervioso digital estatal
Administracin de
Gobierno
Electrnico
Administracin de
Informacin
ITO
Information
Technology
Office
Administracin de
Tecnologa
Informtica
60
Gerencia
de
Proyectos
eGO
Electronic
Government
Office
IMO
Information
Management
Office
TMO
Administracin de
Telecomunicacin
Telecommunication
Management
Office
Reto: Planear e Implementar la Arquitectura Empresarial

para Gobierno en Lnea
61
Arquitectura de Negocio
Arquitectura de
Informacin
Arquitectura de
Aplicaciones
Arquitectura de Tecnologa
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Implementar un Framework de Arquitectura Estatal

Empresarial Ej. Federal Enterprise Architecture (FEAF)
62
Federal
Federal Enterprise
Enterprise Architecture
Architecture (FEA)
(FEA)
Government-wide Performance Measures & Outcomes
Line of Business-Specific Performance Measures & Outcomes
Business Reference Model (BRM)

Lines of Business
Agencies, Customers, Partners
Service Component Reference Model (SRM)

Service Domains, Service Types, Components
Access, Delivery Channels
Data Reference Model (DRM)

Business-focused data standardization
Cross-Agency Information Exchanges
Technical Reference Model (TRM)

Technologies, Standards, Specifications
Component Framework
Component-Based Architecture
Business & Performance-Driven Approach
Performance Reference Model (PRM)
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Planear e Implementar la Arquitectura de

Informacin Empresarial basada en Framework DMBOK
63
Gerencia
de
Proyectos
Gobierno de
Informacin
Gestin de Arquitectura de
Informacin
Gestin de Inteligencia Analtica y Bodegas de
Datos
Gestin de Calidad de
Datos
Gestin de Seguridad de
Datos
Gestin de Almacenamiento y
Operaciones de Datos
Gestin de Integracin e
Interoperabilidad de Datos
Gestin de
Metadatos
Modelamiento y Diseo de
Datos
Gestin de Datos Maestros
y de Referencia
Gestin de Documentos y
Contenidos
Servicios de Gestin de Informacin
Coordinacin de Informacin
Arquitectura de
Informacin
Reto: Planear el Mapa de Ruta de Evolucin de la

Arquitectura Empresarial para Gobierno en Lnea 3.1
64
Gerencia
de
Proyectos
Estado Futuro (TO-BE) de la

Arquitectura Empresarial
Mapa de Ruta de Evolucin

Madurez
Proyecto
Proyecto
Estado Actual (AS-IS) de la

Arquitectura Empresarial
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Tiempo
Metodologa para el Roadmapping Estratgico de

Arquitectura Empresarial incluye Informacin y Documentos
65
Modelo Actual
(AS-IS)
Motivadores de
Negocio
Sugerencias de
Mejora
Estndares de
la Industria
Regulaciones y
Restricciones
Gerencia
de
Proyectos
Modelo de
Referencia
(TO-BE)
Arquitectura
Negocio
Arquitectura
Negocio
Arquitectura
Informacin
Arquitectura
Informacin
Arquitectura
Aplicaciones
Arquitectura
Tecnologa
Diagnstico
segn
Mejores
Prcticas
Anlisis de
Brechas,
Riesgos,
Impactos y
Prioridades
Diseo de
Arquitectura
Formulacin,
Priorizacin y
Alineacin
Estratgica
de Iniciativas
Roadmap de
Iniciativas de
Arquitectura
Arquitectura
Aplicaciones
Arquitectura
Tecnologa
66
Roadmap Iniciativas a Corto, Mediano y Largo Plazo de

Arquitectura Empresarial GEL 3.1
Gobernabilidad
y Alineacin
estrategica
Proyecto
Proyecto
Interaccin
en lnea
Proyecto
Negocio
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Arquitectura
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Aplicaciones
Proyecto
Arquitectura
Proyecto
Tecnologa
Proyecto
Tiempo
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
2012-2013
Transformacin
Cero Papel
Democracia
en lnea
Proyecto
Proyecto
Informacin
Cultura y
Cambio
Organizacional
Transaccin
en lnea
Proyecto
Arquitectura
Arquitectura
Informacin
en lnea
Gerencia
de
Proyectos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
2014
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
2015
Iniciativas para cerrar brechas
Elementos
Transversales
67

Arquitectura de Informacin Empresarial GEL 3.1
Elementos
Transversales
Gobierno de Informacin
Informacin
en lnea
Gerencia
de
Proyectos
Interaccin
en lnea
Transaccin
en lnea
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Transformacin Democracia en
Cero Papel
lnea
Proyecto
Proyecto
Gestin de Inteligencia
Analtica y Bodegas de Datos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestin de Calidad de Datos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestin de Metadatos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestin de Seguridad de
Datos
Proyecto
Proyecto
Modelamiento y Diseo de
Datos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestin de Almacenamiento
y Operaciones de Datos
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestin de Datos Maestros y

de Referencia
Gestin de Integracin e
Interoperabilidad de Datos
Gestin de Documentos y
Contenidos
Cultura y Cambio
Organizacional
Tiempo
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
2012-2013
2014
2015
Proyecto
Proyecto
Gestin de Arquitectura de
Informacin
68

Arquitectura de Cero Papel en GEL 3.1
Socio-Cultural
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Tecnolgico
Organizacional
Poltico-Legal
Tiempo
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Avanzado
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
2012-2013
Mejoramiento
Permanente
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gerencia
de
Proyectos
2014
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
2015
Bsico
Inicial
69
Gerencia
de
Proyectos

Administracin de Proyectos
de Cero Papel?
Por qu necesitamos optimizar la

Administracin de Proyectos?
70
Gerencia
de
Proyectos
El 31% de los proyectos

se cancelan antes de
terminarse.
El 53% de los proyectos
costarn un 189% de los
estimativos originales.
El promedio de exceso
en tiempo es 222% del
estimativo original.
Por cada 100 proyectos
iniciados, hay 94 que se
reinician de nuevo.
En compaas grandes
(Fortune 500), apenas el
9% de los proyectos se
completan a tiempo y
dentro del presupuesto.
The Standish Group, CHAOS Report
71
Reto: Matricular el Proyecto en el Estado
Gerencia
de
Proyectos
Identificacin del proyecto

Objetivo general del proyecto
Antecedentes
Descripcin del Problema o Necesidad
Justificacin
Alineacin del proyecto con planes
Requerimientos funcionales y de
Informacin
Informacin interna, externa y de salida
para la solucin al problema o necesidad
Dependencia con otros proyectos
Impacto a procesos de la Entidad
Descripcin de alternativas tecnolgicas
para dar solucin al problema o necesidad
Comparacin de alternativas tecnolgicas
Alternativa Seleccionada
Objetivos general y especficos
Indicadores de Gestin
Indicadores de Producto
Alcance
Bienes y/o servicios que se van a entregar
Desglose de Trabajo a ejecutar

Fuentes de financiacin y distribucin del
flujo de fondos por vigencias
Desglose de costos
Costos de sostenibilidad
Plan de calidad de bienes y/o servicios
Recursos Humanos del proyecto TIC
Plan de las Comunicaciones del proyecto
Plan de gestin del cambio y capacitacin
a usuarios
Plan de divulgacin y promocin
Plan de manejo de riesgos administrativos
y tcnicos de la ejecucin del proyecto TIC
Plan de Ingeniera del proyecto
Validez de la informacin contenida en el
documento
Vigencias Anteriores
Informacin de logros
Bienes y/o servicios
entregados/completados
Diagramas de Arquitectura TIC
Reto: Gerenciar Proyectos usando Procesos bajo

estndares del PMI PMBOK
72
Gerencia
de
Proyectos
Caso de
Negocio
Gestin de
Propuesta
Inicio del
Proyecto
Integracin
Alcance
Planeacin
del Proyecto
Tiempo
Ejecucin
del Proyecto
Costo
Fase 1
Riesgo
Fase 2
Calidad
Fase 3
Fase 4
Recs. humanos
Seguimiento y
Control del Proyecto
Comunicacin
Cierre del
Proyecto
Adquisiciones
ROI-Beneficios
del Proyecto
Reto: Aplicar gradualmente los Grupos de Procesos vs.

reas de Conocimiento en Gerencia de Proyectos PMI
73
Gerencia
de
Proyectos
Grupos de Procesos
Iniciacin (2)
Integracin (6)
Desarrollar el Acta Desarrollar el Plan para la Direccin

de Constitucin del del Proyecto
Proyecto
Recopilar los Requisitos
Definir el Alcance
Crear la EDT (WBS)
Definir las Actividades
Secuenciar las Actividades
Estimar los Recursos
Estimar la Duracin
Desarrollar el Cronograma
Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
Planificar la Calidad
reas de Conocimiento
Alcance (5)
Tiempo (6)
Costo (3)
Calidad (3)
Desarrollar el plan de Recursos

Humanos
Recursos
Humanos (4)
a los
Comunicaciones
Interesados
(5)
Identificar
Riesgo (6)
Adquisiciones
(4)
Planeacin (20)
Planificar las Comunicaciones
Planificar la Gestin de Riesgos

Identificar los Riesgos
Realizar Anlisis Cualitativo de
Riesgos
Realizar Anlisis Cuantitativo de
Riesgos
Planificar la Respuesta a los Riesgos
Planificar las Adquisiciones
Ejecucin(8)
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del
Proyecto
Seguimiento & Control (10)
Cierre (2)
Monitorear y Controlar el Trabajo del Cerrar el

Proyecto
Proyecto o la Fase
Realizar control Integrado de Cambios
Verificar el Alcance
Controlar el Alcance
Controlar el Cronograma
Controlar los Costos

Realizar el Aseguramiento de la
Calidad
Adquirir el Equipo del Proyecto
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Gestionar el Equipo del Proyecto
Distribuir la Informacin
Gestionar las Expectativas de los
Interesados
Realizar el Control de Calidad
Informar el Desempeo
Dar seguimiento y Controlar los

Riesgos
Efectuar las Adquisiciones
Administrar las Adquisiciones
Cerrar las
Adquisiciones
Reto: Gestionar con los Stakeholders clave el Acta de

Constitucin y el Plan de Administracin del Proyecto
74
Gerencia
de
Proyectos
Reto: Desarrollar Competencias en Gerencia de

Proyectos y Admn. de Informacin y Documental
75
Gerencia
de
Proyectos
76
Gerencia
de
Proyectos
Caso: Sistema Nervioso

Digital para Gobierno
Departamental y Municipal en
Lnea en el Valle del Cauca Ao 2000
77
El Sistema Nervioso Humano - Metfora
Gerencia
de
Proyectos
El Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones

Inteligentes
78
Gerencia
de
Proyectos
rganos de
los Sentidos
Radar de
Inteligencia
Cerebelo
Datos
Gestin Digital Gerencial y Operativa en las

Organizaciones Inteligentes
79
Gerencia
de
Proyectos
DIRECTIVO
GERENCIAL
MISIONAL
DIRECTIVA-GERENCIAL
MISIONAL
FINANCIERO
OPERATIVO
APOYO
ADMINISTRATIVO
80
Gestin Gerencial y Directiva
Gerencia
de
Proyectos
GESTION
DIRECTIVA
GESTION DEL
DESARROLLO
GESTION DEL
FLUJO DE TRABAJO
CONTROL DE GESTION DEL
DESEMPEO
GESTION TERRITORIAL
GESTION DE
COMPETITIVIDAD
GESTION DE
CALIDAD
GESTION
DE PROYECTOS
Y GESTIN DE
RIESGOS
GESTION COLABORATIVA
Y COMUNICACIONES
81
Gestin Operativa
Gerencia
de
Proyectos
DIRECTIVO
GERENCIAL
MISIONAL
EL SISTEMA NERVIOSO PERIFERICO
MISIONAL
FINANCIERO
OPERATIVO
APOYO
ADMINISTRATIVO
82
Gestin Misional de Gobierno

(Ej. Regional, Departamental y Municipal)
GESTION DE LA
EDUCACION
Gerencia
de
Proyectos
GESTION DE LA
SALUD
GESTION DE SEGURIDAD
Y CONTROL PUBLICO
GESTION
AGROPECUARIA
GESTION DE LA
INFRAESTRUCTURA
GESTION
DE TRIBUTOS
E INGRESOS
FISCALES
GESTION DE CULTURA
RECREACION Y TURISMO
GESTION DEL DESARROLLO

EMPRESARIAL
GESTION DE
MEDIO AMBIENTE
GESTION DE
TRANSPORTE Y TRANSITO
GESTION DE LOS
SERVICIOS BASICOS
83
Gestin Misional Operativa Relacional
Gerencia
de
Proyectos
84
Gestin Operativa de Apoyo Financiero
Gerencia
de
Proyectos
GESTION
PRESUPUESTAL
GESTION
FINANCIERA
GESTION
DE CREDITO
GESTION
DE TESORERIA
GESTION
CONTABLE
85
Gestin Operativa de Apoyo Administrativo
GESTION DE
RECURSOS
FISICOS
GESTION DE
SEGURIDAD Y
CONTROL
INTERNO
GESTION DE
SERVICIOS TIC
GESTION
JURIDICA
GESTION DE
RECURSOS
HUMANOS
Gerencia
de
Proyectos
GESTION
DOCUMENTAL
& INFORMACION
86
Modelo Ciberntico de Administracin, Gestin

Gerencial y Operativa Colaborativa Inteligente
MACROENTORNO
ENTORNO
POLITICO
REGULATORIO
Y COMPETITIVO
Gerencia
de
Proyectos
ADMINISTRACION
GOBIERNO,
OBJETIVOS, PLANES,
POLITICAS
DESEMPEO
INTELIGENTE
INTEGRACIN
Y AUDITORIA
COORDINACION DE OPERACIONES
ENTORNO
SECTORIAL
GESTION
OPERATIVA
MISIONAL
GESTION
GERENCIAL
MISIONAL
ENTORNO
FINANCIERO
GESTION
OPERATIVA
DE APOYO
FINANCIERO
GESTION
GERENCIAL
DE APOYO
FINANCIERO
GESTION
OPERATIVA
DE APOYO
ADMINISTRATIVO
GESTION
GERENCIAL
DE APOYO
ADMINISTRATIVO
ENTORNO ADMINISTRATIVO
- TECNOLOGICO
Solucin Territorial para

Gobierno Colaborativo Inteligente
Cluster Territorial
Municipios
Individual
Departamento
Individual
87
Gerencia
de
Proyectos
88
Integracin Institucional en eGovernment 3.1
Gerencia
de
Proyectos
ORGANISMOS
GUBERNAMENTALES
NACIONALES / REGIONALES
ORGANISMOS
GUBERNAMENTALES
DEPARTAMENTALES
ORGANISMOS
GUBERNAMENTALES
MUNICIPALES
89
Sistema Nervioso Digital: Gobierno del Valle
Gerencia
de
Proyectos
Vertical
arriba
NACIONAL
REGIONAL
Transversal
atrs
P
R
O
V
E
E
D
O
R
I
N
S
T
I
T
U
C
I
E
M
P
R
E
S
A
MUNICIPIO
COMUNIDAD
Vertical
abajo
C
I
U
D
A
D
A
N
O
Transversal
adelante
90
Visin integral del cliente del estado
Gerencia
de
Proyectos
CIUDADANO
FAMILIA
CLIENTE
GREMIOS
ASOCIACIONES
NEGOCIOS
INSTITUCIONES
PRIVADAS
PUBLICAS
91
Arquitectura Telemtica
Gerencia
de
Proyectos
GESTION OPERATIVA
DATOS
TECNOLOGIA
ONLINE
TRANSACTIONAL
PROCESSING
PROCESAMIENTO
SUBSISTEMA
MISION CRITICA
TRANSACCIONAL
APOYO FINANCIERO
APOYO ADMINISTRATIVO
WORKFLOW
MANAGEMENT
FLUJOS DE
TRABAJO
GEOGRAPHIC
INFORMATION
SYSTEMS
CARTOGRAFIA
PROJECT
MANAGEMENT
GESTION DE
PROYECTOS
CUSTOMER
RELATIONSHIP
MANAGEMENT
RELACIONES
CON CLIENTES
OFFICE
AUTOMATION
SYSTEMS
DOCUMENT
MANAGEMENT
SYSTEMS
TEXTOS, E-MAILS
HOJAS ELECTRONICAS, GRAFICOS
GESTION DE
DOCUMENTOS
NETWORK, SECURITY
GESTION DE
& SYSTEM DEVELOP- SISTEMAS TELEMATICOS
MENT& MANAGEMENT
GESTION GERENCIAL
INFORMACION
BODEGAS DE DATOS
& ESTADISTICAS
CONOCIMIENTO
DATAMARTS &
INDICADORES DE GESTION
92
Estadsticas Necesidades de Informacin
Gerencia
de
Proyectos
NECESIDA
DESCRIPCION NECESIDADES DE INFORMACIONINFORMAC.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
X
GESTION POLITICA
GESTION DE DESARROLLO SOCIOECONOMICO
GESTION DE FLUJO DE TRABAJO -WORKFLOW
CONTROL DE GESTION
GESTION DE COMPETITIVIDAD
GESTION TERRITORIAL
GESTION PROYECTOS DE DESARROLLO
GESTION CALIDAD INTEGRAL
GESTION DE RELACIONES CON EL CLIENTE
GESTION DE INGRESOS FISCALES
GESTION AGROPECUARIA
GESTION EDUCACION
GESTION SALUD
GESTION TURISMO-CULTURA Y RECREACION
GESTION SEGURIDAD Y CONTROL PUBLICO
GESTION DESARROLLO EMPRESARIAL
GESTION SERVICIOS BASICOS
GESTION INFRAESTRUCTURA
GESTION MEDIO AMBIENTE Y REC.NATURALES
GESTION TRANSPORTE Y TRANSITO
GESTION CREDITO PUBLICO
GESTION PRESUPUESTO
GESTION TESORERIA
GESTION CONTABLE
GESTION FINANCIERA
CONTROL INTERNO
GESTION JURIDICA
GESTION RECURSOS HUMANOS
GESTION DE RECURSOS FISICOS
GESTION INFORMACION Y DOCUMENTAL
GESTION SISTEMAS TELEMATICOS
GESTION COMUNICACIONES
TOTAL NECESIDADES DE INFORMACION
166
154
99
327
77
213
459
153
83
59
82
140
250
66
169
203
67
224
234
294
97
100
231
136
79
168
237
152
179
208
244
265
5615
FLUJO
E
S
CONTEXTO
PROPOSITO NEC. DE INF.
TRAN
HIST
SINT
COMP
PROY
FRECUENCIA DE LA NECESIDAD
ESTA
EXEP
INME
DIAR
SEMA
QUIN
MENS
TRIM
SEME
106
59
163
162
162
58
67
138
55
144
52
20
11
20
58
42
14
70
38
84
70
150
149
151
28
94
153
93
153
86
84
33
33
119
119
46
50
94
94
51
74
85
25
50
25
29
18
16
64
14
153
99
181
181
181
181
181
181
181
181
65
181
181
181
134
134
134
41
36
39
77
77
77
75
61
64
74
72
69
66
65
65
65
75
74
75
116
134
155
144
71
105
201
33
35
18
77
100
55
42
78
278
262
51
61
458
458
45
212
449
238
248
200
29
113
424
68
85
149
149
54
152
152
152
11
152
152
152
48
36
83
83
13
59
43
65
68
65
24
16
45
39
60
31
31
29
59
59
51
39
37
42
45
44
26
27
51
44
18
49
39
18
49
35
82
82
69
25
56
25
50
27
23
75
59
18
71
72
35
141
141
98
56
89
23
57
37
37
116
31
29
25
48
32
72
143
160
34
201
177
46
107
212
54
47
75
16
137
14
28
73
30
41
66
66
43
26
50
20
30
18
20
62
16
26
15
80
130
41
80
152
154
145
133
113
123
90
10
55
76
38
32
128
109
107
127
83
207
207
22
75
204
201
204
95
79
88
178
186
203
32
40
67
67
42
21
26
15
45
35
46
28
29
129
105
26
224
224
222
131
159
39
90
86
102
54
40
112
21
19
215
24
24
130
139
16
218
201
60
70
221
39
35
66
68
159
13
124
218
83
157
265
264
290
260
225
238
115
227
75
146
31
29
153
138
137
53
44
52
58
96
96
54
82
92
96
77
91
91
91
91
91
91
68
33
100
100
100
95
79
13
13
78
83
52
96
96
96
95
96
96
96
141
90
231
231
181
123
112
119
115
29
56
135
138
54
58
185
82
82
61
76
70
132
133
116
118
98
107
41
66
10
18
59
47
13
51
26
16
79
78
18
50
27
10
11
12
51
52
13
13
101
69
10
15
168
163
145
166
106
150
34
34
33
168
146
168
272
272
79
273
273
86
259
85
67
78
21
264
10
15
18
151
151
64
151
151
116
151
20
30
45
21
10
120
50
32
25
10
11
174
174
45
169
174
18
84
173
20
10
10
82
20
30
26
27
14
107
100
18
205
204
107
14
125
33
60
10
127
29
42
161
98
12
247
247
37
97
228
224
236
21
10
118
101
90
201
188
213
137
126
261
261
128
212
237
28
118
91
58
42
80
64
15
78
1901 1498 1012 3122 1683
1789
3507
2918 229
1514 5302 5250
2473 3293
4097 2522
2968 1805 793 1893
93
Estadsticas Necesidades de Almacenamiento Informacin
Gerencia
de
Proyectos
DESCRIPCION NECESIDADES DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACION
1GESTION POLITICA
2GESTION DE DESARROLLO SOCIOECONOMICO
3GESTION DE FLUJO DE TRABAJO -WORKFLOW
4CONTROL DE GESTION
5GESTION DE COMPETITIVIDAD
6GESTION TERRITORIAL
7GESTION PROYECTOS DE DESARROLLO
8GESTION CALIDAD INTEGRAL
9GESTION DE RELACIONES CON EL CLIENTE
10GESTION DE INGRESOS FISCALES
11GESTION AGROPECUARIA
12GESTION EDUCACION
13GESTION SALUD
14GESTION TURISMO-CULTURA Y RECREACION
15GESTION SEGURIDAD Y CONTROL PUBLICO
16GESTION DESARROLLO EMPRESARIAL
17GESTION SERVICIOS BASICOS
18GESTION INFRAESTRUCTURA
19GESTION MEDIO AMBIENTE Y REC.NATURALES
20GESTION TRANSPORTE Y TRANSITO
20-1
20-2
20-3
TRANSPORTE MARITIMO
TRANSPORTE AEREO
TRANSPORTE TERRESTRE
21GESTION CREDITO PUBLICO
22GESTION PRESUPUESTO
23GESTION TESORERIA
24GESTION CONTABLE
25GESTION FINANCIERA
26CONTROL INTERNO
27GESTION JURIDICA
28GESTION RECURSOS HUMANOS
29GESTION DE RECURSOS FISICOS
30GESTION DE INFORMACION Y DOCUMENTAL
31GESTION SISTEMAS TELEMATICOS
32GESTION COMUNICACIONES
X TOTAL MODELO DATOS INFORMACION Y CONOCIMIENTO
ENTIDADES
76
77
77
88
74
86
92
69
93
91
76
93
77
99
78
65
67
75
91
361
122
121
118
56
51
77
61
61
66
107
93
72
56
85
110
2800
TABLAS DE HECHO
5
5
4
5
4
5
6
4
6
9
4
5
4
4
4
5
4
6
4
12
4
4
4
6
6
6
9
4
4
7
7
7
5
5
4
175
DIMENSIONES
17
21
16
28
16
29
22
14
25
14
14
26
14
17
14
13
19
21
14
84
28
28
28
16
17
14
15
12
14
24
19
15
13
19
20
636
JERARQUIAS
28
26
21
34
25
34
42
23
30
30
21
33
32
34
33
22
28
29
30
115
38
38
39
22
20
19
18
16
23
36
25
20
20
28
24
941
94
Macroproceso de Gestin de Relaciones con el Cliente
Gerencia
de
Proyectos
G.GERENCIAL
9.1 PLANEACION
9.12 CONTROL
RELACIONES CON
EL CLIENTE
GESTION DE
RELACIONES CLIENTE
G.OPERATIVA
9.2 MODELAMIENTO
9.10 ADMINISTRACION
ORGANIZACIONAL
DIRIGIDO AL CLIENTE
QUEJAS, RECLAMOS
SUGERENCIAS
9.8 ADMINISTRACION
9.7 ATENCION AL
9.3 ANALISIS
CLIENTE
ATENCION AL
CLIENTE
PERFIL DEL
CLIENTE
9.6 INGENIERIA DE
SERVICIO AL CLIENTE
9.11 ANALISIS CANALES
DE DISTRIBUCION
DE SERVICIOS
9.4 ANALISIS DE
CAMPAAS Y
PROMOCIONES
9.5 SERVICIO AL
CLIENTE
9.9 ANALISIS DE
NECESIDADES DEL
CLIENTE ESTATAL
Necesidades de Informacin de Gestin de Relaciones

con el Cliente
DESCRIPCION NECESIDADES DE INFORMACION
F LU JO IN F .
E
C ON T EX T O
IN T
HIST
SIN T C OM P PR OY EST A
Gerencia
de
Proyectos
F R EC U EN C IA D E LA N EC ESID A D
P R OP OS I TO N EC ES I D A D ES I N FOR M A C I ON
N A L. D PT A L. M PA L. T R A N
95
EX EP IN M E
D IA R SEM A QU IN M EN S T R IM
SEM E A N U A ESPO
9. GESTION DE RELACIONES CON EL CLIENTE

9.1 PLANEACION DE GESTION DE RELACIONES CON EL
CLIENTE
9.1.1 ESTABLECER POLITICAS Y NORMAS DE LA GESTION DE
RELACIONES CON EL CLIENTE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ATENCIN AL PBLICO
DECRETOS ORIENTADOS A LA ATENCIN AL PBLICO
ANALISIS ESTABILIDAD DE REGLAMENTO DE ATENCIN AL

PBLICO
9.1.2 DISEAR PLAN DE GESTION DE RELACIONES CON EL

CLIENTE
PROCEDIMIENTO DE ATENCIN AL PBLICO
ANLISIS DE NECESIDADES DE ATENCIN
CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ATENCIN AL PBLICO
PLAN DE GESTIN DE RELACIONES CON EL CLIENTE
9.1.3 DEFINIR VISIN Y MISIN DEL SERVICIO DE LA

ADMINISTRACION
PROCEDIMIENTO DE ATENCIN AL PBLICO
ANLISIS DE NECESIDADES DE ATENCIN
CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ATENCIN AL PBLICO
VISIN Y MISIN DEL SERVICIO DE LA ADMINISTRACIN
9.1.4 PROGRAMAR CRONOGRAMA

RELACIONES CON EL CLIENTE
TIEMPO DE RESPUESTA A LA ATENCIN
DE
GESTION
X
X
DE
X
DETEMINACIN DE RECURSOS
CRONOGRAMA DE GESTIN DE RELACIONES CON EL CLIENTE
X
X
96
Estadsticas de la Arquitectura Telemtica
Gerencia
de
Proyectos
N
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SISTEMAS TELEMATICOS
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GESTION POLITICA
DESARROLLO SOCIOECONOMICO
GESTION FLUJO DE TRABAJO-WORKFLOW
CONTROL DE GESTION
GESTION COMPETITIVIDAD
GESTION TERRITORIAL
GESTION PROYECTOS DE DESARROLLO
GESTION CALIDAD INTEGRAL
GESTION RELACION CON EL CLIENTE
GESTION INGRESOS FISCALES
GESTION AGROPECUARIA
GESTION EDUCACION
GESTION SALUD
GESTION TURISMO-CULTURA-REGRACION
GESTION SEGURIDAD Y CONTROL PUBLICO
GESTION DESARROLLO EMPRESARIAL
GESTION SERVICIOS BASICOS
GESTION INFRAESTRUCTURA
GESTION MEDIO AMBIENTE-REC.NATURAL.
GESTION TRANSPORTE Y TRANSITO
GESTION CREDITO PUBLICO
GESTION PRESUPUESTO
GESTION TESORERIA
GESTION CONTABILIDAD
GESTION FINANCIERA
CONTROL INTERNO
GESTION JURIDICA
GESTION RECURSOS HUMANOS
GESTION RECURSOS FISICOS
GESTION DOCUMENTAL
GESTION SISTEMAS TELEMATICOS
GESTION COMUNICACIONES
TOTALES
71
50
279
53
15
29
41
48
30
16
38
61
27
28
17
41
13
44
13
22
40
64
46
37
47
42
28
14
26
343
333
356
2312
KBM DES
KBM DES
WFM ADA
DHW DES
QCM DES
GIS
ADA
PM
ADA
QCM ADA
CRM ADA
OLTP DES
OLTP DES
OLTP DES
OLTP DES
OLTP DES
OLTP DES
OLTP DES
OLTP DES
OLTP DES
OLTP DES
OLTP DES
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DM
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X
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1
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3
4
5
6
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8
9
10
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12
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14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
F
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12
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4
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7
4
7
8
9
5
4
7
4
3
5
10
6
6
8
6
7
20
11
32
20
22
43
76
22
21
14
32
36
44
17
21
28
18
36
45
37
23
15
45
15
15
21
58
29
40
61
38
96
180
131
175
311
157
275
452
135
118
118
218
229
287
105
138
198
135
245
317
249
154
108
318
126
109
101
369
182
376
275
282
617
76
77
77
88
74
86
92
69
93
91
76
93
77
99
78
65
67
75
91
361
56
51
77
61
61
66
107
93
72
56
85
110
17
21
16
28
16
29
22
14
25
14
14
26
14
17
14
13
19
21
14
84
16
17
14
15
12
14
24
19
15
13
19
20
195 1051
7190
2800
636
175
5
4
5
4
5
6
4
6
9
4
5
4
4
4
5
4
6
4
12
6
6
6
9
4
4
7
7
7
5
5
4
166
154
99
327
77
213
459
153
83
59
82
140
250
66
169
203
67
224
234
294
97
100
231
136
79
168
237
152
179
208
244
265
5615
67
44
86
66
59
112
217
154
47
20
109
166
124
65
156
245
93
102
170
91
141
21
26
50
21
96
555
188
588
204
209
205
4497
12
12
28
12
21
44
48
12
32
12
28
32
33
16
20
28
16
28
32
36
20
16
28
16
14
20
40
24
24
32
24
28
788
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14
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Gerencia
de
Proyectos
Conclusiones y
Reflexin
Conclusiones: 6 Consejos para que logre implementar

la Estrategia del Gobierno en Lnea 3.1 en Colombia
98
Gerencia
de
Proyectos
Reconozca
que el
Gobierno en
lnea es un
medio para
lograr sus
objetivos
misionales de
forma ms
eficiente.
Acuda al
Comit de
Gobierno en
lnea de su
entidad para
organizar y
dinamizar la
implementaci
n de la
Estrategia.
Si no ha ledo
el captulo de
Estrategia de
Gobierno en
lnea de este
documento,
Leerlo le
tomar 10
minutos.
Reconozca el valor que

tiene cada uno de los
seis Componentes para
su entidad.
Para esto imagine su
entidad a travs de los
Objetivos que se
plantean en los
captulos
correspondientes a
cada Componente
No olvide incluir, en la
planeacin anual para
la implementacin de la
Estrategia de Gobierno
en lnea, la visin de
cmo ve a su entidad
un ao ms adelante.
Recuerde que para
tener un mayor nivel de
madurez en la
implementacin de la
Estrategia no solo
basta con implementar
lo establecido en este
Manual.
Sus estrategias deben
estar generando un
impacto positivo en
trminos de
transparencia,
prestacin de servicios,
eficiencia, y
Identifique la meta
a alcanzar en cada
ao por cada
Componente.
Defina cmo va a
alcanzar esa meta.
Para esto
identifique que
cada Componente
tiene una serie de
Actividades Eje.
Cada Actividad Eje
tiene un peso
porcentual dentro
del Componente, el
cual est
conformado por la
suma de los
porcentajes que
implica cumplir
con una serie de
Criterios.
Si usted logra
obtener esos
porcentajes por el
cumplimiento de
los Criterios ir
avanzando en la
implementacin de
la Estrategia
Priorice y seleccione las

Actividades y Criterios a
desarrollar. Para esto sigua
tres criterios principales:
Cul es el valor generado
para la entidad y para sus
usuarios. Para esto piense
cmo la tecnologa aporta
en el desarrollo de las
actividades que su entidad
realiza.
Cules recomienda el
Manual 3.1 por ser
estratgicas. Reconzcalas
por tener una estrella.
Cules le aportan el
porcentaje indicado para
cumplir con la meta de
cada ao en cada uno de
los Componentes.
Recuerde que lo que su
entidad ha implementado
hasta le fecha cuenta y que
su planeacin de este ao
sigue siendo vlida.
Pero tenga en cuenta que
para una implementacin
ptima de la Estrategia es
posible que requiera
algunos ajustes.
.
Identifique cmo puede

desarrollar las
Actividades y cumplir
con los Criterios que ha
priorizado.
Para esto dirjase al
ANEXO 1 y ubquelas por
Componente, all
encontrar la descripcin
de lo que debe hacer.
Tenga en cuenta que
algunos Criterios estan
divididos en sub
criterios, por lo que
deber cumplir con stos
para obtener el puntaje
total.
Identifique que cada
Criterio cuenta con una
lista de herramientas que
usted puede utilizar
relacionadas con temas
como normatividad,
lineamientos,
metodologas y formatos
entre otros.
Ese espacio tambin le
indica si ese criterio tiene
relacin directa con otro
en el Manual.
Si tiene dudas
comunquese
con:
El Centro de
Contacto
Ciudadano a la
lnea 100
(desde Bogot
o dispositivos
mviles)
Y al 018000
952525 (desde
cualquier lugar
del pas).
Reflexin: Cul es la brecha entre lo que sabe

y lo que hace?
99
Gerencia
de
Proyectos
Qu
Hacer?
Qu
Mantener?
Qu
Eliminar?
Qu
Reducir?
Qu
Aumentar?
Qu Hacer
Nuevo?
Cmo
Hacerlo?
Con qu ?
Dnde?
Cundo?
Cunto?
Con Quin?
Para qu
Hacerlo?
Para quin?
Cmo Medir?
Cul es el
resultado?
Por qu?
Qu pasa si no
se hace?
100
Preguntas?
Gerencia
de
Proyectos
Marco Vinicio Lenci,

Consultor Gerencial
Cel. 310-5670604
Email: mvlsbs@gmail.com
Skype: mvlsbs
Nuevos servidores para nuevos

escenarios
Dra. Mila Gasc
Instituto de Gobernanza y Direccin Pblica
ESADE (Barcelona, Espaa)
Seminario Internacional Cero Papel

Bogot, 6 de noviembre de 2012
1
NDICE
Introduccin
Los beneficios de los proyectos de eliminacin de papel
Hacia la administracin pblica que queremos: Cambio organizativo
versus cambio institucional
La gestin del cambio en los proyectos de eliminacin de papel

Reflexiones finales
INTRODUCCIN
LOS BENEFICIOS DE LOS PROYECTOS DE ELIMINACIN DE

PAPEL
Beneficios tcnicos: Tienen que ver con el procesamiento de datos

y la gestin de la informacin
Beneficios organizativos: Estn relacionados con la solucin a

problemas de la organizacin en su conjunto o con el
fortalecimiento de capacidades organizativas
Beneficios polticos: Se refieren al refuerzo de la imagen pblica y a
la creacin de valor en el mbito pblico
HACIA LA ADMINISTRACIN PBLICA QUE QUEREMOS (1)
Cambio organizativo
Diseo e implantacin deliberada de una innovacin relacionada
con la estructura , polticas, objetivos u operaciones de una
organizacin
Transformacin del modo en que las organizaciones hacen realidad

sus fines
Los proyectos de eliminacin de papel dan lugar a cambios
organizativos:
Reintegracin o recentralizacin de agencias, servicios y procesos
fragmentados, redefinicin de las relaciones entre agencias y usuarios,
digitalizacin de procesos,
Efecto en roles, relaciones jerrquicas, procesos de direccin y
control,
5
Cambio institucional (1)

Proceso de reforma de las instituciones (reglas del juego) formales
e informales
No es tan claro que los proyectos de eliminacin de papel den lugar
a cambios institucionales:
Slo hay cambio institucional cuando los actores perciben que los
nuevos arreglos institucionales les proporcionan mayores beneficios
que la situacin en la que se encuentran
Las caractersticas de nuestras administraciones pblicas restringen la
posibilidad de que se produzcan cambios institucionales
Especialmente importante es la resistencia al cambio de los servidores
pblicos
Cambio institucional (2)

El cambio institucional conlleva un cambio cultural que debe hacer
nfasis en:
La eficiencia
La transparencia
La colaboracin y el intercambio de informacin
La movilidad y la ubicuidad
Las nuevas formas de comunicacin
El uso de la firma digital
La confianza en los medios electrnicos
La necesidad de modificar los procesos
LA GESTIN DEL CAMBIO EN LOS PROYECTOS DE

ELIMINACIN DE PAPEL (1)
Velocidad del cambio

Liderazgo

Comunicacin
10

Participacin
11

Formacin
12
REFLEXIONES FINALES
Los proyectos ms exitosos son el resultado de proyectos de

cambio ms amplios que enmarcan la eliminacin de papel y la
dotan de sentido
Hay que reflexionar sobre el tipo de administracin pblica que

queremos y, por tanto, sobre el alcance y profundidad de los
cambios que perseguimos
Las estrategias de gestin del cambio deben ir ms all de la
formacin y la comunicacin. Implicar al servidor pblico es clave
para el xito de los proyectos
13
MUCHAS GRACIAS!!!
Mila Gasc
E-mail: mila.gasco@esade.edu
Twitter: @MilaGasco
Pgina web: www.esade.edu/igdp
14
@nagodelo
s
Nagore de los Ros

Directora de Gobierno Abierto
y Comunicacin en Internet.
Lehendakaritza. Gobierno Vasco.
@nagodelos
+34 639 638 111
nagoredelosrios@gmail.com
@nagodelo
s
Para ver esta pelcula, debe

disponer de QuickTime y de
un descompresor .
@nagodelo
s
AMORRR
@nagodelo
s
INTERESES POLTICOS
& FINANCIEROS
@nagodelo
s
PNGANSE
CMODOS
adamknits
@nagodelo
s
Nagore de los Ros

Directora de Gobierno Abierto
y Comunicacin en Internet.
Lehendakaritza. Gobierno Vasco.
@nagodelos
+34 639 638 111
@nagodelo
s
TRANSPARENCIA
@nagodelo
s
LLEVAS LA MUDA
LIMPIA?
Neatjunk
@nagodelo
s
Javier Martinez de Ibarreta
@nagodelo
s
Kr. B.
@nagodelo
s
glennshootspeople
@nagodelo
s
@nagodelo
s
REVOLUCION
es!!!
Amine Ghrabi
@nagodelo
s
No hemos visto nada.

Internet ha derrocado
gobiernos. Y ahora
contribuir a
cimentarlos, a hacerlos
ms fuertes. Los
prximos aos son los
del Open Government.
Director del Medialab
del MIT, Joichi Ito
kirainet
@nagodelo
s
Open Government
@nagodelo
s
iko
@nagodelo
s
Qu tienen
los polticos
en la
cabeza?
Que
@nagodelo
s
degahk
@nagodelo
s
EFECTO SPAM
indieink
@nagodelo
s
PARTICIPACIN
Eric Chann
@nagodelo
s
Kaleb Fulgham
@nagodelo
s
@nagodelo
s
@nagodelo
s
gobierno abierto y
transparente
Studio Roosegaarde
@nagodelo
s
OPEN DATA
@nagodelo
s
La Materia Prima
de la nueva revolucin
industrial
Francis Maude
Ministro del Cabinet Office
Swamibu
@nagodelo
s
e-administracin
basheertome
@nagodelo
s
1. transparecia
2. participacin
3. colaboracin
@nagodelo
s
Julien Lagarde
@nagodelo
s
Mariana.
30 septiembre
18:00 h.
@nagodelo
s
07:34 h.
07:40 h.
@nagodelo
s
Aitana.
01 octubre
10.30 h.
@nagodelo
s
pasotraspaso
@nagodelo
s
@nagodelo
s
LAGOS VACOS
Daquella Manera
@nagodelo
s
OBJETIVO:
CAMBIAR AGENDA
lourencoparente
@nagodelo
s
ANTES
AHORA
DECIDIR
ESCUCHAR
EJECUTAR
DIALOGAR
COMUNICAR
GESTIONAR
@nagodelo
s
ThomasHawk
@nagodelo
s
@nagodelo
s
abdel-majluf
@nagodelo
s
@nagodelo
s
ADOLESCENTE
CANCELA
SU CUMPLEAOS
TRAS
APUNTARSE
200.000
PERSONAS
POR FACEBOOK
@nagodelo
s
@nagodelo
s
ESCUCHA ACTIVA
heticobai
@nagodelo
s
OBJETIVO:
CAMBIAR AGENDA
stevec77
@nagodelo
s
tashland
@nagodelo
s
lenguaje
datos
escucha activa
responsabilida
d
poner cara
@nagodelo
s
Robert S. Donovan
@nagodelo
s
QU APORTA IREKIA
A LOS MMCC Y
CIBERPERIODISTAS?
Thomas Hawk
@nagodelo
s
@nagodelo
s
@nagodelo
s
LA PIRAMIDE INVERTIDA
DEL PERIODISMO DE DATOS
Paul Bradshaw
OnlineJournalismBlog.com
@nagodelo
s
@nagodelo
s
QUE APORTA IREKIA

A LOS CIUDADANOS?
Stefan Georgi
@nagodelo
s
jeff_golden
@nagodelo
s
APRENDER A...
@nagodelo
s
@nagodelo
s
80%
@nagodelo
s
TheGoogly
@nagodelo
s
crsan - christianholmer.com
@nagodelo
s
Guergui
@nagodelo
s
visitas . . . . . . . . . . + 1.000.000
usuarios . . . . . . . . . . + 500.000
propuestas . . . . . . . . . . . + 225
normas legales . . . . . . . . . . 50
@nagodelo
s
mhiguera
@nagodelo
s
todohumor.com
@nagodelo
s
chiarashine
@nagodelo
s
BUSCAMOS NOVI@S
@nagodelo
s
Margaret Killjoy
@nagodelo
s
PROCREAR
@nagodelo
s
FAMILIA MODERNA
@nagodelo
s
manifiesto Ogov foto

altavoz
@nagodelo
s
liberar SOFTWARE pblico
@nagodelo
s
Reinventando la rueda?
Cat Bagan
@nagodelo
s
OBJETIVO:
CAMBIAR AGENDA
Julien Lagarde
@nagodelo
s
extra ketchup
@nagodelo
s
the euskadi 11
@nagodelo
s
@nagodelos
+34 639 638 111

Implementación Cero Papel en La Empresa

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Cero papel para salvar el mundo - ALEXANDER COLORADO CARDONA

2. Definicin: TIC sostenibles /

Informtica Verde / GREEN IT

El desarrollo que responde a los deseos del

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Informtica Verde / GREEN IT

Cero papel para salvar el mundo - ALEXANDER COLORADO CARDONA

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Reducir el impacto de la informtica

Informtica como fortaleza

2. Definicin: TIC sostenibles /

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Las Ciudades sostenibles o Smart Cities basan su

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2. Definicin: TIC sostenibles /

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Cero papel para salvar el mundo - ALEXANDER COLORADO CARDONA 24

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