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DocFlow x SAP
QUALI SCENARI APPLICATIVI?
FINANZA
RISORSE
UMANE
VENDITE
ACQUISTI
PRODUZIONE
SISTEMI
INFORMATIVI
Emissione RDA
Emissione Ordini di Acquisto
Documentazione di Gara
Gestione completa della Pratica Acquisti
Qualifica Fornitori
INTEGRARE SAP
CON LECM
SCENARI APPLICATIVI
FINANZA
VERIFICA E APPROVAZIONE
DELLA FATTURA FORNITORI
I processi di verifica (VeFa) e di approvazione legati alla fattura fornitori sono i pi costosi in termini di risorse interne per
via della loro importanza e delicatezza.
Spesso infatti la VeFa rappresenta lunico reale processo di controllo delle spese relative a una commessa ed con la sua
corretta gestione che risulta possibile allineare il percorso amministrativo che va dallordine al pagamento.
Il processo di automazione pu essere suddiviso in tre fasi:
pre-booking: controllo preventivo della fattura, recupero e correzione dati, invio alle transazioni di registrazione SAP
post-booking: flusso di approvazione al pagamento, totale o parziale, per livelli di procura, seriale o in parallelo
pagamento: incrocio tra le scadenze di pagamento indicate da SAP e il reale livello di approvazione ricevuto dalla fattura
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
IL PROCESSO DI LAVORO
SCENARI APPLICATIVI
RISORSE UMANE
PROCESSO ELETTRONICO
DEI PERMESSI E DELLE VARIAZIONI DI ORARIO
Lautomazione completa del processo di gestione dei permessi e delle variazioni di orario solo uno dei tanti processi HR
distribuiti trasformabile in elettronico con buoni vantaggi per lazienda.
Candidato naturale a questo tipo di automazione ogni processo di richiesta proveniente dai dipendenti che si articola in:
compilazione del modulo elettronico o cartaceo
approvazione da parte del responsabile o delladdetto HR
caricamento della transazione SAP di riferimento
Lautomazione possibile con DocFlow permette a tutti gli attori coinvolti in questo processo aziendale di recuperare efficienza
e liberare risorse. I vantaggi aumentano con laumentare del numero dei dipendenti e della complessit aziendale.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
IL PROCESSO DI LAVORO
SCENARI APPLICATIVI
VENDITE
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
RELATIVA AI CLIENTI CON SAP CRM E SIEBEL
Quando si implementa un sistema di Customer Relationship Management (CRM) non va dimenticata limportanza di una
gestione efficiente ed efficace dei documenti, e dei processi relativi, non strettamente legati al CRM.
Esistono attivit legate ai documenti, comunemente effettuate dal CRM, che ben si prestano allautomazione:
protocollare i documenti in ingresso e archiviarli
imbustare/spedire comunicazioni e contratti
gestire i faldoni dellarchivio
La soluzione CRMDocs di DocFlow offre un ampio ventaglio di funzionalit a cui attingere per migliorare i propri processi CRM.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
IL PROCESSO DI LAVORO
SCENARI APPLICATIVI
ACQUISTI
GESTIONE COMPLETA
DELLA PRATICA ACQUISTI
Lapprovvigionamento uno principali fattori strategici e competitivi per unazienda. Questo processo necessita pertanto
di procedure efficaci e sistemi efficienti in grado di snellire con criterio i vari step operativi, ciascuno dei quali produce una
precisa tipologia di documenti pi o meno destrutturati.
Caratteristica del processo degli acquisti quella di essere trasversale allorganigramma: non tutti gli attori coinvolti possono
avere accesso a SAP e la durata in vita di una pratica richiede la gestione di retroazioni e sincronizzazioni push. Con SAP
si sostiene la parte transazionale del ciclo di vita della pratica, ma si trascurano le restanti parti content-enabled, destrutturate
per loro natura. Il crescente bisogno di compliance e di supporto alle azioni di audit giustifica lintroduzione di un sistema
specializzato e integrato con SAP per la gestione di ogni singolo documento relativo alla pratica acquisti. Le funzionalit di
automazione che DocFlow introduce nel processo di approvvigionamento sono una risposta efficace a questa esigenza.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
IL PROCESSO DI LAVORO
SCENARI APPLICATIVI
PRODUZIONE
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
ALLEGATA A PRODOTTI ED EQUIPAGGIAMENTI
Quello della documentazione allegata in SAP ai codici prodotto, alle attrezzature, ai macchinari e in genere gli
equipaggiamenti un tema molto vasto.
Qualsiasi elemento inserito in SAP si accompagna infatti a una dote pi o meno consistente di documenti corrispondenti
legati a qualit, dati di produzione, gestione operativa, riparazione e altro ancora. Per quanto riguarda le fonti, questa
documentazione pu provenire dallinterno, essere generata automaticamente dai sistemi di produzione oppure arrivare dai
fornitori. Va aggiunta poi la documentazione del cosiddetto storico gi esistente in azienda e custodita su supporti di
diverso tipo, dischi o anche in forma cartacea.
La proposta di DocFlow per la gestione degli allegati si compone di un sistema documentale integrato con SAP in grado
di archiviare, organizzare e rendere disponibile lintera documentazione in modalit semplice, sicura e via Web.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
IL PROCESSO DI LAVORO
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SCENARI APPLICATIVI
SISTEMI INFORMATIVI
ARCHIVIAZIONE DEI CONTENUTI NON STRUTTURATI:
FILE, MAIL, DOCUMENTI E DATI SAP, SHAREPOINT
Il bisogno di spazi di archiviazione per contenuti digitali non strutturati in continua espansione e le grandi aziende faticano
a gestire, razionalizzare e mantenere il passo delle richieste. La crescita di tale portata da rendere necessario in azienda
un sistema di gestione efficace e che sia innanzitutto cost-effective.
Le iniziative di archiviazione dei contenuti non strutturati dovrebbero cominciare dalle aree pi problematiche in termini di
gestione dellinformazione, costi di archiviazione e aspetti legali. Ci premesso, secondo la maggior parte dei responsabili
IT limportanza aziendale dei contenuti non strutturati rispecchia il seguente ordine: documenti e immagini, e-mail, files,
documenti e report SAP, altro.
Per quanto riguarda SAP, noto che il sistema non cancella i master data in tempo reale, di conseguenza la dimensione della
sua base dati cresce di pari passo con il numero delle transazioni generate sino a quando il cliente non decide di rimuovere
le transazioni chiuse. Il Data Archiving consente di archiviare sotto forma di file tutti i contenuti storici, liberando spazio
sul Database e permettendone leventuale reintegro.
Con Integrated Content Archive di DocFlow possibile realizzare una soluzione integrata di archiving per le principali
piattaforme generatrici di contenuti in azienda.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
IL PROCESSO DI LAVORO
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CASE HISTORY
GALILEO AVIONICA
DocFlow Synergy per dematerializzare il ciclo passivo
e migliorare la governance dei documenti a supporto
dei processi di business gestiti da SAP
Lazienda
Galileo Avionica una societ del Gruppo Finmeccanica che raccoglie tutte le attivit italiane e inglesi nellambito dellelettronica per la difesa. La
societ nata nel 2001 dallaggregazione di
aziende del gruppo Finmeccanica dislocate su tutto
il territorio nazionale, ognuna delle quali con un sistemi informativi propri. In seguito stato introdotto un sistema condiviso, fino ad arrivare
allimplementazione di un sistema SAP unico a supporto di tutti i processi di business.
Lesigenza
La societ aveva lesigenza di dematerializzare il
ciclo passivo (circa 60.000 fatture allanno) per
migliorare lefficienza e la governance dei documenti a supporto dei processi di business gestiti
da SAP. Le attivit legate alla gestione del ciclo passivo erano destrutturate e distribuite in sei sedi,
senza una corrispondenza effettiva tra il personale
e i carichi di lavoro. Si rendeva quindi necessario
migliorare le modalit di distribuzione di tali carichi,
a prescindere dal sito di registrazione del documento.
La soluzione
Galileo Avionica ha implementato DocFlow Synergy
che consente di archiviare in un unico repository
tutte le immagini delle fatture, che sono quindi registrabili e contabilizzabili da chiunque, ovunque si
trovi, senza necessit di trattare il documento car-
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CASE HISTORY
SOLVAY ITALIA
DocFlow per migliorare il workflow delle fatture e dei
documenti contabili anche grazie a processi
automatizzati di collegamento a SAP
Lazienda
Il Gruppo Solvay, fondato in Belgio nel 1863 da Ernest Solvay, una multinazionale che opera in tre
settori: chimico, farmaceutico e materie plastiche.
Lesigenza
Lattenzione verso la gestione documentale ha radici
lontane in Solvay e risale a oltre 15 anni fa con limplementazione di una soluzione per la scansione ottica dei documenti e il caricamento sul gestionale SAP
adottato a livello internazionale e di un sistema di
workflow verso il quale venivano indirizzate diverse tipologie di documenti. In tempi pi recenti, a seguito
di una nuova organizzazione amministrativa a livello
europeo, Solvay Italia ha sentito lesigenza di ottimizzare la gestione documentale, allo scopo di contenerne i costi e limpatto negativo sullefficienza dei
processi. In particolare, lattenzione era rivolta al workflow delle fatture e dei documenti contabili. Infatti, a
seguito della creazione di un centro servizi a Lisbona,
in Portogallo che accorpava buona parte dei processi di contabilizzazione del Gruppo, con laggiunta
delle chiusure contabili si creato uno scambio notevole di documenti cartacei tra questo centro e lItalia per i processi di verifica e di elaborazione che
precedono larchiviazione. Oltre allottimizzazione di
tale flusso, un driver importante del progetto era costituito dalla compliance relativa alla conservazione
nel tempo dei documenti (dieci anni per lItalia).
La soluzione
La soluzione DocFlow ha consentito di ottimizzare i
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CASE HISTORY
Lazienda
Wolters Kluwer un gruppo editoriale internazionale
operante in 26 paesi. In Italia, presente attraverso
Wolters Kluwer Italia (WKI) che raccoglie dieci tra i
pi autorevoli e accreditati brand produttori di prodotti e servizi editoriali e software: Artel, CEDAM, Indicitalia, Mitos, OA Sistemi, OSRA, Pragma Software,
De Agostini Professionale, Utet Professionale e Ipsoa
Editore.
Lesigenza
In Wolters Kluwer Italia le scelte tecnologiche in ambito amministrativo sono sempre state guidate dallesigenza di uniformare e integrare le attivit delle
societ e i relativi sistemi gestionali. stato quindi
implementato in tutte le societ acquisite il sistema
SAP che ha consentito un ottimo livello di integrazione. Ma alcuni processi amministrativi non erano
comunque ottimali perch troppo paper-based. Si
rendeva quindi necessario un ulteriore intervento, in
particolare in due ambiti che presentavano diverse
criticit a causa del numero delle funzioni coinvolte
e dei volumi di documenti trattati. Il primo ambito riguarda le comunicazioni e i documenti provenienti
dai clienti (in particolare il ciclo attivo), mentre il secondo la gestione del ciclo passivo.
La soluzione
Per ambedue i processi stato adottato DocFlow Synergy che ha consentito di creare un unico punto di
gestione e archiviazione dei documenti e di gestire
uniformemente tutti i processi in maniera integrata al
gestionale. Per quanto riguarda il primo ambito di
intervento (comunicazioni con i clienti), grazie a
DocFlow Synergy, sono state ottimizzate tutte le at-
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CHI
DocFlow un marchio registrato di DocFlow Italia; SAP un marchio registrato di SAP AG; SIEBEL un marchio registrato di Oracle Corporation;
SHAREPOINT un marchio registrato di Microsoft Corporation
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