INFORME

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:
CLARA ELIZABETH BRAVO JIMENEZ

TECNICO EN ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

SENA
VILLAGARZON PUTUMAYO
SEPTIEMBRE 2014

INFORME
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

ENTREGADO POR:
CLARA ELIZABETH B RAVO JIMENEZ

PRESENTADO A:
JOAQUIN ESCOBAR VALLESCO

TECNICO EN ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

SENA
VILLAGARZON PUTUMAYO
SEPTIEMBRE - 2014

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION

PAG

1. RESUMEN - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

2. CONTENIDO - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

2.1. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - - - - - - - - - - - - -

2.2. PROCESOS - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 7
2.2.1. PRODUCCION - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 7
2.2.2. RECEPCION - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8
2.2.3. DISTRIBUCION - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 9
2.2.4. TRAMITE - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 9
2.2.5. ORGANIZACIN - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 10
2.2.6 CONSULTA - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 11
2.2.7. CONSERVACION - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 11
2.2.8. DISPOSICIN FINAL - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 12
3. CONCLUSION - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 14
4. GLOSARIO - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 15
5. BIBLIOGRAFIA - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 16

INTRODUCCION
En el presente informe doy a conocer sobre el tema de exposicin que nos
correspondi programa de gestin documental. El programa de gestin
documental es un conjunto de normas tcnicas y practicas usadas para
administrar documentos de todo tipo en una organizacin, permitiendo la
recuperacin de informacin, determinar el tiempo en que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin e indefinida de
los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa;
tiene como objetivos asegurar, ofrecer, incorporar, reducir mtodos y pautas que
al interior de una organizacin permitan portar adecuadamente la documentacin
de su inters y servirla en el momento oportuno al que la requiera, el programa de
gestin documental es un proceso o un punto clave en cualquier circunstancia,
nos puede servir desde los documentos de la casa hasta los documentos que
tiene cualquier entidad, ya que este programa de gestin documental nos ayuda a
tener una mejor administracin y control de los documentos.
En el programa de gestin documental encontramos siete procesos o pasos para
una buena organizacin, manipulacin o un mejor control de los documentos; y
ellos son produccin, recepcin, distribucin, tramite, organizacin, conservacin,
disposicin final. Cada uno de ellos es muy importante tener encuenta a la hora de
manipular, tramitar, elaborar o hacer prstamo de un documento, sea cual sea su
origen o tipo de informacin contenida en el documento; todos estos
procedimientos los debemos tener encuenta en los archivos y documentos. Todos
los procesos tienen una serie de actividades, pasos, medios, etc; que son
necesarios a la hora de manejar los documentos; los procesos de del programa de
gestin documental son los soportes en los cuales estn los documentos, los
medios de distribucin, tcnicas de produccin, diligenciamiento de formularios,
identificacin de medios, verificacin de documentos, constancia de recibido,
recibo de documentos, todos estos pasos hay que tener encuenta en la
manipulacin de documentos.
Bueno el programa de gestin documental y sus procesos son una forma muy
buena para la produccin, conservacin y manipulacin de documentos ya que
nos dan a conocer muchas cosas sobre los documentos para tener un mejor
manejo de ellos y hacer su debido proceso en los diferentes casos que se
presenten, por lo cual llevar un mejor control y organizacin de los documentos.

RESUMEN
PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
Es el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin. El programa de gestin documental tambin se puede
definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones
para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada
entidad, tales como: produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin,
conservacin, disposicin final de los documentos.
En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se
debe designar un grupo especial que responda por el programa de gestin
documental.
OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Asegurar: un eficiente tratamiento a la informacin producida de una

organizacin.

Ofrecer: procedimientos y tecnologas en los procesos de capturas, tramite

y disposicin final de la informacin.

Incorporar: A la prestacin de los servicios nuestra certificacin de calidad

en los procesos de gestin documental para mejorar el nivel de nuestro servicio.

Reducir: En los organizaciones, los gastos asignados a los servicios en

proceso documentales.

Normaliza la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad.

Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo,

radicacin y distribucin de la correspondencia.

Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la tabla de

retencin documental.

Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin.

PROCESOS
PRODUCCION
Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Lo cual comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y
documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o
dependencia.

 RECEPCION
Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar
para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurdica. Se debe verificar que estn completos, que corresponda a lo anunciado y
sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el
propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
DISTRIBUCION
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Se relaciona con el flujo de los documentos al interior y exterior de la entidad. Sin
interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control y verificacin.
TRAMITE
Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de
su funcin administrativa.
ORGANIZACIN
Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los
documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.
Permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar las funciones y
necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin;
ubicacin de los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final.
ONSERVACION
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
DISPOSICION FINAL
Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en
las tablas de retencin documental o tablas de valoracin documental.

CONTENIDO
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de
informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de
los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.
OBJETIVOS

Asegurar: un eficiente tratamiento a la informacin producida de una

organizacin.

Ofrecer: procedimientos y tecnologas en los procesos de capturas, tramite

y disposicin final de la informacin.

Incorporar: A la prestacin de los servicios nuestra certificacin de calidad

en los procesos de gestin documental para mejorar el nivel de nuestro servicio.

Reducir: En los organizaciones, los gastos asignados a los servicios en

proceso documentales.

Resaltar la importancia del papel delos documentos y archivos, como

lenguaje natural de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma,
elementos necesarios para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la
transparencia y el control de la gestin pblica y garanta de los derechos
individuales y colectivos.

Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en

atencin a los procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo
mismo que la normalizacin de modelos y formatos para la produccin
documental.

Normaliza la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad.

Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo,

radicacin y distribucin de la correspondencia.

Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de

documentos y archivos a partir de la nocin de archivo total y los enunciados de
finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la tabla de

retencin documental.

Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin.

PROCESOS
PRODUCCION
Comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos
conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. 7

Proceso pretende normalizar la forma de hacer los documentos basados en los

principios jurdicos y tcnico.
TIPOS DE DOCUMENTOS

Documentos tradicionales
Documentos digitalizados
Documentos electrnicos

ACTIVIDADES DE PRODUCCION
Medios y tcnicas de produccin
Seleccin de soportes
Calidad y tipos de soporte
Diligenciamiento de formularios
Dependencias productivas: Formatos y planillas
Tipos de produccin: Las actas, constancias y certificados e informes cortos
MARCO NORMATIVO
Ley 43: Sobre el uso indeleble de tinta para documentos oficiales
Ley 527 1999: Art. 7: Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Acuerdo 060 AGN: Dice que se debe imprimir original y dos copias de cada
comunicacin y establecer quien firma los documentos.
Artculos 218 a 228: Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los
documentos pblicos.
RECEPCION
Conjunto de operaciones de y control que una institucin debe realizar para la
admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.
ACTIVIDADES DE RECEPCION
Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional,
correo electrnico, pgina web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
PASOS DE RECEPCION
Verificacin: medio que el documento este completo coincidir con la planilla
de registro competente para la entidad la cantidad de folios, anexos y
firmas.
Radicacin: Numero consecutivo fecha y hora destinatario planilla de
radicacin y control.
Registro: Ingresar datos al sistema destinatario remitente tiempo de
respuesta.
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MARCO NORMATIVO
Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin
privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante
orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma
Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995. Artculos 1, 11 y 32: Supresin de autenticacin de
documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica.
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12: Sobre las unidades de
correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

DISTRIBUCION

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

MARCO NORMATIVO
Decreto 229 de 1995: Sobre servicios postales y sus resoluciones
reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995
Artculo 25: Utilizacin del correo para el envo de informacin.
Acuerdo 060 de 2001.
Artculo 3: Centralizacin de los servicios de distribucin de las
comunicaciones oficiales.
MEDIOS DE DISTRIBUCION
DOCUMENTOS INTERNOS
Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
DOCUMENTOS EXTERNOS
Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.

TRAMITE

Es el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento

de su funcin administrativa, es decir la respuesta a una solicitud o requerimiento.
MARCO NORMATIVO
Artculo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas
a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener
pronta resolucin.
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Ley 58 de 1982: Reglamentacin trmite peticiones.

Decreto 01 de 1984: Cdigo Contencioso Administrativo Derecho de
peticin.

PASOS DEL TRMITE

1. Recepcin de solicitud o trmite
Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite.
Identificacin del trmite.
Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias.
Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
2. Respuesta
Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.
Proyeccin y preparacin de respuesta.
Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la
culminacin del asunto.

ORGANIZACIN

Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los

documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
Clasificacin: Establecer las clases o grupos de documentos.
Organizacin: De documentos: relaciona las clases de los documentos en
forma de letras o nmeros o la combinacin de ambos.
DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y
determinar los caracteres externos e internos de los documentos.
SELECCIN DOCUMENTAL
Este proceso permite programar las transferencias de documentos, adems de la
eliminacin peridica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital.

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TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Esto permite adems disponer de un mayor espacio fsico, equipos y materiales,
garantizando la integridad y la conservacin del Patrimonio Documental.
ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
Consiste en la destruccin de los documentos considerados innecesarios, previa
autorizacin del Archivo General de la Nacin o los Archivos Regionales en el
mbito de su competencia.
IMPORTANCIA
Para proponer una eliminacin de documentos se requiere:
Inventarios de eliminacin
Muestras de las series documentales a eliminarse.

CONSULTA

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la

informacin que contienen.

CONSERVACIN

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la

integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
(GRGA).
La conservacin nos ayuda a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
ASPECTOS A TENER ENCUENTA
Ubicacin
Aspectos estructurales
Distribucin
Estanteras

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 Capacidad de almacenamiento
Distribucin de la estantera
Mobiliario

CONDICIONES AMBIENTALES

Ventilacin
Iluminacin
Mantenimiento

Cdigo Procedimiento Civil.

Artculo 251: Distintas clases de documentos Son los escritos, impresos
todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo.
Ley 47 de 1920: Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.
Artculo 22.
Ley 14 de 1936: Sobre proteccin de muebles de valor histrico.
Ley 39 de 1981: Sobre microfilmacin y certificacin de archivos.
Artculos 1,2,3 y 4
Ley 63 de 1986: Aprueba el tratado que prohbe la importancia, exportacin
y transferencia ilegal de los bienes culturales.
LEY 6 DE 1992: Se expiden normas en material tributario, so otorgan
facultades para emitir ttulos de deuda pblica interna, se dispone un ajuste
de pensiones del sector pblico nacional y se dictan otras disposiciones.

DISPOSICIN FINAL

Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.
ACTIVIDADES
CONSERVACION FINAL
Se aplica a los que tienen valor permanente, es decir por disposicin legal o
informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de
entidad productora, convirtindose en testimonio de actividad y transcendencia.
EIMINACON DE DOCUMENTOS
Se aplica para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios.
SELECCION DOCUMENTAL
Con fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para
su conservacin permanente.
MICROFILMACION

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Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en

pelculas.
DIGITALIZACION
Permite reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica
(papel, video, sonido, cine, otros); solo puede ser leda o interpretada por
computadora.

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CONCLUSIN
En conclusin la gestin documental aporta una de las grandes ventajas que es, el
ahorro de tiempo, la organizacin y mantenimiento correcto de los documentos de
una empresa, es una tarea clave que nos puede ahorrar mucho tiempo y dinero al
querer encontrar un documento o informacin, tambin permite conservar
documentos teniendo como base la normatividad de la ley general de archivos.
El reto de la gestin documental es buscar soluciones adecuadas, funcionales y
tecnolgicas que garanticen su originalidad e integridad. Tambin debe tener
encuenta un buen sistema de administracin de documentos que permitan
almacenar y recuperar informacin, es vital para la permanencia de cualquier
organizacin, sin importar su tamao.
Como recursos, la gestin documental da informacin a las personas solicitantes
de la documentacin. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la
informacin, stos nos ayudan a localizar el documento en una forma ms rpida y
desde cualquier lugar, sea en la organizacin o fuera de sta.

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GLOSARIO
COLECCIN DOCUMENTAL: Conjunto de documentos reunidos segn criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgnica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
AUTOMATIZACION: Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de
almacenamiento y recuperacin de la informacin documental.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin
temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.
COMIT DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir
las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.
FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte
de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo
archivo, una institucin o persona.
FUNCION ARCHIVISTICA: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad
del que hacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.
INVENTARIO: Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detalla de
las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales.
Puede ser esquemtico, general, analtico y preliminar.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su
valor sustantivo, histrico o cultural.
Tipo documental: Unidad documental simple.

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BIBLIOGRAFIA
La ley 594 de 2000 en su artculo 22
Ley 43
Ley 527 1999: Art. 7
Acuerdo 060 AGN
Artculos 218 a 228
Artculo 15. Prrafo 3
Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995. Artculos 1, 11 y 32
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12
Decreto 229 de 1995
Decreto 2150 de 1995
Artculo 25
Acuerdo 060 de 2001.
Artculo 3
Artculo 23
Ley 58 de 1982

Decreto 01 de 1984
Artculo 251
Ley 47 de 1920
Artculo 22
Ley 14 de 1936
Ley 39 de 1981.
Artculos 1,2, 3 y 4
Ley 63 de 1986
LEY 6 DE 1992
PAG GOOGLE
PAG GOOGLE ARCHIVO PDF: PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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