Cap.

V Alcance

Captulo 5 - ALCANCE
Los espritus mediocres suelen condenar todo aquello que est fuera
de su alcance.
Franois de la Rochefoucauld (1613-1680). Escritor francs.

En este captulo veremos la gestin del alcance del proyecto a los fines de
definir QU trabajo necesitamos realizar para alcanzar un proyecto exitoso.
Al finalizar el captulo habrs aprendido los siguientes conceptos:
Alcance del proyecto y del producto
Planificacin del alcance
Procesos de la gestin del alcance
Recopilar requisitos
Definir el alcance
Estructura de desglose del trabajo
Verificar el alcance
Controlar el alcance
Alcance del proyecto vs. Alcance del producto
Generalmente se suele confundir el alcance del proyecto con el alcance del
producto o servicio de ese proyecto.
El alcance del producto se refiere a las caractersticas y funciones del
producto o servicio. Por ejemplo, queremos producir una computadora porttil
que pese menos de 500 gramos, con 1000 teras de disco, 40 teras de
memoria y batera con autonoma para un ao.
Por su parte, el alcance del proyecto consiste en definir todos los procesos y
el trabajo necesario para que el producto sea provisto con todas las
caractersticas y funciones requeridas. Por ejemplo, definir todo el trabajo y los
procesos que tendremos que seguir para tener esa computadora en tiempo y
forma.
Podramos decir que el alcance del proyecto es ms amplio que el alcance del
producto.

92

Cap. V Alcance

Alcance del proyecto y del producto

Alcance del
Proyecto
Alcance del
Producto

Planificacin del alcance

Durante el proceso de desarrollar el plan para la direccin del proyecto se
realiza la planificacin del alcance para definir cmo se llevarn a cabo los
procesos de la gestin del alcance.

Si no lo planificas, no lo podrs hacer!

Recordemos que el plan para la direccin del proyecto requiere iteraciones e

interrelaciones con las distintas reas del conocimiento. Al momento de
planificar el alcance, seguramente el plan del proyecto tendr poco nivel de
detalle, pero debera incluir como mnimo lo siguiente:
Fases o ciclo de vida del proyecto
Qu procesos y herramientas se van a utilizar en el proyecto
Cmo se realizar la gestin de la configuracin

La planificacin del alcance requiere de varias iteraciones.

Como resultado de la planificacin del alcance obtendremos:

Plan de gestin del alcance del proyecto

El plan de gestin del alcance es un documento donde se definen los

procedimientos que se llevarn a cabo para:
Preparar el enunciado o declaracin del alcance
Crear y aprobar la EDT
Realizar la verificacin del alcance
Procesar y aprobar los cambios en el alcance

Los responsables de implementar las tareas deberan participar en la

elaboracin del plan del alcance.

93

Cap. V Alcance

Procesos de gestin del alcance

Para alcanzar un proyecto exitoso necesitamos implementar procesos de
gestin del alcance para asegurarnos que todo el trabajo se lleve a cabo, y
slo ese trabajo se lleve a cabo.

Debemos dar al Cliente lo que nos pidi, ni ms ni menos!

Estos procesos nos ayudarn a evitar que se agreguen cambios que no

pasaron por el control integrado de cambios y de esta forma prevenir trabajos
no solicitados (gold plating).
Vamos a desarrollar los cinco procesos de la gestin del alcance que se
distribuyen entre los grupos de procesos de planificacin y control como se
presenta en la tabla a continuacin.
Procesos de Alcance
Integracin
Alcance

Iniciacin
1

Planificacin
1

Ejecucin
1

. Recopilar
Requisitos

. Verificar
Alcance

. Definir Alcance

. Controlar
Alcance

. Crear EDT

Tiempo
Costo
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
TOTAL

Control
2

5
2
1
1
1
5
1
20

1
3
2
1
8

Cierre
1

1
1
1
1
1
1
10

1
2

Los cinco procesos de la gestin del alcance son:

1. Recopilar requisitos: documentar las necesidades de los interesados
para convertirlas en requisitos del proyecto.
2. Definir el alcance: desarrollar el enunciado del alcance detallado, el
qu.
3. Crear la estructura de desglose del trabajo o EDT: descomponer el
proyecto en partes ms pequeas.
4. Verificar el alcance: conseguir la aceptacin formal del alcance por
parte del cliente o patrocinador.
5. Controlar del alcance: gestionar los cambios en el alcance.

94

Cap. V Alcance

Recopilar requisitos
A los efectos de poder cumplir con los objetivos del proyecto, es necesario
definir y documentar todas las necesidades y expectativas de los interesados
(patrocinador, cliente, etc.).

La recopilacin y gestin de los requisitos de los interesados es

clave para un proyecto exitoso.
El proceso de recopilar requisitos incluye la gestin de las expectativas del
cliente y son la base para la EDT.
Qu necesito para empezar?
Acta de constitucin y enunciado del alcance
Registro de interesados
Qu herramientas puedo utilizar?
Entrevistas, cuestionarios, encuestas, observacin
Grupos de opinin (Focus groups): un moderador coordina una
discusin interactiva entre los interesados claves del proyecto.
Talleres para definir los requisitos del producto. Por ejemplo, en la
industria de software se realizan sesiones conjuntas de desarrollo y en
la industria manufacturera se denominan despliegue de funciones de
calidad.
Tcnicas de creatividad: tormenta de ideas, mapa conceptual, tcnica
Delphi, etc.
Tcnica Delphi: se separa fsicamente a los miembros del grupo
que se va a entrevistar, para reducir las influencias
interpersonales. Las opiniones de cada experto son procesadas
por un coordinador general y se vuelven a enviar a todos los
miembros del grupo manteniendo el anonimato de los
involucrados. El coordinador le informa a cada uno de los
participantes las razones que justifican distintas opiniones y les
solicita que re-evalen su respuesta para profundizar el anlisis.
Este proceso de retroalimentacin iterativo contina hasta que no
hay ms cambios que realizar.
Tcnicas para la toma de decisiones en grupo: por consenso o
unanimidad, por el voto de la mayora (+50%), pluralidad (aunque no
se alcance el 50% se selecciona lo de la mayora), dictadura (lo que
diga en Jefe).
Prototipos: elaborar una versin preliminar tangible del producto final
para obtener una retroalimentacin temprana sobre los requisitos del
proyecto. Por ejemplo, videos en 3D, maquetas, muestras, etc.

95

Cap. V Alcance

Lo ms complejo del proceso de recopilar requisitos suele ser

entender las necesidades imprecisas del cliente durante las fases
iniciales. Para mitigar este inconveniente se recomienda:
1) Retroalimentacin iterativa entre diseadores y cliente
2) Prototipos preliminares (prueba y error)
3) Involucrar a la alta gerencia en la recopilacin de requisitos
4) Convertir al equipo en pseudo clientes (indwelling)
Qu obtengo al final del proceso?
Documentacin de requisitos: justificacin del proyecto, objetivos,
funcionalidad del producto, calidad, seguridad, criterios de aceptacin,
impactos del proyecto en otras reas, supuestos, restricciones, etc.
Documentacin de requisitos - Ejemplo
Nombre del Proyecto: Chaares de la Luna
Localizacin: Tunuyn, Mendoza, Argentina
Fecha ltima actualizacin: 20 Agosto
Requisito: Hotel con cava de vinos entre viedos
Solicitado por: Ray Sanchez (Patrocinador)
1. Justificacin
Captar inversores de alto poder adquisitivo relacionados con el enoturismo.
2. Objetivos del Proyecto
Recupero de la inversin en 5 aos
Alcanzar una tasa interna de retorno del 30% anual
3. Objetivos del Producto
Viedos capaces de producir vinos premium de alta calidad
Hotel que respete el medio ambiente
4. Requisitos funcionales
Viedos de forma circular
Hotel construido con materiales de la zona: piedra, madera y barro
5. Requisitos no funcionales
Viedos biodinmicos
Hotel bio-sustentable
6. Requisitos de calidad
Certificacin orgnica al viedo
Hotel de turismo rural categora 4 estrellas.
7. Criterios de aceptacin
Viedos en plena produccin en un plazo de 5 aos
Hotel abierto al pblico en un plazo de 5 aos
8. Supuestos
La inflacin en dlares no supera el 10% anual
Se mantiene la tendencia actual de turistas extranjeros
9. Restricciones
La localizacin de viedos y hotel es en el Valle de Uco
Las leyes actuales no permiten construcciones de barro

Plan de gestin de requisitos: Cmo se documentarn e informarn

los requisitos?; Cmo ser el proceso de monitoreo y control de los
requisitos?, Quines y cmo realizarn cambios en los requisitos?,
Cmo se priorizarn los requisitos?

96

Cap. V Alcance

Matriz de rastreabilidad de los requisitos: tabla que vincula cada

requisito con el objetivo que le dio origen, para realizar un monitoreo y
control a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Adems de vincular a
cada requisito con un objetivo, se suele incluir tambin una vinculacin
con la estrategia, el alcance, el diseo, etc.
Ficha de requisito
#3
Fecha
Versin
Descripcin
Justificacin
Objetivo
Responsable
Prioridad
Estado (vigente, cancelado, diferido, aprobado)
Fecha de trmino
Criterio de aceptacin

Requisito XXX

97

Cap. V Alcance

Definir el alcance
En el proceso de definir el alcance se profundiza el nivel de detalle del
proyecto y del producto.
Qu necesito para empezar?
Acta de constitucin del proyecto
Documentacin de requisitos
Qu herramientas puedo utilizar?
Anlisis del producto: analizar los objetivos del producto establecidos
por el cliente o patrocinador y convertirlos en requisitos tangibles del
proyecto.
Tormenta de ideas para identificar alternativas
Talleres de trabajo
Qu obtengo al final del proceso?
Enunciado (o declaracin) del alcance
El enunciado del alcance del proyecto es un documento donde se definen los
entregables y las tareas necesarias para realizar esos entregables. En este
documento se detalla en profundidad la descripcin de los entregables, se
analiza si los supuestos preliminares son vlidos, se explicitan los lmites del
proyecto, etc.

97

Cap. V Alcance

Enunciado del alcance - Ejemplo

Nombre del Proyecto: Chaares de la Luna
Fecha ltima actualizacin: 15 octubre
Preparado por: Paul Leido (Project Manager)
1. Breve descripcin del proyecto
Chaares de la Luna es un proyecto ubicado en Tunuyn, Mendoza, Argentina,
orientado al mundo del turismo vitivincola. El proyecto consiste en la construccin de
un Hotel con cava de vinos, dentro de un predio de 23 hectreas, con 15 hectreas
plantadas para producir vinos de alta calidad.
2. Alcance del producto
15 Has plantadas con varietales malbec, cabernet franc y chardonay.
8 Has para mantener bosques de Chaares, Hotel y esparcimiento.
Hotel con conceptos de bio-sustentabilidad
Hotel de 2400 m2 cubiertos distribuidos en 2 bloques: 1 rea principal de 800 m2
con comedor, estar, cava subterrnea, SPA, piscina y servicios generales; y 16
Habitaciones de 100 m2 en inmersas entre los viedos
3. Entregables
Business Plan, Pgina web, folletos y presentaciones
Anteproyectos: arquitectnico, viedos, forestacin
Plan preliminar: Estructura de desglose del trabajo, Cronograma, Presupuesto, Matriz
de roles y responsabilidades, Plan de comunicaciones, Plan de gestin de calidad, Plan
de compras y suministros, Plan de respuesta al riesgo
Viedos plantados
Hotel construido y equipado
4. Criterios de aceptacin
Venta de 100 acciones en los prximos 3 aos
Viedos en plena produccin en un plazo de 5 aos
Hotel abierto al pblico en un plazo de 5 aos
5. Exclusiones
Armado del club del vino
Administracin del Hotel
6. Supuestos
Se mantiene una relacin cambiaria Euros/Dlar de +/- 20%
La inflacin en dlares no supera el 10% anual
El municipio autoriza la construccin de un Hotel
Se mantiene la tendencia actual de turistas extranjeros
7. Restricciones
La localizacin de viedos y hotel es en el Valle de Uco
Las leyes actuales no permiten construcciones de barro
Las plantas malbec hay que solicitarlas con 18 meses de anticipacin
8. Riesgos preliminares identificados
Falta de ventas de acciones minoristas, Incremento del riesgo pas, Ley anti viedos,
Falta de abastecimiento de energa elctrica, Cambio climtico con incremento de
granizo, Destruccin de vas de accesos por problemas climticos
9. Requisitos de aprobacin:
El Directorio de Chaares de la Luna S.A. ser quin apruebe los entregables del
proyecto. Cualquier cambio sobre el alcance preliminar definido en este documento
requiere de la firma del Directorio de Chaares de la Luna S.A.

99

Cap. V Alcance

Crear la Estructura de Desglose del Trabajo

El proceso de crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) o WBS (work
breakdown structure), consiste en dividir al proyecto en menores componentes
para facilitar la planificacin del proyecto.
Por lo general, muchas organizaciones cometen el error de saltarse este
proceso al momento de planificar sus proyectos. En su lugar,
c o m i e n z a n a descomponer el proyecto a nivel de actividades y esto no
favorece para un proyecto exitoso.
Qu necesito para empezar?
Enunciado del alcance
Documentacin de requisitos
Qu herramientas puedo utilizar?
Descomposicin: dividir el proyecto en menores componentes
Qu obtengo al final del proceso?
Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Diccionario de la EDT: donde se explicitan los trminos de la EDT.
Lnea base del Alcance: el enunciado del alcance, la EDT y su
diccionario forman la lnea base del alcance. Lo que no est all no forma
parte del alcance del proyecto.
La EDT es una especie de organigrama jerrquico del proyecto donde se subdivide el mismo en menores componentes.
El nivel ms bajo de cada divisin se denomina paquete de trabajo. Por otro
lado, tambin suelen existir cuentas de control que son lugares para medir el
avance del alcance, el cronograma o los costos. Cada cuenta de control incluye
uno o ms paquetes de trabajo.

100

Cap. V Alcance

Ejemplo de EDT
Proyecto
1
1.1

1.2

2
1.3

1.1.1

2.1

3
2.2

2.2.1

2.2.2
2.2.2.1

1.1.2

Mercado
1.1.3
2.2.2.2

Paquetes de trabajo: ltimo nivel de cada divisin de la EDT.

Cuenta control: Lugares en la EDT donde se mide el progreso del
alcance, el cronograma o los costos.
Cada Cuenta control incluye uno o ms paquetes de trabajo.
El primer nivel jerrquico de la EDT podra ser el ciclo de vida del proyecto. Por
ejemplo, en el sector petrolero se suele observar el primer nivel con la
siguiente divisin: factibilidad, seleccin, definicin, ejecucin y operacin.
EDT Ejemplo Proyecto Sector Petrolero
Proyecto
Petroleo
Factibilidad

Seleccin

Definicin

Ejecucin

Operacin

Sin embargo, la EDT no tiene ninguna relacin de secuencia entre sus

componentes. Por ejemplo, en los grficos a continuacin se presentan
ejemplos de EDT donde el primer nivel jerrquico no tiene ninguna relacin
con el ciclo de vida.

101

Cap. V Alcance

EDT Programa de Turismo

Programa de Turismo

Fiesta

Promocin

Alimen tacin

Aventura
Diseo

Extranjeros

Prensa

Giras

Locales

Agencias

Publicidad

Folletos

Prensa

Radio

TV

En la EDT no hay actividades.

WBS Construccin
Hotel

Puesta en
marcha

Servicios

Paisaje

Construccin

Legal

Accesos

Diseo

Masterplan

Oficinas

Agua

Proveedores

Plan Preliminar

Equipo

Electricidad

Irrigacin

Terreno

Gas

Ejecucin

Web

Securidad

Proyecto

Ejecucin

Marketing

Mayoristas

Minoristas

Hotel

Turismo

102

Cap. V Alcance

En cuntos niveles debo descomponer el proyecto? Deberas

subdividirlo hasta aquel punto en que los costos y el cronograma
puedan estimarse con precisin para cada paquete de trabajo.
Sin embargo, no hay que excederse en las subdivisiones. La EDT
forma parte del plan y un plan es til slo si luego es
implementado. Tener demasiadas divisiones no ayudar con la
gestin del proyecto, por lo que eso no sera apropiado.

Dividida al proyecto en tantos paquetes de trabajo como sea posible y

necesario para su mejor gestin.
Algunas ventajas de utilizar la EDT son:
Tener una visin de conjunto para que el equipo de trabajo comprenda
rpidamente su lugar en el proyecto
Servir como base para la estimacin de tiempos, costos, personas y
riesgos.
Facilitar la comunicacin
Facilitar el control integrado de cambios

La creacin de la EDT es una excelente actividad para el desarrollo de

equipos de trabajo.
En la EDT no hay lugar suficiente para explicitar qu significa cada uno de sus
trminos. Por tal motivo, es importante que se acompae con el diccionario de
la EDT donde se pueden encontrar con ms detalle los trminos de cada
componente de la EDT.
Por ejemplo, en la tabla a continuacin se presenta el diccionario del
componente 2.2.2.1 Mercado.
Ejemplo de Diccionario de la EDT
ID #
Cuenta Control #
ltima actualizacin
Responsable
2.2.2.1
2.2
15/07/12
Juan Roble
Descripcin: Estudio de mercado del sector de jugos naturales
Criterio de aceptacin: el informe debe contener como mnimo las importaciones de
cada pas del Reino Unido durante los ltimos 5 aos.
Entregables: presentacin con multimedia e informe escrito encuadernado
Supuestos: el cliente entrega el listado de ventas antes del 15/07/12
Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor, 3 computadoras
Duracin: 65 das hbiles
Hitos: 15/08/13 Informe preliminar aprobado por el patrocinador
20/09/13 Presentacin multimedia a los interesados
12/10/13 Informe final aprobado por el cliente
Costo: $32.920
Interdependencias: Antes de #1.2.3 y despus de #3.4.1

103

Cap. V Alcance

Firma del Director del Proyecto:

Una vez que se tiene la EDT del proyecto se podrn planificar las actividades o
tareas relacionadas con cada uno de sus componentes, como veremos en el
prximo captulo.

Ejercicio 5.1 EDT

Usted ha sido nombrado como responsable de armar la estructura de desglose
del trabajo del Programa X. Para ello, necesitar gran colaboracin del resto
del equipo.
En primer lugar divide al Programa en cuatro Proyectos y luego divide algunos
Proyectos en otros componentes ms pequeos como se presenta en la tabla a
continuacin.
Programa

Proyectos
1

2
3

Componentes
1.1
1.2
1.3
2.1
2.2
3.1
3.2

Recursos
humanos
30
20
10
5
15
10
10
30

Plazo
estimado
30 das
15 das
15 das
20 das
10 das
5 das
5 das
45 das

a) Grafique la EDT de este programa.

b) Cul sera la duracin del proyecto?
c) Coloque nombre real a los proyectos y componentes en base
a un caso real que est trabajando

Dedique 15 minutos a resolver este ejercicio.

104

Cap. V Alcance

Respuesta Ejercicio 5.1

a) EDT del Programa
Programa

Proyecto 1

Proyecto 2

1.1
30p; 30d

Proyecto 3

2.1
5p; 20d

Proyecto 4

3.1
10p; 5d

1.2

2.2

3.2

20p; 15d

15p; 10d

10p; 5d

1.3
10p; 15d

b) La EDT no se utiliza para estimar la duracin del proyecto. Para estimar la

duracin ser necesario identificar las actividades, secuenciarlas, estimar los
recursos y la duracin de cada actividad. Sin embargo, pueden utilizarse los
componentes de la EDT para estimar en forma aproximada los recursos y
duraciones de cada paquete de trabajo como se present en la EDT del punto
a). Esto sirve para tener una idea relativa de la magnitud de cada paquete de
trabajo.
c) EDT para un proyecto de construccin
Proyecto
Planificacin

Construccin
Paisaje

Control

Cierre

Materiales

Terreno
stalaciones

Edificacin

Equipo

Equipamiento

No dejes de completar esta respuesta con la EDT de un proyecto

personal.

105

Cap. V Alcance

Verificar el alcance
El proceso de verificar el alcance forma parte del grupo de procesos de
monitoreo y control. Este proceso puede realizarse al finalizar cada entregable
importante del proyecto y debe realizarse siempre antes del proceso de cerrar
el proyecto o fase.
Qu necesito para empezar?
Documentacin de requisitos y su matriz de rastreabilidad
Enunciado del alcance, EDT y diccionario de la EDT
Entregables validados
Qu herramientas puedo utilizar?
Inspeccin o auditoras: revisar que los entregables cumplan las
especificaciones y documentar la finalizacin de cada entregable
Qu obtengo al final del proceso?
Entregables aceptados por el cliente o patrocinador
Solicitudes de cambio y actualizaciones

El principal objetivo de verificar el alcance es asegurar que cada

entregable se est completando en forma apropiada. Adems, es un
proceso pro-activo que permite recomendar acciones correctivas antes
de entregar el producto final al cliente.

Controlar el alcance
A diferencia de verificar el alcance donde se asegura que se estn
completando los entregables, el proceso de controlar el alcance consiste en
revisar que se estn realizando los entregables definidos en el proyecto, ni
ms ni menos.
Qu necesito para empezar?
Planes: alcance, cambios, configuracin, requisitos
Informes de desempeo del trabajo: informes de avance
Requisitos y matriz de rastreabilidad
Qu herramientas puedo utilizar?
Anlisis de variacin: estudiar si los desvos en el alcance
comparados con la lnea base son significativos como para aplicar
acciones correctivas.

106

Cap. V Alcance

Qu obtengo al final del proceso?

Mediciones del desempeo del trabajo
Solicitudes de cambio
Actualizaciones a la lnea base del alcance y otras

Al gestionar los cambios en el alcance se debe asegurar que

cualquier modificacin se realice a travs del control integrado de
cambios.

Corrupcin del alcance: cuando se realiz un cambio en el alcance

que no pas por el control integrado de cambios.

Resumiendo el Alcance
En el grfico a continuacin se resumen las principales entradas, salidas e
interrelaciones de los procesos de gestin del alcance.
Integrando la gestin del alcance
Entregables
Entregables
aceptados

1. Recopilar
requisitos

4. Verificar
el alcance

Cambios
solicitados

2. Enunciado
del alcance
5. Controlar
el alcance

3. EDT
Diccionario
EDT

Mediciones

Actualizaciones
Planes

Informes de
desempeo

107

Cap. V Alcance

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