SENA

CENTRO DE LA INNOVACIN LA AGRO INDUSTRIA Y EL TURIMOS

SEDE GIRARDOTA

APRENDIZ
WALTER ALONSO BUSTAMANTE CADAVID

TALLER PLAN DE MEJORAMIENTO

INSTRUCTORA
LEONOR BEDOYA VALENCIA
TEGNOLOGA EN GESTION DOCUMENTAL
SENA RIONEGRO
ANTIOQUIA
2014

INTRODUCCION
La valoracin es la fase de tratamiento archivstico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando
plazos de transferencia, tiempo de permanencia, acceso y conservacin o eliminacin.
La valoracin primaria consta de documentos que se hallan en la fase activa y semi
activa de ciclo vital, es decir mientras interesan a la dependencia productora como
instrumento de referencia para gestin administrativa; mucho despus esta la
valoracin secundaria, es cuando los documentos pierden en primera instancia el valor
primario y adquieren utilidad histrica y social, porque de alguna manera la
informacin que tienen es relevante por ser testimonio de origen y desarrollo; esto
comprende la fase inactiva.
Transferencia documental proceso por el cual se trasladan documentacin del archivo
de gestin al central es primaria y del central al histrico es secundaria.

OBJETIVO
Controlar el ciclo vital de los documentos producidos por la entidad, desde el momento
de su creacin hasta su disposicin final, describir la valoracin como una de las
principales tendencias archivsticas, describir los aspectos metodolgicos en los que
sustentan la valoracin documental como instrumento de un proceso de esencial de
gestin documental, destacar la importancia de un plan de valoracin documental.

La valoracin consiste en analizar y determinas los valores primarios y secundarios de

los documentos esto con el fin de fijar los plazos de retencin en las diferentes fases de
archivo se hace siguiendo algunos criterios como: El criterio legal de l se derivan
obligaciones y responsabilidades, que de la perspectiva normativa y documental
impactan la administracin y los derechos. El criterio de frecuencia de consulta; este
depende del nivel de utilidad como testimonio o prueba de un hecho administrativo o
misional. El criterio de condiciones polticas y sociales de la poca hace referencia a los
valores que se pueden desarrollar de un documento con registro de acontecimientos
histricos, sociales y econmicos. El criterio de caracterizacin institucional; es el
conocimiento de la entidad y el criterio de evolucin y desarrollo que hace referencia al
establecimiento de polticas que garanticen niveles de seguridad y acceso a la
informacin.
Valor primario: es la cualidad que adquiere un documento desde su creacin en la
dependencia que lo genero y va a lo largo de la primera y segunda edad del siclo vital.
Esto comprende tambin archivo de trmite o fase activa: que se inicia cuando los
documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna actividad y termina
cuando est ha concluido y ha bajado la regularidad de consulta, en esta fase los
documentos son objeto de consultados con una mayor frecuencia. Terminada la
actividad administrativa o misional que los genero, y cumpliendo tambin con el
tiempo de retencin en el archivo de gestin; se procede hacer la transferencia primaria
que es el traslado de documentos de archivo de gestin (o de oficina) al central cuya
frecuencia de uso ha disminuido para su conservacin pre ocupacional. El tiempo de
retencin es el determinado en la TRD.
Fase semi activa: inicia cuando ha bajado la frecuencia en la consulta de los
documentos y ha terminado la actividad administrativa para la cual fueron creados, el
archivo central tiene documentos con asuntos terminados o de escaso movimiento, es
decir, semi activo.
Los valores primarios son: Administrativo, legal, fiscal, contable y tcnico. El valor
administrativo es aquel documento que sirve como testimonio de procedimientos y
actividades su utilidad hace referencia para la toma de decisiones y la planeacin, es
decir el documento es inherente en los procesos que se desarrollan en una gestin de
una organizacin asta terminada su vigencia. El valor legal es el que se deriva de
derecho y obligaciones legales, reguladas por un derecho comn y que sirve de
testimonio ante la ley, en pocas palabras son aquellos documentos que constituyen
derechos y deberes garantizados. El valor fiscal: son aquellos documentos que tienen la
cualidad de servir como testimonio de cumplimiento de obligaciones tributarias y
control de recurso humano y monetario, son documentos subyugados de la ley.
El valor contable hace referencia al conjunto de documentos que soportan el registro y
cuentas de los ingresos y egresos tambin o cualquier otro movimiento econmico de
una entidad pblica. El valor tcnico es el atributo que posee un documento producido y
recibido por una institucin con una caracterstica misional.

Transferencia secundaria: una vez terminado el tiempo de retencin en el archivo

central se procede al traslado de documentos al archivo histrico.
En el archivo central se determina el procedimiento a seguir de acuerdo con el valor que
tenga los documentos que cumplieron con el tiempo de retencin, se proceder a su
eliminacin o conservacin en el archivo histrico. Esto determinado en la valoracin
documental.
Valor secundario: es la cualidad atribuida a aquellos documentos que por su importancia
histrica, cientfica y cultural deben pasar hacer memoria institucional en la empresa.
El uso de los documentos que tienen esta cualidad tendr aplicacin en la investigacin
cientfica, social y como fuente de informacin de carcter permanente. Fase inactiva
comprende la edad en que los documentos pierden el valor consulta inmediata y dejan
de ser utilizados por las dependencias adquiriendo un valor social y de investigacin.
Valor histrico: son aquellos documentos que deben conservarse de forma permanente
por ser fuente primaria de informacin, tiles para la reconstruccin de la memoria
institucional de una entidad, esto por que sirven como fuente de investigacin. Valor
cultural: cualidad de un documento que por su contenido, testimonio, costumbres,
tradiciones, valores, desarrollo social y poltico es til para conocimiento de una
empresa. Valor cientfico documento que registra informacin relacionada con la
creacin de conocimiento en cualquier rea del saber. Valor cientfico valor evidencia
basado en la estructura y procesos de la empresa como material probatorio.
Administrativo
Tcnico
Administrativo
Fiscal
Administrativo
Administrativo
Tcnico
Fiscal
Tcnico
Contable
Legal
Legal
Legal
Legal
Tcnico

Valores Primarios
Contrato por prestacin
de servicios
Manual de archivo
Registro de propiedad
Demanda de Sancin
econmica
Transferencia de
fondos
Plan de accin anual
Trabajo de
investigacin
Pago de impuesto
Resultados de
investigacin
Comprobante de pago
Carta poder
Contrato de
compraventa
Certificado de cmara
de comercio
Pliza de cumplimiento
Informe de
investigacin

Histrico
Histrico
Histrico
Histrico
Histrico

Valores Secundarios
Acta de comit de
archivo
Manual de archivo
Registro de propiedad
Demanda de sancin
econmica
Trasferencia de fondos

Histrico
Cultural
Histrico
Ciencia
Histrico
Histrico
Histrico
Histrico
Histrico
Investigacin

Plan de accin anual

Trabajo de
investigacin
Pago de impuesto
Resultado de
investigacin
Comprobante de pago
Carta poder
Contrato de
compraventa
Certificado de cmara
de comercio
Pliza cumplimiento
Informe de
investigacin

Contable

Administrativo
Tcnico
Tcnico
Administrativo

Recibos de
consignaciones
bancarias
Acuerdo de consejo
directivo
Plan de desarrollo
manual de procesos
Acta de comit de
archivo

Histrico

libro de contabilidad

Histrico

Acuerdo de consejo
directivo
Plan de desarrollo
Manual de procesos
Acta de comit de
archivo

Histrico
Histrico
Histrico

Mapa mental: es un diagrama usado para representar palabras, ideas, tareas y dibujo u
otros conceptos ligados, dispuesto a rededor de una idea central. Los mapas metales son
mtodos muy eficaces para memorizar informacin de forma lgica y creativa.

Este fondo acumulado no cuenta con carpetas reglamentadas y no respeta el principio de

orden origina, las carpetas parece superar los 200 folios principio de procedencia
tampoco cuenta con un sistema de ordenacin, se evidencia que no cumple con el
proceso ordenacin, no se ven extintores, no almacenan en cajas. Tambin se evidencia
que entra mucha luz de un lado y esto puede deteriorar los documentos y ms si es
solar. Por el estado como estn almacenados los documentos se puede decir que no se
encuentran descriptos y mucho menos con TVD o TRD.

DEFINICIN DE FONDOS CUMULADOS: Los fondos acumulados son documentos reunidos

por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado
de organizacin y de conservacin.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de poltica archivstica del Estado, del
desgreo administrativo y de los cambios constantes de la administracin; estos ltimos se
reflejan en la liquidacin, fusin y privatizacin de entidades as como tambin en las
reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva
a que la institucin concentre en sus depsitos documentacin producida por la o las entidades
que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.
CONCLUSIONES
La reconstruccin de la estructura orgnica de la empresa es un procedimiento cable para la
elaboracin de un diagnstico completo.
Para la elaboracin del plan archivstico es importante tener claro los datos obtenidos en el
diagnstico y la compilacin de informacin.
Para la elaboracin de la tabla de retencin documental se tiene en cuenta el cuadro de
clasificacin documental.

Bibliografa
http://fquitian.blogspot.com/2011/06/fondos-acumulados.html
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http://www.monografias.com/trabajos-ppt/organizacion-archivo/organizacion-archivo.shtml
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http://prezi.com/qzwxmwdprawb/valores-primarios-y-secundarios-del-archivo/
http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarricense_V.html
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Y%20DECRETOS,%20CIRCULARES/modulo_3.pdf
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Y%20DECRETOS,%20CIRCULARES/BAGN_2008_No_120-03.pdf
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Y%20DECRETOS,%20CIRCULARES/5.%20PREVENCION%20Y%20C