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ANEXO DE SEGURIDAD

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INTRODUCCIN
PACIFIC RUBIALES ENERGY CORP sus Afiliadas, Subsidiarias y Filiales, en adelante LA
COMPAA, establecen los requisitos mnimos de Seguridad que deben cumplir los
CONTRATISTAS, sus Subcontratistas, entendiendo estos como aquellas personas jurdicas o
naturales que presten servicios de manera exclusiva para el desarrollo del Objeto del Contrato o
actividades conexas, complementarias o accesorias, y las dems personas que ingresen de
manera temporal o permanente al Lugar de Ejecucin del Contrato o reas operadas por LA
COMPAA. Estas especificaciones forman parte integral del Contrato u Orden de servicios que
ejecuta EL CONTRATISTA, pero no reemplazan las obligaciones de Ley que sean aplicables, ni
las especificaciones contenidas en la Invitacin a Proponer, Solicitud de Oferta, el Contrato y/o la
respectiva Orden y en los dems Anexos.
Por otro lado, LA COMPAA, como una de las empresas lderes en el sector extractivo en
Colombia, y de acuerdo con su compromiso de Respetar y promover los Derechos Humanos en
todas sus operaciones, considera prioritario integrar y alinear su gestin de la seguridad a los
Principios Voluntarios en Seguridad y Derechos Humanos (en adelante, los Principios
Voluntarios).
Los Principios Voluntarios son una iniciativa mundial y de adherencia voluntaria que brinda
directrices a las compaas del sector extractivo para garantizar la seguridad de sus operaciones,
bajo un marco de respeto y promocin de los Derechos Humanos y de las libertades
fundamentales. Dichos Principios Voluntarios pueden consultarse en la pgina web:
www.voluntaryprinciples.org.
Mediante este Anexo de Seguridad, LA COMPAA invita a sus CONTRATISTAS a actuar de
conformidad con los Principios Voluntarios en especial a lo que concierne a la seleccin y
contratacin de proveedores de servicios de seguridad privada. Es de gran importancia para la
COMPAA que estos servicios se desarrollen en un marco de respeto a los derechos humanos y
de cumplimiento de los mencionados Principios Voluntarios.
Este Anexo forma parte integral de todo documento de la Invitacin a Proponer, Solicitud de Oferta,
Contrato y/o Orden de Compra y en general de todo negocio que LA COMPAA celebre o
proponga celebrar a terceros.
En este sentido, todos los trminos definidos en las Condiciones Generales del Contrato, tendrn
en este documento, el mismo significado que ha sido adscrito a dichos trminos en aquel. No
obstante, cuando se mencione el trmino Contrato, en este documento, este se referir tambin a
las rdenes de servicio, cuando haya lugar a hacer mencin de estas.
El CONTRATISTA se obliga a hacer extensivo el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el
presente Anexo en cada uno de sus contratos con Subcontratistas, incluyendo expresamente a
todos sus dependientes y/o proveedores que presten o suministren bienes y servicios al interior del
Lugar de Ejecucin. Esta obligacin incluye la obligacin del CONTRATISTA de llevar a cabo el
debido seguimiento al cumplimiento de los mencionados deberes por parte de sus Subcontratistas.

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OBJETIVO

El presente Anexo establece medidas de proteccin, conocimiento y cumplimiento por parte de EL

CONTRATISTA, ya sea en reas en operacin, reas de influencia o en la zona urbana, para su
personal, equipos, elementos e informacin necesarios para la ejecucin del Objeto del Contrato,
con el fin de prevenir y minimizar los Riesgos asociados y orientar para que adopten una poltica
de autocuidado.
Por medio de los informes de novedad generados por parte de EL CONTRATISTA, identificar,
analizar y reducir, los diferentes Riesgos y Vulnerabilidades, para el mejoramiento continuo de
proteccin de las operaciones en el Lugar de Ejecucin.
2.

ALCANCE

Este documento aplica a todos los Contratistas, Subcontratistas, y sus trabajadores que laboren en
el Lugar de Ejecucin de conformidad con lo establecido en el Contrato o la Orden de Servicio, y
las dems personas que ingresen de manera temporal o permanente al Lugar de Ejecucin del
Contrato o reas operadas por LA COMPAA.
3.

POLTICA DE SEGURIDAD

PACIFIC RUBIALES ENERGY CORP., est comprometido en crear un entorno operacional

confiable que permita llevar a cabo las operaciones de LA COMPAA, a travs del desarrollo y
mejoramiento continuo de un Sistema de Seguridad que provea en forma razonable la proteccin
de sus empleados, propiedades, informacin e intereses, en todos los lugares donde se
desarrollen sus negocios.
La Poltica de Seguridad est fundamentada en los valores corporativos, incorpora las mejoras
prcticas de la industria y cumple con las regulaciones aplicables vigentes.
4.

DEFINICIONES

Gerencia de Seguridad: Dependencia responsable de la seguridad fsica, la cual cuenta con una
coordinacin de seguridad de contratistas para su control.
Coordinacin de Seguridad de Contratistas: Coordinacin de nivel corporativo, la cual tendr un
lder responsable de realizar el control, seguimiento y auditora del anexo de seguridad,
interactuando de manera permanente con las compaas contratistas para lo cual cada unidad de
negocios deber nombrar un Coordinador responsable para tal fin.
Command Center: Centro de Comando y coordinacin utilizado para proporcionar soporte a la
Gerencia de Seguridad, que permite la visibilidad en tiempo real de la gestin de la seguridad. Para
Campo Rubiales Telfono (315) 4190735, Email: command.center@pacificrubiales.com.co, para,
Campos
y
bloques
de
Pacific
Stratus
Telfono
(320)
3055640,
Email:
ccseguridad@pacificrubiales.com.co, Seguridad Corporativa Telfono (314) 4621592, Email:
urbano.commandcenter@pacificrubiales.com.co

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Incidente: Evento o cadena de eventos que han afectado o pueden haber afectado los objetivos
de un negocio.
Riesgo: Es la probabilidad de que suceda un evento, impacto o consecuencia adversos para la
operacin, bienes y/o integridad del personal de LA COMPAA y otras personas naturales o
jurdicas que desempeen actividades en el Lugar de Ejecucin del Contrato o reas operadas por
LA COMPAA.
Seguridad Fsica: Para propsitos de este Anexo incluye el concepto de proteccin a la integridad
personal, y significa adoptar medidas para impedir que un potencial agresor, aprovechando la
ausencia y/o debilidades de medidas preventivas pueda causar lesiones personales, daos
materiales o incurrir en otras conductas punibles como el hurto en contra de personal y bienes de
LA COMPAA, EL CONTRATISTA, sus Subcontratistas o la comunidad en general.
Vulnerabilidad: Sensibilidad de un sistema a una amenaza o riesgo determinado
5.

RESPONSABILIDADES

El CONTRATISTA ser responsable de adoptar el presente Anexo dentro de sus polticas internas,
igualmente ser responsable de la Seguridad Fsica de los bienes del CONTRATISTA y de la
proteccin de la integridad fsica de su personal, para lo cual el CONTRATISTA deber proveer su
propia seguridad la cual deber contar con la aprobacin de la COMPAA.
La COMPAA no ser responsable de proveer o garantizar la seguridad fsica del
CONTRATISTA, sus bienes o personal.
LA COMPAA tendr la potestad de verificar los listados de personal puestos a disposicin del
cumplimiento del objeto del Contrato y podr solicitar cambio de ste cuando no cumpla con los
estndares y polticas fijados por la Compaa, tales como el Cdigo de tica, y Polticas
Anticorrupcin y de Prevencin de Lavado de Activos, entre otros.
Todos los CONTRATISTAS recibirn una induccin del presente Anexo por parte del rea de
seguridad de LA COMPAA, previo a la iniciacin de labores en Campo.
6. OBLIGACIONES
SEGURIDAD.

DEL

CONTRATISTA

SUBCONTRATISTAS

EN

MATERIA

DE

LA COMPAA establece unos compromisos y responsabilidades, los cuales se deben acatar,

cumplir y dar a conocer, a todo el personal que interviene en la ejecucin del Contrato as:
a) EL CONTRATISTA declara que conoce y acepta la Poltica de Seguridad de LA
COMPAA.
b) Todo el personal de CONTRATISTA y/o Subcontratistas est obligado a cumplir los
procedimientos de Seguridad Fsica que determine LA COMPAA, en el Lugar de
Ejecucin y zonas relacionadas o de acceso a ste donde tiene lugar la operacin de la
COMPAA.

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ANEXO DE SEGURIDAD

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c) El CONTRATISTA antes de iniciar actividades, debe presentar al Administrador del

Contrato de la COMPAA una relacin completa de los cargos requeridos para la
ejecucin del Contrato en el Lugar de Ejecucin del Contrato.
d) El CONTRATISTA se obliga a mantener actualizada la base de datos de sus trabajadores
y los de sus Subcontratistas, as como los de cualquier proveedor de bienes o servicios
que deba ingresar al Lugar de Ejecucin del Contrato o reas operadas por LA COMPAA
para prestar sus servicios al CONTRATISTA, relacionando toda la informacin que le sea
requerida, dentro del formato R-SEG-021 Formato Ingreso y Salida de Personas a Campos
y Bloques. Para lo anterior, deber remitir informacin mensual a la Gerencia de Seguridad
(Coordinacin de Seguridad de Contratistas) de la unidad de negocio correspondiente.
e) El CONTRATISTA, deber garantizar que las personas que deban ingresar de manera
temporal o permanente al Lugar de Ejecucin del Contrato o reas operadas por LA
COMPAA en cumplimiento de actividades complementarias, conexas y/o accesorias al
Objeto del Contrato, presenten la informacin requerida en el literal anterior de forma
oportuna y veraz.
f)

EL CONTRATISTA, deber para el caso del personal de visitantes que no forman parte de
la operacin en campo, solicitar la autorizacin de ingreso dentro del formato R-SEG-023
Formato ingreso y salida de Visitantes a Campos y Bloques indicando en el requerimiento
la categora del visitante y el motivo de la visita.

g) EL CONTRATISTA, deber cumplir los requisitos exigidos por la ley para el caso de
ciudadanos extranjeros que laboren en campos y bloques de la COMPAA o requieran su
ingreso como visitantes. La anterior informacin deber estar disponible para efectos de
verificacin por parte de la COMPAA previo ingreso de este personal a campo.
h) EL CONTRATISTA se obliga a mantener la cantidad de personas autorizadas en su planta
de personal en el lugar de Ejecucin del Contrato por la COMPAA, la cual ser
establecida para el caso de campos y bloques por un comit interdisciplinario conformado
por; HSEQ, Legal, Administracin y Seguridad, el cual estar liderado por la Gerencia de
Seguridad respectiva y ser quien autorice el cupo mximo de personal a mantener y su
modificacin en caso de ser necesario.
i)

EL CONTRATISTA asegurar que todos sus trabajadores, y los de sus Subcontratistas

expresamente autoricen desde la presentacin de su hoja de vida o solicitud de empleo, o
en cualquier momento durante la vigencia de su relacin laboral o contractual, la
realizacin de estudios de seguridad y/o visitas domiciliarias por parte de la persona o
entidad delegada por EL CONTRATISTA respetando las limitaciones impuestas por las
normas legales, la Constitucin y por las autoridades competentes.
El CONTRATISTA debe realizar un estudio de seguridad que como mnimo debe
comprender lo siguiente:
i.
ii.

Diligenciamiento del formato R-SEG-001 verificacin de hoja de vida.

Diligenciamiento del formato R-SEG-002 visita domiciliaria.

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ANEXO DE SEGURIDAD

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Los criterios anteriormente definidos son un mnimo, y podrn ser modificados por LA
COMPAA sin previo aviso dado al CONTRATISTA.
j)

El CONTRATISTA deber asegurarse que su personal o el de sus Subcontratistas no

sean requeridos por la justicia y/o pertenezcan a organizaciones al margen de la ley.
Asimismo, el CONTRATISTA deber velar porque el personal seleccionado por ste y por
sus Subcontratistas cumpla con los estndares ticos fijados en el Cdigo de Conducta y
tica Corporativa, y polticas Anticorrupcin y de Prevencin de Lavado de Activos, de LA
COMPAIACompaa. La informacin relativa al cumplimiento de estas polticas y
estndares podr ser requerida en cualquier momento por la COMPAA.

k) EL CONTRATISTA o Subcontratista que para el cumplimiento del Objeto del Contrato

requiera un nmero igual o mayor a cincuenta (50) trabajadores directos, consultores, o
Subcontratistas, deber nombrar una persona que ejerza de manera exclusiva las
funciones de supervisor (50 a 100 trabajadores) o analista (100 trabajadores en adelante)
de seguridad en el lugar de Ejecucin del Contrato. Su hoja de vida deber someterse al
visto bueno previo por parte de la COMPAA. Para empresas con un nmero inferior a
cuarenta y nueve (49) empleados, deber contar dentro de su plantilla con un empleado
que cumpla funciones de seguridad el cual tambin deber contar con el visto bueno de LA
COMPAA cumpliendo entre otros el perfil de competencias y responsabilidades del
cargo.
A la persona designada por el CONTRATISTA, como supervisor, analista de seguridad o
quien haga sus veces deber presentarse oportunamente al Administrador del Contrato,
quin informar su enlace de manera permanente con la COMPAA. Para garantizar la
efectiva comunicacin EL CONTRATISTA deber proveer los medios de comunicacin
idneos.
l)

EL CONTRATISTA para el registro e ingresos de sus funcionarios, vehculos y horarios de

trabajo deber cumplir lo estipulado en el procedimiento P-SEG-001 Procedimiento para
Ingreso y registro a Campos y Bloques y diligenciar los Formatos R-SEG-021 Formato
Ingreso y Salida de Personas a Campos y Bloques y R-SEG-022 Formato Ingreso y Salida
de Vehculos a Campos y Bloques, los cuales debern ser remitidos por Correo Electrnico
al Administrador del Contrato, al Command Center, y a la Coordinacin de Seguridad de
Contratistas respectiva. Sin el cumplimiento de este requisito estos no podrn ingresar y/o
salir segn corresponda del Lugar de Ejecucin del Contrato.

m) EL CONTRATISTA deber cumplir con los horarios generales de trabajo establecidos y

autorizados por LA COMPAA y en caso especial de extensin del horario normal de
trabajo debern informar a LA COMPAA para su respectiva aprobacin, mediante el
diligenciamiento del Formato R-SEG-021 Formato Ingreso y Salida de Personas a Campos
y Bloques, el cual deber ser remitido por Correo Electrnico al Administrador del Contrato,
al Command Center, y a la Coordinacin de Seguridad de Contratistas que corresponda.
n) El personal de CONTRATISTA y sus Subcontratistas deber portar el carnet que lo
identifique como trabajador del CONTRATISTA y/o sus Subcontratistas en un lugar visible.
Adicionalmente se podr confirmar su identificacin va medio biomtrico en cualquier rea
de la facilidad. LA COMPAA implementar el procedimiento para la entrega y porte y
devolucin del carnet, el cual ser notificado por escrito al CONTRATISTA.

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o) Al momento de desvinculacin de algn empleado por cualquier causa; EL CONTRATISTA

deber realizar la devolucin del carnet que le fue suministrado por la COMPAA de
conformidad con el procedimiento descrito en el Procedimiento para Ingreso y Registro a
Campos y Bloques P-SEG-001.
p) El uso de armas de fuego en los campos operados por la COMPAA solamente est
permitido para los miembros de la Fuerza Pblica quienes estn cumpliendo su deber
constitucional. Para EL CONTRATISTA y sus Subcontratistas, el uso de armas de fuego
est totalmente prohibido dentro de las instalaciones de la COMPAIA, an con el porte de
salvo conducto. En el servicio de seguridad privada el CONTRATISTA debe asegurar el
cumplimiento de la normatividad aplicable y tramitar autorizacin previa por la gerencia de
seguridad de cada unidad de negocio de laCOMPAIA.
q) Los tracto camiones que transporten hidrocarburos, sustancias o productos controlados y
vehculos utilizados en la operacin debern tener un sistema de posicionamiento global
GPS, en tiempo real para su localizacin y comunicacin de incidentes. Esta informacin
debe estar disponible para el monitoreo por parte del Command Center de la Gerencia de
Seguridad Corporativa a travs de la Oficina Lder para el Control de Perdidas.
r)

Todo el personal de CONTRATISTA y/o Subcontratistas debe seguir las instrucciones,

directrices y restricciones que determine la fuerza pblica, en el Lugar de Ejecucin y
zonas relacionadas o de acceso a ste donde tiene lugar la operacin de la COMPAA.

s) Todas las coordinaciones referentes a los soportes y apoyo de la fuerza pblica, se

efectuaran a travs de la Coordinacin de Seguridad de Contratistas de la COMPAA
segn corresponda.
t)

Todo incidente que est relacionado con control de prdidas, hurtos o que afecte la
seguridad y la libertad de las personas, deber ser informado al Administrador del Contrato
y la Coordinacin de Seguridad de Contratistas de LA COMPAA en forma inmediata, sin
perjuicio de las acciones de ley pertinentes.

u) Todo el personal del CONTRATISTA y/o sus Subcontratistas tiene el compromiso de

informar oportunamente a LA COMPAA de las actividades sospechosas y/o situaciones
que generen cualquier tipo de Riesgos para lo cual el CONTRATISTA deber instruir a su
personal acerca de los procedimientos de informes de situaciones sub estndar. Cuando el
CONTRATISTA o sus Subcontratistas presencien o tengan conocimiento de hechos
delictivos en el Lugar de Ejecucin del Contrato, estos debern presentar las denuncias
correspondientes ante las autoridades competentes, sin perjuicio de las acciones de ley
pertinentes.
v) LA COMPAA podr auditar e inspeccionar en cualquier momento los equipos, sitios de
trabajo, personal y documentos que sean necesarios para evaluar el cumplimiento y
aplicacin de las normas de seguridad aqu descritas.
w) EL CONTRATISTA debe garantizar que su personal, y el de sus Subcontratistas se
comprometa a abstenerse a financiar grupos ilegales o en general a individuos que lleven a
cabo actividades al margen de la Ley y/o a brindarles informacin o apoyo de cualquier
tipo.

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ANEXO DE SEGURIDAD

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x) Es responsabilidad del CONTRATISTA notificar a sus trabajadores y Subcontratistas sobre

las condiciones de seguridad, y las polticas de Seguridad Fsica aplicables en el Lugar de
Ejecucin del Contrato y difundir al momento de la vinculacin laboral la induccin de
seguridad fsica de la COMPAA.
y) Los desplazamientos al Lugar de Ejecucin del Contrato debern ser informados al
Administrador del Contrato, al Coordinador de Seguridad de los Contratistas, y al
Command Center y debern cumplir los procedimientos establecidos para tal fin por la
COMPAA. Durante el desplazamiento, las condiciones de este Anexo sern aplicables a
los trabajadores del CONTRATISTA y/o sus Subcontratistas. El incumplimiento de
cualquiera de los lineamientos del procedimiento sern causal para la no autorizacin del
ingreso adems de las multas a que haya lugar.
z) En caso de que EL CONTRATISTA requiera seguridad para el transporte de carga y/o
equipo por va terrestre, se debe coordinar la viabilidad de apoyo de la Fuerza pblica, a
travs del Coordinador de Seguridad de los Contratistas y la COMPAA con por lo menos
quince das (15) calendario de anticipacin a la fecha en que se vaya a realizar el
transporte. Los gastos que dicho apoyo requiera se aplicarn de acuerdo con lo
establecido en el Contrato.
aa) El CONTRATISTA llevar la estadstica actualizada de los incidentes de Seguridad,
ocurridos durante la ejecucin del Contrato, reportndolos mensualmente o de acuerdo con
la criticidad de los mismos a LA COMPAA, para tal fin debern tener en cuenta las
definiciones descritas en el Glosario de trminos para el diligenciamiento del Informes
Subestndar del presente Anexo.
bb) Con el fin de coordinar las medidas de seguridad pertinentes, cuando se vayan a realizar
sobrevuelos en helicptero o avin en las reas de trabajo se hace necesario reportar esta
actividad a la Coordinacin de Seguridad de Contratistas y a la Coordinacin de Servicios
Areos y Logsticos de LA COMPAIA, por lo menos cuarenta y ocho (48) horas antes de
realizarlo; dicho reporte debe incluir tipo de aeronave, matricula, empresa propietaria,
nombre del piloto, itinerario, lugares de aterrizaje y despegue, nombre de los ocupantes y
misin a cumplir.
cc) En las reas consideradas crticas en materia de orden pblico, se seguirn los protocolos
de aseguramiento y movilizacin establecidos por la fuerza pblica.
dd) En el evento que aplique, las aeronaves no podrn pernoctar en zonas que no estn
autorizadas y protegidas por la fuerza pblica.
ee) Cada trabajador, dependiente y/o proveedor del CONTRATISTA y/o sus Subcontratistas
ser responsable de su propia seguridad para lo cual deber acatar todas las medidas de
seguridad establecidas por la COMPAA siempre que est en el Lugar de ejecucin del
Contrato, o en cumplimiento del Objeto de dicho Contrato o realizando actividades
relacionadas, conexas o complementarias.
7.

FORMATOS APLICABLES AL PRESENTE ANEXO

En cumplimiento del presente Anexo, EL CONTRATISTA se obliga a entregar la informacin

requerida para el aseguramiento de la ejecucin del Contrato o la Orden, los siguientes formatos,

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Fecha: Febrero 2012

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ANEXO DE SEGURIDAD

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los cuales se enuncian a continuacin, stos sern entregados segn corresponda por el
Administrador del Contrato por parte de LA COMPAA:
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIX-

P-SEG-001 Procedimiento para Ingreso y Registro a Campos y Bloques.

R-SEG-003 Planilla control ingreso y salida campos y bloques
R-SEG-021 Formato Ingreso y Salida de Personas a Campos y Bloques.
R-SEG-022 Formato Ingreso y Salida de Vehculos a Campos y Bloques.
R-SEG-023 Formato ingreso y salida de Visitantes a Campos y Bloques.
R-SEG-001 Formato Verificacin Hoja de Vida.
R-SEG-002 Formato Visita Domiciliaria.
Informe Subestndar.
Glosario de Terminologa para la elaboracin de informes Subestndar.