1. Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la
distribucin de un documento? Para facilitar la comprensin del presente documento, se definen los siguientes trminos: COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. RECEPCIN: consiste en recibir las comunicaciones internas y externas (solicitudes, derechos de peticin, tutelas, procesos ejecutivos, libros, folletos, publicidad). RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento. ORDENACION: Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en las fases de Clasificacin.
CLASIFICACIN: Operacin archivstica que consiste en el
establecimiento de las categoras o grupos que reflejan la estructura orgnico funcional de la unidad productora
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento
por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. DISTRIBUCIN: Es el proceso mediante el cual se enva y se controla oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin pblica.
2. Determine si la comunicacin se genera de forma interna o
externa. Se maneja de ambas formas ya que de forma interna cuando se genera un memorando, a los empleados informando algo relacionado a la compaa, y externa a los clientes para que conozcan algn cambio o nueva informacin que se va a implementar en la empresa.
3. Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere
en la empresa determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?