Empresa Extintores Bucaramanga

1. Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la

distribucin de un documento?
Para facilitar la comprensin del presente documento, se
definen los siguientes trminos:
COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
una entidad, independientemente del medio utilizado.
RECEPCIN: consiste en recibir las comunicaciones internas y
externas (solicitudes, derechos de peticin, tutelas, procesos
ejecutivos, libros, folletos, publicidad).
RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el
procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un nmero
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito
de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento
que establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a contar a partir
del da siguiente de radicado el documento.
ORDENACION: Fase del proceso de organizacin que consiste en
establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales
definidas en las fases de Clasificacin.

 CLASIFICACIN: Operacin archivstica que consiste en el

establecimiento de las categoras o grupos que reflejan la estructura
orgnico funcional de la unidad productora

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento

por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales
o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la
persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo
de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin,
Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo
de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
DISTRIBUCIN: Es el proceso mediante el cual se enva y se
controla oportunamente el trmite de las comunicaciones de
carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y externa,
fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las
solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la
observancia plena de los principios que rigen la administracin
pblica.

2. Determine si la comunicacin se genera de forma interna o

externa.
Se maneja de ambas formas ya que de forma interna cuando se
genera un memorando, a los empleados informando algo
relacionado a la compaa, y externa a los clientes para que
conozcan algn cambio o nueva informacin que se va a
implementar en la empresa.

3. Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere

en la empresa determinada mencione cules son los pasos a
seguir para llegar a su destino?