MANUAL FORMACIN VIRTUAL

PLANEACIN DE LA FORMACIN
GESTIN DE AMBIENTES
DESARROLLO CURRICULAR
MATRCULA
EJECUCIN DE LA FORMACIN

PLANEACIN DE LA FORMACIN
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1. Creacin de Ficha Virtual Nacional (PADRE)

1.1. El usuario ingresa con el Rol de Encargado de Administracin Educativa al Paquete Funcional
Planeacin de la Formacin.
1.2. Selecciona la opcin Creacin de Ficha Nacional
2. Consultar el Programa de Formacin

El Nivel de formacin del programa de formacin debe ser COMPLEMENTARIA VIRTUAL para la
creacin de la ficha padre.
Un programa de formacin no puede contener 2 fichas de caracterizacin virtuales (Padre)

3. Se diligencia la Ficha de Caracterizacin

Se ingresa el Cupo de la ficha de caracterizacin

Se ingresa el Tipo de LMS
Se ingresa el Responsable
Se selecciona la opcin GUARDAR
El sistema guarda la ficha de caracterizacin y le muestra un mensaje de xito al usuario con el
cdigo de la ficha

4. Administrar Fichas de Caracterizacin

4.1. El usuario ingresa con el ROL de Encargado de Administracin Educativa al Paquete funcional
Planeacin de la Formacin
4.2. El usuario ingresa a la opcin Administrar Fichas Nacionales
4.3. Diligencia al menos un filtro de bsqueda y selecciona la opcin Consultar
4.4. El sistema muestra al usuario la ficha de caracterizacin, la cual tiene 2 Opciones:
CANCELAR FICHA: El sistema pide confirmacin del usuario y pasa la ficha a estado CANCELADA
PUBLICAR FICHA: El sistema pide confirmacin del usuario y pasa la ficha a estado PUBLICADA

5. Crear Ficha Virtual de Centro (Ficha Hija)

5.1. El usuario ingresa con el ROL de Gestin de Desarrollo Curricular, al paquete funcional de Planeacin
de la Formacin
5.2. Selecciona la opcin Creacin de Ficha, y busca un programa de formacin
El Nivel de formacin del programa de formacin debe ser COMPLEMENTARIA VIRTUAL para la
creacin de la ficha.
El programa de formacin debe tener creada la ficha de caracterizacin Padre y estar en estado
PUBLICADA

Se diligencia la ficha de caracterizacin y se selecciona la opcin Guardar

El sistema le retorna un mensaje al usuario con el cdigo de la ficha de caracterizacin
Si la ficha padre no est en estado PUBLICADA el sistema le muestra un mensaje indicndole que no
existe ficha padre para ese programa de formacin

GESTIN DE AMBIENTES
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El Rol Gestin Desarrollo Curricular es el encargado de hacer el proceso de Aprobar Programacin para Fichas
Virtuales de Centro en el Paquete Funcional Gestin de Ambientes.

1. Definir Resultados de Aprendizaje y Asignar Fichas de Caracterizacin a Instructores

1.1. Ingresar a la opcin Actualizar Vigencia y dedicacin de Instructores

1.2. Consultar el Instructor y dar clic en la opcin Consultar Usuario SENA

1.3. Verificar la Informacin del Instructor y dar clic en la opcin Gestin de Tiempo

1.4. Si el Instructor no tiene creada disponibilidad vigente se debe Ingresar la Informacin de la Disponibilidad y dar
clic en la opcin Guardar.

1.5. Dar clic en la opcin Definir Resultados de Aprendizaje

1.6. Consultar el Programa de Formacin y dar clic en la opcin Consultar.

1.7. Seleccionar los Resultados de Aprendizaje para asociarlos al Instructor y dar clic en Guardar.

1.8. Dar clic en la opcin Volver.

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1.9. Dar clic en la opcin Asignar Fichas de Caracterizacin

1.10.

Seleccionar la Ficha de Caracterizacin y dar clic en la opcin Guardar.

11

1.11.

Dar clic en la opcin Asignar Responsabilidad a Instructor

1.12.

Seleccionar los Resultados de Aprendizaje para asociarlos al Instructor y dar clic en Guardar

12

1.14.

Dar clic en la opcin Volver

2. Asignar Perfiles e Instructores a la Ficha

2.1. Realizar la Bsqueda por el cdigo de la Ficha de Caracterizacin y dar clic en Consultar

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2.2. Dar clic en la opcin Resultados

2.3. Seleccionar los Resultados de Aprendizaje y dar clic en Guardar.

2.4. Dar clic en la opcin Volver.

14

2.5. Dar clic en la opcin Perfiles/Instructores

2.6. Seleccionar los Resultados de Aprendizaje y dar clic en la opcin Consultar Perfiles.

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2.7. Seleccionar el Perfil y dar clic en la opcin Asociar Perfiles.

2.8. Seleccionar el Perfil Asociado y dar clic en Asignar Instructores a Perfiles.

2.9. Dar clic en Opciones.

16

2.10.
2.11.

Seleccionar el Instructor o los Instructores y dar clic en la opcin Asignar Instructores.

Cerrar la ventana y dar clic en la opcin Volver.

3. Aprobar Programacin

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3.1. Consultar Ficha Caracterizacin dar clic en la opcin Consultar.

3.2. Verificar la informacin y dar clic en la opcin Aprobar Ficha.

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MATRCULA
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EL GESTOR DE DESARROLLO CURRICULAR realiza el proceso de matrcula para formacin virtual para aspirantes
inscritos a Ficha Nacional Virtual y para aspirantes cuya informacin se carga a travs de un archivo con un
formato especifico.
EL GESTOR DE DESARROLLO CURRICULAR ingresa a la opcin "Matrcula Virtual".

El sistema consulta las Fichas Virtuales de Centro que pertenecen al centro del usuario y que se encuentren es
estado Creada.
1. Consultar la Ficha de Caracterizacin por Cdigo o por Nombre del Programa.

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2. Dar clic en "Asignar Aspirantes".

El sistema muestra los datos generales de la Ficha de Caracterizacin de Centro y el usuario puede verificar el
cupo de la ficha, el nmero de inscritos como la informacin de los mismos en la opcin "Ver Aprendices
Matriculados"

El usuario debe seleccionar uno de los mtodos para realizar la matrcula a la ficha virtual:

3. Matricular Aspirantes Inscritos

El usuario selecciona la opcin "Matricular aspirantes inscritos" y da clic en "Matricular"

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El sistema toma de forma automtica los aspirantes que estn inscritos a la Ficha Virtual Nacional de ese
programa de formacin los organiza por fecha de inscripcin y matricula el nmero especificado por el usuario
en el campo Cupo, el sistema enva una notificacin al correo electrnico del aspirante informndole que ha
quedado matriculado a dicho programa y que el tutor se contactara con l a travs del mismo medio en unas
semanas para dar inicio a la formacin virtual.
Cuando el cupo de la ficha se complete, la Ficha de Caracterizacin pasa a estado "EN EJECUCION".

4. Matricular Por Archivo

El usuario da clic en el opcin "Haga clic para descargar el formato de matrcula" y debe diligenciar el formato
con las informacin necesaria para realizar este procedimiento.
Los aspirantes deben estar registrados en Sofa.
El usuario da clic en "Seleccionar Archivo".

El usuario busca y selecciona el archivo con la informacin de los aspirantes.

El usuario da clic en "Matricular"
El sistema valida la informacin ingresada en el archivo y de presentarse algn error en el archivo que genera al
finalizar el proceso

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El sistema consulta la informacin de los aspirantes listados en el archivo y realiza el proceso de matrcula y
enva una notificacin al correo electrnico del aspirante informndole que ha quedado matriculado a dicho
programa y que el tutor se contactara con l a travs del mismo medio en unas semanas para dar inicio a la
formacin virtual.
Cuando el cupo de la ficha se complete, la Ficha de Caracterizacin pasa a estado "EN EJECUCION".

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DESARROLLO CURRICULAR
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El Equipo de Desarrollo Curricular crea la(s) Ruta de Aprendizaje por Actividades necesarias para la Ejecucin de
la Formacin.
ROL: Equipo de Desarrollo Curricular
Paquete: Desarrollo Curricular

1. Crear Ruta de Aprendizaje por Actividades

1.1. Diligenciar los campos de Programa y Ficha de Caracterizacin y dar clic Consultar

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1.2. Dar clic en Crear Actividad de Aprendizaje para crear al actividad

1.3. Diligenciar el formato con la informacin de la actividad incluyendo los resultados de aprendizaje que
cubre.

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1.4. Dar clic en la opcin Guardar

Nota: Para crear la ruta de aprendizaje se deben crear tantas actividades como sean necesarias para cubrir
todos los resultados de aprendizaje del programa.
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Ingresar el Nombre de la Ruta de aprendizaje y dar clic en Activar Ruta de Aprendizaje

2. Consultar Ruta de Aprendizaje

2.1. Ver Detalle

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EJECUCIN DE LA FORMACIN
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1. Asociar Aprendiz a Ruta de Aprendizaje

1.1. Se debe diligenciar la Ficha de Caracterizacin y la Ruta de Aprendizaje creada en Desarrollo Curricular
y dar clic en la opcin Consultar

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1.2. Seleccionar los aprendices para Asociarlos a esta Ruta de Aprendizaje y dar clic en Guardar

2. Listar Aprendices Asociados a la Ruta

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2.1. Se debe diligenciar la Ficha de Caracterizacin y la Ruta de Aprendizaje y dar clic en la opcin
Consultar

El sistema lista los aprendices a esta ruta de aprendizaje.

3. Evaluar Ruta de Aprendizaje

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3.1. Diligenciar los campos Ficha de Caracterizacin, Competencia de Aprendizaje y Aprendiz y dar clic en la
opcin Consultar

3.2. Registrar el Juicio de Evaluacin (Aprobada o No Aprobada) para las diferentes actividades del aprendiz
y dar clic en la opcin Guardar.

4. Crear Novedad Cancelamiento

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4.1. Diligenciar los campos Ficha de Caracterizacin, Estado del Aprendiz y dar clic en la opcin Consultar

4.2. Seleccionar el campo Subtipo de Novedad y dar clic en Guardar

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