Politica Gestion Modelo

POLTICA DE GESTIN
DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Modelo
TTULO: Poltica de gestin de documentos electrnicos. Modelo

Elaboracin y coordinacin de contenidos:
Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica
Caractersticas: Adobe Acrobat 5.0
Responsable edicin digital: Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones
1 edicin electrnica: noviembre de 2013
Disponible esta publicacin en el Portal de Administracin Electrnica (PAe):
http://administracionelectronica.gob.es/
Edita:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin,
Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
Coleccin: administracin electrnica
NIPO: 630-13-166-8
NDICE
0.
INTRODUCCIN ....................................................................................................... 4
1.
POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ............................. 5
1.1. Referencias ....................................................................................................... 5
1.2. Alcance de la Poltica ........................................................................................ 5
1.3. Datos identificativos la Poltica.......................................................................... 6
1.3.1.Perodo de validez ......................................................................................................6
1.3.2.Identificador del gestor de la Poltica ..........................................................................7
1.4. Roles y responsabilidades ................................................................................ 7
1.4.1.Actores ........................................................................................................................7
1.4.2.Responsabilidades......................................................................................................7
1.5. Procesos de gestin documental ...................................................................... 9
1.5.1.Captura .......................................................................................................................9
1.5.2.Registro .....................................................................................................................11
1.5.3.Clasificacin ..............................................................................................................12
1.5.4.Descripcin ...............................................................................................................12
1.5.5.Acceso ......................................................................................................................13
1.5.6.Calificacin ................................................................................................................13
1.5.7.Conservacin ............................................................................................................14
1.5.8.Transferencia ............................................................................................................15
1.5.9.Destruccin o eliminacin .........................................................................................15
1.6. Asignacin de metadatos ................................................................................ 15
1.7. Documentacin ............................................................................................... 16
1.8. Formacin ....................................................................................................... 16
1.9. Supervisin y auditora.................................................................................... 16
1.10. Gestin de la Poltica ...................................................................................... 16
2.
REFERENCIAS........................................................................................................ 17
2.1. Legislacin ...................................................................................................... 17
2.2. Documentos de Inters ................................................................................... 19
ANEXO EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO .................................................. 21
Histrico de versiones del documento

Versin
1
Nombre del documento
Fecha
30/10/2013
ENI - Modelo de Poltica de Gestin de Documentos electrnicos
Descripcin
Primera versin del modelo.
0.
INTRODUCCIN
1.
El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el

apartado 1 del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de
los ciudadanos a los Servicios Pblicos como el conjunto de criterios y
recomendaciones en materia de seguridad, conservacin y normalizacin de la
informacin, de los formatos y de las aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por
las Administraciones Pblicas para la toma de decisiones tecnolgicas que garanticen
la interoperabilidad.
2.
La Norma Tcnica de Interoperabilidad de gestin de documentos electrnicos,

publicada en el BOE nmero 178, establece los conceptos relacionados con el
desarrollo de polticas de gestin de documentos electrnicos por parte de las
Administraciones pblicas en el marco de la Administracin electrnica, incluyendo los
aspectos relacionados con su implantacin prctica, e identificacin de los requisitos
de la gestin de los documentos electrnicos necesarios para la recuperacin y
conservacin de los mismos, as como los procesos y acciones presentes a lo largo de
todo su ciclo de vida.
El presente documento es un modelo tiene como objetivo servir como

referencia para la elaboracin de una Poltica de Gestin de documentos
electrnicos conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, siguiendo
lo dispuesto en la Norma Tcnica de Interoperabilidad y en su
correspondiente Gua de Aplicacin.
3.
Para la correcta aplicacin del Modelo de referencia aqu mostrado, se deber:
atender a las aclaraciones precedidas del icono
completar los espacios sombreados [_____________________] segn las instrucciones

indicadas (notas al pie).
1.
POLTICA
DE
ELECTRNICOS
GESTIN
DE
DOCUMENTOS
1.1. Referencias
4.
Para el desarrollo del contenido de esta Poltica, se han tenido en cuenta las
siguientes normas y buenas prcticas:
Actualizar listado de normas con las correspondientes utilizadas en la
entidad en cuestin.
-
5.
ISO 15489. Informacin y documentacin. Gestin documental.
UNE-ISO/TR 18492 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.
UNE-ISO 30300. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos.
UNE-ISO 23081. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos.

UNE-ISO7TR 26122 IN: Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de trabajo para la
gestin de documentos.
UNE 139803:2012. Requisitos de Accesibilidad para contenidos en la web.
Otras referencias consideradas en la elaboracin de esta Poltica son:

-
Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas,

por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de
documentos electrnicos.
Gua de aplicacin de la NTI de Poltica de Gestin de documentos electrnicos.
1.2. Alcance de la Poltica

6.
La presente Poltica de Gestin de Documentos electrnicos est integrada en el

contexto de la entidad junto al resto de las polticas implantadas para el desempeo de
sus actividades. En particular, esta poltica est integrada en el marco general de
gestin de documentos de la entidad, con independencia del soporte en el que puedan
estar materializados dichos documentos.
7.
Esta Poltica de Gestin de Documentos electrnicos tiene por objeto establecer el

conjunto de criterios comunes asumidos por [_____________________]1, as como
documentar los mismos, en relacin con la gestin de los documentos y expedientes
producidos o custodiados por ste.
8.
Esta Poltica persigue garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos

mnimos obligatorios y, en su caso, los complementarios o necesarios (metadatos de
contenido, contexto y estructura) para asegurar la gestin, recuperacin y
conservacin de los documentos y expedientes electrnicos de la entidad
[_____________________ manteniendo permanentemente su relacin.
Nombre de la Entidad responsable de la Poltica.
9.
En particular, se integrar con la poltica de seguridad que establece el Esquema

Nacional de Seguridad (Real Decreto 3/2010, de 8 de enero), puesto que los
documentos electrnicos se van a manejar mediante sistemas a los que les es
aplicable lo previsto en dicho Esquema.
En el caso de que existan entornos hbridos y se desee extender la Poltica
de forma explcita, incluir el siguiente prrafo: [Esta Poltica es de aplicacin
a los documentos analgicos que conviven con los documentos
electrnicos en la organizacin.]
En el caso de que existan entornos hbridos, en relacin con los

documentos analgicos, y segn el Esquema Nacional de Seguridad,
tngase en cuenta que toda informacin en soporte no electrnico, que
haya sido causa o consecuencia directa de la informacin electrnica a la
que se refiere el presente real decreto, deber estar protegida con el mismo
grado de seguridad que sta. Para ello se aplicarn las medidas que
correspondan a la naturaleza del soporte en que se encuentren, de
conformidad con las normas de aplicacin a la seguridad de los mismos.
1.3. Datos identificativos la Poltica

10. Los datos identificativos principales son:
Nombre del documento
Poltica de gestin de documentos electrnicos
Versin
1.0
Identificador de la Poltica23
[<rgano><99>]
URI de referencia de la Poltica
[_____________________]
Fecha de expedicin
[dd/mm/aaaa]
mbito de aplicacin
[Gestin de los documentos y expedientes producidos y o bien

custodiados por la organizacin.]
1.3.1. Perodo de validez

11. La presente Poltica de Gestin de Documentos electrnicos entrar en vigor en la
fecha de expedicin y ser vlida hasta que no sea sustituida o derogada por una
poltica posterior pudindose facilitar un periodo de tiempo transitorio, en el cual
convivan las dos versiones, que permita adecuar los diferentes sistemas de gestin de
Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas
(DIR3).
3
Los dos ltimos dgitos de este identificador correspondern con la versin de la poltica de gestin de documentos
electrnicos.
documentos electrnicos utilizados por [_____________________] a las especificaciones

de la nueva versin.
12. Este periodo de tiempo transitorio deber indicarse en la nueva versin, pasado el cual
slo ser vlida la versin actualizada.
1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica

Nombre del gestor4
[_____________________]
Direccin de contacto
[_____________________]
Identificador del gestor 5
[_____________________]
1.4. Roles y responsabilidades

1.4.1. Actores
13. Los actores involucrados en los procesos de gestin documental contemplados en la
presente poltica sern como mnimo los siguientes:
Actualizar listado con los actores correspondientes dentro del mbito de la
entidad en cuestin.
1. La alta direccin, que aprobar e impulsar la poltica.
2. Los responsables de procesos de gestin, que aplicarn la poltica en el marco de

los procesos de gestin a su cargo.
3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del

programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e
instruido en gestin y conservacin documental y que participar en el diseo,
implementacin y actualizacin de los sistemas de gestin y conservacin
documental.
4. El personal implicado en tareas de tratamiento de documentos electrnicos, que

aplicar lo establecido en la poltica a travs del programa de tratamiento
implantado.
1.4.2. Responsabilidades
14. A continuacin se describen los roles y responsabilidades de los actores antes
mencionados6:
El titular del rgano con competencia y funcin especficas en la gestin de documentos y archivos de la entidad.
(DIR3).
6
Vase UNE-ISO 15489-1, apdo. 6, UNE-ISO/TR 15489-2, apdo. 2.3 y UNE-ISO 30301, apdo. 5.3.
Adaptar las responsabilidades a la casustica particular de la entidad en

cuestin.
Aprobacin e impulso de la Poltica: Alta direccin de la entidad.

o Ministro / Subsecretario, en el caso de un Ministerio
o Presidente, en el caso de una Agencia Estatal
o Director General, en el caso de otros organismos pblicos, etc.
Aplicacin de la poltica: responsables de procesos de gestin de la entidad.

Los titulares de aquellas unidades o centros directivos que tengan asignadas
por norma las funciones de las que se derivan los diferentes procesos de
gestin.
Por ejemplo: El Subdirector General de Recursos y Reclamaciones asumir la
responsabilidad de aplicar la poltica de gestin de documentos en el mbito
de los procesos de gestin de su competencia, tales como la tramitacin de
los Expedientes de recursos administrativos, Expedientes de reclamaciones
previas a la va judicial civil, etc.
Planificacin, implantacin y administracin del programa de tratamiento de

documentos electrnicos:
personal responsable, cualificado, dedicado e instruido
en gestin y conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin
y actualizacin de los sistemas de gestin y conservacin documental.
Servicio archivo y gestin de documentos del organismo o entidad.
Servicio responsable del tratamiento de los documentos.
Servicios informticos para el tratamiento de los documentos; en
particular, el responsable del sistema.

Comisiones, grupos de trabajo o entornos colaborativos en materia de
coordinacin de archivos y gestin de documentos constituidos dentro del
organismo.
Ejecucin: personal implicado en tareas de tratamiento de documentos, es decir,

personal que crea, recibe y mantiene documentos como parte de su labor diaria.
Formacin de usuarios en materia de gestin de documentos: profesionales de la

gestin de archivos y documentos.
1.5. Procesos de gestin documental

15. Los procesos de gestin que generen documentos y expedientes electrnicos de la
entidad deben aplicar esta poltica y el programa de tratamiento de documentos
electrnicos [_____________________]7 que garantice su materializacin.
16. Dicho programa de tratamiento se aplicar de manera continua sobre todas las etapas
o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los que
se garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y
trazabilidad; permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de
los documentos y su contexto.
Adems de indicar los datos identificativos de la herramienta o programa
implantado de gestin de documentos y expedientes electrnicos en la
entidad, sera recomendable incluir las referencias a la documentacin de
usuario de la propia herramienta.
1.5.1. Captura
La captura se refiere a la entrada en un sistema de gestin de documentos
electrnicos que bien pueden ser generados por la entidad o bien pueden
proceder de otras entidades.
La descripcin del proceso de captura dentro de la entidad debe contemplar
la identificacin de los documentos y expedientes, el tratamiento de los
metadatos mnimos obligatorios y, en su caso, de los metadatos
complementarios y el procedimiento de entrada en el sistema de gestin de
documentos.
17. Los documentos electrnicos capturados, con procedencia que puede ser o bien
generados por la propia entidad o bien procedentes de otras entidades, seguirn la
siguiente codificacin:
<IDIOMA>_<RGANO>_<AAAA>_<ID_ESPECIFICO>
<IDIOMA>
Cdigo del idioma o lengua cooficial del documento:

-
<RGANO>
ES: espaol
CA: cataln
GL: gallego
EU: vasco
VA: valenciano
Siguiendo lo establecido en el Directorio Comn (DIR3), el listado de

posibles rganos sera:
Por ejemplo, en el caso del MINHAP,
podramos tener, entre otros:
Indicar el nombre del programa de gestin de documentos electrnicos (secuencia coordinada de tcnicas que permite la
aplicacin de procesos de gestin de documentos sobre los documentos producidos por una organizacin a lo largo de su ciclo
de vida).
18.
E04921301: Ministerio de Hacienda y Administraciones

Pblicas.
E00004401: Agencia Estatal de Administracin Tributaria.
E04820002: S.G. de Informacin Administrativa e Inspeccin
General de Servicios.
<AAAA>
Ao de la fecha de captura del documento.
<ID_ESPECIFICO>
Cdigo especfico siguiendo

[_____________________]8.
lo
establecido
en
el
modelo
Adems, contendrn la siguiente metainformacin mnima obligatoria que ser

cumplimentada en el momento de la captura:
Incluir el listado de metadatos mnimos obligatorios que se rellenan o
generan en este proceso de captura, as como las indicaciones para su
correcta cumplimentacin en el programa de tratamiento (campo / opcin
del programa de tratamiento).
19.
Metadato
Campo / Opcin
Posibles valores
Identificador
[_____________________]
[_____________________]
rgano
[_____________________]
[_____________________]
Fecha captura
[_____________________]
[_____________________]
Origen
[_____________________]
[_____________________]
Estado de elaboracin
[_____________________]
[_____________________]
Formato
[_____________________]
[_____________________]
Tipo documental
[_____________________]
[_____________________]
Tipo de firma
[_____________________]
[_____________________]
Origen de la copia
[_____________________]
[_____________________]
Igualmente se cumplimentarn los metadatos mnimos obligatorios de los expedientes

electrnicos:
Metadato
Campo / Opcin
Posibles valores
Identificador
[_____________________]
[_____________________]
rgano
[_____________________]
[_____________________]
Indicar la referencia al modelo o patrn de generacin del identificador. Podra tratarse de un cdigo secuencial o un
identificador automtico generado por el propio programa de tratamiento.
10
Metadato
Campo / Opcin
Posibles valores
[_____________________]
[_____________________]
Clasificacin
[_____________________]
[_____________________]
Estado
[_____________________]
[_____________________]
Interesado
[_____________________]
[_____________________]
Tipo de firma
[_____________________]
[_____________________]
Fecha
expediente
apertura
20. En los siguientes supuestos, los documentos electrnicos debern ser firmados
conforme a la Poltica de Firma [_____________________]9, empleando el sistema de
firma [_____________________]10 en el momento de su captura en el programa de
tratamiento:
Para cada supuesto, incluir el procedimiento de actuacin o bien una
referencia al mismo.
1.5.2. Registro
21. El registro y tramitacin de los documentos y expedientes electrnicos presentados en
el registro electrnico de la entidad con descriptor [_____________________]11 se
realizar conforme al siguiente procedimiento:
Incluir el procedimiento de registro electrnico de los documentos o una
referencia al mismo.
22. En el caso de recibir informacin en soporte papel en la oficina de registro se seguir

el siguiente procedimiento para la digitalizacin segura de la documentacin
presentada:
Incluir el procedimiento de digitalizacin conforme, en cualquier caso, con la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.
23.
La metainformacin del asiento registral que deber ser introducida en el programa de

tratamiento ser la siguiente:
Incluir la informacin descriptiva que debe ser introducida por la unidad de
registro en este proceso de gestin documental.
Incluir la referencia a la Poltica de Firma de la entidad. Por ejemplo, Poltica de firma electrnica y de certificados en la
Administracin General del Estado disponible en https://sede.060.gob.es/politica_firma.html
10
11
Incluir la referencia a la herramienta u utilidad de firma empleada en la entidad.

Incluir el descriptor del Registro electrnico.
11
1.5.3. Clasificacin
24. La clasificacin funcional de los documentos y o bien expedientes atender al
siguiente cuadro de clasificacin12.
Incluir el cuadro de clasificacin funcional de la entidad o una referencia al
mismo.
25.
Los expedientes electrnicos y agregaciones de documentos electrnicos producidos

por la entidad atendern a los siguientes criterios de formacin y patrones 13:
Incluir los criterios de formacin de estas agrupaciones de documentos
electrnicos o una referencia a los mismos y en su caso, los patrones de
creacin de ndices electrnicos.
1.5.4. Descripcin
26. La descripcin de los documentos y expedientes electrnicos permitir la recuperacin
de los mismos y su contexto, y atender a la aplicacin del esquema institucional de
metadatos [_____________________]14.
27. Para la descripcin de los documentos y expedientes se tendrn en cuenta los
siguientes recursos:
Tesauro: [_____________________].
Vocabulario: [_____________________].
ndices de materias: [_____________________].
28. Otros: [_____________________].
12
Para la elaboracin del cuadro de clasificacin pueden ser de utilidad las siguientes referencias:
UNE-ISO 15489-1:2001, apartado 9.5., dentro del captulo dedicado a los procesos y controles de la gestin de
documentos, sobre la funcionalidad de esta herramienta para la gestin de documentos de la entidad.
UNE-ISO/TR 15489-2:2001, apartado 4.3.4., sobre el proceso de anlisis funcional de las actividades de la entidad
con objeto de establecer las categoras idneas para su representacin desplegadas en diferentes niveles
jerrquicos.
UNE-ISO/TR 26122 IN, apartado 6, sobre metodologa del proceso de anlisis funcional de las actividades de la
entidad.
Como ejemplos de cuadros de clasificacin funcional se ofrecen dos instrumentos, uno de carcter normativo y otro de carcter
tcnico:
Cuadro de Clasificacin Funcional del Sistema de gestin documental y archivos de la Administracin
Pblica de la Comunidad Autnoma de Canarias, aprobado por Orden de 24 de julio de 2012, por la que se
aprueba el Cuadro de Clasificacin Funcional del Sistema de gestin documental y archivos de la Administracin
Pblica
de
la
Comunidad
Autnoma
de
Canarias
(BOC
de
30
de
julio
de
2012).
http://www.gobiernodecanarias.org/boc/2012/148/002.html
Cuadro de clasificacin de documentacin administrativa de la Universidad Pblica de Navarra.
http://www.unavarra.es/archivogeneral/gestion-de-documentos-y-archivo-general/gestion-de-documentos/cuadro-de
clasificacion-de-documentos?submenu=yes
13
Ver UNE-ISO 15489-1:2001, apdo. 9.3 y UNE-ISO/TR 15489-2:2001, apdo. 4.3.2, sobre la identificacin de los documentos
que deben incorporarse al expediente y los que deben desestimarse. Pueden resultar de utilidad, adems, las directrices para
el anlisis secuencial de procesos cuya metodologa se establece en el informe UNE-ISO/TR 26122 IN, apdo. 7
14
Incluir la referencia al esquema institucional de metadatos
12
Describir el modelo de gestin de metadatos de la entidad incluyendo la

definicin de normas y reglas para la representacin de entidades y de los
lenguajes documentales.
1.5.5. Acceso
29. En relacin con el acceso, a los documentos y expedientes electrnicos les son
aplicables las medidas de proteccin de la informacin previstas en el anexo II del
Esquema Nacional de Seguridad; en particular, Datos de carcter personal [mp.info.1]
y Calificacin de la informacin [mp.info.2], sin perjuicio de otras medidas de ese
captulo que puedan ser de aplicacin a la luz de la categorizacin del sistema y de la
calificacin de la informacin, y de las medidas relativas la control de acceso [op.acc].
En consecuencia el acceso a los documentos y expedientes electrnicos estar
sometido a un control de acceso en funcin de la calificacin de la informacin y de los
permisos y responsabilidades del actor en cuestin y contemplar la trazabilidad de las
acciones que se realicen sobre cada uno de los documentos y expedientes
electrnicos y sus metadatos asociados,
siguiendo lo establecido en
[_____________________]15.
1.5.6. Calificacin16
1.5.6.1.
Documentos esenciales
30. Se entiende por documentos esenciales aqullos que resultan indispensables para
que la entidad pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones diarias de
servicio, respetar la legalidad vigente y los derechos de las personas. La
categorizacin del sistema (ENS, Anexo I), el Anlisis de riesgos [op.pl.1] y la
Calificacin de la informacin [mp.info.2] aportarn criterios para identificar
documentos esenciales y las medidas de seguridad y nivel requerido aplicables. Los
documentos electrnicos que cumplan las siguientes caractersticas sern calificados
como esenciales:
Caracterizar a los documentos esenciales para la entidad17.
15
Incluir la referencia a la poltica de seguridad de la entidad (aplicacin el RD 3/2010 ENS) y en particular a lo pr evisto sobre
control de acceso.
16
Confluyen aqu dos acepciones de calificacin; una desde la perspectiva archivstica y otra desde la perspectiva de
seguridad (ENS), Siempre que se trate de la calificacin de la informacin desde la perspectiva de la seguridad se incluir la
referencia a la medida [mp.info.2].
17
Ejemplos de documentos esenciales:
Documentos que informan de las directrices, estrategias y planificacin de la entidad.
Ttulos de carcter jurdico de la entidad: documentos que recogen derechos legales y econmicos y patrimoniales
tanto de la propia entidad como de cada uno de sus trabajadores: ttulos de propiedad, nminas, documentos de la
seguridad social.
Planos del edificio e instalaciones y documentacin sobre el funcionamiento de sus sistemas.
Inventario del equipamiento de todas las instalaciones de la entidad.
Inventario de todos los sistemas electrnicos de informacin de la entidad.
Convenios y tratados.
13
31. La gestin de los documentos calificados como esenciales pasar por:

Obtencin de una copia electrnica autntica segn lo dispuesto en el procedimiento
[_____________________]18.
Tratamiento19 y conservacin, en su caso de original y copia, segn lo establecido en
el procedimiento [_____________________]20.
1.5.6.2.
Valoracin
32. La valoracin documental es un proceso para determinar los valores de los

documentos producidos y o bien conservados por la entidad, a travs del anlisis
contextual de los mismos, y que dar como resultado el establecimiento de plazos de
conservacin, transferencia y acceso de las series documentales estudiadas.
Incluir referencia al Calendario de Conservacin de documentos de la
entidad.
1.5.6.3.
Dictamen
33. [_____________________]21, como autoridad calificadora emite, en funcin de los plazos

de conservacin propuestos o resultantes del proceso de valoracin documental, un
dictamen favorable o desfavorable referido a la transferencia (apartado 1.5.8),
eliminacin (apartado 1.5.9) o acceso (apartado 1.5.5) de las series documentales que
queda recogido en el Calendario de Conservacin de documentos de la entidad.
1.5.7. Conservacin
34. La conservacin de los documentos y expedientes electrnicos atender a los plazos
legales y en su caso a los establecidos en el dictamen de la autoridad calificadora y a
lo dispuesto en la estrategia de conservacin implantada:
Incluir la estrategia de conservacin digital de la entidad que incluya los
requisitos y procedimientos de actuacin.
35. Atendiendo a lo dispuesto en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), y

proporcionalmente a los riesgos a los que estn expuestos los documentos, la entidad
cuenta con un plan de continuidad para preservar los documentos y expedientes
electrnicos conservados, as como sus metadatos asociados, que incluir lo previsto
sobre Copias de seguridad (backup) [mp.info.9] y que se encuentra disponible para
su consulta en [_____________________]22; junto con las medidas de proteccin de la
informacin [mp.info], de proteccin de los soportes de informacin [mp.si], y, en
18
Incluir la referencia al procedimiento de copiado autntico de la entidad
19
No siempre se conservar el documento en soporte papel, puesto que se prev que el ciudadano pueda presentarlo y
retirarlo.
20
21
Incluir la referencia al procedimiento o estrategia de conservacin de la entidad.

Nombre de la autoridad calificadora.
22
Incluir la referencia al plan de continuidad de la entidad y, en su caso, a la norma de seguridad que trate cuestiones relativas
a las copias de seguridad (backup).
14
cualquier caso, de proteccin de datos de carcter personal segn lo dispuesto en la

Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre y normativa de desarrollo.
1.5.8. Transferencia
36. La transferencia de documentos y expedientes electrnicos entre repositorios o
archivos electrnicos y o bien analgicos, as como la transferencia de las
responsabilidades en cuanto a su custodia, se realizar del siguiente modo, teniendo
presente las medidas de Proteccin de los soportes de informacin [mp.si] previstas
en el ENS, en particular, los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad
implementados, y dems normativa que pueda ser de aplicacin:
Describir el proceso de transferencia de documentos, incluyendo las
responsabilidades de cada entidad implicada y los mecanismos de
trazabilidad implementados y, en su caso, referencia a la norma de
seguridad que trate cuestiones relativas a los soportes de informacin.
1.5.9. Destruccin o eliminacin

37. Tras el dictamen preceptivo de la autoridad calificadora, la eliminacin de documentos
requerir la autorizacin administrativa por parte de la autoridad competente y su
comunicacin posterior a la autoridad calificadora.
38. La eliminacin de documentos se realizar, segn lo previsto en la medida Borrado y
destruccin [mp.si.5] del ENS y conforme al siguiente proceso:
Describir el proceso de eliminacin de documentacin, teniendo en cuenta
las medidas de seguridad del ENS, incluyendo todas sus copias autnticas
y copias de seguridad y, en su caso, referencia a la norma de seguridad
que pueda tratar la cuestin del Borrado y destruccin de soportes de
informacin [mp.si.5].23
39. No se eliminar ningn documento o expediente bajo estos supuestos:

Est calificado como de valor histrico o de investigacin de acuerdo con lo
previsto en la legislacin vigente al respecto.
No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacin, durante el cual
pueda subsistir su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas fsicas o
jurdicas.
No exista dictamen previo de la autoridad calificadora competente.
1.6. Asignacin de metadatos

40. Se asignarn los metadatos mnimos obligatorios y, en su caso, de los metadatos
complementarios a los documentos y expedientes electrnicos, segn se recoge en el
apartado 1.5.1.
23
Ver las recomendaciones de la norma UNE-EN 15713:2010. Destruccin segura del material confidencial. Cdigo de buenas
prcticas.
15
41. Se garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos

electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre cada
documento y sus metadatos.
1.7. Documentacin
42. Los procesos expuestos en 1.5 deben estar documentados. Se tendrn en cuenta las
directrices que puedan establecer las autoridades calificadoras y archivsticas
competentes, de acuerdo con la legislacin de archivos que se de aplicacin en cada
caso.
1.8. Formacin
43. La entidad cuenta con un plan de formacin continua y capacitacin del personal
responsable tanto de la ejecucin y del control de la gestin de los documentos
electrnicos, como de su tratamiento y conservacin en repositorios o archivos
electrnicos.
Incluir una referencia al plan de formacin o de capacitacin de la entidad, y
en su caso, los requisitos de formacin identificados para los diferentes
roles descritos en el apartado 1.4.1.
1.9. Supervisin y auditora

44. Los procesos de gestin de documentos electrnicos, el programa de tratamiento de
documentos electrnicos y la presente poltica sern objeto de auditoras con una
periodicidad de [_____________________]24. Estas auditoras podrn ser abordadas en
el contexto de las auditoras del ENS.
1.10. Gestin de la Poltica

45. El mantenimiento, actualizacin y publicacin electrnica del presente documento
corresponder a
Identificador del gestor de la poltica25
24
[_____________________________]
Establecer la periodicidad de las auditoras.
25
(DIR3).
16
2.
REFERENCIAS
2.1.
Legislacin
i. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas

y del Procedimiento Administrativo Comn.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1992-26318
ii. Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter
Personal.
iii. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de
desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de
carcter personal.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2008-979
iv. Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre, por el que se regula la conservacin del
patrimonio documental con valor histrico, el control de la eliminacin de otros
documentos de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos y la
conservacin de documentos administrativos en soporte distinto al original.
http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-A-2002-22192
v. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos.
vi. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios
pblicos.
vii. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica.
viii. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-A-2010-1331
ix. Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema
Espaol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del
Estado y de sus Organismos Pblicos y su rgimen de acceso.
x. Resolucin de 3 de octubre de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones
Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de
estndares.
17
xi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
xii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de
Documentos.
xiii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.
xiv. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de Firma
Electrnica y de certificados de la Administracin.
xv. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones
Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Protocolos de
intermediacin de datos.
xvi. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones
Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Relacin de
modelos de datos.
xvii. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones
Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de
gestin de documentos electrnicos.
xviii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin
Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de requisitos de
conexin a la red de comunicaciones de las Administraciones Pblicas espaolas.
xix. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de
copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
xx. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el
Intercambio de asientos entre las entidades registrales.
18
xxi. Resolucin de 19 de febrero de 2013, de la Secretara de Estado de Administraciones

Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Reutilizacin
de recursos de la informacin.
2.2.
Documentos de Inters
i. Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE).

http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITICAGESTION
ii. Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas - Modelo de Codificacin y Manual
de Atributos de Informacin.
http://administracionelectronica.gob.es/ctt/dir3
iii. Sistema de Informacin Administrativa
http://administracionelectronica.gob.es/ctt/sia
iv. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de estndares.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#CATALOGOESTANDA
RES
v. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#DOCUMENTOELECTR
ONICO
vi. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de
Documentos.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#DIGITALIZACIONDOC
UMENTOS
vii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#EXPEDIENTEELECTR
ONICO
viii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Poltica de Firma Electrnica y de
certificados de la Administracin.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITICAFIRMA
ix. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Relacin de modelos de
datos.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#RELACIONMODELOS
x. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de
documentos electrnicos.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITICAGESTION
xi. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexin
a la red de comunicaciones de las Administraciones Pblicas espaolas.
19
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#REQUISITOSCONEXIO
N
xii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de
copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#COPIADOAUTENTICO
xiii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el
intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#INTERCAMBIOASIENT
OS
xiv. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Reutilizacin de
recursos de informacin.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#REUTILIZACIONRECU
RSOS
20
ANEXO EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO
Coordinador del proyecto

Amutio Gmez, Miguel A.
MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PBLICAS
Grupo de expertos:
Administracin General del Estado
Agurruza Mutuberra, Jokin
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
Alburquerque Pernas, Francisco
MINISTERIO DEL INTERIOR - DIRECCIN GENERAL DE LA POLICA
Alcaide Garca, Aleida
de Alfonso Lpez, Ricardo
lvarez Rodrguez, Miguel
Amores Molero, Felipe
FBRICA NACIONAL DE MONEDA Y TIMBRE
Amutio, Miguel ngel
Aragons Arribas, Flix Jess
Arancn Carnicero, Concha
Arranz, Candelas
AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA
Arribas Tiestos, Manuel
MINISTERIO DE DEFENSA
Ballesteros Arjona, Juan Jess
MINISTERIO DE FOMENTO
Barrn Basterrechea, Jos Luis
Beriso, Pilar
MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL
Berral Lpez Alfonso
MINISTERIO DEL INTERIOR - DIRECCIN GENERAL DE TRFICO
Bustos Pretel, Gerardo
Cabezas Manso, Laura
Candau, Javier
CENTRO CRIPTOLGICO NACIONAL
Del Cao Gil, Cristina
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGA Y TURISMO
Caero Villegas, Ismael
MINISTERIO DEL INTERIOR
Carrascal Bravo, Guillermo
MINISTERIO DE JUSTICIA
Casado Robledo, M Jess
Cvicos Villa, Noem
MINISTERIO DE PRESIDENCIA
Comet Gutirrez, Raquel
Cornejo Zahonero, Carlos

Corral Guinea, Myriam

TRIBUNAL ECONMICO ADMINISTRATIVO CENTRAL
Crespo Snchez, Juan
MINISTERIO DEL INTERIOR DIRECCIN GENERAL DE LA POLICIA
Criado Gmez, Isabel
Cubo Contreras, Aitor
Cueva Calabia, Jos Luis
Desantes Fernndez, Blanca
MINISTERIO DE EDUCACIN, CULTURA Y DEPORTE
Eguluz Gauna, Jess
Escapa Castro, Luca
MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA
Escudero Rivas, Carlos
GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
21
Esteban de la Torre, Alfredo
Eusamio Mazagatos, Jos Antonio
Fradua Garcia-Soto, Idoia
Franco Espino, Beatriz
Galindo Alonso, Olga
GERENCIA DE INFORMTICA Y SEGURIDAD SOCIAL
Garcs, Juan Carlos
CONSEJO GENERAL DEL PODEL JUDICIAL
Garca Celada, Joseba
Garca Garca, Emilio
Garca Martn, M Jess
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y TURISMO
Garibay, Andrea
Gendive Rivas, Miguel
Gijn Romero, Francisco
MINISTERIO DE FOMENTO
Gmez Raya, Jos Ignacio
Gonzlez Corral, Isabel
Gonzlez Rufo, M ngeles
Gutirrez Marqus, Tatiana
INTECO
Hernndez Vicente, Severiano
Hernndez Gallardo, Diego
Hernndez Jimnez, Francisco
Hernndez Maroto, M Dolores
Hernndez Carrin, Jos Luis
Iglesias Quintana, Manuel
Igualada Gmez, Rafael
INSTITUTO NACIONAL DE EMPLEO
Iniesta Snchez, Fernando
MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA
Jaqueti, Francisco Javier
Jara Gonzlez, Francisco Jos
MINISTERIO DEL INTERIOR DIRECCIN GENERAL DE LA POLICIA
Jimnez Muoz, Luis
CENTRO CRIPTOLGICO NACIONAL
Lapuente Perea, Jos Luis
Lpez Crespo, Francisco
MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIN
Lpez Montilla, Borja
Lucas Vegas, M Jos
Manuel de Villena Cabeza, Luis
MINISTERIO DE AGRICULTURA, ALIMENTACIN Y MEDIO AMBIENTE
Maes Guerras, Santos
Martin Gordo, Flix Alberto
Martn Lzaro, Francisco Jos
Martn Marcos, Miguel
Martnez Muoz, David
MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIN
Martnez Vidal, Miguel ngel
Merchn Arribas, Montaa
Montes Antona, Javier
Muoz Montalvo, Juan Fernando
MINISTERIO DE SANIDAD, SERVICIOS SOCIALES E IGUALDAD
22
Muoz Salinero, Elena
Nieto Barrantes, Prado
Ortiz Tovar, Eva Mara
Otheo de Tejada, Josefina
AGENCIA ESTATAL ADMINISTRACIN TRIBUTARIA
De la Paz Rincn, Antonio
Prez Galindo, Rafael
Prez de Lema Senz de Viguera, Andoni
Prez-Olea Meyer-Doner, Claudio
Prez, Francisco
Prez Vzquez, Manuel Carlos
Quintero Villarroya, Jos Luis
Ramos Curto, Juan Francisco
Requejo Zalama, Javier
del Rio Molini, Mario
Robledo Pascual , scar
Rodrguez Hervs, Francisco Javier
MINISTERIO DEL INTERIOR
Rodrguez Escolar, Nimia
Rodrguez Ramos, Miguel ngel
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y TURISMO
Rubio Martnez, Javier
Ruiz del Corral, Manuel
Ruiz de Garibay Cubillo, Andrea
Ruiz Madueo, Eloy
Snchez Abad, M Pilar
Snchez Dorronsoro, Gabriel
Snchez Valle, Juan Norberto
Sanz Pulido, Antonio
Soriano Maldonado, Salvador
MINISTERIO DE INDUSTRIA, EERGIA Y TURISMO
Triguero Garrido, Mario
Turn Turn, ngeles
Valcrcel Lucas, Pedro-Castor
Valdivieso Snchez, Jos Luis
AGENCIA ESTATAL DE LA ADMINISTRACIN TRIBUTARIA
Vallejo Echevarra, Maite
Vega Fidalgo, Luis Miguel
Vlez Fraga, Santiago
Vinagre Bachiller, Jos Mara
MINISTERIO DE SANIDAD, SERVICIOS SOCIALES E IGUALDAD
Viado Villuendas, Pilar
Zapico, Alberto
AGENCIA ESTATAL DE LA ADMINISTRACIN TRIBUTARA
23
Comunidades Autnomas
Arlegui, Luis
GOBIERNO DE NAVARRA
Bez, Luis Alberto
GOBIERNO DE CANARIAS
Barras, Juan Antonio
JUNTA DE CASTILLA Y LEN
Berjano Tartiere, Brbara
GOBIERNO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS
Briones, Luis Miguel
GOBIERNO DE LA RIOJA
Cantabrana Gonzlez, Ricardo
GOBIERNO DE ARAGN
Castellano, Enrique
Caal Villanueva, M Jos
Cobea Fernndez, Jos Antonio
JUNTA DE ANDALUCIA
Espejo, Enric
GENERALITAT DE CATALUA
Eugenio Baute, Francisco Jos
Font Bibiloni, Andreu
GOVERN DE LES ILLES BALEARES
Galn Huertos, Pilar
Garca Carrera, Diego
Garca Hernndez, Rosa M.
GENERALITAT VALENCIANA
Gonzlez, Borja
Gonzlez Rodrguez, Manuel de los
Reyes
GOBIERNO DE CANTABRIA
Lpez Gonzlez, M del Rosario
Lozano Cantn, M ngel
GOBIERNO DE ARAGN
Marn Cruz, Pepa
GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Ojeda Prez, Juan Sebastin
JUNTA DE ANDALUCIA
Olivares Snchez, Pedro
GOBIERNO DE LA REGIN MURCIA
Perera Domnguez, Manuel
JUNTA DE ANDALUCIA
Rodrguez Parraga, Jos Mara
Rodrguez Rodrguez, Juan Carlos
Rosat Jorge, Jos Luis
Ruz Bentez, M del Carmen
Snchez Melero, Arturo
GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Saro, Javier
GOBIERNO DE CANTABRIA
Sebastin, Javier
GOBIERNO DE NAVARRA
Sez de Vicua, Asier
GOBIERNO VASCO
Vzquez Lpez, Jos Manuel
GOBIERNO DE NAVARRA
Corporaciones Locales
Brcenas Gutirrez, Pablo
FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS
Serrano Quintana, Juan Manuel
FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS
Universidades
Ario, Luis Alfons
CONFERENCIA DE RECTORES DE LAS UNIVERSIDADES

ESPAOLAS, UNIVERSITAT ROVIRA I VIRGILI
Otras Instituciones
de Ocaa Lacal, Daniel
TRIBUNAL CONSTITUCIONAL
24
Expertos en gestin documental

Delgado Gmez, Alejandro
AYUNTAMIENTO DE CARTAGENA
Garca Dez, Elena
INTECO
Gutirrez Marqus, Tatiana
INTECO
Llans Sanjuan, Joaquim
UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA
Martn Rey, Rosa Mara
Romera Iruela, Luis Enrique
Medio propio
INTECO
25

Politica Gestion Modelo

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Politica Gestion Modelo

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

POLTICA DE GESTIN

TTULO: Poltica de gestin de documentos electrnicos. Modelo

POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ............................. 5

1.1. Referencias ....................................................................................................... 5

1.2. Alcance de la Poltica ........................................................................................ 5

1.3. Datos identificativos la Poltica.......................................................................... 6

1.3.1.Perodo de validez ......................................................................................................6

1.3.2.Identificador del gestor de la Poltica ..........................................................................7

1.4. Roles y responsabilidades ................................................................................ 7

1.5. Procesos de gestin documental ...................................................................... 9

1.5.9.Destruccin o eliminacin .........................................................................................15

1.6. Asignacin de metadatos ................................................................................ 15

1.7. Documentacin ............................................................................................... 16

1.8. Formacin ....................................................................................................... 16

1.9. Supervisin y auditora.................................................................................... 16

1.10. Gestin de la Poltica ...................................................................................... 16

2.1. Legislacin ...................................................................................................... 17

2.2. Documentos de Inters ................................................................................... 19

ANEXO EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO .................................................. 21

Histrico de versiones del documento

Nombre del documento

ENI - Modelo de Poltica de Gestin de Documentos electrnicos

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el

La Norma Tcnica de Interoperabilidad de gestin de documentos electrnicos,

El presente documento es un modelo tiene como objetivo servir como

Para la correcta aplicacin del Modelo de referencia aqu mostrado, se deber:

atender a las aclaraciones precedidas del icono

completar los espacios sombreados [_____________________] segn las instrucciones

ENI - Modelo de Poltica de Gestin de Documentos electrnicos

ISO 15489. Informacin y documentacin. Gestin documental.

UNE-ISO/TR 18492 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.

UNE-ISO 30300. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos.

UNE-ISO 23081. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.

Metadatos para la gestin de documentos.

Otras referencias consideradas en la elaboracin de esta Poltica son:

Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas,

1.2. Alcance de la Poltica

La presente Poltica de Gestin de Documentos electrnicos est integrada en el

Esta Poltica de Gestin de Documentos electrnicos tiene por objeto establecer el

Esta Poltica persigue garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos

Nombre de la Entidad responsable de la Poltica.

ENI - Modelo de Poltica de Gestin de Documentos electrnicos

En particular, se integrar con la poltica de seguridad que establece el Esquema

En el caso de que existan entornos hbridos, en relacin con los

1.3. Datos identificativos la Poltica

Poltica de gestin de documentos electrnicos

URI de referencia de la Poltica

[Gestin de los documentos y expedientes producidos y o bien

1.3.1. Perodo de validez

ENI - Modelo de Poltica de Gestin de Documentos electrnicos

documentos electrnicos utilizados por [_____________________] a las especificaciones

1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica

Identificador del gestor 5

1.4. Roles y responsabilidades

1. La alta direccin, que aprobar e impulsar la poltica.

2. Los responsables de procesos de gestin, que aplicarn la poltica en el marco de

3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del

4. El personal implicado en tareas de tratamiento de documentos electrnicos, que

ENI - Modelo de Poltica de Gestin de Documentos electrnicos

Adaptar las responsabilidades a la casustica particular de la entidad en

Aprobacin e impulso de la Poltica: Alta direccin de la entidad.

Aplicacin de la poltica: responsables de procesos de gestin de la entidad.

Planificacin, implantacin y administracin del programa de tratamiento de

Servicio archivo y gestin de documentos del organismo o entidad.