Manual Access 2010 Cap

MANUAL DEL PARTICIPANTE
Aprenda Access 2010
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TABLA DE CONTENIDOS
MANUAL DEL PARTICIPANTE ........................................................................................................1
Aprenda Access 2010 ........................................................................................................................1
Mdulo 1 ...............................................................................................................................................7
Elementos bsicos de Access 2010 .......................................................................................................7
1.
Iniciar y cerrar Access 2010 ....................................................................................................9
2.
La pantalla inicial ....................................................................................................................9
3.
Las barras ..............................................................................................................................10
La barra de Ttulo .............................................................................................................10
La barra de Acceso rpido ................................................................................................10
La Cinta de opciones ........................................................................................................10
La pestaa Archivo ........................................................................................................... 11
La barra de estado .............................................................................................................13
4.
La ayuda ................................................................................................................................13
Mdulo 2 .............................................................................................................................................14
Crear, abrir y cerrar una base de datos ................................................................................................14
1.
Conceptos bsicos de Access ................................................................................................16
Base de datos ....................................................................................................................16
Tablas de datos..................................................................................................................16
Consultas ..........................................................................................................................16
Formularios .......................................................................................................................17
Informes ............................................................................................................................17
Pginas ..............................................................................................................................17
Macros ..............................................................................................................................17
Mdulos ............................................................................................................................17
2.
Crear una base de datos .........................................................................................................18
3.
El Panel de navegacin .........................................................................................................20
Diferentes vistas del Panel ................................................................................................21
Mostrar u ocultar objetos en el panel ................................................................................22
Opciones de navegacin: Configurando el panel..............................................................23
4.
Cerrar la base de datos ..........................................................................................................24
5.
Abrir una base de datos .........................................................................................................25
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Pgina 3
Mdulo 3 .............................................................................................................................................27
Trabajo con Tablas ..............................................................................................................................27
1.
Crear tablas de datos .............................................................................................................29
Crear una tabla de datos ....................................................................................................29
Tipos de datos ...................................................................................................................32
La clave principal .............................................................................................................33
2.
Guardar una tabla ..................................................................................................................34
3.
Cerrar una tabla .....................................................................................................................35
4.
Modificar tablas de datos ......................................................................................................35
Modificar el diseo de una tabla .......................................................................................35
Modificar el diseo de una tabla en Vista Hoja de Datos .................................................36
5.
Introducir y modificar datos en una tabla ..............................................................................39
6.
Desplazarse dentro de una tabla ............................................................................................42
7.
Buscar y reemplazar datos ................................................................................................43

Propiedades de los campos ....................................................................................................45
Introduccin ......................................................................................................................45
Tamao del campo ............................................................................................................45
Formato del campo ...........................................................................................................46
Lugares decimales ............................................................................................................47
Mscara de entrada ...........................................................................................................47
Ttulo ................................................................................................................................48
Valor predeterminado........................................................................................................48
Regla de validacin...........................................................................................................48
Texto de validacin ...........................................................................................................48
Requerido..........................................................................................................................49
Permitir longitud cero .......................................................................................................49
Indexado ...........................................................................................................................49
Mdulo 4:............................................................................................................................................50
Consultas.............................................................................................................................................50
1.
Introduccin ..........................................................................................................................52
2.
Tipos de consultas .................................................................................................................52
3.
Crear una consulta .................................................................................................................53

La vista Diseo ...........................................................................................................................54
Aadir campos ............................................................................................................................55
Encabezados de columna ............................................................................................................56
Cambiar el orden de los campos .................................................................................................56
Guardar la consulta .....................................................................................................................56
Ejecutar la consulta .....................................................................................................................57
Modificar el diseo de una consulta ...........................................................................................57
Ordenar el resultado de una consulta ..........................................................................................57
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Pgina 4
Seleccionar Registros: Introduccin de criterios.........................................................................58

4.
Criterios avanzados: Utilizacin de expresiones ...................................................................59

Operadores ..................................................................................................................................59
Valores fijos ................................................................................................................................60
Nombres de campos ....................................................................................................................60
Uso del parntesis .......................................................................................................................60
Los operadores de comparacin ..................................................................................................61
El operador Entre ....................................................................................................................61
El operador En ........................................................................................................................61
El operador Es nulo ................................................................................................................62
El operador Como ...................................................................................................................62
5.
Consultas con parmetros......................................................................................................63
6.
Las consultas multitabla ........................................................................................................65

Combinar tablas ..........................................................................................................................65
La composicin externa ..............................................................................................................66
Las consultas de Totales (o de resumen) .....................................................................................68
Las funciones de agregado ..........................................................................................................70
Agrupar registros ........................................................................................................................71
Incluir expresiones ......................................................................................................................72
Incluir criterios de bsqueda .......................................................................................................72
7.
Las consultas de referencias cruzadas ...................................................................................73

Introduccin ................................................................................................................................73
El asistente para consultas de referencias cruzadas ....................................................................74
La vista Diseo ...........................................................................................................................79
8.
Las consultas de accin .........................................................................................................79

Consultas de creacin de tabla ....................................................................................................79
Consultas de actualizacin ..........................................................................................................82
Consultas de datos anexados .......................................................................................................84
Consultas de eliminacin ............................................................................................................87
Mdulo 5 .............................................................................................................................................90
Formularios e Informes .......................................................................................................................90
1.
Los formularios .....................................................................................................................92

Introduccin ................................................................................................................................92
El asistente para formularios .......................................................................................................93
Editar datos de un formulario .....................................................................................................95
2.
Cambios en el Diseo de Formularios en Informes ..............................................................95

La Ficha Diseo de formulario ...................................................................................................95
La Vista Presentacin .................................................................................................................97
Encabezados y pies de pgina .....................................................................................................97
Cambios de Formato ...................................................................................................................98
La vista diseo de formulario .....................................................................................................99
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Pgina 5
Trabajar con Controles: La seccin Controles y campos .......................................................... 100

3.
Los informes........................................................................................................................ 108

Introduccin .............................................................................................................................. 108
Crear un informe ....................................................................................................................... 108
El asistente para informes ......................................................................................................... 108
La vista diseo de informe ........................................................................................................ 113
La pestaa Diseo de informe................................................................................................... 115
La seccin Controles y campos................................................................................................. 116
Imprimir un informe ................................................................................................................. 117
La ventana Vista preliminar ...................................................................................................... 119
Agrupar y ordenar ..................................................................................................................... 120
Mdulo 6 ........................................................................................................................................... 122

Utilidades de bases de datos ............................................................................................................. 122
1.
Compactar y reparar Bases de datos.................................................................................... 124
2.
Habilitar contenido de una base de datos en concreto ......................................................... 126

Habilitar contenido todas de las bases de datos de una carpeta ................................................ 128
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Pgina 6
Mdulo 1
Elementos bsicos de Access 2010
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Mdulo 1: Primeros Pasos con Access

En este Mdulo aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu
sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento
no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto
estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el
siguiente tema.
Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2010 para saber
diferenciar entre cada uno de ellos.
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1.
Iniciar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2010.
-
Desde el botn Inicio
situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men.

Colocar el cursor en Todos los programas, aparecer la lista de los programas que hay
instalados en tu ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciar
el programa.
-
Desde el icono de Access 2010 del escritorio.
Puedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos
Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
2.
Hacer clic en el botn cerrar
Hacer clic sobre la pestaa Archivo y pulsa el botn Salir
Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el
resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos
quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
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3.
Las barras
La barra de Ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando
en el momento actual.
La barra de Acceso rpido
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar,
Deshacer o Rehacer.
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Veremos cmo ms
adelante.
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La Cinta de opciones
Pgina 10
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer
clic en una pestaa accederemos a su ficha que contiene los botones y mens, organizados en categoras
o grupos.
Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botn
necesitaremos saber en qu pestaa se encuentra y, para ms sea, el grupo. De tal forma que Inicio >
Portapapeles > Pegar sera la localizacin exacta del botn Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles
de la pestaa Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen
un color atenuado, gris.
La cinta es dinmica y se comporta de forma inteligente. Est diseada para simplificarte el
trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers
pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submen. En tal caso,
aparecern nuevos caracteres para estas nuevas opciones.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
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La pestaa Archivo
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La pestaa Archivo es especial y como tal, est destacada con un fondo rosado. Al contrario que
el resto de pestaas, no despliega una ficha tpica de la cinta de opciones con herramientas para
modificar el documento, sino que despliega un men con acciones relativas al propio archivo: Guardar,
Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botn Office.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos
para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.
Este men contiene dos tipos bsicos de elementos:
-
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por
ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la
aplicacin. Tambin puede que algunas opciones muestren un cuadro de dilogo donde
nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.
Opcin que muestra ms informacin. Algunas opciones lo que hacen es mostrar

ms opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opcin Informacin
que muestra informacin de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado
de las ltimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se
colorear con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opcin
activa.
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La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre

el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada
momento.
Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que
estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico
dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se
muestran en un pequeo cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es
necesario que los memorices. Con el uso ya irs aprendiendo la forma de los botones que ms utilices.
4.
La ayuda
Access incorpora una documentacin muy til que explica las distintas opciones y
caractersticas del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella
podemos:
-
Hacer clic en el botn de Ayuda,
Pulsar la tecla F1 del teclado.
en la zona derecha de la Cinta de opciones.
El programa tambin ofrece otras opciones interesantes, para elllo:

Pulsar Ayuda en la pestaa Archivo. En este apartado adems encontrars enlaces a las webs
de Microsoft que te facilitarn informacin sobre las novedades de esta versin en concreto, ayuda
tcnica o actualizaciones del programa.
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Mdulo 2
Crear, abrir y cerrar una base de datos
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Mdulo 2: Crear, abrir y cerrar una base de datos

En este mdulo aprenderemos los conceptos bsicos sobre la creacin de
bases de datos, as como a movernos a travs del Panel de exploracin.
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1. Conceptos bsicos de Access
Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el
conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de
Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin
utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa,
o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos
de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.
Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla
contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes,
clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente,
nombre del cliente, direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as
todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podra ser:
Campos
Cdigo
Nombre
Apellidos
Direccin
C.P.
Registro 1
Luis
Grande Lilos
C/ Germanas, 23
46723
Registro 2
Marta
Fran Dardeno
C/ Mayor, 34
46625
Registro 3
Francisco
Juan Lpez
C/ Valle, 56
46625
Registro 4
Mara
Huesca Buevo
C/ Franciscano, 67
46521
Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las
tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en
principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
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Pgina 16
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo
cdigo postal sea 46625.
Formularios
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseado para la introduccin, visualizacin y

modificacin de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas
de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes
Un informe es el objeto de Access 2010 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir
datos seleccionados de una tabla.
nicamente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Pginas
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y
trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso ms
avanzado.
Macros
Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el
usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de
un elemento de un formulario.
Mdulos
Un mdulo es el objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales que se

codifican utilizando Visual Basic.
Realmente se trata de programacin con Access.
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2.
Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:
-
Hacer clic sobre la opcin Nuevo de la pestaa Archivo.
Se mostrarn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opcin
Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque tambin
podramos partir de una base existente o de una plantilla.
Elijas la opcin que elijas, un poco ms a la derecha vers un panel con una vista
previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicacin de
la nueva base de datos. Esto es as porque, al contrario que en otros programas como
Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se
puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando est lista.
Para cambiar la ubicacin establecida por defecto para la nueva base de datos (la carpeta Mis
documentos), haz clic en la pequea carpeta que hay junto a la caja de texto
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Pgina 18
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel
izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre
de archivo podrs escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y
volvers a la pantalla anterior.
Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin
.ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de
compatibilidad. Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a
rellenar sus datos.
Aprenda Access
Pgina 19
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se
crean a partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin, desde donde podremos
seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. De entrada slo encontraremos
la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.
3.
El Panel de navegacin
El Panel de navegacin es la herramienta que nos permitir acceder a los diferentes objetos
almacenados en nuestra base de datos Access. Se muestra a la derecha de la ventana de Access.
Como puedes ver en la imagen, la vista predeterminada del panel est organizada por tipos de
objetos: existe un grupo para las tablas, otro para las consultas, otro para formularios, informes, etc.
Aprenda Access
Pgina 20
Podemos ocultar el panel si necesitamos ms espacio de trabajo, como ya hemos dicho, desde el
botn
.
Para volver a mostrarlo bastar con volver a pulsar el botn
(esta vez en el sentido
contrario) o directamente sobre su nombre, en la barra que se mostrar en el lateral izquierdo de la

ventana.
Diferentes vistas del Panel
Haciendo clic sobre la cabecera del panel
se desplegar un men
que podemos utilizar para cambiar la forma en que visualizamos los objetos.
Las primeras opciones son las de Desplazarse a la categora. Nos permiten personalizar el tipo
de agrupacin.
Si bien por defecto vemos los objetos segn su tipo: tablas, informes, etc. Tambin podemos
mostrarlos por fecha a modo de historial, de forma que se muestren en la zona superior los modificados
o creados ms recientemente. O incluso, desde la opcin Tablas y vistas relacionadas, podemos agrupar
los objetos de forma lgica. Por ejemplo, todos los objetos relativos a la tabla clientes (informes,
formularios, consultas...) estarn en un grupo, todos los referentes a pedidos en otro, etc.
Observa la diferencia en la siguiente imagen:
Tablas y Vistas relacionadas
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Por Fecha
Personalizado
Pgina 21
Fjate cmo cambian las agrupaciones y los encabezados de las mismas. Utilizar estas vistas
con soltura puede ayudarnos a organizarnos de forma ms eficaz, especialmente en bases de datos con
grandes volmenes de objetos.
En el caso de la agrupacin personalizada, de entrada todos los objetos aparecern en la
categora Objetos no asignados. Deberemos crear los diferentes grupos y darles un nombre. Luego,
arrastrar los objetos hasta el encabezado de la categora en que se pretenda mostrar.
De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es ms sencillo encontrar un objeto
que sabemos
que pertenece a un tipo de objeto determinado.
Mostrar u ocultar objetos en el panel
Tambin desde la cabecera
se puede filtrar qu agrupacin de
objetos queremos visualizar. Para ello, deberemos atender a las opciones que hay a continuacin del
ttulo Filtrar por grupo.
En funcin del tipo de agrupacin que hayamos escogido, dispondremos de unas u otras
opciones:
-
En la vista Tipo de objeto, que es la predeterminada, podremos escoger el tipo: Tablas,

Consultas, Formularios, Informes... Las opciones son exclusivas, es decir, no puedes
filtrar para que se muestren Tablas y Consultas, pero no Formularios e Informes. Eso
s, puedes escoger Todos los objetos de Access para mostrarlos todos.
Si en cambio hemos escogido Tablas y vistas relacionadas, las opciones de filtro sern
cada una de las tablas de las que toman nombre las categoras. En nuestro ejemplo
Categoras, Clientes
Exactamente igual ocurre con las fechas de creacin y modificacin. Podrs filtrar por
cada uno de los encabezados disponibles: Hoy, Ayer, Antiguo...
Aprenda Access
Pgina 22
Todas estas opciones ocultan totalmente los grupos no seleccionados en el filtro, pero tambin
es posible ocultar un nico grupo.
-
Para ocultar una categora especfica deberemos hacer clic con el botn derecho del
ratn sobre l y escoger la opcin Ocultar. De la misma forma, elegiremos Mostrar
cuando queramos recuperarla.
Si en cambio es algo momentneo, puede que nos sea ms til la opcin contraer una
categora especfica. Para ello slo debemos hacer clic en su encabezado. Si volvemos
a hacer clic se mostrar de nuevo.
Por ltimo, si lo que queremos es ocultar un objeto en concreto y no la categora

completa que lo engloba, deberemos hacer clic con el botn derecho del ratn sobre l
y escoger la opcin Ocultar en este grupo en el men contextual.
Opciones de navegacin: Configurando el panel
Ya hemos visto prcticamente todas las opciones de organizacin que ofrece el panel de
navegacin. Vamos a ir un paso ms all explorando las Opciones de navegacin que ofrece. Podemos
acceder a esta opcin si hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el rea vaca del panel.
Asegrate de que no haces clic sobre ningn objeto ni encabezado.
Aprenda Access
Pgina 23
Se abrir una ventana como la siguiente:
Desde esta ventana podrs modificar el orden en que aparecen los distintos tipos de vista en el
men.
Tambin podrs crear nuevos grupos (Agregar grupo) en tus vistas de tipo Personalizado. E
incluso crear nuevas vistas de navegacin personalizadas desde la opcin Agregar elemento. Desde esta
ventana se puede gestionar el Panel de navegacin de una forma muy sencilla e intuitiva.
Adems, una opcin muy interesante es la de Mostrar objetos ocultos. Si la marcas, se
mostrarn en un color atenuado los grupos ocultos, de forma que puedas situarte en ellos y pulsar la
opcin Mostrar fcilmente, para volver a hacerlos visibles.
Tambin te puede resultar de utilidad Mostrar barra de bsqueda, si tu base de datos contiene
muchas tablas y dems objetos. As podrs buscar objetos por su nombre desde el propio panel de
navegacin.
4.
Cerrar la base de datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
-
- En la pestaa Archivo, elegir la opcin Cerrar base de datos.
- O bien cerrar Access. Obviamente la base tambin se cerrar.
Aprenda Access
Pgina 24
5.
Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:
-
Desde la pestaa Archivo > Abrir
Desde las teclas rpidas CTRL+A o ALT+A.
En ambos mtodos se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que selecciones el archivo que
quieres abrir:
Debers situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o
bien seleccionarlo y pulsar el botn Abrir.
-
Desde la pestaa Archivo > Reciente
En la opcin Reciente encontrars una lista de los ltimos archivos abiertos, al igual que en el
mtodo anterior.
Haz clic en la que quieras abrir.
Aprenda Access
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Desde el acceso rpido a las ltimas bases abiertas:
Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio > Todos los
Programas, aparecer la ficha Archivo desplegada. En ella encontrars una lista de las cuatro ltimas
bases de datos abiertas, exactamente igual que en el mtodo anterior, pero directamente en Archivo, sin
tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la que quieras abrir.
Desde Archivo > Reciente (el mtodo que hemos visto anteriormente) podemos configurar
cuntos elementos veremos en el acceso rpido. Por defecto son 4, pero podemos cambiarlo hasta un
mximo de 17. No es recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado
extenso.
Tambin podemos eliminar este indicando que queremos mostrar 0 elementos o bien
desactivando la casilla de verificacin.
Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su acceso rpido, al
hacer clic en un elemento se abrir con el nombre y ubicacin que tena la ltima vez que se abri. Esto
quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra
carpeta, la lista quedar desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrar un mensaje indicando
que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, debers utilizar cualquiera de los dos primeros
mtodos y buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.
Aprenda Access
Pgina 26
Mdulo 3
Trabajo con Tablas
Aprenda Access
27
Mdulo 3: Trabajo con Tablas

Este mdulo le mostrar las principales caractersticas y novedades del objeto
tabla. Las tablas son el elemento estructural ms importante de las bases de
datos. Aprenderemos a crearlas y relacionarlas.
Aprenda Access
28
1. Crear tablas de datos

En este punto veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de
datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona
Access 2010.
Crear una tabla de datos
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus
opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los
datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo
de datos que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint

desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personas con acceso al mismo sitio.
Desde el grupo Plantillas tambin podemos acceder a Elementos de aplicacin, que

permite crear una tabla a partir de una de las plantillas disponibles. Slo tendrs que
rellenarla con sus datos.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste
en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras
consideraciones.
Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo clic en el botn de la Barra de estado.
Tambin en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botn Ver > Vista Diseo, en la pestaa
Campos de las Herramientas de tabla.
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29
Aparecer la vista de Diseo de la tabla:
En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la

tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde
definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la
primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir
propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que
tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en
la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un
campo puede tener hasta 64 caracteres.
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30
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al
tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos,
hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
En Office 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en versiones

anteriores: Calculado.
En el apartado siguiente hablaremos sobre los diferentes tipos de datos.
Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de
la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas
del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente.
A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
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31
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir
datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja
de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.
Tipos de datos
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se
van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:
-
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y
caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su
longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos
como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como
nmeros de telfono o cdigos postales.
Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o

explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda
para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo. En Access
2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero slo se tendrn en cuenta
para ello los 255 primeros caracteres.
Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo
nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los
tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos
Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para
claves autonumricas en bases de datos replicadas.
Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos

en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La
precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a
la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el
redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15
dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda
ocupa 8 bytes de espacio en disco.
Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero

aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una
tabla. Los campos Autonumeracin no se pueden actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Si
trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos
Aprenda Access
32
insertados como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente. Pero si lo que ests
haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de
datos, porque a partir de la versin 2007 empez a considerarse obsoleto y a utilizar,
en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos ms adelante.
-
Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y

utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener
hasta tres partes:
-
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

-
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y

otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a
como adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico. Los campos de datos
adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el
espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de
mapa de bits del archivo original.
Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operacin

aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podra ser un
campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una lnea de
pedido.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que
permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de
lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para
bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos
basndose en los valores seleccionados en l.
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el
registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave
principal compuesta por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
-
Aprenda Access
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
33
Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa

Diseo.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la
clave principal de la tabla.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los
campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos
los campos hacer clic en el botn anterior
Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de
una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en
el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema
no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
2.
Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:
-
Ir a la pestaa Archivo y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar
de la barra de Acceso Rpido.
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Aprenda Access
34
3.
Cerrar una tabla

Podemos cerrar una tabla de varias formas:
-
Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en
el men emergente.
Hacer clic con el botn central del ratn sobre la pestaa con el nombre de la tabla. En
algunos ratones el botn central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos
hacia arriba y hacia abajo.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar
que se encuentra en la parte derecha al
mismo nivel que la pestaa
4.
Modificar tablas de datos
Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla
como los datos introducidos en ella.
Modificar el diseo de una tabla
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una
nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar
una modificacin en su diseo:
-
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo

estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en
el men contextual:
Aprenda Access
35
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.

Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y
realizar las sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo:
-
Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo.
O bien situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn

de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar
delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo:

-
Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn
de la pestaa
Diseo.
-
O bien seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo

izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin

desaparecern.
Por ltimo, guardar la tabla
Modificar el diseo de una tabla en Vista Hoja de Datos
La Vista de Hoja de datos se utiliza normalmente para editar los datos que contiene la tabla,
aunque tambin podemos modificar su diseo. Para abrir la tabla en esta vista:
Si la tabla no est abierta, desde el Panel de Navegacin:
-
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla.
O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opcin
en el men
contextual.
Aprenda Access
36
Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseo:

-
Desde la pestaa Diseo o Inicio > grupo Vista > botn Ver, cambiaremos la vista.
Tambin desde el botn de la barra de estado.
La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:
A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna llamada Agregar
nuevo campo.
Aprenda Access
37
Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegar un men que nos permitir elegir el tipo de
datos que contendr la nueva columna (o campo). Al pulsar sobre el que nos interese, se insertar
automticamente en la tabla.
El encabezado del nuevo campo contendr un nombre por defecto: Campo1. Si insertas otros se
llamarn Campo2, Campo3, etc. Para darle un nombre a los campos no hay mas que seleccionar el
encabezado con un doble clic y borrar el texto Campo1, para a continuacin escribir el nuevo nombre.
Al finalizar, pulsar INTRO para que se guarde.
Otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el
encabezado y seleccionar la opcin Cambiar nombre de campo en el men contextual.
Tambin desde el men contextual podremos Eliminar campo, si queremos deshacernos de una
determinada columna.
Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando el
contenido de la tabla y decidimos realizar un pequeo cambio en su diseo, pero recomendamos realizar
los cambios de diseo en la Vista Diseo, ya que disponemos de un mayor control de la edicin.
El encabezado del nuevo campo contendr un nombre por defecto: Campo1. Si insertas otros se
llamarn Campo2, Campo3, etc. Para darle un nombre a los campos no hay ms que seleccionar el
encabezado con un doble clic y borrar el texto Campo1, para a continuacin escribir el nuevo nombre.
Al finalizar, pulsar INTRO para que se guarde.
Otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el
encabezado y seleccionar la opcin Cambiar nombre de campo en el men contextual.
Tambin desde el men contextual podremos Eliminar campo, si queremos deshacernos de una
determinada columna.
Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando el
contenido de la tabla y decidimos realizar un pequeo cambio en su diseo, pero recomendamos realizar
los cambios de diseo en la Vista Diseo, ya que disponemos de un mayor control de la edicin.
Aprenda Access
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5.
Introducir y modificar datos en una tabla
Para introducir datos en una tabla

Debemos situarnos en la vista Hoja de datos. Para acceder a la misma podemos elegir entre:
-
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar
la opcin
en el men contextual.
Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistas de objeto y
elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:
Cada fila nos sirve para introducir un registro.

-
Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para
introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo se
almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Cerrar
para terminar con dicha tabla.
Vamos a ir viendo ejemplos de cmo introducir los datos para cada tipo de datos distinto.
Recuerda que para introducir datos debes ver la tabla en Vista Hoja de datos.
-
Texto y Memo: La forma de introducir datos en los campos de texto y campos MEMO
es simplemente escribiendo el valor. Admite letras, nmeros y otros caracteres.
Nmero y Moneda: Para rellenar estos datos, simplemente escribiremos el valor, pero
teniendo en cuenta que sean valores numricos, obviamente. El campo moneda le dar
el formato adecuado automticamente al pasar al siguiente campo.
Aprenda Access
39
Autonumeracin y Calculado: No es posible asignar un valor a un campo de estos

tipos. Las razones son las siguientes:
-
El sistema es quien da al campo Autonumeracin el valor que le corresponde

automticamente. Va asignando nmeros correlativos en cada nuevo registro.
El valor del campo Calculado es el resultado de la expresin indicada en su

definicin.
Fecha/Hora: La fecha se debe introducir siguiendo un formato fecha, como es

DD/MM/AAAA. Si no te quieres complicar, haz clic en el pequeo calendario que
aparece a la derecha del campo, cuando ste est activo. Se desplegar un calendario
donde podrs seleccionar el da adecuado.
S/No: En los campos de este tipo deberemos activar la casilla de verificacin para
indicar S y desactivarla para indicar No. Lo haremos con un simple clic.
Objeto OLE: Esta forma de insertar imgenes no es muy recomendable en las actuales
versiones. Digamos que est obsoleta y es preferible utilizar Datos adjuntos. Aun as,
veremos cmo se introduce. Deberemos hacer clic con el botn derecho del ratn sobre
el campo y seleccionar Insertar objeto. en el men contextual. Se abrir una ventana
como la siguiente:
Lo habitual ser pulsar la opcin Crear desde archivo y seleccionar un archivo existente.
Aprenda Access
40
Datos adjuntos: Para introducir datos en campos de tipo Datos adjuntos, deberemos
hacer doble clic en el clip que se dibuja en su celda.
Se abrir la ventana siguiente:
En ella debers Agregar los archivos que quieras adjuntar. Y los podrs Quitar en cualquier
momento.
Adems, desde la opcin Abrir podrs visualizar los archivos que ya hayas adjuntado (se
iniciar el programa capaz de reproducirlos).
Las opciones Guardar como... y Guardar todo... te permiten guardar en tu disco duro local los
archivos de la lista de adjuntos.
-
Aprenda Access
Hipervnculo: Al igual que el texto, simplemente deberemos escribir para rellenar este
campo (o accediendo con el botn derecho al comando Modificar Hipervnculo, como
se muestra en la imagen).
41
Lo nico que tendremos que tener en cuenta es que cualquier texto introducido se
interpretar como una ruta. Por lo tanto, asegrate de que introduces enlaces vlidos.
-
Si se trata de una ruta a una carpeta local se abrir con el explorador de Windows.
Si se interpreta como una direccin de internet, se abrir con el navegador

predeterminado.
Si se interpreta como un correo electrnico, se intentar iniciar el gestor de correo

del equipo para enviar un mensaje a la direccin especificada en el campo.
Si lo que queremos es borrar un registro entero:

-
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del

registro. El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botn Eliminar
que se
encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido:

No tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
6.
Desplazarse dentro de una tabla
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica
el nmero total de registros que en nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a
continuacin:
-
Para ir al primer registro de la tabla.
Para ir al registro anterior en la tabla.
Para ir al registro siguiente en la tabla.
Para ir al ltimo registro de la tabla.
Para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:

-
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
Aprenda Access
42
Pulsar INTRO.
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.
Buscar y reemplazar datos
Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus
campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de
Access 2007.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja
de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic
en el botn Buscar de la pestaa Inicio:
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto
coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo
seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el
valor introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no
tiene por qu coincidir exactamente con l.
Aprenda Access
43
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Despus podemos indicarle Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
encontramos situados.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el
ltimo.
Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre

maysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara).
Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el
primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre
el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.
Despus cerrar el cuadro de dilogo.
-
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar.

Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la
vista Hoja de datos. A continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos
reemplazar y finalmente hacer clic en el botn Reemplazar
del marco Buscar de
la pestaa Inicio.
-
O bien hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaa
Reemplazar.
Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma:
La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para
introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que reemplaza el
valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los
valores encontrados por el de sustitucin.
Aprenda Access
44
Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados
inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo.
7.
Propiedades de los campos
Introduccin
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control
adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando
tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores
vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda.
Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que
las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber
introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.
A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de
datos.
Tamao del campo
Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que
se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo
de 255.
Aprenda Access
45
Para los campos Numrico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y 1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para
valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y
4,94065645841247E-324 para valores positivos.
Id. De rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos
en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una
base de datos .accdb).
Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un
informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico.
-
Aprenda Access
Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:

-
Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el

smbolo monetario asignado en Windows como puede ser .
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estndar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
46
Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el

valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93,
05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo.

Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao.
Ejemplo: 01/08/00. (Nota: El formato Fecha corta asume que las fechas
comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los
aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99
pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999).
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que
lo son No, Falso y Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la
vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto
de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la
pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de
texto como te mostramos a continuacin.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se
tendran que crear formatos personalizados.
Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de
dato Nmero o Moneda.
Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores
que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo
Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) _______.
Aprenda Access
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Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta
propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn
que aparece a la derecha de la
propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.
Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la
propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no

introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la
mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese
valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de
la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo
Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor
Valencia y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumrico.
Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique.
Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido
correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede
especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la
secuencia animada.
Autonumrico.
Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se
abre al hacer clic sobre el botn
que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en
ella.
Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos
en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos,
sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo.
Aprenda Access
48
Autonumrico.
Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad
el valor S, en caso contrario el valor ser el de No.
Autonumrico.
Permitir longitud cero
Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.
Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las
consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de
ordenacin y agrupacin.
Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un
ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
-
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores

duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.
Aprenda Access
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Mdulo 4:
Consultas
Aprenda Access
50
Mdulo 4: Consultas
Este mdulo le mostrar las principales caractersticas y
novedades del objeto consulta. Las consultas son el
elemento ms comn en el uso habitual de una base de
datos. Su principal utilidad es el filtrado de la informacin.
Aprenderemos su creacin y caractersticas.
Aprenda Access
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1.
Introduccin
Las consultas constituyen la herramienta fundamental en las bases de datos relacionales. Son
utilizadas para localizar determinados registros dentro de una o varias tablas relacionadas que cumplan
ciertas condiciones. Por ejemplo, los clientes que no hayan realizado ningn pedido, o los libros
prestados entre dos fechas.
Adems a travs de consultas se podrn realizar operaciones sobre datos de las tablas de una
manera rpida y eficaz, como actualizar determinados campos, aadir registros de otras tablas, o
eliminar registros que no se necesiten.
2.
Tipos de consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
-
Consultas de seleccin
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que
cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla
lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y
cada vez que se abre se vuelve a calcular).
-
Consultas de accin
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin,
de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.
-
Consultas especficas de SQL
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen
que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas
hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
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3.
Crear una consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
-
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear.
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver
en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en
el apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms
adelante.
Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear
cualquiera de las anteriores por ti mismo.
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Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta
sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
La vista Diseo
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Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas
aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos
la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos
profundizando en la explicacin.
-
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo
a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un
campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el

resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la
consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que
la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacin
para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el
resultado ya que todos son de la misma poblacin.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es

una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la
consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por
los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
-
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el
botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos
sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la
derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que
aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos
reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla: as en la lista
desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vaca de la cuadrcula.
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Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta

podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos
cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo y
seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.
En la consulta que aparece ms arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, esta tendr en el
encabezado Mes_Factura y en la columna se visualizar el mes de la fecha de la factura (tenemos un
campo calculado que utiliza la funcin mes( ), funcin que obtiene el mes de una fecha).
Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos
podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.
Para mover una columna arrastrndola:
-
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la

flecha
hacer clic, la columna aparecer resaltada (est seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha
. Pulsar el botn del ratn y
sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posicin deseada.

Para mover una columna cortndola:
-
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y

cuando aparece la flecha
Hacer clic sobre el icono
hacer clic).
en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecer
la columna.
-
A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la

columna que hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bien teclear
Ctrl+V).
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la
tecla May pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y
todas las columnas que se encuentren entre las dos.
Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta:
-
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Haciendo clic sobre el botn Guardar
de la barra de Acceso Rpido,
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O bien, seleccionando la opcin Guardar del Men de Archivo.
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un
nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn
Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de
Exploracin.
-
Desde el Panel de Exploracin:

-
Haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseo de la consulta:

-
Haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte
de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no
permiten esas modificaciones).
Modificar el diseo de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:
Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.
En el men contextual seleccionar
Ordenar el resultado de una consulta

Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
-
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer
clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por
orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora,
etc., o bien puede ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las
columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de
Aprenda Access
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ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y as
sucesivamente.
El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos
ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la
cuadrcula primero la columna provincia y despus la columna localidad.
El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para
cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna,
descendente por la segunda columna.
Seleccionar Registros: Introduccin de criterios

Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es
una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar
los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta condicin en la
cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacin y en esa
columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner
directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el
=.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra
un texto lo encierra entre comillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar
dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo
queremos poner la condicin precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner
en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio =
"coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste.
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el
registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200,
aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro
aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el
operador Y.
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En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est

comprendida entre el 01/01/1960 y el 31/12/1969.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en
filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).
Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha

nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos que
sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea
su fecha de nacimiento.
Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por
encontrarse en la misma fila.
Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de
registros.
4.
Criterios avanzados: Utilizacin de expresiones
Una expresin se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La
mayora de las veces un operando ser un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo.
Podemos utilizar expresiones tanto para introducir criterios como para introducir frmulas en
Campos Calculados.
Operadores
-
operador +, se utiliza para sumar dos nmeros.
operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros.
operador *, se utiliza para multiplicar dos nmeros.
operador ^, se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente ( nmero ^

exponente )
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operador /, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante.
operador \, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero.
operador Mod, divide dos nmeros y devuelve slo el resto.
El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto. Tambin se
puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para
concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenacin y as evitar
errores o confusiones.
Un operando puede ser un nombre de columna, una expresin, un valor concreto o una funcin
predefinida.
Valores fijos
Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas:
-
Los valores numricos se indican poniendo el nmero sin ms. Se tiene que utilizar
para separar la parte entera de los decimales el smbolo definido en nuestra
configuracin de Windows; adems los valores numricos no se pueden escribir
formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una
expresin correcta no puedo escribir
(ventas + 1.000.000)
ni tampoco (ventas + 1,000,000)
Tengo que escribir
(ventas+1000000)
Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ".
Ejemplo: ', ' ",", 'VALENCIA'
Los literales de fecha se escriben entre # . Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se

escribe #10/5/96#
Nombres de campos
Los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo est
formado por una sola palabra se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras
separadas por espacios en blanco es obligatorio ponerlo entre corchetes [ ]. Por ejemplo para hacer
referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion], pero el campo Fecha de
nacimiento siempre se escribir [Fecha de nacimiento.]
Uso del parntesis

Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los parntesis para delimitar cada
expresin. Siempre se tiene que utilizar un parntesis de apertura (y uno de cierre).
Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1)
Aprenda Access
60
El uso del parntesis sirve para que la expresin quede ms clara sobre todo cuando
combinamos muchas expresiones, y para que los operadores acten en el orden que nosotros queramos
para as olvidarnos de la prioridad de los operadores.
Los operadores de comparacin

Estos operadores comparan el valor de una expresin con el valor de otra. Independientemente
del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparacin ser nulo (ni verdadero ni
falso). Los operadores de comparacin que podemos utilizar son:
Operador
Significado
Igual que
<>
Distinto de
<
Menor que
<=
Menor o igual
>
Mayor que
>=
Mayor o igual que
El operador Entre
Tiene la siguiente sintaxis:
Entre valor1 Y valor2
Examina si el valor de la expresin est comprendido entre los dos valores definidos por valor1
y valor2.
Ejemplo:
Entre #01/01/60# Y 04/06/62#,
El operador En
Tiene la siguiente sintaxis:
Expresin En (valor1, valor2, ...)
Examina si el valor de la expresin es uno de los valores incluidos en la lista de valores escritos
entre parntesis.
Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podramos poner la
condicin
Poblacin En ('Alicante'; 'Elche'; 'Elda'; 'Onda')
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El operador Es nulo
Cuando una columna que interviene en una condicin contiene el valor nulo, el resultado de la
condicin noes verdadero ni falso, sino nulo, sea cual sea el test que se haya utilizado. Por eso si
queremos listar las filas que no tienen valor en una determinada columna, no podemos utilizar la
condicin columna = nulo debemos utilizar un operador especial, el operador Es nulo.
El operador Como
Se utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el que
comparar. Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso hay que
utilizar el comodn* y utilizar el operador Como para que Access reconozca el * como un comodn y no
como el carcter asterisco. La condicin sera nombre como '*o'.
El valor que contiene los comodines se conoce como patrn y tiene que ir encerrado entre
comillas (simples dobles).
La sintaxis es la siguiente:
Expresin Como 'patrn'
En la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un patrn y
su significado.
Caracteres en patrn
Significado
Un carcter cualquiera
Cero o ms caracteres
Un dgito cualquiera(0-9)
[ListaCaracteres]
Un carcter cualquierade ListaCaracteres
[!ListaCaracteres]
Un carcter cualquiera no incluido en ListaCaracteres
ListaCaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier carcter,
incluyendo dgitos, los caracteres se escriben uno detrs de otro sin espacios en blanco ni comas. Por
ejemplo para sacar los nombres que empiezan por "a", "g", "r" o "v" el patrn sera: '[agrv]*'
Los caracteres especiales corchete de apertura ("["), interrogacin ("?"), almohadilla ("#") y
asterisco ("*") dejan de ser considerados comodines cuando van entre corchetes. Por ejemplo para
buscar los nombres que contienen un asterisco, el patrn sera: '*[*]*' en este caso el segundo * dentro
del patrn no acta como comodn sino como un carcter cualquiera porque va dentro de los corchetes.
Si no se encierra entre corchetes, la exclamacin ! representa el carcter exclamacin.
Aprenda Access
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El corchete de cierre ("]") se puede utilizar fuera de una lista de caracteres como carcter
independiente pero no se puede utilizar en una lista de caracteres. Por ejemplo, el patrn 'a]*' permite
encontrar nombres que empiecen por una "a" seguida de un corchete de cierre. La secuencia de
caracteres [] se considera una cadena de caracteres de longitud cero ("").
Se puede especificar un intervalo de caracteres en ListaCaracteres colocando un guin - para
separar los lmites inferior y superior del intervalo.
Por ejemplo, la secuencia [A-Z] en patrn representa cualquier carcter comprendido en el
intervalo de la A a la Z.
Cuando se especifica un intervalo de caracteres, stos deben aparecer en orden ascendente (de
menor a mayor). [A-Z] es un intervalo vlido, pero [Z-A] no lo es.
Se pueden incluir mltiples intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores.
El guin - define un intervalo nicamente cuando aparece dentro de los corchetes entre dos
caracteres, en cualquier otro caso representa el carcter guin.
Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (son los que tienen un
cdigo postal que empieza por 46 seguido de tres dgitos cualesquiera, la condicin podra ser [cdigo
postal] como '46###'
5.
Consultas con parmetros
A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento
sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos
hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir
el usuario cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro.
Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo
introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos,
Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el
valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:
Aprenda Access
63
En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que
especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera:
Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo
contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un
valor.
Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn
Parmetros de la pestaa Diseo.
En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta
donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.
La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn

Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del
valor introducido por el usuario.
Aprenda Access
64
6.
Las consultas multitabla
Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber
contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos.
Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta) haremos
clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta
obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si
tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de
las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas
tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas.
Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces
tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por
ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una
lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir
el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que
combinar las dos tablas.
Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos
tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de
unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas, tablas relacionadas, estas aparecern
automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta.
Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en
las dos tablas aunque no exista una relacin definida entre ellas.
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access
busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual
se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente.
Aprenda Access
65
Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente
manera:
Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de
las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan.
Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra
tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo:
En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso
asignado.
Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila
coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.
La composicin externa
La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no
tienen una fila coincidente en la otra tabla.
Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera:
-
Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.
Combinar las dos tablas por los campos de unin.
Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas.
En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combinacin.
Aprenda Access
66
Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin.
Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados
(campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa
deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos obtener.
Si seleccionamos la opcin 2,la combinacin aparecer de la siguiente forma:
Aprenda Access
67
Si seleccionamos la opcin 3la combinacin aparecer de la siguiente forma:
El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.
Las consultas de Totales (o de resumen)

Definicin
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las
filas del origen de la consulta, por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen
como consultas sumarias.
Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una
naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias
filas de la tabla origen.
Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una
consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una
sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de
varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren
las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite
modificar los datos del origen.
Aprenda Access
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En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se

visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila del resultado se
corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta
res2umen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.
Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de
Diseo.
En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total.
Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese
valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo.
Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista
asociada a la celda como puedes ver en la imagen.
Aprenda Access
69
Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los
valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una
consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla.
Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la
cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es
seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin.
A continuacin describiremos esas opciones.
-
La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que
se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...).
El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor.
La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores

contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de
dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el
valor del resultado.
La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la

columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos
registros, el resultado es nulo.
La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en

el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado
es nulo.
Nota: Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de
resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un
valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los
mismos con valores 0 que con valores nulos.
Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente

de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha.
El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna
es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la
columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la
columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms
posterior.
Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del
grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico
en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto
sobre estas opciones.
La opcin Cuenta devuelve el resultado de contar el nmero de valores que hay en la

columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre
devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se
cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.
Aprenda Access
70
Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta (*) devuelve
el nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos
que seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as:
Agrupar registros
Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y
producen una nica fila resultado.
La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen sin
columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los
registros del origen.
Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que
tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el
resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada
grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales.
Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar
que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo
Poblacin. De esta manera la funcin cuenta la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de
la misma poblacin). La consulta quedara as:
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin.
-
Aprenda Access
Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros
que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin.
71
Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un
nico grupo.
Incluir expresiones
La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de
columna.
Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de
agregado (las funciones que acabamos de ver (suma, Promedio, DesvEst, Mn, Max...) valores fijos o
nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor.
En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar
funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)-Mn(nhoras) pero
no Max(suma(nhoras)).
Incluir criterios de bsqueda

La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de
la consulta antes de realizar los clculos.
Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que
contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se
definira de la siguiente forma:
Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin
Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta.
Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en
una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR,
AND, NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta
columna no es una columna de agrupacin.
Aprenda Access
72
7.
Las consultas de referencias cruzadas

Introduccin
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta
resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cada una de las
columnas de agrupacin es una entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los
pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes de los
pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.
La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato ms

compacto como el siguiente:
Aprenda Access
73
Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.
Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas que
aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupacin (mes) ahora
sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en
la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la
funcin de agregado (la suma de importes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms
cmodo y rpido utilizar el asistente.
El asistente para consultas de referencias cruzadas

Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en el
botn Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaa Crear:
Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref. cruzadas del cuadro de dilogo que aparecer:
Aprenda Access
74
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde coger
los datos.
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas
las Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola
tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal
para seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que
estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser el origen de la consulta de referencias
cruzadas.
Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botn Siguiente> para pasar a la
ventana que puedes ver en la siguiente pgina...
El asistente para consultas de referencias cruzadas
Aprenda Access
75
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una
de las columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si
una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera
como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas.
Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botn
. Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de
cmo quedar la consulta; hemos seleccionado el campo NivelN y vemos que en la consulta aparecer
una fila por cada valor distinto del campo NivelN.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn
y el campo se quita de la lista de
campos seleccionados.
Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado
de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos hayan en el
origen de la consulta.
Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece esta ventana:
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slo podemos
elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generar una columna con el valor como
encabezado de columna.
En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que al
seleccionar el campo Tipos, aparecer en el resultado de la consulta una columna por cada valor que se
encuentre en la columna Tipos de la tabla Principal. Pulsando Siguiente, accedemos a una ventana que
vemos en la siguiente pgina...
Aprenda Access
76
Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los totales no por cada
fecha sino por mes, ao o trimestre por eso el asistente nos preguntara en el siguiente paso qu tipo de
agrupacin queremos.
Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecer una columna
por cada mes del ao en vez de por cada fecha distinta. Aqu tambin podemos apreciar el efecto en la
zona inferior de la ventana.
Despus de pulsar el botn Siguiente> pasamos a la siguiente ventana:
En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcular en la interseccin de columna y fila.
En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite calcular ese valor, y
en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuar la funcin de agregado. Por ejemplo hemos
seleccionado Asistentes tutora y la funcin Cuenta, por lo tanto en cada interseccin tendremos el
nmero de asistencias a tutoras por cada nivel de grupos y cada tipo de curso.
Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de resumen.
El asistente nos permite tambin aadir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta
columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En nuestro ejemplo me dara el
nmero total de asistencias a tutoras para cada uno de los tipos de formacin. Para que el asistente
aada esta columna tenemos que activar la casilla S, incluir suma de filas.
Despus de pulsar el botn Siguiente> llegamos a la ltima ventana del asistente que puedes ver
en la siguiente pgina...
Aprenda Access
77
En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre tambin ser su
ttulo.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
-
Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo:
O bien Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de

consulta donde podremos modificar la definicin de la consulta.
Aprenda Access
78
La vista Diseo
La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta
resumen con una fila aadida, la fila Tab ref cruz.
Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente.
Normalmente nosotros no tendremos que cambiar el diseo, si acaso el ttulo de las columnas que no
sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.
8.
Las consultas de accin
Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados
en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra,
modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.
En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin aparece un cuadro de dilogo para
confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes, A
continuacin te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de accin.
Puede que tu configuracin de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas.
Consultas de creacin de tabla

Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado
de una consulta de seleccin.
Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una
determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en
ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos.
Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de
nuestras tablas.
Aprenda Access
79
Para crear una consulta de Creacin de tabla:

-
Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva
tabla.
Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el
resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en
la nueva tabla.
Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.
Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero
podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de
datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla.
Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el
botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de
carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla.
-
Aprenda Access
Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de
consulta:
80
La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta
de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de
ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades
de la consulta haciendo clic sobre el botn
de la pestaa Diseo veremos en la
propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la
base de datos donde se crear:
Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de
datos de la pestaa Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla.
La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la
consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn
Aprenda Access
de la pestaa Diseo.
81
Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos
avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y
heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal,
ndices, etc.
Consultas de actualizacin
Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en
una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los
registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin.
Para crear una consulta de actualizacin:
-
Aadimos la tabla que queremos actualizar.
Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo.
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y
Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver en el
ejemplo que te ofrecemos a continuacin:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de
tablas.
En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los

criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar.
Aprenda Access
82
En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al

campo.
La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin
basada en campos del origen, tambin podra ser un parmetro.
Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada.
La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est actualizando.
-
Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se modifica, el

valor que se utiliza es el antes de la modificacin, lo mismo para la condicin de
bsqueda.
Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que
seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta
no incluye criterio de bsqueda se actualizarn todos los registros de la tabla. En
nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de bsqueda [NivelN] = 1, y en la fila
Actualizar a: del campo [NivelN] hemos puesto =2, lo que significa que actualizar el
Nivel del 1 actual al 2 para todos los alumnos que estaban en el primer nivel.
Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se
podr actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6).
Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer
clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono
. Al ejecutar la consulta se
realizar la actualizacin de la tabla.

-
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en

la fila Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es
de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha.
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de

esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no
lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las comillas. Por ejemplo,
supongamos que hemos aadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para
almacenar en l la provincia del alumno y como la mayora de nuestros alumnos viven
en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia
de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los
pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia.
En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y en la fila

Actualizar a: poner [Poblacin] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor
del campo Poblacin.
Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el campo que
estamos actualizando u otro campo que tambin actualizamos en esa consulta. En estos casos se
utilizar, para calcular la expresin, los valores antes de la actualizacin. Por ejemplo queremos subir un
5% el precio de nuestros artculos, la expresin a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sera
[precio] * 1,1 (esta expresin es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)).
Aprenda Access
83
Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la
consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el
campo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin. Por ejemplo supongamos
que hemos aadido un campo de niveles restantes a la tabla principal para guardar el
nmero de niveles que le quedan al alumno para acabar el ciclo formativo. Podramos
crear una consulta para actualizar ese campo con el n de niveles del ciclo ya que se
supone que al principio a todos los alumnos les quedar la totalidad de niveles. En este
caso el origen de la consulta tiene que contener el campo niveles restantes y el campo
NivelN del alumno, por eso habra que combinar las tablas Principal y Niveles.
Consultas de datos anexados

Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla.
Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.
La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los
datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde
coger los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la
consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a
grabar y lo que vara es que ahora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada
valor.
Para crear una consulta de datos anexados:
-
Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el
destino.
Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el
resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar.
Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo:
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Aprenda Access
84
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos

insertar los nuevos registros.
Normalmente la tabla estar en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero
podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de
datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la
tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el
botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de
carpetas la base de datos que queremos.
-
Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de
consulta.
La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos la

consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que tiene
una nueva fila Anexar a:
Aprenda Access
85
Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn

de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base
de datos de destino la base de datos donde se encuentra la tabla destino.
En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino

queremos dejar el valor definido en esa columna.
En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este
valor puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresin vlida.
Podemos incluir un criterio de bsqueda para seleccionar del origen los registros que se
insertarn en el destino.
Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que tenga en
su propiedad Valor predeterminado que, en la mayora de los casos, por estar vaca esa propiedad, se
rellenarn a nulo (su valor predeterminado).
Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa
columna para que el sistema le asigne el valor que le toque segn el contador, si por el contrario
queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:
Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el
valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no aade la fila y da un mensaje de error de
'infracciones de clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Cdigo Curso el valor de la
expresin [Cdigo Curso] + 1000 para que no se generen cdigos duplicados que ocasionaran errores
(suponiendo que los cdigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000).
Si tenemos definido un ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya
existe en la tabla tambin devuelve el mismo error.
Si la tabla destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de integridad referencial.
Aprenda Access
86
Consultas de eliminacin
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen
el criterio de bsqueda especificado.
Para crear una consulta de eliminacin:
-
Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
Haz clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo:
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y
Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en el ejemplo
que te ofrecemos a continuacin:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. Se
utiliza una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la
otra tabla para el criterio de bsqueda.
En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios
de bsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu
tabla queremos eliminar los registros. En este caso tambin debemos cambiar las propiedades de la
consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botn Hoja de propiedades de la pestaa
Diseo.
Aprenda Access
87
y cambiando la propiedad Registros nicos a S.
En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de
bsqueda, y la opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa
columna. Por ejemplo:
Con esta consulta eliminamos los Cdigos de los empleados que tengan un Nivel igual o
inferior a 1 (Dnde NivelN <= 1).
Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria.
Si NO se indica un criterio de bsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.
Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el
tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn
. Al ejecutar la consulta se realizar la
eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y
nosotros podemos cancelar esa eliminacin.
Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.
Aprenda Access
88
Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros
siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las
filas que tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido eliminar tantas filas por
infringir esas reglas.
Aprenda Access
89
Mdulo 5
Formularios e Informes
Aprenda Access
90
Mdulo 5: Formularios e Informes

Este mdulo le mostrar las principales caractersticas y
novedades de los objetos formularios e informes. Los
formularios son el objeto usado para la edicin de la
informacin con una presentacin ms profesional. Los
informes son usados para la impresin de los datos.
Aprenderemos su creacin y caractersticas.
Aprenda Access
91
1.
Los formularios
Un formulario es una plantilla a travs de la cual se podrn presentar datos de tablas y que
adems de permitir la introduccin datos y edicin de stos, proporciona un aspecto ms profesional a su
base de datos.
Los formularios adems sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de
una tabla o consulta.
En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y
cambiar su diseo.
Introduccin
Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se
suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el
diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms
adelante cmo modificar el diseo de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos

los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Grficos dinmicos
abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de
grficos dinmicos.
Aprenda Access
92
El asistente para formularios

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios que
puedes ver en la imagen anterior.
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor
ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el
campo y clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
Aprenda Access
93
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un
formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la
siguiente pgina...
Aprenda Access
94
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los
estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el
aspecto que tendr el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima
pantalla del asistente para formularios:
Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario
posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin
O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.
Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista
Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si
estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la
barra de desplazamiento por los registros
que ya conocemos, lo
nico que cambia es el aspecto de la pantalla.
2.
Cambios en el Diseo de Formularios en Informes

La Ficha Diseo de formulario
En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece
cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.
El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios,
permite pasar de una vista a otra.
Aprenda Access
95
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora y la
Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la
vista diseo.
Access 2010 introduce la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en
que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a
tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto
final.
Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que
ya hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario.
En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace
aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de
datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos
de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas
acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo
haciendo clic sobre el botn
Con el botn
.
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades
del control seleccionado. Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn
para
acceder a la ayuda de Access.
Aprenda Access
96
La Vista Presentacin
La principal utilidad de la Vista Presentacin es que podemos hacer prcticamente todos los
cambios que tradicionalmente se hacan en la Vista Diseo (tanto en cuanto al formato como a la
colocacin de los controles) pero teniendo en pantalla nuestro formulario o Informe real. Es decir que,
en lugar de visualizar los controles de los campos y las diferentes secciones del objeto, vemos este con
su apariencia final, con los datos en Pantalla.
Encabezados y pies de pgina

Salvo que crees tu nuevo objeto desde los comando Diseo de, Office 2010 aade
automticamente a los formularios e informes un encabezado compuesto por un Logotipo y un Ttulo. Si
se desea cambiar uno de estos elementos sin entrar en las propiedades de los respectivos controles, en la
pestaa Diseo puedes utilizar los comandos del grupo Encabezado y pie de pgina, que te permitirn
aadir o modificar, adems de los dos elementos ya mencionados, con fechas.
Aprenda Access
97
Cambios de Formato
Como en el resto de los programas de Office, si se desea utilizar formatos predeterminados,
Access nos da la posibilidad de aplicar los formatos almacenados en los Temas a las secciones que
previamente seleccionemos en nuestros formularios e informes (ver ficha Diseo).
Si no te satisface completamente el formato del Tema de Office empleado, igual que en

versiones anteriores puedes realizar los cambios necesarios sean del tipo que sean (fuente de letra,
formatos numricos, colores de texto y fondo, etc.) desde la pestaa de Formato.
El cambio ms significativo que se ha producido en cuanto al formato de los controles, se

refiere al Formato Condicional. Este nos proporciona la posibilidad de utilizar dos tipos de condiciones
diferentes:
-
Reglas que cambien el formato en funcin del valor que tome un campo en el registro
actual. Es parecido a las versiones antiguas, y podremos cambiar formatos tanto de
fuente como de apariencia del control como muestra la imagen siguiente.
Reglas que permiten comparar el contenido del campo de un registro con el de otros
registros diferentes. En este caso, podrs mostrar una barra de datos con el color de
fondo deseado, que alcanzar diferente longitud en funcin del valor del campo a
modo de lnea de progreso.
Aprenda Access
98
La vista diseo de formulario

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo
debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos
ms adelante.
Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer
clic derecho sobre l para seleccionar la opcin
Nos aparece la ventana Diseo de formulario:
El rea de diseo consta de tres secciones:

-
Aprenda Access
La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca

al principio del formulario.
99
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios
registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen
varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo
correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del
formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn

Encabezado o Pie del formulario de la pestaa Organizar:
Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea
de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula
respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior.
Trabajar con Controles: La seccin Controles y campos

Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo
que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se
utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn
de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar
controles con el fin de hacerlos ms legibles.
En el panel Controles y campos de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de
controles que se pueden aadir al formulario.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo
doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear
todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente
cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn
El botn
activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en
la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrir un asistente para crearlos.

El resto de la seccin se compone de los siguientes tipos de controles:
Aprenda Access
100
Etiqueta
. Sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente
dentro del control o en su propiedad Ttulo.

-
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn
Cuadro de texto
. Se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado
en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro
de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el
contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen.
Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar
los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos
de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad
Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado
(cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos
presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula
por el signo de igualdad =.
-
Cuadro combinado
. En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor
de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda
tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no
disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo
momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo
valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la
desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro
combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
-
Cuadro de lista
. A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de
valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un
cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin
encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el
asistente que nos ayuda a definir el control.
-
Grupo de opciones
. Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas.
Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que
hacer clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la
vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro
combinado en vez de un grupo de opciones.
Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas
de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el
formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo
de opciones.
-
Botn de opcin
. Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de
opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el

valor S, el botn tendr este aspecto , y si no, este otro .
Aprenda Access
101
Casilla de verificacin
. Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo
de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene

el valor S, la casilla tendr este aspecto
, sino este otro
.
-
Botn de alternar
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de
opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No,
si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado.
-
Botn de comando
. Un botn de comando permite ejecutar una accin con un
simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro,
etc. Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que
tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente
asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas
distintas.
-
Control pestaa
, se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del
origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en
varias pestaas.
-
Control imagen
, para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al
cambiar de registro.
-
Marco de objeto independiente
, para insertar controles como un archivo de sonido,
un documento Word, un grfico, etc. Sern controles que no variarn al cambiar de

registro.
-
Marco de objeto dependiente
, para insertar una imagen u otro objeto que cambia
de un registro a otro.
-
Salto de pgina
, el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s
en la vista Preliminar y a la hora de imprimir.

-
Lnea
Rectngulo
Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn
Aprenda Access
, para aadir una lnea en el formulario.

, para aadir un rectngulo al formulario.
.
102
Seleccionar controles
La principal novedad con respecto a las versiones anteriores es que los controles en los objetos
estndar se organizan como si fuesen una tabla, de manera que si cambiamos por ejemplo el ancho de un
control, cambiaramos tambin el de todos los que se encuentren en la misma columna.
De hecho, en la pestaa Organizar disponemos de todas las opciones para gestionar nuestros
formularios e informes como si fuesen una tabla.
Tambin tendrs la opcin de cambiar el diseo predeterminado de tu formulario o informe y

cambiar al diseo Tabular o Apilado, ya sea para todo el objeto o slo para los campos previamente
seleccionados si as lo deseas.
Si se desea elegir una forma de distribucin de los controles diferente a las predeterminadas,
para poder mover los campos y colocarlos manualmente donde se desee, es preciso acudir a la vista
Diseo, en la cual aparecen en la pestaa Organizar algunos comandos ms de los que aparecen en la
vista Presentacin.
Como se puede ver en la figura anterior, en el grupo inicial de la ficha Organizar aparece el
comando Quitar diseo, mediante el cual los controles quedan desagrupados y ya se pueden mover
manualmente por todo el diseo del objeto.
Aprenda Access
103
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado
aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y
controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen:
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado
pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es
muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior de la
Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en la pestaa
Diseo.
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y
seleccionar el control que te interesa.
Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener
pulsada la tecla Maysculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn
izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece
dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que
Aprenda Access
104
entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente
dentro del cuadrado).
-
Aadir controles
Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, debers abrir la Lista de campos haciendo
clic en el botn Agregar campos existentes en la pestaa Diseo. En esta ventana aparecen todos los
campos del origen del formulario. A continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn
del ratn arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el
campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto
asociado al campo.
Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de origen.
Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la seccin
Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrars en la pestaa Diseo. Haz
clic sobre el tipo de control que queremos aadir, vers que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos
posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo
del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado.
-
Copiar controles
Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios controles de un mismo tipo.
Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio
(tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C). Luego pgalos en el formulario utilizando
el botn Pegar de la pestaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl + V.
Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo sin tener que
repetir la operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario en el cuadro de
controles.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente.
Puedes modificar este nombre haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Propiedades en
el men contextual.
-
Mover un control
Seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control hasta que el puntero del
ratn tome forma de mano. En ese momento pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar
el control hasta su posicin definitiva. Cuando seleccionamos un control tambin se selecciona la
etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como su etiqueta.
Para mover nicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de la
etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo ndice arrastrar la etiqueta.
Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice debe
aparecer encima del controlador de movimiento del control. Para mover varios controles a la vez,
seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern todos.
-
Cambiar el tamao de los controles
Para cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de
tamao, a continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero
Aprenda Access
105
toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que
el control tome el tamao deseado.
Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno
de ellos, se cambiarn todos.
Con el botn Autoformato que se encuentra en la pestaa Organizar podemos cambiar con un
clic el aspecto de nuestro formulario asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los
estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios.
Tambin podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botn Subformulario
de la
pestaa Diseo (junto al resto de los controles).

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina
formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una
combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario
principal/detalle o formulario principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con
una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla
Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el
subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario
principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo).
Adems de poder utilizar la pestaa Organizar para modificar el formato de nuestros
formularios podemos aprovechar unas cuantas opciones que nos sern muy tiles para mejorar la
presentacin de los objetos que creemos:
-
Alinear controles
Podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula pero tenemos una opcin del men
Formato que nos permite realizarlo de forma ms cmoda. Seleccionamos los controles de la seccin
Alineacin: izquierda, derecha, arriba, abajo.
Podemos utilizar el botn
para que los controles se alineen
automticamente.
Aprenda Access
106
Utiliza las opciones de la seccin Tamao para ajustar el tamao de los controles. Se procede
de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos ajustar y
pulsamos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer.
Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su
contenido.
-
A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula.
Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto.
Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho.
Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.
Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao y
despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin.
Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas
uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.
-
Ajustar el espacio entre controles
Si queremos cambiar la distancia entre controles, adems de moverlos libremente por el rea de
diseo, podemos utilizar unas opciones de la seccin Posicin.
Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opcin ms adecuada a lo que
queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos
los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir
ese espacio (Disminuir).
Tambin podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mismo espacio entre
controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la
imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).
Aprenda Access
107
3.
Los informes
Introduccin
Los informes son listados de datos de tablas o consultas creados para ser impresos. A estos
datos se les dar una distribucin especial: se agruparn registros, establecern rdenes de los datos, e
incluso realizarn clculos de resumen.
Los informes se podrn utilizar adems para crear etiquetas postales con datos de una tabla o
consulta, y podr elegirse entre variedad de formatos de diseo predefinidos.
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se
pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente
la informacin y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su
diseo una vez creado.
Crear un informe
Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informes que encontrars en la pestaa Crear:
Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que queremos que aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la
mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre
el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad
veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe.
-
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del informe.
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.
Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.
El asistente para informes

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes
ver en la imagen anterior.
Aprenda Access
108
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

-
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias
tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como
origen del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para

seleccionarlo y clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
Aprenda Access
109
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada
concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se
visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por
el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
(o directamente hacer doble clic sobre el
campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro
informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro
ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para
seleccionarlo y pulsar el botn
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones de prioridad, la
flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botn
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en
ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos
el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:,
desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el
campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc.
Aprenda Access
110
Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los
niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana
que vers en la siguiente pgina...
En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que
saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o
descendente, para elegir una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn
Ascendente y pasar a ser Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.
Aprenda Access
111
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente
ventana
:
-
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe.

Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que
tendr el informe con esa distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).

Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una
pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
Aprenda Access
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre
los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de
la izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo.
112
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima
pantalla del asistente para informes:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser
el nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:

-
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para
la impresin.
O bien, modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la

ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo
debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms
adelante de la misma forma que definimos un formulario.
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe
seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn
Aprenda Access
113
Nos aparece la ventana diseo:
El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

-
La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
principio del informe.
La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al

principio de cada pgina.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios
registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios
registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo
correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada
pgina.
La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del
informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y
encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar:
Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.
Aprenda Access
114
Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea
de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las
opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.
La pestaa Diseo de informe

Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes
opciones:
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre
Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un hibrido entre la
vista Informes y Diseo y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a
impresora.
Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el cuadro
lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo
aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
El botn
permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.
Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas
acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo
haciendo clic sobre el botn
Aprenda Access
115
Con el botn
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades
del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.
Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn
La seccin Controles y campos

Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar
los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como
por ejemplo los botones de comando.
(Para todo lo referente al modo de redistribuir controles y hacer modificaciones en el diseo,
consultar lo visto sobre el tema en el apartado de Formularios)
En la pestaa Diseo encontrars los mismos controles que vimos en el tema anterior:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo
doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear
todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente
cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

-
Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente
dentro del control o en su propiedad Ttulo.

-
Cuadro de texto
. Se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado
en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de
texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto
tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un
clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al
que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando
queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que
preceder la frmula por el signo de igualdad =.
-
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn
Grupo de opciones
. Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas.
Se suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.

-
Botn de alternar
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el
campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado.
Aprenda Access
116
Botn de opcin
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el
campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto

-
Casilla de verificacin
, si no, este otro
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No.
Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto

-
Cuadro combinado
comando
, Cuadro de lista
y Control pestaa
, sino, este otro
, Grupo de opciones
, Botn de
. Se suelen utilizar ms en formularios, para ms
detalle repasar la unidad de formularios.

-
Control imagen
, para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al
cambiar de registro.
-
Marco de objeto independiente
, para insertar controles como un documento
Word, un grfico, etc. Sern controles que no variarn al cambiar de registro.

-
Marco de objeto dependiente
, para insertar una imagen u otro objeto que cambia
de un registro a otro.
-
Salto de pgina
, el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se
haya llegado al final de la pgina.

-
Tambin podemos agregar un subinforme:
. Un subinforme es un informe que se
inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro

del informe se denomina subinforme. Una combinacin informe/subinforme se llama a
menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario.
Funciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.
-
Lnea
, para aadir una lnea en el informe.
Rectngulo
Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn
, para aadir un rectngulo al informe.

.
Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un

formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo,
cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior.
Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de
Access.
-
Imprimir directamente
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploracin para
seleccionarlo.
Aprenda Access
117
Despliega el Botn de Office y coloca el ratn sobre la flecha que aparece junto al comando
Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona Impresin Rpida.
Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones
definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir.
-
Abrir el cuadro de dilogo Imprimir
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Y seleccionando la opcin Imprimir del Botn de Office.
Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de
impresin como te explicaremos a continuacin:
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en
red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar
la impresin.
En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el
informe o bien slo algunas pginas.
Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del
intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la
opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin
Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos
Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.
La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del
disco en vez de mandarlo a la impresora.
Aprenda Access
118
Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana

cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por
ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc.
Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a
varias columnas, etc.
Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin
aceptar no se imprime nada.
-
Abrir el informe en vista previa
Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del
informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva.
Para abrir la vista previa tienes tres opciones:
-
Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office, colocar el ratn en

la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el men
desplegable.
Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploracin y

seleccionar la opcin
O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.
La ventana Vista preliminar
Aprenda Access
119
En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora.

Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de
desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina, a la
pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina.
En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar) con iconos
que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:
El botn
reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola pantalla,
Permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla.

Enva el informe a un documento Word, desplegando el cuadro
podemos elegir
tambin enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo.

Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS.
Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de
agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera
especial o una lnea de totales, tambin podemos definir una determinada ordenacin para los registros
que aparecern en el informe.
Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar
los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en Vista Diseo
y hacemos clic sobre el botn
de la pestaa Diseo. Se abrir la seccin Agrupacin, orden y total
que te mostramos a continuacin:
Puedes aadir un grupo de ordenacin haciendo clic en Agregar un grupo.

Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden estableceremos un orden dentro de ese
grupo.
Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenacin dentro de un
grupo.
Aprenda Access
120
Puedes hacer clic en el vnculo Ms para ver ms opciones de ordenacin y agrupacin.

Con las flechas
Aprenda Access
puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.
121
Mdulo 6
Utilidades de bases de datos
Aprenda Access
122
Mdulo 6: Utilidades de bases de datos

Las bases de datos donde se borren o modifiquen a menudo datos, y donde se
creen y eliminen objetos con frecuencia, suelen fragmentarse provocando un uso
ineficaz del espacio del disco y la consiguiente ralentizacin de la base de datos.
La solucin para este problema es compactar la base de datos.
Adems, en este Mdulo veremos Cmo habilitar el contenido bloqueado de una
base de datos
Aprenda Access
123
1. Compactar y reparar Bases de datos

Compactar una base de datos le puede resultar muy til cuando posee una base de datos muy
extensa y el bajo rendimiento de la misma se hace notar. A medida que va creando objetos en Access,
tales como formularios, informes, la base de datos va ocupando cada vez ms espacio y, aunque elimine
esos formularios e informes, dicho espacio no se recuperar por lo que tendr que compactar la base de
datos para optimizar el espacio ocupado.
En el proceso de compactacin, la base de datos original no se elimina, sino que se crea su
nueva versin compactada. Puede compactar la base de datos estando abierta o cerrada.
Reparar una base de datos arregla pequeos errores que tenga la base de datos.
A continuacin se ver el proceso:
-
Para compactar y reparar una base de datos abierta
Como puedes ver en la imagen debers acceder a la pestaa Archivo, seleccionar la opcin
Informacin y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos.
Para compactar una base de datos cerrada
Acceda al cuadro de dilogo Compactar y reparar base de datos.
Aprenda Access
124
Elija la base de datos que desee compactar y reparar dentro de la lista de archivos y
pulse el botn Compactar.
Access le solicitar un nombre para la base de datos compactada. Introduzca dicho

nombre y pulse el botn Guardar. Si elige la misma base de datos, sta ser sustituida
por la base de datos compactada.
Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar
y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez ms
voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con el tiempo.
El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a que se va
generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el
archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos.
La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin a nivel interno lo que har
que la base de datos funcione mejor.
Esta herramienta recuerda un poco al Desfragmentador de Windows, reorganizando el archivo y
compactndolo para eliminar huecos y que funcione mejor.
La compactacin tambin restablecer el orden de los campos de autonumeracin del final de la
tabla .Por ejemplo, imagina que tienes un campo de autonumeracin que contiene registros del 1 al 10.
Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que cresemos tomara el valor 11 porque a
pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y
entonces el siguiente tiene que ser el 11.
Aprenda Access
125
Compactando la base de datos, Access restablecer el nmero del ltimo registro al real, es
decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomar el valor 9, pues es el siguiente libre
despus del ltimo registro.
Esta renumeracin no afectar a los huecos generados entre dos registros existentes, es decir
que si borramos el registro 4, seguir habiendo un hueco entre el 3 y el 5.
Todos estos cambios no afectarn al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario,
har que funcione mucho mejor.
La herramienta Compactar y reparar tambin se encarga de detectar si un archivo de Access ha
sufrido algn tipo de dao e intentar repararlo.
Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos acte de forma imprevisible o dejen de
funcionar algunas acciones. O bien, configura la base para que se compacte cada vez que se cierre desde
Archivo > Opciones >Base de datos actual, activando la casilla Compactar al cerrar.
2.
Habilitar contenido de una base de datos en concreto
Access est configurado para que al abrir una base de datos se bloqueen elementos como las
consultas de accin, las macros o la programacin en. De esta forma, se evita que se puedan ejecutar
cdigos peligrosos o dainos. Si no se modifica la configuracin por defecto, cada vez que se abra una
base de datos que contenga alguno de estos elementos potencialmente peligrosos, Access mostrar el
siguiente mensaje:
Si la base de datos que vamos a abrir es de confianza, debemos pulsar el botn Habilitar
contenido que se encuentra en la barra. Esto habilitara permanentemente la base de datos.
En caso de que solo se desee habilitar la misma para la sesin actual, puedes disponer de esta
opcin si accedes al comando Habilitar contenido de una de estas dos formas:
-
Aprenda Access
Haciendo clic sobre el enlace que aparece cuando pases el ratn sobre el texto se
deshabilit parte del contenido. como muestra la imagen anterior.
126
desde el apartado Informacin de la pestaa Archivo.
En cuanto hagas clic sobre el comando Opciones avanzadas que aparece en el desplegable
Habilitar contenido de la imagen anterior, aparecer el siguiente cuadro de dilogo para que puedas
elegir si deseas confiar en la base de datos permanentemente o si slo desea confiar en la sesin actual.
Aprenda Access
127
Habilitar contenido todas de las bases de datos de una carpeta

Tambin, podemos indicarle que las bases contenidas en una carpeta son seguras, y entonces el
contenido siempre estar habilitado. Por ejemplo, las bases de prueba que estamos creando nosotros
mismos al seguir este curso, que se encuentran todas en la misma carpeta.
Para ello, pulsaremos en la pestaa Archivo, Opciones, y dentro de estas, elegiremos Centro de
confianza. Ya, en la pantalla del Centro de Confianza, pulsaremos el botn Configuracin del centro de
confianza.
Deberemos seleccionar la opcin Ubicaciones de confianza en la seccin de la izquierda.

Para poder aadir una carpeta como Ubicacin de confianza pulsamos el botn Agregar nueva
ubicacin.
Aprenda Access
128
Ahora, debemos indicar la carpeta (escribiendo la ruta o bien mediante el botn Examinar) y
pulsar Aceptar. De esta forma el contenido de las bases de datos que estn en la carpeta indicada estar
habilitado por defecto.
Si activamos la casilla de verificacin Las subcarpetas de esta ubicacin tambin son de
confianza tambin se habilitar el contenido de las subcarpetas que dependan de la indicada.
Aprenda Access
129

Manual Access 2010 Cap

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MANUAL DEL PARTICIPANTE

Aprenda Access 2010

C/Lpez de Hoyos, 135 3 Planta

Iniciar y cerrar Access 2010 ....................................................................................................9

La pantalla inicial ....................................................................................................................9

Las barras ..............................................................................................................................10

La barra de Ttulo .............................................................................................................10

La barra de Acceso rpido ................................................................................................10

La Cinta de opciones ........................................................................................................10

La pestaa Archivo ........................................................................................................... 11

La barra de estado .............................................................................................................13

Conceptos bsicos de Access ................................................................................................16

Base de datos ....................................................................................................................16

Crear una base de datos .........................................................................................................18

El Panel de navegacin .........................................................................................................20

Diferentes vistas del Panel ................................................................................................21

Mostrar u ocultar objetos en el panel ................................................................................22

Opciones de navegacin: Configurando el panel..............................................................23

Cerrar la base de datos ..........................................................................................................24

Abrir una base de datos .........................................................................................................25

Crear tablas de datos .............................................................................................................29

Crear una tabla de datos ....................................................................................................29

Tipos de datos ...................................................................................................................32

La clave principal .............................................................................................................33

Guardar una tabla ..................................................................................................................34

Cerrar una tabla .....................................................................................................................35

Modificar tablas de datos ......................................................................................................35

Modificar el diseo de una tabla .......................................................................................35

Modificar el diseo de una tabla en Vista Hoja de Datos .................................................36

Introducir y modificar datos en una tabla ..............................................................................39

Desplazarse dentro de una tabla ............................................................................................42

Buscar y reemplazar datos ................................................................................................43

Tamao del campo ............................................................................................................45

Formato del campo ...........................................................................................................46

Lugares decimales ............................................................................................................47

Mscara de entrada ...........................................................................................................47

Texto de validacin ...........................................................................................................48

Permitir longitud cero .......................................................................................................49

Tipos de consultas .................................................................................................................52

Crear una consulta .................................................................................................................53

Seleccionar Registros: Introduccin de criterios.........................................................................58

Criterios avanzados: Utilizacin de expresiones ...................................................................59

Consultas con parmetros......................................................................................................63

Las consultas multitabla ........................................................................................................65

Las consultas de referencias cruzadas ...................................................................................73

Las consultas de accin .........................................................................................................79

Los formularios .....................................................................................................................92

Cambios en el Diseo de Formularios en Informes ..............................................................95

Trabajar con Controles: La seccin Controles y campos .......................................................... 100

Los informes........................................................................................................................ 108

Mdulo 6 ........................................................................................................................................... 122

Compactar y reparar Bases de datos.................................................................................... 124

Habilitar contenido de una base de datos en concreto ......................................................... 126

Mdulo 1: Primeros Pasos con Access

Iniciar y cerrar Access 2010

Desde el botn Inicio

situado, normalmente, en la esquina inferior

izquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men.

Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Hacer clic en el botn cerrar

Hacer clic sobre la pestaa Archivo y pulsa el botn Salir

Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.

La barra de Acceso rpido

pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.