COURS CAMIP

MODULE MANAGEMENT DE LA COMMUNICATION

2013 2014

Le module communication est un module interactif

Le Management de la communication dans les cours

Comm.

Russite

Efficacit

Leadership
CAMIP
anne

3me

Appro. &
Achats

Dv.
personnel
Contrats

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Le module permettra de rpondre trois questions

1. Quels sont les basiques de la communication ?

2. Comment adapter son message selon lobjectif ?

3. Comment construire un plan de communication ?

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1. Quels sont les basiques de la communication ?

Quest ce que la communication ?

Pourquoi communiquer ?
Comment communiquer ?
Quel est le rle du MP dans la communication ?

Une dfinition pour commencer

toute communication est un jeu

dchange et dinfluence
o lon propose lautre son point
de vue avec pour finalit de faire
voluer ses perceptions

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La communication est un change entre metteur et un rcepteur

et doit toujours inclure une boucle de retour

Vecteur + Contenu

Emetteur

Message

Rcepteur

Boucle retour

Les Types de Communication :

crite : pour formaliser, factualiser
Orale : pour le contact humain et le retour

Ne pas oublier que dans un projet, les besoins en

communication croissent de manire exponentielle en
fonction de la taille du projet

Les Barrires une Communication Efficace :

La Clart du message
Les Canaux de communication choisis
La Distance physique ou mentale entre metteur et
Receveur
Les Barrires Linguistiques
Les Facteurs environnementaux perturbateurs
Les Attitudes discriminantes (hostilit, scepticisme)

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Quelques concepts de communication garder en tte

Communication = Ecoute
Toujours penser couter deux fois plus que parler

Ecoute / Existence

Ecoute

Trop dcoute et dempathie nuit laffirmation de soi :

Ne pas se mettre trop en retrait
Existence

Trop dexistence nuit la prise en compte de lautre :

Mais trop simposer nuit lexpression de lautre

Le V de lattention

Contenu

Temps

Au dpart, la curiosit gnre de lattention. Cest le moment de

passer les messages forts. La perte dattention augmentant au fur
et mesure de la runion

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Les 6 actions du Manager de projet pour faire de la communication une russite

tre un Communicateur
averti

Connaitre limportance des relations inter personnes parmi les membres de lquipe
Encourager les communications informelles
Susciter ladhsion, encourager le feedback et la formation de consensus
Prsenter les gens les uns aux autres

Mettre les gens

en relation

Lever les inhibiteurs

de communication

Runir lquipe
en un seul lieu

Avoir une salle projet

ddie

Faire des meetings

efficaces

Aider tablir des liens

Mettre en place des canaux de communication formels (hirarchique, rapports hebdo, dclaration
de temps passs) et informels (porte ouverte).
Les inhibiteurs de communication sont des rponses ngatives qui tuent les ides originales ou
novatrices :
Il faut bannir : Ca ne marchera jamais Le boss naime pas celaSoyons ralistes et crer un
climat ouvert qui explore les ides nouvelles
Runir lquipe en un mme endroit
Ne pas laisser les gens travailler dans leurs dpartements dorigine.
Ceci vite la dispersion des efforts, diminue les distractions extrieures, forge lesprit dquipe
Rserver un endroit unique o lquipe projet peut se retrouver tout moment et sur nimporte
quel sujet.
La salle est rserve exclusivement au projet. Les murs sont tapisss de tableaux davancement, de
graphiques
Les meetings sont essentiels pour souder lquipe, prendre des dcisions, recueillir le consensus,
rsoudre les problmes de groupe, obtenir ladhsion

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Les moyens de stocker et diffuser linformation : le-mail nest pas lunique moyen

E-mail

Support papier

+ : Appropriation et la
rflexion

- : Diffusion limite, ncessit

de beaucoup despace

Facilit
dutilisation

+ : Rapide, P Jointes

Cl USB

- : Surabondance

+ : Taille des
fichiers

- : Volume dacteurs
limit

Intranet

+ : Communication de

Base documentaire partage

masse, informations flash

+ : Stockage/ partage fichiers

- : Information succincte,

- : Complexe

peu adapt au mode projet

(organisation, arborescence)

Frquence dutilisation pour diffuser linformation sur projet

Il y a une surabondance de-mails qui perdent alors leur fonction dinformation.

Communiquer par mail si ncessaire et mettre les personnes appropries en Cc
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Les moyens de diffusion de linformation sur projet sont multiples

et peuvent tre complmentaires
Moyens

Avantages

Inconvnients

Utilisation

Mail

Rapide et sr
Volume dacteur touchs simultanment
et transversalement
Diffusion des documents attachs
Permet lchange interne externe

Surabondance de mails. Pas toujours lu

Pas toujours bien prpar, ni structur
Caractre contractuel pas encore
compltement admis

Comment travailler sans ? ? ?

Synchronisation doprations

Base
documentaire
partage

Stockage et larchivage des documents

projet
Consultable tout moment en local ou
distance
Donne une version dfinitive ou provisoire
des documents projet
Si besoin, permet une dition papier

Ncessite une organisation rigoureuse

(rfrencement et version, dates, statut,)
Arborescence complexe organiser
Besoin dun administrateur (rgles de stockage,
habilitations,)
Dmarche individuelle de recherche
dinformation

Quasi- Indispensable dans tous les

projets

Web / Intranet

Communication de masse (Intranet :

personnel entreprise, Web : tout le
monde)
Intranet : informations flash
Web : information dans des pages
contrles, distilles bon escient

Information succincte
Souvent en dcalage par rapport au calendrier
projet

Mode dinformation global

dentreprise

Tlconfrence /
Webconfrence

Permet de tenir des runions lorsque les

quipes projet sont gographiquement
loigns
Permet aussi de visualiser, partager des
documents

Relativement coteux
Ncessite une grande discipline (horaire,
animation, coute,)
Peut tourner la cacophonie
Prparation mticuleuse
Peu adapte au brain storming

Nationale
Internationale

Support papier,
Classeur, CDROM, cl USB

Papier : facilite lappropriation et la

rflexion
Papier : renforce le sentiment de prennit
et dofficialisation
Cl USB : moyen idal de stockage et
diffusion de la documentation projet

Ncessite organisation et espace de rangement

Peut constituer une partie non ngligeable du
temps danimation projet

Dossier projet
Audit projet
Information des nouveaux
arrivants
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Le Manager de projet est le point central de la communication ascendante et descendante

du projet
Le manager est une des rares personnes avoir une vision globale projet.

Il passe une partie importante de son

temps en communication. Ce temps inclut
les meetings, les rdactions de notes, de
mmos, les interviews, les mails, le
tlphone. Il doit avoir un contact ais
avec :
Direction
quipe
Pairs
Client

Filtre

N+2

N+1
MP

N
Lobe Pairs

quipe

N-1
N-2

Le MP privilgie la relation avec son quipe

Le projet peut manquer de
visibilit aux chelons
suprieurs.
De ce fait, il peut, tort, tre
remis en cause par la
direction
Les pairs non informs
napportent pas le support
attendu.

La Communication du MP doit tre

quilibre en quantit / qualit vis vis
de tous les acteurs et slective vis vis
du client

Lobe
Hirarchie

MP

quipe

Hypertrophie de la relation avec la hirarchie

Le MP peut se couper de son
quipe, dont il perd support et
confiance.
Il apparat comme plus
proccup de sa propre
visibilit que du bon
fonctionnement du projet.

MP
quipe

Le projet court un risque

denlisement et dchec.
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2. Comment adapter son message selon lobjectif ?

Communication interne / externe au projet

Interlocuteur actif / passif

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Lobjectif de la communication doit sadapter au type dinterlocuteur : actif ou passif

Niveau dimplication attendu de linterlocuteur

Interlocuteur
actif

Objectifs de la communication

faire passer laction/dcider

Mobilisation
faire adhrer

Interlocuteur
passif

faire comprendre
Sensibilisation

faire connatre

Les actions de communication doivent tre choisies en fonction du niveau dimplication

attendu des interlocuteurs

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La communication peut tre interne lquipe projet, ou externe avec les autres parties
prenantes
Communication
interne
Equipe projet

Futurs utilisateurs
Faire comprendre les enjeux du projet
Concrtiser et relativiser les changements lis au projet
tre lcoute des proccupations des acteurs de terrain

Chantier 1
Chantier 6

Chantier 2
MP

Chantier 5

Communication
externe

Chantier 3
Chantier 4

Dcideurs
Faire merger une vision partage du projet
Donner une vision claire et rgulire de lavancement du
projet
Solliciter leur soutien, les impliquer dans la mise en uvre du
projet (mobilisation de ressources, arbitrages sur des points
mtier)

Partenaires
Constituer une quipe solidaire et mobilise
sur le projet
Donner une vision claire et rgulire de
lavancement du projet
Les mettre en situation de relayer un discours
commun et argument sur le projet

Partenaires internes : les impliquer en amont dans la

prparation de la mise en uvre
Obtenir leur soutien pour le traitement des dossiers
techniques
Partenaires externes : les informer sur les modalits pratiques
lies la mise en uvre

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Ce qui se dcline sous plusieurs instances sur un projet

Type

Management

Oprations

Instance

Qui

Niveau

Sujets

Frquence

Comit de direction

Equipe de
Direction

Stratgique

DIRECTION

Orientations

Bimestrielle

Comit de pilotage

Sponsor

Tactique

PILOTAGE

Pilotage
et
Validation

Mensuelle

Runion de coordination

Chef de
projet

Tactique

PROJET

Coordination projet

Mensuelle

Runion de domaine

Resp de
domaine

Oprationnel

DOMAINE

Coordination
Domaine

Bimensuelle

Runion de chantier

Resp de
Chantier

Oprationnel

CHANTIER

Coordination
Chantier

Hebdomadai
re

Runion de travail

Porteur
action

Excution

LOCAL

Actions

Quotidien

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Les objectifs et les instances de communication sadaptent linterlocuteur cible

La matrice de la communication

Interlocuteur
actif

Interlocuteur
passif

Faire adhrer
Avancer

Dcider

Atelier de travail
Brainstorm

Comit de
pilotage

Equipe projet,
partenaires

Dcideurs (CoDir)

Faire comprendre
Informer

Faire connaitre
Vendre

Point hebdomadaire

Keynote
Pitch commercial

Equipe projet

Futurs utilisateurs

Communication
interne

Lgende :
Objectif
Instance / Support
Cible

Communication
externe
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Sur projet, les dcisions importantes se prennent lors de comit de pilotage

avec le comit de direction

Dcider

Exemple de bonnes pratiques pour prparer un comit de pilotage

C'est le point de dpart de toute runion :

un Thme, un (ou des) Objectif, un Plan

Ce sont les 3 critres qui permettent de vrifier si un participant une runion y est sa place :
- Comptent sur le sujet et pour le rle qu'il a jouer
- Responsable par rapport au thme de la runion (surtout en cas de dcision)
- Intress par le sujet

Le support du comit de pilotage doit faire apparaitre :

Les dcisions attendues suite la runion
Prsenter de manire claire les travaux / scnarii / possibilits
Prsenter les prochaines tapes et responsabilits suite la runion
Vecteur + Contenu

Et sans oublier le feedback!

Emetteur

Message

Rcepteur

Feedback
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Les lments incontournables dun support de comit de pilotage

Dcider

Extrait dun support de comit de pilotage

Les dcisions attendues

La prsentation des scnarii

Les prochaines tapes

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Les ateliers de travail et sances de brainstorming permettent davancer sur le projet,

de faire adhrer les acteurs et provoque l mergence de nouvelles ides
Avancer

Un atelier de travail ncessite toujours une prparation en amont

Exemple datelier :

Sans oublier le traitement des donnes postriori

Et le feedback!

Vecteur + Contenu

Emetteur

Message

Rcepteur

Feedback
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Le point dquipe hebdomadaire permet au Manager de Projet de maintenir son quipe

informe et comprendre les avancement des autres chantiers
Faire
comprendre

Chantier 1
Chantier 6

Chantier 2
MP

Chantier 5

Chantier 3

Membre travaillant sur chantier

Impliqu dans sa tche
Peu ou pas de vision du projet dans sa globalit
Le point dquipe hebdomadaire permet
Dinformer lquipe des autres chantier en cours
De favoriser les synergies / changes entre membres de lquipe
Daligner les objectifs des membres de lquipe vers un mme but

Chantier 4

Un plan de suivi des actions par quipe permet de faire un point davancement et de faire comprendre un
membre de lquipe les chantiers / actions entrepris par les autres

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Un plan dactions dquipe est un support interactif et facilement mis jour qui favorise
lchange et le partage de connaissance au sein de lquipe projet
Exemple de plan dactions dquipe

Faire
comprendre

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Un rapport davancement, permet dinformer / faire connatre ltat du projet en un clin

dil
Exemple de flash report

Faire
connaitre

GRC Project Lot 5

Overall status:
Overview
Objectives

09
SoD Gov stru.V0

10

11

12 13

15

16

17 18
PM

SoD Gov stru.V2

SoD Gov.
structure V3

SoD Gov stru.V1

Set up a governance f or
retrof it and remediation phase
(Lot 3 & Lot 4) and f or af ter go
live
Robin Montaron

Key Status Indicators

Planning

Change Mgt
plan

Interviews synthesis

Budget
Resources
Issues

Comm.Plan V0

Rem. comm.
Plan V1

Retrofit & Rem.

comm. Plan V0

Quality

Main Achievements
User access mgt

Risks / Issues
New sponsor

SoD monitoring policy

Actions
Interview him from his appointment

1.
2.
3.

Master data change mgt

Who

When

ERE

First interviews
First governance
Convictions

Next Steps / Challenges

1.
2.
3.

Governance deliverables

Communication deliverables

Change deliverables

Process deliverables

Interviews synthesis
Governance structure
Communication Plan:
Analyse pilot communication plan
Interview D. Guivarch f or com
towards Bridge users
Prepare managers area com
Adapt com to Bridge end users by
country
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La prsentation commerciale (ex : keynote) permet de faire connatre un service / produit

afin de tenter de convaincre le futur utilisateur
Faire
connaitre

CAMIP TV

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3. Comment construire un plan de communication ?

La dmarche en trois temps

Stratgie de communication
Plan de communication
Mise en uvre

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OBJECTIFS

ETAPES

Communiquer sur un projet : une dmarche en trois temps

Dfinir la stratgie
de communication

Dessiner le plan
de communication

Partager une vision commune du

projet

Choisir le mode de
communication appropri

Connaitre le contexte du projet

Qualifier les actions

(audience, mdia)
Fiches actions

Analyser les perceptions et les

attentes du terrain
Dfinir laudience / la cible

Dfinir les objectifs

OUTILS

Diagnostic

Programmer les actions

dans le temps
Calendrier

Fiche actions
Cahier des charges de
communication
Plan de gestion des vnements

Mettre en uvre
le plan

Mener les actions

Evaluer limpact des
actions menes (feedback)
Rorienter la stratgie de
communication si
ncessaire

Questionnaire dvaluation
Enqute de perception

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Avant toute action de communication, un diagnostic simpose

Dfinir la stratgie
de communication

Une structuration en cinq questions cls

De quel projet sagit-il et pourquoi

doit-on communiquer ?

Quelles sont les principales motivations du

projet ?

De quels lments de contexte faut-il

tenir compte ?

Quelles sont les cibles de la

communication ?
Quelles populations sont concernes ?

Quels sont les rsultats concrets attendus ?

Quels projets de mme nature ont dj t

lancs dans le pass et quels ont t les
enseignements dgags ?

Quelles sont les modalits de mise en uvre

prvues ?

Quelles sont les contraintes et difficults

envisageables ?

Quelles sont les populations cls ?

Quelles sont les principales chances ?

Quel intrt y a-t-il communiquer ?

Quels sont les lments favorisant la mise en

oeuvre ?

Quels risques y a-t-il communiquer ?

Y a-t-il des projets concurrents ?

Quel est lexistant en matire de

communication ?
Quelles actions ont dj t menes ?

Quelles sont les attitudes et perceptions par

rapport au projet ?

Quand faudra-t-il communiquer et

comment ?

Quels sont les supports existants ?

Quelles sont les prochaines chances du

projet ?

Quels sont les acteurs en place sur le

chantier communication ?

Quelles sont les autres opportunits de

communication sur le projet ?
Quelles sont les actions envisageables ?
Quels sont les points clarifier avant de
communiquer et comment ?

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Les fiches action et cahiers des charges

2

Dessiner le plan de
communication

Fiche action

Cibles de laction
Objectifs de laction
lments de contenu / la structure / les
squences de laction
Pr requis
Modalits d valuation de limpact de
laction

Dcrit les
principales
caractristiques de
laction

Une action de
communication
Cahier des
charges
de laction

Objectif de laction
Livrables de laction
Groupe de travail : acteurs, charges de travail
Plan daction (tapes, acteurs, chances)
Budget
Points de vigilance

Dcrit les modalits

de mise en uvre
de laction

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27

valuer limpact des actions favorise lamlioration continue

3

Mettre en uvre
le plan
Le rsultat de toute action de communication est mesurable, par le biais dun
questionnement quantitatif ou qualitatif en sachant quen matire de communication,
seules les perceptions comptent

Lvaluation des actions de communication menes peut seffectuer trois niveaux :

Perception des messages :
Carte de perception des messages, carte des procs dintention

valuation action par action :

Questionnaire de satisfaction vis--vis dun vnement ou dun support de communication (ex TOTAL
retrouver)

Dans le cadre de lvaluation globale du projet de transformation :

Enqute de perception du projet large diffusion, dont une partie concerne le chantier communication
Retour dExprience constitu partir dentretiens avec le management du projet et de lentreprise

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Application sur un projet : un meeting / comit de pilotage ncessite du travail en amont

et en aval
Temps pass

70%

10%

20%

AVANT

PENDANT

APRES

Identifier les
participants cls
Rdiger un
compte rendu

Dfinir le thme
et lobjectif
Prparer lordre
du jour
Envoyer les
invitation/ grer
la logistique
Prparer le
support
Pr positionner
les acteurs

Meeting

MoM :
Minutes of
Meeting

Dfinir les
prochaines tapes

Dfinir les actions,

acteurs et deadlines

Pour chaque tape : il peut sagir :

Dune Action,
Dune Information
Dune Dcision
Modle A D I

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Aprs la runion, un compte rendu permet de retranscrire les dcisions importantes

et de planifier les prochaines actions
Exemple de minutes of meeting

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30

La prparation dun vnement de communication marketing est-il si diffrent ?

Reprenons notre keynote
70%

10%

20%

AVANT

PENDANT

APRES

Temps pass

Fans de
technologie,
jeunes actifs

Identifier les
participants cls

Rdiger un
compte rendu

Faire connatre
les nouveaux
produits

Dfinir le thme
et lobjectif

1.
2.
3.

Prparer lordre
du jour
Envoyer les
invitation/ grer
la logistique

Mac
iPhone

Keynote

Articles presse,
Reportages

Dfinir les
prochaines tapes

Lieu,
retransmission

Prparer le
support
Pr positionner
les acteurs

Keynote

Faire le buzz
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Les lments retenir de notre module

Vecteur + Contenu

Dfinition
Emetteur

La communication est un change entre un metteur et un

rcepteur dans le but de faire passer un message, et comporte
un feedback

Message

Rcepteur

Feedback
La matrice de communication

La matrice de communication
Il existe une communication interne avec lquipe
projet, et externe avec les autres parties prenantes

Interlocuteur
actif

La communication se fait plusieurs niveaux et doit

tre adapte la cible, et dcline en action
Interlocuteur
passif

Le plan de communication
Le plan de communication ncessite a priori un diagnostic et
une dfinition des objectifs de laudience cible
Le plan de communication permet de dfinir et planifier des
actions de communication, puis il permet leur suivi : il contient
des lments et des livrables cls

Dfinir la stratgie de
communication

Faire adhrer
Avancer

Dcider

Atelier de travail
Brainstorm

Comit de
pilotage

Equipe projet,
partenaires

Dcideurs (CoDir)

Faire comprendre
Informer

Faire connaitre
Vendre

Equipe projet

Keynote
Pitch
commercial
Futurs utilisateurs

Communication
interne

Communication
externe

Point
hebdomadaire

Dessiner le plan
de
communication

Mettre en uvre
le plan

Transform to the power of digital

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