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ENTORNO COLABORATIVO
Presentado por:
JESS JULIO RODRGUEZ
Director:
Phd. LUIS MERCHN PAREDES
TABLA DE CONTENIDO
1.
1.1
1.2
1.3
INTRODUCCIN1
PROPOSITO.2
ALCANCE..2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.2
2. OBJETIVOS..4
2.1 OBJETIVO GENERAL.....4
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS....4
2.3 DESARROLLO METODOLOGICO....4
3. ESTADO DEL ARTE.....5
3.1 SHAREPOINT...5
3.2 ARQUITECTURA DE SHAREPOINT SERVICES..6
3.3 MODELO DE OBJETOS..6
3.4 SHAREPOINT DESIGNER .9
3.5 MICROSOFT WINDOWS WORKFLOW FOUNDATION....9
3.6 INFOPATH 2007 E INFOPATH FORMS SERVICES.10
3.7 TECNOLOGAS XML.12
3.8 XML...13
3.9 XSLT13
4. DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN......15
4.1 DISTRIBUCIN MODULOS GACELA......17
4.2 INTERFAZ DE USUARIO...18
4.3 AUTENTICACIN.......18
5. DISEO E IMPLEMENTACIN...19
5.1 ARQUITECTURA DE LA SOLUCIN.....19
5.2 ESTRATEGIA ARQUITECTONICA DEL DISEO.....19
5.2.1 GESTIN DE CORRESPONDENCIA...19
5.2.2 ARCHIVO CENTRAL......20
5.2.3 DETERMINACIN DE LOS NIVELES DE PERMISOS Y GRUPOS DE USO..21
5.2.3.1 DETERMINACIN DE NIVELS DE PERMISOS ADICIONALES O GRUPOS...21
5.2.3.1.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO GRUPO DE USUARIOS PERSONALIZADOS.21
5.2.4 WEBPARTS..22
5.2.5 FLUJOS DE APROBACIN..22
5.2.6 ESTRATEGIA DE DIMENSIONAMIENTO.....23
5.2.6.1 FUENTES DE INFORMACIN Y REFERENCIAS.23
5.2.6.2 CARACTERISTICAS DE SERVIDORES PLATAFORMAS SIMILARES...23
5.2.6.3 CUELLOS DE BOTELLA.24
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. VISTA DE SHAREPOINT DESDE UN PC....5
Figura 2. SERVICIOS DE LA PLATAFORMA...........................................................................................6
Figura 3. MODELO DE OBJETOS DE SHAREPOINT SERVICES...............................................................7
Figura 4. ARQUITECTURA DE LA COLECCIN DE SITIOS Y RESUMEN DEL MODELO DE OBJETOS....8
Figura 5. COMUNICACIN INFOPATH CON SHAREPOINT SERVICES12
Figura 6. DIAGRAMA DE TRANSFORMACIN XSLT..14
Figura 7. DISTRIBUCIN DE MODULOS DE LA APLICACIN..............................................................17
Figura 8. INTERACCIN EN LAS INTEGRACIONES ENTRE TECNOLOGAS...........................................19
Figura 9. INTEGRACIN MODELO DE OBJETOS SHAREPOINT E INFOPATH FORMS SERVICES..........20
Figura 10. DIAGRAMA DE CONTEXTO DE USUARIOS EN EL SISTEMA................................................22
Figura 11. DESCRIPCIN POSIBLES CUELLOS DE BOTELLA EN LA SIMULACIN................................22
Figura 12. GRFICOS DE SIMULACIN GRANJA DE SERVIDORES SUPUESTA RESULTADOS
GENERALES...............................................................................................................................25
Figura 13. UTILIZACIN PROCESADORES GRANJA DE SERVIDORES SUPUESTA25
Figura 14. PAGINA PRINCIPAL DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL.........................................28
Figura 15. CABECERA PRINCIPAL DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL.29
Figura 16. MENU DE ACCESO RPIDO1...................29
Figura 17. MENU DE ACCESO RPIDO2...................30
Figura 18. VISUALIZACIN WEBPART CONTROL_EXTERNA...............................................................30
Figura 19. RADICACIN DE DOCUMENTOS A TRAVS DE INFOPATH................................................31
Figura 20. ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS POR ARCHIVAR.....................................................31
Figura 21. BSQUEDA AVANZADA SISTEMA GESTIN DOCUMENTAL..32
LISTA DE TABLAS
INTRODUCCIN
1
2
1.1 PROPSITO
El propsito de este documento es definir el mbito de accin del proyecto web de gestin
documental en SharePoint, para ejercer control sobre las funcionalidades del sistema
Gacela y las nuevas caractersticas que este debe contener para su salida a piloto y
posterior implementacin en ambiente productivo.
1.2 ALCANCE
Este proyecto est enfocado hacia la centralizacin de las diferentes operaciones que se
realizan para el correcto funcionamiento de Gacela en su primera fase. Estas operaciones
incluyen:
E.S.P., debe ser soportado por un sistema que permita agilizar los tiempos de respuesta
de las solicitudes manejadas entre las reas implicadas. A dems permitir el ahorro de
papel implementando soluciones de manejo de documentacin electrnica que conlleven
a la disminucin de los costos de papelera en la empresa.
A partir de estas necesidades nace Gacela, como una aplicacin Web administrable,
flexible y escalable que presente un control centralizado de documentos electrnicos, en
donde los usuarios de CHEC S.A. E.S.P puedan enviar, recibir y radicar documentos a los
usuarios de las diferentes reas en la empresa. Es a partir de la centralizacin donde
dichos documentos antes de ser publicados deben ser aprobados por el personal con los
permisos necesarios para la gestin.
Gacela contribuir al manejo de la gestin documental, garantizando la entrega oportuna
y confiable de documentos al usuario final, conservando la confidencialidad de la
informacin, manteniendo un repositorio central y siendo un vnculo de distribucin y
organizacin de la informacin electrnica de la empresa.
2.0 OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Implementar un sistema de gestin documental en un entorno colaborativo, que permita
agilizar los tiempos de respuesta en la entrega y envo de informacin en la organizacin
Portal
Bsqueda
Administracin de contenido empresarial
Procesos de negocio
Inteligencia de negocios
Platform Services
Storage
Repository
Metadata
Versioning
Backup/Recly bin
Indexing Search
Security
VServer Policies
PluggableAuth
Folder Item/Level
Rights trimmed UI
Management
Admin UI
Delegation
Provisioning
Monitoring
Deployment
Migration
Config Mgmt
Farm Services
Feature Police
Extranet Support
Site Model
Templates
Rendering
Navigation
Consistent Ux
Extensiblity
Forms/Fields
OM and Soap
Event Handlers
Migration APIS
Search Services
Workflow Services
Para este modelo de objetos para acceder a las colecciones de sitio, los sitios, las
bibliotecas, las listas, worfkflows, y as sucesivamente las Figuras 3 y 4, proporciona una
apreciacin global de alto nivel de la arquitectura de sitio de Windows SharePoint
Services representado por el modelo de objeto. [3]
Qu es un workflow?
Un workflow es un conjunto de unidades elementales llamadas actividades, que son
almacenadas en forma de un modelo que describe un proceso del mundo real. Los
workflows proveen una manera de describir el orden de ejecucin y de relaciones
dependientes entre piezas cortas o largas de un trabajo que se est ejecutando. Este
trabajo pasa por el modelo de principio a fin, y las actividades pueden ser ejecutadas por
personas o por funciones de sistema.
Facilita y describe procesos del mundo real
Windows Workflow Foundation [5], incluye soporte para workflow tanto de sistemas como
humano, a travs de un extenso rango de escenarios, que incluyen:
Componentes principales
Arquitectura de Windows Workflow Foundation: la arquitectura de Windows Workflow
Foundation consta de seis partes principales:
Activity: es una unidad de trabajo. El trabajo que una actividad implementa puede
variar de forma muy simple a muy compleja.
Workflow Model: es un grupo de actividades que implementa todas o algunas
partes de la lgica de negocios.
Designers: son herramientas grficas que pueden ser usadas para crear y
modificar actividades de workflows.
Base Activity Library: es un grupo de actividades que los desarrolladores pueden
usar para crear workflows.
Runtime Engine: es una librera que ejecuta workflows. El Runtime Engine
tambin provee otros servicios, como mecanismos para comunicarse con software
fuera del workflow
Host Process: es una aplicacin de Windows que da soporte al Windows
Workflow Foundation Runtime Engine y a cualquier workflow que ejecuta. El Host
Process provee servicios de soporte en ejecucin para un estado persistente del
workflow, para manejar transacciones y otras funciones.
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Dicho en otras palabras con InfoPath se pueden crear formularios avanzados y dinmicos
que los equipos y las organizaciones pueden utilizar para recopilar, compartir, reutilizar y
administrar informacin, con lo que se mejora la colaboracin y la toma de decisiones en
la organizacin. Office InfoPath 2007 le puede ayudar a recopilar informacin de forma
ms eficaz. Estas son las diez ventajas principales que ofrece Office InfoPath 2007 para
ayudarle a ampliar la eficacia de sus procesos empresariales.
Principales Ventajas de Usar InfoPath en SharePoint
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Estas consultas permiten realizar filtros de datos de los elementos de un contenedor. Por
ejemplo: Ver tabla 1.
Sintaxis
<Query><Where><Geq><FieldRef Name='PublishedDate' /><Value
Type='DateTime'><Today/></Value></Geq></Where></Query>
Operadores
Operador
Eq
Neq
Gt
Geq
Lt
IsNull
BeginsWith
Contains
Significado
Igual
No es igual
Mayor que
Mayor o igual que
Menor que
Es nulo
Comienza con
Contiene
3.8 XML
XML (Extensible Markup Language) [8] es un estndar desarrollado por el World Wide
Web Consortium (W3C) [17] que permite representar cualquier tipo de informacin como
un metalenguaje de etiquetas. Adems permite la creacin de lenguajes propios para
usos especficos como intercambios de informacin estructurada entre distintas
aplicaciones.
3.9 XSLT
XSLT (XML Stylesheets Language for Transformation) [9] es un lenguaje de
programacin que presenta formas de transformar documentos XML a diferentes
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formatos. El lenguaje XSLT se escribe a travs de reglas que transforman la entrada XML
en una salida adecuada al formato final.
En la Figura 6 se muestra un esquema de la transformacin de documentos mediante
XSLT.
XSLT
XML
Motor XSLT
Formato de
Salida
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4. DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN
Dada la magnitud del sistema a desarrollar el cual debe soportar aproximadamente 400
usuarios, un alto volumen de informacin a almacenar, archivos de diferentes tipos de
formatos, alto nivel de seguridad, y escalabilidad. Se plante el desarrollo de este
sistema a travs de las tecnologas provistas por SharePoint Server 2007.
La solucin a implementar consta de componentes desarrollados a la medida, y el uso de
caractersticas nativas provistas por SharePoint, dada algunas necesidades puntuales que
requeran este manejo.
La aplicacin est divida en mdulos para recepcin y radicacin de correspondencia
interna y externa, pertinente a la documentacin de circulares, memorandos y oficios que
circulan dentro y fuera de la Central Hidroelctrica de Caldas. Mdulo de archivo central,
encargado del almacenamiento de histricos de documentos manejados en la plataforma,
en este mdulo se encuentran los movimientos que los usuarios harn ya sea para
aprobacin, rechazo y/o reasignacin entre usuarios de reas y dependencias en la
organizacin. Estos movimientos se refieren al versionamiento de documentos provistos
por SharePoint. En este mismo modulo tambin se encontrar una funcionalidad para la
creacin de listas personalizadas de usuarios, necesarias para la recepcin de
documentos.
Mdulo de parametrizacin, en este se encuentran las listas necesarias para el soporte
del sistema Gacela. Lista de contadores donde se almacenan consecutivos para el
manejo de los radicados en las correspondencias internas y externas. Lista instituciones,
es el repositorio de todas las entidades pblicas y privadas que interactan con la
empresa. Lista Sub series documentales, trata del registro del conjunto de reas y
dependencias con las que cuenta la empresa en todo el departamento. Lista tipo de
documentos, como su nombre lo indica en esta se registrarn los diferentes tipos de
documentos manejados en la organizacin. Lista Tipo llegada, donde se almacenan los
diferentes medios de envos de correspondencia dentro y fuera de la empresa.
Mdulo de Bsquedas, este mdulo cuenta con las caractersticas nativas de SharePoint
para bsquedas de documentos en toda la coleccin de sitios de la aplicacin Gacela,
esta funcionalidad provee de un mecanismo de seguridad, donde el sistema valida si el
usuario tiene los permisos necesarios para la visualizacin de la informacin buscada.
Modulo Expedientes, es una coleccin de reas de sitios y bibliotecas usadas por los
usuarios, como archivo de documentos tramitados en las dependencias. Para la
visualizacin de esta informacin el sistema provee un nivel de seguridad basado en los
tipos de grupos integrantes, propietarios y visitantes que nativamente provee la plataforma
para la integridad de la informacin.
Mdulo de seguridad, para la implementacin de la seguridad de la plataforma y el acceso
a los usuarios, se usar el sistema de autenticacin a travs del directorio activo de
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Windows (LDAP), dado que este se integra con la granja de servidores que se
implementen para el soporte de toda la plataforma. Ver Figura 7.
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Memorando
Archivo Central
Correspondencia
Radicacin Externa
Control Externa
Parmetros
Consecutivo
Externa
Externa Recibida
Contadores
Consecutivo
Interna
Interna Recibida
Dependencias
Crear Bibliotecas
Pendientes Por
Archivar
Instituciones
Buscar
Consultas
Expedientes
Expedientes
Circular
Oficio
Filtro Externa
Sub Series
Documentales
Filtro Interna
Tipo
Documentos
Tipo de
Llegada
4.3 AUTENTICACIN
Una de las grandes ventajas de trabajar con las tecnologas SharePoint es la integracin
con otros sistemas tales como; el directorio activo de Windows (LDAP), de esta manera
se ayuda a los desarrolladores a enfocar sus esfuerzos en la lgica del negocio.
En esta aplicacin se utiliza como proveedor de autenticacin NTLM, esta opcin es una
caracterstica nativa de SharePoint en la integracin de servicios de aplicaciones
Windows
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5. DISEO E IMPLEMENTACIN
En esta seccin se presentan los detalles correspondientes a todo el diseo del sistema.
En primer lugar se realiza una breve descripcin de la arquitectura planteada para la
solucin, incluyendo la estrategia arquitectnica del diseo.
5.1 ARQUITECTURA DE LA SOLUCIN
Como se mencion en la seccin anterior, el sistema consta de mdulos para su
operacin: radicacin de correspondencia interna y externa, repositorio histrico,
repositorios archivos entre dependencias y bsquedas de documentos.
En este punto se busca una estrategia de diseo que describe como las caractersticas y
las funcionalidades funcionaran juntas para forma la solucin. Identifica los componentes
especficos de la solucin y sus relaciones.
5.2 ESTRATEGIA ARQUITECTONICA DE DISEO
La estrategia arquitectnica de diseo convierte las listas de caractersticas y de
funciones en la descripcin de un ambiente funcional, integrado. Esta informacin permite
al cliente visualizar la informacin en su ambiente.
A continuacin se describe el funcionamiento de los componentes, y como estos
interactan para cumplir con los requerimientos del sistema.
5.2.1 Gestin de Correspondencia
Se refiere al registro en los mdulos de correspondencia interna y externa. En este punto
se describen a grandes rasgos, la interaccin entre las tecnologas usadas a travs de las
capas con las que consta este componente. Ver Figura 8
Las peticiones realizadas por los usuarios a travs del protocolo HTTP, llegan al servidor
Web, el cual se comunica con la aplicacin de gestin documental a travs de SharePoint.
De esta manera se renderizan los formularios InfoPath en el browser del usuario, para la
radiacin de documentos. Para el proceso anterior se usan servicios los web de nmina y
contadores que son expuestos, para la envi de datos a los formularios. Tambin se
realiza la comunicacin entre las plantillas InfoPath con el directorio activo de Windows.
Finalmente cuando el usuario culmina el proceso de radicacin, el sistema internamente
actualiza el registro en las listas y bibliotecas de documentos. En este ltimo proceso se
disparan los eventos de SharePoint para hacer uso de los workflows configurados al
momento que se actualizan los datos.
5.2.2 Archivo Central
El funcionamiento de este componente en el sistema de gestin documental se detalla a
partir de la siguiente Figura 9.
Valor
2 x 2.4-2.6 GHz x64
6 GB
Sistema de archivos NTFS
Conexin entre servidores 1Gbps
Valor
2 x 2.4-2.6 GHz x64
6 GB
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Disco
RED
Valor
2 x 2.4-2.6 GHz x64
6 GB
Sistema de archivos NTFS
Conexin entre servidores 1Gbps
24
26
Max CPU
Cores
Memoria
Mxima
Windows 2003
Standard Edition
Windows 2003
Enterprise Edition
4 GB
32 GB
Windows 2008 R2
Standard Edition
64 bits
4
Windows 2008 R2
Enterprise Edition
64 bits
32-Bit:4GB
64-Bit:32GB
32-Bit:64GB
64-Bit:2TB
Servidor de consultas de
ndices (index server)
Descripcin y Uso
Los WFE son la interface de MOSS hacia los usuarios,
brindando el contenido que los mismos utilizan. Se
requiere IIS y ASP.NET para los mismos.
Realiza la indexacin de contenido desde mltiples
fuentes tales como el Portal, directorios compartidos y
directorios pblicos de Exchange
Se encarga de consultar los ndices, brindando as las
capacidades de bsqueda de MOSS 2007
En la pgina inicial del sistema de gestin documental aparecen, las opciones descritas
anteriormente agrupadas en su mayora en el men de acceso rpido que se muestra a la
izquierda de la pgina. Ver figura 14
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30
A continuacin se muestran las imgenes del formulario InfoPath Forms Services para la
administracin de documentos. En la Figura 19, se observa una ventana donde se
ejecuta el control Contact Selector, integrando el componente LDAP (directorio activo de
windows) con SharePoint Services.
A la izquierda se observan todos los repositorios en forma de rbol, donde el usuario tiene
permisos para actualizar informacin, en la grilla de la derecha se encuentran todos los
documentos que fueron preparados por este usuario para su posterior almacenamiento.
5.2.7.2 Bsquedas de documentos
Este componente nativo de SharePoint Services se encarga de realizar las bsquedas de
todos los documentos que obedecen a los criterios ingresados como parmetros por el
usuario. Este motor realiza las consultas a travs de los ndices de los contenidos
cargados dentro del portal.
Lo que hace SharePoint cada vez que el motor de bsqueda inicializa un rastreo es
inspeccionar el sitio establecido, indexar el contenido y armar un ndice para poder
acceder a la informacin cuando realizamos una bsqueda desde cualquier sitio
relacionado con este SSP.
En la Figura 21 se muestran las opciones de bsquedas de documentos configuradas
para los usuarios en el sistema.
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6. RECOMENDACIONES
Una parte fundamental del correcto funcionamiento del sistema de gestin documental y
sus correspondientes sub-sitios es la correcta asignacin de permisos tanto a nivel de
usuario, como a nivel grupo y de sitio, ya que estos garantizan que los usuarios dispongan
de los privilegios necesarios segn el rol que cumplan en cada uno de los sitios donde
interacten.
Se recomienda monitorear el consumo del espacio de almacenamiento en los servidores
de base de datos, realizar planes de backups automticos que se ejecuten diariamente
con SQL Server Management Studio, verificar el crecimiento de los logs de transacciones
de las bases de datos, debido al volumen de transacciones que se ejecutan en el sistema
de gestin documental.
Se recomienda seguir las indicaciones plasmadas en la seccin de estrategia de
dimensionamiento para la granja de servidores que hacen parte de la infraestructura de la
plataforma del sistema.
Para crecimiento del sistema a futuro se recomienda que antes de implementar cualquier
solucin personalizada a travs del API del modelo de objetos, investigar si se pueden
obtener los resultados esperados con el uso de las caractersticas nativas de SharePoint,
el cual provee un gran conjunto de funciones que ofrecen soluciones sin la necesidad de
cdigo personalizado.
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7. CONCLUSIONES
Al inicio del proyecto se plante como objetivo principal, la implementacin de una
solucin que permitiera agilizar los tiempos de respuesta en la entrega y envi de
informacin en la organizacin. Esta solucin deba proveer funcionalidades como:
radicacin de documentos, aprobacin de documentos previo a la publicacin, proveer un
entorno colaborativo para la administracin de la informacin en un repositorio
centralizado con permisos por grupo o usuarios, garantizar la entrega oportuna de los
documentos aprobados a los colaboradores, brindar un buen performance en el acceso
de la informacin y brindar estas funcionalidades entre los diferentes empleados que
fsicamente se encuentran en localizaciones diferentes en los municipios del
departamento de caldas. Para esto se propuso la utilizacin de una aplicacin web con
un repositorio central en una solucin web a travs de SharePoint server 2007.
La solucin desarrollada logr cumplir con los objetivos, en especial fue posible obtener
una aplicacin que permite la integracin con otros componentes de negocio de la
organizacin, como el caso de los servicios web de Nomina, integracin con la suite de
Microsoft Office y otras fuentes de datos. Esta aplicacin permite ser escalable y
aumentar sus capacidades y caractersticas con el desarrollo de formularios
implementados por los usuarios finales a travs de InfoPath y las publicaciones con
SharePoint sin que estos posean grandes conocimientos en programacin puesto que se
pueden obtener buenos resultados solo con algunas configuraciones en la herramienta.
El proyecto abordo temas que actualmente revisten de gran inters por parte de industria
de las tecnologas de la informacin. Se investigaron principalmente las tecnologas
emergentes que luego seran el insumo para la implementacin del sistema. Algunas de
estas tecnologas que se abordaron fueron: SharePoint, XML, InfoPath, ASP.NET y
CAML.
Finalmente, con respecto al proyecto de desarrollo, este se compuso de una etapa que
consista en una estrategia de dimensionamiento de la granja de servidores requerida
para la implementacin de la solucin y la capacidad de almacenamiento presente y
futura. Otra fue la etapa del desarrollo, que consisti en una forma iterativa, que se logr a
partir de previas investigaciones para la implementacin de webparts, lgica empresarial
en InfoPath forms services y workflow foundation. En esta investigacin se encontraron
algunos inconvenientes, pero fue posible cumplir con los objetivos planteados de manera
satisfactoria, permitiendo a los integrantes adquirir nuevos conocimientos y experiencias
en el manejo de estas tecnologas de vanguardia.
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8. REFERENCIAS
[1] SharePoint
http://blog.pucp.edu.pe/item/7686/que-es-sharepoint
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