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IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL EN UN

ENTORNO COLABORATIVO

JESS JULIO RODRGUEZ. 1096512

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA


FACULTAD DE INGENIERA
ESPECIALIZACIN DE PROCESOS PARA EL DESARROLLO DE
SOFTWARE
SANTIAGO DE CALI
2011

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL EN UN


ENTORNO COLABORATIVO

Presentado por:
JESS JULIO RODRGUEZ

Trabajo de Grado presentado como requisito para optar el ttulo de


Especialista En Procesos Para El Desarrollo De Software

Director:
Phd. LUIS MERCHN PAREDES

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA


FACULTAD DE INGENIERA
ESPECIALIZACIN DE PROCESOS PARA EL DESARROLLO DE
SOFTWARE
SANTIAGO DE CALI
2011

TABLA DE CONTENIDO
1.
1.1
1.2
1.3

INTRODUCCIN1
PROPOSITO.2
ALCANCE..2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.2

2. OBJETIVOS..4
2.1 OBJETIVO GENERAL.....4
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS....4
2.3 DESARROLLO METODOLOGICO....4
3. ESTADO DEL ARTE.....5
3.1 SHAREPOINT...5
3.2 ARQUITECTURA DE SHAREPOINT SERVICES..6
3.3 MODELO DE OBJETOS..6
3.4 SHAREPOINT DESIGNER .9
3.5 MICROSOFT WINDOWS WORKFLOW FOUNDATION....9
3.6 INFOPATH 2007 E INFOPATH FORMS SERVICES.10
3.7 TECNOLOGAS XML.12
3.8 XML...13
3.9 XSLT13
4. DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN......15
4.1 DISTRIBUCIN MODULOS GACELA......17
4.2 INTERFAZ DE USUARIO...18
4.3 AUTENTICACIN.......18
5. DISEO E IMPLEMENTACIN...19
5.1 ARQUITECTURA DE LA SOLUCIN.....19
5.2 ESTRATEGIA ARQUITECTONICA DEL DISEO.....19
5.2.1 GESTIN DE CORRESPONDENCIA...19
5.2.2 ARCHIVO CENTRAL......20
5.2.3 DETERMINACIN DE LOS NIVELES DE PERMISOS Y GRUPOS DE USO..21
5.2.3.1 DETERMINACIN DE NIVELS DE PERMISOS ADICIONALES O GRUPOS...21
5.2.3.1.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO GRUPO DE USUARIOS PERSONALIZADOS.21
5.2.4 WEBPARTS..22
5.2.5 FLUJOS DE APROBACIN..22
5.2.6 ESTRATEGIA DE DIMENSIONAMIENTO.....23
5.2.6.1 FUENTES DE INFORMACIN Y REFERENCIAS.23
5.2.6.2 CARACTERISTICAS DE SERVIDORES PLATAFORMAS SIMILARES...23
5.2.6.3 CUELLOS DE BOTELLA.24

5.2.6.4 RESULTADOS DE LA SIMULACIN.....24


5.2.6.5 ESTRATEGIA DE CRECIMIENTO FUTURA DE LA PLATAFORMA......26
5.2.6.6 ESTRATEGIA GENERAL PARA SERVIDORES SHAREPOINT......27
5.2.6.6.1 CRECIMIENTO VERTICAL......27
5.2.6.6.2 CRECIMIENTO HORIZONTAL......27
5.2.7 IMPLEMENATCIN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL.....27
5.2.7.1 ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL.......28
5.2.7.2 BUSQUEDAS DE DOCUMENTOS....32
5.2.8 DIFICULTADES ENCONTRADAS...33
5.2.8.1 SELECCIN DE USUARIOS PARA ENVIO DE CORRESPONDENCIA......33
5.2.8.2 ALMACENAMIENTO DINAMICO EN LISTAS PERSONALIZADAS.......33
5.2.8.3 MANEJO DE MENSAJES.........33
5.2.8.4 PERSONALIZACIN A TRAVS DE WEBPARTS.....34
6. RECOMENDACIONES....35
7. CONCLUSIONES...36
8. REFERENCIAS.37

LISTA DE FIGURAS
Figura 1. VISTA DE SHAREPOINT DESDE UN PC....5
Figura 2. SERVICIOS DE LA PLATAFORMA...........................................................................................6
Figura 3. MODELO DE OBJETOS DE SHAREPOINT SERVICES...............................................................7
Figura 4. ARQUITECTURA DE LA COLECCIN DE SITIOS Y RESUMEN DEL MODELO DE OBJETOS....8
Figura 5. COMUNICACIN INFOPATH CON SHAREPOINT SERVICES12
Figura 6. DIAGRAMA DE TRANSFORMACIN XSLT..14
Figura 7. DISTRIBUCIN DE MODULOS DE LA APLICACIN..............................................................17
Figura 8. INTERACCIN EN LAS INTEGRACIONES ENTRE TECNOLOGAS...........................................19
Figura 9. INTEGRACIN MODELO DE OBJETOS SHAREPOINT E INFOPATH FORMS SERVICES..........20
Figura 10. DIAGRAMA DE CONTEXTO DE USUARIOS EN EL SISTEMA................................................22
Figura 11. DESCRIPCIN POSIBLES CUELLOS DE BOTELLA EN LA SIMULACIN................................22
Figura 12. GRFICOS DE SIMULACIN GRANJA DE SERVIDORES SUPUESTA RESULTADOS
GENERALES...............................................................................................................................25
Figura 13. UTILIZACIN PROCESADORES GRANJA DE SERVIDORES SUPUESTA25
Figura 14. PAGINA PRINCIPAL DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL.........................................28
Figura 15. CABECERA PRINCIPAL DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL.29
Figura 16. MENU DE ACCESO RPIDO1...................29
Figura 17. MENU DE ACCESO RPIDO2...................30
Figura 18. VISUALIZACIN WEBPART CONTROL_EXTERNA...............................................................30
Figura 19. RADICACIN DE DOCUMENTOS A TRAVS DE INFOPATH................................................31
Figura 20. ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS POR ARCHIVAR.....................................................31
Figura 21. BSQUEDA AVANZADA SISTEMA GESTIN DOCUMENTAL..32

LISTA DE TABLAS

TABLA 1. OPERADORES CONSULTAS CAML..13


TABLA 2. CARACTERSTICAS SERVIDOR SFWSAPP23
TABLA 3. CARACTERSTICAS SERVIDOR SDBINDEX..24
TABLA 4. CARACTERSTICAS SERVIDOR SDBCWSS24
TABLA 5. DIMENSIONAMIENTO CAPACIDAD SERVIDOR BASE DE DATOS26
TABLA 6. LMITES DE RECURSOS SISTEMA OPERATIVO27
TABLA 7. DESCRIPCIN DE ROLES POR SERVIDOR27

INTRODUCCIN

SharePoint1 [1] es una herramienta de productividad que ayuda a tener toda la


informacin relacionada con un objetivo particular en un mismo lugar, sin importar el tipo o
formato en el que dicha informacin se encuentre: bien pueden ser documentos de Word
as como cualquier clase de archivo que usualmente se almacena en otro tipo de
aplicaciones como listas de contactos, noticias, bases de datos de productos, planeacin
de proyectos o listas de noticias.
Esta herramienta administradora de contenidos permite compartir informacin dentro de
una organizacin creando pginas web de una forma muy rpida; realizar la gestin de la
informacin almacenada de forma sencilla, facilitar la bsqueda de informacin, evitando
al usuario conocer donde esta almacenada, adems mantiene el rastro de las
actualizaciones y cambios realizados por los usuarios.
Entre sus caractersticas SharePoint provee una plataforma para que la informacin sea
compartida entre grupos de usuarios tales como equipos de proyectos, departamentos,
reas o inclusive entre toda la organizacin. Esta caracterstica entre otras, son
necesarias para la implementacin de sistemas de gestin documental en las empresas,
donde la informacin es compartida entre usuarios.
Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas
para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la
recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los
documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. 2
Dada las caractersticas provistas por SharePoint, nace la idea del uso de esta
herramienta para la implementacin del sistema de gestin documental Gacela, el cual
permitir mantener un ambiente colaborativo de informacin entre los diferentes usuarios
en las reas y dependencias de la Central Hidroelctrica de Caldas.
Gacela permitir a los empleados de la organizacin la radicacin de correspondencia
dentro y fuera de la empresa, donde los documentos radicados debern pasar por un
proceso de aprobacin para que finalmente estos sean publicados, manteniendo un
histrico desde el momento que el documento fue radicado hasta que finalmente fue
aprobado o rechazado.

1
2

SharePoint es un entorno de colaboracin desarrollado por Microsoft Corporation


http://es.wikipedia.org/wiki/Gestin_documental

1.1 PROPSITO
El propsito de este documento es definir el mbito de accin del proyecto web de gestin
documental en SharePoint, para ejercer control sobre las funcionalidades del sistema
Gacela y las nuevas caractersticas que este debe contener para su salida a piloto y
posterior implementacin en ambiente productivo.

1.2 ALCANCE
Este proyecto est enfocado hacia la centralizacin de las diferentes operaciones que se
realizan para el correcto funcionamiento de Gacela en su primera fase. Estas operaciones
incluyen:

Validacin de credenciales de usuario dentro del sistema


Creacin de bibliotecas de documentos para cada uno de los usuarios que
componen el sistema.
Administracin de funciones internas para la generacin de oficios, memorandos y
circulares.
Repositorio central de documento pertinente a las correspondencias externa e
interna.
Garanta de almacenamiento de grandes volmenes de informacin a travs de
las circulares, memorando y oficios generados por los usuarios en el sistema.
Establecer diferentes flujos para la aprobacin o rechazo de documentos
magnticos enviados entre usuarios en la aplicacin.
Configuracin de contenido de documentos y permisos de acceso por roles
Imprimir resultados de oficios, circulares o memorandos generados.
Generacin y configuracin de reportes.
Configuracin y publicacin de noticias.
Mdulo de consultas de documentos almacenados en las bibliotecas del sitio.
Flujos de aprobacin y versiones de los documentos publicados.

1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


En la actualidad el flujo documental en la Central Hidroelctrica de Caldas est
representado en un 90% a travs de soporte fsico, por ende las implicaciones que este
tiene en garantizar los tiempos en distribucin de documentos, manipulacin de la
informacin y conservacin de la misma entre otros, implica la demora en los tiempos de
respuesta hacia el interior y exterior de la empresa, de los diferentes documentos
consignados en la organizacin.
Esto afecta a todas las reas de la empresa en los negocios de generacin, distribucin
comercializacin de energa y las reas de apoyo internas. Por tal razn, la demora en
los tiempos de respuesta entre las reas que componen la empresa y la emisin de
correspondencia externa a las entidades que reciben o envan documentos de CHEC S.A.

E.S.P., debe ser soportado por un sistema que permita agilizar los tiempos de respuesta
de las solicitudes manejadas entre las reas implicadas. A dems permitir el ahorro de
papel implementando soluciones de manejo de documentacin electrnica que conlleven
a la disminucin de los costos de papelera en la empresa.
A partir de estas necesidades nace Gacela, como una aplicacin Web administrable,
flexible y escalable que presente un control centralizado de documentos electrnicos, en
donde los usuarios de CHEC S.A. E.S.P puedan enviar, recibir y radicar documentos a los
usuarios de las diferentes reas en la empresa. Es a partir de la centralizacin donde
dichos documentos antes de ser publicados deben ser aprobados por el personal con los
permisos necesarios para la gestin.
Gacela contribuir al manejo de la gestin documental, garantizando la entrega oportuna
y confiable de documentos al usuario final, conservando la confidencialidad de la
informacin, manteniendo un repositorio central y siendo un vnculo de distribucin y
organizacin de la informacin electrnica de la empresa.

2.0 OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Implementar un sistema de gestin documental en un entorno colaborativo, que permita
agilizar los tiempos de respuesta en la entrega y envo de informacin en la organizacin

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Mantener la comunicacin entre los colaboradores a travs de la herramienta que


permita mantener en lnea el estado de los documentos para aprobacin.
Controlar los accesos a los diferentes repositorios de informacin entre los
diferentes tipos de usuarios que acceden a la aplicacin.
Garantizar la entrega oportuna y confiable de los documentos manejados a travs
del entorno colaborativo.

2.3 DESARROLLO METDOLOGICO


En la seccin 3 se presenta un resumen de los conceptos y las tecnologas usadas en el
proyecto.
En la seccin 4 se describe la solucin desarrollada, detallando las
funcionalidades principales y las decisiones tomadas que llevaron a la solucin final. En
la seccin 5 se presenta el diseo e implementacin de la solucin, describiendo a
grandes rasgos la arquitectura del sistema, tambin se realiza una estrategia de
dimensionamiento enfocada en requerimientos tecnolgicos de hardware, capacidad de la
plataforma y las caractersticas recomendadas para la granja de servidores. La seccin 6
se realiza algunas recomendaciones para la administracin y monitoreo del sistema
desarrollado.

3. ESTADO DEL ARTE


En esta seccin se presenta un resumen del estado actual de las tecnologas con las que
se trabaj e investig, a lo largo del proyecto.
3.1 SHAREPOINT
Windows SharePoint Services (WSS) [2] es una herramienta que permite a los grupos de
trabajo crear sitios Web para compartir y administrar informacin de documentos
(ambiente colaborativo). Lo cual supone un gran beneficio que aumenta la productividad
individual y colectiva.
WSS es un componente que forma parte de la infraestructura Windows Server. Est
compuesto por un conjunto de servicios Windows que hacen posible la gestin de los
sitios colaborativos. Es el componente base del paradigma SharePoint.
Adems, es un producto que sirve para el desarrollo de aplicaciones. Incluye recursos de
TI (Tecnologas de la informacin) como son portales, reas de trabajo en equipo, correo
electrnico, soporte para control de presencia y conferencia basada en Web. WSS
permite a los usuarios localizar rpidamente informacin distribuida, as como la conexin
con otros usuarios.
WSS, es la versin libre del producto de Microsoft, existe versiones licenciadas como la
Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS2007) y MOSS2010.
SharePoint est basado en ASP.Net, sin embargo provee un modelo de objetos que
permite realizar las interacciones entre los diferentes tipos de recursos existentes en la
plataforma; tales como, listas, bibliotecas de documentos, entre otros.
En la Figura 1 se presenta la vista que tiene el usuario que accede a SharePoint (WSS)
desde su PC.

Figura 1 Vista de SharePoint Desde un PC

3.2 ARQUITECTURA DE SHAREPOINT SERVICES


En esta seccin se describen los principales componentes de Windows SharePoint
Services, cmo se relacionan los componentes y cmo apoya las caractersticas
adicionales que implementa Office SharePoint Server.
La estructura de Windows SharePoint Server est construida sobre la tecnologa en
Windows SharePoint Services, para proporcionar los siguientes servicios de aplicacin.
Ver Figura 2.

Portal
Bsqueda
Administracin de contenido empresarial
Procesos de negocio
Inteligencia de negocios

La siguiente figura ilustra la arquitectura de Windows SharePoint Services

Platform Services
Storage
Repository
Metadata
Versioning
Backup/Recly bin
Indexing Search

Security
VServer Policies
PluggableAuth
Folder Item/Level
Rights trimmed UI

Management
Admin UI
Delegation
Provisioning
Monitoring

Deployment
Migration
Config Mgmt
Farm Services
Feature Police
Extranet Support

Site Model
Templates
Rendering
Navigation
Consistent Ux

Extensiblity
Forms/Fields
OM and Soap
Event Handlers
Migration APIS

Operationg System Services


ASP .NET: WEB Part, Personalization, Master Page, Provider Framawork (Security, etc .)
Database Services

Search Services

Workflow Services

Figura 2 Servicios de la Plataforma

3.3 MODELO DE OBJETOS

Para este modelo de objetos para acceder a las colecciones de sitio, los sitios, las
bibliotecas, las listas, worfkflows, y as sucesivamente las Figuras 3 y 4, proporciona una
apreciacin global de alto nivel de la arquitectura de sitio de Windows SharePoint
Services representado por el modelo de objeto. [3]

Figura 3 Modelo de Objetos de SharePoint Services

Figura 4 Arquitectura de la Coleccin de Sitios y Resumen del Modelo de Objetos

3.4 SHAREPOINT DESIGNER


SharePoint Designer [4], Es un producto para crear y personalizar sitios Web de Microsoft
SharePoint y generar aplicaciones de trabajo basadas en las tecnologas SharePoint.
Proporciona herramientas profesionales para crear soluciones interactivas en la
plataforma SharePoint sin necesidad de escribir cdigo para disear sitios SharePoint
personalizados, adems de mantener el rendimiento del sitio mediante informes y
permisos de administracin.
Con l, podemos crear avanzadas soluciones sin cdigo como Vistas de datos, informes,
y el seguimiento rpido y sencillo del flujo de trabajo mediante mens, paneles de tareas y
plantillas.
Nos permite crear Vistas de datos personalizadas y formularios de datos que optimicen la
tecnologa Microsoft ASP .NET, permitiendo integrar datos externos en el sitio Web,
incluidas las vistas que muestran datos de varios orgenes (incluidos canales RSS,
archivos XML y XML de Office).
Generar informes impactantes con la apariencia de Vistas de datos es muy fcil gracias a
herramientas como campos calculados, formato condicional, y caractersticas como
ordenar, agrupar y filtrar.
Posee un diseador de flujo de trabajo que permite asociar condiciones y acciones con
tareas, listas, bibliotecas de documentos para automatizar las comunicaciones y
adaptarlas segn la necesidad.

3.5 MICROSOFT WINDOWS WORKFLOW FOUNDATION

Qu es un workflow?
Un workflow es un conjunto de unidades elementales llamadas actividades, que son
almacenadas en forma de un modelo que describe un proceso del mundo real. Los
workflows proveen una manera de describir el orden de ejecucin y de relaciones
dependientes entre piezas cortas o largas de un trabajo que se est ejecutando. Este
trabajo pasa por el modelo de principio a fin, y las actividades pueden ser ejecutadas por
personas o por funciones de sistema.
Facilita y describe procesos del mundo real

Actividades que realizan personas


Actividades que realizan sistemas

Windows Workflow Foundation [5], incluye soporte para workflow tanto de sistemas como
humano, a travs de un extenso rango de escenarios, que incluyen:

Workflow dentro de la lnea de aplicaciones de negocios.


Flujo de pgina de la interfaz del usuario.
Workflow humano.
Workflow compuesto para aplicaciones orientadas a servicios.
Workflow conducido por reglas de negocios.
Workflow para manejo de sistemas.

Componentes principales
Arquitectura de Windows Workflow Foundation: la arquitectura de Windows Workflow
Foundation consta de seis partes principales:

Activity: es una unidad de trabajo. El trabajo que una actividad implementa puede
variar de forma muy simple a muy compleja.
Workflow Model: es un grupo de actividades que implementa todas o algunas
partes de la lgica de negocios.
Designers: son herramientas grficas que pueden ser usadas para crear y
modificar actividades de workflows.
Base Activity Library: es un grupo de actividades que los desarrolladores pueden
usar para crear workflows.
Runtime Engine: es una librera que ejecuta workflows. El Runtime Engine
tambin provee otros servicios, como mecanismos para comunicarse con software
fuera del workflow
Host Process: es una aplicacin de Windows que da soporte al Windows
Workflow Foundation Runtime Engine y a cualquier workflow que ejecuta. El Host
Process provee servicios de soporte en ejecucin para un estado persistente del
workflow, para manejar transacciones y otras funciones.

3.6 INFOPATH 2007 E INFOPATH FORMS SERVICES


La versin de SharePoint utilizada para el desarrollo de este proyecto es Microsoft Office
SharePoint Server 2007, la cual trae caractersticas muy interesantes que permiten
adicionar complementos, como InfoPath forms Services [6]. Este permite que los usuarios
interacten con plantillas de formularios previamente desarrolladas desde un equipo con
InfoPath. Las plantillas publicadas son renderizadas por el servidor web y mostrado al
usuario como si fuera un formulario web.

10

Dicho en otras palabras con InfoPath se pueden crear formularios avanzados y dinmicos
que los equipos y las organizaciones pueden utilizar para recopilar, compartir, reutilizar y
administrar informacin, con lo que se mejora la colaboracin y la toma de decisiones en
la organizacin. Office InfoPath 2007 le puede ayudar a recopilar informacin de forma
ms eficaz. Estas son las diez ventajas principales que ofrece Office InfoPath 2007 para
ayudarle a ampliar la eficacia de sus procesos empresariales.
Principales Ventajas de Usar InfoPath en SharePoint

Est diseado para ser usado por usuarios finales


Fcil y rpido mantenimiento de plantillas de formularios
Provee una forma gil de disear formularios con una interfaz grfica agradable
Provee un mecanismo para exponer metadatos a un contenedor de documentos
en SharePoint, tales como las bibliotecas de documentos.
Permite un rpido desarrollo sin codificacin, sin embargo si los usuarios necesitan
personalizar los formularios pueden instalar la herramienta VSTA (Visual Studio
For Applications), que provee las caractersticas del framework .Net, desde visual
studio, para personalizar los formularios.
Puede Interactuar con las suite de Office
A travs de un entorno grfico, se pueden configurar envos y/o recepcin de
informacin a diferentes fuentes de datos, como un servicio web, listas de
SharePoint, Outlook, entre otros.
Fcil manejo de controles que se enlazan a orgenes de datos externos, tales
como las listas de SharePoint, hasta el directorio activo (LDAP) de Windows.

La comunicacin de InfoPath - SharePoint se realiza a travs de servicios web, tal


como se muestra en la Figura 5.

11

Figura 5 Comunicacin InfoPath con SharePoint Services


Importantes servicios Web que depende InfoPath 2007 son Webs.asmx y Lists.asmx.
Entre otras cosas, InfoPath recupera informacin acerca de la definicin de columnas de
sitio y contenido tipos desde el servicio de sitios Web y utiliza esta informacin para
rellenar la lista de columnas de sitio cuadros en el seleccionar un cuadro de dilogo
campo o grupo por lo que puede asociar las columnas de formularios con columnas de
sitio de SharePoint existentes al publicar una plantilla de formulario. InfoPath crea las
nuevas columnas sin una asociacin en el sitio de SharePoint mediante el servicio de
listas. InfoPath tambin interacta con el servicio de listas para crear la biblioteca de
formularios y una definicin de tipo de contenido de la plantilla de formulario. Para la
carga real de la plantilla, InfoPath utiliza FrontPage y WSS RPC y WebDAV, simplemente
colocar la plantilla con el template.xsn de nombre de archivo en subcarpeta de formularios
la biblioteca nueva.

3.7 TECNOLOGAS XML

CAML (Collaborative Application Markup Language)


Es un lenguaje de marcado basado en XML [7], usado en la familia de tecnologas de
SharePoint (Windows SharePoint Services y SharePoint Server), para la realizacin de
bsqueda de datos en una lista o biblioteca de documentos.

12

Estas consultas permiten realizar filtros de datos de los elementos de un contenedor. Por
ejemplo: Ver tabla 1.
Sintaxis
<Query><Where><Geq><FieldRef Name='PublishedDate' /><Value
Type='DateTime'><Today/></Value></Geq></Where></Query>

Operadores
Operador
Eq
Neq
Gt
Geq
Lt
IsNull
BeginsWith
Contains

Significado
Igual
No es igual
Mayor que
Mayor o igual que
Menor que
Es nulo
Comienza con
Contiene

Tabla 1 Operadores Consultas CAML


Este lenguaje de consulta es usado ya que el acceso a los datos en SharePoint se
maneja de forma diferente a como se manejan en las bases de datos tradicionales. Esto
no quiere decir que SharePoint utiliza un motor de base de datos diferentes a los
tradicionales, usa SQL Server para las bases de datos de configuracin y contenido de la
coleccin de sitios que se crean para una aplicacin web.

3.8 XML
XML (Extensible Markup Language) [8] es un estndar desarrollado por el World Wide
Web Consortium (W3C) [17] que permite representar cualquier tipo de informacin como
un metalenguaje de etiquetas. Adems permite la creacin de lenguajes propios para
usos especficos como intercambios de informacin estructurada entre distintas
aplicaciones.

3.9 XSLT
XSLT (XML Stylesheets Language for Transformation) [9] es un lenguaje de
programacin que presenta formas de transformar documentos XML a diferentes

13

formatos. El lenguaje XSLT se escribe a travs de reglas que transforman la entrada XML
en una salida adecuada al formato final.
En la Figura 6 se muestra un esquema de la transformacin de documentos mediante
XSLT.
XSLT

XML

Motor XSLT

Formato de
Salida

Figura 6 Diagrama de Transformacin XSLT

14

4. DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN
Dada la magnitud del sistema a desarrollar el cual debe soportar aproximadamente 400
usuarios, un alto volumen de informacin a almacenar, archivos de diferentes tipos de
formatos, alto nivel de seguridad, y escalabilidad. Se plante el desarrollo de este
sistema a travs de las tecnologas provistas por SharePoint Server 2007.
La solucin a implementar consta de componentes desarrollados a la medida, y el uso de
caractersticas nativas provistas por SharePoint, dada algunas necesidades puntuales que
requeran este manejo.
La aplicacin est divida en mdulos para recepcin y radicacin de correspondencia
interna y externa, pertinente a la documentacin de circulares, memorandos y oficios que
circulan dentro y fuera de la Central Hidroelctrica de Caldas. Mdulo de archivo central,
encargado del almacenamiento de histricos de documentos manejados en la plataforma,
en este mdulo se encuentran los movimientos que los usuarios harn ya sea para
aprobacin, rechazo y/o reasignacin entre usuarios de reas y dependencias en la
organizacin. Estos movimientos se refieren al versionamiento de documentos provistos
por SharePoint. En este mismo modulo tambin se encontrar una funcionalidad para la
creacin de listas personalizadas de usuarios, necesarias para la recepcin de
documentos.
Mdulo de parametrizacin, en este se encuentran las listas necesarias para el soporte
del sistema Gacela. Lista de contadores donde se almacenan consecutivos para el
manejo de los radicados en las correspondencias internas y externas. Lista instituciones,
es el repositorio de todas las entidades pblicas y privadas que interactan con la
empresa. Lista Sub series documentales, trata del registro del conjunto de reas y
dependencias con las que cuenta la empresa en todo el departamento. Lista tipo de
documentos, como su nombre lo indica en esta se registrarn los diferentes tipos de
documentos manejados en la organizacin. Lista Tipo llegada, donde se almacenan los
diferentes medios de envos de correspondencia dentro y fuera de la empresa.
Mdulo de Bsquedas, este mdulo cuenta con las caractersticas nativas de SharePoint
para bsquedas de documentos en toda la coleccin de sitios de la aplicacin Gacela,
esta funcionalidad provee de un mecanismo de seguridad, donde el sistema valida si el
usuario tiene los permisos necesarios para la visualizacin de la informacin buscada.
Modulo Expedientes, es una coleccin de reas de sitios y bibliotecas usadas por los
usuarios, como archivo de documentos tramitados en las dependencias. Para la
visualizacin de esta informacin el sistema provee un nivel de seguridad basado en los
tipos de grupos integrantes, propietarios y visitantes que nativamente provee la plataforma
para la integridad de la informacin.
Mdulo de seguridad, para la implementacin de la seguridad de la plataforma y el acceso
a los usuarios, se usar el sistema de autenticacin a travs del directorio activo de

15

Windows (LDAP), dado que este se integra con la granja de servidores que se
implementen para el soporte de toda la plataforma. Ver Figura 7.

16

4.1 DISTRIBUCIN MODULOS GACELA


Radicacin Interna

Memorando

Archivo Central

Correspondencia

Radicacin Externa

Control Externa

Parmetros

Consecutivo
Externa

Externa Recibida

Contadores

Consecutivo
Interna

Interna Recibida

Dependencias

Crear Bibliotecas

Pendientes Por
Archivar

Instituciones

Buscar

Consultas

Expedientes

Expedientes

Circular

Oficio

Filtro Externa

Sub Series
Documentales

Filtro Interna

Tipo
Documentos

Tipo de
Llegada

Figura 7 Distribucin de Mdulos de la Aplicacin


17

4.2 INTERFAZ DE USUARIO


La aplicacin y todos sus componentes se ejecutan a travs de un explorador Web,
ofreciendo al usuario la interfaz para explorar, realizar bsquedas, visualizar y radicar
documentos. La interfaz provee todas las caractersticas del Framework 3.5 y tecnologas
ASP.NET 2.0.
Para Lgica de presentacin, en algunos componentes desarrollados se hizo uso de
JavaScript, para ejecucin cdigo del lado del cliente. De esta manera se reducen los
llamados al servidor y la latencia en la aplicacin.

4.3 AUTENTICACIN
Una de las grandes ventajas de trabajar con las tecnologas SharePoint es la integracin
con otros sistemas tales como; el directorio activo de Windows (LDAP), de esta manera
se ayuda a los desarrolladores a enfocar sus esfuerzos en la lgica del negocio.
En esta aplicacin se utiliza como proveedor de autenticacin NTLM, esta opcin es una
caracterstica nativa de SharePoint en la integracin de servicios de aplicaciones
Windows

18

5. DISEO E IMPLEMENTACIN
En esta seccin se presentan los detalles correspondientes a todo el diseo del sistema.
En primer lugar se realiza una breve descripcin de la arquitectura planteada para la
solucin, incluyendo la estrategia arquitectnica del diseo.
5.1 ARQUITECTURA DE LA SOLUCIN
Como se mencion en la seccin anterior, el sistema consta de mdulos para su
operacin: radicacin de correspondencia interna y externa, repositorio histrico,
repositorios archivos entre dependencias y bsquedas de documentos.
En este punto se busca una estrategia de diseo que describe como las caractersticas y
las funcionalidades funcionaran juntas para forma la solucin. Identifica los componentes
especficos de la solucin y sus relaciones.
5.2 ESTRATEGIA ARQUITECTONICA DE DISEO
La estrategia arquitectnica de diseo convierte las listas de caractersticas y de
funciones en la descripcin de un ambiente funcional, integrado. Esta informacin permite
al cliente visualizar la informacin en su ambiente.
A continuacin se describe el funcionamiento de los componentes, y como estos
interactan para cumplir con los requerimientos del sistema.
5.2.1 Gestin de Correspondencia
Se refiere al registro en los mdulos de correspondencia interna y externa. En este punto
se describen a grandes rasgos, la interaccin entre las tecnologas usadas a travs de las
capas con las que consta este componente. Ver Figura 8

Figura 8 Interaccin en las Integraciones Entre Tecnologas


19

Las peticiones realizadas por los usuarios a travs del protocolo HTTP, llegan al servidor
Web, el cual se comunica con la aplicacin de gestin documental a travs de SharePoint.
De esta manera se renderizan los formularios InfoPath en el browser del usuario, para la
radiacin de documentos. Para el proceso anterior se usan servicios los web de nmina y
contadores que son expuestos, para la envi de datos a los formularios. Tambin se
realiza la comunicacin entre las plantillas InfoPath con el directorio activo de Windows.
Finalmente cuando el usuario culmina el proceso de radicacin, el sistema internamente
actualiza el registro en las listas y bibliotecas de documentos. En este ltimo proceso se
disparan los eventos de SharePoint para hacer uso de los workflows configurados al
momento que se actualizan los datos.
5.2.2 Archivo Central
El funcionamiento de este componente en el sistema de gestin documental se detalla a
partir de la siguiente Figura 9.

Figura 9 Integracin Modelo de Objetos SharePoint e InfoPath Forms Services


Cuando los usuarios radican los documentos, el servidor de SharePoint almacena el
elemento radicado en la lista de histricos. Esta lista tiene configurado un workflow que
se dispara automticamente que se actualiza o se inserta un nuevo elemento en este
repositorio. Si el documento es una actualizacin de un elemento existente se crea una
nueva versin del elemento tal como aparece en la figura, es decir si se actualiza un
documento que previamente fue creado una vez, se crear otro documento con la versin
2.0 y el inicial 1.0 y as sucesivamente.
20

5.2.3 Determinacin de niveles de permisos y grupos de uso


La habilidad de ver, cambiar o administrar el sitio en particular est determinada por el
nivel de permisos que se asigne a un grupo o usuario. Estos niveles de permisos,
contralan todos los ingresos para la coleccin de sitios, y para cualquier sub-sitio, listas,
bibliotecas de documento, carpetas, y elementos que hereden los permisos del sitio. De
esta manera se garantiza que los usuarios no podran realizar tareas que no estn
contempladas dentro de sus lmites en la aplicacin.
Por defecto SharePoint ofrece los siguientes niveles de permisos, estos son usados para
algunos tipos de usuarios en el sistema.
Acceso limitado: Incluye permisos que le permiten a los usuarios ver listas especficas,
bibliotecas de documentos, elementos de una lista, carpetas o documentos cuando los
permisos son otorgados por un usuario administrador.
Lectura: Incluye los permisos que le permiten a los usuarios ver los elementos en la
paginas del sitio.
Contribucin: Incluye los permisos que le permiten a los usuarios agregar o cambiar los
elementos en la paginas del sitio o en las listas y bibliotecas de documentos.
Diseo: Incluye los permisos que le permiten a los usuarios cambiar el diseo de pginas
del sitio usando el navegador o SharePoint Designer.
Full Control: Incluye todos los permisos anteriormente mencionados.

5.2.3.1 Determinacin de niveles de permisos adicionales o grupos


Para el proyecto del sistema de gestin documental se especificaron grupos con niveles
de permisos personalizados, todo esto para cubrir la gama de tipos de usuarios, sitios y
papeles dentro de dichos sitios, por tal motivo surgi la siguiente necesidad:
Necesidad de grupos personalizados: dado que crear grupos es relativamente sencillo
y tiene un impacto pequeo en la seguridad de los sitios. Esencialmente, se determin
crear grupos personalizados en lugar de usar los grupos predefinidos porque existen roles
dentro del proyecto que no estn contemplados dentro de los roles predefinidos por
ShrarePoint.

5.2.3.1.1 Diagrama de contexto Grupo de usuarios personalizados


Es necesaria la creacin de usuarios con diferentes tipos de privilegios sobre todo el
sistema. Para ello se crearon los siguiente grupos tal, como se muestra en la figura 10 y
el nivel de acceso de los mismos en Gacela.
21

Figura 10 Diagrama de Contexto de Usuarios en el Sistema

5.2.4 Web Parts


Para la visualizacin de los elementos publicados y funcionalidades adicionales
mostradas desde un mismo componente, se opt en la implementacin de web parts que
proveen al usuario una interfaz grfica donde puede realizar el seguimiento a los
documentos que son radicados en el sistema.
Entre las funcionalidades adicionales implementadas a travs de estas web parts, se
encuentra la eliminacin, reasignacin de documentos a otros usuarios.
Estas
funcionalidades son personalizaciones que decidieron manejarlas de esta manera y no a
travs de las caractersticas nativas que requeran modificar el cdigo administrado por
SharePoint en el sistema.

5.2.5 Flujos de aprobacin


Los flujos de aprobacin son piezas fundamentales en sistemas de gestin documental,
donde es necesario que exista un esquema donde los documentos puedan ser aprobados
o rechazados, antes de su publicacin final a todos los interesados en la organizacin.
SharePoint brinda facilidades para el manejo de workflow, con herramientas tales como
SharePoint Designer y Nintex. El primero es gratuito y el ltimo requiere altos costos para
su licenciamiento.
Dado que se requera la implementacin de workflows con caractersticas no soportadas
por Designer, se decidi por desarrollos a travs de Windows Workflow Foundation, ya
que este provee todas las funcionalidades del Framework .Net y el modelo de objetos de
SharePoint para desarrollos a la medida.
22

5.2.6 Estrategia de dimensionamiento


Partiendo de la premisa que el sistema de gestin documental a implementar, ser usado
aproximadamente por 600 usuarios en la empresa, con un acceso concurrente de 100 y la
cantidad de documentos manipulados en un periodo de trabajo. Se determin realizar un
anlisis que ayudar a aterrizar las caractersticas de hardware y software necesario en la
organizacin, para evitar problemas futuros, tales como; cuellos de botella, rendimiento en
servidor front end SharePoint, servidor de bases de datos, entre otros.

5.2.6.1 Fuentes de informacin y referencias


Para la planeacin de capacidad, se utilizaron las siguientes fuentes de informacin

Estadsticas de uso de portales provistas por la organizacin


Informacin de desempeo de acuerdo a los requerimientos
Informacin de la configuracin de servidores que albergan plataformas similares

Adicionalmente, para la estimacin de la capacidad requerida, se han utilizado las


siguientes referencias:

Microsoft System Centre SharePoint Capacity Planner Model


Microsoft Capacity Planning Guidelines and Best Practices Configutrations
Microsoft Technet

5.2.6.2 Caractersticas de servidores plataformas similares


Servidor Frontal Web y Servidor de Aplicaciones - SFWSAPP
Componente
CPU
RAM
Disco
RED

Valor
2 x 2.4-2.6 GHz x64
6 GB
Sistema de archivos NTFS
Conexin entre servidores 1Gbps

Tabla 2 Caractersticas Servidor - SFWSAPP

Servidor de Indexacin - SDBINDEX


Componente
CPU
RAM

Valor
2 x 2.4-2.6 GHz x64
6 GB

23

Disco
RED

Sistema de archivos NTFS


Conexin entre servidores 1Gbps

Tabla 3 Caractersticas Servidor - SDBINDEX

Servidor de Base de datos - SDBCWSS


Componente
CPU
RAM
Disco
RED

Valor
2 x 2.4-2.6 GHz x64
6 GB
Sistema de archivos NTFS
Conexin entre servidores 1Gbps

Tabla 4 Caractersticas servidor SDBCWSS

5.2.6.3 Cuellos de Botella


Posterior al anlisis realizado con las herramientas anteriormente descritas y tomando
como insumo caractersticas de sistemas similares. Se encontraron las siguientes
recomendaciones para evitar cuellos de botella. Ver Figura 11

Figura 11 Descripcin Posibles Cuellos de Botella en la Simulacin


Se recomienda realizar aumento de la memoria de los servidores SFWSAPP y
SDBINDEX a 6GB cada uno y el servidor de base de datos SDBCWSS a 16GB.

5.2.6.4 Resultados de la simulacin


A continuacin se muestran los resultados realizados teniendo en cuenta las
caractersticas de los servidores anteriores, suponiendo que se realicen los aumentos de
memoria recomendados en la seccin anterior. Ver Figura 12 y Figura 13

24

Figura 12 Grficos de Simulacin Granja de Servidores Supuesta Resultados


Generales

Figura 13 Utilizacin Procesadores Granja de Servidores Supuesta


25

5.2.6.5 Estrategia de crecimiento futura de la plataforma


De acuerdo al volumen de informacin fsica promedio manejada, se realizaron
estimaciones y clculos de crecimiento de la plataforma para los prximos 3 aos. Ver
tabla 5.

Tabla 5 Dimensionamiento Capacidad Servidor Base de Datos

26

5.2.6.6 Estrategia general para servidores SharePoint


5.2.6.6.1 Crecimiento vertical
Para hacer crecimiento vertical sobre los servidores de SharePoint, se puede adicionar
ms procesadores o ms memoria RAM, los limites para cada servidor estn dados por
los soportados por el sistema operativo, a continuacin se presenta una tabla donde se
ilustra los lmites de recursos que podran ser utilizados por la plataforma de acuerdo a la
versin del sistema operativo que sea utilizada. Ver tabla 6

Max CPU
Cores
Memoria
Mxima

Windows 2003
Standard Edition

Windows 2003
Enterprise Edition

4 GB

32 GB

Windows 2008 R2
Standard Edition
64 bits
4

Windows 2008 R2
Enterprise Edition
64 bits

32-Bit:4GB
64-Bit:32GB

32-Bit:64GB
64-Bit:2TB

Tabla 6 Lmites de Recursos Sistema Operativo

5.2.6.6.2 Crecimiento Horizontal


La siguiente tabla lista los posibles roles que los servidores Microsoft Office SharePoint
Server (MOSS) pueden tener:
Rol
Servidor Web Front-End
(WFE)
Servidor de indexacin

Servidor de consultas de
ndices (index server)

Descripcin y Uso
Los WFE son la interface de MOSS hacia los usuarios,
brindando el contenido que los mismos utilizan. Se
requiere IIS y ASP.NET para los mismos.
Realiza la indexacin de contenido desde mltiples
fuentes tales como el Portal, directorios compartidos y
directorios pblicos de Exchange
Se encarga de consultar los ndices, brindando as las
capacidades de bsqueda de MOSS 2007

Tabla 7 Descripcin de Roles por Servidor


5.2.7 Implementacin Sistema de gestin documental
Es el sitio principal donde se administran las caractersticas que sern reflejadas a toda la
coleccin de sitios, entre estas caractersticas podemos mencionar:

Plantillas de sitios, plantilla de listas y plantillas bibliotecas de documentos


Administracin de grupos de administradores de sitios
Administracin de correspondencia
Gestin de archivos
27

Administracin de contenedores del sistema


Bsquedas de documentos
Administracin de las acciones del sitio
Administracin de delegados de usuarios

En la pgina inicial del sistema de gestin documental aparecen, las opciones descritas
anteriormente agrupadas en su mayora en el men de acceso rpido que se muestra a la
izquierda de la pgina. Ver figura 14

Figura 14 Pgina Principal del Sistema de Gestin Documental

5.2.7.1 Estructura del Sistema de gestin documental: a continuacin se describe la


estructura del sistema:
A. Cabecera
B. Men de acceso rpido
C. Cuerpo
A. Cabecera: En la Figura 15 se muestran los enlaces al sitio principal Portal Gacela,
el sub-sitio Expedientes que se encuentra compuesto por colecciones de reas de
trabajo y bibliotecas de documentos que hacen parte del repositorio de archivo
magntico por cada una de las dependencias, y por ltimo el enlace para las
bsquedas de documentos radicados en el sistema.

28

Figura 15 Cabecera Principal del Sistema De Gestin Documental

B. Men de acceso rpido: Se encuentran diferentes funcionalidades agrupadas por


tipos, Radicacin Interna, Archivo Central, Parmetros que se refiere a los contenedores
propios del sistema. Las opciones anteriores solo son vistas por usuarios con permisos
personalizados sobre estos contenedores. En la Figuras 16 y 17 se observan las
diferencias en las opciones mostradas para diferentes tipos de usuarios, en este men.

Figura 16 Men de acceso rpido1

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Figura 17 Men de acceso rpido2


Cuerpo: En el cuerpo se visualizan las listas, bibliotecas de documentos, webparts
nativas, webparts personalizadas, tales como webPart Control_Externa, donde se
muestran los documentos radicados por usuarios y las opciones presentes por cada
elemento de la misma. En la Figura 18 se observan los documentos propios del usuario y
un submen con las acciones a desarrollar.
En otras palabras el cuerpo es el contenedor principal usado por los usuarios para la
interaccin con el sistema de gestin documental.

Figura 18 Visualizacin WebPart Control_Externa

30

A continuacin se muestran las imgenes del formulario InfoPath Forms Services para la
administracin de documentos. En la Figura 19, se observa una ventana donde se
ejecuta el control Contact Selector, integrando el componente LDAP (directorio activo de
windows) con SharePoint Services.

Figura 19 Radicacin de documentos a travs de InfoPath


La Figura 20 muestra documentos radicados que previamente fueron preparados por el
usuario actual para ser archivados en el rea de la organizacin en la cual el usuario
administrador del sistema ha otorgado permisos sobre toda la coleccin del sub-sitio
Expedientes.

Figura 20 Administracin de documentos por archivar


31

A la izquierda se observan todos los repositorios en forma de rbol, donde el usuario tiene
permisos para actualizar informacin, en la grilla de la derecha se encuentran todos los
documentos que fueron preparados por este usuario para su posterior almacenamiento.
5.2.7.2 Bsquedas de documentos
Este componente nativo de SharePoint Services se encarga de realizar las bsquedas de
todos los documentos que obedecen a los criterios ingresados como parmetros por el
usuario. Este motor realiza las consultas a travs de los ndices de los contenidos
cargados dentro del portal.
Lo que hace SharePoint cada vez que el motor de bsqueda inicializa un rastreo es
inspeccionar el sitio establecido, indexar el contenido y armar un ndice para poder
acceder a la informacin cuando realizamos una bsqueda desde cualquier sitio
relacionado con este SSP.
En la Figura 21 se muestran las opciones de bsquedas de documentos configuradas
para los usuarios en el sistema.

Figura 21 Bsqueda Avanzada Sistema Gestin Documental

32

5.2.8 Dificultades encontradas


5.2.8.1 Seleccin de usuarios para envi de correspondencia
Uno de los objetivos planteados en el proyecto era establecer la integracin entre las
diferentes herramientas colaborativas propuestas al realizar proyectos con SharePoint,
caso puntual el uso de Infopath Forms Services para el manejo de formularios para la
radicacin de correspondencia.
El uso de Infopath permite la integracin con el directorio activo de Windows a travs del
Active X Contact Selector, el cual provee al usuario una interfaz para seleccionar
destinatarios desde esa fuente de datos sin la necesidad de realizar programacin en el
formulario. Sin embargo, surgi un problema que radicaba en que los usuarios que podan
ser seleccionados desde esa fuente, no todos hacan parte del sistema de gestin
documental, esto en el sistema no generaba una garanta que los usuarios seleccionados
recibiran la documentacin gestionada. Por esta razn se decidi aplicar lgica de
negocio que permitiera validar las entradas seleccionadas informando al usuario,
destinatarios seleccionados no vlidos. Esto se logr con el uso de VSTA (Visual Studio
for Applications) y algunos cambios en la configuracin inicial de los formularios
publicados en el sistema de gestin documental.

5.2.8.2 Almacenamiento dinmico en listas personalizadas


Durante el desarrollo del flujo de trabajo que se disparaba cuando se radicaba una
correspondencia, se identific un problema al ver que los documentos deban ser
almacenados en las listas personalizadas de los usuarios seleccionados como
destinatarios. Esto debido a una limitante de la herramienta SharePoint Designer la cual
no permite almacenar de forma dinmica en diferentes repositorios, por tal razn se
decidi desarrollar todo el flujo de trabajo a travs de Windows Workflow Foundation,
donde se pudo resolver esta limitante y continuar con el diseo planteado.

5.2.8.3 Manejo de mensajes


Se encontr una limitante al usar VSTA (Visual Studio For Applications) al aplicar cdigo
administrado en InfoPath. Esta limitante se observ al intentar mostrar mensajes al
usuario a travs del API, provista por el modelo de objetos para C# y VB.NET.
Plantillas de InfoPath usadas desde un explorador a travs de Forms Services en
SharePoint, solo permiten usar un lenguaje para la programacin, es decir C#, VB.NET o
JavaScript, pero no una combinacin de los mismos.
La solucin que se tom para contrarrestar esta limitante surgi en el uso de un control
rico que mostrar los mensajes cuando el usuario realizara alguna accin invlida que se
ejecutaba a travs de cdigo administrado en los formularios.
33

5.2.8.4 Personalizaciones a travs de WebParts


Cuando se investig la forma en la cual se desarrollaban webparts para SharePoint, se
encontr que el IDE Visual Studio, no posee un manejo de controles para el modelo de
objetos de SharePoint, que permitan realizar acciones de arrastrar y soltar dentro del
entorno de programacin, sino que los controles deben ser declarados e invocados para
ser creados. Sin embargo, este inconveniente qued resuelto al usar controles de usuario
donde se creaba todo el componente de presentacin y posteriormente estos controles
serian invocados a travs de las webparts personalizadas.
Lo anterior es debido a la filosofa que usa SharePoint para el desarrollo con su modelo
de objetos es diferente a la forma tradicional usada para implementar aplicaciones .NET.
Sin embargo, esto no resta a las ventajas en el uso de esta tecnologa en el desarrollo gil
de aplicaciones empresariales.

34

6. RECOMENDACIONES
Una parte fundamental del correcto funcionamiento del sistema de gestin documental y
sus correspondientes sub-sitios es la correcta asignacin de permisos tanto a nivel de
usuario, como a nivel grupo y de sitio, ya que estos garantizan que los usuarios dispongan
de los privilegios necesarios segn el rol que cumplan en cada uno de los sitios donde
interacten.
Se recomienda monitorear el consumo del espacio de almacenamiento en los servidores
de base de datos, realizar planes de backups automticos que se ejecuten diariamente
con SQL Server Management Studio, verificar el crecimiento de los logs de transacciones
de las bases de datos, debido al volumen de transacciones que se ejecutan en el sistema
de gestin documental.
Se recomienda seguir las indicaciones plasmadas en la seccin de estrategia de
dimensionamiento para la granja de servidores que hacen parte de la infraestructura de la
plataforma del sistema.
Para crecimiento del sistema a futuro se recomienda que antes de implementar cualquier
solucin personalizada a travs del API del modelo de objetos, investigar si se pueden
obtener los resultados esperados con el uso de las caractersticas nativas de SharePoint,
el cual provee un gran conjunto de funciones que ofrecen soluciones sin la necesidad de
cdigo personalizado.

35

7. CONCLUSIONES
Al inicio del proyecto se plante como objetivo principal, la implementacin de una
solucin que permitiera agilizar los tiempos de respuesta en la entrega y envi de
informacin en la organizacin. Esta solucin deba proveer funcionalidades como:
radicacin de documentos, aprobacin de documentos previo a la publicacin, proveer un
entorno colaborativo para la administracin de la informacin en un repositorio
centralizado con permisos por grupo o usuarios, garantizar la entrega oportuna de los
documentos aprobados a los colaboradores, brindar un buen performance en el acceso
de la informacin y brindar estas funcionalidades entre los diferentes empleados que
fsicamente se encuentran en localizaciones diferentes en los municipios del
departamento de caldas. Para esto se propuso la utilizacin de una aplicacin web con
un repositorio central en una solucin web a travs de SharePoint server 2007.
La solucin desarrollada logr cumplir con los objetivos, en especial fue posible obtener
una aplicacin que permite la integracin con otros componentes de negocio de la
organizacin, como el caso de los servicios web de Nomina, integracin con la suite de
Microsoft Office y otras fuentes de datos. Esta aplicacin permite ser escalable y
aumentar sus capacidades y caractersticas con el desarrollo de formularios
implementados por los usuarios finales a travs de InfoPath y las publicaciones con
SharePoint sin que estos posean grandes conocimientos en programacin puesto que se
pueden obtener buenos resultados solo con algunas configuraciones en la herramienta.
El proyecto abordo temas que actualmente revisten de gran inters por parte de industria
de las tecnologas de la informacin. Se investigaron principalmente las tecnologas
emergentes que luego seran el insumo para la implementacin del sistema. Algunas de
estas tecnologas que se abordaron fueron: SharePoint, XML, InfoPath, ASP.NET y
CAML.
Finalmente, con respecto al proyecto de desarrollo, este se compuso de una etapa que
consista en una estrategia de dimensionamiento de la granja de servidores requerida
para la implementacin de la solucin y la capacidad de almacenamiento presente y
futura. Otra fue la etapa del desarrollo, que consisti en una forma iterativa, que se logr a
partir de previas investigaciones para la implementacin de webparts, lgica empresarial
en InfoPath forms services y workflow foundation. En esta investigacin se encontraron
algunos inconvenientes, pero fue posible cumplir con los objetivos planteados de manera
satisfactoria, permitiendo a los integrantes adquirir nuevos conocimientos y experiencias
en el manejo de estas tecnologas de vanguardia.

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8. REFERENCIAS
[1] SharePoint
http://blog.pucp.edu.pe/item/7686/que-es-sharepoint

[2] Windows SharePoint Services


http://office.microsoft.com/es-es/sharepointtechnology/default.aspx
http://office.microsoft.com/es-es/sharepointtechnology/default.aspx

[3] Modelo de objetos de SharePoint.


http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms473633.aspx

[4] SharePoint Designer


http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SharePoint_Designer
http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=16573

[5] Windows Workflow Foundation


http://justindeveloper.wordpress.com/

[6] InfoPath forms Services


http://office.microsoft.com/es-es/sharepoint-server-help/introduccion-a-infopath-formsservices-HA010167284.aspx
http://msdn.microsoft.com/es-es/library/aa701145.aspx

[7] XML (Extensible Markup Language)


http://www.programacion.net/html/xml/htmdsssl/capitulo1/capitulo1.htm

[8] XSLT (XML Stylesheets Language for Transformation)


http://www.w3schools.com/xsl/

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