UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

ESCUELA DE HISTORIA

PROYECTO PRESENTADO AL SENADO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA

OBJETO:

DIAGNSTICO DEL FONDO ACUMULADO ARCHIVO SONORO DEL SENADO DE LA REPBLICA

DE COLOMBIA
FORMULACIN DE LOS TRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIN DE LA
ORGANIZACIN Y DIGITALIZACIN DEL ARCHIVO SONORO Y LA CREACIN DE UN
PROGRAMA ORIENTADO A SU DIFUSIN EN LA PGINA WEB DEL SENADO.
ELABORACIN DEL PROYECTO ORIENTADO A LA ORGANIZACIN Y DIGITALIZACIN DEL
ARCHIVO SONORO Y LA CREACIN DE UN PROGRAMA ORIENTADO A SU DIFUSIN EN LA
PGINA WEB DEL SENADO

PRESENTADO POR: IVONNE SUREZ PINZN

PROFESORA ASOCIADA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
DOCTORA EN HISTORIA Y ARCHIVISTA
SEPTIEMBRE DE 2009
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
ESCUELA DE HISTORIA

PROYECTO PRESENTADO AL SENADO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA

OBJETO:

DIAGNSTICO DEL FONDO ACUMULADO ARCHIVO SONORO DEL SENADO DE LA REPBLICA

DE COLOMBIA
FORMULACIN DE LOS TRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIN DE LA
ORGANIZACIN Y DIGITALIZACIN DEL ARCHIVO SONORO Y LA CREACIN DE UN
PROGRAMA ORIENTADO A SU DIFUSIN EN LA PGINA WEB DEL SENADO.
ELABORACIN DEL PROYECTO ORIENTADO A LA ORGANIZACIN Y DIGITALIZACIN DEL
ARCHIVO SONORO Y LA CREACIN DE UN PROGRAMA ORIENTADO A SU DIFUSIN EN LA
PGINA WEB DEL SENADO

1. PRESENTACIN DEL PROPONENTE

La Universidad Industrial de Santander es una organizacin que tiene como propsito la formacin de
personas de alta calidad tica, poltica y profesional; la generacin y adecuacin de conocimientos; la
conservacin y reinterpretacin de la cultura y la participacin activa liderando procesos de cambio por
el progreso y mejor calidad de vida de la comunidad.
Orientan su misin los principios democrticos, la reflexin crtica, el ejercicio libre de la ctedra, el
trabajo interdisciplinario y la relacin con el mundo externo. Sustenta su trabajo en las cualidades
humanas de las personas que la integran, en la capacidad laboral de sus empleados, en la excelencia
acadmica de sus profesores y en el compromiso de la comunidad universitaria con los propsitos
institucionales y la construccin de una cultura de vida.

La Universidad Industrial de Santander es una institucin de educacin superior estatal y autnoma,

financiada por el Estado, comprometida con la defensa de un estado social y democrtico de derecho y
de derechos humanos y la proposicin de polticas pblicas que garanticen el acceso de la poblacin a
condiciones de vida digna.

La UIS es actor principal del desarrollo econmico, social y cultural de la regin y ejemplo de
democracia, convivencia, autonoma y libertad responsable. Es lugar de consulta sobre las tendencias
y desarrollos en el campo de las ciencias, los avances tecnolgicos, las necesidades y oportunidades
del mundo del trabajo y los deseos de bienestar de la comunidad.

La vigencia social de la universidad se manifiesta en su participacin activa en organismos de

planificacin local, regional y nacional, en agrupaciones de participacin ciudadana para la proposicin
y el seguimiento de polticas y programas de desarrollo social, econmico y cultural. En el
fortalecimiento de sus relaciones con los sectores polticos, sociales y generadores de bienes y
servicios que propendan por el bien comn, en el marco de la conveniencia institucional. En la
integralidad de todos los miembros de la comunidad universitaria, los cuales estn formados en el
espritu cientfico. En la apropiacin y el ejercicio de los derechos humanos universales y los derechos
polticos, econmicos, sociales y culturales correspondientes a la prctica de la ciudadana y en el
ejercicio de una conducta profesional solidaria con la construccin de la nacin colombiana.

Es sitio obligado de referencia y consulta para proponer o evaluar las alternativas de solucin a los
problemas prioritarios de la comunidad, y su contribucin es ampliamente valorada como insumo crtico
para continuar avanzando en la construccin de una sociedad en donde la equidad, la justicia, la
solidaridad y el respeto por los derechos humanos y la naturaleza, sean los pilares del desarrollo
humano sostenible en el marco de una cultura de paz.

Es lder del desarrollo cientfico en bio-ingeniera, fuentes alternas de energa, petroqumica y

carboqumica, nuevas opciones para uso de combustibles, nuevos materiales y tecnologas de
materiales compuestos, aprovechamiento y uso sostenible de la biodiversidad, promocin de la salud,
prevencin y control de las enfermedades de mayor ocurrencia, estmulo y acompaamiento a
procesos de organizacin comunitaria orientados al desarrollo social y cultural, y mejoramiento de la
calidad de la educacin en todos sus niveles. Mantiene como lneas transversales la investigacin en
electrnica, telecomunicaciones, informtica y ciencia y tecnologa del medio ambiente. Promueve el
desarrollo de la literatura y las artes. En todas sus Escuelas, Centros e Institutos, los miembros de la
comunidad universitaria actan como docentes-investigadores y se mantienen interconectados con
grupos de pares acadmicos que cooperan local, nacional e internacionalmente.

Ofrece, desde la regin nororiental al pas, formacin permanente de alta calidad y pertinencia social,
propendiendo por la equidad en el acceso, con fundamento en el mrito acadmico. Sostiene
intercambios y pasantas de profesores y estudiantes con Universidades extranjeras de alta calidad y
presenta una amplia oferta de programas presenciales e interactivos mediante tecnologas para la
educacin virtual.

Es una organizacin inteligente capaz de adaptarse con eficacia a la velocidad de los cambios y a las
necesidades emanadas del entorno. Recibe del Estado los recursos suficientes para adelantar sus
funciones de investigacin, formacin y proyeccin social, en reconocimiento a su calidad, a los
resultados presentados anualmente ante la sociedad y a sus polticas de eficiencia en la utilizacin de
los recursos. Invierte sus rentas propias para fortalecer su posicin de excelencia en el medio
universitario.

La ESCUELA DE HISTORIA DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER fue creada

oficialmente en octubre de 1984. Tiene como propsito formar profesionales que se desempeen como
investigadores en el campo de la Historia y como educadores en la enseanza superior. La Escuela
busca as mismo, realizar investigaciones y difundir los resultados obtenidos por la investigacin
histrica avanzada en el pas y fuera de l. Igualmente, se preocupa por responder a la necesidad
social de afianzar la identidad y de comprender el pasado, para actuar en el presente y proyectarse
hacia el futuro con mayor claridad. Por lo anterior, es para ella fundamental el interesarse por aportar a
las tareas de rescate, preservacin, valoracin y difusin del patrimonio cultural de la regin y de la
nacin. Es adems intencin de la Escuela formar ciudadanos con calidades humanas, ticas y cvicas
y con competencias socio-polticas, cognitivas, crtico-analticas, cientficas y tcnico-metodolgicas,
capaces de participar responsable y activamente en el mundo contemporneo y de acceder al mercado
de trabajo profesional, dando en l una importancia crucial a la integracin de equipos
transdisciplinares de investigacin y en programas de recuperacin patrimonial.

La Escuela de Historia de la Universidad Industrial de Santander se reconoce como una unidad

acadmica dedicada a la investigacin y la formacin de ciudadanos, profesionales de la disciplina de
la Historia, comprometidos con la construccin de estudios histricos, locales, regionales y nacionales,
enmarcados siempre en el anlisis mundial. Caracterizados, por un alto nivel de competencia crticoanaltica, socio-poltica, cientfica, cognitiva, tcnico-metodolgica y comunicativa.

En su ejercicio profesional, los egresados son conocidos por su identidad cultural universitaria, local,
regional y nacional, por el espritu cientfico, la sensibilidad social y la capacidad creadora. Son
ciudadanos comprometidos con el respeto de los valores humanos, de los principios y valores
constitucionales, del progreso del pas, de la convivencia colectiva y del medio ambiente. Los
profesores de la Escuela son personas caracterizadas por su alta calidad humana, cientfica, tica y
acadmica, capaces de establecer vnculos docentes e investigativos interactivos a nivel nacional e
internacional. Como los estudiantes, ellos estn igualmente comprometidos con los propsitos
institucionales universitarios y el desarrollo de la Escuela y, con el respeto de los valores humanos, de
los principios y valores constitucionales, del progreso del pas, de la convivencia colectiva y del medio
ambiente.

2. INTRODUCCIN

Con la creacin del Archivo General de la Nacin (AGN) y la emisin de la Ley 594 de 2000 se empieza
a tomar conciencia de la importancia de los archivos. Se entiende ahora que ellos son el sustento
bsico de una eficaz administracin, el soporte del ejercicio del derecho de consulta por parte de los
ciudadanos, una fuente de informacin para la investigacin y un componente del patrimonio cultural de
la nacin.

El proyecto que detallamos en este texto se plantea ejecutar algunas de las tareas derivadas de las
normas archivsticas actuales, que toman precisamente en consideracin el destacado papel de los
archivos. Se busca aportar a la implementacin del programa general de gestin documental del
Senado de la Repblica de Colombia mediante un Diagnstico integral de su Fondo Acumulado Archivo
Sonoro del Senado, como base indispensable para la elaboracin posterior de un Plan Archivstico
integral que oriente la organizacin y puesta al servicio del pblico de dicho fondo.

Los fondos acumulados deben ser reorganizados de acuerdo con las funciones, competencias,
estructura y procedimientos de la institucin que produjo los documentos en el transcurso de la vida
institucional. Por las condiciones exigidas para el Diagnstico integral de los fondos acumulados, el
proceso es costoso, dispendioso y requiere tanto de un equipo humano especializado e idneo, como
de un importante compromiso institucional en materia presupuestal.

El proyecto que proponemos al Senado de la Repblica de Colombia comprende tres trabajos

complementarios, a saber:
Diagnstico del fondo sonoro acumulado.
Elaboracin del proyecto orientado a la organizacin y digitalizacin del archivo sonoro y la
creacin de un programa orientado a su difusin en la pgina Web del Senado.
Formulacin de los trminos de referencia para la contratacin de la organizacin y
digitalizacin del archivo sonoro y la creacin de un programa orientado a su difusin en la
pgina Web del Senado.

El proyecto presentado por la Universidad Industrial de Santander se ejecutar bajo la responsabilidad

de la Escuela de Historia y en ella de la docente asociada e investigadora doctora Ivonne Surez
Pinzn, doctorada en Historia y Archivista, formada en Colombia, Francia y Espaa. Para su ejecucin

se firmar convenio interinstitucional entre el Senado de la Repblica de Colombia y la Universidad

Industrial de Santander. El costo total de esta propuesta de trabajo es de $179.855.000 (ciento setenta
y nueve millones ochocientos cincuenta y cinco mil pesos).

La importancia de la ejecucin de este proyecto est en ntima relacin con la puesta en marcha de
labores definidas a partir de la legislacin nacional en materia de patrimonio cultural y de normas
archivsticas de aplicacin forzosa en los archivos pblicos como el que nos atae, que segn la
organizacin del estado se clasifica entre los archivos de la Rama Legislativa. Es adems necesario
recordar que los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo
de los documentos.

Es preciso tambin tener presente que la finalidad de un archivo es la de disponer de la documentacin

organizada con miras a su recuperacin para su uso administrativo. Igualmente, que una vez cumplida
su vigencia administrativa, los archivos que poseen valor histrico como el fondo conformado por los
registros sonoros producidos en el ejercicio de sus funciones por el Senado de la Repblica toman
fundamental valor patrimonial y exigen su permanente conservacin. Para comprenderlo mejor es
preciso recordar que slo un archivo organizado puede cumplir adecuadamente con sus funciones
como base de apoyo para la toma de decisiones en la administracin, la gestin, el control, la
conservacin y la difusin y como soporte para la investigacin, la cultura, la ciencia y el desarrollo de
la democracia. Ellos son fuente de informacin, elementos conformadores del patrimonio cultural de la
nacin y soporte de los derechos ciudadanos.

3. ALGUNAS DEFINICIONES TILES A LA LECTURA Y ANLISIS DEL PROYECTO

ARCHIVO: Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin y
conservados como prueba e informacin.

ARCHIVO PBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se

derivan de la prestacin de un Servicio Pblico por entidades privadas.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene informacin, segn los materiales
empleados.

DOCUMENTOS SONOROS: Los documentos sonoros constituyen prueba y evidencia de cada una de
las actividades desarrolladas por sus sujetos productores, es decir, informan acerca del contexto en el
cual fueron generados. Constituyen una forma de conservar la memoria personal e institucional, portan
informaciones del medio y en la mayora de las ocasiones, por su propia naturaleza, son documentos
nicos, es decir que slo existen una vez. Desde su creacin hasta su consulta, los documentos
sonoros son dependientes de tecnologas que estn sujetas a un intenso rgimen de cambio y estn
registrados adems en soportes de corta esperanza de vida. Un mismo contenido sonoro puede existir
en mltiples versiones o copias, en diferentes soportes y formatos incluso en un mismo fondo
documental. Esta situacin significa un reto para quienes se encargan de organizarlos, preservarlos y
garantizar el acceso a los mismos. Actualmente se desarrollan en el mundo proyectos para garantizar
el tratamiento adecuado de esta documentacin en diferentes sistemas de informacin. Existen an en
el medio archivstico disyuntivas relacionadas con la descripcin, preservacin y acceso de estos
documentos. Se busca lograr su preservacin con el objetivo de mantener accesible su contenido a
largo plazo, posibilitando adems su acceso en el entorno Web. Este trabajo supone, entre otros
procesos, la transferencia de la informacin a varias copias en formato digital, tal como se representa
en el esquema siguiente:

Original

Master de preservacin
Analgico

Copia de acceso
Master de preservacin
Digital

Copia intermedia

PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIN ARCHIVSTICA:

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Cada documento debe conservarse en el fondo documental
al cual pertenece naturalmente.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo
la estructura que tuvo durante el servicio activo.
DESCRIPCIN DE ARCHIVOS SONOROS: Si bien no existe una sola norma de descripcin aplicable
a estos archivos, la ms difundida es la de Descripcin Internacional Normalizada para Archivos ISAD
(G), elaborada por el Consejo Internacional de Archivos, que es til para garantizar la estructura lgica

de la organizacin del archivo sonoro. Ello, a pesar que la misma norma afirma que: [] las reglas
contenidas en esta norma no sirven de gua para la descripcin de documentos especiales como sellos,
registros sonoros o mapas (Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional General de
Descripcin Archivstica. ISAD (G). Madrid, Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, 2000, p.12).
DETERIORO: Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o mecnicas de un
material, causada por envejecimiento natural u otros factores (Glosario Archivo General de la Nacin.
Acuerdo No. 027-2006).
ESTADO DE CONSERVACIN: Conjunto de indicadores de deterioro fsico, qumico y biolgico de
fondos o unidades documentales producido como consecuencia de factores y mecanismos de
deterioro.
MUESTRA: Parte representativa del fondo seleccionada de manera aleatoria (nmeros aleatorios), que
garantiza la evaluacin certera de la totalidad del fondo documental.
MUESTREO: Toma de la muestra seleccionada, cuyas caractersticas representan la poblacin total
del fondo.
FONDO ACUMULADO: El Archivo General de la Nacin (AGN) define los fondos acumulados como:
los documentos recibidos o producidos por una Entidad, en el transcurso de su vida institucional, sin
ningn criterio archivstico de organizacin y con pocas posibilidades de ser fuente de informacin y de
consulta eficiente para el usuario.

4. MARCO NORMATIVO

CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA, Artculos: 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112
y 313.
LEYES
LEY 47 DE 1920 Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.
LEY 14 DE 1936 Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.
LEY 163 DE DICIEMBRE 30 DE 1959 por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del
patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la nacin.
LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.
LEY 63 DE 1986 Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de
los bienes culturales.
LEY 80 DE 1989 Crea el Archivo General de la Nacin de Colombia.
LEY 4 DE 1993 Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos
de los archivos.
LEY 190 DE 1995 Estatuto Anticorrupcin (Arts.27 y 79).

LEY 270 DE 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en la Administracin de Justicia
(Art.95).
LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
LEY 734 DE 2002 Cdigo Disciplinario nico (Artculo 34 numeral, 1,5 y 22 Artculo 35 numeral 8,13 y
21).
LEY 962 DE 2005 Anti trmites. (Arts. 3 inciso3, Acceso a los registros y archivos de la Administracin
Pblica en los trminos previstos por la Constitucin y la Leyes) y Art. 28.
LEY 975 DE 2005 Ley de Justicia y Paz (Captulo X "Conservacin de Archivos" Arts. 56 deber de
memoria, Arts. medidas de preservacin de los archivos, Arts., medidas para facilitar el acceso a los
archivos).
CIRCULARES
CIRCULAR 01 DE 1997 Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en
Colombia.
CIRCULAR 02 DE 1997 Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas en
los archivos pblicos.
DECRETOS
Decreto 163 de febrero 12 de 1963 por el cual se reglamenta la Ley 163 de 1959 sobre defensa y
conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la nacin.
Decreto 2274 de 1988 Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los archivos.
(Artculos 1 a 5).
ACUERDO
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General De Archivos.
5. PROPUESTA TCNICA
5.1. DIAGNSTICO DEL FONDO ACUMULADO ARCHIVO SONORO DEL SENADO DE LA
REPBLICA DE COLOMBIA

La labor de organizacin de los fondos acumulados requiere diversos procesos, a saber:

establecimiento del nivel de organizacin de la documentacin mediante la elaboracin de un
diagnstico integral, construccin de la Historia institucional, elaboracin de un Plan Archivstico
Integral y ejecucin de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivsticos.
El Archivo General de la Nacin recomienda que la elaboracin de un diagnstico integral se adelante
con el uso de un formato que permite la recoleccin progresiva de datos sobre la administracin,
estado de conservacin y nivel de organizacin de la documentacin (JAIMES y GARCA, Pautas para
diagnstico integral de archivos. Archivo General de la Nacin, 2003). El conocimiento previo de estos

aspectos facilita la labor de organizacin tanto en la etapa de planificacin del trabajo de organizacin
como en la etapa de su ejecucin.
Los formatos de diagnstico integral propuestos por el AGN contemplan aspectos administrativos, de
infraestructura, del entorno fsico en el cual est la documentacin y de su organizacin y cuyas
bondades son reconocidas en los diferentes mbitos de la administracin, la planeacin, la gestin
documental, servicios de archivos y muy especialmente como herramienta para evaluar las diferentes
variables que inciden en la preservacin y en la formulacin de programas de conservacin preventiva
(JAIMES y GARCA, 2003: 7).
El diagnstico integral involucra aspectos generales del archivo de la entidad tales como el nombre del
archivo, su ubicacin geogrfica, fecha de creacin, ubicacin en la estructura organizacional; datos
sobre la planta fsica donde funciona el archivo: reas de depsito dentro y fuera del edificio,
condiciones ambientales, tipos y materiales, el mobiliario; estado de conservacin de la documentacin:
tipos de deterioro; almacenamiento: unidades de conservacin (carpetas, A-Z, legajos, tomos, libros,
paquetes, costales, entre otros); estado o nivel de organizacin documental: instrumentos de
recuperacin de la informacin (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos
de soportes, fechas extremas, volumen documental. Los formatos contienen igualmente preguntas
diseadas para indagar el nmero de depsitos que posee la institucin, as como el estado de
organizacin, sistemas de ordenacin y clasificacin implementados, tipos de soportes y estado de
conservacin de los mismos. El nivel de organizacin involucra aspectos diversos como son el
conocimiento de la historia de la documentacin, de su custodia y de las entidades productoras, as
como de su contenido informativo, fechas y volumen. Por esta razn es indispensable, conocer de
manera metdica el devenir histrico y la realidad de los depsitos de archivo. Del estado de todos
estos aspectos es importante dejar registro visual o sonoro.
En razn de lo anterior, el estudio de diagnstico integral del cual trata el presente proyecto estar
orientado al establecimiento del nivel de organizacin de la documentacin del Fondo Acumulado
Archivo Sonoro del Senado de la Repblica de Colombia. Este proceso estar orientado en el marco
jurdico nacional y en las normas y principios archivsticos definidos por el Archivo General de la
Nacin.
Para establecer el nivel de organizacin del Fondo Acumulado Archivo Sonoro del Senado es
necesario tener un conocimiento previo del estado general de la documentacin, de su nivel de
organizacin, de su estado fsico, de las condiciones fsico-ambientales de los depsitos, de la historia
de la documentacin y de las entidades productoras. La metodologa de diagnstico integral del fondo
acumulado archivo sonoro del Senado avanzar la recoleccin progresiva de datos sobre
administracin, estado de conservacin y nivel de organizacin de la documentacin. El conocimiento
previo de estos aspectos facilitar la organizacin, preparando los procesos de planificacin y
ejecucin.

Para adelantar el diagnstico se utilizarn los formatos del AGN, que complementan el diagnstico
integral de archivos con la identificacin primaria de productores documentales y asuntos. Cuando se
piense en avanzar la organizacin del fondo, esta informacin servir para elaborar el Plan archivstico
integral con el fin de establecer prioridades de trabajo organizativo a corto, mediano y largo plazo.

El establecimiento del nivel de organizacin documental permitir evaluar las diferentes variables que
inciden en la preservacin, procesos de identificacin, clasificacin, ordenacin, descripcin y difusin
de la documentacin, acciones stas que debern emprenderse en el proceso general de organizacin
del Fondo Acumulado Archivo Sonoro del Senado. Dicho nivel ser precisado gracias a la aplicacin de
formatos que contemplen aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno fsico en el cual est
la documentacin y de organizacin: nombre del archivo, ubicacin geogrfica de posibles depsitos
dentro y fuera del edificio del Senado o en varias oficinas de archivo del mismo, fecha de creacin,
ubicacin en la estructura organizacional, condiciones ambientales, tipos y materiales, mobiliario,
estado de conservacin de la documentacin, almacenamiento, unidades de conservacin, tipos de
soportes, nivel de organizacin documental (ordenacin y clasificacin), instrumentos de descripcin o
de recuperacin, actual nivel de consulta de la documentacin, instrumentos de recuperacin de la
informacin tales como inventarios y relaciones o libros de control y de registro, identificacin de fondos
y secciones de cada depsito, fechas extremas y volumen documental en unidades de conservacin y
metros lineales. Del estado de todos estos aspectos se crear un registro visual. Ello ha de conducir a
precisar aspectos sobre la historia de la documentacin, de su custodia y de las entidades productoras.
As mismo, del contenido informativo, las fechas y, con mayor exactitud, del volumen de documentacin
que deber clasificarse, ordenarse y digitalizarse.

El diagnstico habr de realizarse con el establecimiento y seleccin de una muestra que conjugando
criterios tanto cualitativos como cuantitativos, sirva para un anlisis ms detallado de la documentacin
y por tanto, para la identificacin de asuntos contenidos en las secciones y sub-secciones. Esta labor
debe adelantarse sin la escucha de las cintas sonoras, tomando como base de informacin los datos
registrados en las unidades de conservacin y los cuestionarios aplicados a los funcionarios, para as
evitar un innecesario deterioro de los soportes documentales que de por s son bastante frgiles en
razn de los materiales que los estructuran.
Se proceder entonces a la aplicacin de los tres formatos sugeridos por el AGN, as:
Formato Otras reas de depsito
Con esta aplicacin se busca relacionar los diferentes sitios o lugares que albergan la documentacin.
Ello, porque cada lugar puede registrar dismiles condiciones fsicas de conservacin y con registros de
informacin de pocas y contenidos diferentes.
Formato: Identificacin de fondos y secciones por depsito

Con la aplicacin del formato se lograr un mayor conocimiento de la documentacin respecto al

nombre de las entidades productoras y de sus dependencias, datos esenciales para la futura labor de
clasificacin.
Antes de iniciar su aplicacin es necesario realizar las siguientes preguntas:
Qu instrumentos de descripcin o de recuperacin posee la documentacin almacenada en ese
depsito?
Es consultada la documentacin almacenada en el depsito?
Qu instrumentos de control de consulta y prstamo se llevan?
Estas preguntas tienen como fin indagar sobre la existencia de instrumentos que registren el nombre de
productores, asuntos, fechas y volumen de la documentacin. En caso de existir un instrumento con
estas caractersticas servir como apoyo para conocer el nivel de organizacin documental del depsito
y no ser necesario diligenciar el formato.
El volumen documental se registrar en unidades de conservacin y en metros lineales.
Una vez diligenciado el formato se proceder a numerar la totalidad de la documentacin de cada
depsito
Formato Identificacin de asuntos en fondos y secciones
La aplicacin de este formato tiene como fin proseguir con la identificacin de datos puntuales sobre
niveles de organizacin documental. Para su aplicacin se proceder a la seleccin de la muestra, la
cual deber conjugar tanto criterios cualitativos como cuantitativos, seleccionando por lo menos el 10%
de la documentacin existente.
Los datos obtenidos en este formato permiten identificar asuntos puntuales para las dependencias
(secciones o sub-secciones). La unidad de anlisis es la unidad de conservacin y para ella se acopian
datos sobre contenidos, fechas extremas, soportes, ubicacin y anexos. Estos datos son
fundamentales para estimar tiempos y personal necesarios al posterior proceso de organizacin
documental y en los procesos de limpieza y desinfeccin.
Para aplicar y diligenciar los formatos de diagnstico se emplearn Hojas de Clculo en Microsoft
Excel. Luego se proceder a sistematizar la informacin, analizar y tabular los datos obtenidos y
elaborar el informe de este aspecto del proyecto, utilizando para ello Microsoft Word. A lo largo del
proceso se proceder al levantamiento de un detallado registro fotogrfico, que pueda dar cuenta de
aspectos a atender y de acciones a implementar y que sirva de aporte a la Historia institucional.

5.2. FORMULACIN DE LOS TRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIN DE LA

ORGANIZACIN Y DIGITALIZACIN DEL ARCHIVO SONORO Y LA CREACIN DE UN
PROGRAMA ORIENTADO A SU DIFUSIN EN LA PGINA WEB DEL SENADO.
La necesidad de continuar el proceso de organizacin y puesta al servicio del pblico de la
documentacin que conforma actualmente el Fondo Acumulado Archivo Sonoro del Senado pasa por el
establecimiento de un contrato o convenio interinstitucional.

Para establecerlo resulta imperiosa la determinacin de los trminos de referencia de tal contratacin,
los cuales servirn para la redaccin de un pliego de condiciones, en caso de decidirse por la
realizacin de una licitacin, o para la correcta evaluacin del proyecto que presenten otras
instituciones del Estado interesadas en la ejecucin del trabajo. Estos trminos de referencia debern
particularizar las caractersticas esenciales que demanda el proyecto que se requiere y solicita ejecutar.
Entre los aspectos que deber tener en consideracin el documento sobre trminos de referencia
relacionado con la posibilidad de abrir en base a l una licitacin figuran: objeto de la licitacin,
identificacin de la entidad contratante, normatividad, cronograma de la licitacin, documentacin del
proceso de licitacin y de contratacin, contenido e interpretacin de los pliegos de condiciones,
modificaciones al pliego de condiciones, caracterizacin de los posibles proponentes, requisitos
exigidos para presentar ofertas, formas de presentacin de ofertas, validez de las ofertas, efectos de la
presentacin de la oferta, confidencialidad y retiro de la oferta, reglas de subsanabilidad y causales de
rechazo de la propuesta. As mismo, documentos sobre capacidad cientfico-tcnica del proveedor,
garantas, certificaciones y compromisos, e igualmente en relacin con ste, documentacin financiera
y tcnica 2007. a estos se agregan las especificaciones y requerimientos tcnicos mnimos que debe
ofrecer el proponente , las condiciones tcnico-archivsticas que debe garantizar el contratante, los
productos que deber entregar al final del contrato y las formas de verificacin de los mismos,
finalmente, la especificacin de los factores y criterios de verificacin y de evaluacin de las
propuestas, las condiciones de declaratoria de desierta, los trminos de estimacin, tipificacin y
asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato.
Para el caso de establecimiento de convenio interinstitucional muchas de las anteriores variables de
construccin del texto de referencia varan y por lo tanto ser igualmente imperioso precisar cules son
esos cambios.
El texto elaborado con tales requerimientos se entregar al Senado en archivo Office Word.

5.3. ELABORACIN DEL PROYECTO ORIENTADO A LA ORGANIZACIN Y DIGITALIZACIN DEL

ARCHIVO SONORO Y LA CREACIN DE UN PROGRAMA ORIENTADO A SU DIFUSIN EN
LA PGINA WEB DEL SENADO

La Universidad Industrial de Santander, como institucin estatal est en capacidad de firmar convenios
interinstitucionales para la ejecucin de propuestas. Adems, ella se reconoce capacitada tcnica,
cientfica y profesionalmente, para poder adelantar bajo esta modalidad de convenio, el trabajo que el
Senado de la Repblica de Colombia necesita.

En tales condiciones, la UIS se compromete a elaborar un proyecto destinado a la organizacin,

digitalizacin y masterizacin del archivo sonoro del Senado de la Repblica, as como a la creacin de

un programa orientado a su difusin en la pgina web del senado. El texto elaborado con tales
requerimientos se entregar al Senado en archivo Office Word.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Actividad

Mes 1

Mes 2

Aplicacin de formatos de diagnstico

Anlisis y descripcin de la documentacin objeto de la muestra

Elaboracin del informe final de diagnstico

Mes 3

X
X

Construccin del Proyecto orientado a la organizacin y digitalizacin X

del archivo sonoro y la creacin de un programa orientado a su
difusin en la pgina web del Senado

Formulacin de los trminos de referencia para la contratacin de la X

organizacin y digitalizacin del archivo sonoro y la creacin de un
programa orientado a su difusin en la pgina web del Senado

PRESUPUESTO

SALARIOS
Descripcin

Valor unitario

Valor total en pesos

Directora (salario bsico)

4.800.000 (x 3 meses)

14.400.000

Coordinador (salario integral)

4.800.000 (x 3 meses)

14.400.000

Profesional (salario integral)

3.200.000 (x 3 meses)

9.600.000

Tcnico de sonido (salario

integral)

3.200.000 (x3 meses)

9.600.000

Digitadora (salario integral)

1.360.000 (x 3 meses)

4.080.000

Secretariado administrativo

1.360.000 (x 3 meses)

4.080.000

(salario integral)
4 Auxiliares (salario integral)

1.360.000 (x 3 meses cada uno)

16.320.000

Tcnico de conservacin
1.360.000 (x 1 meses)
1.360.000
documental (salario bsico)
TOTAL SALARIOS
73.840.000
Nota: Los salarios han sido calculados siguiendo las escalas recomendadas por la Junta Directiva de la
Sociedad Colombiana de Archivistas.

VITICOS / GASTOS DE VIAJE

Descripcin

Valor unitario

Valor total en pesos

Directora (salario bsico)

266.000 (diarios x24 das)

6.384.000

Tcnico de conservacin
documental (salario bsico)
Gastos de viaje
Traslados a los aeropuertos

158.000 (diarios x 6 das)

948.000

20 traslados (x $ 30.000 cada uno)

TOTAL VITICOS / GASTOS

DE VIAJE

4.000.000
600.000
11.932.000

TIQUETES
Descripcin
Directora (salario bsico)
Coordinador
Profesional
Tcnico de sonido
4 Auxiliares
Tcnico de conservacin
documental
TOTAL TIQUETES

Valor unitario
8 trayectos ida y vuelta ($700.000 cada
uno)
2 trayectos ida y vuelta ($700.000 cada
uno)
2 trayectos ida y vuelta ($700.000 cada
uno)
2 trayectos ida y vuelta ($700.000 cada
uno)
1 trayecto ida y vuelta para cada uno
1 trayecto ida y vuelta

Valor total en pesos

5.600.000
1.400.000
1.400.000
1.400.000
2.800.000
700.000
13.300.000

 MATERIALES Y EQUIPOS
Descripcin

Valor unitario

Valor total en pesos

Materiales varios de oficina

(papeles de diversa calidad,
lpices, borradores, lapiceros,
marcadores, toners de
impresora, tintas, materiales de
digitacin, tiles de oficina,
etiquetas, papeles y cartulinas
no cidos, etc.)

2.000.000 (mensuales x 3
meses)

6.000.000

guantes, tapabocas, delantales,

gorros de proteccin

2.000.000 (mensuales x 3
meses)

6.000.000

1.000.000

1.000.000

1 disco externo de computador

350.000

350.000

4 terminales USB de memoria

90.000

360.000

1.000.000

1.000.000

1 impresora EPSON con tintas

continuas

500.000

450.000

4 computadores porttiles
Hewelett Packard Intel Core TM
2 Duo P8600 2.4GHZ

4.700.000

18.800.000

Reactivos y materiales de
laboratorio

1 cmara digital

TOTAL MATERIALES Y
EQUIPOS

34.250.000

TRABAJOS CONVENIDOS NO INCLUID0S EN EL DIAGNSTICO

Descripcin

Valor en pesos

Formulacin de los trminos de referencia para la contratacin de la

organizacin y digitalizacin del archivo sonoro y la creacin de un
programa orientado a su difusin en la pgina Web del Senado.

15.000.000

Elaboracin del proyecto orientado a la organizacin y digitalizacin del

archivo sonoro y la creacin de un programa orientado a su difusin en la
pgina Web del Senado.

14.000.000

TOTAL

29.000.000

GASTOS DE ADMINISTRACIN
Descripcin
Aporte presupuesto general UIS (11%)

Valor en pesos
17.855.420

VALOR TOTAL: $180.177.420 (Ciento ochenta millones ciento setenta y siete mil cuatrocientos
veinte pesos m/Cte.)