PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS

A.

INVENTARIO EN BODEGA

CONDICIONES INICIALES (PREPARACION)

Cuando hacer inventarios:
o
o
o
o
o

De acuerdo a lo establecido en el cronograma

Por rotacin de personal clave en la gestin de inventarios
Cuando causas de fuera mayor lo generen
Cuando la gerencia lo considere oportuno
Inventarios al azar por Control Interno

Inventario General:

Anual por cierre de balance al 31 de diciembre

Parciales:

Dos tomas al mes que c/u incluya varios laboratorios. Durante el ao se debe
cubrir el 100% de laboratorios. Se requiere el plan que incluya los laboratorios,
fechas programadas y ejecutadas (para el control de lo planificado)

Con las fechas definidas, se informa va correo a las reas implicadas, quienes respectivamente preparan lo
que les corresponde:
o
o
o
o
o

Compras debe definir el cierre de ingreso de facturas

Contabilidad debe procesar las compras
RRHH debe definir el personal para la toma fsica de inventarios (una persona de control, una
externa a la bodega y una o ms de bodega segn requerimiento)
Bodega debe tener lista la disposicin fsica de toda la mercadera, que no hayan transferencias
pendiente ni en trnsito (de los laboratorio a ser intervenidos).
Sistemas debe hacer un corte en transferencias automticas aplicado a los laboratorios sujetos a
inventarios

Definir el tipo de toma fsica total o por muestreo

EJECUCION DE INVENTARIOS
o

o
o

Se requiere que las reas implicadas e informadas, confirmen va correo su participacin para las
fechas definidas. En caso contrario, se debe comunicar a Control de Inventarios (Control Interno),
lo pertinente, donde se programar la nueva fecha y los cambios necesarios, comunicndose
nuevamente a los implicados.
En el sistema se debe cancelar los laboratorios que han sido cargados en tomas de inventarios
previas (sistema en cero), y se prepara con los laboratorios a intervenir (la preparacin es requisito
en el sistema para la emisin de los formularios de toma fsica)
Imprimir del sistema el stock de los laboratorios a intervenir (Cdigo, nombre, cantidad en el
sistema, unidad de medida, espacio para registrar la toma fsica)
Los de bodega no intervienen en el conteo, son observadores y de apoyo necesario

o
o

La persona externa a bodega hace el conteo fsico y, la de control, registra el dato.

Se realiza el reconteo, intercambiando sus funciones

INGRESO AL SISTEMA
o El responsable de control, digita en el sistema los resultados obtenidos (solo digita aquellos tems
con diferencias. Esta actividad es inmediata a la toma fsica (antes de ser reactivados los
laboratorios en el sistema para su operacin normal)
o Se genera un reporte de existencias (diferencias positivas y/o negativas), para el responsable de la
bodega, quien debe revisar, analizar y justificar. Si las justificaciones son vlidas, se realizan los
reajustes en el sistema, generndose un nuevo reporte.
o El sistema genera un reporte que se adjunta al informe a presentar a Gerencia con copia a
Contabilidad y RRHH. El reporte es valorado en dlares
o Se comunica a los participantes en la toma fsica, la culminacin y los respectivos agradecimientos
ACCIONES ANTE DIFERENCIAS
Los valores negativos (faltantes de tems), se cobran en partes iguales al personal de bodega y proporcional
al tiempo de vinculacin del personal a esa rea. Estas acciones se ejecutan de acuerdo al reglamento de
administracin de bienes y a la ley de la contralora. Los valores positivos, Contabilidad los ingresa al sistema
a la cuenta respectiva.
INVENTARIO ANUAL EN BODEGA
La fecha la define Contabilidad y Gerencia, pues exige el cierre total de la bodega.
Las farmacias deben surtir al 100% su stock. Las transferencias a realizarse para cada una, deben ser hasta el
da anterior a la fecha de inventario
La disposicin del personal (equipos de trabajo), lo dispone RRHH.
Con la fecha definida, se informa va correo a las reas implicadas, quienes respectivamente preparan lo que
les corresponde:
o Compras debe definir el cierre de ingreso de facturas
o Contabilidad debe procesar las compras
o RRHH debe definir el personal para la toma fsica de inventarios. Control Interno revisa y aprueba
las participaciones individuales
o Bodega debe tener lista la disposicin fsica de toda la mercadera, verificando que no hayan
transferencias pendientes ni en trnsito (de los laboratorios a ser intervenidos).
o Sistemas debe hacer un corte en transferencias automticas aplicado a todos los laboratorios
sujetos a inventarios.
o Las Farmacias deben abastecerse de productos especficos, pues la bodega va a estar cerrada por
dos das aprox.

EJECUCION DE INVENTARIOS
o
o
o
o
o
o

En el sistema se debe cancelar los laboratorios que estn cargados (por procesos de inventarios
anteriores. Preparar en su totalidad los laboratorios).
Imprimir del sistema el stock del total de los laboratorios (Cdigo, nombre, cantidad en el sistema,
unidad de medida, espacio para registrar la toma fsica)
Se designan los grupos de trabajo y un responsable por cada grupo. Esto lo hace el responsable de
Control.
Los de bodega no intervienen en el conteo, solo participan como observadores y de apoyo
necesario.
Se ejecuta el conteo y registro respectivo de acuerdo a los laboratorios y grupos asignados
Se realiza el reconteo, intercambiando los grupos

INGRESO AL SISTEMA
o Simultneo a la toma fsica y registros respectivos, el responsable de control con apoyo de sistemas
y el jefe de bodega, digita en el sistema los resultados obtenidos (solo digita aquellos tems con
diferencias).
o Se genera un reporte de existencias (diferencias positivas y/o negativas), para el responsable de la
bodega, quien debe revisar, analizar y justificar. Si las justificaciones son vlidas, se realizan los
reajustes en el sistema, generndose un nuevo reporte.
o El sistema genera un reporte que se adjunta al informe a presentar a Gerencia con copia a
Contabilidad y RRHH. El reporte es valorado en dlares
o Se comunica a los participantes en la toma fsica, la culminacin y los respectivos agradecimientos

INVENTARIO EN FARMACIAS (control permanente de inventarios)

Control interno establece el inicio de toma fsica de inventarios (para el control permanente de inventaros).
La Responsable de farmacia determina quienes hacen la toma fsica, los laboratorios intervenidos, el horario
de la toma fsica (horarios de menor afluencia de clientes). Igualmente provee en el sistema la cancelacin
de tomas fsicas anteriores para cada laboratorio (en cero), y prepara el laboratorio para la toma fsica
Imprimir el listado para la toma fsica
Realizar la toma fsica teniendo en cuenta los posibles movimientos sujetos a la toma fsica en esos
momentos, pues la farmacia no se cierra
Realizar comparativos de la toma fsica con las cantidades que aparecen en el sistema, estableciendo y
registrando las diferencias que existan (en el registro fsico)
Reunin en Control Interno previa asignacin de cita (da y hora), donde se tratan las diferencias.

Control Interno hace los ajustes y se emite un reporte de ajuste por toma fsica, que debe ser firmado por
la representante de la farmacia en la reunin. Se debe adjuntar el registro utilizado en la toma fsicas, donde
aparecen las diferencias.
Esto se aplica al total de laboratorios. Terminando el proceso, Control Interno emite un informe a Gerencia
un informe individual por farmacia, con copia a RRHH y a Contabilidad para los trmites en las cuentas
Cada farmacia debe realizar como mnimo 4 ciclos de toma de inventarios al ao.
NOTA. Control interno ejecuta tomas fsicas aleatorias por cada farmacia en cualquier momento del ao,
siempre que no coincida con el perodo de toma programado y ejecutado por cada farmacia. Esta actividad,
si se hace a todo un laboratorio, en el sistema se cancela el laboratorio (poner en cero), se prepara, se
imprime y se ejecuta la toma. Se deja copia del resultado registrado. La responsable de farmacia firma el
registro original.
En control interno se hace la comparacin del resultado frente al laboratorio preparado. Si hay diferencias,
se comunica al responsable respectivo para que revise y justifique antes de 24 horas. Se realizan los ajustes
o reajustes (si son justificados) y se emite el reporte a Gerencia con copia a la Farmacia, a RRHH y
Contabilidad. El reporte de ajustes es firmado por la responsable de farmacia
Si es un solo tem de algunos laboratorios, se abre el sistema y se ve la existencia de cada uno de los tems a
revisar. Se imprime el registro y se procede a la comparacin con la existencia fsica. La responsable de la
farmacia puede justificar en ese momento cualquier diferencia. Se hacen los ajustes y el reporte respectivo.
La forma de control permanente (al azar y aleatorios), se pueden hacer por laboratorio y por tem, de
acuerdo a como Control interno lo determine
La poltica para la toma de inventarios en farmacia (aleatoria), se realiza a aquellos laboratorios y/o tems
que tiene mayor proporcin en la totalidad de inventarios o por costos
CONTROL DE CAJA
Se determina la fecha y hora para intervenir las cajas de farmacias. Se buscan horarios de menor impacto en
el flujo de clientes. Se preparar formulario de arqueo (formato en blanco, numerado (acta de arqueo). Se
prepara informacin de los valores que cada cajero tiene para su caja de sueltos.
En la farmacia se define el cajero a ser arqueado.
Se espera que el cajero termine la operacin que est ejecutando. Se pide que retire todo el dinero que est
en caja.
Con el cajero se registra todo lo que tiene en caja, hacindolo por denominaciones de billetes y monedas,
cheques y otros documentos valorados. Sumatoria
Se entra al sistema del cajero y se revisa y registra el ltimo valor de la factura, nmero de factura, la hora
de corte. Se tienen 2 valores: Valor de la venta al contado (que est en el ltimo reporte del sistema), y el

valor asignado para caja de sueltos. Se suman los 2 valores y el resultado debe coincidir con el disponible
efectivo sumado.
Se determina faltante o sobrante en ese instante ante la presencia del cajero. Se firma el acta de arqueo. Si
hay excedente, ese valor debe ser depositado junto con el valor de las ventas. Si hay faltante debe ser
depositado ese da junto con el valor de la venta.