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METODOLOGA DE ESTUDIOS DE ORGANIZACIN

Para lograr el propsito de mejorar los sistemas de administracin, se requiere de un marco


de referencia metodolgico que permita identificar claramente los factores bajo estudio y
analizar en forma ordenada y sistemtica sus componentes del modo ms racional posible
utilizando las tcnicas ms adecuadas.
Para que los Estudios de Organizacin & Mtodos obtengan los xitos deseados es
importante contar con la aprobacin y apoyo de la alta Gerencia, as como la anuencia y
simpata de las autoridades del rea objeto de estudio, y sobre todo con la participacin del
personal involucrado dentro del rea, lo cual solamente se lograr si se les comunica
adecuadamente, de lo contrario ser inevitable encontrar resistencia al cambio durante el
estudio y en las propuestas de cambio que se lleguen a formular.
Como toda tcnica o herramienta profesional los estudios de Organizacin & Mtodos
deben contar con una metodologa para su desarrollo, para el efecto se han determinado
cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realizacin del mismo.
1. Preparacin del Estudio
2. Relevamiento de Informacin
3. Diagnstico de situacin actual
4. Diseo de soluciones
5. Informe Final
6. Implantacin
Caracterstica principal
Retroalimentacin permanente; esto significa que el avance de cada etapa del trabajo va
permitiendo obtener nuevos conocimientos que ratifican o rectifican informaciones
obtenidas previamente o definiciones ya realizadas.
1. Preparacin del estudio.
Ningn esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa
planificacin y preparacin previa del curso de accin que habr de seguirse para alcanzar
su propsito.
El primer paso dentro de la planificacin del Estudio de Organizacin & Mtodos es
definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego

determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que
obstaculicen o dispersen el trabajo.
La ejecucin de un estudio de Organizacin puede originarse de diversas formas:
Direccin de la empresa.
Jefes de lnea.
Unidad interna de Organizacin y Sistemas.
Consultores externos.
La etapa de Preparacin comprende tres fases.

a) Definicin del objetivo.


Si bien muchas veces se posee una idea ms o menos concreta de lo que se desea, en otras
se hace referencia a las consecuencias de un problema sin poder identificar con precisin la
causa que lo provoca.
Para conocer los motivos que determinaron la decisin de realizar el estudio, se desarrollan
entrevistas personales con la direccin de la empresa, en las cuales se busca obtener
informacin suficiente que permita al analista conocer:
Cul es el problema y de dnde proviene?
En qu se basa el deseo de la empresa de fomentar un cambio?
Cules son las motivaciones reales o potenciales de la empresa en pro o en contra
del cambio?
Cul es la meta u objetivo que la empresa persigue con el estudio?
Las respuestas a estas preguntas permiten conocer el origen del estudio y definir metas u
objetivos primarios, provisorios, tentativos, que se irn ratificando con los pasos sucesivos
de la metodologa a seguir.
Las entrevistas con la direccin permitirn tambin obtener otras definiciones de la
empresa que resultan necesarias para encarar el estudio:
Extensin del trabajo.
Limitaciones a tener en cuenta.
Relaciones consultor - empresa.
Examen preliminar o pre-diagnstico.

b) Examen preliminar o pre diagnstico.


La dimensin del examen preliminar estar condicionada por las caractersticas del estudio,
sin perjuicio de lo cual debe precisarse que en la misma no debe entrarse en detalles,
considerando nicamente la realidad de la empresa en forma genrica.
El examen preliminar que debe ser suficientemente completo, se efecta a travs de
entrevistas con los responsables del rea del objeto de estudio, las mismas le permitirn
definir el marco de trabajo para la ejecucin del estudio.
c) Planificacin del Trabajo.
Implica determinar las actividades a realizar, su secuencia y el tiempo que demandar cada
una, los productos a obtener en cada etapa del trabajo, los mtodos a utilizar, as como los
recursos humanos, materiales, tecnolgicos, y financieros necesarios.
A continuacin se confecciona la propuesta de trabajo que ser elevada para la aprobacin
por parte de la empresa. La misma se compone de los siguientes captulos:
Antecedentes de la empresa consultora.
Programa de trabajo.
Condiciones de contratacin.
Equipo consultor.
En trminos generales los objetivos de la investigacin preliminar son:
Determinar las necesidades especficas que existen dentro del campo de aplicacin
y la identificacin del problema que requiere atencin prioritaria.
Descripcin detallada de la ubicacin, naturaleza y extensin del problema.
Establecer el tipo de conocimientos tcnicos o habilidades que se requerirn para
resolver el problema.
Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que sern necesarios para
resolver el problema, as como las tcnicas administrativas

2. Relevamiento de Informacin
La razn que determina la necesidad de obtener informacin es que con ella se recogen los
elementos que permitirn deducir si es correcto el diagnstico de la situacin que se arribe
y si son acertadas las recomendaciones o sugerencias de solucin que se propongan. La

obtencin de informacin no es un fin en s mismo, sino un medio para la formulacin de


conclusiones y recomendaciones.
Para lograr la informacin en la cantidad y calidad requeridas, debe evitarse aceptar
declaraciones de tipo general que pueden llevar a falsas interpretaciones y tener en cuenta
la importancia de obtener la informacin de fuentes originales y autorizadas.

Errores comunes al relevar.- Las causas ms comunes son la aceptacin de


expresiones indefinidas, la falta de cotejo y verificacin de la validez de los datos
que se obtienen, la falta de sistematizacin de la informacin obtenida y la falta de
equilibrio en la cantidad de informacin relevada.

Relacionamiento con el personal.- En la realizacin de entrevistas personales


debe tenerse especial cuidado en las formas de relacionamiento con el personal. El
no atender este aspecto puede determinar su no- colaboracin, su indiferencia o,
inclusive, que proporcione informacin no ajustada a la realidad.

Informacin a relevar.- El tipo de informacin a relevar est directamente


vinculado a la finalidad del estudio como por ejemplo informacin para:

Organizacin estructural.
Distribucin del trabajo en una matriz organizacional.
Procedimientos de trabajo.
Sistema de informacin.

Tcnicas de relevamiento o de recoleccin de datos.


Existen diferentes mtodos para obtener la informacin. La eleccin del mtodo a utilizar
deber ser producto del anlisis de cada situacin en particular y de la consideracin de las
siguientes variables:
Tiempo y oportunidad.
Costos.
Requisitos.
Caractersticas y tamao de la empresa.
Objeto de la investigacin.

Las respuestas a estas preguntas servirn para determinar el o los mtodos a utilizar para el
relevamiento de informacin.
Dichos mtodos pueden ser:
Entrevista personal.
Encuesta escrita.
Encuesta grupal.
Observacin personal.
Estudio de documentacin.
La entrevista personal: Consiste en un intercambio directo de informacin entre el Analista

y un integrante de la organizacin. Caractersticas: flexibilidad a la bsqueda de datos y


brinda la oportunidad de entrar en contacto directo con el personal. Insume costos elevados
de tiempo por la cantidad de hora de trabajo que insumen las entrevistas.
La encuesta escrita: Caractersticas: Se desarrolla mediante el diseo de cuestionarios

especficos que se dirigen a los empleados de la empresa vinculados con la investigacin.


Rapidez en la obtencin de informacin, posibilidad de aplicarlo simultneamente a un
nmero elevado de personas. No permite la obtencin de informacin adicional, reticencia
de los encuestados.
La encuesta grupal: Brinda mayor uniformidad en las respuestas de los entrevistados ya

que el analista brinda orientacin.


La observacin personal: Se obtiene informacin, por simple visualizacin. Como ventaja

se puede decir que la informacin es directa pues es el analista el que observa. Desventajas
que tiene este mtodo son la falta de objetividad, y las inexactitudes que pueden surgir por
modificaciones de comportamiento del personal frente a la observacin a la que es
sometido.
El estudio de documentacin: Involucra la bsqueda y anlisis de documentos existentes

vinculados al estudio.
El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observacin
de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita:

Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen.

Comparar en cualquier fase de la investigacin los resultados parciales con los planes y
programas respectivos.
Facilitar la informacin al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se ha
hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o
recomendaciones para mejorarlo
Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor fuente
de informacin para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como
un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio.
1. Anlisis de la informacin
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de
previamente realizado, para someterlos a un proceso de anlisis o examen crtico que
permita descubrir los problemas y establecer cules son las causas que impiden la
operacin normal del sistema, procedimiento o mtodo de trabajo, generando deficiencias,
errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.
La sistematizacin de la informacin relevada implica, tambin, la utilizacin de los
instrumentos aplicables a las distintas tcnicas involucradas en los estudios de
mejoramiento administrativo. (Organigrama, Manual de Organizacin, Cuadro de
distribucin de tareas, Curso gramas, Planos de distribucin espacial, etc.).
El propsito del anlisis es establecer las bases para proponer opciones de solucin al
problema que se estudia, con el fn de evaluarlas y establecer las acciones o medidas
correctivas que permitan la eliminacin del problema y el mejoramiento administrativo del
rea objeto de estudio.
Las actividades que conforman la fase del anlisis de la informacin deben desarrollarse en
la siguiente secuencia:
Conocer el hecho o la situacin que se analiza, o sea tener en mente el objetivo del
estudio.
Describir claramente el problema o los problemas principales detectados.
Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o
particularidades.
Examinarlo crticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes.

Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio e clasificacin elegido, realizando


comparaciones y buscando analogas o discrepancias con otros hechos similares.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerndolos
individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenmenos
administrativos no se comportan en forma aislada y por s solos, sino que son
tambin causa-efecto de las circunstancias del ambiente interno y externo que los
rodea.
Formular un diagnstico de la situacin, identificando y explicando las deficiencias
y sus causas con el fin de resolverlos.
Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el anlisis consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica una serie de preguntas que resumen la
justificacin de las actividades administrativas. Es importante que las preguntas se realicen
con mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y lograr que
la persona que responde a las preguntas tambin llegue a cuestionarlas.
Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento o
situacin que se est evaluando, la aplicacin queda a criterio del Analista pero no debe
pensarse en preguntas sofisticadas sino lo ms simple posible, por ejemplo:

Qu se hace?

Para qu se hace?

En dnde se hace?

Cundo se hace?

Quin lo hace?

Cmo se hace?

Cunto cuesta hacerlo? etc.

Despus de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y precisas, estas
debern someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta Por qu se hace ?, a
partir de ese momento se iniciar el examen crtico de los datos y las nuevas respuestas que
se obtengan darn la pauta para la formulacin de acciones de mejoramiento. Esto ser
posible mediante la eliminacin, combinacin, cambio o simplificacin de alguno o todos
los elementos objeto de anlisis.

METODOLOGA DE ESTUDIOS DE ORGANIZACIN


http://es.slideshare.net/luisquisimalin/metodologa-de-los-estudios-de-organizaciny-sistemas acceso 15/11/2014

ESTUDIOS DE ORGANIZACIN Y MTODOS


http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/mejoramiento-de-procedimientosmetodos-y-sistemas-de-trabajo.htm acceso 14/11/014

ORGANIZACIN Y MTODOS
http://es.slideshare.net/pochaca61/organizacion-y-metodos-unidad1?qid=4da541c2-b031-4f57-879a-0325b6ccde08&v=qf1&b=&from_search=1
acceso 13/11/2014