Trabajo Final.

Gestin de la Informacin

Trabajo Final: Implementacin de un ERP en TIENDA DE ARTCULOS

PARA FIESTAS
Karen Daniela Ramrez Murgua
Universidad Panamericana
e-mail: karen.murguia@gmail.com

Adems de estas caractersticas, en un ERP los

datos se deben introducir una nica vez y mantener la
consistencia, facilitando el flujo de informacin entre
las diferentes partes de la empresa: manufactura,
logstica, finanzas y recursos humanos.

RESUMEN: El presente trabajo describe la

implantacin de un sistema ERP en una tienda de
artculos para fiestas, se describe lo que es un sistema
ERP, las ventajas, desventajas y el ROI.

1 INTRODUCCIN

2 EL PROYECTO DE
IMPLEMENTACIN DE UN ERP

Hoy en da cualquier empresa necesita un sistema

informtico capaz de facilitar la gestin de sta, facilitar
el trabajo, comunicacin entre sus diferentes partes
o sucursales y aumentar as la productividad y
eficiencia. Todo esto se puede conseguir mediante un
paquete completo de sistema informtico como un ERP
que interconecte las diferentes partes de la empresa.

2.1 CARACTERSTICAS GENERALES DE

LA EMPRESA
La empresa en la cual se implantar el ERP es una
tienda de artculos para fiesta, la tienda tiene un gran
inventario de productos de artculos para fiestas no slo
infantiles sino temticas y de acuerdo a la temporada.

Como ventajas en la utilizacin de un ERP podemos

destacar mayor seguridad y eficiencia en las
transacciones de la empresa, simplificacin del
funcionamiento, aumento de productividad o mayor
control de cada apartado. Durante todo el tiempo que se
est utilizando el ERP se ir acumulando datos sobre la
historia de las acciones realizadas que darn
informacin sobre el rendimiento de la empresa hasta
que productos se venden ms para una mejor eleccin
en el futuro. As se podr tener una base de datos que
analizar, de donde sacar el rendimiento real de la
empresa, que mbitos estn ms aprovechados y cuales
hay que mejorar. De esta manera se podr incrementar
la productividad y ahorrar de tiempo.

La tienda llamada Confetti tiene en el mercado 5

aos, periodo en el cul sus ventas han crecido mucho,
tienen grandes pedidos todas las semanas por lo que el
dueo est buscando expandirse, actualmente
el
funcionamiento interno de la empresa consiste en
hacer toda la facturacin, compras, pagos y nminas a
mano. El dueo se encarga de hacer el inventario y
hablar con los proveedores para que le lleven la
mercanca que vender. En Confetti, todas las ventas
van por cajero y se anotan en libretas para llevar un
control. Al final del da se hacen los correspondientes
ingresos bancarios por lo se tiene que esperar al final del
da para obtener los datos.

Cabe distinguir entre una solucin ERP y un

programa o conjuntos de programas de gestin. En la
situacin actual del mercado se pueden observar, como
estrategias de marketing, que un programa de gestin
cambie su denominacin a ERP buscando un nicho de
trabajo superior.

La empresa est interesada en una mejora de su

sistema gestin que permita agilizar estas gestiones y
tener un mayor control y datos de la empresa da a da.
De esta manera, quiere obtener los datos ms precisos
y actualizados, y hacerse una idea de como est la
situacin en cada momento.

A diferencia de estos, un ERP es una aplicacin que

integra en un nico sistema todos los procesos de
negocio de la empresa. Con esto se descartan
programas, llamados suites, formados por mltiples
aplicaciones que duplican la informacin o no la
centralizan en una nica base de datos.

Actualmente la empresa se gestiona de manera

manual y anticuada esta interesada en modernizar su
metodologa de gestin y unificarlas bajo un mismo
sistema, optimizando la funcionalidad y conseguir que
la mayor parte de los procesos estn lo ms
automatizado posible, ahorrando tiempo y dinero.

Trabajo Final.

Gestin de la Informacin

.
-

Continuidad de futuro: un riesgo con un

software a medida, es que en un futuro se
pueda dejar de dar soporte. Adems con un
ERP, con las sucesivas actualizaciones, se
asegura la evolucin y continuidad tecnolgica
del programa.

Solucin horizontal: los ERP's tratan de dar una

solucin horizontal y que integre todas las
partes que la empresa necesite.

Mayor comunicacin entre diferentes partes de

la empresa: con este programa se facilita que la
informacin llegue a las diferentes partes de la
empresa con mayor facilidad y fluidez.

Con la mayor informacin mayor adaptabilidad

y planificacin de las necesidades.

Tambin es interesante que el sistema no se

quede obsoleto y pueda seguir adaptndose a sus
necesidades futuras. Con todo esto, podremos
conseguir que la empresa no se quede estancada en su
desarrollo y agilizar sus gestiones diarias.
La empresa est interesada en todas estas
ventajas
y
cambios.
Todos
estos
cambios,
modernizacin y aprendizaje le supondr un costo
econmico que se tendr que estudiar, con un anlisis
de ROI, los objetivos que se piensan alcanzar indicando
el porcentaje de importancia para la empresa son los
que se muestran en la figura 1.

2.3 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA

IMPLEMENTACIN DE UN ERP
Por medio de los ERP's las empresas cuentan con
una metodologa pre parametrizada que les permite
minimizar el tiempo requerido para analizar y realizar
informes de gestin y cubrir todas las reas de la
empresa. Su gran adaptabilidad e integracin con otras
tecnologas permitir el desarrollo de la tecnologa de la
informacin a gran escala.

Figura 1

2.2 POR QU IMPLEMENTAR UN ERP EN

CONFETTI?

Algunas de las ventajas de los ERP's son:

La falta de sistema informtico en la empresa es una

realidad y la necesidad de uno eficiente es un hecho.
Una vez destacada esta necesidad se tienen dos
opciones, realizar un programa desde cero y a medida
de las necesidades de la empresa o adaptar una
solucin ya existente en el mercado, en este caso el
WEBERP esta es la decisin ms factible por las
siguientes razones:
-

Mayor rapidez de implantacin: debido a no

tener que hacer el programa desde cero, sino
una adaptacin de una solucin ya existente, la
rapidez de implantacin es mayor. Se gastar
un tiempo en adaptarlo a las necesidades
propias y se obtendrn ventajas aprovechando
las caractersticas ya implantadas.

Menor gasto de mantenimiento: al no ser un

programa hecho a medida se aprovecha la
ventaja de usar las actualizaciones de los
paquetes proporcionados por la empresa
distribuidora del software inicial.

- Aumento de la productividad de la planta o negocio.

-Reduccin de inventarios.
-Incremento en ventas por tiempo de respuesta a
clientes.
-Disminucin de compras.
-Disminucin de comisiones bancarias por cheques
expedidos por rdenes.
-Diseo de ingeniera para mejorar el producto.
-Seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la
satisfaccin completa.
-Compleja administracin de interdependencias de los
recibos de los materiales, de los
productos estructurados en el mundo real, de los
cambios de la ingeniera y de la revisin y
mejora.
Las ventajas de tener un ERP son todas esas y
que adems est integrado todo en una nica
aplicacin.
Es importante tener en cuenta algunas de las

Trabajo Final.

Gestin de la Informacin

.
limitaciones que pueden presentar estos sistemas.
Muchas de estas limitaciones son debidas a la mala
inversin realizada para la formacin del personal
relevante y su educacin continua, con los cambios de
implementacin y prueba, y una falta de polticas
corporativas que afectan a como se obtienen los datos
del ERP y como se mantienen actualizados.

Gran parte del xito depende de las habilidades

y experiencia de los usuarios, incluyendo su educacin
para hacer que el sistema funcione correctamente.
Muchas veces se reducen costos en el entrenamiento
del personal, lo que significa que el manejo del ERP lo
est realizando personal que no est suficientemente
capacitado para el manejo del mismo.

Depresin post ERP: algunas empresas, que

no se consiguen habituar a las nuevas
implantaciones del ERP, que no consiguen
cambiar sus mtodos caseros y tradicionales de
trabajo, y que no tienen la nocin de que los
logros provenientes del ERP aparecen mucho
despus de lo esperado, entran en pnico y
abandonan el proyecto.

Estos son algunos de los costos ms comunes y

ms elevados provenientes de la implantacin de un
sistema ERP que las empresas interesadas tienen que
soportar. Pero la nocin final de los costes se va
atenuando a lo largo de los tiempos de implantacin,
pues la reduccin de los costos, poco a poco, hace
desvanecer el pnico inicial por el elevado presupuesto
necesario por parte de la empresa.

3 COSTO DE LA IMPLEMENTACIN
DEL ERP
4 AREAS DONDE SE IMPLEMENTARA
EL ERP EN CONFETTI

No se ha de esperar que el dinero invertido en la

implantacin del ERP se recupere a corto plazo. Uno de
los problemas son los costes escondidos de los ERP.
Aunque esto vare de empresa a empresa, ciertos
costes son fcilmente olvidados o no estimados.
Algunos de estos costes pueden ser:
-

En esta rea se consideraran las ingresos y gastos

de Confetti considerando lo siguiente: en los ingresos
estaran las ganancias y en gastos las nminas,
impuestos, renta, luz, agua, internet, predial.

Capacitacin de empleados: es el coste ms

elevado de los ERP, pues los trabajadores
tienen que aprender todo un nuevo conjunto de
procesos, y no slo una nueva interfaz
software.

Conversin de datos: migrar los datos de

registros de clientes y empresas cuesta dinero,
considerando que muchos datos se muestran
corruptos al efectuar su transferencia.

Anlisis de los datos: los datos del ERP,

generalmente, tienen que ser cruzados con
datos externos. Actualizar los datos de una
gran empresa es muy difcil, es pues necesario
efectuar un programa interno que haga la
actualizacin diaria al fin del da.

4.1 CONTABILIDAD

Se buscara que con el ERP se pudieran realizar las

siguientes actividades:
-Poder realizar anlisis de amortizacin de prstamos
as como obtener en todo momento los datos y
condiciones financieras, obtener informacin en
cualquier momento del total de deudas, compromisos,
vencimientos, importe a presupuestar tanto intereses
como amortizaciones de cada ejercicio y cancelaciones.
-Clculo de la fecha lmite desde la expedicin de una
orden de pago y la posibilidad de introducir una fecha
lmite.
-Facilitar el control de facturas y requerimientos de
vencimiento de pagos.

Consultora: para evitar que la planificacin

falle, la solucin es contratar una empresa de
consultora que lidere el personal en el proceso
de implantacin del ERP.

-Hoja resumen con todos los movimientos de cada

operacin.
-Controlar los pagos.

Sustitucin: mantener al personal especializado

cuesta mucho dinero.

-Control de las cuentas bancaria.

Trabajo Final.

Gestin de la Informacin

4.2 CREACIN
PEDIDOS.

SEGUIMIENTO

El primer paso consiste en organizar como es que

va a funcionar y desarrollar el proyecto que dar una
nueva funcionalidad y visin de los recursos y procesos
de la organizacin a cada rea de la empresa.

DE

En esta rea se buscara hacer posible el control de

los pedidos que se realizan a proveedores externos sus
principales funciones seran:

b.

Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir

las actividades que se deben realizar para poder llevarlo
a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el ms mnimo
detalle para la implementacin del sistema ERP.

-Elaboracin de los pedidos.

-Revisin del pedido, devolucin del mismo si algo no es
correcto y tramitacin.

c.
-Creacin de informes del status de las rdenes de
pedidos.

Crear un plan inicial detallado del proyecto:

Como todo proyecto, la implementacin de un

Sistema ERP implica una adecuada distribucin de
tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es
de vital importancia que se planifiquen cada una de las
actividades que se van a llevar a cabo, que se construya
una bitcora que gue cada uno de los pasos a seguir.

4.3 GESTIN DE INVENTARIOS

Se debe llevar un registro tanto de las mercancas
entrantes y salientes, como del estado actual del
almacn.

d.
-Posibilidad de implementar sistema de lectura por
cdigo de barras.

Capacitar al equipo para el proyecto:

Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de

hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno
de los empleados que van a interactuar con el proyecto

-Debe enviar notificaciones de aviso de reposicin de

material.

e.

-Avisos de llegada de nuevo material, con procedencia,

destino, modelos y cantidad.

Revisar la integridad de la base de datos:

La integridad de la base de datos, constituye uno de

los pasos ms importantes en la implementacin de
cualquier sistema de informacin, pero en especial de
los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el
eje central del proceso, es la encargada de almacenar,
distribuir y reportar la informacin que se va a manejar
en los distintos niveles de la organizacin.

4.4 GESTIN DEL PERSONAL

Con este mdulo se llevar la gestin del personal,
contratos y nminas. Este mdulo ir ligado al mdulo
de contabilidad. Las funciones principales sern:

f.

-Almacenar datos personales de las personas

contratadas de toda la empresa, junto a su rol, fechas de
inicio y final de contrato, estado actual, sueldo y
comentarios.

Integracin de datos:

La integracin de datos consiste en la recopilacin

de la informacin proveniente de diferentes fuentes o
reas organizacionales, que hasta el momento no han
sido organizados. Esto se convierte en la base del
funcionamiento del sistema.

-Crear listados segn criterios.

-Clculo de incrementos de sueldo, jubilaciones o finales
de contrato.

g.

-Clculo de Seguridad Social, Impuestos etc.

Ejecucin:

Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, se

debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en
cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas
puede limitar la ejecucin del sistema.

-Control de bajas laborales.

5 METODOLOGA PARA LA
IMPLEMENTACIN DEL ERP EN
CONFETTI
a.

Definir las medidas de desempeo:

h.

Mejoramiento continuo:

Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer

una continua retroalimentacin de ste e implementar un
mejoramiento continuo son las caractersticas de las

Organizar el proyecto:

Trabajo Final.

Gestin de la Informacin

.
compaas que han sido victoriosas
implementacin de este tipo de sistemas.

en

la

A continuacin se presenta un diagrama con una

propuesta de las etapas de implantacin as como las
actividades que se deberan de realizar en cada una de
ellas. Figura 2

Consultora
realizada por el
implantador del
sistema

Estudio de las
necesidades y
requerimientos de
la empresa.
Consultora de
sistemas.

2 meses

Consultora de
logstica.
Instalacin del
sistema.
Implementacin
del sistema

Fase de pruebas.

4 meses

Puesta en
funcionamiento.

Formacin

Cursos para formar

a los futuros
usuarios del
sistema.

1 mes
10 meses

TOTAL

Figura 3. Tiempo de implementacin

Figura 2 Etapas de implementacin del ERP

6 RIESGOS Y PROBLEMAS QUE

PUEDEN SURGIR DURANTE LA
IMPLEMENTACIN DEL ERP

5.1 TIEMPO DE LA IMPLEMENTACIN DEL

ERP

A continuacin se presentan los riesgos o

problemas que puedan surgir durante la ejecucin, hay
que tener un especial cuidado y checarlo continuamente.
Los riesgos potenciales y las cuestiones a considerar
son las siguientes:

Es difcil dar un tiempo de implantacin exacta, ya

que este tiempo depende de muchos factores que a su
vez son muy variables (grado de personalizacin,
involucracin de la empresa en la implantacin,
incidencias que aparezcan durante el proceso). El
timing de la implantacin se muestra en la siguiente
tabla figura 3:
Conceptos

Estudio inicial
elaborado por
CONFETTI
Estudio por
parte de
CONFETTI de
las diferentes
soluciones que
ofrece el
mercado

Actividades a
realizar
Creacin de un
listado de
necesidades y
requerimientos.
Estudiar las
diferentes
soluciones que
ofrece el mercado y
escoger una de
ellas.

6.1 RIESGOS OPERACIONALES

Duracin

Algunos de los riesgos operacionales a

considerar incluyen baja adaptacin al software debido a
que
es
complicado
de
usar
y
de
baja
fiabilidad/continuidad de las operaciones. Estos riesgos
pueden ser mitigados con una solucin fiable que sea
intuitiva y fcil de navegar.

1 mes y
medio

6.2 RIESGOS EN IT
1 mes y
medio

Riesgos de IT comunes incluyen la corta vida

til debido a que el sistema no es adaptable a nuevos
requerimientos del negocio o los requisitos de la
tecnologa. Las organizaciones pueden mitigar este
riesgo con un sistema que ofrece una funcionalidad
completa y es fcil de configurar o adaptar a las nuevas
necesidades. Para evitar los tiempos de ejecucin largos

Trabajo Final.

Gestin de la Informacin

.
[2] H. Khalil, Nonlinear Systems, 2nd. ed., Prentice Hall, NJ,
pp. 50-56, 1996.
[3] Francis. B. A. and W. M. Wonham, The internal model
principle of control theory, Automatica. Vol. 12. pp. 457465. 1976.
[4] E. H. Miller, A note on reflector arrays, IEEE Trans.
Antennas Propagat., Aceptado para su publicacin.
[5] Control Toolbox (6.0), Users Guide, The Math Works,
2001, pp. 2-10-2-35.
[6] J. Jones. (2007, Febrero 6). Networks (2nd ed.) [En lnea].
Disponible en: http://www.atm.com.

que a menudo plagan las soluciones ERP, busca un

sistema integral, flexible y configurable.

6.3 RIESGOS FINANCIEROS

Los sistemas ERP puede ser costosos de
implementar y requieren costosos mdulos adicionales o
personalizaciones.

7 ANLISIS DEL ROI PARA EL ERP

IMPLEMENTADO EN CONFETTI

Notas:
1. En general una referencia debe de contener el
nombre del autor(es), el Nombre del articulo
o libro en itlicas, Edicin y editorial
nombre de la revista, volumen y nmero,
paginas y finalmente el mes y ao o solo el
ao si es un libro o comunicado.

El retorno de la inversin en un proyecto ERP

es la cantidad de dinero que se obtiene por la
implantacin del software nuevo o mejorado. Tambin
indica el impacto econmico del proceso de
implementacin, lo que significa en la traduccin del
dinero necesario a invertir para obtener la mejora.

2. Observe el formato del encabezado: Nombre

Institucin. Apellido Autor1, Apellido Autor2,
etc. Ttulo abreviado del artculo.

7.1 IMPORTANCIA DE REALIZAR UN ROI

PARA ESTE PROYECTO.

3.

Es importante porque trata de cuantificar la

cantidad de dinero que puede obtenerse por el ajuste de
un nuevo proceso. Incluso se puede utilizar para
determinar cunto dinero se pierde por someterse al
nuevo proceso consecuencia de la implantacin del
nuevo software.

Es permitido utilizar tipo de letra Times New

Roman en lugar de tipo Arial, pero debe
utilizarse el mismo tipo de letra en todo el
documento y aumentar en 1 punto el
tamao respecto de los que se sealan en
el presente documento.

Adaptado por:
Ing. William Marn, para los cursos de laboratorio.
Escuela de Ingeniera Electrnica
Instituto Tecnolgico de Costa Rica
2007

El anlisis del ROI es necesario, pues su valor

puede ser sorprendentemente grande, insignificante o
negativo, y en consecuencia ayuda a orientar cual es la
mejor solucin software en la que invertir.

http://www.gerenciaindustrial.com/ampliarNota.p
hp?id=222

La implantacin de un nuevo software puede

tener un aceptable ROI negativo, y esto por supuesto,
no significa que la inversin no sea efectiva,
simplemente exige que a largo plazo se debern obtener
beneficios econmicos de manera fiable. Por ello una
cuantificacin realista del retorno de la inversin ayudar
a superar un impacto negativo inicial insignificante en
el rendimiento econmico global o largo plazo.

8 REFERENCIAS
[1]

http://consultorerp.blogspot.com.es/2008/01/2-proceso-degestion-del-riesgo.html
Trans. On Aut. Control. Vol. 47. No 5. pp 857-863. May 2002.