Presupuesto de caja

Escrito por henalova el 25-07-2008 en General.Comentarios (14)

El presupuesto de caja le ofrece a los encargados de la dependencia

financiera de la empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia
de entradas y salidas de efectivo en un perodo determinado, permitindole
tomar las decisiones adecuadas sobre su utilizacin y manejo.
El presupuesto de caja o pronostico de caja, permite que la empresa programe
sus necesidades de corto plazo, el departamento financiero de la empresa en casi
todas las ocasiones presta atencin a la planeacin de excedentes de caja como a
la planeacin de sus dficits, ya que al obtener remanentes estos pueden ser
invertidos, pero por el contrario si hay faltante planear la forma de buscar
financiamiento a corto plazo.
Los factores fundamentales en el anlisis del presupuesto de caja se encuentran
en los pronsticos que se hacen sobre las ventas, los que se hacen con terceros y
los propios de la organizacin, todos los inputs y outputs de efectivo y el flujo
neto de efectivo se explicarn a continuacin sus planteamientos bsicos.
Normalizacin:
El presupuesto de caja se proyecta para cubrir el perodo de un ao, aunque
cualquier perodo futuro es aceptable.
El Pronstico de ventas
El insumo fundamental en cualquier presupuesto de caja es el pronstico de
ventas, este es suministrado por el departamento de comercializacin, con base
en este pronostico se calculan los flujos de caja mensuales que vayan a resultar
de entradas por ventas proyectadas y por los desembolsos relacionados con la
produccin, as mismo por el monto del financiamiento que se requiera para
sostener el nivel del pronostico de produccin y ventas.
Este pronstico puede basarse en un anlisis de los datos de pronsticos internos
como externos.
Pronsticos internos: Estos se basan fundamentalmente en una estructuracin de
los pronsticos de ventas por medio de los canales de distribucin de la empresa.
Los datos que arroja este anlisis dan una idea clara de las expectativas de
ventas.

Pronsticos externos: Estos estn sujetos a la relacin que se pueda observar

entre las ventas de la empresa y determinados indicadores econmicos como el
Producto Interno Bruto y el Ingreso Privado Disponible, estos dan un lineamiento
de como se pueden comportar las ventas en un futuro.
Los datos que suministra este pronstico ofrecen la manera de ajustar las
expectativas de ventas teniendo en cuenta los factores econmicos generales.
Entradas de caja:
Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un perodo
de tiempo cualquiera, entre los ms usuales se encuentran las ventas al contado,
el recaudo de las cuentas por cobrar o a crdito y todas aquellas que en el corto
plazo sean susceptibles de representar una entrada de efectivo.
EL PRESUPUESTO DE CAJA SUMINISTRA CIFRAS QUE INDICAN EL SALDO FINAL EN
CAJA, ESTE PUEDE ANALIZARSE PARA DETERMINAR SI SE ESPERA UN DFICIT O UN
EXCEDENTE.
Desembolsos de efectivo:
Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de efectivo
que se presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier perodo
de tiempo, entre los ms comunes estn las compras en efectivo, cancelacin de
cuentas por pagar, el pago de dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los
salarios, pago de impuestos, compra de activos fijos, pago de intereses sobre los
pasivos, el pago de prestamos y abonos a fondos de amortizacin y la
readquisicin o retiro de acciones.
El flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento:
El flujo neto de efectivo de una empresa se encuentra deduciendo de cada mes los
desembolsos de las entradas durante el mes.
Agregando el saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede
encontrarse el saldo final de caja en cada mes y por ltimo cualquier
financiamiento necesario para mantener un saldo mnimo predeterminado de caja
debe agregarse al saldo final en caja para hallar un saldo final de caja con
financiamiento.

Interpretacin del Presupuesto de caja:

El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en
caja, que puede analizarse para determinar si se espera un dficit o un excedente
de efectivo durante cada perodo que abarca el pronstico.
El encargado del anlisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas
necesarias para solicitar financiamiento mximo, si es necesario, indicando en el
presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja,
que se basan en los pronsticos de ventas.
Componentes fundamentales:
Pronsticos de ventas
Entradas de caja
Desembolsos en efectivo
Flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento.
Reduccin de la incertidumbre en el Presupuesto de caja
Aparte del cuidado necesario en la preparacin del pronostico de ventas y todos
los componentes del presupuesto de caja, hay dos maneras de reducir la
incertidumbre ( Entendida como "la variabilidad de los resultados que realmente
puede presentarse") del presupuesto de caja en seguida se muestran estas
opciones:
El primero consiste en preparar varios presupuestos de caja, uno inicial que se
base en pronsticos optimistas, otro en pronsticos probables y otro en
pronsticos pesimistas, para as ver el impacto que tendra en la empresa cada
uno de los escenarios y hacer las correcciones y los planteamientos ms
adecuados al presentarse una situacin adversa.
El segundo es un poco ms complicado, es por medio de la simulacin por
computador, esta se basa en establecer una distribucin de probabilidades acerca
de los flujos de caja finales en un perodo de tiempo teniendo as una mayor
confiabilidad de las posibles desviaciones y un anlisis de riesgo ms cercano a la
realidad.

La preparacin de un presupuesto de caja debe hacerse de forma muy cuidadosa

ya que por estar tan ntimamente ligado con los datos de pronstico, son estos
los que permitirn tomar las decisiones adecuadas por los administradores
financieros.

La preparacin del presupuesto de caja debe prepararse de manera

cuidadosa ya que por estar ligado con datos basados en pronsticos, no
son totalmente confiables, por ello las decisiones que tomen los
administradores financieros estarn sujetas a la informacin que este
presupuesto arroje.
El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este
puede determinar si en el futuro la empresa enfrentar un dficit o un excedente
de efectivo.
Tambin permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, para
obtener flujos positivos de efectivo.
El departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles
excedentes de caja como sus dficits, al contar con esta informacin, el
administrador toma las decisiones adecuadas en cuanto a situaciones de
sobrantes para inversin o por el contrario si hay faltante debe buscar los medios
para obtener financiamiento en el corto plazo.
A continuacin se presenta un ejemplo prctico de la preparacin de
un presupuesto de caja, con todos sus componentes y suposiciones.
Comentario: Para mayor comprensin del ejercicio, se aconseja complementarlo
con la informacin contenida en el artculo "El presupuesto de caja".
Este puede darle bases para comprender el fundamento terico de este
pronostico.
INFORMACIN INICIAL
Para la realizacin del ejercicio, se asumir una empresa cualquiera, que esta
constituida legalmente y puede tener como objeto la produccin o la prestacin
de servicios.
Ejemplo:
La compaa ABC esta preparando un presupuesto de caja para los meses de
octubre, noviembre y diciembre. las ventas en agosto fueron de $100.000 y en

septiembre $200.000. Se pronostican ventas de $400.000 para octubre,

$300.000 para noviembre y $200.000 para diciembre.
El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado
cuentas por cobrar que son cobradas despus de 30 das y el restante 30% ha
generado cuentas por cobrar que se cobran despus de dos meses. No se tiene
estimacin de cuentas incobrables.
En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de
las acciones de una subsidiaria. A continuacin se presentan los datos.
Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compaa ABC
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Ventas

$100.000 $ 200.000 $

pronosticadas
Ventas al

$ 300.000 $ 200.000

400.000
$ 20.000 $ 40.000 $ 80.000 $ 60.000 $ 40.000

contado (20%)
Cuentas por
cobrar
Un mes (50%)

$ 50.000 $

$ 200.000 $ 150.000

100.000
Dos meses

$ 30.000 $ 60.000 $ 120.000

(30%)
Otras

$ 30.000

entradas
efectivo
Total
entradas

$ 320.000 $ 340.000

210.000

efectivo
Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compaa
ABC durante los mismos meses.
Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las
compras se paga al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el
20% restante se paga dos meses despus del mes de compra. En el mes de
octubre se pagan $20.000 de dividendos.
Se paga arrendamiento de $500 mensuales.

Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus

ventas mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan
impuestos por $25.000. Se compra una mquina nueva a un costo de $130.000
en el mes de noviembre.
Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. Tambin en diciembre se abona a
un fondo de amortizacin $20.000.
No se espera una readquisicin o retiro de acciones durante este periodo. El
programa de desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuacin:
UNA EMPRESA QUE ESPERA TENER UN EXCEDENTE DE CAJA PUEDE PROGRAMAR
INVERSIONES, EN TANTO QUE UNA EMPRESA QUE ESPERE DFICITS DE CAJA, DEBE
PLANEAR LA FORMA DE OBTENER FINANCIAMIENTO A CORTO PLAZO.
Programa de desembolsos de efectivo proyectado de la compaa ABC
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Compras (70%

$ 70.000 $ 140.000 $

ventas)
Compras al

$ 210.000 $ 140.000

280.000
$

7.000 $ 14.000 $ 28.000 $ 21.000 $ 14.000

contado (10%)
Pagos
Un mes (70%)
Dos meses

4.900 $ 98.000 $ 196.000 $ 147.000

$ 14.000 $ 28.000 $ 56.000

(20%)
Dividendos

$ 20.000

Sueldos y

$ 48.000 $ 38.000 $ 28.000

salarios
Arrendamientos

5.000 $

5.000 $

Impuestos
Compra

5.000

$ 25.000
$ 130.000

mquina
intereses

$ 10.000

Fondo de

$ 20.000

amortizacin
Readquisicin

acciones
Total

desembolsos

$ 418.000 $ 305.000

213.000

El flujo neto de efectivo, el saldo final de caja y financiamiento.

El flujo neto de efectivo se obtiene deduciendo cada mes los desembolsos hechos
por la empresa de las entradas obtenidas por la actividad econmica.
Agregando el saldo inicial de caja en el periodo al flujo neto de efectivo
obtenemos el saldo final de caja para cada mes.
Por ltimo cualquier financiamiento adicional para mantener un saldo mnimo de
caja debe agregrsele al saldo final de caja, para conseguir un saldo final con
financiamiento.
Entonces tenemos que para el mes de septiembre el saldo final de caja fue de
$50.000 y se desea tener durante los siguientes meses un saldo mnimo de caja
de $25.000. Basndose en los datos recogidos anteriormente podemos realizar el
presupuesto de caja para la compaa ABC, as:
Presupuesto de caja para la compaa ABC
Octubre

Noviembre

Diciembre

Total entradas de efectivo

$ 210.000

$ 320.000

$ 340.000

(-) Total desembolsos

$ 213.000

$ 418.000

$ 305.000

Flujo neto de efectivo

-3.000

$ -98.000

(+) Saldo inicial en caja

$ 50.000

$ 47.000

$ -51.000

Saldo final en caja

$ 47.000

(+) financiamiento

Saldo final con financiamiento

$ 47.000

$ -51.000

35.000
$ -16.000

$ 76.000

41.000

$ 25.000

25.000

Interpretacin del Presupuesto de caja

El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en
caja, que puede analizarse para determinar si se espera un dficit o un excedente
de efectivo durante cada perodo que abarca el pronstico.
El encargado del anlisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas
necesarias para solicitar financiamiento mximo, si es necesario, indicando en el
presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja,
que se basan en los pronsticos de ventas.
El desarrollo de este ejercicio permite la aplicacin de los conceptos expuestos en
la teora que en ocasiones no son lo suficientemente claros.

Comentario: El ejercicio del cual es objeto este artculo, fue tomado del libro
"Fundamentos de administracin financiera" de Lawrence Gitman.

El presupuesto de efectivo, tambin conocido como flujo de caja proyectado, es un presupuesto que
muestra el pronstico de las futuras entradas y salidas de efectivo (dinero en efectivo) de una empresa,
para un periodo de tiempo determinado.

Cmo elaborar un presupuesto de efectivo

Para elaborar un presupuesto de efectivo es necesario contar con los dems presupuestos de la empresa;
sin embargo, veamos a continuacin un ejemplo de cmo elaborar uno al contar con la siguiente
informacin:
Supongamos que debemos elaborar el presupuesto de efectivo de una empresa comercializadora
(empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del
ao; los datos que tenemos son los siguientes:

se pronostica ventas de 300 unidades para el mes enero y un aumento del 10% a partir de febrero.

el precio de venta es de US$20.

el cobro de las ventas se realiza el 60% al contado y el 40% al crdito a 30 das.

se pronostica compras de mercadera de 310 unidades para el mes de enero y un aumento del 10%
a partir de febrero.

el precio de compra es de US$15.

los proveedores permiten pagar la mercadera el 50% al contado y el 50% restante a crdito a 30
das.

se estiman gastos por remuneraciones del personal administrativo, alquileres, seguros y servicios
por US$250 mensuales (gastos administrativos).

se estiman gastos por remuneraciones del personal de ventas, comisiones, promocin y publicidad
por US$230 mensuales (gastos de ventas).

el negocio cuenta con mobiliario y equipo que se deprecia en US$50 al mes.

se obtiene un prstamo por US$2 100 el cual debe ser pagado a partir de febrero en amortizaciones
constantes de US$700 e intereses de US$504 en febrero, US$336 en mazo, y US$168 en abril.

el pago por impuestos por concepto de renta es del 2% de la utilidad disponible.

Para este ejemplo, antes de elaborar el presupuesto de efectivo, es necesario elaborar los presupuestos de
ventas y cobros, ya que las ventas no se cobran el mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un
60% en el mes que se realizan y el 40% restante al mes siguiente, y el presupuesto de efectivo muestra el
efectivo que realmente ingresa o sale de la empresa.

Presupuesto de ventas
enero

febrero

marzo

abril

Unidades

300

330

363

399

Precio de venta

20

20

20

20

TOTAL

6000

6600

7260

7986

Nota: las ventas empiezan en 300 unidades en enero y luego tiene un aumento constante del 10%.

Presupuesto de cobros

Contado (60%)

enero

febrero

marzo

abril

3600

3960

4356

4791.60

2400

2640

2904

6360

6996

7695.60

Crdito a 30 das (40%)

TOTAL

3600

Nota: de las ventas de US$6 000 hechas en enero, cobramos el 60% (US$3 600) al contado y el 40%
(US$2 400) al crdito a 30 das; lo mismo para los dems meses.
Una vez elaborados los presupuestos de ventas y cobros, debemos elaborar los presupuestos de compras
y pagos, ya que, igualmente, las compras no se pagan el mismo mes en que se realizan, sino que se
pagan un 50% en el mes que se realizan y el 50% restante al mes siguiente.

Presupuesto de compras
enero

febrero

marzo

abril

Unidades

310

341

375

413

Precio de compra

15

15

15

15

TOTAL

4650

5115

5626.50

6189.15

Nota: las compras empiezan en 310 unidades en enero y luego tienen un aumento constante del 10%.

Presupuesto de pagos

Contado (50%)

enero

febrero

marzo

abril

2325

2557.50

2813.25

3094.58

2325

2557.50

2813.25

4882.50

5370.75

5907.83

Crdito a 30 das (50%)

TOTAL

2325

Nota: de las compras de US$4 650 hechas en enero, pagamos el 50% (US$2 325) al contado y el 50%
restante (US$ 2 325) al crdito al crdito a 30 das; lo mismo para los dems meses.
Una vez elaborados los presupuestos de compras y pagos, pasamos a elaborar el presupuesto operativo
(estado de resultados proyectado), ya que es necesario determinar el monto que se debe pagar por
concepto de impuestos.

Presupuesto operativo
enero

febrero

marzo

abril

Ventas

6000

6600

7260

7986

Costo de ventas

4650

5115

5626.50

6189.15

UTILIDAD BRUTA

1350

1485

1633.50

1796.85

Gastos administrativos

250

250

250

250

Gastos de ventas

230

230

230

230

Depreciacin

50

50

50

50

UTILIDAD OPERATIVA

820

955

1103.50

1266.85

504

336

168

451

767.50

1098.85

Intereses
UTILIDAD ANTES DE IMP.

820

Impuestos (2%)

16.40

9.02

15.35

21.98

UTILIDAD NETA

803.60

441.98

752.15

1076.87

Y, finalmente, asegurndonos de contar con toda la informacin necesaria, pasamos a elaborar el

presupuesto de efectivo.

Presupuesto de efectivo
enero

febrero

marzo

abril

Cuentas por cobrar

3600

6360

6996

7695.60

Prstamos

2100

TOTAL INGRESOS

5700

6360

6996

7695.60

Cuentas por pagar

2325

4882.50

5370.75

5907.83

Gastos administrativos

250

250

250

250

Gastos de ventas

230

230

230

230

Pago de impuestos

16.40

9.02

15.35

21.98

TOTAL EGRESOS

2821.40

5371.52

5866.10

6409.80

FLUJO DE CAJA ECONMICO

2878.60

988.48

1129.90

1285.80

Amortizacin

700

700

700

Intereses

504

336

168

-215.52

93.90

417.80

INGRESOS

EGRESOS

FLUJO DE CAJA FINANCIERO

2878.60