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Documental
Mejorando la Productividad
Organizacional con la Administracin
Inteligente de Documentos
Estructura de la presentacin
Parte 1:
Bienvenida
Digitalizacin
Introduccin y conceptos
Qu es un Documento?
Qu es digitalizacin
Trminos utilizados.
Lnea de Digitalizacin
Beneficios
Trminos legales.
Normatividad actual sobre procesos de Digitalizacin.
Norma Tcnica de Indecopi.
Participacin del Fedatario en los procesos.
Firmas Digitales/Intercambio Electrnico de Documentos.
Ventajas de la Digitalizacin con Valor Legal.
Break
Estructura de la presentacin
Parte 2:
Gestin Documental
Demostracin
Captura
Validacin/Control de Calidad
Indexacin
Fedateo
Reprocesos.
Flujo de Trabajo
Bsqueda en Gestor Documental.
Cierre
Digitalizacin
Introduccin y Conceptos
Introduccin y Conceptos
La cantidad de informacin est
creciendo cada ao
Incluye data estructurada, semiestructurada y no estructurada
Mas del 80% de la informacin
empresarial es no estructurada
El contenido no estructurado
crece alrededor del 200% por
ao.
80%
Lento, Caro e
Ineficiente
Altos volumens
y Variedades de
Doc.
Tiempo de
Respuesta y
Servicio
Espacio
Fisico
Limitado
Riesgo de
Prdida de
Informacin
Situacin tpica
Continuidad de Operaciones
Original
Un Dato Estadstico
El nmero de documentos
generados en electrnico y papel
llegar a 20 trillones (Un 2 seguido
de 18 ceros) en los prximos 5 aos
en Latinoamrica.
El uso del papel est subiendo en
8% cada ao; en una empresa que
vende en promedio $1 billn, se
genera ms de 88 millones de
Fuente: Gartner
Group
pginas
anuales.
Sabas que
Digitalizacin
Recepcin de Lotes
Digitalizacin
Grabacin y
Almacenamiento DVD
Qu es un Documento?
E-mail
Contrato
Factura
Carta
Examen
Publicidad
Noticia
Cheque
Nota de Crdito
Video
Fotografa
Audio
Tabla de Base de Datos
Expediente
Y ms
Qu significa Digitalizacin?
Formalmente, Digitalizacin es el proceso mediante el cual
convertimos datos en formato de papel, en formato digital. Puede ser
este ltimo desde una imagen bitmap (BMP), hasta un archivo de tipo
PDF.
La Digitalizacin, sin valor legal, se usa para crear, en su mayora,
documentos de trabajo y /o respaldo (backup).
Digitalizacin
BORRACHO
LIPSTICK
Gestin Documental
Content Management
BPM
Generacin de Documentos
CCM (Customer Comunication
Managment)
Consultora y Servicios
Digitalizacin del Da a
Da
Escneres
Faxes
MFs
Directorio
de Red
PROCESO
Email
eForms
CAPTURAR
CLASIFICAR
EXTRAER
VALIDAR
ENTREGAR
INICIO
Recepcin de
Lotes
Preparacin de
Documentos
Apertura y Clasificacin
Conversin
Fotografa y
Video a Digital
Digitalizacin
Indexacin
QA Imgenes
Empaquetado y
Devolucin
Gestin
Documental
Si es con
Valor Legal
Fedateo
Bveda Certificada
Si es con
Valor Legal
Preparacin de Output
y Almacenamiento
FIN
Grabacin y
Almacenamiento
DVD
Texto de Matriz
de Puntos
Resaltador
Manuscrito y
Carbnico
Mancha de
Taza de Caf
Fondo
Sombreado
Mejorando la imagen
El Logo de bajo
contraste es
visible.
Se mejor el
text de matriz
depuntos.
El texto
resaltado es
legible.
Se mejor el texto
manuscrito, que
estaba difuso.
La mancha no
interfiere con el
cdigo de barras.
Tecnologas de clasificacin
Auto Anlisis
Con Anclas
Base de imgenes
Logo
Digitalizacin
Beneficios
Podemos
TRANSFORMAR LA INFORMACIN EN UNA VENTAJA
reas de oportunidad
Es una solucin para:
Gerencia:
Obtener ms tiempo productivo de sus
equipos
Mejorar ciclos y calidad de proceso
Lograr el cumplimiento de plazos
legales y objetivos
Finanzas
reas de oportunidad
Es una solucin para:
Recursos Humanos:
Medir indicadores de productividad
y rendimiento
Garantizar que los procesos estn
alineados y no se queden sin
atender
Reduccin de horas extra
Empleados
Se siguen los
lineamientos normativos
Auditora y Seguridad
en la Integridad (No
alteraciones)
Disponible, Distribuida,
Correcta, Integrada
Eficiencia
Cumplimiento y Control
Colaboracin
Beneficios
1. Reduce hasta el 80% del tiempo que se necesita para encontrar informacin vital.
2. Proporciona acceso fcil y seguro a los documentos desde cualquier lugar, 24 / 7.
3. Reduce los costos operativos y ayuda a cumplir los objetivos de sostenibilidad
mediante la reduccin de uso de papel, almacenamiento de documento y eliminacin
de residuos, la energa y el transporte.
4. Drsticas mejoras en la eficiencia y la productividad con un rpido retorno de la
inversin.
5. Garantiza que todos los documentos requeridos estn accesibles en unos pocos
clics.
6. Facilidad para aadir contenidos y compartirlos.
Preguntas ??
Gracias!
NORMATIVIDAD Y
DIGITALIZACION CON
VALOR LEGAL
Dr. Carlos Pedroza Barrios
Fedatario Juramentado con especializacin en Informtica
Trminos usados
Imagen Escaneada
Imagen Digitalizada
Archivo
Archivo copiado
Digitalizacin
Archivo/Base de Datos
Es exactamente igual al
original
Debe estar completo
Durar en el tiempo
No modificable
Ubicuidad (donde)
Microforma
Microduplicado
Micrograbacin
Microarchivo
Absoluta Fidelidad
Absoluta integridad
Durabilidad
Inalterable
Fijeza
Orden Tcnico
Orden Formal
Produccin de Microformas
Se expide en base a:
1. NTP 392.030-2 2005 emitida por el Indecopi
2. Reglamento para la produccin de Microformas
administrada por SGS del Per
3. Cumplimiento de la especificaciones tcnicas
declaradas por la organizacin solicitante
Informtica
1.
Depositario de la fe Pblica
2.
3.
4.
5.
Informtica
1.
Ser Abogado
2.
3.
4.
5.
3.
4.
LEGISLACION
LEGISLACION
LEGISLACION
MUCHAS GRACIAS
cpedroza@terra.com.pe
cpedroza@cpedroza.com
Datos interesantes
Durante su vida til un documento tiene una media de 17 copias
Fuente: AIIM.org
En promedio, 90% del tiempo de vida util de un documento se gasta en
trafico y colas. En otras palabras, necesidad de gerenciamiento
Fuente: Delphi Consulting
De cada 20 documentos, 1 se pierde
Fuente: Bitwaise
Las personas pierden entre 20% a 30% de su tiempo, localizando y
recuperando informacin
Fuente: CYCO
Procesos administrativos se pierden por no encontrar el documento
correcto en el plazo estipulado por ley
Fuente: FEM
Contenidos
No Estructurados
Como consecuencia
Contenido difcil de encontrar y usar
Costos altos de impresin y envo
Falta de seguridad y control de versin
Duplicacin de contenido
Procesos redundantes y manuales
Contenido desactualizado
contenidos
Manejo inadecuado de ciclo~80%
de vida de
~20% de los
Crecimiento anual de 4%
los contenidos
Crecimiento anual de 200%
Paso 1: Consolidacin
Llevar el contenido fsico a un ambiente
administrado
Repositorio de
Gestin de Contenido
Paso 2: Federacin
Gestin a travs de los distintos
repositorios de contenido
Aplicaciones
Empresariales
Archivos de Correo
electrnico
Bases de Datos
Captura
Seguridad
Versionamiento
Busqueda
Retencin
Disponibilidad
Aplicaciones
Legacy
Servidores de Archivos
Contenido Fsico
Archivos de Correo
electrnico
Bases de Datos
Captura
Seguridad
Versionamiento
Busqueda
Retencin
Disponibilidad
Aplicaciones
Legacy
Servidores de Archivos
Contenido Fsico
Gestionar
Publicar
Distribuir
Retener
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Muchas Gracias
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