Redaccin

Administrativa
Tacna, 2014

LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA
4.1. ESTRUCTURA BSICA
Los documentos administrativos presentan tres partes esenciales:
a) encabezamiento
b) cuerpo
c) final o trmino
1)
2)

Membrete
nombre del ao
3) lugar y fecha

ENCABEZAMIENTO
4) cdigo
5) destinatario
6) asunto
7) referente
________________________________________________
_____________

TEXTO

_____________________________________
1)antefirma
2)firma
4) sello.________

TRMINO/FINAL

3) posfirma
5)anexo
6)con copia
7)pie de pagina

4.2.

REDACCIN DE LAS PARTES

EL ENCABEZAMIENTO
Es el extremo superior del documento y comprende las siguientes partes:
a.1) Membrete
Es la inscripcin que identifica a la institucin, organismo, entidad o empresa que
remite el documento. En las instituciones del Estado debe llevar el sello del Estado y el
nombre del respectivo Ministerio. En las instituciones privadas, el nombre o razn
social de la empresa o - entidad, figuras, direcciones, telfonos, servicios que brinda,
etc.
2

a.2) Nombre del ao

Va entre comillas y con letra mayscula, es la denominacin que da el gobierno a cada
ao calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo el ao 2009.

AO DE LA UNIN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA

a.3. Lugar y fecha
Es la parte que indica dnde y cundo se elabora el documento, Formas de redaccin.
Tacna, 03 de setiembre del 2008
Tacna, 2008 setiembre 03
Tacna, 03 SEP 2008
a.4 Cdigo
Es la parte que individualiza el documento e identifica la dependencia que o remite, se
escobe con maysculas y subrayado y/o negrita.
OFICIO N030-08-UNJBG-FACE
MEMORANDO N 054-2012-IST VIGIL-CI.
a.5. Destinatario:
Es la parte que identifica a la persona, dependencia, institucin o empresa a quien se
remite el documento.
a.6. Asunto
Es la sntesis del contenido del documento, se consigna asi:
Asunto

: concurso de plazas docentes

ASUNTO

: INVITACION A CONCURSO.

a.7. Referencia
Es la parte que hace mencin a los antecedentes del documento que se elabora Es
una parte complementaria porque su
uso no es necesario en todas las
comunicaciones ni en todos los casos. La llevan las comunicaciones que contestan o
reiteran documentos anteriores.
Ref. : OFICIO N098-01-UNJBG-FACE, del 15-08-08
b) TEXTO

Llamamos texto o cuerpo a la parte central y principal de todo documento. Es la parte

medular de todo documento, porque en l se desarrolla el asunto. Su redaccin exige
tener un adecuado dominio del lenguaje para que el mensaje llegue con claridad,
integridad, brevedad y correccin.
c) TRMINO
Conocemos corno trmino al extremo inferior del documento y est integrado por las
siguientes partes:
c.1 Antefirma
Es la palabra o frase de cortesa que se emplea cuando se ha concluido la redaccin
del texto de un documento administrativo, precede a la firma del responsable de la
comunicacin. En la actualidad se usa como antefirma la palabra Atentamente,
seguida de una coma. La formula Dios guarde de UD. Ya no se usa. Hay
documentos que no llevan antefirmas, tales como:
- la resolucin
- la directiva
- el contrato
- el certificado
- el acta
- la solicitud
- el convenio

c.2. Firma
Es la rbrica de la persona que se responsabiliza del documento.
c.3. Posfirma
Es la parte que identificada al responsable de la comunicacin, se redacta as.
lng. SCAR TORRES SNCHEZ
Jefe d rea
c.4. Sello
Es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se enva. Tiene la forma
redonda o circular en los organismos de Estado y pueden tener otras en el Sector
privado. Lo usan todas los personas que ocupan cargos directivos.

c.5. Anexo
4

Su empleo se justifica cuando se adjunta otros documentos como: recibos, facturas,

certificados, Planos, fotografas, etc., para sustentar el pedido que se realiza o ilustrar
la informacin que se proporciona.
ANEXO:

Copia del partida de nacimiento

Copia de certificado de trabajo
Copia de titulo profesional

c.6. Con copia

Es la parte que identifica o hace mencin a las autoridades, dependencias y/o
servidores a quienes se envan copias del documento que se redacta.
C.c.
Direccin
Subdireccin
Archivo
En los siguientes documentos: oficio mltiple, memorando mltiple, directiva. Carta
circular, esta frase con copia se remplaza por la palabra distribucin, que se escribe
en forma completa con maysculas, subrayada y seguida de dos puntos:
c.7. Pie de pgina
Identifica a los responsables de la elaboracin del documento, del jefe que firma y de
la secretaria que lo mecanografa. Del primero con maysculas y del la segunda con
minsculas, creemos, no en razn del rango o la importancia, sino simplemente por
contrate visual:
OBM/vhc

4.1.

ASPECTOS FORMALES BSICOS

La configuracin formal o presentacin externa de un documento observa las

particularidades siguientes:
Dimensin del papel. Los papeles que se usan son:
-

A4 (papel oficial)
A5 (corresponde a la mitad del trazo A4)

LA PRACTICA ESTA IMPONIENDO EL USO DEL PAPEL TAMAO

OFICIAL

Mrgenes
5

Los mrgenes son los espacios es blanco que se dejan alrededor de los escritos:

- En el trazo A4, los mrgenes superior e izquierdo, a 4 cm. Y los mrgenes derecho e
inferior. 3cm.
- En el trazo A5, los mrgenes superior e inferior, a 3cm. Y los mrgenes derecho e
inferior, a 2 cm.

PAPEL A4

PAPEL A5

4cm.

4cm.

3cm.

3cm.

3cm.
2cm.

Espacios
Los espacios que separan las diferentes partes de un documento guardan relacin con
la dimensin del papel que se emplea. Sugerimos por ejemplo:
3 cm.
Espacios
2 cm. verticales

Entre
a) Lugar, fecha y codigo

3 espacios

b) Codigo y destinatario

2 espacios

c) Destinatario y asunto

2 espacios

d) Asunto y referencia

2 espacios

e) Referencia y cuerpo

2 a 3 espacios

f)

1 espacios

El cuerpo

g) Parrafo y prrafo

2 espacios

h) Cuerpo y antefirma

3 espacios

i)

Antefirma y posfirma

3 a 4 espacios

j)

Posfirma ya nexo

2 espacios

k) Anexo y con copia

2 espacios

l)

2 espacios

Con copia y pie de pagina

Formas de redaccin
Los estilos formales de redaccin mas difundidos en la administracin pblica como
privada son tres.

------------------------

------------------------

--------------

--------------

----------------------------

----------------------------

---------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------

----------

-----/------

-----------------------------------------

---------

-------------------

------------------------

---------------/------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1) ESTILO BLOQUE

2) E. SEMIBLOQUE

-----/-----3) E. BLOQUE EXTREMO

No deja sangra al iniciar

se caracteriza porque se

Todas las partes del

la redaccin de los

deja sangra al iniciar los

documento se redactan a

prrafos del cuerpo

prrafos.

Partir del margen izquierdo,

Es el ms usado

excepto el ao.

Actualmente
7

4.4. CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

4.4.1. LA CARTA COMERCIAL
La carta comercial es un documento escrito y cerrado que una persona o una empresa
envan a otra para comunicarse.
Este documento, especficamente, se utiliza en las empresas o entre las personas que se
dedican a la comercializacin de sus productos, tanto a nivel nacional, como a nivel
internacional.
Las cartas comerciales facilitan las diversas operaciones que realiza una fbrica o una
empresa dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios;
que, pueden ser pblicas, privadas, multinacionales, sociedades annimas, etc. El tenor
de las cartas variarn de acuerdo al tipo de transacciones que se dan al interior de las
empresas y puede ser: de pedido, de venta, de cobro, de garanta, de cotizacin, de
reclamo, de propaganda, y otros.
El objetivo fundamental de este tipo de redacciones es captar inters, confianza, simpata
entre sus lectores; por consiguiente, es menester demostrar eficiencia, seriedad, una
buena utilizacin de vocablos y de la gramtica, precisin y claridad. Del mismo modo, es
necesario tener mucho cuidado con la presentacin y la pulcritud, para as, ganar
prestigio y buen nombre en el mercado, que es lo que ms interesa a toda entidad
pblica o privada.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms rgido
y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

ESTRUCTURA
En la estructura de una carta comercial se pueden distinguir tres partes: el
encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
1 El encabezamiento:
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete,
lugar y fecha, direccin del destinatario, y saludo o vocativo. En general se indica tambin
el asunto de la carta, para que el destinatario sepa, en pocas palabras, el tema principal,
que viene a ser el resumen o sntesis.
2 El cuerpo:
El cuerpo de la carta es la parte del documento en el que aparece el contenido de la
misma. Es el motivo central que ha originada la carta, es la exposicin del asunto
desglosado en ideas principales y secundarias siguiendo una disposicin en prrafos de
forma coherente y lgica. No existen reglas fijas y su estructura interna depender del
propsito de la carta y de sus caractersticas especficas. Segn las ideas que se quieran
expresar se utilizarn unas expresiones u otras, puesto que cada carta es diferente, el
tipo de informacin variar entre ellas.
Se puede componer de tres partes: una introduccin, un ncleo y una conclusin. En la
introduccin se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o
indicar el motivo para el escrito. En el ncleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es
importante redactar el ncleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de
una reclamacin. Se termina con una conclusin que sirve de resumen de la carta y/o de
estmulo.
3 El cierre:
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, el
nombre o sello de la empresa con la firma y posfirma (nombre y cargo de la persona que
firma el documento). Al final, en el margen inferior izquierdo, se indican las iniciales del
remitente, con letras maysculas, y las del mecangrafo, con letras minsculas. En caso
de anexos, se indica el nmero de stos. Adems es posible aadir posdata o indicar si
se envan copias a otras personas.
8

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la pgina. Este "estilo

bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesa. Los
tratamientos de respeto para el saludo son distinguido(s) seor(es) o distinguida(s)
seora(s). Otra forma un poco ms personal es Estimado seor y las variedades
correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con
usted o ustedes. Para indicar si se envan fotocopias a otras personas se usa la
expresin C.c. seguido por el nombre del otro destinatario. Si la carta es firmada en
nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviacin P.O. (por orden) o P.A.
(por autorizacin), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorizacin de la
persona responsable.
A continuacin estn sealadas las partes en el modelo de una carta comercial:

1. MEMBRETE

Madrid, 4 de agosto, 2012

2. LUGAR Y FECHA

Seor
lvaro Costas Algara
Av. Sneca 16
28040 MADRID (MADRID)

3. DESTINATARIO

ASUNTO: Envo de insumos.

4. ASUNTO

Estimado cliente:

5. VOCATIVO

Nos es muy grato saludarlo y al mismo tiempo comunicarle que

le estamos enviando el pedido de insumos, conforme a la relacin de
sus requerimientos; las condiciones de pago continuarn de la forma
convenida.

Esperando seguir brindndole nuestra

despedimos hasta otra oportunidad.

eficiente

atencin

6. CUERPO

nos
7. DESPEDIDA

Atentamente,

PARAFLY, S.A.
8. FIRMA
Francisco J. Bermejo Escobar
GERENTE

c.c.: Archivo
FJBE/Gabriela U.

9. INICIALES

10

4.4.4.LA SOLICITUD
La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio
o servicio que se considera que puede ser atendido.
El derecho de peticin de los peruanos est amparado por el Art. 2 inc. 20, de la actual
Constitucin Poltica que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular
peticiones, individual o colectivamente, por escrito ante la autoridad competente, la que
est obligada a dar al interesado una respuesta tambin por escrito dentro del plazo
legal, bajo responsabilidad.
Los miembros de las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional slo pueden ejercer
individualmente el derecho de peticin.
La solicitud se redacta en papel A4 y se utiliza tanto en la administracin privada como
pblica.
La solicitud inicia el trmite de una accin no contenciosa. Puede ser entregada
personalmente por el interesado, por intermedio de otra persona o remitida va fax o por
correo; en este ltimo caso, como correspondencia certificada. Al enviarse por correo,
debe ser depositada antes el vencimiento del plazo establecido para su presentacin. Si
la solicitud llega a su destino despus del plazo fijado para su entrega, se toma en cuenta
como si hubiera sido presentada la fecha de su depsito en el correo, lo que se prueba
con el respectivo comprobante de la recepcin del correo o su certificacin.
A veces la solicitud se presenta acompaada de los requisitos que exigen las
instituciones para tratar o atender el pedido que formulamos. Por ejemplo, cuando se
solicita certificado de estudios hay que adjuntar el recibo del pago que se ha efectuado
por este concepto. Dichos requisitos pueden ser certificados, constancias, recibos,
fotografas, fichas, declaraciones juradas, etc. Los documentos que se acompaan a la
solicitud deben presentarse debidamente ordenados (en el orden en que lo exigen),
numerados y engrapados, o colocados en un flder para que no se pierdan o confundan.
Si en el curso del tratamiento de la solicitud, se advierte que el solicitante no ha cumplido
con los requisitos necesarios para la atencin de su pedido, la autoridad podr notificarlo,
de oficio, para que subsane la omisin en un plazo prudencial.
La solicitud establece relacin entre el solicitante o los solicitantes y la autoridad a quien
est dirigida (destinatario).
El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, con derechos y
responsabilidades individuales, al margen del cargo que podra desempear en la
institucin o fuera de ella. La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de
una institucin, e incluso por una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del
pedido.

ESTRUCTURA
La solicitud tiene las siguientes partes obligatorias:
1)

Sumilla; resume lo que se pide mediante la solicitud. Es el asunto y es de suma

importancia porque facilita la clasificacin de la solicitud y encauza su tratamiento.
No est por dems recalcar que toda solicitud, as como cualquier otro documento
administrativo, debe desarrollar solamente un asunto, o debe contener slo un
pedido; o dos, si stos
11

2)

estn estrechamente vinculados entre s. La sumilla comprende la palabra solicita

o solicito y la mencin del derecho que se invoca. Por ejemplo: Solicito licencia.
sta se redacta en primera o tercera persona singular, se ubica en la parte superior
derecha de la primera hoja del papel y su extensin no debe exceder de dos lneas,
es decir, debe ser breve y concisa.
Estrictamente hablando, despus de la palabra solicito o solicita no procede
colocar dos puntos, porque no encabezan enumeracin ni cita textual; sin embargo,
el uso tan difundido de los dos puntos a continuacin de los trminos indicados
podra justificarse por analoga con la redaccin del asunto en los dems
documentos. Por tanto, se deja a criterio del redactor el uso o la omisin de los dos
puntos luego de dichos vocablos.

3) Destinatario; se dirige a la mxima autoridad representativa de una institucin, sea

cual fuere el pedido que se formule. Sin embargo, hay organismos y empresas que,
por aplicacin de polticas de descentralizacin y desconcentracin de poderes,
permiten dirigir la solicitud directamente a quien compete atender lo que se pide. El
tratamiento y el cargo de la autoridad destinataria de la solicitud se escriben todo con
maysculas. El destinatario inicia su redaccin en el margen superior izquierdo, sin
sangra sea cual fuere el estilo formal de redaccin que se emplee en la elaboracin
de la solicitud.
4) El Texto; consta de tres secciones:
a. Exordio: que particulariza al solicitante. Comprende varios elementos (nombres y
apellidos del solicitante, nmero de su documento de identidad y su domicilio) que
concluyen con una frase de cortesa, seguida de dos puntos. Los nombres y apellidos
se mencionan en forma completa, todo subrayado y, en cuanto sea posible, deben
ordenarse poniendo primero los apellidos (paterno y materno) y luego los nombres,
separado los primeros de stos por medio de una coma. No obstante lo expresado,
los elementos del exordio pueden variar de acuerdo con las circunstancias,
adecundose al pedido que se formula y teniendo en cuenta la vinculacin que se
tiene con el centro donde se labora o estudia.
b. Exposicin: que desarrolla los fundamentos o motivos que sustentan el pedido que se
realiza. Inicia su redaccin con las palabras Que, Por o Para. Por lo general, la
fundamentacin del pedido se localiza anteponiendo a la sumilla las palabras por
qu o para qu, con intencin interrogativa. De todas las posibles respuestas, se
selecciona nicamente las ms adecuadas para fundamentar el pedido que se est
haciendo. Luego de haberse ubicado el posible fundamento, se repite prcticamente
la sumilla, pero en forma detallada. Los fundamentos de pequea extensin se
exponen de forma continuada y los fundamentos extensos se exponen en prrafos
diferentes, en forma secuencial, separados por puntos y comas o puntos. stos se
exponen en orden de importancia o en orden cronolgico. Finalmente, si se
acompaan documentos u objetos a la solicitud, para sustentar lo que se pide, stos
se nominan en el texto o en el anexo.
c. Conclusin: que finaliza invocando o reiterando lo solicitado. Primero va la frase por lo
expuesto o por tanto, con maysculas y seguida de dos puntos. Debajo de ella, una
frmula hecha que reitera, invoca o resume la peticin, que se usa por costumbre o
cortesa.
5) Lugar y fecha
6) Firma y posfirma
Y las siguientes partes son complementarias:
Anexo
Con copia (c.c.)
MODELO
12

SOLICITA: ser considerado postulante a

plaza de contador
SEOR DIRECTOR REGIONAL DEL MINISTERIO DE SALUD
S. D.
GRADOS PANDO, Miguel ngel, Contador Pblico, con D.N.I. N 24098798 y
domiciliado en el Jr. Bolvar 176 de esta ciudad, me presento con el debido respeto y
expongo:
Que por tener conocimiento de la convocatoria a concurso de plazas administrativas por
la entidad a su cargo y por reunir los requisitos exigidos, solicito a usted considerarme
postulante a la plaza de Contador; para tal fian acompao los documentos pertinentes.
POR LO EXPUESTO:
Ruego a usted se sirve acceder a mi peticin.
Cerro de Pasco, 11 de junio de 2008
Miguel ngel Grados Pando
ANEXO: Currculum vitae.

4.4.5. EL MEMORIAL
Tambin conocido como solicitud colectiva, se emplea para pedir la atencin de un
derecho que se considera de inters colectivo. La palabra memorial proviene del latn
Memoriales, que quiere decir libro o cuaderno en que se apunta o se anota un aspecto
para un fin. De ah que el memorial es un documento escrito mediante el cual un grupo
de personas se dirige a una autoridad para solicitar algo, un beneficio, una gracia que no
est amparada por las leyes. Por eso depende mucho de la correcta redaccin, de las
palabras o trminos convincentes que se utilice para llegar a las autoridades y tenga
respuesta y validez. Recordemos que a este documento no le asiste ningn dispositivo
legal.
Las caractersticas de un memorial son:
a)
b)
c)
d)
e)

Documento cuyos remitentes son un grupo de personas, quienes plantean un

aspecto de inters colectivo.
Siempre est dirigido a una persona superior o autoridad, por lo tanto el trato que se
da es vertical ascendente.
Los ciudadanos firmantes deben ser mayores de edad, tanto hombres como mujeres.
Y cuanto mayor sea el nmero, mayor ser la atencin.
Su extensin depender del tema o argumento petitorio.
Es un documento que generalmente se usa para plantear un reclamo.

Los casos ms comunes en que se usa el memorial son:

a)
b)
c)
d)

De vecinos al Alcalde de su distrito.

De pobladores al Ministro o Presidente de la Repblica.
De estudiantes al Director, Decano o Rector.
De escritores, intelectuales a una autoridad inmediata superior, etc.
13

ESTRUCTURA
Las partes que se distinguen en un memorial son las siguientes:
1 DESTINATARIO; es la primera parte, donde se escribe el cargo completo, todo con
maysculas.
2 TEXTO O CUERPO; casi siempre contiene varios considerandos o fundamentos.
Existen aspectos a considerar, en esta segunda parte central e importante. A saber:
3 INTRODUCCIN; o exordio, se elabora en trminos generales. En ella que se
menciona los datos de los solicitantes en relacin con la peticin. Estas personas pueden
ser vecinos, cooperativistas, jubilados, empresarios, estudiantes, etc. Por ejemplo:
Los suscritos, en uso de nuestros derechos ciudadanos, moradores del Asentamiento
Humano de vista Alegre, ante Usted con el mayor respeto nos presentamos y decimos:
Tambin se puede especificar el domicilio legal de los solicitantes o identificar a uno de
los firmantes.
4 EXPOSICIN; es la parte principal y central del documento, aqu se plantea, se
argumenta y se apoya el pedido.
5 CONCLUSIN; viene a ser la invocacin de lo solicitado. Generalmente comienza con
la frase: POR LO EXPUESTO.
6 LUGAR Y FECHA
7 FIRMAS; aqu es importante recordar que cada firma o rbrica debe ir acompaada del
nmero de Documento de Identidad. Y si alguno no sabe estampar su firma, junto a sus
nombres y apellidos, debe poner su huella digital.
A continuacin tenemos un modelo de Memorial donde se sealan sus partes:

14

MEMORIAL

1. DESTINATARIO

SEOR MINISTRO DE EDUCACIN

2. CUERPO

Un reconocimiento de gratitud, nos compromete a los suscritos, a nombre de los

padres de familia de esta ciudad, a dirigirnos a Usted Seor Ministro, para manifestarle
nuestra profunda sorpresa por el anuncio del prximo traslado el Director del Colegio

A Nacional Vctor Morn Muoz de San Bartolo, profesor Mario Antonio Cceres Alvea,
quien con su entrega al trabajo ha sabido ganar la simpata, el respeto de los habitantes e
la ciudad, tanto como profesional, como por su don de gente.
El Director en mencin ha desarrollado en eficiencia y responsabilidad el cargo que
ostenta a lo largo de los tres ltimos aos. Demostrando preocupacin para dar a
nuestros hijos una slida preparacin tanto en conocimientos como en patrones de

conducta. Esforzndose por mantener el prestigio del colegio, rodeado de profesores

idneos, seleccionados por concurso; prueba de ello es que la mayora de nuestros hijos
han ingresado a las Universidades e Institutos Superiores. Por todo lo planteado,
elevamos a su distinguido Despacho, este memorial, para solicitarle que deje sin efecto la
disposicin de traslado del seor Mario Antonio Cceres Alvea, y que contine frente a la
Direccin del Colegio Nacional Vctor Morn Munoz de San Bartolo.

POR LO EXPUESTO:
Es gracia que esperamos alcanzar.

3. LUGAR Y FECHA

San Bartolo, 10 de mayo de 2005

4. FIRMAS

Nombres y Apellidos

D.N.I.

Firma

Nombres y Apellidos

D.N.I.

Firma
15

Nombres y Apellidos

D.N.I.

Firma

MODELO DE MEMORIAL

MEMORIAL DE LA CIUDADANA PERUANA

SEOR PRESIDENTE DEL CONGRESO DE LA REPBLICA DEL PERU
De nuestra mayor consideracin:
Los ciudadanos, representantes de instituciones, autoridades civiles y militares
que suscribimos este memorial nos dirigimos, respetuosamente, al Congreso de
la Repblica del Per por intermedio de su digna presidencia, para solicitarle
tenga a bien disponer las acciones legales y otras que correspondan, a efectos
de que las letras actuales del Himno Nacional sean sustituidas en su totalidad,
cuya composicin literaria corresponda a un himno en esencia que conlleve una
filosofa valorativa de amor, respeto, solidaridad y compromiso con la Patria, la
sociedad y uno mismo.
Este petitorio no es nicamente el anhelo de millones de peruanos de hoy sino
tambin, de muchos peruanos de ayer, conforme demuestra la historia de quienes
lo hicieron a travs de mltiples pedidos tanto informales del pueblo como
formales de diversas instituciones y grupos intelectuales, anhelo que inclusive se
origin con los supremos deseos del Libertador Don Jos de San Martn quien
desde un principio cuando convoc a concurso, lo hizo slo para otorgar una
Cancin Patritica al Per y con carcter de urgente a fin de exaltar las almas
sensibles de aquella poca con motivo de estimular el proceso libertario que
viva el Per.
Esta iniciativa se sustenta en bases histricas, jurdicas, filosficas y literarias
que demuestran la inexistencia de un Himno Patrio en el Per, las mismas que se
sintetizan como sigue:
Jurdicamente: Existen normas legales que disponen la temporalidad de la
citada Cancin que ameritan dar cumplimiento a su carcter provisional; en
efecto Don Jos de San Martn, desde la convocatoria a concurso para otorgar
una cancin patritica al Per, nunca lo hizo con la finalidad de adoptar un Himno
Patrio sino una Cancin Patritica, denominada Marcha Nacional o Cancin
Nacional con carcter transitorio o provisorio. As lo evidencia el Decreto del 07
de Agosto de 1821 ()

16

Histricamente: Es falsa la frase: Sin disputa, ste es el Himno Nacional del

Per, atribuida al Libertador San martn y repetida por diferentes autores, con
las variantes al gusto, la misma que se contrapone con las normas legales antes
referidas conforme demuestra y asevera el himnlogo Don Carlos Raygada en
su Obra Historia Critica del Himno Nacional, quien da por falaz esta corta frase
()
Filosfica y literariamente: Cancin no es igual a himno, no obstante que
himno no deja de ser una cancin, debido a que un himno es algo ms, ya que
ste, semnticamente es loar, exaltar alabar, tributar a quien se rinde homenaje
(sea Dios, Patria u otro ente); en este sentido, nuestro denominado himno, al
margen de su origen, de carcter provisorio y de naturaleza anacrnica, carece
de las virtudes o propiedades que lo cataloguen como himno en esencia. ()
Estructuralmente: El problema del Himno nacional constituye parte de la crisis
estructural social y poltica pendiente de solucin por ms de 180 aos que no ha
sido abordado seriamente por los gobiernos y polticos (...)
Sobre su Naturaleza: Es innegable que no hay desarrollo sin cultura ni cultura
sin verdad; pero cmo hablar de cultura si ni siquiera somos conscientes de la
trascendencia de las palabras con las cuales evocamos el himno, pretendiendo
ignorndolas al amparo de una tradicin mal concebida ()
Irracionalidad: Cabe destacar que, existe un conservadurismo influyente que no
quiere comprender la necesidad de cambio de las letras del himno, debido, entre
otras motivaciones,
a que ste tendra un supuesto carcter sagrado
inmodificable y, a una concepcin errnea predominante sobre la tradicin ()
Por las consideraciones expuestas, reiteramos a ustedes Seores Congresistas,
que en representacin del pueblo peruano, acojan este clamor nacional,
pluralista y democrtico, que nicamente pretende contribuir al mejoramiento de
nuestras manifestaciones de amor a la Patria as como a la imagen del Pas y
de nuestra calidad de vida, a efectos de rendir un justo homenaje a la memoria
de nuestros antepasados y hroes que nos dieron la libertad liderados
heroicamente por el General Don Jos de San Martn cuya voluntad y deseo fue
que nosotros organizados democrticamente otorgsemos un himno Patrio al
Per, toda vez que l ya haba visualizado que la Marcha o Cancin Nacional
luego de la conclusin de la guerra de la independencia iba resultar inapropiada,
motivo por el cual, tambin, la proclamo con carcter provisorio, razn suficiente
para que hoy como hombres agradecidos
y con dignidad ejecutemos la
obligacin moral y jurdica irresuelta hasta ahora para optar por un cambio
integral de las letras del denominado errneamente Himno Nacional.
Atentamente, a los quince das del mes de abril del ao dos mil seis, los miles
de ciudadanos que suscribimos el presente memorial, en muestra de fe y
respaldo a este petitorio como sigue:
17

- Marcelino Pastor Castro,

DNI 44595636

- Felipe Shantogani Shamani,

DNI 80322228

- Georgina Navarro Anaya,

DNI 41145547

- Pablo Carbolico Landa, DNI 80563205

- Maria Shinkireri Shantojani,

DNI 84326184

- Wilson Palomino Hilario, DNI 25016075

- Francisco Ozo Kesizati, DNI 23931785
- David Barboza Vargas,

DNI 80251737

- Yane Tincabo Coshanti, DNI 25019601

- Mauro Vargas Chiveta,

DNI 25019392

4.4.6. EL COMUNICADO
El comunicado o aviso es una nota breve que contiene informacin diversa sobre el
desarrollo de las actividades cotidianas de una institucin y que se considera necesario
hacer conocer, en forma simultnea, a varios destinatarios.
El comunicado se emplea, especialmente, en los centros educativos pblicos y privados
para informar sobre los acuerdos adoptados en reunin de padres de familia o de
alumnos, o para hacer conocer las decisiones que toma la promotora o la direccin del
plantel sobre diferentes asuntos de inters para la marcha institucional.
Tambin se considera a aquel escrito en el que se comunica pblicamente una noticia,
decisin u opinin, especialmente el que se enva a un medio periodstico
Su redaccin es gil, directa, respetuosa y cordial, como si fuera una carta breve.
Leamos algunos ejemplos:

EJEMPLOS DE COMUNICADOS

SOBRE EL PAGO DE PENSIN DE ENSEANZA:

CENTRO EDUCATIVO PRIVADO

'Luis Alberto Snchez'
Lima, 14 de julio de 2012
18

Seor padre de familia:

Muy a nuestro pesar, le recordamos que la pensin de enseanza de su menor hijo
correspondiente al presente mes, no ha sido pagada hasta la fecha; por lo que
agradecer a usted tenga a bien regularizar esta situacin lo antes posible.
Atentamente,
Prof. ROCO MACO BARNET
Directora
SOBRE UN ACUERDO ADOPTADO POR ALUMNOS:

CENTRO EDUCATIVO ESTATAL

'Nuestra Seora de Lourdes"
Arequipa, 09 de mayo de 2012
Seor padre de familia:
Previo un cordial saludo, hago de su conocimiento que los alumnos del 4to grado han
acordado dar una cuota de S/. 2.00 cada uno para agasajar a sus madres por su da;
motivo por el cual le ruego enviarnos esta cuota con su hijo, a ms tardar hasta el dia
de pasado maana.
Atentamente,
ROSA HINOJOSA JARA
Profesora
SOBRE LA REALIZACIN DE UNA CHARLA EDUCATIVA

CENTRO EDUCATIVO PARROQUIAL

San Francisco
Trujillo, 19 de abril de 2007,
Seores padres de familia:
Reciba usted nuestros cordiales saludos. Le comunicamos que la Direccin del colegio
ha organizado una charla educativa para los padres de familia, que se llevar a cabo
de acuerdo con el siguiente detalle:
TEMA

: 'El Desarrollo de la Autoestima'

EXPOSITOR : Lic. Domingo Granda Muerta

DA

: 23 de abril de 2012

HORA

: 6.00 p.m.
19

LUGAR

: Auditorio del plantel.

La asistencia a esta charla es obligatoria. Se le suplica traer su agenda escolar para

registrar su asistencia.
Atentamente,
R.P. RUBN LUCIANI PONCE
Director

MODELOS DE COMUNICADO

COMUNICADO
Los Profesores Universitarios de San Marcos y de todo el pas, demandamos al Gobierno del Per, el
cumplimiento estricto de las leyes que programan la Homologacin de nuestros haberes. Se trata de la
Ley N 28603 que restituye la vigencia del artculo 53 de la Ley 23733, que homologa los sueldos de
quienes ejercen la docencia en las universidades con los magistrados del Poder Judicial, y el Decreto
Supremo N 121-2006-EF, que reglamenta de acuerdo a Ley la Homologacin de los Profesores
Universitarios.
El Gobierno del Per, presidido por el doctor Alan Garca Prez, que administra ahora una situacin
econmica de cierta holgura, como lo dicen sus principales voceros, tiene la obligacin estricta de
cumplir las leyes de la Repblica y evitar cualquier dilatacin en el tema de la Homologacin de los
Profesores Universitarios.
Por acuerdo del Consejo Universitario de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, del 15 de junio
del ao en curso, exigimos el cumplimiento de la Homologacin que en el ao 2007 corresponde a un
35%, debiendo culminar el 2008 con otro 35%.

Dr. Luis F. Izquierdo Vsquez

RECTOR

Dr. Jos Segundo Nio Montero

SECRETARIO GENERAL

COMUNICADO
Los postulantes que ingresen a la Universidad Nacional Mayor de San Marcos,
a travs del Examen de Admisin 2008-II (marzo 2008), pagarn por concepto
de la Constancia de Ingreso S/. 235.00 (Doscientos treinta y cinco nuevos
soles). Este monto es el mismo que en el Examen de Admisin 2008-I (setiembre
2007), y no se ha modificado con respecto al ao 2007.
La Alta Direccin de la Universidad ha establecido esta medida, a travs de la
Resolucin Rectoral N. 00873-R-08, atendiendo a las normas y al principio de
toda universidad pblica de satisfacer las necesidades de formacin
profesional de los estudiantes provenientes de sectores de escasos recursos.
20

El monto a pagar constituye un nico aporte econmico del estudiante antes

de iniciar su carrera universitaria y permite financiar gastos administrativos y
operativos indispensables para su incorporacin a la comunidad acadmica
de la Universidad Decana de Amrica.
Ciudad Universitaria, 26 de febrero 2012

4.4.8.CONTRATO DE ALQUILER
El contrato es un documento que contiene los acuerdos a los que han llegado dos o ms
personas, naturales o jurdicas, para crear, regular, modificar o extinguir una relacin
jurdica patrimonial, por ejemplo, para efectuar la compraventa de un terreno, alquilar un
local, construir una casa o prestar servicios profesionales.
El contrato formaliza por escrito (o sea, le da valor legal) a todo pacto o acuerdo que
previamente han convenido dos o ms personas con un fin determinado, adquiriendo de
esta manera, derechos y obligaciones que debern respetar y cumplir con seriedad
porque tal documento, habr adquirido proteccin de las leyes peruanas.
Los acuerdos se negocian, celebran y ejecutan segn las reglas de la buena fe y la
comn intencin de las partes contratantes. Se denomina parte contratante, o
simplemente parte, a cada una de las personas naturales o jurdicas que, en forma
directa o mediante mandatario o representante, adquieren derechos y obligaciones en la
celebracin del contrato. Las personas ajenas al contrato reciben el nombre de "terceros'.
Las personas son libres de contratar sobre diferentes aspectos de la vida social, paro con
fines lcitos y dentro de la ley. Nadie puede celebrar contratos contra la ley. Los acuerdos
pactados en contra de ella son nulos de hecho y nadie est obligado a cumplirlos.
Los contratos son de cumplimiento obligatorio, porque se presume que su contenido
responde a la voluntad comn de las partes, sin que haya existido presin o coaccin
alguna. Pero los contratos obligan a las partes solamente en cuanto se haya considerado
expresamente en ellos.
Slo las partes contratantes pueden exigirse mutuamente el cumplimiento de los
acuerdos pactados en el contrato; del mismo modo, slo ellas pueden modificarlos o
conservarlos en futuros contratos.
En principio, los contratos generan derechos y obligaciones nicamente entre las partes
contratantes; pero, en ciertos casos, se extiende a los herederos, cuando se trata de
derechos y obligaciones transmisibles. Por ejemplo, en el contrato de compraventa de un
inmueble, que inicialmente obliga slo a los contratantes, si el comprador fallece, sus
herederos asumen el cumplimiento de las obligaciones pendientes y tambin sus
derechos.
Para la validez legal de determinados contratos, no basta la sota voluntad de las partes;
sino que adems hay que cumplir con ciertos requisitos y formalidades Legales; de lo
contrario, dichos contratos son nulos. Por ejemplo, tratndose de la compraventa de un
terreno, no ser suficiente el solo acuerdo de las partes, sino que tambin ser necesario
la intervencin de notario pblico y la presentacin de los documentos sustentatorios de
la propiedad, el pago de tributos y el cumplimiento de otras exigencias legales.
Los contratantes afrontan, por igual los gastos y tributos que genera la celebracin del
contrato, salvo que exista norma legal o acuerdo diferente entre ellos.

21

Est prohibida la celebracin de contratos entre esposos o cnyuges, salvo para el

otorgamiento de poderes.
Las partes pueden renovar el contrato que fenece. Bajo condiciones nuevamente
convenidas.
Los contratos se usan tanto en el Sector Pblico como en el Privado y se redactan en
papel bond A4.
Los contratos en nuestro pas se someten a las normas generales del Cdigo Civil; pero,
en cuanto estas normas generales entran en contradiccin con las disposiciones
especiales que rigen cada clase o tipo de contrato, las disposiciones especiales
prevalecen sobre las normas generales.
Generalmente, el contrato se redacta en original con una copia; el original permanece en
poder de una de las partes, y la copia se entrega a la otra parte. Conviene aclarar que
tanto el original como la copia del contrato tienen el mismo valor legal. (Si hay necesidad
de ms copias se reproducen las necesarias).
El contrato es un documento de carcter privado, al que se da carcter de documento
pblico en caso de ser necesario.

ESTRUCTURA DE UN CONTRATO
El contrato tiene las siguientes partes obligatorias:
1) Ttulo (que tipifica la clase de contrato que se celebra)
2) Texto; comprende tres secciones que son las siguientes:
A.Introduccin, que precisa el tipo de contrato que se celebra (teniendo en cuenta el ttulo
que lleva el documento) e identifica, en forma detallada, a cada una de las partes
contratantes. Por lo general, esta identificacin especifica: nombres y apellidos,
documento de identificacin (Documento de Identidad; RUC: Registro nico del
Contribuyente; o carn de extranjera), cargo que se desempea o representacin que
se ejerce y direccin domiciliaria.
En la mayora de los casos, la introduccin comprende las frases: Conste, por el
presente documento, el contrato de... que celebran... de una parte...; y de la otra... y
finaliza tambin con otra conocida: ... en los trminos y condiciones siguientes:"
B.Exposicin, que desarrolla los acuerdos a los quo han llegado las partes sobre el
contrato que celebran. Cada acuerdo desarrollado se denomina "clusula" o "trmino".
El objeto en s del documento viene a ser el desarrollo de estos acuerdos en forma clara
y precisa, ordenada y completa, para prever dificultades o problemas en el futuro, como
equivocadas o antojadizas interpretaciones. Las clusulas del contrato se redactan una
a continuacin de otra, encabezada por un nmero ordinal (1, 2...) o una expresin
como "primera", "segunda"...
C.
Frmula de aceptacin, que finaliza el texto del contrato. Manifiesta que lo
expresado en el documento es de pleno conocimiento y aceptacin de las partes. En
realidad viene a ser una frmula hecha, que se usa por costumbre.
A veces, el lugar y la fecha suelen ir junto a esta frmula. Por ejemplo:
"Estando de acuerdo con el presente contrato en todas sus partes, procedemos a firmarlo
en seal de conformidad y aceptacin, en la ciudad de Chosica, a los 20 das del mes
de octubre de 2007".
En esta seccin o en otra se indica el nmero de copias con el que se elabora el original
del documento.
3) lugar y fecha
4) firma y posfirma de las partes contratantes
22

5) pie de pgina
Y las siguientes partes son complementarias:
- membrete
- nombre del ao
- sello redondo (obligatorio para los que lo tienen)
- anexo
- legalizacin de notario pblico.

4.4.9. CONTRATO DE COMPRA Y VENTA

El contrato de compraventa es aqul por medio del cual el vendedor se obliga a transferir
la propiedad de un bien al comprador; quien, a su vez, se obliga a pagar su precio en
dinero.
La mayora de las casas comerciales, que se dedican sobre todo a la venta de artefactos
elctricos, cuentan con formatos especiales ya impresos para la celebracin de contratos
de compraventa. En estos casos -y en todos- una vez que las partes se han puesto de
acuerdo sobre el contrato a celebrar, y fundamentalmente una vez que los formatos han
sido llenados, es necesario, que el comprador los lea con mucho cuidado antes de
firmarlos, para estar plenamente consciente del precio, los plazos y las condiciones en las
cuales est comprando, y con la finalidad de prever sus consecuencias.
El contrato de compraventa toma el nombre de minuta de compraventa cuando se trata
de la transferencia de propiedad de bienes inmuebles y se celebra con la intervencin de
notario pblico.
Las principales obligaciones del vendedor son:
a) Entregar al comprador el bien vendido y sus accesorios inmediatamente despus de
celebrado el contrato, o en el plazo fijado;
b) Entregar asimismo los documentos y ttulos relacionados con la propiedad o con el uso
del bien vendido (ttulo de propiedad en caso de venta de inmuebles, y de factura o boleta
de venta en caso de bienes muebles); y
c) Asumir los gastos de entrega del bien vendido.

Por su parte, el comprador tiene la obligacin principal de pagar el precio fijado por el
bien que compra, en la forma, oportunidad y lugar convenidos. Con el pago de la totalidad
del precio pactado, el comprador adquiere automticamente el derecho a la propiedad del
bien que est comprando.

MODELO DE CONTRATO DE COMPRAVENTA

CONTRATO DE COMPRAVENTA

23

Conste por el presente documento, el contrato de compraventa que celebran, de una parte, don
Jess Rosales Pinto, con D.N.I. 06589453, casado con doa Milda Canales Humareda, con D.N.I.
06587985, domiciliados en el jirn Los Jazmines 563 del distrito de La Molina, que en adelante se
denominarn, los vendedores; y de otra, don Humberto Rodrguez Garamendi, identificado con
D.N.I. 01278654 y casado con la seora Rosa Torres Barato, con D.N.I. 06785431, domiciliados
en la Mz. "D", Lote 34, Urbanizacin COVIDA, distrito de Los Olivos, que en adelante se llamarn
los compradores, en los trminos y condiciones siguientes:
1 Los vendedores venden a los compradores un vehculo de su propiedad cuyas caractersticas
son:
1. Placa de Rodaje N UQ 76126. Color: Blanco
2. Clase: mnibus

7. N' de serie: MW40-000234

3. Marca: Nissan

8. N' de motor. ED33 23403

4. Modelo: Civilian

9. Tipo de carrocera: Metropolitano

5. Ao: 1982
2 Los vendedores declaran no tener restriccin ni impedimento alguno para vender el vehculo
materia del presente contrato.
3 Los compradores, a su vez, declaran haber recibido el vehculo a su entera satisfaccin; y como
se trata de una unidad usada, los vendedores quedan liberados, a partir de la fecha, de toda
responsabilidad en lo se refiere al aspecto tcnico-mecnico del mencionado vehculo.
4 El precio pactado por la compraventa del vehculo que se indica en la clusula primera es la
suma de OCHO MIL DLARES AMERICANOS ($ 8,000.00), que los compradores se
comprometen a pagar en la siguiente forma: a la firma del presente contrato, la cantidad de
CUATRO MIL DOLARES AMERICANOS ($4,000.00) y el saldo en diez letras de cambio, de
CUATROCIENTOS DLARES AMERICANOS ($ 400.00) cada una, a cancelarse cada fin de mes,
a partir de abril del ao en curso, en el domicilio de los vendedores, sin que exista requerimiento
alguno.
5 Los contratantes declaran conocer la situacin administrativo-legal del vehculo mediante el
respectivo Certificado de Gravamen; no obstante ello, los vendedores quedan obligados a la
eviccin y saneamiento de ley en caso que fuera necesario.
Las partes declaramos estar de acuerdo con el presente contrato en toda su amplitud, dejando
constancia que no ha habido dolo ni error en su celebracin que pueda invalidarlo.
Lima, 28 de marzo de 2000

JESS ROSALES PINTO

Vendedor

HILDA CANALES HUMAREDA

Vendedora

HUMBERTO RODRGUEZ GARAMENDI

Comprador

ROSA TORRES BARRETO

Compradora

(Legalizacin de notario pblico)

24

4.4.10. El OFICIO
El oficio es un documento de carcter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector
Pblico; y por extensin, en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y
deportivas que no dependen del Estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de ms
alta jerarqua.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin,
contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo
administrativo.
El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir, fuera de una institucin; y a
nivel interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad especialmente
con aqullas que ocupan cargos directivos.
A nivel interno, enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de una
entidad o Institucin.
Las entidades que conforman el Sector Privado emplean la carta en vez del oficio para su
comunicacin externa.

ESTRUCTURA
El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
1)
2)
3)
4)
5)
6)

Membrete
Cdigo
Lugar y fecha
Destinatario
Asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en otros formatos)
Texto; por lo general, consta de tres secciones:

A. Frmula de apertura: que encabeza la redaccin del texto del oficio. Hay muchas
frmulas de apertura, pero las que recomiendan los manuales de redaccin y las
directivas internas de los organismos estatales son dos: Tengo el honor, cuando
el oficio es dirigido a un superior, y Tengo el agrado..., si es enviado a un
funcionario de igual o menor jerarqua.
B. Exposicin: que desarrolla el asunto del oficio en forma clara, directa y lo ms breve
posible. Se inserte a continuacin de la frmula de apertura.
No est de ms recordar que al desarrollar el asunto del oficio, debemos dejar de lado la
grandilocuencia y la redundancia intiles. La complejidad del trabajo administrativo
de nuestra poca nos obliga a ser prcticos, directos y econmicos, en funcin de
ahorrar tiempo y esfuerzo.
C. Prrafo de cierre: que, como su nombre lo indica, es un prrafo que se utiliza al
finalizar el texto del oficio.

25

7)
8)
9)
10)

Antefirma
Firma, posfirma y sello
con copia
Pie de pgina

Y las siguientes complementarias:

- nombre del ao (obligatorio nicamente en los oficios de circulacin externa)
- referencia
- anexo

Veamos un ejemplo en el que se ubican las partes obligatorias del oficio:

AO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PER

1) UNIVERSIDAD NACIONAL
SAN CRISTBAL DE HUAMANGA

2) OFICIO N 054-2012- UNSCH/FCA

3) Ayacucho, mayo 15 de 2012
4) Seor Ing.
JULIO MENDOZA SOTOMAYOR
Decano de la Facultad de Agronoma de la Universidad Nacional Agraria de La Molina

LIMA
5) Asunto : Invitacin Ponente I Seminario
Nacional sobre el Cultivo de la Papa
6)

7)

Es grato hacer de su conocimiento que la Facultad que tengo el honor de dirigir

ha organizado el I Seminario Nacional sobre el Cultivo de la Papa que se realizar
en esta localidad, entre el 27 y el 30 de junio del presente ao.
Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos de
investigacin sobre el cultivo del tubrculo en referencia, me permito invitarlo a
participar en dicha actividad como ponente con el tema: 'Mejoramiento de Papas en
el Per', el da 28 de junio, a las 18 horas, en el paraninfo de esta casa superior de
estudios. Sus pasajes y sus gastos de estada en esta ciudad, sern sufragados por
nosotros.
En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con su valiosa
participacin, aprovecho la oportunidad para hacerle llegar el saludo de los miembros
de la Facultad a mi cargo y del mo propio.
Atentamente,

26

8)

Ing. CSAR MONTOYA CANALES

Decano de la Facultad de Ciencias Agrarias

9) c.c.:
Centro Proy. Social
Archivo.
10) CMC/jhg.
11)

A. OFICIO SIMPLE
El oficio simple, conocido comnmente slo como oficio, se emplea para comunicar
disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones,
presentar personas, participar la realizacin de actividades, coordinar acciones,
transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra informacin a un solo
destinatario.
Algunas de sus caractersticas son:
a) El oficio simple tiene un solo destinatario que viene a ser la persona, dependencia o
institucin que se nomina en la parte llamada destinatario.
b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecangrafo del
documento. O sea, que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario
como sucede en los oficios y memorandos mltiples.
c) Lleva la palabra oficio en el cdigo como denominacin del documento
d) Usa con copia
e) Es mecanografiado con pocas copias: el original se remite al destinatario y las copias,
a los que se indica en la con copia.

Los oficios simples y mltiples se estructuran en base a tres formatos A, B, C, los que se
diferencian por:
a) redactar o distribuir de manera especial los elementos del destinatario
b) llevar 'asunto' obligatoriamente los dos primeros formatos (En el formato C, el uso del
"asunto" es opcional); y
c) ser los dos primeros formatos, modernos, y el tercero, tradicional.

NOTA: Los formatos que se utilizan actualmente para la estructuracin de los

documentos administrativos estn ordenados teniendo en cuenta su grado de difusin, de
modo que los formatos signados como A son lo ms usados

27

MODELO DE OFICIO SIMPLE

AO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PER

OFICIO N132-2012-DRE/USE 14
Trujillo, 17 de mayo de 2012

Seor Prof.
LEONIDAS PERALES LOZANO
Director Regional de Educacin
CIUDAD

Asunto: Agradecimiento apoyo brindado

Tengo el honor de dirigirme a Ud. para comunicarte que por disposicin

superior he sido designado a partir del 21 del presente. Director de la Unidad de
Servicios Educativos N' 04 de Tumbes, motivo por el cual dejo constancia de mi
agradecimiento a Ud. y, por su intermedio, a todo el personal de esa Direccin
Regional. por el permanente apoyo que me brindaron en el cumplimento de las
acciones educativas que me fueron encomendadas.
Hago propicia la ocasin, para reiterarle mi ms profundo reconocimiento y
agradecimiento.
Atentamente,

Prof. ANTONIO RIVA LPEZ

Director de la USE 14 de Trujillo

c.c.:
Subdireccin Regional Archivo.
Archivo

28

ARL/ljh.

A.

OFICIO MLTIPLE

El oficio mltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra informacin

simultneamente a varios destinatarios.
Sobre este particular, revisando los manuales de redaccin, las directivas internas y los
archivos de los organismos estatales, hallamos dos denominaciones: oficio circular" y
oficio mltiple" para referirse al oficio que va dirigido con el mismo contenido a varios
destinatarios.
Pocas son las entidades que establecen diferencias entre una y otra denominacin. Estas
pocas instituciones llaman 'oficio circular' a aquellos que comunican disposiciones, y
'oficio mltiple a los que proporcionan cualquier otra informacin diferente a
disposiciones. Es decir, que emplean uno u otro nombre teniendo en cuenta el tema o
asunto que dichos oficios comunican.
Pero la mayora de las instituciones no establecen ninguna distincin y utilizan 'oficio
circular" y 'oficio mltiple" indistintamente, sea cual fuere el asunto a transmitir.
Esta falta de diferenciacin en la mayor parte de las entidades estatales crea confusiones
e indecisiones, porque obviamente al tratarse de dos denominaciones se piensa tambin
en dos documentos distintos.
Ante esta situacin, hemos estudiado con detenimiento el problema sobre bases reales.
Este estudio nos ha llevado a la conclusin siguiente: que no se trata de dos documentos
diferentes, sino de uno solo con dos denominaciones. Concluimos de esta manera
porque en la prctica comparten las mismas caractersticas.
Esta conclusin, que muy bien nos podra haber llevado a adoptar cualquiera de las dos
denominaciones, nos inclin, sin embargo, a adoptar el nombre de oficio mltiple para
aquel que tiene varios destinatarios, debido a dos motivaciones muy sencillas: primero, si
al oficio que tiene un solo destinatario se le llama "oficio simple", al que tiene varios es
lgico llamarlo oficio mltiple, por mera oposicin; y segundo, por reservar la palabra
"circular" como nombre de otro documento que se emplea en la administracin privada.
Algunas caractersticas de este tipo de documento son:
a) El oficio mltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hacen referencia
en la parte denominada "distribucin".
b) Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen
responsabilidades acorde con las funciones que desempean.
c) En el cdigo, lleva oficio mltiple" como nombre del documento y mantiene la misma
numeracin para todos los ejemplares.
d) El espacio correspondiente al destinatario" es dejado en blanco, con la nica mencin
del tratamiento 'seor' o al', segn formatos que se empleen.
e) En los oficios mltiples de difusin interna, no es obligatorio completar este espacio,
pero si, en los de circulacin externa.

29

f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de

'destinatario' deber comprender tantas lneas como espacios se requieran para
identificar a quienes remitiremos los ejemplares del oficio.
g) El espacio en blanco del 'destinatario de cada ejemplar del oficio mltiple, en casos de
necesidad u obligatoriedad, ser llenado con los datos del destinatario del documento.
h) Por otro lado, tambin se dejan en blanco las partes divergentes del texto para ser
completadas despus, ejemplar por ejemplar.
i) El texto del oficio mltiple debe redactarse en tercera persona singular, o sea que no
debe decirse, por ejemplo, "Tengo el agrado de dirigirme a Ustedes....", sino Tengo el
agrado de dirigirme a Usted....", como si el oficio tuviera un solo destinatario.
j) Usa "distribucin" en lugar de con copia.

El oficio mltiple se estructura en base a los mismos formatos proporcionados para

redactar el oficio simple.

MODELO DE OFICIO CIRCULAR

AO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PER

OFICIO MLTIPLE N 027-2012-5560

Cajamarca, 02 de junio de 2012

Seor

Asunto: Licencias casas vivienda

Es grato dirigirme a Ud. para comunicarle la obligacin que tiene su despacho

de enviar trimestralmente a esta oficina la nmina de las licencias que otorga para la
construccin de casas vivienda, dentro del radio urbano de su jurisdiccin.
Por tal motivo, mucho agradecer tenga a bien remitimos, a la brevedad,
dichas nminas a partir del mes de julio.
Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor
consideracin y estima personal.
Atentamente,
Ing. JULIO VASQUEZ ALVA
30

Jefe Departamental Cajamarca

DISTRIBUCIN:
Municipalidades Provinciales de
Cutervo
Chota
Santa Cruz Archiva (02).
TVA/It

4.4.11. CERTIFICADO
El certificado es un documento que contiene la afirmacin o acreditacin de un hecho real
y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.
Lo que se dice o afirma en el certificado se da por cierto o realizado, o que existe, o que
es as en la realidad y los hechos. Cualquier certificacin que falte a la verdad constituye
delito; y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro pas.
'El certificado es un-testimonio de hechos concluidos o constatados. Por ejemplo, se
expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institucin educativa;
certificado de trabajo, por los servicios prestados; certificado de salud, luego de haberse
examinado el estado de salud de una persona; certificado de orfandad, despus de
haberse comprobado la situacin de desamparo en que se encuentra un menor de edad;
etc.
El certificado se emplea tanto en la administracin pblica como privada, y se expide a
pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley.
Este documento se otorga en papel A4, membretado, o en formularios especiales
diseados para cada tipo de certificado.

Tienen facultad para pedir la expedicin de certificados:

a) Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la
constatacin de un hecho;
b) Las personas naturales capaces mayores de 18 aos, o sus representantes legales,
que tienen o prueban tener legitimo inters material o moral sobre el hecho cuya
certificacin solicitan;
c) Las autoridades polticas, judiciales y militares competentes; y
d) El superior jerrquico.

31

ESTRUCTURA
El certificado que expide la autoridad en forma directa presenta las siguientes partes
obligatorias:
1. Membrete
2. Cargo de la autoridad que expide el documento
3. La palabra certifica
4. Texto
5. Lugar y fecha
6. Firma, posfirma y sello de la autoridad
7. Pie de pgina.
El certificado que expide un subalterno por autorizacin de su jefe, debe tener la firma de
ambos.

REDACCIN DEL TEXTO:

El texto del certificado comprende tres secciones:
A.

Introduccin: empieza la redaccin del texto con la palabra 'Que" e identifica a la

persona, objeto o situacin que se certifica.
Los nombres y apellidos de esta persona se consignan en forma completa, tratando
de hacerlos resaltar, motivo por el cual se suelen escribir con maysculas y/o
subrayado.
B. Exposicin: desarrolla en forma clara y precisa el asunto que genera el certificado.
La persona que lo expide afirma o da cuenta de un hecho, acto o situacin que le
consta, con absoluta imparcialidad y objetividad.
C. Prrafo de cierre: finaliza la redaccin del texto. Manifiesta a peticin de quin y para
qu se expide el certificado. La frmula hecha ms conocida es: Se expide el
presente, a peticin del interesado para los fines que crea conveniente. El uso de
este prrafo es opcional.
En la siguiente pgina tenemos un ejemplo de certificado, donde se sealan las partes
obligatorias antes mencionadas:

1) COMPAA MINERA BUENAVENTURA

Huancavelica
2) El SUPERINTENDENTE DE LA COMPAIA MINERA BUENAVENTURA QUE
SUSCRIBE,
3) CERTIFICA:
4)
Que don Rodolfo Jos Ballesteros Aguirre, alumno de la Facultad de Ingeniera
de Minas de la Universidad Nacional Daniel Alcides Carrin de Cerro de Pasco, ha
realizado prcticas pre profesionales en el asiento minero de Casapalca, centro de
produccin integrante de esta compaa minera, durante tres meses, a partir del 01 de
32

enero de 2012, habiendo demostrado capacidad, iniciativa y responsabilidad en el

cumplimiento de las acciones encomendadas.
Se expide el presente documento, a solicitud escrita del interesado para bs
fines que crea conveniente.
5)

Huancavelica, 04 de abril de 1997

6)

Ing. FREDY CASTELLANOS ROSSE

Superintendente de la Compaa Minera 'Buenaventura'

7) FCR/jul.

MODELO DE CERTIFICADO

UNIVERSIDAD NACIONAL
JORGE BASADRE GROHMANN

EL SECRETARIO DE LA FACULTAD DE INGENIERA DE SISTEMAS QUE

SUSCRIBE,

CERTIFICA:

Que la seorita RUTH NANCY VALDIVIA PORTUGAL ha ocupado el PRIMER

PUESTO en el Orden de Mritos de los alumnos de esta Facultad, en el II semestre
del ao acadmico de 2006. As obra en los archivos de esta oficina a los que me
remito en caso de ser necesario.
Se expide el presente certificado a peticin escrita de la interesada para los
fines que le convengan.
Tacna, 31 de diciembre de 1997

JUAN BARDALES ZAVALA

Secretario
VB
Ing. MIGUEL REYNAGA GONZLEZ
Decano
jbz.

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4.4.12. INFORME
El informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de
acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de inters. Por ejemplo,
los profesores presentan, informes sobre el avance de su programacin curricular; un
ingeniero, sobre la ejecucin de una obra; un trabajador de una tienda comercial, sobre
las ventas efectuadas en una semana; de igual manera, una secretaria puede enviar un
informe por propia iniciativa sobre la prdida de su mquina de escribir; o el presidente de
una comisin investigadora puede hacer lo propio sobre los resultados de la investigacin
que ha realizado su comisin.
La autoridad que solicite la presentacin de un informe deber precisar con claridad el
asunto sobre el cual requiere informacin; y el informe que se elabore deber referirse
necesaria y exclusivamente a ese asunto.
La autoridad puede pedir que personas particulares informen sobre hechos o situaciones
que conocen y que considera tiles para esclarecer o solucionar problemas.
El informe tiene carcter de declaracin jurada; quiere decir que la persona que informa
debe informar la verdad, de lo contrario, podr ser sancionado administrativa y
penalmente.
Segn los casos, el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensin
variable, pudiendo abarcar incluso varias pginas. Asimismo, puede ser elaborado y
firmado por ms de una persona e ir acompaado de cuadros, fotografas, videos,
grabaciones, testimonios, declaraciones, resmenes, disquetes, separatas, facturas,
recibos u otros documentos u objetos para sustentar la informacin que se proporciona.
El informe es utilizado por los trabajadores de los Sectores Pblico y Privado y se redacta
en papel A4.
El Informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin o empresa.
Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo
nivel.

ESTRUCTURA
Posee las mismas partes que tiene el memorando, con la aclaracin que no lleva
"distribucin" en ningn caso.
Redaccin del texto:
El texto del informe comprende por lo general tres secciones:
A. Frmula de apertura: que inicia la redaccin del texto. Existen muchas frmulas de
apertura. Con frecuencia, las frmulas de apertura que emplea el informe son las
mismas que utiliza el oficio.
Por otro lado, conviene hacer notar que existen prrafos ya formados, rutinarios, muy
difundidos para encabezar el desarrollo del asunto que motiva el informe.
B. Exposicin: que desarrolla en forma sistemtica el asunto que se comunica. Este
desarrollo se organiza en orden cronolgico o temtico.
Si el informe lo requiere, las ideas se organizan en prrafos, o mediante ttulos y
subttulos. En caso necesario, ellos se enumeran con relativamente. Las Ideas
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esenciales se destacan, y una de las formas de resaltar ideas consiste en subrayarlas

o en escribirlas 'en negrita'.
La exposicin debe ser clara, ntegra, precisa y verdica. Y como no se ordena ni
articula sino lo previamente seleccionado, ser necesario trazar primero un esquema
que contenga todas las ideas a informar. Debemos evitar contradicciones, vacos y
repeticiones. Debemos despojarnos de todo subjetivismo. El destinatario no debe
formarse una opinin distorsionada o parcial del asunto que se comunica.
C. Frmula de Cumplimiento: que finaliza el texto del informe. Esta frmula constituye un
prrafo separado del resto del texto. La frmula de cumplimento ms difundida es: 'Es
todo cuanto tengo que informar a Ud. para su conocimiento y dems fines'.
El 'destinatario' del informe se redacta de manera similar que el 'destinatario' del
memorando.

MODELO DE INFORME
INFORME N 079-2012/UC

Arequipa, 05 de setiembre de 2012

Seor
Ing. Edwin Beingolea Cismaya
Jefe de la Oficina de Imagen Institucional
ASUNTO: Desperfectos en el equipo de radio
Es grato dirigirme a Ud. para informarle lo siguiente:
1.
El da de hoy, a las 08.00 horas, apenas presion la llave de control del equipo
de radio de la oficina a mi cargo, me di con la sorpresa que emita sonidos extraos.
Esta situacin me llev a revisado con detenimiento y a detectar las fallas que indico:
a)
Obstruccin en la frecuencia 1560, que no permite escuchar las otras
estaciones de la red;
b)
Audicin imperceptible en la frecuencia 2040 ,que imposibilita recepcionar con
nitidez los mensajes que se envan;
c)
Salida muy baja en la frecuencia 1890,acompaado de un ruido que distorsiona
la voz;
2.
El encargado de la portera, seor Juan Rosales Tollo, abordado sobre el
particular, manifiesta que durante su servicio no ha ingresado nadie a la oficina,
afirmacin que me preocupa ya que el viernes ltimo el equipo funcionaba
normalmente, como puedan atestiguar los que trabajan en la Unidad de Revisiones
Tcnicas, prxima a sta;
3.
Este impase ha sido comunicado al tcnico de Mantenimiento, quien ha
ofrecido revisar el equipo en horas de la tarde de hoy;
Es todo cuanto informo para su conocimiento y dems fines.
Es necesario que Ud. disponga las investigaciones del caso para que situaciones
similares no se repitan.Atentamente,
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EDGAR NAVARRO QUIROGA

Jefe Unidad de Comunicaciones
L

c.c.:
Unidad de Mantenimiento
Archivo.

EL CIRRICULUM VITAE

1. DEFINICION
El curriculum vitae es un documento por el cual una persona de a conocer su
historia profesional, SU CALIFICACION PARA UN AFUNCION O CARGO.
Puede ser nominal no- documentado- (relacin de ttulos, cargos, obras, etc.) o
documentado (pruebas- copias de los documentos en mencin-)

2. ESTRUCTURA
2.1. Titulo
2.2. Datos generales
2.3. Cuerpo:
a) grados y ttulos
b) experiencia profesional
c) produccin intelectual
d) capacitacin (actualizada y perfeccionamiento)
e) meritos (actividades de proyeccin social, reconocimiento, distinciones)
f) Otros: referencias personales.
2.4. Lugar y fecha
2.5. Firma
2.6. Postfirma
3. SOBRE SU REDACCION
3.1. El titulo se reduce a la expresin latina currculo vital (con letras maysculas
y subrayado). Puede usarse el trmino curriculo sin complemento, esta
forma tambien significa Plan de estudios
3.2. En los datos personales se consignan fundamentalmente: apellidos (con
maysculas) y nombres, DNI, edad, domicilio, telfono, etc.
3.3. El cuerpo consta de una serie de aparatos, el numero y orden son flexibles,
es recomendable asignarles un codigo:
a) Grados y titulos (estudios realizados). Se hace mencion unicamente a los
estudios de mayor nivel educativo realizados por el interesado. Cuando se
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posee un grado academico o titulo profesional, se emplea el trmino.

GRADO ACADEMICO Y/O TITULO PROFESIONAL.
b) Experiencia profesional,
alude al tiempo de servicios, cargos
desempeados( se precisa la institucin y el ao o aos).
c) Produccin intelectual; se hace una relacin de los libros academicos y/o
de investigacin editados (precisar titulos y aos de publicacin), trabajos
de creacin, articulos en revistas y periodicos.
d) Capacitacion; Comprende la relacion de los eventos de capacitacion a
los que ha asistido el interesado, asi como de los cursos breves
complementarios que ha llevado, como idiomas, computacin, etc.
e) Otros Meritos; se incluye la participacin en comisiones, jurados, sobre
todo felicitaciones o reconocimientos de su albor mediante resoluciones y/o
oficios (indicar el numero y ao del documento).
3.4. Se adjunta usualmente a una solicitud.

EN CADA PARRAFO DEBEN INCLUIRSE LOS DATOS DE MAYOR

SIGNIFICACION Y SOLO AQUELLOS QUE PODEMOS AVALAR CON PRUEBAS
FEHACIENTES

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