Access 2000

Contenido
Contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Que es una base de datos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Elementos bsicos de Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Base de Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Crear una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Abrir una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Cerrar la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Ejercicio paso a paso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Crear una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Guardar la estructura de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Eliminar una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Propiedades de los campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ejercicio paso a paso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modificar diseo de las tablas de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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13
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14
15
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19
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22
Buscar, filtrar, ordenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Buscar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ordenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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25
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Modificar tablas de datos.

...........................................................
Modificar el diseo de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Introducir y modificar datos de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Desplazarse dentro de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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37
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Las relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conceptos bsicos sobre relaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Crear la primera relacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Integridad referencial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modificar relaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cuestiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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41
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45
Los formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Crear un formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
1
Manejar formularios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Buscar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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51
53
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Las consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tipos de consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ejecutar una consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Consultas de accin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Consultas de actualizacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Consultas de datos anexados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Consultas de creacin de tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ejercicio paso a paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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57
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59
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Los informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Crear un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Imprimir un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ejercicio paso a paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Base de datos Gestin Comercial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Base de datos Telfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Base de datos: Libros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Base de datos almacn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Base de datos Restaurante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Base de datos Alumnos
.....................................
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73
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85
Introduccin
Que es una base de datos?

Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o
p r o p s i t o
particular, como el
seguimiento de
pedidos de clientes
o el mantenimiento
de una coleccin
de msica. Si la
base de datos no
est almacenada
en un equipo, o
slo
estn
instaladas partes
de la misma,
puede que deba
h a c e r
u n
seguimiento de
informacin
procedente de
varias fuentes en
orden a coordinar y
organizar la base Figura 1 Bases de datos.
de datos.
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un
nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en
contenedores de
almacenamiento
independientes
denominados
tablas; puede ver,
agregar y actualizar
datos de la tabla
por medio de
formularios en
pantalla; puede
asimismo buscar y
recuperar slo los
datos que desee
por medio de
Figura 2 Ejemplo de consulta
consultas; y puede
analizar o imprimir
datos con un diseo especfico por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios
ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una Intranet
por medio de pginas de acceso a datos.
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que
hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario,
3
informe o pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones
especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta
puede tambin actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos
predefinidos o personalizados en los datos.
Microsoft Access proporciona el conjunto de herramientas necesarias para llevar
a cabo la gestin de nuestros datos.
Microsoft ACCESS es un gestor de bases de datos relacionales. Una base de
datos es un conjunto de informacin organizada en tablas relacionadas.
Un gestor de bases de datos permite: Aadir informacin , modificar
informacin ya existente, eliminar la informacin que no interese, buscar datos
concretos, clasificar los registros de una base de datos segn distintos criterios,
realizar consultas (pedir que nos proporcione informacin sobre los datos que cumplen
ciertas condiciones), calcular valores a partir de datos contenidos en la base de datos,
imprimir los datos contenidos en tablas segn un formato determinado.
Elementos bsicos de Access.

Vamos a ver cuales son los elementos bsicos de Access, la pantalla, las barras,
etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman,
dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento
no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en
disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.
Arrancar Access.
Veamos las dos formas bsicas de arrancar Access.
1.
Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de

la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un
men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Access, hacer
clic sobre l, y se arrancar el programa.
2.
Desde el icono de Access del escritorio.
Para cerrar Access, puedes utilizar cualquiera de las

siguientes operaciones:
1.
Hacer clic en el botn cerrar
2.
Pulsar las teclas ALT+F4.
3.
Hacer clic sobre el men Archivo y
elegir la opcin Salir.
La pantalla inicial.
Al arrancar Access aparece una
pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales.
A diferencia de otros programas
Access dispone de una ventana inicial que nos permitir empezar a trabajar utilizando
una base de datos ya existente o creando una nueva, pero nosotros de momento
4
vamos a hacer clic sobre el botn Cancelar, para empezar desde cero.
Contenido de la ventana de Access.
Barra de ttulo
Situada en la parte superior de la ventana, donde aparecen el nombre de la
aplicacin: Microsoft Access. Tambin aparece otra barra de ttulo en la ventana de la
Base de datos, que contiene el nombre de la Base de datos activa.
Botones de control
Minimizar, Multiventana / Maximizar y Cerrar.
Barra de mens
Contiene la lista de opciones de men desplegables. Los diferentes mens de
la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada
del nombre del comando. Por ejemplo Alt + a para desplegar el men Archivo.
Barras de herramientas
Formadas por conjuntos de iconos guardar, copiar, cortar, etc. que realizan
distintas operaciones. Las barras de herramientas se pueden hacer visibles e invisibles
a travs de la opcin Barras de herramientas del men Ver.
Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se
reconocen porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado,
tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro. Existen
ms barras de herramientas pero stas slo son accesibles en algunos casos
determinados que iremos viendo a lo largo del curso.
Barra de estado
Informa sobre el estado actual de la aplicacin o da informacin sobre la funcin
de los iconos.
Mens emergentes o contextuales
Se accede a ellos
haciendo clic con el
botn derecho del ratn
sobre
cualquier
elemento de la ventana
de Access.
La ventana de la Base
de Datos contiene seis
subcarpetas:
Tablas
Contienen los
datos estructurados en
filas (registros) y
columnas (campos).
Consultas
Son el resultado
de preguntas sobre los
datos de las tablas.
Formularios
Mejoran la forma de presentacin de los datos de las tablas.
Informes
Se utilizan para imprimir los datos existentes en las tablas.
Macros
Permiten repetir de forma automtica un conjunto de operaciones que se usen con
frecuencia.
Mdulo
5
Es un conjunto de procedimientos de Visual Basic (lenguaje de programacin que

se puede utilizar con Access).
En cada subcarpeta existen 3 botones :
Abrir
Da acceso al elemento seleccionado, bien sea una tabla, consulta, etc. en la
carpeta actual.
Diseo
Da entrada a la pantalla de diseo del elemento seleccionado, para poder realizar
modificaciones.
Nuevo
Permite la creacin de un nuevo elemento en la carpeta actual, utilizando un
asistente que permita guiarnos durante la creacin, o a travs de otra posible opcin.
Nueva y Abrir
Estos dos iconos permiten:
Crear una nueva base de datos en blanco. Pulsando el primer icono aparece el
cuadro de dilogo Nueva.
Con el segundo icono aparece un cuadro de dilogo que permite seleccionar la
base de datos que se desea abrir.
Ayuda
Pulsando la tecla F1 se accede a la ventana de temas de ayuda que contiene :
Contenido, Buscar y Asistente para ayuda.
Tambin pude utilizarse el Icono de la ayuda para preguntar sobre una cuestin
concreta. Basta pulsar el icono y pinchar el elemento sobre el que queramos
informacin.
Base de Datos
Crear una base de datos.

Para crear una base de datos, seguir los
siguientes pasos:
1.
2.
Ir al men Archivo.
Elegir la opcin Nueva base de datos...
O bien hacer clic sobre el botn Nuevo

de la
barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo nuevo:
3.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Aparecer el cuadro de dilogo Archivo
nueva base de datos donde tendremos que
asignarle nombre a nuestra base de datos.
4.
En el recuadro Guardar en hacer clic

sobre la flecha de la derecha para
seleccionar la carpeta donde vamos a
grabar nuestro trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la
carpeta seleccionada.
5.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
6.
En el recuadro Nombre de archivo,
escribir el nombre que queremos ponerle a
nuestro archivo.
7.
Hacer clic sobre el botn Crear.
Automticamente se crear nuestra
nueva base de datos a la cual Access asignar
la extensin .MDB, y aparecer la ventana
correspondiente a la base de datos:
Si observas la ventana de la base de

datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes objetos de una base de datos
tablas, formularios, etc. en la parte de la derecha, dependiendo del objeto
seleccionado a la izquierda, Access nos
permitir crear o modificarlos.
Abrir una base de datos.

Para abrir una base de datos ya
existente, seguir los siguientes pasos:
1.
2.
Ir al men Archivo.
Elegir la opcin Abrir...
O bien hacer clic sobre el botn Abrir
7
de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo Abrir:
3.
4.
5.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.
Elegir la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.
En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, sta se situar en el recuadro superior Buscar en, y ahora
en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
6.
7.
Hacer clic sobre el archivo deseado.

Hacer clic sobre el botn Abrir.
O bien
6.
Hacer doble clic sobre el archivo deseado y se abrir directamente.
Otra forma para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento
abiertos anteriormente.
1.
Seleccionar el men Archivo.

Al final de la ventana del men, Access presenta una lista con los cuatro ltimos
documentos abiertos.
2.
Hacer clic sobre el documento deseado.
El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.
Cerrar la base de datos.

Para cerrar una base de datos, seguir los siguientes pasos:
1.
2.
Ir al men Archivo.
Elegir la opcin Cerrar.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar
de la ventana de la base de datos.
Ejercicio paso a paso.

Crear, abrir y cerrar una base de datos
Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos con Access.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Si no tienes abierto Access, brelo para realizar el ejercicio.

En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botn Cancelar para cerrar la
ventana de cuadro de dilogo abierta.
Ir al men Archivo.
Elegir la opcin Nueva base de datos...
O bien hacer clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vamos
a grabar nuestro trabajo, es decir en la unidad W:
Hacer doble clic sobre nuestra carpeta donde guardaremos el archivo.
En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a
nuestro archivo, ejercicio 01.
Hacer clic sobre el botn Crear.
Observa como tenemos una nueva base de datos llamada ejercicio 01.mdb,
pero que de momento est vaca.
Ahora supongamos que ya no nos interesa trabajar con la base de datos
anterior, por lo tanto vamos a cerrarla.
Ir al men Archivo.
Vamos a volver a recuperar la base de datos.
Ir al men Archivo.
Elegir la opcin Abrir...
Elegir la unidad deseada el disco duro W:.
En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida.
Hacer doble clic sobre nuestra carpeta donde se encuentra el archivo a
recuperar.
Al abrir una carpeta, sta se situar en el recuadro superior Buscar en, y ahora
en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
Hacer clic sobre el archivo deseado, ejercicio 01.mdb.
Hacer clic sobre el botn Abrir.
Como ya hemos terminado el ejercicio vamos a cerrar la base de datos
utilizando un mtodo diferente al que hemos utilizado antes.
Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la base de datos.
Cuestiones
Crear, abrir y cerrar una base de datos
Ejercicio 1.
Observa cada afirmacin, y contesta verdadero o falso:
1.
No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado anteriormente
ya que sino se perderan los ltimos cambios.
? Verdadero
? Falso
9
2.
No se pueden tener abiertos varios libros a la vez.

? Verdadero
? Falso
3.
El objeto ms importante de una base de datos es la tabla.

? Verdadero
? Falso
4.
Las nicas formas de abrir una base de datos es utilizando el botn Abrir de la
barra de herramientas o la opcin Abrir... del men Archivo.
? Verdadero
? Falso
Ejercicio 2.
Relaciona cada botn de la izquierda por su significado en la parte derecha.
1
A Abrir o recuperar una base de datos ya existente.
B Empezar una nueva base de datos.
C Cerrar una base de datos.
Ejercicio 3.
Elige la opcin correcta:
1.
Si hacemos clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas:
A) Aparecer el cuadro de dilogo Nuevo, para crear una nueva base de datos.
B) Aparecer directamente una base de datos vaca en pantalla.
C) Cualquiera de las dos primeras opciones.
D) Ninguna de las opciones anteriores.
2.
En el men Archivo encontraremos:
A) Las opciones para guardar y cerrar libros de trabajo.

B) Las opciones de abrir y empezar libros de trabajo.
C) Cualquiera de las dos primeras opciones.
D) Ninguna de las opciones anteriores.
Ejercicio 4.
Enumera y explica cada uno de los objetos disponibles en una base de datos de
Access.
10
Tablas
Los datos de una base de datos se estructuran en tablas, donde las columnas
son los CAMPOS de la Base de Datos (BD) identificados por nombres, y las filas los
REGISTROS (conjunto de informaciones sobre un mismo elemento).
Crear una base de datos.

Para crear una base de datos se tienen dos opciones:
Cuando se arranca el Access, seleccionar la opcin de crear una base de datos

(en blanco o a travs de asistente).
Comando Nueva base de datos del men Archivo.

Nuevo
El botn nuevo permite crear una nueva tabla usando el Asistente para tablas
(que ejecutar un tutor que nos guiar durante la creacin), o a travs del Modo ver
diseo (para disear la tabla manualmente)
Asistente para tablas.
Seleccionar una o varias tablas de las de los ejemplos de negocios o personal,

segn los campos que necesitemos.
Aceptar los campos.
Posibilidad de cambiar de nombre a los campos.
Dar un nombre a la nueva tabla.
Asignar una clave principal a travs del asistente o seleccionando nosotros

mismos el campo que servir de clave.
Modo ver diseo.
Ventana donde se muestra la composicin de la tabla : Campos que la componen y
propiedades de cada uno.
Nombre del campo
Permite identificar al campo dentro de la tabla (Evitar poner el mismo nombre a
varios campos de distintas
tablas, para que no
aparezcan relaciones
innecesarias a crear
consultas).
Tipo de datos
Se puede acceder a
los distintos tipos
disponibles a travs del Figura 18 Tipos de datos
botn
del
men
desplegable:
Texto
Mximo 64 caracteres.
Memo
Cantidad de informacin muy grande.
Numrico
11
Cuando se necesite realizar operaciones aritmticas.

Fecha / hora
Fecha y hora con distintos formatos.
Moneda
Aade Pts al valor del campo.
Autonumrico
Se autoincrementa automticamente.
S / No
Almacena los valores lgicos s y No. ( OJO AL ACENTO !)
Objeto OLE
permite almacenar un dibujo.
Descripcin
Describir de forma amplia el contenido del campo, aparecer en la barra de
estado cuando se selecciona el campo en un formulario.
Modificar la estructura de una tabla.
Eliminar un campo
Seleccionar la fila de ese campo, y pulsar la tecla SUPR.
Insertar un campo
Situarse en la fila debajo del campo a insertar. Pulsar la tecla INSERT o seleccionar la
opcin Insertar fila del men Edicin.
Mover un campo
Hacer clic sobre el selector de la fila y arrastrar con el ratn hasta la nueva posicin.
Clave Principal.
Las tablas pueden contener un campo (o varios) que sirva de clave principal y
permite identificar a cada registro de manera nica. Y adems para :
Las tablas pueden contener un campo (o varios) que sirva de clave principal y
permite identificar a cada registro de manera nica. Y adems para :
1.
Permitir definir relaciones entre tablas.
2.
Incrementar la velocidad en las consultas.
Para seleccionar un campo como clave principal :
Situarse en el campo, y pulsar el icono de CLAVE PRINCIPAL.
Al guardar la tabla sin campo clave el Access permite crear un campo clave.
Guardar la estructura de una tabla.

Cerrar la ventana de modo diseo y dar un nombre a la tabla.
Eliminar una tabla

Seleccionar la tabla en la subcarpeta de Tablas, y pulsar la tecla SUPR.
Este mismo procedimiento es vlido para eliminar cualquier otro componente de
la base de datos : consulta, formulario, informe. Basta colocarse en la carpeta
correspondiente, seleccionar el elemento y pulsar la tecla SUPR.
12
Propiedades de los campos.

Tamao del campo
Nmero de caracteres de un campo de texto, en los campos numricos indica
el nmero ms grande que se puede introducir.
Formato
Fechas y nmeros en un formato determinado (Ej : nmeros con separador de
millar, fechas con el nombre del mes, etc.).
Mscara de entrada
Obliga a que los datos introducidos se ajusten a un formato (ej : entero largo,
fecha corta, etc.).
Ttulo
Nombre que se usar en los formularios e informes, si no se especifica el
nombre asociado ser el nombre del campo.
Valor predeterminado
Valor por omisin al agregar un nuevo registro.
Regla de validacin
Condiciones a cumplir por los datos en este campo.
Texto de validacin
Mensaje que aparecer en pantalla si el dato introducido no cumple la regla de
validacin. (Incluir el texto siempre que se especifique una regla de validacin).
Requerido
Indica que es obligatorio introducir un dato en este campo.
Permitir longitud cero
Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo de tipo Texto o
Memo.
Indexado
Indica si el campo es un ndice de la tabla. Se debe especificar si se aceptan
valores duplicados o no en el ndice.
En algunas propiedades aparece un botn de flecha desplegable, que permite
seleccionar diferentes opciones.
En las propiedades Mscara de entrada, valor predeterminado y regla de
validacin aparece un botn de puntos suspensivos que permite entrar en el generador
de expresiones.
Aparece el siguiente cuadro de dilogo:
Donde se distingue:
1.
la zona de edicin, donde se
crea la expresin.
2.
La lnea de botones: cada
botn es un operador,
haciendo clic sobre ellos se
insertan en la zona de
edicin.
3.
Los tres cuadros de pegado: Figura 19 Propiedades de los campos.
contienen las carpetas donde
se localizan elementos que pueden formar parte de las expresiones.
Una expresin se compone de :
Operadores
Aritmticos, lgicos y relacionales.
13
Literales
Texto, nmero, fecha, etc.
Funciones
Realizan determinadas operaciones y ya estn definidas dentro del directorio de
funciones.
Propiedades de la Base de Datos.
En la opcin Propiedades de la base de datos del men de Archivo se puede dar
un ttulo, asunto, autor, etc. a la base de datos.
Modo ver hoja de datos
En esta ventana se introducen y editan los datos. Aparece como ttulo el nombre
de la tabla, los nombres de los campos (actan como botones para seleccionar por
columnas), los registros dispuestos en filas (puede seleccionar se todo el registro a
travs del selector de registro). En la ltima fila se encuentran los botones de
desplazamiento de registros (primer registro, anterior, siguiente, ltimo y nuevo
registro).
Puede cambiarse el tamao de una columna o fila en las lneas delimitadoras.
14

CREACIN DE UNA TABLA DE DATOS.
Objetivo.
Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access.
1.
2.
3.
Abrir la base de datos ejercicio 01.mdb que se encuentra en tu carpeta.
Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla ser la de socios y la
otra tabla sobre diferentes libros.
Empezaremos por crear la tabla de socios.
4.
Hacer clic sobre la opcin Crear una tabla en vista diseo de la ventana de la
base de datos.
5.
Hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana de la base de datos.
6.
Seleccionar Vista Diseo.
7.
8.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Codigo socio.
9.
Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo.
10.
Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondr Texto como tipo de
dato, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegir el tipo Autonumrico.
11.
Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la
utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este
campo.
12.
Pulsar la tecla INTRO para ir al siguiente campo.
13.
Escribir Nombre socio como nombre del segundo campo de la tabla.
14.
Como no queremos cambiar las dems caractersticas del campo, pulsar la
FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo.
15.
Escribir Apellidos socio.
16.
Pulsar FLECHA ABAJO.
17.
Crear a partir de ahora los siguientes campos: Direccin, Poblacin y Cdigo
Postal que sern todos ellos de tipo Texto. (el cdigo postal tambin ya que no
es un valor numrico con el que vayamos a realizar alguna operacin).
18.
Crear a continuacin el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora.
Ahora vamos a definir el campo Cdigo alumnado como Clave principal ya que
no podremos tener dos alumnos/as con el mismo cdigo.
19.
Hacer clic sobre el nombre del campo Cdigo alumnado.
20.
Hacer clic sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que
dicho campo es la clave principal de la tabla.
A partir de ahora podremos guardar la tabla.
21.
Ir al men Archivo.
22.
Elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.
23.
Escribir el nombre de la tabla, socios.
24.
15
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
Ahora cerraremos la tabla.

Ir al men Archivo.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la tabla de datos.
Ahora vamos a crear la segunda tabla:
Hacer clic sobre la opcin Crear una tabla en vista diseo de la ventana de la
base de datos.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Codigo libro.
Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo
Autonumrico.
Ahora vamos a definir el campo Codigo libro como Clave principal.
Hacer clic sobre el nombre del campo Cdigo libro.
Hacer clic sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas.
Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la
utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este
campo.
Pulsar la tecla INTRO para ir al siguiente campo.
Escribir Titulo libro como nombre del segundo campo de la tabla.
Como no queremos cambiar las dems caractersticas del campo, pulsar la
FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo.
Escribir Paginas, de tipo Numrico.
Crear a el campo: Fecha publicacion que ser de tipo Fecha/Hora.
A partir de ahora ya podremos guardar la tabla.
Hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.
Escribir el nombre de la tabla, Libros.
Ahora cerraremos la tabla.
Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la tabla de datos.
Ya podremos cerrar nuestra base de datos.
Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la base de datos.
16
Ejercicios
CREAR UNA TABLA DE DATOS.
Si no tienes abierto Access, brelo para realizar los ejercicios planteados a
continuacin.
Ejercicio 1
Concesionario II.
1.
Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis documentos del disco
duro.
2.
Crear una tabla con el nombre de Clientes con los siguientes campos:
Nombre del campo
Tipo de dato
Cdigo Cliente
Numrico
Nombre Cliente
Texto
Apellidos cliente
Texto
Direccin cliente
Texto
Poblacin
Texto
Cdigo postal
Texto
Provincia
Texto
Telfono
Texto
Fecha nacimiento Fecha/Hora
La clave principal ser el campo Cdigo cliente.
3.
Crear otra tabla con el nombre de Coches vendidos con los siguientes campos:
Nombre del campo

Matrcula
Marca
Modelo
Color
Precio
Extras instalados
Tipo de dato
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Memo
La clave principal ser el campo Matrcula.

4.
Crear otra tabla con el nombre de Fechas de revisin con los siguientes campos:
Nombre del campo

N revisin
Cambio aceite
Cambio filtro
Revisin frenos
Tipo de dato
Autonumrico
S/No
S/No
S/No
17
Otros
Memo
La clave principal ser el campo N revisin.

5.
Ejercicio 2
Clnica II.
1.
2.
Abrir la base de datos Clnica de la carpeta Mis documentos del disco duro.
Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos:
Nombre del campo

Tipo de dato
Cdigo Paciente
Numrico
Nombre Paciente
Texto
Apellidos Paciente
Texto
Direccin
Texto
Poblacin
Texto
Cdigo postal
Texto
Provincia
Texto
Telfono Paciente
Texto
Fecha nacimiento
Fecha/Hora
La clave principal ser el campo Cdigo Paciente.
3.
Crear otra tabla con el nombre de Mdicos con los siguientes campos:
Nombre del campo

Tipo de dato
Cdigo Mdico
Texto
Nombre Mdico
Texto
Apellidos Mdico
Texto
Telfono Mdico
Texto
Especialidad
Texto
La clave principal ser el campo Cdigo Mdico.
4.
Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos:
Nombre del campo

Tipo de dato
N ingreso
Autonumrico
Habitacin
Numrico
Cama
Texto
Fecha ingreso
Fecha/Hora
La clave principal ser el campo N ingreso.
5.
18
Cuestiones
Ejercicio 1.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
La tabla es el primer objeto a crear dentro de una base de datos.

Todas las tablas deben tener una clave principal.
Las propiedades de los campos vienen definidos segn la descripcin del
campo.
Al guardar una tabla sta tendr la extensin .MDB.
La propiedad Tamao del tipo de dato Numrico nos indica cuntos nmeros se
pueden introducir en el campo, es decir, 1 nmero, 2,3,....
La propiedad Indexado se cambiar automticamente al asignar un campo como
clave principal.
Ejercicio 2.
1
A Asignar una clave principal a una tabla.
B Guardar una tabla.
Ejercicio 3.
1
Si hacemos clic sobre el botn de la ventana de la base de datos:
A
Se crear una nueva tabla utilizando el asistente.
B
Se crear una nueva tabla utilizando el modo Diseo, es decir
empezando con una tabla en blanco.
C
Cualquiera de las dos primeras opciones.
D
Ninguna de las opciones anteriores.
2
La propiedad Formato:
A
Nos permite cambiar la forma de visualizar los datos en pantalla.
B
Nos permite modificar la forma con la que se va a almacenar el dato en
el campo.
C
D
Ejercicio 4.
Explica para qu sirve la clave principal de una tabla.
19
Modificar diseo de las tablas de datos.

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la
definicin de una tabla como los datos introducidos en ella.
Modificar el diseo de una tabla.
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por
ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una
columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo:
1.
2.
3.
4.
5.
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que

no lo estuviera.
Seleccionar la tabla a la que queremos modificar su diseo, haciendo clic sobre
sta para que su nombre aparezca remarcado.
Hacer clic sobre el botn Diseo
Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias, o ir al final de la
tabla para aadir otro campo.
Guardar la tabla.
Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Hoja de
datos para la introduccin de valores, hacer clic sobre el botn Diseo

de herramientas.
de la barra
Introducir y modificar datos de una tabla.

Para introducir datos en una tabla, seguir los siguientes pasos:
1.
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a rellenar, en el caso de que
no lo estuviera.
2.
Seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre sta para que su nombre
aparezca remarcado.
3.
Hacer clic sobre el botn abrir

Aparecer la ventana de Hoja
de datos. Cada fila nos sirve
para introducir un registro.
4.
Escribir el valor del primer
campo del registro.
5.
Pulsar INTRO para ir al
segundo campo del registro.
6.
Cuando
terminamos
de
introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los
datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, se almacenar dicho registro, no
haciendo necesario guardar los registros de una tabla.
7.
Hacer clic sobre el botn Cerrar

terminar con dicha tabla.
de la ventana de la Hoja de datos para
20
Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Diseo de tabla,

hacer clic sobre el botn Hoja de datos
Borrar registros
Si lo que queremos es borrar un registro entero:
1.
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda
del registro.
2.
Hacer clic.
El registro quedar seleccionado.
3.
Pulsar la tecla SUPR del teclado.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que
situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
Desplazarse dentro de una tabla.
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la
barra de Registros:
En primer lugar, observando la barra nos indicar en qu registro estamos

situados y el nmero total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 1 nos indica el nmero total de registros que en nuestro
caso es uno.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones

indicadas a continuacin:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior de la tabla.
para ir al registro posterior de la tabla.
para ir al ltimo registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un nmero de registro determinando de la
siguiente forma:
1.
2.
3.
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro
actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
Pulsar INTRO.
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando

las teclas flecha abajo, flecha arriba, flecha izquierda y flecha derecha del teclado.
21
22
Buscar, filtrar, ordenar

Microsoft Access ofrece muchas formas de buscar o reemplazar exactamente
los datos que se necesiten, a la hora de buscar un valor determinado, un registro o un
grupo de registros.
Figura 34 Cuadro de nmero de registro

Se puede buscar un registro desplazndose por una hoja de datos o un
formulario, o escribiendo su nmero de registro en el cuadro de nmero de registro.
Mediante el cuadro de dilogo Buscar se pueden localizar determinados registros
o buscar ciertos valores en campos. Es posible desplazarse por los registros cuando
Access encuentra cada aparicin del elemento que se est buscando. Si desea
reemplazar ciertos valores una vez encontrados, utilice en su lugar el cuadro de dilogo
Reemplazar.
Mediante un filtro, se puede aislar y ver temporalmente un grupo de registros
especfico con el que trabajar mientras se muestra en pantalla un formulario o una hoja
de datos.
Mediante una consulta, se puede trabajar con un grupo de registros concreto que
cumpla los criterios especificados a partir de una o ms tablas de la base de datos.
Ejecutando la consulta, se puede trabajar en este subconjunto con independencia de
una hoja de datos o un formulario especficos.
Buscar
Permite buscar un dato en la BD, a travs del campo activo o por todos los
campos.
Caracteres comodn
Utilizar
caracteres
comodn al realizar bsquedas
de valores parciales o de
coincidencia. Se utilizan los
caracteres comodn como
sustitutos de otros caracteres
cuando se especifica un valor
que se desea buscar y slo se
conoce parte del valor.
Se buscan valores que
empiezan con una cierta letra o
que coinciden con un modelo.
En una base de datos de
Microsoft Access, se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de dilogo
Buscar y Reemplazar o en consultas, comandos y expresiones para encontrar valores
de campos, registros o nombres de archivos.
23
Carcter
Uso
Ejemplo
Hace coincidir cualquier

nmero de caracteres.
Puede ser utilizado como el primero o el

ltimo carcter de la cadena de caracteres.
qu* encuentra quin, queso y quieto

carcter alfabtico
individual.
B?l encuentra bala, bola y billete
[]

carcter individual
situado entre los
corchetes.
B[ao]l encuentra bala y bola pero no billete

carcter que no se
encuentre entre los
corchetes.
b[!ao]l encuentra billete y bulto pero no bala

carcter de un intervalo
de caracteres.
Debe especificar el intervalo en orden

ascendente (A a Z, no Z a A). b[a-c]d
encuentra bad, bbd y bcd

carcter numrico
individual.
1#3 encuentra 103, 113 y 123
Notas
Los caracteres comodn estn concebidos para ser utilizados con datos de tipo
texto, aunque a veces pueden emplearse con xito con otros tipos de datos, como los
de tipo fecha, si no se cambia la propiedad Configuracin regional de estos tipos de
datos.
No se pueden buscar al mismo tiempo un corchete de apertura y uno de cierre
([ ]) ya que Microsoft Access interpreta esta combinacin como una cadena de longitud
cero. Debe escribir entre corchetes los corchetes de apertura y cierre ([[ ]]).
Filtrar
En un campo de un formulario, subformulario, hoja de datos principal u hoja
secundaria de datos, encuentre una aparicin del valor que desea que contengan los
registros para que sean incluidos en el resultado del filtro.
Seleccione el valor y, a continuacin, haga clic en Filtro por seleccin en la barra
de herramientas. El modo en que se selecciona el valor determina qu registros
devuelve el filtro.
Notas
Al guardar una tabla o un formulario, Microsoft Access guarda los filtros creados.
Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la prxima vez que abra la tabla
o el formulario.
24
Al guardar una consulta, Microsoft Access guarda los filtros creados, pero no
agrega los criterios de filtro a la cuadrcula de diseo de la consulta. Puede volver a
aplicar los filtros despus de ejecutar la consulta, la prxima vez que la abra.
Si se cre un filtro en una hoja secundaria o subformulario, este filtro tambin
estar disponible al abrir la tabla o formulario de la hoja secundaria de datos o
subformulario de forma independiente.
Tambin puede filtrar los registros que no contienen un determinado valor.
Despus de seleccionar un valor, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn)
en l y, a continuacin, haga clic en Filtro excluyendo la seleccin.
Similitudes y diferencias entre las consultas de seleccin y los filtros
La similitud bsica entre las consultas de seleccin y los filtros es que ambos
recuperan un subconjunto de registros de una tabla o consulta base. La utilizacin de
los registros obtenidos determina si se emplea un filtro o una consulta.
En general, utilice un filtro para visualizar o modificar temporalmente un
subconjunto de registros mientras se encuentra en un formulario o una hoja de datos.
Utilice una consulta si desea hacer todas o alguna de las siguientes opciones:
Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o

formulario especfico.
Elegir las tablas que contienen los registros con los que desea trabajar y
agregar ms tablas posteriormente si es necesario.
Controlar qu campos del subconjunto de registros se presentan en los
resultados.
Llevar a cabo clculos sobre los valores de los campos.
Nota
Aunque decida que necesita una consulta, puede aprovechar la facilidad de las
tcnicas Filtro por formulario, Filtro por seleccin, o Filtro por entrada para crear un filtro
y despus guardarlo como una consulta. Esto le permite ignorar por completo la
cuadrcula de diseo de la consulta (a menos que desee hacer cambios adicionales en
la consulta). An as, al abrir la consulta en la vista Diseo, podr ver cmo Microsoft
Access rellena la cuadrcula de diseo utilizando la informacin del filtro. Podr
entonces utilizar esa informacin como gua para hacer cambios adicionales.
La siguiente tabla identifica las similitudes y diferencias entre las consultas y los
filtros.
Caractersticas
Filtros
Consultas
Permite agregar ms tablas si desea incluir sus registros

en el subconjunto devuelto
No
Permite especificar qu campos desea presentar en los

resultados del subconjunto de registros
No
25
Aparece como un objeto separado en la ventana Base de

datos
No
Slo puede ser utilizado en una tabla, consulta o

formulario cerrados
No
Produce resultados que pueden utilizarse como fuente de

datos para un formulario o informe
Puede calcular sumas, promedios, cuentas y otros tipos

de totales
No
Puede ordenar registros
Permite modificar datos si la edicin est permitida
S ,
dependiendo
del tipo de
consulta.
Crear un filtro en una tabla, una consulta o un formulario

Existen cuatro mtodos que puede utilizar para filtrar registros: Filtro por
seleccin, Filtro por formulario, Filtro por entrada de datos y Filtro u orden avanzado.
Filtro por seleccin
Filtra los registros con igual dato en el campo activo.
1.
En un campo de un formulario, subformulario, hoja de datos principal u hoja

secundaria de datos, encuentre una aparicin del valor que desea que
contengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro.
2.
Seleccione el valor y, a continuacin, haga clic en Filtro por seleccin

en
la barra de herramientas. El modo en que se selecciona el valor determina qu
registros devuelve el filtro.
Repita el paso 2 hasta que tenga el conjunto de registros que desee.
Notas
Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la prxima vez que abra
la tabla o el formulario.
agrega los criterios de filtro a la cuadrcula de diseo de la consulta. Puede
volver a aplicar los filtros despus de ejecutar la consulta, la prxima vez que la
abra.
Si se cre un filtro en una hoja secundaria o subformulario, este filtro tambin
Tambin puede filtrar los registros que no contienen un determinado valor.
Despus de seleccionar un valor, haga clic con el botn secundario del mouse
(ratn) en l y, a continuacin, haga clic en Filtro excluyendo la seleccin.
Filtro por formulario

26
Tcnica para filtrar datos que utiliza una versin de la hoja de datos o formulario
actual con campos vacos en los que se pueden escribir los valores que desee que
contengan los registros filtrados. En un proyecto de Microsoft Access, se pueden filtrar
datos en el servidor antes de recuperarlos desde la base de datos mediante el
comando Filtro del servidor por formulario.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Abra una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos o abra un
formulario en la vista Formulario.
Haga clic en Filtro por formulario en la barra de herramientas para cambiar a la
ventana Filtro por formulario.
Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros
deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados.
Introduzca los criterios seleccionando en la lista del campo el valor que desea
buscar (si la lista incluye valores de campo) o escribiendo el valor en el campo.
1.
Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificacin, un
botn de alternar o un botn de opcin est seleccionado o no, haga clic
en la casilla de verificacin o en el botn hasta que se encuentre en el
estado que desee. Para devolverlo a una posicin neutra de modo que no
se utilice como criterio para filtrar registros, contine haciendo clic en la
casilla de verificacin o en el botn hasta que aparezca atenuado.
2.
Para encontrar registros en los que un campo determinado est o no en
blanco, escriba Es Nulo o No es Nulo en el campo (puede seleccionar
estas opciones de la lista de los campos que tienen un tipo de datos
Memo, Objeto OLE o Hipervnculo, as como en campos calculados en
consultas).
3.
Para encontrar registros utilizando una expresin de criterios, escriba la
expresin en el campo apropiado o introduzca una expresin mediante el
Generador de expresiones. Para ver ejemplos de expresiones, haga clic
en .
Para especificar valores alternativos que los registros puedan tener para ser
incluidos en los resultados de los filtros, haga clic en la ficha O de la hoja de
datos principal, secundaria, formulario o subformulario que est filtrando e
inserte ms criterios.
Haga clic en Aplicar filtro en la barra de herramientas.
Notas
Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la prxima vez que abra la tabla
o el formulario.
Si se cre un filtro en una hoja secundaria o un subformulario, este filtro tambin
agrega los criterios de filtro a la cuadrcula de diseo de la consulta. Puede volver a
aplicar los filtros despus de ejecutar la consulta, la prxima vez que la abra.
Ordenar
27
Puede ordenar registros en la vista Formulario o en la vista Hoja de datos de una

tabla, consulta o formulario, aunque ya se haya aplicado un filtro. Puede tambin
ordenar los datos filtrados especificando un orden en la ventana Filtro u orden
avanzado, u ordenar los resultados de una consulta especificando un orden en la vista
Diseo de la consulta.
1.
2.
En la vista Formulario o la vista Hoja de datos, haga clic en el campo que desee
utilizar para ordenar registros. Para ordenar los registros de un subformulario,
haga clic en el campo que desee ordenar. Para filtrar los registros de una hoja
secundaria de datos, hgala aparecer haciendo clic en el indicador de
expansin.
Haga algo de lo siguiente:
Para ordenar en orden ascendente, haga clic en Orden ascendente

.
Para ordenar en orden descendente, haga clic en Orden descendente
.
Notas
En la vista Hoja de datos, cuando ordena la hoja secundaria de datos de un
registro, Microsoft Access ordena todas las hojas de datos secundarias que se
encuentren en dicho nivel.
En un formulario slo se puede ordenar segn un campo a la vez, en una hoja
de datos principal o secundaria, puede seleccionar dos o ms columnas adyacentes al
mismo tiempo y ordenarlas. Microsoft Access ordena los registros empezando por la
columna seleccionada situada ms a la izquierda. Al guardar el formulario o la hoja de
datos, Microsoft Access guarda el orden.
28

Modificar una tabla de datos
Objetivo.
Practicar las operaciones para modificar el diseo o los datos de una tabla con
Access.
1.
2.
3.
Abrir la base de datos Ejercicio 01.mdb que se encuentra en tu carpeta en la
unidad W:.
4.
Creamos la estructura de la tabla Alumnos de forma que cada campo tenga las
siguientes propiedades:
Campo
Propiedades
Cdigo alumnado
Dejaremos las propiedades que hay por defecto.
Nombre alumnado
Tamao: 15
Apellidos alumnado
Tamao: 30
Direccin
Tamao: 30
Poblacin
Tamao: 15 Valor predeterminado: Valencia
Cdigo Postal
Tamao: 5
Fecha de nacimiento
Formato: Fecha corta.
Cdigo Curso
Este campo no exista y nos servir en el tema siguiente
para realizar la relacin entre las dos tablas.
Tipo: Numrico.
Tamao: Byte.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Seleccionar la tabla Alumnado haciendo clic sobre sta de forma que quede
remarcada.
Hacer clic sobre el botn Diseo de la ventana de la base de datos.
Hacer clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades.
Hacer clic sobre la propiedad Tamao que aparece en la parte inferior de la
ventana. Se quedar seleccionado el tamao por defecto 50.
Escribir el tamao, 15.
Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado,
hacer clic sobre el campo Apellidos Alumnado para acceder a las propiedades
de dicho campo.
Escribir 30 en el Tamao.
Hacer clic sobre el campo Direccin y asignarle tamao 30.
Hacer clic sobre el campo Poblacin y asignarle tamao 15.
Como queremos cambiar otra propiedad de este campo:
Hacer clic sobre la propiedad Valor predeterminado.
Escribir Valencia.
Hacer clic sobre el campo Cdigo Postal y asignarle tamao 5.
Hacer clic sobre el campo Fecha de nacimiento.
29
18.
Hacer clic sobre la propiedad Formato.

Aparecer una flecha a la derecha indicndonos la existencia de una lista
desplegable.
19.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha.
20.
Elegir la opcin Fecha corta.
Ahora vamos a aadir el campo Cdigo curso:
21.
Ir a la ltima fila de la ventana de diseo.
22.
Escribir el nombre del campo Cdigo curso.
23.
Pulsar INTRO.
24.
Especificar el tipo de dato Numrico.
25.
Hacer clic sobre la propiedad Tamao.
26.
Elegir la opcin Byte.
Como hemos terminado con el diseo de la tabla, vamos a guardarla.
27.
Hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.
Supongamos ahora que queremos empezar introduciendo datos en la tabla,
podemos ir directamente a la hoja de datos:
28.
Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Observa como en el primer campo nos pone (Autonumrico) tipo de dato
asignado al Cdigo Alumnado. No tenemos que escribir nada ya que este
campo se asigna automticamente.
29.
30.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo.

Escribir Luis como Nombre.
Observa como ahora en el campo Cdigo Alumnado se ha puesto el valor 1.
31.
Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir Gras Bueno como Apellidos
Alumnado.
Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir Madrid, 34 como Direccin.
Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y observar como ya tiene el valor
Valencia por ser el Valor predeterminado asignado en el diseo.
Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir 46002 como Cdigo Postal.
Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir 15/02/63 como Fecha de
nacimiento.
Pulsar INTRO para ir al siguiente registro.
Aadir los registros que aparecen en la siguiente tabla:
32.
33.
34.
35.
36.
37.
Nota:
El campo Cdigo Curso lo dejamos vaco de momento ya que an no se han

creado los cursos.
Cdigo
Alumno
Nombre
Alumnado
Apellidos
Alumnado
Direccin
Poblacin
Cdigo
Postal
Fecha de
nacimiento
Mara
Juares Trask
Valle, 23
Valencia
46002
17/05/65
Jess
Lpez Rodrguez
Fuente nueva, 3
Valencia
46005
25/08/67
Ana
Martnez Bueso
Almudena, 78
Alicante
03005
24/07/65
Carla
Lama Pla
Soto mayor, 45
Valencia
46006
31/12/65
Carlos
Dvila Nou
Feliz, 46
Valencia
46002
24/03/69
Fabiola
Coste Mayor
Puente viejo, 67
Valencia
46002
02/03/68
30
Mario
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
Dosdo Valor
Franciscanos, 2
Alicante
03005
06/05/64
Cerrar la tabla haciendo clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la Hoja de

datos.
Hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.
Hacer clic sobre el botn de la barra inferior para ir al siguiente registro.
Hacer clic sobre el botn para ir al ltimo registro.
Hacer clic sobre el botn de la barra inferior para ir al anterior registro.
Hacer clic sobre el botn para ir al primer registro.
Hacer clic sobre el botn para crear un nuevo registro.
Introducir los siguientes registros.
Cdigo
Alumno
Nombre
Alumnado
Apellidos
Alumnado
Direccin
Poblacin
Cdigo
Postal
Fecha de
nacimiento
Luisa
Surez Menor
Valle, 27
Valencia
46002
25/04/65
10
Juan
Casas Ms
Mayor, 34
Valencia
46005
30/10/62
Ahora vamos a ir al registro 4.

46.
47.
48.
49.
Hacer doble clic sobre el nmero de registro actual de la barra inferior.

Escribir 4.
Pulsar INTRO.
Cerrar la tabla haciendo clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la Hoja de
datos.
31
Ejercicios
Modificar tablas de datos
continuacin.
Ejercicio 1
Concesionario III.
1.
2.
Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Tus documentos en la unidad

W.\.
Modificar la estructura de la tabla Clientes siguiendo los datos siguientes:
Nombre del campo

Propiedades
Cdigo Cliente
Regla de validacin: No se puede introducir clientes cuyo cdigo
no est comprendido entre los valores 1 y 3000.
Nombre Cliente
Tamao:15
Apellidos cliente
Tamao: 30
Direccin cliente
Tamao: 30
Poblacin
Tamao: 15
Cdigo postal
Tamao: 5
Provincia
Tamao: 15
Valor predeterminado: Lugo
Telfono
Tamao: 10
Fecha nacimiento Formato: Fecha corta
3.
Modificar la estructura de la tabla Coches vendidos:
Nombre del campo

Tipo de dato
Matrcula
Tamao: 7
Marca
Tamao: 15
Modelo
Tamao: 20
Color
Tamao: 2
Precio
Numrico
Extras instalados Dejar las opciones por defecto
4.
Introducir los siguientes datos a la tabla Clientes:
Cdigo
Cliente
Nombre
Cliente
Apellidos Cliente
Direccin
Poblacin
Cdigo
Postal
Provincia
Telfono
Fecha
nacimiento
100
Antonio
Garca Prez
Astilleros, 3
Valencia
46011
Valencia
963689521
15/28/60
101
Carlos
Prez Ruiz
Magallanes
, 21
Utiel
46300
Valencia
962485147
26/04/58
105
Luis
Rodrguez
Ms
Juan de
Mena, 11
Ganda
46700
Valencia
96296547
8
30/03/61
112
Jaime
Juangrn
Sornes
Balmes,
21
Valencia
46014
Valencia
96368459
6
31/01/68
32
225
5.
6.
7.
8.
9.
Alfonso
Prats Montolla
Sneca,
23
Sagunto
46500
Valencia
96354785
2
28/04/69
Ir al registro 8 y modificar el nombre por Alfredo.

Probar cambiar el cdigo del primer registro por 4500.
Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validacin.
Volver a dejar el cdigo 100.
Cerrar la tabla.
Ejercicio 2
Clnica III.
1.
Abrir la base de datos Clnica.
2.
Modificar la estructura de la tabla Pacientes siguiendo los datos siguientes:
Nombre del campo
Tipo de dato
Cdigo Paciente
Tamao: Entero
Nombre Paciente
Tamao: 15
Apellidos Paciente
Tamao: 30
Direccin
Tamao: 30
Poblacin
Tamao: 15
Cdigo postal
Tamao: 5
Provincia
Borrar este campo
Telfono Paciente
Tamao: 10
Fecha nacimiento
Formato: Fecha corta
3.
Crear otra tabla con el nombre de Mdicos con los siguientes campos:
Nombre del campo
Tipo de dato
Cdigo Mdico
Tamao: 5
Nombre Mdico
Tamao: 15
Apellidos Mdico
Tamao: 30
Telfono Mdico
Borrar este campo
Especialidad
Tamao: 20
4.
Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos:
Nombre del campo
Tipo de dato
N ingreso
Dejar opciones por defecto
Habitacin
Tamao: Entero
Cama
Tamao: 1
Fecha ingreso
Formato: Fecha corta
5.
33
Cuestiones
Ejercicio 1.
1.
La tabla es el primer objeto a crear dentro de una base de datos.
2.
Todas las tablas deben tener una clave principal.
3.
Las propiedades de los campos vienen definidos segn la descripcin del
campo.
4.
Al guardar una tabla sta tendr la extensin .MDB.
5.
La propiedad Tamao del tipo de dato Numrico nos indica cuntos nmeros se
pueden introducir en el campo, es decir, 1 nmero, 2,3,....
6.
La propiedad Indexado se cambiar automticamente al asignar un campo como
clave principal.
Ejercicio 2.
1
A Guardar una tabla.
B Asignar una clave principal a una tabla.
Ejercicio 3.
1.
Si hacemos clic sobre el botn

A
B
C
D
2.
de la ventana de la base de datos:
Se crear una nueva tabla utilizando el asistente.

Se crear una nueva tabla utilizando el modo Diseo, es decir
empezando con una tabla en blanco.
La propiedad Formato:
A
Nos permite cambiar la forma de visualizar los datos en pantalla.
B
Nos permite modificar la forma con la que se va a almacenar el dato en
el campo.
C
D
Ejercicio 4.
Explica para qu sirve la clave principal de una tabla.
34
Modificar tablas de datos.

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la
definicin de una tabla como los datos introducidos en ella.
Modificar el diseo de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por
ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una
columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo:
1.
2.
3.
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que

no lo estuviera.
Seleccionar la tabla a la que queremos modificar su diseo, haciendo clic sobre
sta para que su nombre aparezca remarcado.
Hacer clic sobre el botn Diseo
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo de diseo de tablas estudiado en la

unidad temtica anterior.
4.
5.
Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias, o ir al final de la

tabla para aadir otro campo.
Guardar la tabla.
Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Hoja de

datos para la introduccin de valores, hacer clic sobre el botn Diseo
de la
barra de herramientas.
Introducir y modificar datos de una tabla.

Para introducir datos en una tabla, seguir los siguientes pasos:
1.
2.
3.
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a rellenar, en el caso de que

no lo estuviera.
Seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre sta para que su nombre
aparezca remarcado.
Hacer clic sobre el botn
Aparecer la ventana de Hoja de datos:
35
Cada fila nos sirve para introducir un registro.

4.
5.
6.
Escribir el valor del primer campo del registro.

Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar
INTRO para introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, se almacenar dicho registro, no

haciendo necesario guardar los registros de una tabla.
7.
Hacer clic sobre el botn Cerrar
de la ventana de la Hoja de datos para
terminar con dicha tabla.

Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Diseo
de tabla, hacer clic sobre el botn Hoja de datos
Si lo que queremos es borrar un registro entero:
1.
2.
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda

del registro.
Hacer clic.
El registro quedar seleccionado.

3.
Pulsar la tecla SUPR del teclado.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que

situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la
barra de Registros:
En primer lugar, observando la barra nos indicar en qu registro estamos
situados y el nmero total de registros de la tabla.
El recuadro
en blanco nos est
diciendo el registro
actual. Al final
donde pone de 1
nos indica el
nmero total de
registros que en
nuestro caso es
uno. Haciendo clic
36
sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin:

Podemos ir tambin directamente a un nmero de registro determinando de la
siguiente forma:
1.
2.
3.
actual.
Pulsar INTRO.

las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA
DERECHA del teclado.
37
Cuestiones
Modificar tablas de datos
Ejercicio 1.
1.
2.
3.
4.
5.
El diseo de una tabla nos permite modificar la estructura de la tabla.

Es peligroso modificar el diseo de una tabla si ya hemos introducido registros
en sta.
Si estamos introduciendo datos en una tabla y queremos ir a su diseo
tendremos que cerrar primero la tabla.
Un registro se puede aadir en cualquier momento y en cualquier posicin
dentro de la tabla.
La clave principal no se puede cambiar una vez asignada a un campo.
Ejercicio 2.
1
Ir a la Hoja de datos de la tabla.
Ir al diseo de la tabla.
Ejercicio 3.
1.
La barra
A)
B)
C)
D)
2.
nos permite:
Ir a un registro determinado.
Crear un nuevo registro.
Si estamos introduciendo los datos en una tabla y pulsamos la tecla FLECHA

DERECHA del teclado:
A)
Iremos al siguiente campo.
B)
Iremos al siguiente registro,
C)
D)
Ejercicio 4.
Explica las posibilidades que nos ofrece la siguiente barra:
38
Las relaciones
Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos
procedentes de ms de una tabla .
Conceptos bsicos sobre relaciones.

Bases de datos relacionales.
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando
memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al
usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar
un estudio previo del diseo de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn
que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en
una de ellas.
Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal
de la que parte la relacin y la otra ser la tabla secundaria destino de la relacin.
Tipos de relaciones.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relacin Uno a Uno:
Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico
registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo
Tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una
lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser
nicamente de una poblacin.
Relacin Uno a Varios:
Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado
con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla
principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla
secundaria).
Por ejemplo
Tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los
habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante
pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin.
Relacin Varios a Varios:
Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro
de la otra tabla y viceversa.
39
Por ejemplo
Tenemos dos tablas una
con los datos de clientes y otra
con los artculos que se venden en
la empresa, una cliente podr
realizar un pedido con varios
artculos, y un artculo podr ser
vendido a ms de un cliente.
Las relaciones varios a
varios se suelen representar
definiendo una tabla intermedia
entre las dos tablas. Siguiendo el
ejemplo anterior sera definir una
tabla lineas de pedido relacionada
con clientes y con artculos.
Crear la primera relacin.

Para crear relaciones en Access primero deberemos acceder a la ventana
Relaciones, para ello:
1.
2.
3.
Estar en la ventana de la base de datos en la cual queremos realizar las

relaciones.
Ir al men Herramientas.
Elegir la opcin Relaciones...
O bien hacer clic sobre el botn
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha esperando indicarle las tablas que

formarn parte de la relacin a crear.
4.
Seleccionar una tabla que pertenecer a la relacin haciendo clic sobre sta.
Aparecer dicha tabla remarcada.

5.
6.
7.

Agregar.
Repetir los pasos 5 y 6 hasta
aadir todas las tablas de las
relaciones a crear.
Cerrar.
Ahora aparecer la ventana de

Relaciones con las tablas aadidas
en el paso anterior.
Para realizar la relacin:
40
8.
9.
10.
Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal.

Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el mismo
campo de la tabla secundaria.
Soltar el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y
debajo de stos el nombre de los campos de relacin. Ojo! siempre deben ser campos
que contengan la misma informacin y por lo tanto del mismo tipo.
Observa en la parte inferior el tipo de relacin que se asignar dependiendo de las
caractersticas de los campos de relacin.
11.
12.
13.
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.

Si se desea, activar las
casillas Actualizar en
cascada los campos
relacionados y Eliminar en
cascada los registros
relacionados.
Crear.
Se crear la relacin y sta

aparecer en la ventana de
relaciones.
Integridad referencial.
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para
asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que
no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.
Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access que
no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se han introducido
en la tabla principal.
Por ejemplo
Siguiendo con el ejemplo anterior del tipo de relacin Uno a Varios, no nos
dejar introducir un habitante a una poblacin si dicha ciudad no existe en la tabla de
Poblaciones.
La integridad referencial dispone de dos acciones:
Actualizar registros en cascada:
Cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente
cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo
41
Si cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent en la tabla de

poblaciones, automticamente todos los habitantes de Onteniente se cambiarn a
Ontinyent.
Eliminar registros en cascada:
Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los
registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo
Si borramos la poblacin Onteniente en la tabla de poblaciones,
automticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarn de la tabla de
habitantes.
Aadir tablas en la ventana relaciones.
Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de
la tabla en la ventana de relaciones:
1.
2.
Estar situados en la ventana de relaciones.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

3.
4.
Aadir las tablas necesarias.

Cerrar el cuadro de dilogo.
Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas:
1.
2.
3.
Estar en la ventana de relaciones.

Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar.
Elegir la opcin Modificar relacin...
Aparecer la ventana Modificar

relaciones estudiado anteriormente.
4.
5.
Realizar
los
cambios
deseados.
Aceptar.
Si lo que queremos es borrar la

relacin:
1.
2.
Hacer clic con el botn

derecho sobre la relacin a
borrar.
Elegir la opcin Eliminar.
42
Cuestiones.
Ejercicio 1.
1.
2.
3.
4.
5.
Existen tres tipos de relaciones.

El tipo de relacin no aconsejable a utilizar en Access es la Uno a Uno.
Para realizar una relacin se puede elegir cualquier campo de las tablas a
relacionar.
No se puede aadir una tabla a la ventana de relaciones una vez creadas ya
relaciones.
La clave principal suele ser uno de los campos de relacin entre dos tablas.
Ejercicio 2.
1
2
A
B
Aadir una tabla a la ventana de relaciones.

Acceder a la ventana de relaciones.
Ejercicio 3.
1.
La integridad referencial es:
A
Una regla que permite que al borrar un registro de una tabla se borre el
registro relacionado de la otra tabla.
B
Una regla que permite que al modificar un registro de una tabla se
modifique tambin el la otra tabla.
C
D
2.
Al realizar una relacin:

A
Las dos tablas relacionadas deben tener un campo en comn.
B
Los campos que sirven de relacin deben ser del mismo tipo.
C
D
Ejercicio 4.
Explica cada uno de los tipos de relaciones.
43
44
Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar registros
de una tabla o consulta.
Aqu veremos cmo crear un formulario y manejarlo para la edicin de registros
de tablas creadas con Access.
Crear un formulario.
Para crear formularios, podemos utilizar varios mtodos:

Utilizando un asistente que va guiando pasos por paso la creacin del formulario.
Empezando el formulario en blanco.
Para crear un formulario utilizando el asistente, seguir los siguientes pasos:

1.
2.
3.
4.
Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear.

Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la
ventana de la base de datos.
Hacer clic sobre la opcin Crear un formulario utilizando el asistente de la
ventana de la base
de datos.
Hacer clic sobre el
botn Nuevo
de la
ventana de la base
de datos.
Aparecer el siguiente
cuadro de dilogo:
5.
6.
Seleccionar
Asistente para
formularios.
Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qu tabla
queremos realizar el formulario.
Nota: Se puede elegir tambin una consulta.

7.
Aparecer el primer paso del Asistente para formularios

8.
Debemos especificar los campos que aparecern en el formulario utilizando los

siguientes botones:
45
para aadir el campo

seleccionado al formulario.
para aadir todos los
campos al formulario.
para quitar el campo
seleccionado de la lista de
campos del formulario de la
derecha.
para quitar todos los
campos de la lista de campos
del formulario.
Si queremos realizar un
formulario a partir de los datos
de ms de una tabla, hacer
clic sobre la flecha de la lista
desplegable del recuadro Tablas/Consultas, elegir la tabla correspondiente y repetir el
paso 8 con la segunda tabla.
9.
Hacer clic sobre el

botn Siguiente para ir
al siguiente paso del
asistente.
Aparecer el siguiente cuadro

de dilogo:
10.
Elegir la distribucin
del formulario.
Las distribuciones ms
utilizadas son la de Columnas
y Justificado, ya que las dems se parecen mucho al aspecto de tablas.
Pinchando en cada
opcin aparece a la izquierda
el aspecto que tendr el
formulario.
11.
Hacer clic sobre el

botn Siguiente.
Aparecer el cuadro siguiente
12.
Elegir el estilo del

formulario.
Pinchando sobre cada
estilo de la lista aparece a la
izquierda el aspecto que
tendr el formulario.
46
13.
Hacer clic sobre el botn Siguiente.
Aparecer el ltimo paso

asistente para formularios
del
14.
Escribir el nombre que le

queremos dar al formulario.
15.

Finalizar.
Por ltimo aparecer el

formulario creado preparado para la
edicin de registros.
47
Manejar formularios.
Para manejar un formulario, seguir los siguientes pasos:
1.
Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar.
2.
3.
Aparecer el formulario seleccionado.
A continuacin tiene un posible formulario, aunque dependiendo de la
distribucin y del estilo elegidos a la hora de crearlo puede variar:

Para desplazarse por los diferentes
registros de una tabla vamos a utilizar la barra
de Registros:
En primer lugar, observando la barra
nos indicar en qu registros estamos
situados y el nmero total de registros de la
tabla.
En el recuadro en blanco nos est diciendo el
registro actual.
Al final donde pone de 1 nos indica el
nmero total de registros que en nuestro caso es uno.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones
indicadas a continuacin:
Podemos ir tambin directamente a un nmero de registro determinado de la siguiente

forma:
1.
2.
3.
actual.
Pulsar INTRO.
48

las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA
DERECHA del teclado.
Buscar datos.
Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de
alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra
disposicin la herramienta Buscar de Access.
Para hacer uso de esta herramienta:
1.
Ir al men Edicin.
2.
Elegir la opcin Buscar...
O bien hacer clic sobre el botn
Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

3.
En el recuadro Buscar,
escribir el valor a buscar.
4.
Elegir del recuadro
Buscar en elegir el campo
donde se encuentra el valor a
buscar.
5.
En el recuadro Coincidir
elegir una de las siguientes
opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente
con el valor introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo
pero no tiene porque coincidir exactamente con l.
Comienzo del campo
para que el valor buscado sea
la parte inicial del campo.
6.
7.
Si queremos especificar
un poco ms la
bsqueda, hacer clic
sobre el botn Ms y se
ampliar el cuadro
anterior tal como vemos
en la parte derecha.
En el recuadro Buscar
elegir una de las siguientes opciones:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
49
Arriba para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y
hacia arriba.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y
hacia abajo.
Activar la casilla Maysculas y minsculas si queremos que Access diferencie
a la hora de buscar entre maysculas y minsculas.
Hacer clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda.
Access se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda.
Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente.

Y as sucesivamente hasta que deseamos terminar la bsqueda en cuyo caso,
hacer clic sobre el botn Cancelar.
50

Objetivo.
Saber manejar formularios para la introduccin, modificacin y borrado de datos
de una tabla creada con Access.
1.
2.
3.

Abrir la base de datos Clases.mdb que se encuentra en la carpeta Mis
documentos del disco duro.
Vamos a crear un formulario para la edicin de datos de la tabla Alumnado, para

ello utilizaremos el asistente para formularios:
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.

Hacer clic sobre la opcin Crear un formulario utilizando el asistente de la
Seleccionar Asistente para formularios.
queremos realizar el formulario, y elegir Alumnado.
Hacer clic sobre el botn para aadir todos los campos al formulario.
Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
Dejar activada la opcin En columnas como distribucin del formulario.
Dejar la opcin Estndar como estilo del formulario.
Dejar el nombre que nos proporciona el formulario.
Hacer clic sobre el botn Finalizar.
Al crearse el formulario, observa como aparecen los datos del primer registro
que introducimos desde la tabla.
18.
Crear un formulario para la tabla de Curso, utilizando los mismos pasos que para
el formulario de Alumnado, aunque se pueden cambiar la distribucin y el estilo.
Ahora vamos a introducir datos en la tabla de Curso utilizando el formulario:
19.

Elegir el formulario a utilizar, Curso.
Una vez abierto el formulario slo tenemos que introducir los datos cambiando
de campo con la tecla INTRO. Cuando se llegue al ltimo campo de un registro,
20.
21.
51
volvemos a pulsar INTRO y pasaremos al siguiente registro.

No hace falta guardar los registros ya que stos se almacenan automticamente.
Los datos son:
Cdigo Curso Nombre Curso

1
Ofimtica
2
Ingls
3
Fiscalidad
4
Animacin
N Horas
300
150
340
250
Fecha Inicio
15/07/00
25/07/00
10/07/00
30/07/00
Fecha Final
20/10/00
10/09/00
25/10/00
05/10/00
22.
En la tabla de Alumnado faltaban por asignar cursos a los diferentes alumnos/as,

por lo que utilizaremos el formulario e introduciremos para los cdigos de
Alumnos/as que vienen a continuacin un cdigo de curso.
Cdigo Alumnado Cdigo Curso
1
1
2
1
3
2
4
3
5
3
6
4
7
4
8
2
9
1
10
4
Vamos a practicar ahora la herramienta de buscar registros.
Empezaremos por cambiar la fecha de nacimiento de una alumna cuyo nombre es
Fabiola.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Abrir el formulario de Alumnado.

En el recuadro Buscar, escribir el valor a buscar Fabiola.
Elegir del recuadro Buscar en elegir el campo donde se encuentra el valor a
buscar, es decir, Nombre Alumnado.
En el recuadro Coincidir dejar la opcin Hacer coincidir todo el campo ya que en
el campo slo habr escrito este valor.
Hacer clic sobre el botn Cancelar.
Pulsar la tecla INTRO hasta estar situado en este campo.
Escribir el nuevo valor, 15/08/66.
Tambin vamos a cambiar la direccin de un alumno cuyo primer apellido es Lpez.

1.
Abrir el formulario de Alumnado si no se encuentra abierto.
2.
52
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
En el recuadro Buscar, escribir el valor a buscar Lpez.

Elegir del recuadro Buscar en elegir el campo donde se encuentra el valor a
buscar, es decir, Apellidos Alumnado.
En el recuadro Coincidir dejar la opcin Comienzo del campo ya que estamos
buscando el primer apellido, por lo tanto el campo comenzar por Lpez pero
despus puede tener algo ms escrito.
Hacer clic sobre el botn Cancelar.
Pulsar la tecla INTRO hasta estar situado en este campo.
Escribir el nuevo valor, Calicanto, 16.
53
Cuestiones
Los formularios
Ejercicio 1.
1.
2.
3.
4.
5.

Un formulario nos permite trabajar nicamente con datos de tablas.
Un formulario se puede crear a partir de dos o ms tablas.
Las distribuciones de formularios ms utilizadas son la Hoja de datos y
Columnas.
A la hora de buscar algn registro tenemos que saber exactamente el contenido
de uno de sus campos.
La bsqueda de registros puede diferenciar entre maysculas y minsculas.
Ejercicio 2.
Relaciona cada botn de la izquierda por su significado en la parte derecha
1
A Acceder a la modificacin de la estructura del formulario.
2
B Acceder a la ventana de bsqueda de datos dentro del
formulario.
3
C Acceder al formulario para trabajar con l.
4
D Crear un formulario.
Ejercicio 3.
1.
Elige la opcin correcta

Los formularios son objetos que nos permiten:
A
Introducir datos en las tablas.
B
Borrar datos de las tablas.
C
D
2.
Existen cuatro distribuciones de formularios cuando se crean desde el asistente:

A
Hoja de datos, Tablas, Columnas, Tabular.
B
Columnas, Tabular, Hoja de datos, Justificado.
C
D
3.
El botn sirve para:

A
Crear un nuevo formulario.
B
Ir al ltimo registro de la tabla.
C
D
54
Las consultas
En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin de
registros de tablas creadas con Access.
Tipos de consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten filtrar datos de
una tabla o consulta. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen unos criterios
especificados.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran nicamente los datos que le
especificamos. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podr hacer segn la consulta).
Estas son las consultas en las que nos centraremos en esta unidad temtica por
ser las que ms se utilizan.
Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros en una sla operacin.
Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos
anexados y de creacin de tablas.
Crear consultas de seleccin.

Para crear una consulta de accin, seguir los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana
de la base de datos.
Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta.
Hacer clic sobre el botn Agregar.
En el caso de realizar una consulta a partir de ms de una tabla, volver a realizar
los pasos 6 y 7.
Una vez aadidas todas las tablas necesarias, hacer clic sobre el botn Cerrar.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo a utilizar.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha de la primera fila y primera columna de
la cuadrcula.
Se abrir la lista desplegable de campos.

11.
Seleccionar el campo deseado.

55
Observa como en la segunda fila Tabla aparece el nombre de la tabla a la que

pertenece el campo.
12.
13.
14.
Repetir los pasos 10 y 11 pero en la siguiente columna para elegir otro campo.
Realizar el paso 12 hasta que en la cuadrcula tengamos todos los campos
deseados.
Utilizar la fila Orden para especificar si queremos ordenar los registros de la
consulta por algn campo, para ello hacer clic sobre el recuadro correspondiente
a la columna del campo de ordenacin, aparecer la flecha de lista desplegable
para elegir una ordenacin ascendente o descendente.
En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o ms, repetir
la operacin en las columnas correspondientes.
15.
16.
Desactivar la casilla Mostrar para que el campo no se visualice en la consulta.

Se utiliza cuando tenemos que utilizar el campo para seleccionar u ordenar pero
no queremos visualizarlo.
Especificar los criterios de bsqueda en las filas Criterios y O. Un criterio de
bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecen en la
consulta. Un criterio de bsqueda se define de la forma que le indicamos a
continuacin.
Se indica en la columna del campo que entra en la condicin, el resto de la

condicin. Por ejemplo, si queremos los alumnos de Valencia, en la columna poblacin
y fila Criterios pondremos Valencia para formar la condicin poblacin = "Valencia"
Para indicar varias condiciones en un mismo campo se emplean los operadores
Y y O.
En una condicin O el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple
una de las condiciones de la expresin y en una condicin Y para que el registro
aparezca se deben cumplir todas las condiciones de la expresin. Por ejemplo precio
> 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101
y 1199.
Cuando en la fila Criterios se establecen criterios para ms de un campo el
resultado ser el de una condicin Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de
Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:
Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O. Por
ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
Queremos visualizar de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre,
Poblacin y Fecha nacimiento, ordenados por Apellidos pero nicamente aquellos que
sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de
Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.
Cuidado que el criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la
56
poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila.

Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la
bsqueda de registros.
17.
Guardar la consulta haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo para darle nombre a la consulta.

18.
19.
20.
Escribir el nombre de la consulta.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn .
Ejecutar una consulta.

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana de diseo de la consulta o bien
desde la ventana de la base de datos.
Desde la ventana de la base de datos:
1.
Seleccionar la consulta a ejecutar.
2.
Desde la ventana de diseo de la consulta:
1.
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos
realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si
realizamos una modificacin de datos se realizar dicha modificacin sobre la tabla
relacionada.
Modificar el diseo de una consulta.
Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:
1.
Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encuentra la consulta
a modificar.
2.
3.
Seleccionar la tabla a modificar.
4.
Consultas de accin.
Las consultas de accin son consultas que realizan cambios en muchos registros
en una sla operacin.
A continuacin te explicamos cada uno de los tipos de consultas de accin.
Consultas de eliminacin.
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los
registros que cumplen los criterios especificados.
Para crear una consulta de eliminacin:
57
1.
2.
3.
Estar situado en la ventana de diseo de la consulta.

Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta
herramientas.
Elegir el tipo Eliminacin.
de la barra de
Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos
el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda aunque se borrarn
los registros enteros.
Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aqu y en su
lugar tenemos la fila Eliminar que no hace falta utilizar, se asignar el valor
directamente al especificar el campo de bsqueda.
Ojo! si no indicamos un criterio de bsqueda, se eliminarn todos los registros de la
tabla.
Cuando ejecutamos una consulta de eliminacin nos avisa del borrado de registros.
Consultas de actualizacin.
Las consultas de actualizacin son consultas que modifican de una tabla los
registros que cumplen los criterios especificados.
Para crear una consulta de actualizacin:
1.
2.
Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta
herramientas.
3.
Elegir el tipo Actualizacin.
de la barra de
Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos
el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se
quieren actualizar.
Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aqu y en su
lugar tenemos la fila Actualizar donde tendremos que escribir el nuevo valor a dejar en
el campo de la columna.
Consultas de datos anexados.

Las consultas de datos anexados son consultas que aaden registros de una
tabla al final de otra tabla.
Para crear una consulta de datos anexados:
1.
2.
Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta de la barra de
herramientas.
3.
Elegir el tipo datos anexados.
4.
Hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Nombre de a tabla.
58
5.
6.
Elegir la tabla a la que vamos a aadir los registros.

Ha desaparecido la fila Mostrar por carecer de sentido aqu y en su lugar

tenemos la fila Anexar a que no hace falta utilizar, se asignar directamente el nombre
de la tabla donde vamos a aadir los registros.
Cuando ejecutamos una consulta de datos anexados nos avisa de la
modificacin que va a realizar.
Consultas de creacin de tabla.

Las consultas de creacin de tabla son consultas que crean una nueva tabla a
partir de registros de otra tabla.
Para crear una consulta de creacin de tabla:
1.
2.
Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta de la barra de
herramientas.
3.
Elegir el tipo creacin de tabla.
4.
Escribir en el recuadro Nombre de a tabla el nombre de la nueva tabla.
5.
Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta
creacin. Tambin nos avisa cuando la ya existe una tabla con el nombre de la nueva
tabla.
59
Ejercicio paso a paso

Objetivo.
Saber manejar consultas para la obtencin de datos de una tabla creada con
Access.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.

Vamos a crear una consulta donde aparecern los campos Nombre, Apellidos,
Poblacin y Fecha de nacimiento de cada alumno/a.
Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta, Alumnado.
Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Rellenar la cuadrcula QBE de la siguiente forma:
Para ver los campos Nombre, Apellidos, Poblacin, Fecha de nacimiento
Hacer clic sobre la flecha el primer recuadro de la cuadrcula.
Hacer clic sobre su flecha de lista desplegable.
Hacer clic sobre el campo Nombre Alumnado.
Repetir los pasos 12, 13 y 14 pero en la segunda columna para el campo
Apellidos Alumnado.
Ahora probaremos otra forma equivalente. Pincha sobre el campo Poblacin que
aparece en la tabla y arrstralo sobre la tercera columna de la cuadrcula.
Repetir el paso 16 para la cuarta columna con el campo Fecha nacimiento.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Vamos a guardar la consulta, hacer clic sobre el botn de la barra de
herramientas.
Escribir el nombre que le queremos dar a la consulta, Alumnos/as.
Hacer clic sobre el botn de la ventana de la consulta para salir de ella.
Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos alumnos/as

que hayan nacido antes del ao 1967.
1.
a modificar.
2.
3.
Seleccionar la consulta a modificar, Alumnos/as.
4.
Hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos. Se abrir la
ventana de diseo de consulta.
5.
Hacer clic sobre la fila Criterios de la columna Fecha de nacimiento.
60
6.
7.
Escribir <01/01/67 para indicar la condicin "Fecha de nacimiento < 01/01/67".

Ejecutar la consulta haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre.

8.
Ir al men Archivo.
9.
Elegir la opcin Guardar como...
10.
Escribir otro nombre Alumnado antes 67.
11.
12.
Cerrar la consulta haciendo clic sobre su botn .
Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener nicamente aquellos

alumnos/as de Valencia que hayan nacido antes del 67. Deberemos formar la condicin
"poblacin = "Valencia" y fecha de nacimiento < 01/01/67"
1.
2.
Seleccionar la consulta a modificar, Alumnado antes 67.
3.
4.
Hacer clic sobre la fila Criterios de la columna Poblacin.
5.
Escribir Valencia. En este caso como el operador es un "igual" no hace falta
ponerlo, se pone nicamente el valor.
Como los criterios se encuentran en la misma fila se debern cumplir los dos
criterios para que salga el registro. Es decir saldrn los alumnos de Valencia Y nacidos
antes del 67.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Ir al men Archivo.
Elegir la opcin Guardar como...
Escribir otro nombre Alumnado antes 67 de Valencia.
Vamos a realizar otra consulta utilizando la primera, pero ahora ordenaremos la

informacin por los apellidos del alumno/a.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

a modificar.
Seleccionar la consulta a modificar, Alumnos/as.
Hacer clic sobre la fila Orden de la columna Apellidos alumnado.
Hacer clic sobre la flecha de su lista desplegable.
Elegir Ascendente para ordenar de la A a la Z.
Ahora vamos a guardar la consulta pero con el mismo nombre.
61
10.
Por ltimo realizaremos una consulta a partir de dos tablas relacionadas. La

consulta contendr como datos Apellidos del alumnado, Poblacin, Nombre del curso
al cual asiste, pero de aquellos alumnos que sean de Valencia o bien aquellos que se
encuentren en el curso de Ofimtica.
1.
Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encontrar la consulta.
2.

Seleccionar una de las tablas a partir de las cuales queremos realizar la
consulta, Alumnado.
Seleccionar la otra tabla, Cursos.
Hacer clic sobre el botn Cerrar. Observa que las tablas aparecen relacionadas
ya que tienen una relacin definida en la ventana de relaciones. Como estn
unidas por el campo curso, se formarn registros con el alumno junto con los
datos del curso en el que est matriculado.
Rellenar la cuadrcula QBE de forma que nos quede as:
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Observa como los criterios se encuentran en dos filas diferentes por lo tanto
sacar aquellos que sean de Valencia o aquellos que estn matriculados en un curso
de Ofimtica.
1.
2.
3.
4.
5.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.

Vamos a guardar la consulta, hacer clic sobre el botn de la barra de
herramientas.
Escribir el nombre que le queremos dar a la consulta, Alumnos/as de Ofimtica
o Valencia.
Hacer clic sobre el botn de la ventana de la consulta para salir de ella.
Cerrar la base de datos haciendo clic sobre el botn de la ventana de la base
de datos.
62
Ejercicios
Ejercicio 1
Concesionario VI.
1.
duro.
2.
Crear una consulta para visualizar nicamente los campos Matrcula, Marca y
Modelo de los Coches vendidos.
3.
Modificar la consulta anterior para aadir el precio, y especificar aquellos que
sean Ford.
4.
Modificar la consulta anterior para visualizar los Ford que tengan un precio
superior a 2600000.
5.
Crear una consulta par ver los apellidos y poblacin de aquellos clientes que
hayan comprado Ford o Citroen.
6.
Crear una consulta para visualizar la Matrcula y modelo de aquellos coches que
tengan que realizar Cambio de aceite y cambio de filtro.
7.
Ejercicio 2
Clnica VI.
1.
2.
Crear una consulta para ver los Apellidos, telfono y fecha de nacimiento de
aquellos pacientes que sean de Madrid y cuyo cdigo postal sea 28028.
3.
Crear una consulta para ver Apellidos, fecha de nacimiento de pacientes,
Apellidos del mdico asignado as como la especialidad de ste cuya fecha de
ingreso sea posterior al 31/12/98.
4.
63
Cuestiones
Las consultas
Ejercicio 1.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Una consulta nos permite seleccionar una serie de datos de tablas o bien de otra
consulta.
Si modificamos uno de los datos resultado de una consulta de seleccin, ste
dato tambin se modificar en la tabla correspondiente.
En una consulta solamente se puede realizar un criterio de seleccin.
Se puede ordenar el resultado de una consulta por ms de un campo.
A la hora de ejecutar una consulta, para buscar los registros especificados
Access diferencia entre maysculas y minsculas.
Se puede realizar una consulta a partir de los datos de ms de una tabla.
Ejercicio 2.
1.

Las consultas son objetos que nos permiten:
A
Seleccionar datos de una tabla.
B
Modificar datos de una tabla.
C
D
2.
La cuadrcula QBE es:

A
La parte de la ventana de diseo de una consulta donde aparecen las
tablas a utilizar para realizar la consulta.
B
La ventana con el resultado de una consulta.
C
D
3.
El botn sirve para:

A
Ir a una consulta.
B
Ejecutar una consulta.
C
D
Ejercicio 3.
Cul es la diferencia entre una consulta de seleccin y una de accin?
64
Los informes
Los informes son los objetos de una base de datos que permiten presentar los
datos de las tablas o consultas de forma impresa .
Son tiles para obtener listados con el formato que queramos, aadiendo
cabeceras y pies de pgina, totales parciales o finales, etc...
En esta unidad veremos cmo Crear informes sencillos a partir de tablas creadas
con Access.
Crear un informe.
Para crear informes,
podemos utilizar varios
mtodos:
Utilizando un asistente
que va guiando paso por
paso la creacin del
informe.
Empezando el informe
en blanco.
Para crear un informe utilizando el asistente, seguir los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Abrir la base de datos

donde se encuentra el
formulario a crear.
Hacer clic sobre el objeto
Informe que se encuentra
a la derecha de la
ventana de la base de
datos.
Hacer clic sobre la opcin
Crear un informe
utilizando el asistente de
la ventana de la base de
datos.
Nuevo
de la
Seleccionar Asistente para informes.
queremos realizar el informe.
Debemos especificar los campos que aparecern en el formulario.
65
10.
11.
12.
Elegir algn campo que nos servir para agrupar los datos a imprimir.
Hacer clic sobre el
botn Siguiente.
Hacer clic sobre la
flecha de la derecha
del primer recuadro y
elegir el campo por
el que queremos
ordenar el informe.
El botn de la
derecha nos sirve para
elegir el orden si pone AZ
ser en orden ascendente y
si pone ZA ser en orden
descendente.
En caso de querer
ordenar por ms de un campo, utilizar el segundo recuadro, as se ordenara por el
primero y en caso de tener dos iguales se ordenara por el segundo y as
sucesivamente.
13.
Hacer clic sobre el
botn Siguiente.
El asistente nos
proporciona varios formatos
para que elijamos el que
ms nos guste, en el
recuadro distribucin
tenemos esos formatos,
pinchando sobre alguno,
aparece a la izquierda una
muestra de cmo queda el
formato seleccionado.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Elegir la distribucin
y orientacin.
Elegir el estilo deseado.
Escribir el nombre que le queremos dar al informe. Este nombre coincidir con
el ttulo que aparecer al principio de la pgina.
Hacer clic sobre el botn Finalizar y aparecer el informe creado preparado para
la impresin.
Imprimir un informe.
Para imprimir un informe, seguir los siguientes pasos:
1.
Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar.

66
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Hacer clic sobre el objeto informe que se encuentra a la derecha de la ventana

Ir al men Archivo.
Elegir la opcin Imprimir...
En el recuadro Intervalo de impresin, especificar si queremos imprimir todo el
informe o bien slo algunas pginas.
En el recuadro Copias, especificar el nmero de copias a imprimir.
67
Ejercicio paso a paso

Objetivo.
Practicar la creacin de informes utilizando el asistente de Access.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.

Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana
Hacer clic sobre la opcin Crear un informe utilizando el asistente de la ventana
Hacer clic sobre el botn Nuevo
Seleccionar Asistente para informes.
queremos realizar el informe, Alumnado.
para aadir todos los campos al informe.
Elegir algn campo que nos servir para agrupar los datos a imprimir, hacer clic
sobre Poblacin.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del primer recuadro y elegir el campo por
el que queremos ordenar el informe, elegir Apellidos.
Dejar la distribucin y orientacin definidas por defecto.
Elegir el estilo deseado.
Escribir el nombre que le queremos dar al informe, escribir Alumnado por
poblaciones.
Hacer clic sobre el botn Finalizar.
Ir al men Archivo.
Elegir la opcin Imprimir...
Dejar las opciones que hay por defecto.
Cerrar la vista previa del informe haciendo clic sobre el botn de la ventana del
informe.
68
Ejercicios
continuacin.
Ejercicio 1
1.
2.
3.
4.
5.
Concesionario VII.
duro.
Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Clientes agrupados por
Poblacin y Ordenados por Apellidos, e imprimirlo.
Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Coches vendidos
agrupados por Marca y ordenados por Modelo, e imprimirlo.
Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Revisiones, e imprimirlo.
Ejercicio 2
1.
2.
3.
4.
Clnica VII.
Crear un informe para imprimir Apellidos y nombre del paciente as como su
fecha de ingreso y los apellidos del mdico asignado.
Imprimir el informe anterior.
69
Cuestiones
Los informes
Ejercicio 1.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Un informe nos permite trabajar nicamente con datos de tablas.

Un informe se puede crear a partir de dos o ms tablas.
Solamente podemos ordenar la informacin de un informe en orden ascendente,
es decir, de A a Z.
El nivel de agrupamiento sirve para poder ordenar el informe por algn campo.
La orientacin del informe se elige a la hora de imprimir el informe.
Desde el recuadro Imprimir podremos imprimir la pgina 2 y la 4.
Solamente podemos agrupar el informe por un campo.
Ejercicio 2.
1
Abrir el informe.
Imprimir un informe.
Ejercicio 3.
1.
2.
Los informes son objetos que nos permiten:

A
Introducir datos en las tablas.
B
Imprimir datos de las tablas.
C
D
Con el botn
:
A
B
C
D
Veremos el informe antes de imprimirlo.

Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir.
70
Ejercicios
Base de datos Gestin Comercial

Ejercicio de diseo de tablas de una base de datos
Tablas
Escribir descripcin en todos los campos y aadir texto de validacin en los campos
con regla de validacin.
Tabla CLIENTES:
Campo
Cdigo cliente
Nombre
Apellidos
Empresa
Puesto
Direccin
Poblacin
Cdigo Postal
Provincia
Telfono
Fecha nacimiento
Tipo
Tamao
Texto (CLAVE)
5
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Numrico
Entero largo
Fecha/hora
Predeterminado
Validacin
No vaco
Cuatro letras ????
Encargado
Vigo
Pontevedra
[01/01/60-Actual]
Tabla ALMACN
CAMPO
Cdigo del artculo
Descripcin
Proveedor
Precio Unitario
Quedan en stock
Stock seguridad
Imagen
TIPO
Texto
Texto
Texto
Moneda
Numrico
Numrico
Objeto OLE
PROPIEDADES
CLAVE
TAMA PREDETERMINAD
O
O
10
4
No negativo
[0,100]
No inferior a 2
Foto del producto
71
Tabla PEDIDOS:
Campo
Cdigo del pedido
N del pedido
Cdigo cliente
Cdigo artculo
Fecha
Hora
Vendedor
Cantidad
Servido
Tipo
Autonumrico
Numrico
Texto
Texto
Fecha/hora
Fecha/hora
Texto
Numrico
S/no
Propiedades
CLAVE
actual(fecha())
actual
Mayor que 10
Consultas
NOMBRES: Mostrar el nombre y apellidos de los clientes llamados Manuel
Antonio, ordenados por nombre.
ORENSANOS: Mostrar nombre, apellidos , telfono, direccin y poblacin de los

clientes orensanos (poblacin = Orense), de entre 25 y 35 aos (crear un campo que
calcule la edad fecha_actual-fecha_naci, y aadir el criterio >=25 y <=35), ordenados por
edad.
SIN_TLF: Mostrar nombre y apellidos de los clientes que no tengan telfono.(nulo).
CUANTOS: Contar la cantidad de artculos que hay en el almacn: Quedan en stock

(suma).
Mostrar el precio total de los productos del almacn: nuevo campo calculado llamado
valor con la siguiente expresin (valor:[Precio unitario]*[quedan en stock]), y aadir
suma en la fila total.
PONTEVEDRA: Cuantos clientes hay en la provincia de Pontevedra: Pintar provincia y

cd. De cliente.
Aadir fila de totales
Aadir cuenta en la fila de totales del cd. de cliente
Filtrar provincia = Pontevedra
VALOR ALMACN: Precio de todos los artculos del almacn excepto los que tengan
un valor menor o igual a 5 en stock de seguridad.
Calcular el campo valor (como en CUANTOS); aadir columna de stock de seguridad; y
especificar donde en la fila de totales para el stock de seguridad, y la condicin >5 en
criterios.
Pedidos de cada cliente:
72
Base de datos Telfono

Diseo de una base de datos que mantenga los datos necesarios de un listn telefnico,
as como una tabla que recoja los mensajes recibidos de las personas que componen el listn.
Tablas
Escribir Ttulo en todos los campos y aadir texto de validacin en los campos que
incluyan regla de validacin.
Tabla TELFONO:
Crear la tabla utilizando el asistente. Tomar los campos de Personal / Direcciones.
Campo
Tipo
Tamao Propiedades
Telfono
Texto (CLAVE)
mscara (999)99-99-99
Nombre
Texto
20
Apellidos
Texto
Ciudad
Texto
Vigo, Santiago o vaco. Por defecto Vigo.
Provincia
Texto
10
Pontevedra, La Corua, o vaco. Por
defecto Pontevedra.
Tabla RECADOS:
Campo
Telfono
Fecha
Hora
Urgente
Recado
Tipo
Fecha/hora
Fecha/hora
S/No
Memo
Propiedades
El mismo formato que en la tabla anterior
Slo fechas del ao actual
Predeterminado: Hora actual
Por defecto No
Gestin de tablas
Filtrar los telfonos de la provincia de Pontevedra.
Buscar un telfono por los apellidos de la persona.
Filtrar los registros de los recados urgentes, ordenndolos por fecha.
Filtrar los recados del da de hoy, que sean urgentes, ordenndolos por hora.
Formularios
Disear un formulario para el mantenimiento de los recados, con las siguientes
caractersticas.
73
1.
2.
3.
Presentar el campo Urgente en forma de botn.

Seleccionar el telfono de un cuadro desplegable que presente todos los telfonos de
la tabla de TELFONOS.
Aadir dos botones para poder desplazarse al registro siguiente y al registro anterior.
74
Base de datos: Libros

Tablas
Tabla PUBLICACIONES:
Definir el campo clave : IdPublicacin de tipo texto de 10 caracteres de tamao.
Poner como ttulo Identificador de la publicacin. Aadir el texto de validacin El
identificador de la publicacin debe ser nico.
Campo
Ttulo
Tipo
Editor
Fecha
Pginas
Anotacin
Tipo
Texto
Texto
Texto
Fecha larga
Numrico
Memo
Descripcin
Ttulo de la obra
Tipo de la publicacin
Editora de la publicacin
Fecha de la publicacin
Nmero de pginas
Notas importantes
Tabla AUTORES:
Campo
Tipo
IdAutor
Texto
Apellidos
Texto
Nombre
Texto
Notas
Memo
Tabla TEMAS:
Campo
IdPublicacin
Tema
Tamao
10
Tipo
Texto
Tamao
Tamao
80
12
50
Entero
Ttulo
Ttulo
Tipo
Editorial
Fecha edicin
N pginas
Notas
Propiedades
CLAVE
Propiedades
Es el mismo campo que en la tabla anterior.
30
Tabla PUBLICACION-AUTORES
Campo
IdPublicacin
IdAutor
Propiedades
Es el mismo campo que en la tabla PUBLICAIONES.
Es el mismo campo que en la tabla AUTORES.
Relaciones
Exigir Integridad referencial en toda las relaciones.
Relacin 1:
Relacin 1:
Relacin 1:
Varios entre las tablas AUTORES y PUBLICACION-AUTORES.

Varios entre las tablas PUBLICACIONES y PUBLICACION-AUTORES.
Varios entre las tablas PUBLICACIONES y TEMAS.
75
Datos
Introducir los datos en las tablas.
Formularios
Disear varios formularios segn los modelos que se propongan.
76
Base de datos almacn

Diseo de una base de datos que permita la gestin de un almacn dedicado a la
distribucin de productos alimenticios.
Tablas
Escribir descripcin en todos los campos y aadir texto de validacin en los campos
que incluyan regla de validacin.
Tabla CLIENTES
Campo
Cdigo cliente
Nombre
Direccin
Provincia
Tipo
Tamao
Texto (CLAVE) 5
Texto
Texto
Texto
10
Predeterminado
Pontevedra
Tabla VENDEDORES
Campo
Cdigo vendedor
Nombre
Tipo
Tamao
Texto (CLAVE) 3
Texto
Tabla ARTCULOS
Campo
Cdigo artculo
Descripcin
PVP
Stock
Tipo
Texto (CLAVE)
Texto
Numrico
Numrico
Propiedades
Tamao
10
Positivo
Entre 0 y 100
Tabla PEDIDOS
Campo
Cdigo del pedido
Fecha
Cdigo vendedor
Cdigo cliente
Cdigo artculo
Cantidad
Servido
Tipo
Autonumrico
Fecha/hora
Texto
Texto
Texto
Numrico
S/no
Propiedades
CLAVE
Fecha corta
Mayor que cero
77
Predeterminado
La actual
Relaciones
Relacionar las cuatro tablas convenientemente, antes de introducir los datos.
Datos
Introducir los datos en las tablas.
Formularios
Dar un formato atractivo a los formularios : Incluyendo distintas fuentes, colores de
fondo y texto, bordes, aadir ttulos en las cabeceras, etc.
1.
Formulario ARTCULOS: Crear un formulario a travs del asistente, con todos los
campos de la tabla de ARTCULOS. Cambiar el orden de peticin de datos en la
pantalla de modo diseo, de forma que primero introduzcamos el STOCK y despus
el PVP.
2.
Formulario CLIENTES: Sin utilizar el asistente. Aadir todos los campos de clientes.
Aceptar la PROVINCIA a travs de un cuadro combinado que presente las 4
provincias gallegas.
3.
Formulario VENDEDORES: Sin utilizar el asistente. Incluir los dos campos de la

tabla de VENDEDORES. Incrustar un botn para cerrar el formulario y otro botn
para pasar al registro siguiente.
4.
Formulario PEDIDOS: Incluir todos los campos de la tabla de PEDIDOS. El campo

SERVIDO en forma de botn. Aadir cuadros de lista para poder seleccionar
CLIENTE, VENDEDOR y ARTCULO a partir de las tablas correspondientes (de
forma que cuando seleccionemos un cliente de la lista, se almacene su cdigo en la
tabla de PEDIDOS). Aadir el logotipo de la empresa en el encabezado insertando
una imagen.
Consultas
Crear las siguientes consultas con los nombres que aparecen en negrilla.
NOMBRES: Mostrar el nombre y direccin de los clientes cuyo nombre comience por la
letra M A, ordenados por nombre.
ORENSANOS: Mostrar direccin y provincia de los clientes orensanos, ordenados por

cdigo.
STOCK: Indicar el total de artculos que hay en el almacn (nmero de unidades totales
del almacn).
PONTEVEDRA: Indicar cuantos clientes hay de la provincia de Pontevedra.
78
VALORACIN: Total de importe en almacn. (Suma total del PVP por stock).
STOCK MNIMO: Descripcin y stock de todos los artculos con menos de 10 unidades
en almacn.
OCTUBRE: Cdigo, fecha y vendedor de los pedidos del mes de octubre de este ao,
ordenados por fecha.
DESCUENTO: Calcular un 5% de descuento a los artculos de precio mayor a 5.000 pts.
IMPORTE: fecha, descripcin del artculo, cantidad e importe de los pedido servidos,
ordenndolos de menor a mayor precio.
NO SERVIDOS: Fecha, descripcin, nombre cliente, nombre vendedor e importe de los

pedidos no servidos.
HOY: Pedidos no servidos de hoy, para los clientes de Pontevedra, de un vendedor

concreto.
Informes
1.
2.
3.
Utilizar el asistente para disear los informes y retocarlos desde modo diseo.
Aadir ttulos a los informes y personalizar cabecera y pi. Denominar a cada informe
con el nombre que aparece en negrilla.
Crear las consultas que sean necesarias.
ARTCULOS:
Ttulo : Relacin de artculos en almacn
Detalle: Ordenados por descripcin, indicando descripcin, PVP y stock.
Pi: Fecha y nmero de pgina.
2. PEDIDOS_VEDEDOR: Agrupar los pedidos por vendedor, ordenando por fecha, los
campos fecha, cdigo de cliente y cdigo de artculo.
3. PEDIDOS_FECHA: Agrupar por fecha, pintando el total de unidades.
4. IMPORTE: Agrupar por cliente, ordenando por fecha y mostrando : descripcin, cantidad
e importe. (Crear la consulta).
5. ALMACN VALORADO : ordenado por PVP , mostrar descripcin, PVP, stock e
importe (consulta).
6. PEDIDOS: Agrupando por fecha, mostrar descripcin, nombre cliente, nombre vendedor,
importe. (consulta).
79
7. PEDIDOS NO SERVIDOS : Agrupar por vendedor y artculo los pedidos no servidos del
da de hoy, de los clientes de la provincia de Pontevedra. Mostrar en el informe el nombre
de cliente, direccin, descripcin y unidades de cada artculo. Incluir el total de unidades
de artculos.
8. FACTURA : Crear la factura de un cliente concreto, indicando los pedidos servidos para
ese cliente en un mes concreto. Agrupar los pedidos por da. Pintar los datos del cliente
en la cabecera de la factura. Incluir como detalle, la fecha, descripcin, PVP, unidades,
importe e IVA (15%). Aadir el total de unidades e importe al final de la factura.
9. RECIBO : Disear el recibo para un cliente. Que incluya los datos del cliente, el mes de
los pedidos y el importe total. (Que los datos se correspondan con la factura anterior).
80
Base de datos Restaurante

Gestionar el servicio de mesas de un restaurante segn las siguientes especificaciones.
Tablas
Aadir texto de validacin en los campos que incluyan regla de validacin.
Ajustar el tamao de los campos segn los datos que vayan a almacenar.
Tabla CAMAREROS
CAMPO
Cdigo camarero
Nombre
Comisin
TIPO
PROPIEDADES
Autonumrico
Texto
Numrico
3 camareros
Mara, Antonio y Manuel
Entre 0 y 5%
Tabla CARTA
CAMPO
Cdigo del plato
Plato
Raciones
Precio
Tipo
TIPO
Texto (3)
S / No
PROPIEDADES
PREDETERMINAD
O
CLAVE
Nombre del plato
Nmero de raciones que
hay. No negativo.
Entre 5.000 y 10.000 pts
Plato postre
Plato
7.500 pts
Tabla PEDIDOS:
CAMPO
Cdigo del pedido
Mesa
Fecha
Cdigo plato
Cdigo camarero
Personas
Notas
TIPO
PROPIEDADES
Autonumrico CLAVE
Hay 5 mesas
Fecha/hora
Hasta seis
Memo
81
PREDETERMINAD
O
La de hoy
Relaciones
Relacionar las tablas convenientemente, antes de introducir los datos.
Exigir integridad referencial.
Formularios
Dar un formato atractivo al formulario Pedidos.
1.
2.
3.
4.
Incluir todos los campos de la tabla de PEDIDOS.

Introducir el cdigo del plato a travs de la seleccin en un cuadro de lista con los
posibles platos, mostrando adems las raciones que hay de cada plato.
Utilizar un cuadro de seleccin para indicar el camarero.
Aadir botn de comando que permita imprimir el pedido.
Consultas
Mesa: Indicar el nmero de personas que fueron atendidas en cada mesa, para una
fecha concreta.
Plato preferido: Determinar cual es el plato (no postre) ms pedido.
Atenciones: Indicar el nmero de pedidos que atendi un camarero concreto.
Importe comisin: Calcular el importe de comisin de cada camarero, segn la
frmula:
Importe comisin = comisin * total de personas servidas / 100
Informes
Factura: Disear la factura de una mesa y fecha concreta, mostrando como cabecera el
camarero que la atendi, el nmero de mesa, fecha y como detalle de cada pedido el nombre
del plato, personas e importe (precio*personas). Agrupar las lneas de detalle de forma que
primero aparezcan las de tipo plato y despus los postres. Aadir el total de la factura.
Men: Relacin de platos (incluyendo los precios), agrupndolos segn tipo: 1 mostrar los
platos y despus los postres.
82
Base de datos Alumnos

Base de datos que permita la gestin de los cursos impartidos en este centro.
Tablas
Aadir texto de validacin en los campos que incluyan regla de validacin.
Tabla CURSOS
Campo
Tipo
Cdigo del curso Autonumrico
Curso
Texto
Duracin
Precio
Numrico
Propiedades
Predeterminado
CLAVE
Word, Access, Excel
Word
1,2 3 meses
2
Entre 5.000 y 10.000 pts
7.000
Tabla ALUMNOS
Campo
Cdigo alumno
Nombre
Direccin
Actual
Tipo
Propiedades
Autonumrico
Texto
CLAVE
S/No
Permite saber si es un
alumno actual
Tabla CLASE
Campo
Cdigo clase
Cdigo alumno
Cdigo curso
Calificacin
Tipo
CLAVE
Propiedades
Ejemplos :LM17 :30,MJ20
De 0 a 10
Relaciones
Relacionar las tablas convenientemente, antes de introducir los datos.
Formularios
Disear un formulario para cada tabla para facilitar la introduccin de datos.
Calificacin: Disear un formulario para mostrar los datos del alumno, clase y curso
de forma que presente la calificacin obtenida.
83
Consultas
Actuales: Indicar el nmero de alumnos actuales.
Informes
Recibo:
Disear el recibo de pago de un alumno concreto, mostrando como cabecera los datos
del alumno y como detalle el nombre del curso y el precio. Incluir el total a pagar.
Aprobados:
Relacin ordenada por nombre, de los alumnos aprobados.
84

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Modificar tablas de datos.

Que es una base de datos?

informe o pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

Elementos bsicos de Access.

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de

Desde el icono de Access del escritorio.

Para cerrar Access, puedes utilizar cualquiera de las

Hacer clic en el botn cerrar

Es un conjunto de procedimientos de Visual Basic (lenguaje de programacin que

Crear una base de datos.

O bien hacer clic sobre el botn Nuevo

En el recuadro Guardar en hacer clic

Si observas la ventana de la base de

Abrir una base de datos.

Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Hacer clic sobre el archivo deseado.

Hacer doble clic sobre el archivo deseado y se abrir directamente.

Seleccionar el men Archivo.

Cerrar la base de datos.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar

de la ventana de la base de datos.

Ejercicio paso a paso.

Si no tienes abierto Access, brelo para realizar el ejercicio.

No se pueden tener abiertos varios libros a la vez.

El objeto ms importante de una base de datos es la tabla.

A Abrir o recuperar una base de datos ya existente.

B Empezar una nueva base de datos.

C Cerrar una base de datos.

Si hacemos clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas:

En el men Archivo encontraremos:

A) Las opciones para guardar y cerrar libros de trabajo.

Crear una base de datos.

Cuando se arranca el Access, seleccionar la opcin de crear una base de datos

Comando Nueva base de datos del men Archivo.

Seleccionar una o varias tablas de las de los ejemplos de negocios o personal,

Aceptar los campos.

Posibilidad de cambiar de nombre a los campos.

Dar un nombre a la nueva tabla.

Asignar una clave principal a travs del asistente o seleccionando nosotros

Cuando se necesite realizar operaciones aritmticas.

Situarse en el campo, y pulsar el icono de CLAVE PRINCIPAL.

Guardar la estructura de una tabla.

Eliminar una tabla

Propiedades de los campos.

Ejercicio paso a paso.

Ahora cerraremos la tabla.

Nombre del campo

La clave principal ser el campo Matrcula.

Nombre del campo

La clave principal ser el campo N revisin.

Cerrar la base de datos.

Nombre del campo

Nombre del campo

Nombre del campo

Cerrar la base de datos.

La tabla es el primer objeto a crear dentro de una base de datos.

A Asignar una clave principal a una tabla.

B Guardar una tabla.

Modificar diseo de las tablas de datos.

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que

datos para la introduccin de valores, hacer clic sobre el botn Diseo

Introducir y modificar datos de una tabla.