MANTENIMIENTO

Capitulo III
Administracin de
Mantenimiento

En todos los rubros comerciales, las

necesidades de la vida moderna exigen
mayor actividad y ms eficiencia de parte de
las empresas.
Como la competencia se acenta cada da
mas para alcanzar el xito es indispensable
contar con una preparacin profesional a la
altura de tales exigencias, a fin de trabajar
con mayor entrega y estar en condiciones de
asumir una aptitud positiva hacia la vida y
desarrollo empresarial.

Una administracin eficaz se refleja en la

conservacin y mantenimiento de la
estructura, instalaciones y equipo del
establecimiento, tarea que implica conocer y
aplicar tcnicas y programas adecuados.
Todo mundo sabe que ningn objeto se
construye de manera que no pueda
desgastarse averiarse o romperse, y, a
menos que se tenga una constante vigilancia
las falla o comenzaran a aparecer y casi
siempre en el momento mas oportuno.

Los edificios estos se deterioran por diversos

factores, por ejemplo:
Los efectos del clima (sol, lluvia, viento,
huracanes).
Los efectos del sub suelo (temblores).
Su uso habitual (deterioro normal) El uso
natural tambin significa un deterioro de los
inmuebles, y su utilizacin indebida.
Si bien el deterioro no puede evitarse
totalmente aunque se proporcione un
Mantenimiento planeado, la vigilancia y la
supervisin constante lo retrazan.

Al igual que cualquier objeto o inmueble,

las maquinas y el equipo se hayan
sometidas al desgaste, pues se desajustan
gradualmente no solo por el uso, sin
tambin por causas de la temperatura,
vibraciones, etc.

El tiempo es un factor esencial ya que por

el transcurso se produce la corrosin de
tuberas, la humedad penetra en el
rebobinado elctrico, los aislamientos se
desgastan, y el polvo y la suciedad
penetran en las partes esenciales del
equipo.
De este modo, la nica forma de
contrarrestar estos efectos consiste en
llevar a cabo un Mantenimiento Planeado

Planeacin de Mantenimiento
Bsicamente hay dos tipos de
mantenimiento:
Mantenimiento Preventivo
Mantenimiento Correctivo

Mantenimiento Preventivo M. P.
Es el sistema preventivo que se utiliza
para detectar y corregir los defectos que
surjan los cuales reducen los ndices de
operatividad, seguridad y eficiencia de
los servicios.
Este tipo de mantenimiento se anticipa a
las falla y evita reparaciones urgentes
que ocasionan perdidas al restaurante y
molestias a los clientes.

Mantenimiento Correctivo - M. C.
Consiste en el conjunto de actividades
destinadas a corregir desperfectos o
falles en el momento en que se
presentan o se manifiestan claramente.
Su principal propsito es reparar la
avera y actuar de tal modo que esta no
vuelva a presentarse.

Otro tipo de mantenimiento que de cierta

manera forma parte del mantenimiento
preventivo es el Mantenimiento Predictivo.
Basado en las conclusiones obtenidas del
estudio de las actividades del M.P. , y
permite identificar las frecuencias de
repararon y/o de vida til de las unidades.

El Mantenimiento Preventivo se puede

denominar mantenimiento planeado
debido a que constituye un
procedimiento organizado cuya
finalidad es evitar desperfecto de
ndole mecnico y estructural as como
el deterioro de los acabados.

No es fcil definir a cual objeto o rea

se dar mantenimiento preventivo sin
antes estudiar detalladamente cada
aspecto, evitando caer en un exceso de
plantacin que a la larga solo formara
parte de un programa no realizado.

La realidad del Dpto. de Mantenimiento

no le permite llegar mas all de su
potencial el que se ve restringido por las
actividades imprevistas o por
compromisos del restaurante, como la
celebracin de evento, banquetes
especiales, presentacin de
espectculos, etc.,

Estas circunstancias impiden efectuar

programaciones muy detalladas en lo que
toca al mantenimiento preventivo debido a
lo cual es importante no caer en un error
comn de querer hacer demasiado y no
hacer nada.

De acuerdo a esto y en base a manuales

de mantenimiento de grandes cadenas es
posible determinar los puntos especficos
en los cules es necesario el M. P.:
En el equipo que proporciona un servicio
vital, por cuanto una falla representa una
dao serio o la interrupcin de un servicio
menor.
En aquellos equipos en que una avera
perjudique la secuencia de la produccin.

 En los equipos que proporcionen seguridad

al establecimiento y sus ocupantes.
En el equipo cuyas fallas entorpecen el
funcionamiento de los archivos del
restaurante.
Para facilitar la plantacin del M. P. se debe
enumeran los equipos y aspectos en donde
se aplican habitualmente, como por
ejemplo:

Sistema Hidrulico.
Sistema Elctrico.
Sistema Mecnico.
Sistema Mecnico en elevadores.
Sistema Mecnico en cocina.
Sistema Mecnico en lavandera.
Sistema de Fumigacin.
Edificio.
Jardines
reas exteriores y de Recreacin

Todo el equipo debe vigilarse a partir de

recorridos frecuentes y de la informacin
recabada en cada departamento y en las
rdenes de trabajo.
El equipo cuya utilizacin requiere de
mantenimiento preventivo se registrara
en tarjetas especiales que se elaboran
por duplicado: una para servicio y otra
para el control del Jefe de
Mantenimiento.

Las obligaciones del personal asignado

para realizar dichas labores sern
especificadas por el Jefe de Departamento
y pueden adjudicarse a una brigada o a
los elementos mnimos necesario.
La Tarjeta de Control se disea de tal
modo que por medio de una sola se
controle varios equipos o que haya una
tarjeta para cada una de estos, como los
modelos siguientes:

Tarjeta de Control de Varios Equipos

Nombre del establecimiento:
Tarjeta de Control:
Fecha

Equipo

Cdigo

Ubicacin

rea donde
sirve

Frecuencia de
Mantenimiento

Estado en
que se
encuentra el
equipo

25/3/88

Caldera

CA01

Cuarto de
Maquinas

Sistema
Central de
Calefaccin

Semanal

OK

14/4/88

Extractor

EX18

Cocina

Cocinas de
Cocina 01

Mensual

Taller de
Mecnica

Tarjeta de Control de Varios Equipos (reverso)

Registro de Costos por Reparaciones :
Fecha

Equipo

N de Orden
de Trabajo

Concepto y
Descripcin de
problemas

Costo de
Material

Costo de
Mano de Obra

Costo
Total

Costo por Reparaciones en el periodo: de ___ a ____ USD _____

Observaciones : _______________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________

Tarjeta de Control de cada Equipo en particular

Nombre del establecimiento:

Equipo:

Tarjeta de Control:

Localizacin: Cuarto de Maquinas

Marca y
Proveedor

Nro de Serie

Caldera Nro. CA01

Precio y Fecha de
Compra

Expiracin de
Garanta

Fecha

Tipo de
Trabajo
realizado

Estado
del
Equipo

Frecuencia de
Mantenimiento

Elementos
Crticos

Modificaciones

Observaciones

4/2/93

Revisin

Bueno

Semestral

Ninguna

Ninguna

Ninguna

2/6/93

Cambio
de
Vlvula

Malo

Semestral

Ninguna

Todas las
vlvulas

Cambio antes
que suceda algo
peor

.
.
.

Tarjeta de Control de cada equipo en particular (reverso)

Registro de Costos por Reparaciones :
Fecha

Equipo

N de Orden
de Trabajo

Concepto y
Descripcin de
problemas

Costo de
Material

Costo de
Mano de Obra

Costo
Total

Costo por Reparaciones en el periodo: de ___ a ____ USD _____

Observaciones : _______________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________

Gracias al Mantenimiento Preventivo se

corrige lo que este averiado y se conserva
lo que se encuentra en buenas condiciones.
En el desarrollo de las actividades que le
competen se distinguen varias facetas:
a) Inspeccin
b) Servicio
c) Correccin y Reparacin.

Inspeccin:
Debe efectuarse de la siguiente manera:
a) Ocular. Por esta inspeccin se detectan
las fallas que se ven a la vista: corrosin,
desgaste, vibracin, desalineamiento y
balanceo.
b) Sensible al olfato. Por este medio pueden
percibirse fugas de gas, elementos a
punto de quemarse debido a su
temperatura, y olores particulares que
nos indiquen algn problema posible.

c) Sensible al tacto. Se advierten

vibraciones, temperaturas, fugas,
humedades, etc.
d) Sensible al Odo: Ruidos, otros.
e) Sensible a instrumentos. Esto permite
verificar cualquier cambio producido
por anomalas: amperaje, voltaje,
temperatura, holgura, presin,
velocidad, resistencia tensin,
mecnica fuerza, etc.

f) Por esto la persona que esta

encargada del mantenimiento, tiene
que tener adems de conocimientos
tcnicos, muy buena capacidad de
percepcin, saber utilizar sus cinco
sentidos.

Servicio:
Los equipos mas importantes que
necesitan limpieza y mantenimiento en
forma regular, debern ser instalados
por duplicado. entre estos estn, las
bombas, las compresoras, y las calderas,
entre otros.
Cuando esto no sea posible , se debe
contar con unidades de repuestos para
sustituir la pieza averiada, o la que esta
prxima a averiarse.

El tiempo de repararon de un equipo

debe de ser planificado, y tomar las
medidas necesarias cuando esto
obstaculice el trabajo,. , para lo cual se
deber notificar a la seccin afectada.

Correccin y Reparacin:
Todos los equipos, deben de corregirse y
repararse antes de que surja un
desperfecto mayor.
Para cumplir su cometido, la inspeccin
debe ser frecuente y cumplir con el rol
programado.
Debe facilitarse al empleado una lista de
formas de comprobacin y verificacin.

Plan de Mantenimiento
Preventivo
Siempre debe existir en el establecimiento
un Plan de Mantenimiento que incluya los
siguientes puntos:

 Especificar detalladamente, a que

instalaciones y equipos se proporciona el
M. P., para lo cual se enumerara el
equipo, motores, refrigeradores, bombas,
transformadores, calderas, cisternas, etc.
As se tendr un inventario con un numero
asignado a cada objeto, y tambin una
tarjeta, como las que hemos visto
anteriormente.

 Tener la siguiente informacin:

Especificaciones, Caractersticas y datos
acerca de la operacin; el funcionamiento,
y las exigencias del mantenimiento.
Listas de las partes componentes;
Instrucciones relativas a cada equipo (ya
sea proporcionadas por los fabricantes, o
elaboradas por el propio interesado)

 Tener Manuales de Instruccin para el

mantenimiento preventivo, con:
a) Mtodos
b) Rutas
c) Herramientas e instrumentos
necesarios

Mtodos: Se establece mtodos de

trabajo y los valores de tiempo y calidad
requeridos para cada valor. Es
importante realizar los preparativos que
garanticen las condiciones necesarias:
Disponibilidad de unidades de servicio,
materiales, herramientas, as como
equipo extra.
Lo que permitir simplificar la ejecucin,
ahorrando esfuerzo tiempo y dinero.

Rutas: Basadas en experiencias anteriores,

recomendaciones de fabricantes y las
caractersticas propias de la empresa, es
necesario determinar una ruta de
inspeccin.
Ej. Ruta 01: Cuarto de maquinas,
Instalaciones en general; reas publicas;
reas de alimentos y bebidas; restaurantes,
y cocinas; reas exteriores y jardines;
oficinas; Instalaciones contra incendios,
ascensores, azoteas y talleres de
mantenimiento.

Herramientas e instrumentos: Se debe

contar con el material necesario y todos
aquellos elementos que permiten subsanar
los desperfectos y se ajusten a las
especificaciones.
As como del personal idneo para realizar
las correcciones.

El cumplimiento del programa tendr

como consecuencia el xito del
mantenimiento preventivo, que al ser un
proceso administrativo se debe a la
correcta aplicacin de frecuencias, rutas y
programas.
Otro punto importante es el de disponer
de formularios como lista de
comprobacin o relacin de puntos de
revisin, los mismos que sirven como
informes de trabajo.

La mejor forma de comprobar, corregir y

superar toda ejecucin en el M. P., es el
de analizar los informes.
Si no se cuenta con ellos las mejoras,
ajustes y rectificaciones y registros no se
podra realizar, haciendo imposible el
control.

Ventajas de la aplicacin del M. P.:

Reduce molestias a los huspedes.
Proporciona una buena imagen del
establecimiento.
Aumenta el porcentaje de ocupacin.
Los trabajos pueden planearse de
acuerdo a las necesidades de la
empresa.
Minimiza las reparaciones de
emergencia, logrando un ahorro
econmico ya que son costosas tanto en
material como en mano de obra.

 Permite el mejor control de refacciones,

piezas y material existente en almacn.
Impide desperdicio de materiales.
Incrementa la vida til de los equipos.
Conserva mejor el edificio.
Proporciona mayor seguridad tanto a
huspedes como a trabajadores.
Identifica los equipos con alto ndice de
mantenimiento.
Favorece mejores relaciones entre el
personal de mantenimiento y la gerencia, al
no presentarse quejas de los huspedes)

Mantenimiento Correctivo (M. C.)

Es recomendable utilizarlo lo menos
posible debiendo aplicarse en casos de
descuido o falta de previsin del personal
de mantenimiento.
El M.C. es ms oneroso y consume ms
tiempo que el M.P., debido a las
molestias que ocasiona a los clientes, los
ingresos se reducirn y contribuirn a que
no regresen ni recomienden los servicios.

Es necesario a fin de llevar un

correspondiente control en el Dpto. de
Mantenimiento, utilizar un Formulario de
Reparacin.
Estos documentos facilitan:
El control de todo el establecimiento.
La apreciacin de que partes y equipos
fallan con mas frecuencia y porque.
La toma las medidas correctivas
pertinentes.

Formulario de Reparacin
Nombre del Establecimiento:______________ Nro.: _________
Reparacin Urgente: M. C.
Fecha: ___________________

Hora: ________________

Dpto. que solicita: ____________________________________

Lugar donde se solicita la reparacin: _____________________
___________________________________________________
Descripcin del Problema: ______________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
Firma: ________________

Solicitud de Mantenimiento
Es necesario establecer una forma de
solicitud de mantenimiento que permita
proporcionar un servicio eficiente y tienda
a eliminar las quejas de los huspedes.
Esta debe contar con los siguientes datos
de acuerdo a las caractersticas de la
empresa:

Fecha de solicitud.
Persona y departamento que la efecta.
Descripcin del problema.
Persona a la que se asigna el trabajo.
Fecha de inicio de trabajo (hora y da).
Fecha de terminacin del trabajo.(hora y
da).
Tiempo en que se realizo el trabajo.
Observaciones de la persona que realizo
el trabajo.
Firma del Jefe de mantenimiento.

Este formato tiene como objetivo controlar

los trabajos y los materiales utilizados, a fin
de lograr una mejor administracin.
Ofrece las siguientes Ventajas:
Proporciona un registro completo de cada
problema.
Reduce el numero de solicitudes y
asignaciones orales (lo escrito no se
presta a confusiones, ni se olvida).
Elimina la duplicidad de esfuerzos y
registros.

 Elimina la duplicidad de esfuerzos y

registros.
Permite examinar y controlar las
solicitudes.
Es fcil de entender.
Revela problemas relacionados con el
personal.
Controla el tiempo de trabajo de los
empleados y los materiales utilizados.

Solicitud de Mantenimiento
Nombre del Hotel:______________________ Nro.: _________

Solicitud de Mantenimiento
Fecha: ___________________
Nombre del Solicitante: ________________________________
Departamento: _______________________________________
Ubicacin de la falla: __________________________________
Descripcin del Problema: ______________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
Aire Acondicionado

Alfombras

Estructura del Edificio

Elctrico

Cortinas

Mecnico

Plomera

Decoracin

Refrigerador

Cerrajera

Mobiliario

Iluminacin

Carpintera

Pintura

Otros

Solicitud de Mantenimiento (Continuacin)

Datos del Dpto. de Mantenimiento

Fecha de Inicio de trabajo:__________________ Hora________
Fecha de terminacin de trabajo:_____________ Hora________
Tiempo en el que se realizo el trabajo: ____________________
Observaciones del Personal de Mantenimiento: ______________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
Trabajo terminado:

SI _________

NO ___________

Causas: _____________________________________________
Firma de Recibido del Jefe de Mantenimiento: ______________

Procedimiento para la Solicitud

de Mantenimiento.
1. La persona que presenta la solicitud
(camarera, ama d llaves, recepcionista o
personal de cocina, etc.) debe llenar el
formato y enviar las copias al Dpto. de
Mantenimiento, conservando el original.
2. El jefe de mantenimiento asigna el trabajo
a la persona indicada y coloca las dos
copias en el tablero de asignacin,
consignando el nombre del mecnico.

3. El mecnico coloca la primera copia en el

tablero de en proceso y lleva con el la
segunda copia. Al trmino deber
inspeccionar el rea en busca de otros
desperfectos (lista de verificacin), y si es
posible corregirlas.
4. Al regresar, saca la primera copia y la anexa
a la segunda si concluyo el trabajo,
colocndola en el casillero de trabajos
terminados. Pero si no termino la labor,
anotara la razn y colocara las copias en el
casillero trabajos incompletos.

5. Si el trabajo se termino se deber

devolver la primera copia a la persona
solicitante, si no se soluciono, se deber
conseguir los materiales necesarios y
solucionar posteriormente.
Por ltimo si se detecta otro desperfecto
y no se corrigi, se registrara la falla y
se asignara el trabajo a la persona que
tenga la capacidad y el equipo adecuado
para realizarlo.

Sistemas Efectivo de Mantenimiento:

Es el conjunto de programas indispensables
para el ptimo funcionamiento de
determinados objetos o establecimientos.
Se debe contar con un sistema que abarque
los siguientes aspectos de:

Localizacin,
Bloqueo de Habitaciones
Solicitud de Mantenimiento
Limpieza.

Localizacin:
Define la vida til y la frecuencia de
mantenimiento del equipo o instalacin.
Ej.: Un restaurante de playa requiere un
mantenimiento mas frecuente que un
hotel de ciudad, el hierro se carcome con
facilidad, el pintado de fachada es mas
frecuente, as como el barnizado de
elementos de madera.

Bloqueo de reas del establecimiento:

Realizado en Temporada Baja. Proporciona
un mantenimiento integral o remodelacin,
que abarca la revisin de los siguientes
elementos:
Instalaciones elctricas.
Instalaciones hidrulicas y sanitarias.
Sistema de telfonos.

Sistema de aire acondicionado.

Sistema de audio y video.
Carpintera y pintura de muebles.
Lavado o cambio de alfombras y cortinas.
Pintura y lavado o cambio de papel tapiz.

Solicitud de Mantenimiento:
Permita proporcionar un servicio
eficiente y tienda a eliminar las quejas
de los huspedes.
Esta debe ajustarse a las caractersticas
de la empresa.

Limpieza:
Tarea primordial del personal de
mantenimiento, un mtodo efectivo se
inicia con la compra de materiales de
limpieza adecuados, y se complementa
con las caractersticas del mobiliario y
materiales que pueden facilitar o no la
limpieza.
La limpieza generalmente significan el
20% de los gastos totales de operacin.

Tipos de Control
1.- Controles y Registros:
Es preciso controlar los siguientes
aspectos: Ordenes de trabajo, Materiales
y equipos, Calidad, Costos y energticos,
Personal.
Para que sea un control confiable se debe
constar con lo siguiente:

 Cuadro de Actividades a desarrollarse para el

optimo funcionamiento de todas las
instalaciones y equipos.
Programa de Rutinas de Mantenimiento.
Hojas de Registro de Operaciones.
Informes de Consumos Diarios de
Energticos.
Informes de Actividades diarias, semanales y
mensuales.
Formulario para el Control de Refacciones.
Formulario para el Control de Herramientas.

2.- Control de Materiales y Equipos:

Requisito fundamental para un eficaz
mantenimiento, es la organizacin y control
de materiales y equipos. Abarca los
siguientes rubros:
Almacenaje: Tiene por objeto almacenar un
razonable numero de materiales, mediante
la acumulacin y el control y la reposicin
inmediata de las existencias. Se controla
mediante Tarjetas de Almacn (kardex) y
Hoja de Requisicin

Archivo: Conserva los documentos de

recepcin y entrega de materiales, y
controla:
Asistencia de empleados.
Requisiciones de almacn.
Ordenes de trabajo de mantenimiento.
Inventario de herramientas.
Pedidos al departamento de compras.
Control de energticos.
Memorandos recibidos y enviados.

Kardex: Opera mediante tarjeta de control

es conveniente tener tantos, como sean
necesarios.
Inventarios: Se debe disponer de
inventarios detallados de todos los
artculos, en especial los que estn
destinados al mantenimiento. Como:
Inventario de maquinas.
Inventario de herramientas.

3.- Control de calidad : Se da en el grado

en que un producto queda correctamente
instalado, asegurando su optima operacin y
mantenimiento, y ocasiona el mnimo de
molestias tanto al usuario, y publico general.
La Calidad se entiende al grado en que un
producto o servicio satisface los requisitos del
uso a que esta destinado, en funcin del
precio que se pago por el, las ofertas de la
competencia y que permita obtener una
utilidad razonable.

4.- Control de Costos y Energticos:

Estos programas de control permiten un
gran ahorro de energa y contribuyen al
funcionamiento econmico de las
instalaciones.
Entre los que tenemos los siguientes
programas:
De Control de energa elctrica.
Contra desperdicio de agua.
De Reduccin de Costos de Combustible
entre otros.

Presupuesto de Mantenimiento
Por lo general el Presupuesto de reparacin
y mantenimiento de un establecimiento
representa el 5.5% de sus ventas, en
algunos casos en establecimientos en la
playa, este puede incrementarse a un 7%.
Cuando no se cuenta con un Plan de
Mantenimiento Preventivo, el porcentaje
aumenta considerablemente, por los
Gastos Imprevistos.

Dentro de este porcentaje asignado se

incluye una serie de tems, pudiendo
desglosarlo de la siguiente manera:
Equipos
Mobiliario
Estructuras
Pintura y Decoracin
Jardines
Varios
Piscinas o albercas.
TOTAL

2.2%
0.9%
0.8%
0.7%
0.5%
0.3%
0.1%
5.5%

Personal de Mantenimiento
Relaciones : El personal encargado de
Mantenimiento, interacta con las dems
reas de la siguiente forma:
Gerencia: Informes, solicitudes,
autorizaciones, instrucciones, comentarios,
otros
Recursos Humanos: Temas de personal,
vacantes, capacitacin, incentivos, castigos,
amonestaciones, rol de turnos, otros.
Compras: Pedidos, requisiciones, existencias
cotizaciones, control de almacenes, otros

Administracin: Aspectos administrativos y

de control, presupuestos, proyecciones,
estimaciones, control de almacn, otros.
Ama de Llaves: Informes de anomalas
(habitaciones), avisos de disponibilidad,
prioridades, recepcin de trabajos, otros.
Alimentos y Bebidas: Informes de anomalas
(Comedores, Cocinas, Salones), avisos de
disponibilidad, prioridades, recepcin de
trabajos, otros.
Seguridad: Informacin de personal ,
horarios, prevencin de riesgos y seguridad.

Personal: La puesta en marcha de un

Programa o Plan de Mantenimiento,
depender bsicamente del valor mas
importante: El factor Humano. Este deber
ser una persona vivaz, que observe y
descubra las fallas sin necesidad de buscar
los desperfectos. Sensible en sus cuatro
sentidos: Vista, Odo, Olfato y Tacto.
Debe tener conciencia y un convencimiento
de las razones por las que se ha implantado
el Sistema de Mantenimiento.