Conociendo el Excel

El Excel nos permite crear hojas de clculo que pueden hacer operaciones automticas.
Cada archivo de Excel es un libro, y cada libro puede contener varias hojas. stas se
componen de una grilla de columnas cuyos nombres son denominados por letras, y una
serie de filas numeradas. Las letras y los nmeros aparecen en los botones grises al
costado y arriba de la hoja de clculo. Denominaremos celda a la interseccin de una
columna y una fila. Asimismo, cada celda tiene una direccin que nos har posible
identificarla dada, en primer lugar, por la letra de la columna y, en segundo, por el
nmero de la fila. Una celda puede contener tanto texto como nmeros o frmulas
matemticas.
Agregar y renombrar hojas
Para tener acceso a una hoja determinada de un libro bastar con hacer clic en una de las
lengetas o etiquetas debajo de la barra de estado. Por defecto, cada libro incluye tres
hojas de trabajo. Si necesita agregar una nueva, elija Insertar/Hoja de clculo desde la
barra de men. Para cambiar el nombre de las hojas (originalmente se llaman hoja1,
hoja2...), haga clic con el botn derecho del mouse sobre la etiqueta y elija Cambiar
nombre. Luego, escriba el nuevo nombre y presione Enter.
-Ver ImagenLa Barra de herramientas Estndar
Esta barra se ubica debajo de la barra del men en la parte superior de la pantalla y le
permitir un rpido acceso a los comandos bsicos del Excel. A continuacin, los
enumeramos uno por uno, con las diferentes formas de acceder a la funcin (Barra de
men, teclado, Barra de Herramientas):

Nuevo: elija Archivo/Nuevo de la barra del men, presione CTRL+N, o haga

clic en el botn Nuevo para crear un nuevo libro.
Abrir: El Excel nos permite crear hojas de clculo que pueden hacer
operaciones automticas. Cada archivo de Excel es un libro, y cada libro puede
contener varias hojas. stas se componen de una grilla de columnas cuyos
nombres son denominados por letras, y una serie de filas numeradas. Las letras y
los nmeros aparecen en los botones grises al costado y arriba de la hoja de
clculo. Denominaremos celda a la interseccin de una columna y una fila.
Asimismo, cada celda tiene una direccin que nos har posible identificarla
dada, en primer lugar, por la letra de la columna y, en segundo, por el nmero de
la fila. Una celda puede contener tanto texto como nmeros o frmulas
matemticas.

Agregar y renombrar hojas

Para tener acceso a una hoja determinada de un libro bastar con hacer clic en una de las
lengetas o etiquetas debajo de la barra de estado. Por defecto, cada libro incluye tres
hojas de trabajo. Si necesita agregar una nueva, elija Insertar/Hoja de clculo desde la
barra de men. Para cambiar el nombre de las hojas (originalmente se llaman hoja1,

hoja2...), haga clic con el botn derecho del mouse sobre la etiqueta y elija Cambiar
nombre. Luego, escriba el nuevo nombre y presione Enter.
-Ver ImagenLa Barra de herramientas Estndar
Esta barra se ubica debajo de la barra del men en la parte superior de la pantalla y le
permitir un rpido acceso a los comandos bsicos del Excel. A continuacin, los
enumeramos uno por uno, con las diferentes formas de acceder a la funcin (Barra de
men, teclado, Barra de Herramientas):
Nuevo: elija Archivo/Nuevo de la barra del men, presione CTRL+N, o haga clic en el
botn Nuevo para crear un nuevo libro.
Abrir: cliquee en Archivo/Abrir desde el men, presione CTRL+A, o haga clic en el
botn Abrir para abrir un libro ya existente.
Guardar: la primera vez que guarde un libro de trabajo, elija Archivo/Guardar como y
d un nombre al archivo. Una vez que el archivo tiene un nombre, podr salvarlo
presionando Archivo/Guardar, CTRL+G, o el botn Guardar en la barra estndar.
Imprimir: Haga clic en el botn Imprimir para imprimir la hoja.
Vista preliminar: este botn le permitir previsualizar la hoja de trabajo antes de
imprimirla, es decir, ver anticipadamente cmo quedar la impresin.
Ortografa y gramtica: selo para corregir los posibles errores de su hoja de trabajo.
Deshacer escritura y rehacer escritura: Haciendo clic en Deshacer cancelar la
ltima accin que haya realizado, ya sea que haya ingresado informacin en una celda,
agregado bordes, etc. Haga clic en Rehacer para cancelar la accin del botn Deshacer.
Insertar hipervnculo: para ingresar un hipervnculo con un sitio Web de Internet,
escriba dentro de una celda el texto que quiere que funcione como link, de modo que
pueda ser cliquenado con el mouse. Luego, haga clic en el botn Insertar hipervnculo e
ingrese la direccin con la que quiere que el texto se relacione. Presione Ok.
Zoom: Para cambiar el tamao de la hoja que aparece en pantalla elija un porcentaje
diferente desde el men del zoom.

Personalice su Excel y ahorre tiempo

A diferencia de lo que ocurre con los menes de las versiones anteriores, el Excel 2000
enumera inicialmente slo los comandos que haya usado recientemente. Para ver todas
las opciones en cada men, haga doble clic en las flechas dobles en la parte de abajo del
men. En cambio, si desea revertir el proceso y que su Excel luzca como las versiones
anteriores, siga los siguientes pasos:

 Elija Ver/Barra de herramientas/Personalizar del men.

Cliquee en la lengeta de Opciones.
Elimine la tilde de Men muestra los comandos usados recientemente.
Barras de herramientas
El Excel provee una gran cantidad de barras de herramientas que permiten ejecutar
comandos con slo presionar un botn. En se sentido, usted podr personalizarlas de
modo que elimine los botones que no utiliza y agregue otros que le resulten prcticos
segn sus necesidades.
Elija Ver/Barra de herramientas/Personalizar y seleccione la etiqueta de
Comandos.
Cliquear en la ventana de Categoras cambiar las opciones en la ventana de
Comandos a la derecha de la pantalla.
Elija el comando que deseara incluir en su barra de herramientas desde la
ventana de Comandos.
Arrastre el comando con el mouse hasta la posicin deseada dentro de la barra de
herramientas. Suelte el botn del mouse. Ahora, aparecer el botn que haya
seleccionado en la barra de herramientas.
Del modo inverso, remueva los botones que le resulten poco prcticos. Presione
sobre el botn que desee eliminar y arrstrelo fuera de la barra de herramientas.
Luego, suelte el botn y el icono habr desaparecido.
Grabar una Macro
Las macros pueden acelerar cualquier secuencia de edicin que ejecute en una hoja de
clculo de Excel. A continuacin, haremos una macro que establezca los mrgenes de la
pgina de una pulgada.
Haga clic en Herramientas/Macro/Grabar nueva macro... siempre desde la barra
principal del men.
D un nombre a la macro dentro campo establecido para esto. Tenga en cuenta
que el nombre no puede contener espacios ni empezar con un nmero.
Si desea asignar un botn a la macro para facilitar su utilizacin, ingrese una
letra en la ventana Mtodo abreviado. Elija una letra que no est asignada a otra
funcin de Excel, ya que es ese caso la macro se sobreescribir a esa funcin.
Elija una de las opciones del men desplegable Guardar macro en.
Ingrese una descripcin de la macro en el campo Descripcin. sta ser una
referencia para que recuerde qu hace la macro.

Por ejemplo:
La macro establece los mrgenes de una pulgada cada uno.
Presione Aceptar cuando est listo para comenzar a grabar.
Elija las opciones de los menes desplegables y el Excel grabar aquellas que
seleccione desde las ventanas de dilogos.
por ejemplo:
cambiar los mrgenes en la ventana Configurar pgina.
Elija Archivo/Configurar pgina y cambie todos los mrgenes a 1". Presione
Aceptar. Reemplace esta accin con los comandos que quiere que su macro se
ejecute. Elija opciones que slo modifiquen la hoja de trabajo.
Haga clic en el botn Detener de la barra de grabacin. La macro ya est
guardada.
Ejecutar una Macro
Para ejecutar una macro que haya creado, seleccione
Herramientas/Macro/Macros desde la barra de men.
En la ventana de Macros, subraye el nombre de la Macro en la lista y cliquee
Ejecutar.
Si la macro es larga y usted desea detenerla mientras se est ejecutando, apriete
Cancelar (mantenga CTRL y presione Pausa).

Modifique las planillas de clculo

Antes de agregar o quitar columnas, copiar celdas o fijar paneles, deber

moverse en la hoja de clculo al igual que un pez en el agua.
Movindonos por las celdas
Utilice el mouse para elegir una celda a la que quiera agregar informacin y las
siguientes opciones del teclado para movilizarse a travs de la planilla.
Movimiento

Movimiento de teclado

Una celda hacia arriba

Flecha del cursor hacia arriba

Una celda hacia abajo

Flecha del cursor hacia abajo

o presione Enter

Una celda a la izquierda

Flecha del cursor hacia la

izquierda

Una celda a la derecha

Flecha del cursor hacia la

derecha

Comienzo de la hoja de
clculo (celda A1)

CTRL+INICIO

Fin de la hoja (ltima celda

con informacin)

CTRL+FIN

Final de la fila

CTRL+flecha del cursor hacia

la derecha

Final de la columna

CTRL+flecha del cursor hacia

abajo

Cualquier celda

Edicin/Ir a...

Cmo agregar hojas, filas, y columnas?

La personalizacin de su libro de Excel estar dada por las necesidades que le imponga
el trabajo que tenga que realizar. As, para confeccionar un trabajo cualquiera puede que
la configuracin original del Excel le sea conveniente, pero, otras veces necesitar
agregar hojas, filas, columnas, etc.

Hojas: para agregar una hoja de trabajo a un libro, seleccione Insertar/Hoja de

clculo desde la barra del men.

Filas: elija Insertar/Filas para agregar una fila a la hoja, o subraye la fila
haciendo clic en la etiqueta de la misma, luego haga clic con el botn derecho
del mouse y elija Insertar.

Columna: elija Insertar/Columnas para agregar una columna a la hoja, o

subraye la columna haciendo clic en la etiqueta de la misma, luego haga clic con
el botn derecho del mouse y elija Insertar.

Cambie el tamao de las filas y columnas

Existen dos formas de cambiar el tamao de las columnas y filas.

Arrastre la lnea debajo de la etiqueta de la fila y podr variar el tamao de

la misma a su antojo. Del mismo modo, mueva las lneas que separan a las
columnas para cambiar el ancho de las mismas.

Haga clic en la etiqueta de la fila o columna y elija Formato/Fila/Alto o

Formato/Columna/Ancho desde la barra del men e ingrese un valor
numrico tanto para la altura como para el ancho de las filas o columnas.

Elegir celdas

Antes que una celda pueda ser modificada, deber primero seleccionarla (subrayarla).
Tenga en cuenta la tabla a continuacin:
Celdas a elegir

Accin del mouse

Una celda

Cliquee una vez en la celda

Fila entera

Cliquee en la etiqueta de la fila

Columna entera

Cliquee en la etiqueta de la columna

Hoja entera

Cliquee en el botn de la hoja entera

(Arriba de 1 y a la izquierda de A)

Grupo de celdas

Arrastre el mouse a travs de las celdas

o mantenga presionado SHIFT y use
las flechas del cursor.

Para activar los contenidos de las celdas, haga doble clic en la celda o presiona F2.

Mover y copiar celdas

Mover celdas

Para cortar el contenido de una celda que ser movilizado a otra, elija Editar/Cortar
desde la barra del men o cliquee el botn Cortar desde la barra estndar de
herramientas.

Copiar celdas

Para copiar el contenido de las celdas, elija Editar/Copiar desde la barra del men o
cliquee el botn Copiar desde la barra estndar de herramientas.

Pegar celdas

Subraye la celda a la que quiera pegar el contenido previamente cortado o copiado y

elija Edicin/Pegar desde la barra del men o cliquee en Pegar desde la barra estndar
de herramientas.

Arrastrar y soltar.

Si piensa mover el contenido de la celda por una breve distancia, el mtodo de arrastrar
y soltar resultar conveniente. Simplemente arrastre el borde de las celdas subrayadas
hacia el destino que quiera darles y suelte el botn.

Inmovilizar paneles
Si est trabajando con una hoja larga, que posee encabezados tanto en las columnas
como en las filas, esos encabezados desaparecern a medida que descienda por la hoja.
Usando Inmovilizar Paneles, los encabezados estarn visibles todo el tiempo.

Haga clic en la etiqueta de la fila de abajo a la que desea inmovilizar en la

parte superior de la hoja de trabajo.

Elija Ventana/Inmovilizar Paneles desde la barra del men.

Para eliminar los paneles inmviles, elija Ventana/Movilizar Paneles.

Los distintos tipos de formato

LOS DISTINTOS TIPOS DE FORMATO

El formato del contenido de una celda puede tener distintas variantes. Los cambios de
fuente y otras caractersticas son manejados desde los botones de la barra de formatos.
Si esta barra no est visible en su pantalla, elija Ver/Barras de herramientas/Formato,
desde el men.
Ventana de Formato de Celdas
Para acceder a una lista completa de opciones de formato, haga clic con el botn
derecho del mouse sobre las celdas subrayadas y elija Formado de Celdas, desde el
men de atajos, o seleccione Formato/Celdas. La ventana tiene las siguientes etiquetas:

Nmeros: selecciona el tipo de informacin que contendr la celda. Elija

General si la celda contiene nmeros y texto, u otra categora numrica si la
celda contiene un nmero que ser incluido en funciones o frmulas.

Alineacin: estas opciones le permiten cambiar la posicin y la alineacin de la

informacin en la celda.

Fuente: esta lengeta contiene todas las variantes al respecto, ya sea estilo de
fuente, tamao, subrayado, etc.

Bordes y Tramas: proporcionan todas las opciones en cuanto a bordes,

sombreado, y colores de fondo que pueden utilizarse en las celdas.

Fecha y Hora
Si ingresa la fecha 4 de marzo de 1997 en una celda de la hoja, el Excel reconocer
automticamente este texto como una fecha y cambiar su formato a 4-mar-97. Para
cambiar el formato de la fecha, elija Nmero desde la ventana Formato de Celdas.
Luego, seleccione la Fecha de la lista de Categoras y elija el formato que desee en la
ventana de Tipo. Si quiere dar formato a la hora, elija Hora, de la lista de Categoras y
seleccione una en la ventana de la derecha. Presione Aceptar cuando haya terminado.

Estilo

El uso de los estilos le permite dar un rpido formato a su hoja de trabajo, adems de
proveer consistencia y de crear un look profesional. Elija los estilos desde el men
desplegable en la barra de formato. El Excel le provee de varios estilos preestablecidos:

Coma: agrega comas al nmero y dos dgitos atrs del punto decimal.
Coma (0): tipo de coma que redondea hacia un nmero entero.
Moneda: agrega al lado del nmero el signo dlar, comas, y dos dgitos atrs
del punto decimal.
Moneda (0): estilo de moneda que redondea hacia un nmero entero.
Normal: revierte cualquier cambio
Porcentual: cambia el nmero por un porcentaje y agrega el signo porcentual.

Ventana de Estilo
Usted podr crear sus propios estilos desde la Ventana de Estilo.

Subraye la celda a la que quiere agregar un estilo.

Elija Formato/Estilo... desde el men.
Modifique los atributos cliqueando el botn Modificar...
Chequee todos los tems debajo del subttulo El estilo incluye que el estilo
debera formatear.
Haga clic en Agregar para previsualizar los cambios en la hoja de clculo.
Subraye el estilo que quiera aplicar al prrafo y presione Aplicar.

Nuevos Estilos

Elija, en la hoja de trabajo, la celda que contenga el formato que usted

quiere establecer como un nuevo estilo.
Haga clic en la ventana de Estilo de la barra de Formato para que el
nombre del estilo quede subrayado.
Borre el texto de la ventana de Estilo y escriba el nombre del nuevo.
Presione Enter cuando haya terminado.

Copiar Formato
Es una prctica caracterstica que se encuentra en la barra estndar y que sirve para dar
formato al texto. Si usted ha utilizado cierto tipo de fuente en una celda determinada, o
ha cambiado el formato de la fecha o los bordes u otras opciones, y quiere dar a otro
grupo de celdas se mismo formato, ubique el cursor sobre la celda que contiene el
estilo a copiar. Haga clic en el botn Copiar Formato. Note que el puntero del mouse es
ahora una brocha de pintura. Subraye las celdas que a las que quiere otorgar el mismo
formato.

Para copiar el formato a muchos grupos de celdas, haga doble clic en el botn Copiar
Formato. El copiador de formato se mantendr activo hasta que apriete ESC para
apagarlo.

AutoFormato
El Excel 2000 tiene preestablecidos varios formatos opcionales. Agrguelos siguiendo
estos pasos:

Subraye las celdas que quiere formatear.

Elija Formato/AutoFormato... desde el men.
Una vez en la ventana de AutoFormato, seleccione el formato que desee
aplicar a la tabla haciendo clic con el mouse sobre su preferido. Utilice la
barra del scroll para ver todos los formatos disponibles.
Haga clic en Opciones... para elegir los elementos a los que se aplicar el
formato.
Haga clic en Aceptar cuando termine.

Todo sobre frmulas y Funciones

La principal caracterstica de un programa de planillas de clculo como el Excel, es que
permite crear frmulas matemticas y ejecutar funciones. De otra manera, no sera
mucho ms que una gran tabla para visualizar textos. A continuacin, le enseamos a
crear frmulas y clculos.
Frmulas
Las frmulas se ingresan en las celdas de la hoja de trabajo y deben comenzar con un
signo igual =. Luego, incluyen las direcciones de las celdas cuyos valores sern
manipulados por los operandos apropiados, ubicados en el medio de ellas. Despus de
escribir la frmula en la celda, el clculo se ejecuta de inmediato y la frmula se hace
visible en la barra de frmulas.
Relacionar hojas
Dentro de un mismo libro, puede que usted quiera usar el valor de una celda con otra
que pertenezca a una hoja de trabajo diferente. Por ejemplo, el valor de la celda A1, de
la hoja 1, y la celda A2 en la segunda hoja de trabajo, pueden sumarse usando el
formato nombre/nmero de la hoja!direccin de la celda. En este caso, la frmula
sera =A1+Hoja2!A2 donde el valor de la celda A1 es sumado al valor de la celda
A2, en la hoja2.
Referencias absolutas, relativas, y mixtas
Llamar a las celdas simplemente por sus etiquetas de columna y fila (por ejemplo, A1)
se denomina referencia relativa. Cuando una frmula contiene referencias relativas y es
copiada de una celda a otra, el Excel no crea una copia exacta de la frmula. Lo que
har es cambiar las direcciones de las celdas relativas a las filas y las columnas a las que
sean mudadas. Por ejemplo, si una frmula de adicin en la celda C1 =(A1+B1) es
copiada a la celda C2, la formula cambiar a =(A2+B2), para reflejar el cambio de
fila. Para evitar esto, las celdas deben llamarse con referencias absolutas y esto se
realiza insertando signos de dlares $ dentro de las direcciones de la frmula.

Siguiendo con el mismo ejemplo, la frmula en la celda C1 se leera =($A$1+$B$1),

en el caso de que el valor de la celda C2 tuviese que ser la suma de las celdas A1 y B1.
As, tanto la columna como la fila son absolutas y no cambiarn cuando las copie. La
referencia mixta puede usarse donde slo la columna o la fila permanecen fijas. Por
ejemplo, en la frmula =(A$1+$B2), la fila de la celda A1 esta fija al igual que la
columna de la celda B2.
Funciones bsicas
Las funciones pueden ser una manera ms eficiente para realizar operaciones
matemticas que las frmulas. As, si usted quiere sumar los valores de las celdas D1 a
D10, debera escribir la siguiente frmula
=D1+D2D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10. Una manera ms corta y prctica de
hacerlo es usar la funcin SUM; escriba simplemente =SUMA(D1:D10). A
continuacin, algunas funciones que le pueden ser tiles:
Funcin

Ejemplo

Descripcin

SUMA

=SUMA(A1:100)

Suma todas las celdas

desde A1 hasta A100

Hace el promedio de
PROMEDIO =PROMEDIO(B1:B10) las celdas B1 hasta
B10
MAX

MIN

HOY

=MAX(C1:C100)

Devuelve el valor
mximo desde la
celda C1 hasta C100

=MIN(D1:D100)

Devuelve el valor
mnimo desde la celda
D1 hasta D100

=HOY()

Devuelve la fecha que

representa al da de
hoy. (Deje los
parntesis libres).

Pegar Funcin
Esta ventana le permite ver todas las funciones del Excel.

Active la celda donde ir ubicada la funcin y haga clic en el botn Pegar

Funcin en la barra de herramientas estndar.

Desde la ventana Pegar Funcin, busque la que necesita utilizando el scroll

en el men Categora de la Funcin. Seleccinela desde el men Nombre
de la Funcin. Cuando subraye una funcin aparecer una descripcin y un
ejemplo en la parte inferior de la ventana.

Haga clic en aceptar para elegir la funcin.

La ventana que aparecer a continuacin le permite seleccionar las celdas

que sern incluidas en la funcin. Haga clic en aceptar cuando las celdas
destinadas a la funcin hayan sido elegidas.

Autosuma
Use la funcin Autosuma para sumar el contenido de un grupo de celdas adyacentes.

Seleccione la celda en la que aparecer la suma, por supuesto, fuera del

grupo de celdas cuyos valores se van a sumar.

Haga clic en el botn de Autosuma (simbolizado por la letra Sigma) en la

barra de herramientas.

Marque el grupo de celdas que sern sumadas.

Presione Enter en el teclado o haga clic sobre la tilde verde en la barra de

frmulas.

Las caracrtersticas que agilizarn sus tareas en el excel

Como ya hemos mencionado con anterioridad, la

principal virtud del Excel es la posibilidad de ejecutar
funciones y clculos. Pues bien, no sera incoherente
que su inventor hubiera pensado en alguna manera de
ordenar y clasificar la informacin, as como realizar
secuencias. En las prximas lneas, dos caractersticas
que no pueden escapar a su conocimiento.
rdenes bsicos
Para realizar un ordenamiento bsico (ascendente o descendente) sobre una columna,
marque las celdas que quiere ordenar y presione el botn Orden ascendente (A-Z) o el
botn Orden descendente (Z-A) desde la barra de herramientas estndar.

rdenes complejos
Para ordenar varias columnas, siga los pasos a continuacin:

Subraye las celdas, filas, o columnas que sern ordenadas.

Elija Datos/Ordenar... desde el men.

Desde la ventana Ordenar, seleccione la primera columna a ser ordenada

desde el men desplegable Ordenar por. Luego, elija ascendente o
descendente.

Seleccione la segunda columna a ordenar y, si es necesario, la tercera desde

los menes desplegables Luego por.

Si las celdas que marc incluyen texto de encabezamiento en la primera fila,

tilde positivamente La lista tiene fila de encabezamiento. De esta manera,
la primera fila permanecer en la parte superior de la hoja.

Haga clic en Opciones... para ordenamientos no alfabticos o numricos,

tales como los meses del ao o los das de la semana.

Presione Aceptar para ejecutar el ordenamiento.

Extender Series o Rellenar

La caracterstica Autorelleno le permite llenar las celdas con informacin secuencial o
repetitiva, como fechas cronolgicas, nmeros, y texto repetido.

Escriba el nmero o la fecha inicial de una serie creciente o el texto que se

repetir, en una celda.
Presione con el mouse la manija que aparece en la esquina inferior
izquierda de la celda y arrastre hacia abajo cuantas celdas quiera rellenar.
Suelte el botn del mouse.

Si desea rellenar una columna con celdas que repitan un mismo nmero o fecha, ingrese
la misma informacin en dos celdas adyacentes en una misma columna. Luego, subraye
ambas celdas y arrastre la manija con el mouse.
Rellenar alternando texto y nmeros
La caracterstica de relleno automtico tambin puede utilizarse con textos o nmeros
alternados. Por ejemplo, para hacer una lista repetitiva de los das de la semana, escriba
los siete das en celdas adyacentes dentro de la misma columna. Marque las siete celdas
y luego arrastre hacia abajo con el mouse.

GRFICOS, IMGENES Y FORMAS

Conozca estas propiedades que no slo pueden cambiarle la cara a su
documento, sino que pueden transformarlo en un material ms inteligible
y ameno.
La insercin de grficos en las planillas de clculo resulta siempre apropiada a la hora
de presentar un trabajo completo, ameno, y entendible. En las prximas lneas,
aprender a decorar sus trabajos.

Agregar Clip Art

Para agregar una imagen clip art a la hoja de clculo, siga estos pasos:

Seleccione Insertar/Imagen/Clip Art desde la barra del men.

Para encontrar una imagen, haga clic en la ventana Buscar Clips. Borre la
frase Escriba una o ms palabras... e ingrese las palabras que describan
la imagen que quiere utilizar. Tambin puede hacer clic en cualquier
categora de iconos.

Cliquee una vez en la imagen que quiera agregar a la hoja de clculo y

aparecer el siguiente men:

Insertar clip: agrega la imagen a la hoja.

Previsualizar clip: le permite visualizar la imagen entera antes de insertarla

en la hoja de clculo.

Agregar a favoritos: agrega la imagen a su directorio de favoritos, al que se

puede acceder desde la ventana Insertar Clip Art.

Encontrar Clips similares: salva las imgenes similares a la que ha elegido.

Contine la seleccin de imgenes y, para terminar de agregar clips a la

hoja, cliquee el botn Cerrar en la esquina derecha de la parte superior de
la ventana Insertar Clip Art.

Insertar una imagen desde un archivo

Siga las siguientes indicaciones para agregar una foto o un grfico desde un archivo
existente:

Elija Insertar/Imagen/Desde archivo... en la barra del men principal.

Haga clic en el men desplegable Buscar en, ventana que le permitir

encontrar la imagen en los archivos de su computadora.

Marque el nombre del archivo en la lista y haga clic en el botn Insertar.

Cmo editar un grfico

Active la imagen que desee editar haciendo clic una vez sobre la misma con el mouse.
Inmediatamente aparecern nueve manijas alrededor del grfico. Haga clic sobre las
manivelas y arrastre para cambiar el tamao de la imagen. Las manijas que se
encuentran en las esquinas cambian el tamao proporcionalmente mientras que las que
estn sobre los costados la estiran segn su criterio. Por otra parte, podr utilizar ms
efectos sobre la imagen usando la barra de imgenes. sta deber aparecer al hacer clic

sobre la imagen. Si no es as, para activarla, elija Ver/Barra de herramientas/Imagen

desde la barra del men.

Insertar imagen desde archivo: despliega la ventana Insertar imagen y le

permite cambiar el grfico.

Control de Imagen: le da acceso a algunos efectos como la escala de grises,

blanco y negro, o marca de agua.

Ms/Menos Contraste: modifica el contraste entre los colores de la imagen.

Ms/Menos Brillo: oscurece o ilumina la imagen.

Haga clic en Recortar y arrastre las manijas de la imagen (activada) para

borrar las partes exteriores de la misma.

Estilo de lnea: agrega una variedad de bordes al grfico.

Ajuste de texto: modifica la disposicin del texto alrededor de la imagen.

Formato de imagen: muestra todas las propiedades de la imagen en una

ventana nueva.

Restablecer imagen: borra todas las modificaciones que haya hecho a la

imagen.

Autoformas
La barra de Autoformas le permitir dibujar un nmero de figuras geomtricas, flechas,
elementos para cuadros, estrellas y ms, dentro de la hoja de clculo. Active esta barra
seleccionando Insertar/Imagen/Autoformas o Ver/Barra de herramientas/Autoformas,
desde el men. A continuacin, enumeramos las propiedades de los botones que
componen la barra:

Lneas: haciendo clic en el botn de lneas, aparecer un men con las

distintas opciones. Podr dibujar lneas, flechas, flechas con doble punta.
Haga clic en la hoja de clculo sobre la que quiera comenzar a dibujar.
Para finalizar, vuelva a hacer clic. Tambin se pueden dibujar lneas curvas
y formas libres, as como hacer garabatos cliqueando en la ltima opcin.

Conectores: dibuje estas lneas para conectar elementos dentro de un

organigrama.

Formas bsicas: haga clic en el botn de Formas bsicas y elija elementos

de dos y tres dimensiones, iconos, y otras formas varias. Use el mtodo de
arrastrar y soltar para dibujar las figuras en la hoja de clculo. Una vez
que la forma est hecha, podr cambiar su tamao usando las manijas a los
costados. Utilice el diamante amarillo para hacer otro tipo de
modificaciones especficas.

Flechas de bloque: le permite optar entre una gran cantidad de flechas

bidimensionales y tridimensionales. Arrastre y suelte la flecha dentro de la
hoja. Luego, utilice las manijas blancas y el diamante amarillo para ajustar
las puntas de las flechas. Cada Autoforma puede rotar sobre su eje
haciendo clic en el botn de Rotacin Libre, que se encuentra en la barra de
dibujo.

Diagrama de flujo: elija de este men distintos elementos para realizar

organigramas. Use el men de Conectores para relacionar los elementos del
diagrama.

Cintas y Estrellas: haga clic para elegir estrellas, carteles, rollos, etc.

Llamadas: este men ofrece distintos tipos de llamadas o globos de texto

(los mismos de las historietas). Ingrese texto en su interior.

Ms Autoformas: haga clic para que aparezca una lista de figuras Clip Art.

Cada uno de los submenes de la barra de Autoformas puede transformarse en un men

independiente. Haga clic en la lnea gris oscura del submen y arrastre hacia donde
desee. Incluso puede ubicarla como una barra de herramientas en la parte superior de la
pantalla.

Complete su planilla de clculos mediante la utilizacin de cuadros

Los cuadros nos permiten presentar la informacin de una hoja de clculo en un formato
visual, usando una gran variedad de estilos grficos. Por supuesto, antes de confeccionar
el cuadro, debemos ingresar datos dentro de la hoja. A continuacin, le enseamos a
crear grficos a partir de la informacin que hay en sus celdas.

Asistente para grficos

El Asistente para grficos le muestra el proceso de creacin de cuadros

mediante la utilizacin de ventanas de dilogos.

Ingrese la informacin en la hoja de clculo y subraye las celdas que

formarn parte del cuadro, incluyendo los encabezamientos.

Haga clic en el Asistente para grficos en la barra estndar. Ahora

aparecer la primera ventana de dialogo ante sus ojos.

Tipo de Grfico: elija el tipo de grfico. Luego, haga clic en Siguiente.

Datos de Origen: seleccione el rango de datos (si difiere de rea marcada en

el paso 1) y haga clic en Siguiente.

Opciones de Grfico: ingrese el ttulo del grfico y los nombres de los ejes X
e Y. Se puede acceder a otras opciones en cuanto a Ejes, Lneas de divisin,
Leyenda, y Rtulo de datos, haciendo clic en las respectivas lengetas.
Presione Siguiente para pasar a la prxima ventana.

Ubicacin del Grfico: elija En una hoja nueva si desea que el cuadro est
en otra hoja de clculos. Por el contrario, si prefiere que est dentro de una
planilla ya existente, cliquee en Como objeto en y elija una hoja desde el
men desplegable.

Para ver el cuadro, haga clic en terminar.

Cambiar el tamao del grfico

Para cambiar el tamao del grfico, haga clic sobre cualquiera de sus bordes y arrastre
cualquiera de las nueve manijas negras. Las situadas en las esquinas, modifican el
tamao proporcionalmente. Las otras estiran o encogen el cuadro.

Mover el grfico
Presione con el botn izquierdo sobre el borde del cuadro, mantenga, y arrastre hacia
donde quiera ubicarlo. Los elementos dentro del cuadro tambin pueden moverse. Haga
clic sobre el elemento para activarlo y use el mouse para arrastrarlo hacia su nueva
posicin.

Barra de Grficos

Objetos del Grfico: cambie el formato de un objeto del cuadro haciendo

clic sobre el mismo, o seleccione el objeto desde la lista de Objetos del
Grfico y cliquee el Botn de Formato. Aparecer una ventana con las
propiedades del objeto para hacer los cambios de formato.

Tipo de Grfico: haga clic en la flecha para ver el men y elija un tipo
diferente de cuadro.

Leyenda: muestre u oculte la leyenda del grfico haciendo clic en este

botn.

Tabla de datos: muestra la tabla de datos en lugar del grfico.

Informacin por Columna o Fila: traza los datos en columnas o filas segn
la hoja de datos.

ngulo del texto: elija la categora o eje de valor, y haga clic en ngulo
Descendente o ngulo Ascendente.

Copie el cuadro al Microsoft Word

Un grfico terminado puede ser introducido en un documento de Microsoft Word. Elija
el cuadro y haga clic en Copiar. Abra el documento de Word y cliquee Pegar.

Imprima sus planillas de clculo

Para establecer saltos de pgina en la hoja de clculo, elija la fila debajo
de la que desea que aparezca el salto y haga clic en su etiqueta. Luego,
seleccione Insertar/Salto de pgina desde el men.
Configurar Pgina
Elija Archivo/Configurar pgina... desde el men, para dar formato a la pgina,
establecer los mrgenes, y agregar encabezamientos y pies de pginas. El detalle
completo de las lengetas:

Pgina: debajo del subttulo Orientacin, elija si quiere un documento

Vertical o uno Horizontal. El tamao de la planilla de clculo en la hoja
tambin puede ajustarse en la Escala.

Mrgenes: usando esta etiqueta podr cambiar todos los mrgenes

(superior, inferior, izquierdo, y derecho). Ingrese los valores deseados en los
campos Encabezamiento y Pie de pgina, para indicar la distancia entre el
texto y el borde de la hoja. Segn prefiera, tilde para centrar la pgina de
forma horizontal o vertical.

Encabezado y pie de pgina: le permite agregar encabezados y pies

preconfigurados, haciendo clic en los menes desplegables. Para hacer
encabezados y pies personalizados, cliquee en Personalizar Encabezado... o
Personalizar Pie de Pgina... y aparecer una nueva ventana.

Fuente: Permite dar formato al texto. Cambia la fuente, el tamao, y el

estilo.
Nmero de Pgina: Inserta el nmero de pgina en cada hoja.
Nmero Total de Pginas: Seala en nmero total de pginas. Si lo combina
con el botn anterior, aparece el texto pgina 1 de 15.
Fecha: Inserta la fecha actualizada.
Hora: Inserta la hora actualizada.
Nombre de Archivo: Inserta el nombre del archivo del libro.
Nombre de Etiqueta: Inserta el nombre de la etiqueta.

Hoja: tilde en Lneas de Divisin si desea que las lneas entre las celdas se
impriman en la pgina. Si su planilla es extensa, puede que le convenga
tildar Ttulos de Filas y Columnas, de modo que los ttulos aparezcan en
la parte superior de todas las pginas.

Vista Previa
Seleccione Archivo/Vista Preliminar desde el men, para ver cmo lucir su planilla
en la hoja impresa. Haga clic en Siguiente y Anterior para desplegar las distintas
pginas hojas de su trabajo. Con el Zoom podr visualizar el texto con mayor
proximidad. Haga cambios en el trazado general de la pgina cliqueando Configurar...
Presione Cerrar para volver a la hoja de clculo o Imprimir si ya no desea hacer
modificaciones.
Imprimir...
Para imprimir su planilla, haga clic en Archivo/Imprimir... Tenga en cuenta los
siguientes aspectos:

Intervalo de pginas: le permite seleccionar entre imprimir el documento

entero o slo algunas hojas.

Imprimir: opte entre Seleccin de celdas marcadas en el libro, hojas activas,

o todas las hojas del libro entero.

Copias: elija en nmero de copias que desee imprimir. Tilde el casillero

Intercalar si quiere mantener el orden de las pginas.